1 НДФЛ, образец

Основные моменты ↑

Несмотря на то, что документ 1-НДФЛ был преобразован из карточки в налоговый регистр (Приказ ФНС N ММВ-7-3/576@) этот отчет до сих пор составляется работодателями.

В этой форме имеются специальные поля для отражения:

  1. Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
  2. Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
  3. Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.

При составлении 1-НДФЛ налоговые агенты обязаны учитывать действующие коды-идентификаторы доходов и налоговых отчислений, а также виды налоговых вычетов, положенных работникам, а также документов подтверждающих такое право.

В итоге представленные сведения должны стать основанием для идентификации налогоплательщика и установления его статуса.

В форме 1-НДФЛ обязательно прописываются даты выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ, а также указывать реквизиты платежных документов.

В настоящее время документ интегрирован с программой 1С, что позволяет автоматизировать учет доходов и налоговых отчислений по каждому из работников.

Если налоговый агент не представит вовремя 1-НДФЛ для проверки в налоговые органы, то он будет облагаться штрафом в 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Понятия

НДФЛ Общегосударственный налог федерального значения, который начисляется на все виды денежных поступлений физических лиц по ставке 13%, 30%, 9% и 35%. Часто его также называют подоходным налогом (гл. 23 НК РФ)
Форма 1-НДФЛ Представляет собой особую налоговую карточку, которая позволяет учитывать все доходы гражданина, а также величину налоговых вычетов и начисленных на налоговую базу отчислений (Приказ ФНС N БГ-3-04/583). Эту бумагу часто рассматривают в качестве документа первичного учета по каждому отдельному физическому лицу, которые ведется его работодателем
Регистр налогового учета Аналог 1-НДФЛ, который при этом имеет свободную форму составления. Иными словами, налоговый агент вправе вносить в документ аналитические данные относительно денежных поступлений работников и начисленных на них налогов в любом удобном для них виде

В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.

Кто должен сдавать справку

Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица.

При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель. В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.

Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:

  • она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
  • бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.

Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:

  • пособия по беременности и родам;
  • выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
  • пособия по уходу за ребенком;
  • выплаты по безработице.

Нормативная база

Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.

При этом в статье 230 точно указано, что:

Налоговые агенты Ведут учет денежных поступлений физических лиц, а также установленных по ним вычетов и начисленных налогов при помощи специальных регистров
Налоговые регистры Также рассматриваются в качестве формы 1-НДФЛ имеют строго установленную форму

Сама форма 1-НДФЛ была принята и утверждена в 2003 году Приказом ФНС N БГ-3-04/583. Позднее было разрешено заполнять документ в свободном виде – так, как это удобно налоговому агенту.

Ныне наблюдается возврат к прежней схеме, поскольку это обеспечивает более упорядоченный процесс учета доходов, вычетов и налоговых отчислений.

Порядок подачи налоговой карточки 1-НДФЛ ↑

Как уже было установлено выше – карточка 1-НДФЛ формируется на базе утвержденного ФНС бланка, причем этот процесс осуществляется ежемесячно.

Облагаются ли отпускные НДФЛ смотрите в статье: НДФЛ с отпускных.

Все о форме 6-НДФЛ, .

Такой подход обеспечивает одновременность ведения налогового и бухгалтерского учета в компании и исключает возможность расхождения сведений.

Процесс составления 1-НДФЛ сводится к следующему:

  1. В бухгалтерии работодателя к концу каждого месяца составляются ведомости по выплате зарплаты, премиальных и компенсационных платежей, а также отпускных.
  2. На основании приведенных в них сведений составляются справки 1-НДФЛ, которые включают в себя информацию о каждом отдельном работнике.
  3. Документ передается в ИФНС . Он предоставляет налоговым органам информацию обо всех денежных поступлениях отдельного сотрудника и фактической суммы налога, начисленной на них.

Состав документа (бланк)

Бланк 1-НДФЛ 2019 года прилагается к данной статье. Он состоит из 9-ти разделов, в которых в удобном виде представляются сведения о денежных поступлениях, налоговых вычетах и налоговых платежах, касающихся конкретного лица.

Целесообразно определить более подробно содержание отдельных частей документа.

Раздел 1 – налоговый агент

Здесь указываются сведения о налоговом агенте (работодателе), в частности:

  • ИНН и КПП;
  • код ИФНС, к которой по месту регистрации относится компания;
  • полное наименование и ОКТМО налогового агента;
  • адрес, ОГРН и контактный телефон фирмы.

Раздел 2 — налогоплательщик

В этой части 1-НДФЛ приводятся сведения, относительно физического лица, выступающего плательщиком подоходного налога, а именно:

  • ИНН и СНИЛС;
  • Ф.И.О и дата рождения;
  • паспортные данные;
  • место жительства и регистрации.

Если плательщик не является резидентом РФ, то в этом разделе указываются также код страны его регистрации и адрес в этой стране.

Раздел 3 – налоговая база

Одна из самых важных частей документа, где отражается величина налоговой базы, на которую впоследствии начисляется подоходный налог по ставке 13% (резиденты) и 30% (нерезиденты).

Здесь приводится таблица, в которой подробно расписываются:

  • величина дохода;
  • размер налоговых отчислений;
  • сумма вычетов;
  • объем начисленных и фактически уплаченных налогов и долг перед ИФНС.

В конце раздела приводятся реквизиты платежного документа, в котором первоначально отражался начисленный НДФЛ.

Раздел 4 – дивиденды

Этот раздел посвящен решению учредителей компании, касающемуся уплаты дивидендов (дата, сумма), а также начисленного на них подоходного налога. По сути, здесь отражается налоговая база, облагаемая по ставке 9%.

Раздел 5 – особые виды доходов

Выигрыши в конкурсах и лотереях облагаются по ставке 35%. Именно они и находят отражение в этой части документа.

Раздел 6 – итоговые сведения по налогам

В этой части приводится сводная информация по начисленному и уплаченному в казну налогу по ставкам 13%, 30%, 9% и 35%. Итоги подводятся по данным на конец месяца.

Раздел 7 – итоговые сведения по доходам

В седьмом разделе указываются суммарные доходы каждого физического лица, а также суммарная величина налогов по каждому работнику. Здесь же указываются и налоговые вычеты. В конце раздела устанавливается итоговая сумма.

Раздел 8 – перерасчеты

Эта часть создана специально для корректировки ошибок, допущенных в предыдущем налоговом периоде. Здесь приводятся перерасчеты, после чего делается доплата или формируется запрос в ИФНС на возврат части уплаченного ранее НДФЛ.

Раздел 9 – 2-НДФЛ

Здесь прописываются итоговые сведения из справки 2-НДФЛ, а также ее реквизиты и дата выдачи.

Это позволяет выделить из общей суммы денежных поступлений физического лица доходы от трудовой деятельности.
В конце документа проставляется подпись работника (налогоплательщика) и дата его составления.

Алгоритм формирования

Налоговое законодательство четко закрепляет за налоговыми агентами, в лице которых выступают работодатели, ведение формы 1-НДФЛ или налогового регистра (ст. 230 НК РФ).

При этом обязательными полями в документе выступают:

  1. Налоговая база в целом и по отдельным видам налоговых ставок.
  2. Имущественные, стандартные, профессиональные, инвестиционные и социальные вычеты.
  3. Начисленные суммы подоходного налога.

На основании сведений регистра ИФНС должна с легкостью идентифицировать того или иного налогоплательщика по таким параметрам, как:

  • сумма дохода;
  • положенные вычеты;
  • фактические платежи и задолженности;
  • реквизиты платежных документов;
  • личные данные физического лица.

Удобство составления формы 1-НДФЛ состоит в том, что она ведется отдельно – в разрезе каждого конкретного плательщика.

Пример заполнения (образец)

Форма 1-НДФЛ обладает весомым преимуществом перед налоговыми регистрами, которые формировались в произвольной форме:

Во-первых Все поля документа по каждому налогоплательщику одинаковы, что упрощает проверку данных ИФНС
Во-вторых В 1-НДФЛ указывают также дату составления и реквизиты платежных документов, что обеспечивает более эффективный процесс сверки данных
В-третьих В форме 1-НДФЛ 2019 года отображаются также и вычеты из налоговой базы, которые позволяют установить ее точную величину

По сути, уточненная форма 1-НДФЛ может рассматриваться как более совершенный вид налоговой декларации.

Она, в свою очередь, способна аккумулировать немало полезной информации, необходимой налоговому ведомству для осуществления камеральных проверок.

Если обнаружена ошибка ↑

Нередко в процессе составления справки 1-НДФЛ бухгалтера допускают ошибки. В этом свете им следует знать основные правила их исправления в данном документе, а именно:

  1. Если ошибка допущена в 1-2 разделах, то неверные данные аккуратно перечеркиваются, а рядом вписываются корректные сведения. При этом в конце документа указывается «Исправленному верить».
  2. Если неточность допущена в 3-9 разделах, то ошибка не исправляется – неточность будет указана в декларации за следующий период в разделе 8.

Единственным случаем, когда исправления допускаются в 3-9 разделах, является ситуация завершения функционирования организации.

Где узнать реквизиты для перечисления НДФЛ в 2019 году узнайте из статьи: срок уплаты НДФЛ.

Какой штраф за неуплату НДФЛ налоговым агентом, .

Кто сдает 4-НДФЛ, .

Иными словами, если фирма работает последний месяц, то ошибки в 1-НДФЛ исправляются прямо на месте.

Таким образом, в 2019 году 1-НДФЛ продолжает оставаться налоговой карточкой в которой отражаются сведения относительно денежных поступлений, налоговых вычетов и выплат по НДФЛ конкретного лица.

Составляется она не самим налогоплательщиком, а его работодателем, который играет роль налогового агента.

Документ представляется в ИФНС ежемесячно – по мере начисления зарплаты и обложения ее налоговыми выплатами.

Предыдущая статья: НДФЛ с отпускных Следующая статья: Система налогообложения ИП

Источник/официальный документ: утверждена приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.
Название документа: НАЛОГОВАЯ КАРТОЧКА ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
Формат: .xls
Размер: 79 кб
Сохранить у себя:
Время сдавать отчетность. Онлайн-бухгалтерия «Мое дело» поможет в этом!

Форма 1-НДФЛ является особенной карточкой, позволяющей учитывать прибыль и подоходный налог. Составление и передача такого бланка в ИФНС осуществляется работодателем. Согласно правилам, которые прописаны в законодательстве, заполнять бланк необходимо каждый месяц — когда работодатель начисляет заработную плату и вносит НДФЛ в бюджет.

С 2011 г. бланк 1-НДФЛ подвергся замене на налоговые регистры — именно их теперь рассматривают в качестве 1-НДФЛ. с 2011 года применение 1-НДФЛ не является обязательным. Скачать бланк 1- НДФЛ можно ниже. Там же можно посмотреть на образец заполнения 1- НДФЛ.

В представленной форме присутствуют особые поля, где должны быть отображены:

— прибыль физлиц, которая получена ими за квартал и месяц;

— вычеты по налогу, которые привели к уменьшению платежа в казну;

— размер действительных платежей по НДФЛ, которые направлены в бюджет.

Когда составляется 1-НДФЛ, работодатели должны учитывать принятые идентификационные коды прибыли и налоговых платежей, разновидности вычетов по налогу, которые положены работникам, а заодно документацию, которая подтверждает это право.

В результате информация, которая представлена работодателем, должны послужить основой для того, чтобы идентифицировать налогоплательщика и установить его статус.

В такой форме необходимо указывать даты, когда выплачивается зарплата сотруднику, а также удержания НДФЛ, прописывать реквизиты платежной документации.

На сегодняшний день по бланку 1-НДФЛ выполнено интегрирование с программой 1С. Это дозволяет подвергнуть автоматизации учет доходов и налоговых выплат по каждому из сотрудников.

Если работодатель не заполнит своевременно эту форму для проверки в налоговую инспекцию, то на него будет наложены штрафные санкции в размере десяти тысяч рублей.

Пример заполнения 1- НДФЛ

Время сдавать отчетность. Онлайн-бухгалтерия «Мое дело» поможет в этом!

Предварительный просмотр

Полноэкранный предварительный просмотр

Форма регистра

Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.

В регистре должны быть следующие сведения:

  1. Фамилия, имя, отчество работника;
  2. Число, месяц и год рождения;
  3. ИНН сотрудника;
  4. Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;
  5. Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;
  6. Общее количество налоговых вычетов. Здесь тоже стоит отметить коды, согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;
  7. Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.

Регистр заполняется на каждого сотрудника отдельно. Некоторые предприятия имеющие небольшой штат работающих практикуют ведение общего регистра 1-НДФЛ. Это возможно, но, чтобы избежать лишних проблем при сдаче деклараций или при проверке контролирующими органами целесообразнее найти время и все-таки оформить регистры на каждого работника.

Порядок заполнения

При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.

В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.

Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.

Применяемые коды

При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:

  • 2000 – начисленная и выплаченная заработная плата, а также премия и другие выплаты;
  • 2012 – оплата отпускных налогоплательщику;
  • 2300 – оплата больничных листов;
  • 2400 – полученные доходы от аренды, автомобилей, связанных с перевозками грузов, а также от сдачи в аренду различных трубопроводов, ЛЭП, компьютерных сетей и т.д.;
  • 1400 – передача на праве аренды некоего имущества, кроме транспорта и средств связи;
  • 2760 – выплаченная материальная помощь работающим или вышедшим на пенсию сотрудникам;
  • 4800 – другие выплаты, в том числе за неиспользованные дни положенного по закону отпуска.

Подробнее можно посмотреть перечень кодов наиболее часто используемых при заполнении документов в приложении №1, пр. ФНС от 10 сентября 2015 года.

Коды вычетов, которые следует использовать для заполнения регистра 1-НДФЛ:

  • Так называемые «детские» стандартные вычеты с номера 114 по 125 включительно;
  • Имущественные: номера 311, 312;
  • Социальные: №№ 320, 321,324;
  • Профессиональные: №№ 403-405 включительно;
  • Особые вычеты, в определенных пределах: №№ 501, 503, 505,508.

Подробнее прочитать о кодах вычетов можно в Приложении №2, Приказ ФНС от 10 сентября 2015 г.

Пример заполнения

Заполняется для налоговой инспекции бланк 1-НДФЛ в 9 разделах. В них указывают сведения о доходах и вычетах физического лица, являющегося сотрудником организации.

В разделе 1 следует указать данные о работодателе, такие как:

  • Код налоговой инспекции к которой относится работодатель;
  • ИНН компании и его КПП и ОГРН;
  • Юридический адрес и телефон компании;
  • Полное название организации.

Во втором разделе должны быть озвучены данные физического лица, за которого компания или предприниматель уплачивает налоги. В случае, когда работник является жителем другой страны необходимо указывать его точный адрес в родной стране с кодом государства.

Третий раздел отчета содержит информацию о налоговой базе, на которую будет начисляться подоходный налог. Эта информация должна быть внесена в таблицу, где указаны:

  • Сумма дохода;
  • Величина начисленных налогов;
  • Общая сумма положенных и подтвержденных документами, вычетов;
  • Сумма начисленных и выплаченных налогов.

Далее:

  • Следующий раздел – дивиденды. Здесь можно увидеть сумму полученных дивидендов и величину начисленного налога по ставке 9%.
  • В пятом разделе отражаются виды доходов, облагаемые по повышенной ставке 35% и относящиеся к выигрышам в лотереях и конкурсах.
  • Очередные разделы 6 и 7 являются итоговыми по видам налогов и доходов. Здесь же нужно указать сумму вычетов.
  • Заключительный раздел посвящен корректировке и перерасчетам предыдущих помарок. После произведенных доработок нужно произвести доплату в бюджет или сделать запрос на возврат излишне уплаченных сумм в налоговую инспекцию.

Документ подписывается руководителем и визируется печатью предприятия.

Бланк вы можете скачать здесь.

Образец заполнения 1-НДФЛ

Налоговая карточка – форма 1-НДФЛ (образец)

Доход и налог на него для физического лица фиксирует налоговая карточка – форма 1-НДФЛ (образец). Этот документ должны вести все агенты, которые ведут учет физических лиц. Однако в 2011 году ее заменил регистр налогового учета и два последующих года налоговая карточка 1-НДФЛ не использовалась.
Налоговый регистр
Данный регистр призван выполнять те же функции, что и налоговая карточка 1-НДФЛ, но разрабатывается он самостоятельно агентами – отечественными организациями, предпринимателями, нотариусами, а также представительствами иностранных организаций. То есть всеми теми, кто предоставляет налогоплательщикам доход.
Заполнение регистра
Заполняется регистр теми же агентами. Проходит эта процедура точно так же, как и заполнение налоговой карточки 1-НДФЛ. В нем указываются на только доходы, но и вычеты по налогу от этих доходов. Так же как и налоговая карточка 1-НДФЛ регистр должен содержать информацию, которая помогает определить физическое лицо, статус, уровень и вид дохода налогоплательщика, коды и суммы налогов, даты выплаты, вычета и перечисления налогов, а также реквизиты документа, который подтверждает весь этот процесс.
Некоторые индивидуальные предприниматели могут вести единый регистр для всех сотрудников, если их численность небольшая — налоговая карточка 1-НДФЛ такого не позволяла. И не зря. Все-таки налоговая карточка отражала все индивидуальные особенности доходов налогоплательщика, чего общий регистр не позволяет сделать. Поэтому форма 1-НДФЛ предусмотрена все-таки для личного оформления, так как в нее входят данные о физлице, которому выплачиваются средства, с которых удерживается доход.
Различие регистра по учету НДФЛ и формы 1-НДФЛ
Налоговая карточка является основой для разработки данного регистра агентами. Тем не менее, если вам знакомо заполнение налоговой карточки 1-НДФЛ, вы можете обратить внимание, что в ней не предусмотрены отдельные поля для той информации, которую закон сегодня требует предоставлять в обязательном порядке. Например, налоговая карточка не содержит данных об облагаемом нерезидентами доходе, имущественных и социальных вычетах, реквизитах платежки и даты перечисления НДФЛ.
В то же время отдельные графы в свете нового законодательства являются бесполезными. Например, доходы физлица при покупке имущества. Поэтому если за основу берется налоговая карточка – форма 1-НДФЛ (образец), не следует слепо копировать ее положения.

Скачать Налоговая карточка – форма 1-НДФЛ (бланк) (11268)

Налоговая карточка – форма 1-НДФЛ — образец

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *