1С документооборот потоковое сканирование

Система электронного документооборота 1С:Документооборот КОРП может работать и с бумажными документами – сканировать и распознавать отсканированные документы, переводя файлы PDF в текстовый формат.

Рис.1 Создание нового файла

Добавление сканов возможно прямо из карточки документа, не открывая дополнительных программ и интерфейсов.

Для работы со сканером из 1С:Документооборот сначала необходимо установить утилиту сканирования и настроить подключенный локальный сканер. Для этого в разделе «Настройка», в пункте «Персональные настройки» открываем меню «Файлы».

Рис.2 Меню Файлы

В открывшемся окне выбираем команду «Настройка сканирования».

Рис.3 Настройка сканирования

В настройках указываем подключенный сканер для работы, ставим разрешение сканирования и прочие настройки.

Рис.4 Выбор сканера

При наличии большого количества документов для сканирования лучше использовать подсистему потокового сканирования. Чтобы открыть это рабочее место, нужно в разделе «Документы и файлы» открыть пункт меню «Потоковое сканирование в 1С Документооборот».

Рис.5 Потоковое сканирование

В рабочем месте потокового сканирования предусмотрено два варианта работы со сканами – сканирование в pdf непосредственно со сканера, подключенного к компьютеру пользователя, и загрузка из каталога, если сканер сетевой и согласно политике загружает отсканированные документы в сетевой каталог.

Рис.6 Варианты работы со сканами

Рассмотрим оба варианта работы.

При работе непосредственно со сканером устанавливаем необходимые параметры сканирования, настройку обработки страниц, распознавания штрих-кодов и историю.

Рис.7 Работа непосредственно со сканером

Если надо обработать уже отсканированные ранее файлы, открываем соответствующую команду, указываем целевой каталог, нужные параметры и выполняем команду «Загрузить».

Рис.8 Указание целевого каталога

Независимо от выбранного способа загрузки изображений в результате обработки мы увидим получившийся результат.

Рис.9 Результат сканирования

Перейдем в документ и посмотрим, что в результате отсканировала и прикрепила система.

Рис.10 Отсканированные файлы

Да, совершенно верно, сканы прикреплены к карточке договора.

Распознавание графических и PDF файлов на сервере

Чтобы настроить распознавание графических и PDF файлов на сервере, необходимо установить несколько специализированных утилит:

  • Установить программы CuneiForm, ImageMagic и Ghostscript;
  • Задать в настройках программы параметры распознавания и указать путь к программе ImageMagic.

Программа CuneiForm нужна для распознавания графических файлов. Установку программы CuneiForm для файлового варианта системы 1С:Документооборот важно делать на компьютере пользователя под тем пользователем, который в дальнейшем будет с ней работать, а в клиент-серверном варианте на сервере 1С:Предприятия – под пользователем, под которым работает сервис 1С:Предприятия.

Программа ImageMagic нужна для преобразования графических файлов в формат pdf и обратно. Программа Ghostscript нужна программе ImageMagic для преобразования файлов. Устанавливаем обе программы на компьютер пользователя.

Распознавание документов в 1С:Документооборот

В разделе «Настройка и администрирование» в меню «Настройка программы» выбираем меню «Работа с файлами».

Рис.11 Меню Работа с файлами

Здесь устанавливаем флажок «Распознавание изображений с помощью CuneiForm» и настраиваем параметры распознавания.

Рис.12 Распознавание изображений с помощью CuneiForm Рис.13 Общие настройки распознавания

Указываем язык распознавания и полный путь к ранее установленной программе ImageMagick. В персональных настройках работы с файлами также прописываем полный путь к программе преобразования PDF-файлов ImageMagick.

Рис.14 Путь к программе преобразования PDF-файлов

Здесь же можно указать индивидуальные настройки языка распознавания файлов. Система к работе с файлами готова.

Откроем отсканированный файл.

Рис.15 Путь к отсканированному файлу Рис.16 Отсканированный файл в системе

Теперь распознаем файл с помощью команды контекстного меню «Дополнительно-Распознать».

Рис.17 Меню Дополнительно-Распознать

Чтобы посмотреть результат распознавания, откроем текстовый образ файла.

Рис.18 Открытие текстового образа файла Рис.19 Текстовый образ файла

Теперь этот файл участвует в индексации полнотекстового поиска документов и файлов, и его можно будет найти по вхождению слов. Для пользователей будет доступна основная версия файла в формате PNG.

Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick

Рис.20 Внедренные решения

Аналогично предыдущему примеру распознаем файл в формате PDF и посмотрим результат.

Рис.21 Результат распознавания файла

Как мы видим, система 1С:Документооборот с помощью свободно распространяемых и совершенно бесплатных утилит может обрабатывать разнообразные форматы сканов документов для их упорядочивания и индексации в полнотекстовом поиске. При этом работа программы с файлами происходит в фоновом режиме, то есть незаметна для пользователей.

Использование функционала штрихкодирования документов, потоковое сканирование и распознавание файлов обеспечит эффективную и удобную работу службы ДОУ на предприятии любого масштаба, позволяя значительно сокращать издержки времени и трудозатраты на обработку больших массивов бумажной документации. При этом сокращается ручной труд, исключаются неизбежные человеческие ошибки, что в свою очередь повышает уровень достоверности и оперативности обработки потоков информации, поднимает уровень исполнительской дисциплины в компании, значительно улучшает информационную поддержку основного бизнеса.

Иногда случается так, что при просмотре документа, созданного с помощью текстового редактора Microsoft Word, пользователю не удается ни скопировать текст, ни изменить содержимое файла. Причина этого проста: создатель установил защиту паролем, именуемую owner. Тот, кто знает в этом толк, потратит не более минуты на «взлом” защищенного документа, так как препятствие данного типа серьезным можно назвать лишь с натяжкой. На самом деле, снять ограничения на копирование и редактирование файла в формате RTF, docx или doc абсолютно не сложно, при этом применяется с данной целью все та же программа Microsoft Word. Ниже представлены два простых метода снятия защиты.

Способ 1

Первый метод пошагово выглядит следующим образом:

  1. Запускаем редактор;
  2. Жмем Ctrl + N, создавая новый документ;
  3. Идем на вкладку «Вставка”;
  4. В ленте меню находим блок «Текст”, далее – инструмент «Объект”;
  5. Щелкаем на стрелке рядом с инструментом, в вызванном меню выбираем «Текст из файла”;
  6. Указываем путь к защищенному паролем файлу в окне проводника, жмем «Вставить”;
  7. Сохраняем созданный документ в желаемом формате.

Метод 2

Первый метод действенен, но структура документа переносится без проблем лишь в случае, если файл создавался с помощью Word аналогичной версии. Это же касается и шрифтов. Гарантия корректного извлечения мультимедийных объектов и фотографий и вовсе отсутствует. Какой здесь выход? Второй способ, более хлопотный, но зато более эффективный, так как он позволяет удалить сам пароль, что подразумевает получение полного доступа к содержимому и его изменению. Действовать в данном случае следует так:

  1. Открываем редактируемый файл;
  2. Сохраняем документ в формате HTML;
  3. Открываем сохраненный документ, используя Notepad++ или редактор «Блокнот”;
  4. Отыскиваем теги <w:UnprotectPassword> и </w:UnprotectPassword>.

Между этими тегами – нужный нам пароль, который и надо применять для разблокировки файла.

Вместо послесловия

Вот неполный перечень методов получить полный доступ к содержимому документов Microsoft Word. Благодаря вышеописанным способам нам не придётся искать и устанавливать сторонний софт или нарушать лицензионные права, мы ограничились возможностями самого текстового редактора!

Письмом Минфина России от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 разъяснено, что в исключительных случаях в организациях допускается использование скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В частности, исключительным случаем для использования скан-образов документов является организация удаленной работы в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями в целях предотвращения вреда здоровью сотрудников.

Также в государственных учреждениях при проведении закупок в соответствии с Федеральными законами от 05.04.2013 № 44-ФЗ и от 18.07.2011 № 223-ФЗ скан-образы договоров, документов оплаты и первичных документов размещаются в единой информационной системе (ЕИС) для подтверждения надлежащего исполнения контрактов (договоров).

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (далее – программа, БГУ2) можно организовать хранение скан-образов первичных документов, договоров и других документов непосредственно в программе, что позволит:

  • ускорить принятие к бухгалтерскому учету информации из входящих документов;

  • проводить оперативную сверку учетных данных с контрагентами;

  • значительно ускорить подготовку к проверкам со стороны контролирующих органов;

  • исключить просрочку платежей поставщикам за счет оперативного поступления документов в бухгалтерию;

  • оперативно размещать в единой информационной системе (ЕИС) подтверждающие документы по исполнению договоров (контрактов);

  • формировать достоверную бухгалтерскую, бюджетную и налоговую отчетность;

  • организовать отправку документов по электронной почте прямо из программы.

Хранение скан-образов первичных документов в программе организуется путем их:

  • самостоятельного прикрепления к элементам справочников и документам информационной базы (ИБ);

  • получения в виде прикрепленного файла к произвольному электронному документу через электронный документооборот (ЭДО) с использованием квалифицированной электронной подписи.

Также если в учреждении большой объем ИБ, то программа позволяет организовать хранение скан-образов первичных документов в томах на жестком диске.

Организация хранения скан-образов первички в справочниках и документах ИБ БГУ2

Способ хранения первичных документов в элементах справочников и документах программы актуален при их получении по электронной почте или когда нет возможности оперативно передать данные документы на бумажных носителях.

Как настроить программу

Для организации хранения скан-образов первичных документов в справочниках и документах информационной базы (ИБ) БГУ2 необходимо произвести настройку программы для работы с файлами и персональную настройку для каждого пользователя. Настройки программы выполняются администратором. Персональные настройки также могут выполняться с помощью администратора.

Настройка работы с файлами

Для настройки параметров загрузки, хранения и обработки файлов следует перейти в раздел Администрирование и выбрать в меню функций команду Настройки работы с файлами.

Рис. 1

В открывшейся форме Настройки работы с файлами указывается один из вариантов хранения файлов: в информационной базе, в томах на диске или в информационной базе и томах на диске.

В данной статье рассмотрим хранение скан-образов первичных документов в информационной базе (ИБ) БГУ2.

Варианты хранения файлов в томах на диске или в информационной базе и томах на диске используется при большом объеме документооборота в учреждении, для того чтобы снизить нагрузку на ИБ.

Следует отметить, что при значительном увеличении объема ИБ за счет размещенных в ней файлов программа позволяет изъять файлы из ИБ и организовать их дальнейшее хранение в томах на жестком диске.

Подробнее о настройке хранения файлов в томах на диске и переносе файлов из ИБ в тома на диске можно узнать в , публикуемой в проф-версии ИТС-Бюджет.

Для организации хранения скан-образов первичных документов в форме Настройки работы с файлами можно задать следующие настройки:

  • Запретить загрузку файлов с расширениями – флажок включается при необходимости запрета загрузки потенциально опасных файлов. В ставшем активным поле в список через пробел можно добавить расширения файлов, которые нельзя загружать в программу;

  • Максимальный размер файла – по умолчанию в программу можно загружать файлы размером не более 50 Мб. Данное значение можно изменить;

  • Настройка очистки файлов – гиперссылка для перехода к настройке очистки ненужных файлов. Подробнее про настройку очистки файлов можно прочитать в книге , публикуемой в проф-версии ИТС-Бюджет.

Рис. 2

Также для хранения и обработки файлов, присоединенных к различным объектам программы, можно настроить синхронизацию с облачными сервисами, такими как Яндекс.Диск, Box.com и т.п. Подробно о настройке синхронизации с облачными сервисами можно прочитать в , публикуемой в проф-версии ИТС-Бюджет.

Доступна организация хранения первичных документов или создание архива первичных документов в программе «1С:Документооборот 8» при ее интеграции с редакцией 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Подробнее про настройку файлового хранилища или архива документов читайте в статье .

Персональные настройки пользователя

Для настройки порядка открытия файлов при загрузке, сканирования документов и выбора каталога для хранения загруженных или отсканированных файлов пользователем следует перейти в раздел Главное и выбрать в меню функций команду Мои настройки.

Рис. 3

Для организации хранения скан-образов первичных документов в группе Работа с файлами формы Персональные настройки программы можно задать следующие настройки:

  • Действие при выборе файла – действие, которое программа будет выполнять с файлом после выбора файла двойным щелчком мыши или клавишей Enter. Возможные варианты выбираются из списка: Открывать файл, Открывать карточку. По умолчанию выбрано значение Открывать файл, но его можно изменить.

  • Выбор режима открытия при выборе файла – флажок, после установки которого программа будет предлагать выбрать режим, в котором следует открыть файл: в режиме просмотра или в режиме редактирования.

  • Показывать колонку «Размер» в списках файлов – флажок, после установки которого в списках файлов будет указываться размер файлов в Кб.

  • Настройка основного рабочего каталога – гиперссылка для вызова формы Настройка основного рабочего каталога. Подробнее о настройке основного рабочего каталога читайте в книге , публикуемой в проф-версии ИТС-Бюджет.

Рис. 4

Также если в Настройках параметров учета раздела Администрирование настроен обмен электронными документами, то в форме Персональные настройки программы появится гиперссылка Настройка электронной подписи и шифрования. О настройке электронных подписей и шифрования в программе подробно описано в статье .

Если к компьютеру подключен сканер, то можно организовать сканирование первичных документов прямо из программы. Для этого в форме Персональные настройки программы следует перейти по гиперссылке Настройка сканирования.

В открывшейся форме Настройка сканирования в зависимости от возможностей подключенного сканера будут доступны те или иные параметры, такие как разрешение, цветность, поворот, размер бумаги, двустороннее сканирование и другие.

Рис. 5

Подробнее про настройку сканирования документов из программы читайте в разделе .

Присоединение скан-образов первички к документу или элементу справочника БГУ2

Скан-образ первичного документа можно присоединить к документу или элементу справочника БГУ2 одним из способов:

  • путем прикрепления файла, имеющегося на компьютере;

  • сканированием первичного документа напрямую из программы с последующим сохранением в выбранном документе. Данный способ доступен, если к компьютеру подключен сканер, а также в программе выполнена настройка сканирования.

Для того чтобы присоединить скан-образ первичного документа, на панели навигации элемента справочника или документа БГУ2 следует нажать команду Присоединенные файлы (рис. 6).

Рис. 6

А в некоторых объектах ИБ – кнопку Файлы (рис. 7).

Рис. 7

Далее порядок действий зависит от выбранного способа присоединения скан-образа:

  • Файл с диска;

  • Со сканера;

  • По шаблону.

Способ По шаблону в данном случае не используется, так как данный способ применяется, когда нужно создать файл на основе сохраненного ранее шаблона. Например, если нужно сделать договор с учеником в Microsoft OfficeWord по типовой форме договора, разработанной в учреждении.

Если в программе включено использование электронной подписи и шифрования, то уже прикрепленные скан-образы документов можно подписать электронной подписью или зашифровать и отправить напрямую поставщику. Подробнее о настройке прямого обмена с поставщиком через каталог, электронную почту, FTP — в статье .

Получение скан-образа с диска

Для прикрепления скан-образов первичных документов с жесткого или сетевого диска достаточно прав на изменение объектов программы, к которым присоединяется данный скан-образ.

Для того чтобы прикрепить к документу или справочнику БГУ2 уже имеющийся на компьютере скан-образ первичного документа, в форме Присоединенные файлы следует нажать кнопку Добавить, в выпадающем меню выбрать способ Файл с диска, указать путь к файлу на диске в «Проводнике» Windows и нажать кнопку Открыть.

Рис. 8

Также для добавления скан-образов первичных документов с жесткого или сетевого диска можно перетащить файлы мышью в форму Присоединенные файлы.

Получение скан-образа со сканера

Для прикрепления скан-образов первичных документов путем их сканирования пользователям требуется установить роль Работа с папками файлов.

Если все условия соблюдены и настройки выполнены, из программы можно сразу отсканировать документ и прикрепить к документу или справочнику ИБ получившийся скан-образ первичного документа. Для этого в форме Присоединенные файлы следует нажать кнопку Добавить, в выпадающем меню выбрать способ Со сканера (рис. 8).

После того как документ отсканирован, следует нажать кнопку Сохранить, после этого файлу автоматически присваивается код, и он появляется в списке.

Если необходимо отсканировать сразу несколько документов, то можно нажать кнопку Сканировать. Также можно Пересканировать документ, если качество сканирования не устраивает.

Для того чтобы изменить параметры сканирования, следует в меню Еще нажать команду Настройка, установить новые параметры и нажать кнопку ОК.

Рис. 9

Если отсканировано несколько изображений, то становятся доступными кнопки Сохранить как один файл (т. е. создать многостраничный документ) и Сохранить как отдельные файлы.

Также полученный скан-образ первичного документа сразу из программы можно отправить по электронной почте, нажав на кнопку в форме Присоединенные файлы. При этом выбранный скан-образ документа автоматически будет приложением письма, а в текст письма автоматически добавится перечень вложений.

Хранение скан-образов первички в электронных документах

Способ хранения скан-образов первичных документов в электронных документах актуален, если в учреждении , и обмен электронными документами (ЭДО) с контрагентами.

Получение скан-образов первичных документов от контрагентов через ЭДО возможно только в виде прикрепленных файлов к Произвольному электронному документу.

Получение произвольных электронных документов производится в форме Помощника Текущие дела ЭДО с помощью команды Отправить и получить (раздел Органайзер, группа команд Электронные документы).

При переходе по ссылке Не поддерживается можно просмотреть для входящего электронного первичного документа созданный входящий документ Произвольный электронный документ.

Рис. 10

Хранение полученных по ЭДО скан-образов первичных документов осуществляется в БГУ2 в виде прикрепленных файлов к Произвольным электронным документам. Чтобы открыть прикрепленные скан-образы документов, следует перейти в список документов Произвольные документы (раздел Органайзер, команда Произвольные документы), далее на закладке Входящие следует выбрать нужный документ и в открывшемся документе на закладке Содержимое перейти по гиперссылке к реквизиту Файл.

Рис. 11

Подробнее о получении скан-образов первичных документов по ЭДО в виде прикрепленных файлов к произвольным документам, их утверждении, подписании электронной подписью и отправке извещения о получении читайте в статье , публикуемой в разделе методической поддержки БГУ2 ИТС-БЮДЖЕТ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *