1С управление холдингом управление договорами

Подсистема «Управление договорами» предназначена для учета коммерческих договоров и договоров финансирования. Модель состояний договоров, структура спецификаций и дополнительных соглашений, гибкие условия и параметры расчета графиков, а также возможность гибкого согласования договоров позволяют автоматизировать полный жизненный цикл договора. Реализована опциональная интеграция с решением «1С:Документооборот 8» для хранения файлов и обработки договоров.

Коммерческие договора

Подсистема позволяет:

  • провести анализ и ранжирование контрагентов по степени риска и доходности, определить для них типовые условия расчетов;
  • регистрировать требования к обеспечению, страхованию, гарантиям;
  • визуально управлять графиком расчетов по договору (задолженность, отклонение от плана, план, факт)
  • корректировать график расчетов по договору при регистрации первичных документов;
  • использовать тендерные процедуры.

Схема работы с коммерческими договорами

Договора финансирования

Калькулятор графиков позволяет рассчитать по параметрам и актуализировать по фактическим операциям графики сделок привлечения финансирования:

  • кредиты и кредитные линии;
  • займы полученные;
  • овердрафты;
  • факторинг;
  • овердрафты.

Универсальное привлечение размещения ликвидности:

  • займы выданные;
  • депозиты;
  • минимальный неснижаемый остаток по счету.

Универсальное размещение и хэджирования валютного риска (валютный своп).

Схема работы с договорами финансирования

Обеспечительные меры

В подсистеме «Управление договорами» реализован учет договоров страхования, финансовых ковенант, депозитарных операций (аккредитивов и банковских гарантий).

Аккредетив выданный

Управление регуляторными рисками

Для повышения эффективности автоматизации валютного контроля реализованы напоминания о существенных событиях валютного контроля: необходимости закрытия задолженности, указанной в справках о валютных операциях и подтверждающих документах, и формирования указанных справок по истечении нормативного срока от получения первичного документа. Кроме того, реализован набор отчетов, позволяющий проанализировать состояние валютного контроля в компании.

Реализована поддержка 275ФЗ от 29.12.2012 в части платежей по гособоронзаказу: Контроль за целевым расходованием денежных средств на фиксированные счета, указанные в договоре по государственному оборонному заказу, контроль утверждения платежей утвержденной смете контракта, контроль полноты и корректности заполнения назначения платежа, контроль списания денежных средств, формирование отчетов в разрезе государственного заказа. Управление регуляторными рисками

Претензионно-исковая работа

В системе реализован блок по работе с претензиями, который позволяет:

  • выполнять регистрацию входящих и исходящих финансовых и нефинансовых претензий;
  • управлять этапами и статусами претензионной работы;
  • автоматически формировать претензию в случае просрочки платежа, учитывать прогноз взыскания просроченной задолженности в бюджете движения денежных средств;
  • регистрировать события претензионно-исковой работы, формировать напоминания и уведомления о них;
  • отправлять напоминая и оповещения пользователям о предстоящем событии;
  • уточнять прогноз БДДС в зависимости от этапа претензии и вероятности ее закрытия.

Претензионно-исковая работа

Факторинг

Для повышения эффективности управления дебиторской задолженностью в подсистеме реализован учет операций факторинга.

Схема факторинга

Автоматизация процесса управления договорами на базе СЭД/ECM-системы DocSpace – это прозрачные, управляемые и контролируемые этапы работы с договорными документами в рамках единого информационно поля.

Использование системы автоматизации документооборота DocSpace в части управления договорной деятельностью позволяет:

  • Создавать и совместно работать с документами в рамках договорной деятельности
  • Формировать договорные документы на основе различных регламентированных шаблонов
  • Проводить согласование договорных документов во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.) параллельно или последовательно
  • Обеспечивать регистрацию договорных документов, отправку контрагентам и контроль их возврата
  • Обеспечить надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем
  • Организовать оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа
  • Формировать шаблоны договорных документов, включая совместную разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов
  • Готовить отчетность в различных разрезах по договорной работе

В совместном рецензировании и согласовании договоров могут принимать участие удаленные контрагенты организации.

Доступ к управлению договорами осуществляется через веб-браузер, а также может быть организован через корпоративный портал предприятия, реализованный на платформе Microsoft SharePoint.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Внедрение коробочной CЭД/ECM-системы DocSpace в части управления договорами позволяет:

  • Быть уверенным, что договор прошел все необходимые этапы согласования
  • Сократить время на подготовку и согласование договоров в 3-5 раз
  • Ускорить поиск нужного договора в 10 раз
  • Осуществлять согласование документов, находясь вне офиса
  • Сократить время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА

Директор департамента управления проектами группы компании «А+» об эффективности внедрения системы электронного документооборота:

«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале следующего года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым.»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *