Акт о представительских расходах, образец

Акт на списание представительских расходов

Что понимается под представительскими расходами? Определение таких затрат приведено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы организации на официальный прием и обслуживание представителей других организаций (которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества), а также участников организации (которые прибыли на заседания совета директоров или иного руководящего органа). Представительские расходы включают в себя следующие статьи:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В целях признания расходов представительскими не имеет значения место проведения указанных выше мероприятий. С другой стороны, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Для того, чтобы у проверяющих не возникло вопросов по поводу обоснованности признания представительских расходов, их необходимо подтвердить документально (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). В первую очередь, понадобится приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем указываются цель, место проведения мероприятия, а также лица, которые будут в нем участвовать. Помимо приказа руководитель утверждает смету представительских расходов. А подтверждением факта проведения представительского мероприятия будет являться отчет, который рассматривается финансовым ведомством также как один из необходимых документов (Письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). А нужен ли акт на списание представительских расходов?

Акт на списание расходов (образец для представительских затрат)

Мы приводили в нашей консультации образец заполнения отчета по представительским расходам. Если в этой форме приведен перечень понесенных расходов, отчет сможет заменить собой и акт на списание. Естественно, к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие такие расходы (акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные, чеки ККТ и т.д.).

С другой стороны, в отчете может не приводиться детализация представительских расходов, а указана лишь их общая сумма. В этом случае в отчете делается отсылка на акт списания представительских расходов, в котором будет приведен подробный перечень затрат. И уже к акту нужно будет приложить первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Акт обычно составляется комиссией в одном экземпляре и утверждается руководителем организации.

Сказанное означает, что акт не является обязательным документом и может составляться как дополняющий к отчету о представительском мероприятии.

Для примерной формы акта на списание представительских расходов образец скачать можно по приведенной ниже ссылке.

Приведем для акта на списание представительских расходов образец заполнения.

Пред. / След.

Для чего нужна смета представительских расходов?

К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • с организацией официальных деловых мероприятий;
  • с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
  • с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.

В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.

Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:

  • издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
  • составления сметы представительских расходов;
  • составления отчета о представительских расходах;
  • дополнения указанных источников первичными документами.

Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.

Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.

Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.

Изучим, что может представлять собой данная смета.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Приложение 4. Акт о проведении контрольного мероприятия

Приложение 4
к Инструкции Банка России
от 18 декабря 2018 года N 195-И
«О порядке организации и проведения
Банком России контрольного мероприятия
в отношении кредитных организаций и
некредитных финансовых организаций,
порядке направления копии акта о проведении
контрольного мероприятия в кредитную
организацию, некредитную финансовую
организацию, в отношении которых
проводилось контрольное мероприятие»

Рекомендуемый образец

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (БАНК РОССИИ) АКТ О ПРОВЕДЕНИИ КОНТРОЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ N_________ от___ ________20__ г. Дата проведения контрольного мероприятия: ____ ________20__ г. Настоящий акт составлен по результатам контрольного мероприятия в отношении _______________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (полное фирменное наименование поднадзорной организации (наименование поднадзорной организации), основной государственный регистрационный номер поднадзорной организации, регистрационный номер поднадзорной организации (при наличии), полное наименование и порядковый номер (при наличии) структурного подразделения поднадзорной организации) на основании решения о проведении контрольного мероприятия от ________ 20__ г. N_____ и в соответствии с поручением (дополнением к поручению) на проведение контрольного мероприятия от ________20__ г. N___________. Контрольное мероприятие осуществлено________________________________ ________________________________________________________________________. (адрес проведения контрольного мероприятия либо указывается: «дистанционно с использованием информационно-коммуникационных технологий») Сделки, действия по совершению либо созданию условий для совершения которых осуществлены в ходе контрольного мероприятия:___________________. Информация о наличных или безналичных расчетах, использованных при проведении контрольного мероприятия1:___________________________________. При проведении контрольного мероприятия израсходовано наличных денег или безналичных денежных средств в сумме:_______________________________. Информация об использовании информационно-коммуникационных технологий2: ____________________________________________________________ ________________________________________________________________________. (информационно-коммуникационные технологии, использованные при проведении контрольного мероприятия) В ходе проведения контрольного мероприятия3______________________________ ________________________________________________________________________. Прилагаемые к акту документы4:___________________________________________ ________________________________________________________________________. Контрольное мероприятие проведено:_______________________________________ (указывается: «с применением видеозаписи и (или) фото- и киносъемки» или «без применения видеозаписи и (или) фото- и киносъемки») Уполномоченный представитель (служащий) Банка России:___________________________________ (подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии) Уполномоченный представитель (служащий) Банка России:___________________________________ (подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии) Контрольное мероприятие проведено:_______________________________________ (указывается: «с привлечением свидетелей» или «без привлечения свидетелей») Замечания по проведению контрольного мероприятия5:_______________________ ________________________________________________________________________. Свидетели6:_____________________________________________________________; (подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии), данные документа, удостоверяющего личность) ________________________________________________________________________. (подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии), данные документа, удостоверяющего личность) Отметка об отказе свидетеля от проставления подписи на акте о проведении контрольного мероприятия7: _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. (подписи уполномоченных представителей (служащих) Банка России) Копия настоящего акта получена8 ___ __________20__ г. в __час. __мин. _______________________________________________ ___________________ (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) (подпись) представителя поднадзорной организации) М.П. (штампа) (при наличии) поднадзорной организации ________________________________________________________________________9 (факты отказа представителя поднадзорной организации от получения копии акта о проведении контрольного мероприятия или факты отказа от проставления подписи, удостоверяющей факт получения копии акта о проведении контрольного мероприятия) _________________________________________________________________________ (подписи уполномоченных представителей (служащих) Банка России) ——————————

1 Указывается в случае осуществления наличных или безналичных расчетов в ходе проведения контрольного мероприятия.

2 Указывается в случае проведения дистанционного контрольного мероприятия.

3 Указываются выявленные нарушения требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Банка России (с указанием статей и положений законов Российской Федерации и нормативных актов Банка России) и (или) выявленные факты неисполнения предписаний Банка России или указывается информация об отсутствии выявленных нарушений.

4 Указываются в случае наличия документов, прикладываемых к акту о проведении контрольного мероприятия.

5 Указываются в случае наличия у свидетелей замечаний по проведению контрольного мероприятия.

6 Указываются в случае присутствия свидетелей при проведении контрольного мероприятия.

7 Отметка проставляется при отказе свидетеля от проставления подписи на акте о проведении контрольного мероприятия.

8 Отметка проставляется при вручении акта о проведении контрольного мероприятия представителю поднадзорной организации.

9 Указывается при отказе представителя поднадзорной организации от получения копии акта о проведении контрольного мероприятия или при отказе от проставления подписи, удостоверяющей факт получения копии акта о проведении контрольного мероприятия.

Составные части

Акт на списание подарков не имеет установленного унифицированного образца. В соответствии с существующей законодательной базой он составляется в свободной форме. Главное, чтобы она была прописана в учетной политике организации и соответствовала принятым нормам. Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.

В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:

  • Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
  • Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи. Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
  • Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
  • Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
  • Сколько единиц выдано и на какую сумму.
  • Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
  • Подписи членов комиссии. По возможности – печать организации.

Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *