Разработка альбома унифицированных форм документов
Альбом унифицированных форм документов учреждения представляет собой совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.
При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом унифицированных форм документов (вслед за Табелем унифицированных форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.
Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.
При разработке Альбома выполняют следующие этапы:
- · постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов);
- · классификация форм документов с целью определения структуры Альбома;
- · унификация форм документов;
- · формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.
Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р51141-98 под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):
- 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- 2. Унифицированная система банковской документации;
- 3. Унифицированная система первичной учетной документации;
- 4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
- 5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
- 6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- 7. Унифицированная система документации по труду;
- 8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
- 9. Унифицированная система внешнеторговой документации.
Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.
В общем смысле под унифицированной формой документа понимается унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:
- · определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
- · установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления;
- · унифицировать текст документов.
Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях. Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.
Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.
Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.
Текст-трафарет является формой представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.
Анкета является формой представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной — конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже.
Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом, числительным или словами «да», «нет».
Таблица такая форма представления текста, которая содержит описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста — вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка.
При разработке альбома унифицированных форм для ОАО «Кузнецкий элеватор» определила набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов, установила последовательность расположения реквизитов и правила их оформления, унифицировала текст документов. Унифицированный текст документа представила в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета. Разработанный альбом унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Е.
Тема № 15 Табель унифицированных форм документов организации.
Назначение табеля унифицированных форм документов, его роль в унификации управленческой документации. Характеристика основных этапов подготовки табеля унифицированных форм документов. Предпроектное обследование документации организации. Структура табеля унифицированных форм документов. Механизм внесения изменений и дополнений. Взаимосвязь табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов.
Табель унифицированных форм документов- это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.
Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.
Табель является:
-
справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;
-
справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;
-
справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);
-
справочником контроля за деятельностью исполнителей;
-
справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.
Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.
Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение организации; создается реальная возможность классификации и кодирования форм документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.
Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
-
предпроектное обследование;
-
выбор формы Табеля;
-
формирование структуры Табеля;
-
отбор форм документов для включения в Табель.
Основные задачи предпроектного обследования:
-
определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
-
формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
-
выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
-
определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследованиядокументации отдела изучаются:
-
документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
-
организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
-
комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
-
документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследованиявыявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы.
Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы документа, наличие унифицированной формы: кем утверждена, дата и № документа, номер формы; код формы по классификатору, подразделение, готовящее проект документа, примечание, в котором можно указать с кем согласовывается, кем подписывается, утверждается документ.
Дополнительнов Табель могут быть включены следующиеграфы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются исходя из основных задач и функций управления.
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).
В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель включаются формы документов, утвержденные законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).
Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и придания им юридической силы, заполняются на основании ТК РФ, действующих правил организации делопроизводства и требований ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
При заполнении граф Табеля необходимо соблюдать следующие правила.
Графа 1.Наименование формыпереносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.
Графа 2-3-4: Наличие унифицированной формы: вносятся сведения кем утверждена форма, дата номер документа, номер формы.
Графы 5-6-7Код формы документапроставляется в соответствии с ОКУД, с отраслевым классификатором или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов — ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.
Таким образом, в Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
Графа 8.В графу записываетсяимя файла, содержащего унифицированную форму, и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм. Если электронный вариант Альбома не ведется, графа не заполняется.
В Графу 9 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.
Графа 10. Подписьзаписывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).
Графа 11. Примечание:помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности. Записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).
Также в табель можно включить графы:
Название структурного подразделения, которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.
Утверждение:заполняется для документов, подлежащих утверждению.
Графа заполняется в том случае, если документ подлежит утверждению: указывается должность утверждающего. Если документ утверждению не подлежит, в графе проставляется прочерк.
Печать:проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается.
Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству. В ГСДОУ установлено проставление гербовой печати, в частности, на документах, удостоверяющих права должностных лиц, командировочных удостоверениях, договорах, представлениях, ходатайствах и др.
Проект Табеляунифицированных форм документов согласовывается с кадровой службой, со службой ДОУ и архивом организации и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отделадолжен содержать гриф утвержденияпо форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.
Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.
Отработанная на нормативной основе система документации трудовой деятельности работников является гарантией юридической силы всех документов и единственной реальной базой построения действительно эффективной автоматизированной системы.
Альбом форм документов организации— это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов — регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Все унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений
Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.