Разработка альбома унифицированных форм документов

Альбом унифицированных форм документов учреждения представляет собой совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом унифицированных форм документов (вслед за Табелем унифицированных форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.

При разработке Альбома выполняют следующие этапы:

• · постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов);
• · классификация форм документов с целью определения структуры Альбома;
• · унификация форм документов;
• · формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.

Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р51141-98 под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

• 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• 2. Унифицированная система банковской документации;
• 3. Унифицированная система первичной учетной документации;
• 4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
• 5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• 6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• 7. Унифицированная система документации по труду;
• 8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
• 9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.

В общем смысле под унифицированной формой документа понимается унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:

• · определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
• · установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления;
• · унифицировать текст документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях. Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.

Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.

Текст-трафарет является формой представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.

Анкета является формой представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной — конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже.

Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом, числительным или словами «да», «нет».

Таблица такая форма представления текста, которая содержит описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста — вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка.

При разработке альбома унифицированных форм для ОАО «Кузнецкий элеватор» определила набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов, установила последовательность расположения реквизитов и правила их оформления, унифицировала текст документов. Унифицированный текст документа представила в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета. Разработанный альбом унифицированных форм документов для ООО «Согласие» представлен в Приложении Е.

Тема № 15 Табель унифицированных форм документов организации.

Назначение табеля унифицированных форм документов, его роль в унификации управленческой документации. Характеристика основных этапов подготовки табеля унифицированных форм документов. Предпроектное обследование документации организации. Структура табеля унифицированных форм документов. Механизм внесения изменений и дополнений. Взаимосвязь табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов.

Табель унифицированных форм документов- это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.

Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя.

Табель является:

• справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;

• справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;

• справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);

• справочником контроля за деятельностью исполнителей;

• справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение организации; создается реальная возможность классификации и кодирования форм документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

• предпроектное обследование;

• выбор формы Табеля;

• формирование структуры Табеля;

• отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

• определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

• формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

• выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

• определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследованиядокументации отдела изучаются:

• документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

• организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

• документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследованиявыявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы.

Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы документа, наличие унифицированной формы: кем утверждена, дата и № документа, номер формы; код формы по классификатору, подразделение, готовящее проект документа, примечание, в котором можно указать с кем согласовывается, кем подписывается, утверждается документ.

Дополнительнов Табель могут быть включены следующиеграфы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются исходя из основных задач и функций управления.

Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение»).

В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель включаются формы документов, утвержденные законодательными и нормативными актами правительства, межотраслевыми органами управления, надведомственного надзора и контроля, а также применяемые в организации формы, включенные в ОКУД, и формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию в кадровой службе, утвержденные распоряжением руководителя организации. Формы документов, не вошедших в ОКУД, вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).

Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и придания им юридической силы, заполняются на основании ТК РФ, действующих правил организации делопроизводства и требований ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При заполнении граф Табеля необходимо соблюдать следующие правила.

Графа 1.Наименование формыпереносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.

Графа 2-3-4: Наличие унифицированной формы: вносятся сведения кем утверждена форма, дата номер документа, номер формы.

Графы 5-6-7Код формы документапроставляется в соответствии с ОКУД, с отраслевым классификатором или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов — ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.

Таким образом, в Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

Графа 8.В графу записываетсяимя файла, содержащего унифицированную форму, и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм. Если электронный вариант Альбома не ведется, графа не заполняется.

В Графу 9 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.

Графа 10. Подписьзаписывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).

Графа 11. Примечание:помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности. Записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД).

Также в табель можно включить графы:

Название структурного подразделения, которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.

Утверждение:заполняется для документов, подлежащих утверждению.

Графа заполняется в том случае, если документ подлежит утверждению: указывается должность утверждающего. Если документ утверждению не подлежит, в графе проставляется прочерк.

Печать:проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается.

Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству. В ГСДОУ установлено проставление гербовой печати, в частности, на документах, удостоверяющих права должностных лиц, командировочных удостоверениях, договорах, представлениях, ходатайствах и др.

Проект Табеляунифицированных форм документов согласовывается с кадровой службой, со службой ДОУ и архивом организации и подлежит утверждению руководителем организации. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отделадолжен содержать гриф утвержденияпо форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма ведения Табеля. В этом случае измененные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения изменений.

Заполненный и утвержденный Табель показывает не только ясную картину документирования деятельности кадровой службы, но и процесс движения документов (документооборота) по инстанциям внутри организации с момента их возникновения до придания юридической силы и в необходимых случаях до размещения в деле.

Отработанная на нормативной основе система документации трудовой деятельности работников является гарантией юридической силы всех документов и единственной реальной базой построения действительно эффективной автоматизированной системы.

Альбом форм документов организации— это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов — регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор­ганизации.

Все унифицированные формы документов группируются в Аль­бом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табе­лю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково­дителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организа­ции (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под­разделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер­сия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте.