Тема 8. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

В настоящее время и связи с ростом объема ин­формации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремитель­но растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами — в противном случае закономерно появ­ление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предо­ставляет следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, храня­щихся и памяти персонального компьютера (ПК);

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения документов;

5) систематизация документов, формирование дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значи­тельно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и сни­зить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Важнейшим фактором быстрого достижения оперативности и эффективности работы персонала является его обучение прак­тическим навыкам составления и оформления организационно-распорядительной документации.

Понятие электронного документа

Согласно Федеральному закону «Об электронной циф­ровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ электронным называется документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотруд­ников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработ­кой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разраба­тывать, внедрять и использовать прогрессивные средства элект­ронной вычислительной техники.

Объем электронного документооборота постоянно увеличи­вается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документооборот, т.е. процесс движения, обра­ботки, хранения и обмена электронными документами, регули­руется различными нормативными актами — государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предпри­ятия.

Работа с электронными документами в службе делопроизвод­ства аналогична работе с традиционными (бумажными) докумен­тами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необ­ходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации ( СД-диски, плен­ки и т.д.).

Использование электронной почты предоставляет пользовате­лям возможности:

• оперативной доставки электронных документов адресатам;

• одновременной рассылки любому количеству адресатов;

• получения подтверждения о доставке документов по назначе­нию;

• редактирования полученных документов, их хранения и пере­сылки;

• вывода на печать полученных документов.

После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлин­ности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его зашиты от подделки, полученный в результате криптографического преоб­разования информации с использованием закрытого ключа элек­тронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить от­сутствие искажения информации в электронном документе.

Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электрон­ных документов аналогичен исполнению документов па бумаж­ных носителях.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных до­кументов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере об­ращения электронных документов;

• обеспечение безопасности и защиты информации при ее со­здании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей элек­тронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хра­нения, передачи и приема электронных документов.

Срок хранения электронных документов такой же, как и бу­мажных. И так как долговременное хранение большого количест­ва документов (работа с которыми, к тому же не ведется) в памяти ПК составляет некоторую сложность, целесообразно формиро­вать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При создании электронных архивов должны выполняться сле­дующие требования:

• электронные документы должны быть защищены от несанк­ционированного доступа и внесения изменений;

• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;

пользователи должны иметь возможность получить электрон­ные документы в виде копии на бумажном носителе;

• пользователям должна быть предоставлена возможность под­тверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.

Преимущества и недостатки электронного документа

Преимущества использования электронных документов:

• выполнение компьютерной обработки электронных докумен­тов значительно ускоряется;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• при рассылке документов по электронной почте они опера­тивно (практически мгновенно) передаются на любые рассто­яния;

• хранение электронных документов не требует больших пло­щадей для архивов;

• повышается эффективность работы с документами;

• создание электронных архивов документов предоставляет воз­можность использования полученной информации для под­готовки новых;

• наличие базы заготовок документов сокращает время на под­готовку новых документов;

• снижается расход бумаги при возможности работы с элект­ронным проектом документа и внесении изменений без вы­вода на бумагу:

• возникает возможность одновременной рассылки проекта до­кумента сразу нескольким визирующим;

• возникает возможность одновременной рассылки документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.
Недостатки электронных документов:

• необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

• необходимость зашиты информации от внесения несанкцио­нированных изменений.

Составление документов

Для составления и редактирования документов предна­значено множество программных средств, называемых текстовы­ми процессорами или текстовыми редакторами. Так програм­мы типа Word 2007 можно использовать для созда­ния документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В ка­честве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения перемен­ной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упро­щает процесс подготовки документов. Помимо полностью состав­ленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее час­то применяемые при переписке и составлении справочно-инфор­мационных документов. С помощью команды «Автотекст», нахо­дящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компоновке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа. Элементы «Автотекста» могут содержать:

• выдержки из нормативных документов, на которые приходит­ся часто ссылаться;

• традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в заключительной час­ти писем.

Например:

Уважаемый (аи) господин (госпожа)!

В ответ на Ваше письмо от

С уважением……..

Искренне Ваш…….

С глубоким уважением … и т.д.;

• постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;

• схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления от­четов, рекламных писем и т.п.

Программа Microsoft Word автоматически осуществляет про­верку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним для слова, выде­ленного курсором.

Автоматизация работы с документами

Автоматизация делопроизводства предполагает автома­тизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внут­ренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота способствует своевре­менному прохождению документов по подразделениям организа­ции и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками доку­ментов различных категорий, схема движения которых разраба­тывается руководителем службы делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документной ин­формации должны отвечать требованиям Инструкции по дело­производству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший из вне документ сначала должен быть заре­гистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело и либо передается на ар­хивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов доку­ментов используют банк текстовых заготовок. Он содержит уни­фицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управ­ления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юри­дические текстовые формулы, придающие документам юриди­ческую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на ос­новании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизо­ванно. Исключение составляется для организаций, имеющих тер­риториально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистра­ции создаются база данных и информационно поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации про­исходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответству­ющей РК. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистра­ционные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хра­нения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК сводится к заполнению ее реквизитов, к которым относятся:

• находящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа), которые должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

• номер и дата поступающего в регистрацию документа;

• наименование вида документа;

• адрес получателя или отправителя (организации, должност­ного или частного лица);

• количество листов и экземпляров;

• срок исполнения документа;

• шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

• содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как пра­вило, различный набор реквизитов. Обычно системами автомати­зации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

• входящие;

• исходящие (и внутренние);

• письма и обращения граждан.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут вы­водиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. В оперативной информационной базе остаются только акты, имеющие нормативно-правовой ха­рактер.

В целом современные системы автоматизации делопроизвод­ственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан):

• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визи­рование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в ор­ганизации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руко­водства; проверку правильности и своевременности исполне­ния документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по до­кументообороту организации.

Автоматизированные рабочие места

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием ПК и автоматизированных ра­бочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и инфор­мационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс использу­ются различные линии связи — кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импуль­сами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое АРМ, а также организация сетей разрабатываются в соответствии с организацией службы делопроизводства организа­ции и конкретными функциональными обязанностями сотрудни­ков. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следу­ющих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

На рабочем столе АРМ расположено множество значков, каж­дый из которых обозначает собой объект, папку или программу, пользовательский файл. Рабочий стол компьютера может быть настроен и индивидуально.

К современным техническим средствам автоматизации ин­формационно-управленческой деятельности относятся:

1) ПК, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и по­иска информации (к ним относятся нетрадиционные носите­ли информации — магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией — электронная почта;
8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К АРМ руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и до­стоверной информацией; обеспечение оперативного поиска не­обходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источ­никами; обеспечение возможности накопления и памяти доку­ментов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа: возможность доступа к банку текстовых заготовок и автомати­зированной информационно-поисковой системе; возможность работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможность ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличие технических средств для печати докумен­тов.

Электронные офисные системы

Автоматизированный офис — это совокупность програм­мно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвя­занное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее пере­дачу, обработку преобразованной информации для анализа, пла­нирования и контроля деятельности.

Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом.

Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Задачи электронной офисной системы:

-автоматизация рутинных операций, снижение (или ликви­дация) бумажного потока;

-организация одновременного доступа к документам различ­ных пользователей;

-осуществление эффективного поиска информации;

— обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выпол­нение следующих функции:

— ввод, подготовка и редактирование документов;

— регистрация документов;

— совместная работа над документами;

— контроль исполнения документов;

— создание баз данных (хранение документов);

— прием и пересылка документов;

-систематизация документов, формирование дел;

— подготовка кхранению и архивное хранение дел.

Хранение документов в электронной форме

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жест­ком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка мо­жет иметь вложенные внее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов доста­точно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание сис­темы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номиналь­ный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который груп­пируются документы (файлы), и т.п.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже гово­рилось с помощью специальных справочников — перечней документов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хра­нения.

Особенность электронного хранения — направление докумен­тов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность доку­ментов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распре­деленный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площа­ди, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преиму­щества электронного храпения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения докумен­тов в электронной форме.

Управляющая система ДОУ

Федеральные государственные образовательные стандарты (ФГОС) четко регулируют порядок и правила деятельности всех сотрудников детских садов. Распространяются эти стандарты на все виды садов, от ясельных до подготовительных групп. Также порядок управляющей системы един для государственных и частных ДОУ. За некоторыми изменениями он применим и для детских садов неполного дня, других дошкольных воспитательных и учебных центров.

СОХРАНИТЕ ЭТО СЕБЕ, ЧТОБЫ НЕ ПОТЕРЯТЬ:

— 7 ошибок при создании коллегиальных органов управления (важно)
— Как разгрузить себя: правила делегирования полномочий (правила и тест для самопроверки)

Единая управляющая система в ДОУ выглядит следующим образом

На графике четко можно выделить системный подход к управлению, как в любых серьезных организациях. Управление ДОУ этапное, где каждый руководитель отвечает за вверенную ему отрасль. Самые важные аспекты контролируются несколькими руководящими должностями, но все в порядке подчинения. Если за один и тот же аспект отвечает сразу несколько руководителей, то результаты их надзора обязаны совпадать.

Как пример тройного надзора можно отметить систему питания детей, где продукты от поступления до выдачи на кухне проходят документально через заведующего, мед.сестру и повара. Если хотя бы одной подписи о качестве поставки нет, продукты обязаны заменить. Следовательно, при возникновении проблем с питанием ответственность несут все участники.

Органы управления образовательной организацией

Терминология согласно Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих и закондательству РФ

Подобная система управления ДОУ принята общественностью как самая надежная, исключающая возможные ошибки по невнимательности или другой причине. Фактически, каждый из участников приема пищевых продуктов дорожит своим рабочим местом, несет административную и криминальную ответственность перед государством и общественностью. С учетом того, что в каждом образовательном заведении одновременно работают сразу три управляющих системы, качество управленческой деятельности существенно возрастает.

Управление воспитательным процессом в детском саду

Существуют некоторые отрасли деятельности ДОУ, которые не задействуют ту или иную систему управления. Так, медицинская сестра или завхоз не имеет прямого доступа к воспитательно-образовательному процессу, так и наоборот, воспитатель не влияет на работу медицинского работника, хотя деятельность обеих групп тесно соприкасаются.

Управление воспитательно-образовательным процессом осуществляет заведующий детским садом, старший воспитатель и штат воспитателем. Здесь система взаимной помощи действует на самом примитивном уровне:

1. Заведующий раздает общий наряд, исходя из указаний Министерства образования.
2. Старший воспитатель распределяет задания по группам рабочих, в зависимости от возраста воспитанников и особенностей конкретного воспитательного процесса.
3. Воспитатель с младшим воспитателем разрабатывают план работ, ведут журнал.
4. Старший воспитатель, основываясь на записях в методичке и журнале, составляет отчет о проделанной работе и передает информацию руководству.
5. Заведующий отчитывает о нормальной работе всего ДОУ перед районным образовательным центром и т.д.

На основании отчета заведующего выдаются новые указания, и принцип работы повторяется. Благо, что на воспитательный процесс прямого воздействия нет ни у одной другой системы управления. Это позволяет существенно сократить отвлеченность детей от образовательного процесса.

Новые возможности для карьерного роста

Попробуй бесплатно! Учебная программа «Управление образовательной организацией»

За прохождение курса — диплом государственного образца о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.

Системы управления ДОУ

Как уже было сказано, управление дошкольным образовательным учреждением осуществляется сразу тремя внутренними системами. Каждая из них является индивидуальной или коллегиальной, в зависимости от прямых задач и вопросов, которые группа может решить.

Альтернативой классической управленческой системы является коллегиальная.

Коллегиальное управление имеет следующее строение:

Во главе с заведующим выступают советы и комитеты, которые так или иначе решают общие вопросы по благосостоянию детского сада. Фактически, коллегиальная система является второй по списку, но не по значимости, ведь разные системы имеют воздействие на разные аспекты существования дошкольного образовательного учреждения.

Обе эти структуры не являются нерушимыми, они могут изменяться и взаимодействовать в зависимости от потребностей ДОУ, в связи или вопреки его развитию. Как следствие могут появляться смешанные типы управленческой власти внутри дошкольного учреждения.

Структура систем ДОУ

За основу возьмем основные два режима управления. Благодаря этим двум основам можно рассмотреть порядок структурирования и подсистем.

Первой рассмотрим систему административного управления, ведь именно она является основной по сфере своей деятельности. Административная система управления имеет линейный порядок:

1. Первым в списке находится управляющий дошкольным учреждением.
2. В подчинении у верхнего списка находятся старшая медсестра, старший воспитатель, заведующих хозяйством и заместитель управляющего. Объектом их управления считаются сотрудники, соответствующие направлению деятельность второй линии.
3. Третьими можно считать воспитателей, узкопрофильных специалистов и педагогический коллектив, а также обслуживающий персонал.

Вторая структура управления ДОУ по ФГОС ─ коллегиальная:

1. Во главе опять стоит управляющий дошкольным учреждением, ведь именно этот человек, согласно документам отвечает за все аспекты деятельности детского сада.
2. Во второй линии педагогический совет, родительский комитет, профсоюзный комитет и собрание работников.

Объектом управления в обоих случаях становятся действующие воспитанники детского сада и родители.

Структура административной системы управления становится особняком в рассмотрении вопросов руководства, ведь именно она отвечает за основные системы жизнедеятельности детского сада. Для более детального рассмотрения административной системы стоит разложить линии на составляющие подсистемы:

1. Общий коллектив: состоит из сотрудников, воспитанников и родителей.
2. Базовые принципы и обязанности: ценности, нормативно-правовую систему взаимодействия коллектива и т.д.
3. Управление дошкольным учреждением: анализ поступления информации, планирование деятельности, организация и руководство образовательного процесса, урегулирование внутренних споров и другое.
4. Педагогическая система: определение степеней образования, выбор образовательных структур, разработка уровней образовательного процесса.
5. Образовательный процесс: организация и руководство над образовательным процессом и взаимодействием между педагогами и детьми.
6. Жизнеобеспечение: организация и разработка финансово-экономических взаимоотношений, материально-технических, программно-методических, медико-оздоровительных, организационно-педагогических и т.д.

Все эти подсистемы должны работать под руководством одной из систем управления, при этом критичная (образующая ДОУ) пятая система управляется и регулируется сразу двумя видами управленческой деятельности.

Права, обязанности и цели управляющих структур в детском саду

Независимо от модели управления образовательным учреждением, каждая система имеет определенные обязанности, которые необходимо выполнять. Список конкретных задач предусмотрен законодательной частью государства. Так как внутренние управляющие структуры в каждой детском саду состоят из одинаковых составляющих частей, не лишним будет на конкретном примере рассмотреть основополагающие данные.

Каждое муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение (МБДОУ) урегулирует административные вопросы детского сада путем коллегиального рассмотрения важных вопросов. Попросту говоря на коллективном решении основывается жизнедеятельность детского сада. При необходимости привлекаются третьи лица в виде представителя районной администрации для удостоверения в законности принятых коллегией решений.

Управляющий детским садом и его обязанности

В качестве руководителя на должность управляющего могут быть приняты только педагоги, имеющие опыт управления государственной или частной структурой. Руководитель обязан знать и понимать основы управления образовательным учреждением, знать юридическую сторону управления на региональном и государственном уровне.

К управляющему применяются довольно строгие требования, такие как:

• Знания правовых аспектов трудового, хозяйственного и административного законодательства.
• Знание и соблюдение в вверенном учреждении правил техники безопасности, пожарное безопасности и охраны труда. Создание необходимых условий труда, согласно ФГОС.
• Обязанность знать педагогику, психологию, знаний физиологии и гигиены, теорию и методы управления ДОУ.

ФГОС в управлении ДОУ вносит коррективы не только к требованиям относительно технического состояния детского сада, но и в отношения между детьми и педагогами, которые обязан регулировать управляющий персонал.

Организация жизнедеятельности детского сада

На должность управляющего не может попасть человек, который не знает как управлять детским садом. В случае, если после ухода руководителя в педколлективе нет человека отвечающего личностным и руководящим качествам, его привлекают со стороны. На плечи руководителя ложится не только организация рабочего процесса, но и многие базовые обязанности:

• Осуществление управления детским садом согласно уставу и законодательству России.
• Определение стратегий, задач и целей развития ДОУ. Подобные решения принимаются не самостоятельно, а в коллегиальной системе управления, но во главе с управляющим. Разрабатывают и принимаются новые программы развития.
• Определение штатных расписаний, структуру управления всем заведением, согласно правилам и правовым нормам.
• Решение финансовых, административных и методических вопросов, как в министерстве, так и внутри детсада.
• Администрация дошкольного образовательного учреждения обязана самостоятельно координировать, планировать и контролировать работу своих подведомственных структур.
• Составление уставного порядка, распределение обязанностей между сотрудниками и консультация их по любым вопросам, касающихся организации рабочего процесса.
• Создание всех условий для личностного и карьерного роста сотрудников. Поддержка инициативы повышения квалификации, получения высшего профильного образования и т.п.
• В обязательные личностные качества руководителя ДОУ можно отнести разработку системы поощрений и стимуляции сотрудников для психологического равновесия в коллективе.
• Распределение бюджетных средств, поступающих из всех возможных источников.
• Обеспечение учета, своевременного пополнения и сохранности материальной базы. Учет, хранение документации, поддержку правил санитарно-гигиенических норм.
• Контроль за реализацией образовательного процесса. Все программы принятые коллегиально или административно должны выполняться в срок и качественно. В особенности управления детским садом входит обязательная дошкольная подготовка.
• Создание условий для соблюдений свобод и прав воспитанников, а также сотрудников детского сада.
• Формирование штата сотрудников, и контингента воспитанников. Руководитель детсада является гарантом защиты людей, вверенных ему, в частности речь идет о малообеспеченных людях, детей сирот или оставшихся без опекунства. В случае, когда люди имеют отношение к вверенному детскому саду, обязанности по надзору ложатся на руководство.
• При необходимости, обеспечение всех условий для встреч детей под его опекунством с родственниками. Обеспечение доступа к документации и территории вышестоящими и контролирующими органами.

Организовать успешное управление детским садом можно только при условии беспрекословного соблюдения всех перечисленных выше правил. Фактически, все организаторские и управленческие обязанности должен выполнять один человек.

В случаях, когда частично обязанности руководителя переходят на подчиненных (допускается подобное управление ДОУ в условиях реализации ФГОС), ответственность все равно будет нести именно высшее звено внутреннего самоуправления конкретного заведения. Обязательным будет и знание основ бухгалтерской и юридической деятельности, для исключения возможных правонарушений со стороны субъекта в отношении подчиненных, воспитанников или государства.

Все эти и многие другие качества руководителя ДОУ становятся основополагающими для создания оптимальной атмосферы в саду. Так как руководитель является главным органом самоуправления в обеих системах, именно личностные качества заведующего детским садом будут диктовать условия для построения рабочего порядка на вверенной ему территории. Не забывайте, что порядок работы заведения диктуется именно руководством, на основании заключения трудового договора с рабочими и детьми.

Не стоит забывать, что требования к управлению образовательными организациями формируются не только на уровне федеральной государственной организационной системой, но и коллегиальным советом, родителями, причастными к работе сада. Главное, законность любых требований к конкретному лицу или учреждению в целом. О правовых аспектах можно узнать напрямую у заведующего или в районном/городском управлении. Несовершенство нормативно-правовых аспектов иногда усложняет взаимодействие между управляющим органом и человеком, но все вопросы можно решить при личной встрече с администрацией ДОУ вашего ребенка.

1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

курсовая работа

Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов — составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки — набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота — системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, — это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ. Электронный документооборот: факты и рекомендации (http: //www.idlab.net/)

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности — регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот — это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской — в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОУ

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).

Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.

Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Вторая характеристика системы — специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);

3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм «Интертраст», «АйТи», «Оптима», «Центринвестсофт» и других.

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией «Электронные офисные системы». Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения «Office Media».

Комплект баз данных «Office Media» работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая «корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства».

Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия «Гранит-Центр» системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации «Гран-Док», которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения

Как было отмечено ранее сегодня выделяют два подхода использования современных информационных технологий:

o совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация)

o Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ

Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия и позволяют обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе и электронных

Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.

Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 «Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению». Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.

Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).

Эти системы позволяют решать следующие задачи:

— Обеспечить авторизованный доступ сотрудников к информации.

— Вести аудит работы сотрудников с информацией

— Авторизовать все проводимые изменения

— Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия

— Автоматизировать процедуры провдения изменений

— Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.

При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ

Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)

— перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи

— рассылка документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов с резолюциями и печати РКК;

— единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.

С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.

Сокращение сроков подготовки решений и документовВ государственных структурах — это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры

На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланитаб) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;

Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов

	|	следующая лекция ==>
Распределенная гипертекстовая информационная система World Wide Web	|	Создание единого информационного пространства организации

Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 415;