Аудит отдела продаж

Главная Аудит

Содержание

Грамотная организация аудита отдела продаж

Обычно на предприятии именно отдел продаж становится частью компании, где отвечают за сбыт продукции. По сравнению с рентабельностью предприятия, объёмы продаж должны быть выше на 20-30 процентов, если работа налажена грамотно. Сохранение такого режима работы способствует тому, что компания всегда получает прибыль от продаж, даже при наступлении форс-мажорных обстоятельств. Этому и способствует грамотный аудит. Рассмотрим несколько примеров аудита отдела продаж.

Как понять, эффективно ли выполняется работа?

Прежде чем провести аудит отдела продаж, надо задать себе несколько вопросов, чтобы попытаться дать на них честные ответы:

  1. Насколько трудно оценивать работу конкретного человека в сфере продаж? Прозрачно ли всё, что происходит в отделе?
  2. Менеджеры отдела предпочитают работать с уже имеющимися клиентами? Из-за чего поток новых постоянно прерывается?
  3. Насколько часто заключаются сделки для продаж? Часто менеджеры могут оставлять руководство без маржи, потому что стремятся продать максимальные партии товара, но по минимальным ценам. В этом случае аудит обязателен.
  4. Часто ли случается так, что самые успешные сотрудники отдела уходят к другим работодателям, переводя за собой и клиентов?
  5. Насколько высок уровень текучести кадров по направлению продаж?
  6. Приходится ли самому руководителю отдела встречаться с клиентами, чтобы самостоятельно заключать сделки?
  7. С какой периодичностью сделки у отдела срываются?
  8. Склад для продаж остаётся заполненным? А современные производственные мощности не используются так, как должны?
  9. Продукция конкурентов продаётся лучше, хотя собственные товары компании имеют отличное сочетание между разумной ценой и высоким уровнем качества? Нужно выявить проблему.

Если ответ хотя бы на часть вопросов будет положительным, значит, отдел продаж становится бесполезным балластом для предприятия, потому что не приносит никаких результатов.

Проведение экспресс-аудита

Если заказать у специалистов проведение аудита для результатов деятельности по направлению продаж, клиенты смогут узнать много полезного:

  • Способы борьбы с текучкой кадров отдела, которые выявляет аудит.
  • Проблемы, из-за которых планы не становятся реальными. Их не всегда просто выявить.
  • Список документов и нормативов, внедрение которых для отдела приводит к повышению эффективности.
  • Существующие инструменты, позволяющие эффективнее организовать работу для увеличения продаж.

Примеры аудита отдела продаж в разных компаниях

Предприятие по производству одежды
Для владельца компании с самого начала в этой сфере было много непонятных вещей. Руководитель ставил перед собой цели по увеличению оборота от продаж в целях десять раз, не только за счёт российского, но и зарубежного рынка. Такие цели были вполне реальными, но, как и многие, владелец предприятия не знал о конкретных способах, позволяющих добиться результата. Потому и необходимо проводить анализ.

Именно тогда в голову пришла идея воспользоваться услугами специалистов, приобрести книги, посетить тренинги. А потом уже заняться созданием отдела продаж с должным уровнем эффективности. И тут же начали осуществляться реальные действия, когда аудит закончился.

  1. На протяжении первого месяца набирался новый персонал для формирования полноценного отдела продаж.
  2. После этого началось привлечение новых клиентов.
  3. С теми, что уже имелись, договора были перезаключены, после того, как аудит был проведён. Бизнес от этого выиграл больше.

Один из партнёров согласился увеличить объём закупок. Одного такого контракта хватило для получения серьёзной дополнительной прибыли. Конечно, не удалось сразу добиться первоначальной цели по десятикратному увеличению прибыли при участии отдела. Но показатели продаж выросли, и серьёзно – в этом сомневаться не приходится. Бизнес стал прибыльнее.

О торгово-производственной группе

В данном случае необходимость привлечь нужное количество персонала с высокой квалификацией возникла для того, чтобы правильно вывести на рынок новый продукт. Ведь конкуренция в данном сегменте была достаточно высокая. Отдел продаж был и раньше, но состоял всего из пяти сотрудников, и работа не была эффективной. Потому и требовался тщательный аудит.

Книги на соответствующую тему были изучены, но ещё было решено посещать тренинги. Это позволило лучше разобраться в том, насколько технология и используемые решения соответствуют условиям, сложившимся именно на российском рынке. Результаты не заставили себя ждать. Для сотрудников результаты тоже заметны.

С чего начать изучение технологии?

  • Тренинги Константина Бакшта;
  • Анкеты самодиагностики. (Высылаем на почту по требованию)

Для чего проводят аттестацию отдела продаж?

Ежегодная аттестация отдела продаж — один из основных показателей проверки уровня знаний продавцов и менеджеров по продажам.
Тестирование проводится для специалистов, работающих в различных отделах продаж.
Для чего она необходима?
Работая с заказчиками, именно от умений и знаний, Ваших продавцов зависит успех совершаемых сделок. Позволяет определить «слабое звено» и выявить недостатки в работе. Точечное определение ошибок, влияющих на общий результат.

Аттестация отдела продаж влияет на:

Лидеров по продажам | Они :

  • совершенствуют навыки
  • анализируют, исправляют допускаемые ошибки
  • получают нематериальную мотивацию к работе
  • статус среди коллег

Аутсайдеров и среднее звено

  • шанс к исправлению показателей
  • билет на вылет (освобождение места для новых успешных кандидатов)
  • анализ ошибок и исправление
  • корректировку работы на результат и выполнение ключевых показателей

Аттестация проводится двумя блоками:

Тестирование персонала на сайте (тест разрабатывается на основе специфики компании заказчика и личных пожеланий)

Тестирование позволяет определить уровень подготовки отделов продаж. Основа тестирования или базисная составляющая-это тематика, строящаяся исходя из принципов работы и должностных инструкций продающих подразделений Вашей компании.

SKYPE — интервьюирование

Интервьюирование- проводится с целью дополнения тестового блока и формирования общего результата. Интервью позволяет определить степень восприятия получаемой знаний и навыков продавца и менеджера, а также качество обслуживания клиентов компании.

Пример тестовых блоков одного из наших заказчиков:

  • История компании (Особенности и ключевые данные компании, знание структуры) Продуктовая линейка (знание ассортимента товаров или услуг, преимущества и отличительные особенности всей представленной линейки по желанию заказчика)
  • Техники продаж (Умение пользоваться техниками продаж, такими как: работа с возражениями клиента, Конфликтология, формирование кредита доверия, клиентоориентированности, проверка платежеспособности, владение презентационными навыками продаж, правильное общение и многое другое).
  • Работа с дебиторской задолженностью (методы работы с задолженностью, решение ситуационных задач в интересах компании.)
  • Знание правил заключения договоров (Правила отгрузки товара, передачи клиенту, выполнения принятых обязательств, нормативные документы компании) .
  • Особенности общения по телефону (Соблюдение правил и этических норм поведения в режиме звонка) .
  • Психодиагностическое заключение (Определение основных критериев, влияющих на профессию продавца, выявление профессионального выгорания, определение уровня адекватности и стрессоустойчивости).
  • Профессиональный язык общения (Словарный запас профессиональных терминов и оборотов, применяемых в работе).

Преимущества аттестации отдела продаж:

Основные преимущества заключаются в том, что все тесты разрабатываются индивидуально, ранее не использовавшиеся в средствах СМИ и Интернет ресурсах, а также носят исключительно индивидуальный характер и выстраиваются исходя из требований заказчика. Заказчик сам определяет стоимость исходя из количества персонала, времени и объема проведения аттестации.

Своевременно выявляет: Профессиональное выгорание, психологический портрет, мотивированность, заинтересованность, результативность, проблемы, влияющие на рост продаж.

Интервью позволяет понять:

Какова степень эффективности работы продавцов или менеджеров?
Почему потенциальные клиенты не становятся реальными?
Почему менеджеры имеют в своем портфеле низкий % крупных сделок?
Какова степень заинтересованности в работе компании?
Почему звонки есть, а клиентов мало?
Есть ли недостатки в системе продаж компании?
«Мнимый продавец»-сотрудник который не может быть продавцом, тратит время средства и нервы компании.
Аттестация отдела продаж позволяет определить картину состояния и работоспособности Ваших продавцов. Выявляет проблемные зоны взаимоотношения коллектива, а также уровень профессиональных навыков. Заказывая аттестацию персонала отдела продаж, Ваша компания получает полный анализ работы всей системы продаж. Аттестация проводится в строго определенное время.

просто напишите нам…..

Я развернул монитор в сторону собственника и генерального директора компании, чтобы показать результаты финансовой части аудита. В таблице красным выделены самые интересные показатели — 4831 продаж — 77% всех продаж частным лицам, которые принесли всего 9,3% валовой прибыли.
— Нихрена себе. Что, правда, 77% времени сжирает? — Евгений смотрит в монитор, обращаясь сразу к генеральному директору и ко мне.
— Цифры ваши же были, нет, ну, если хотите — перепроверим — спешно отвечаю я.
— Да нет, не надо, чет больно много просто — задумчиво протянул собственник.
— Забавно что их можно по сумме чека отсечь вообще всех — дожимаю я воспалившуюся больную точку.
На лице гендиректора Дмитрия недоумение и некоторая сконфуженность.
— И повторных продаж от частных лиц мы не нашли либо их заводят каждый раз по-новому, либо, и правда, не покупают повторно.
— Да, не покупают. Что делать будем?

Что такое аудит отдела продаж

Аудит отдела продаж — это целый комплекс мероприятий, который позволяет определить «точку А» коммерческого блока вашего бизнеса — позволяет понять, в каком месте по развитию бизнеса вы находитесь сейчас, и какие пути развития у вас есть — с рисками, примерной стоимостью и возможными выгодами.

В каких случаях необходим аудит отдела продаж

Причина для аудита отдела продаж №1. Изменение структуры компании

Обычно диагностику отдела продаж у нас заказывают компании, которые уже достаточно давно работают на рынке и хотят поменять структуру своей работы.

Вы захотели построить диверсифицированный сильный отдел продаж, где были бы фермеры, хантеры и клоузеры или presale и sale. Например, у вас всегда были менеджеры по продажам, которые делали все в отделе: и новых клиентов приводили, и с текущими работали, и ездили на встречи, закрывали сделки. А сейчас вы хотите создать колл-центр с относительно недорогими сотрудниками и оставить в своем городе, например, только ключевых менеджеров по работе с клиентами.

В этом случае я бы предложил начинать именно с диагностики, потому что не всегда понятно, надо ли оно вам и принесет ли пользу.

Любое изменение нужно просчитывать в рисках и деньгах. Чтобы принять решение по поводу трансформации отдела продаж, нужно понимать, сколько денег это будет стоить, сколько времени на это уйдет, какие риски при этом есть. И я откровенно скажу, я встречал целый ряд компаний, которые хотели что-то трансформировать в своем отделе, но после аудита мы понимали, что в рамках текущего отдела лучше ничего не трогать. Если уж очень хочется нового масштаба то проще и эффективнее выстраивать параллельную структуру а текущую оставить без изменений вовсе или с минимальными изменениями. Потому что нет гарантий, что изменение приведет к росту выручки и прибыли, чтобы покрыть трудозатраты и трансформационные риски.

Причина для аудита отдела продаж №2. Трудности в работе с сотрудниками в отделе продаж

Второй вариант, когда стоит проводить аудит отдела продаж — когда вы просто не знаете, что делать: вы откровенно уперлись либо в стену, либо в потолок, и постоянно получаете одни и те же ошибки. Например, никак не можете найти руководителя отдела продаж. Вроде ищете, ищете, ищете, вроде все хорошие ребята, но не уживаются. Почему? Непонятно. Опять нанимать нового — опять тратить время, деньги, уже хочется сделать это хотя бы с минимальной уверенностью в результате.

Другой пример — у вас никак не получается нанять хороших менеджеров по продажам в отдел. Все специалисты упираются опять же в какую-то невидимую стену, из-за которой у вас растет текучка до нерыночных 50-80% на тестовом периоде, и непонятно, почему такая она большая. У вас наверняка есть свои догадки в чем проблема, но как её решить минимальными затратами — непонятно. Уволить? Дорого. Что делать?

В этом случае диагностика отдела продаж может помочь, потому что один из этапов диагностики — это интервьюирование всех сотрудников. И зачастую обратная связь, которая выявляется на самом интервьюировании, позволяет сделать выводы, которые вы бы сами в своем бизнесе никогда не сделали — просто потому, что очень многие сотрудники напрямую вам никогда не дадут обратной связи — это, конечно, зависит от отношений, которые вы выстроили с вашими сотрудниками. Они могут сказать это нашим консультантам. Есть методики, которые позволяют даже по реакциям определять, насколько у вас хорошие, сильные, яркие отношения с вашими сотрудниками и в чем состоит проблематика.

Причина для аудита отдела продаж №3. Высвобождение ресурса собственника

Иногда руководителю или собственнику бизнеса хочется тотально изменить свою загруженность в этом бизнесе и высвободить наконец свой ресурс. При текущей работе вам непонятно, как это делать. Если вы находитесь в такой ситуации — действительно, аудит отдела продаж может вам помочь, потому что решения не всегда очевидны.

В данном случае проблема решается путем систематической работы с отделом продаж и с вами, как с собственником, в формате коучинга, который поэтапно сможет привести вас к тому, что вы начнете тратить все меньше и меньше времени на работу.

Звучит как сказка, но это работает. И у нас есть кейсы, когда собственник впервые за шесть лет уехал отдыхать. Сначала на месяц, потом остался на три, а сейчас он в Москве находится порядка девяти месяцев в году, и на всю зиму уезжает отдыхать в теплую страну. Есть кейс, когда собственник просто передал всю управленческую деятельность своим сотрудникам, партнерам, и уехал полностью отдыхать.

Но здесь каждая ситуация индивидуальна, потому что бывают такие бизнесы, которые построены на вас как на личности. И вас физически из этого бизнеса вытащить никак нельзя, можно только снизить вашу загруженность. Или, например, выстроить параллельно рядом новую структуру, которая понемногу будет снимать с вас эту нагрузку.

Причина для аудита отдела продаж №4. Выход бизнеса на новый уровень

Аудит отдела продаж будет полезен тем, кто хочет выйти на новый уровень работы. Например, у вас есть цель — захватить долю рынка, с ваших текущих 5% или 10% сделать скачок до 15–20%, а то и больше. И вы не понимаете, какими методами это можно делать, либо те методы, которые вы знаете, видели и пробовали, вызывают у вас сомнения.

В данном случае аудит отдела продаж не может быть панацеей, но может быть одной из экспертных позиций, которая на выходе вам даст все варианты развития. Их всегда больше, чем один. Это два, три, пять вариантов достижения цели, каждый со своими рисками, сроками и стоимостью.

Уже выбирая из них, вы примете осознанное решение. Может быть, оно вообще того не стоит. А может быть, стоит, и непонятно, почему вы до сих пор этого не делали, когда доступен очень простой путь, и для этого нужно масштабировать всего лишь один блок в компании.

Все это, опять же, индивидуально для каждой компании, потому что существует ряд бизнесов, в которых для роста продаж нужно наращивать сразу все четыре блока: маркетинг, продажи, продукт и бэк-офис.

В данном примере при аудите отдела продаж мы можем получить достойный результат. Либо в вашем бизнес-процессе не хватает обратной связи от отдела маркетинга и людей, которые реализуют продукт. Либо вам давно пора делить сотрудников на двойки-тройки, где будет один менеджер по привлечению клиентов и два менеджера по работе с текущей базой — потому что текущим клиентам у вас внимания не уделяют, а именно они являются вашим критерием стабильности и развития.

Решения постоянно разные, у каждой из компаний есть свои особенности, но также есть очень много схожего даже в абсолютно разных бизнесах.

Причина для аудита отдела продаж №5. Подтверждение собственной гипотезы экспертным мнением

Бывает так, что решение вам вроде очевидно и интуитивно вы понимаете что делать, но решение затратное как по финансам, так и по вашим трудозатратам. Например — построить параллельный отдел продаж и после того, как новый отдел получит минимальный результат, уволить зазвездившихся сотрудников из старого отдела, наняв в старый отдел новых же сотрудников. Дорого. Непросто. Надо ли? Вроде уже точно определились что надо, но вам было бы спокойнее, если бы сторонние эксперты подтвердили бы вашу гипотезу.

Или у вас средний бизнес и изменение работы одного направления — блока продаж, например, очень сильно влияют на работу смежных подразделений — производства, закупок. Работа отдела и между отделами выстраивалась долгий период времени и всё работает стабильно. Но вам очевидно что рынок требует от компании изменений и более гибкие конкуренты все откусывают свою долю рынка, а вроде бы и так все стабильно работает и последствий изменений будет столько, что работать придется так, как вы давно отвыкли. Надо ли всё это затевать?

Вот в этих случаях аудит отдела может быть вам так же полезен. Всегда решений больше чем одно и, на удивление, вы можете с нашей помощью увидеть новое простое решение, которое вы, в силу «замыленности» взгляда не заметили. А может мы ничего нового и не скажем, зато просто прорисуем риски и добавим вам вводных для принятия более взвешенного решения.

Аудит отдела продаж в убыточном бизнесе

Если компания начала стагнировать либо ушла в операционный минус, аудит отдела продаж тоже может вам помочь. Однако мы за такие проекты редко беремся по причине их очень высокой стрессовости, нагруженности и, зачастую, отсутствия денег у клиента. Если деньги есть — например вы, как инвестор, думаете купить компанию или уже купили, то работа возможна с рядом оговорок. Работать с нами да и вообще с кем бы то ни было за последние деньги — не самое лучшее решение. А быть последней соломинкой, за которую хватается утопающий, нам тоже не хочется.

Кейсы такие были — мы выявляли, что компания убыточная, уже в ходе работы. И бывали даже случаи, когда убыточные компании малого бизнеса с –400 000 рублей мы вытаскивали до +800 000 за полгода после проведения аудита — следуя одной из стратегий, выявленных после проведения аудита.

Но это побочные кейсы, и за подобного рода работы мы не беремся. Если это ваш случай, то рекомендуем вам провести аудит отдела продаж самостоятельно, поискав в интернете те же самые вопросы для диагностики бизнеса. У того же БМ они есть в открытом доступе. На старте вам будет этого достаточно, а если есть личные накопления, то лучше будет заказать коуч-сессии или пройти экспресс-диагностику — мы ее дарим целевым клиентам при заказе услуг по найму продающего персонала. Этого обычно более чем достаточно для того, чтобы выбрать вектор развития, потому что чаще всего очевидные ошибки лежат на поверхности.

Если вы готовы провести аудит самостоятельно, мы готовы предложить вам чек-лист для самостоятельного проведения аудита отдела продаж. Заполните форму и мы вышлем ее вам.

Этапы проведения аудита отдела продаж

Этап #1. Установочная встреча

В рамках этого этапа происходит согласование плана проекта.

Формат: личная встреча

Результат: План проекта и проектная группа, включающая сотрудников компании UP business и сотрудников компании заказчика.

Этап #2. Клиент и клиентская стратегия

В рамках этого этапа:

  • Составляется портрет ЦА (Целевой Аудитории) по нишам, продуктам, ЛПР (Лицам, Принимающим Решения);
  • Формируется клиентская стратегия — то есть приоритеты в работе с клиентами.

Формат:

  • Интервью с сотрудниками и, если такая возможность у компании есть, с текущими клиентами;
  • Мозговые штурмы с сотрудниками.

Результат: Понимание целевых, околоцевых и сложных групп клиентов, особенностей работы с каждой группой.

Документы:

  • Матрица потребностей, характеристики и выгоды;
  • Прописанные портреты клиентов;

Этап #3. Аудит коммерческой стратегии

В рамках этого этапа проводится аудит коммерческой стратегии.

Формат: Совместный анализ консультанта и представителя компании по ADL-матрице и матрице Ансоффа*

Опыт работы

Аудиты отделов продаж:

  • АСД-Имэкс — крупная оптово-производственная компания. Один из крупнейших дистрибьюторов товаров для дома, №2 в России по продаже бытовых и секундных клеев. 18 лет на рынке;
  • Группа компаний «Азалия» — один из крупнейших дистрибуторов срезанных и горшечных цветов в России. 20 лет на рынке;
  • Europarts — один из лидеров рынка дистрибуции серверного оборудования в России;
  • Работа с выше обозначенными компаниями подкреплена отзывами и многолетним сотрудничеством;
  • В нашем багаже также аудиты отделов других компаний разного масштаба;
  • 79 успешных проектов по 43 клиентам по формированию отделов продаж, подбору продающего персонала и повышению эффективности отделов продаж.

Пример отчета, отдельно предоставляется характеристики сотрудников. Отчет индивидуален под задачи бизнеса.

Для заказа аудита отдела продаж у нашей компании оставьте заявку или позвоните нам. Стоимость и сроки рассчитываются индивидуально.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *