Авансовый отчет форма 2017

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).

С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:

  • командировочное удостоверение;
  • проездные билеты;
  • квитанции об уплате;
  • товарные чеки и пр.

Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи. Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона). Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Расходы на авиабилет, приобретенный в электронной форме

С развитием информационных технологий сотрудники хозяйствующего субъекта при направлении их в командировку все чаще покупают авиабилеты электронно с помощью интернет-сервисов авиакомпаний. В данном случае возникают особенности отражения подтверждающих документов в авансовом отчете. В целях налогообложения прибыли при приобретении авиабилета электронно подтверждающими документами являются:

  • квитанция электронного билета;
  • посадочный талон.

В посадочном талоне проставляется штамп о досмотре, который является реквизитом, подтверждающим факт оказания услуги перевозки воздушным транспортом именно подотчетному лицу.

Разъяснения по специфике отражения расходов на авиабилеты, приобретенные в электронном виде, которые необходимо учитывать при заполнении авансового отчета, отражены в Письме Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214.

По итогам описанного выше можно сделать вывод, что форма отчета не изменилась, как и основные правила его заполнения. Изменения коснулись порядка отражения некоторых расходов.

>Авансовый отчет: пять заблуждений бухгалтера

Заблуждение № 1. Товарный чек — обязательный документ

Совершая покупку за наличку, подотчетное лицо обычно получает кассовый чек. С недавнего времени большинство продавцов при наличных расчетах обязаны выдавать чеки онлайн-кассы.

Не стоит забывать, что несколько категорий налогоплательщиков освобождены от использования онлайн-касс и по-прежнему выдают бланки строгой отчетности (Федеральный закон от 27.11.2017 № 337-ФЗ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Кассовый чек относится к документам, подтверждающим оплату. Но современные чеки вполне могут заменить товарные чеки или накладную.

В настоящее время все кассовые чеки должны содержать ряд обязательных реквизитов, среди которых наименование товара (ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если в кассовом чеке прописан вид и количество товара, товарный чек не нужен. Ведь в таком случае товарный чек по сути дублирует содержание кассового.

Если же продавец работает без кассового аппарата, он должен выдать бланк строгой отчетности или товарный чек.

Обратите внимание, чтобы в товарном чеке была расшифровка наименований товаров. Недостаточно написать «канцтовары», следует перечислить их виды.

Заблуждение № 2. Нельзя выдавать новый аванс, если не погашен предыдущий

Действительно, такой порядок действовал еще год назад. Бухгалтер не имел права выдать деньги в подотчет, если работник не сдал оставшуюся сумму по ранее выданному авансу.

С 19.08.2017 в подотчет можно выдавать несколько авансов одному сотруднику, даже если он не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

До внесения изменений в Указания ЦБ РФ выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата для организации наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение работы с денежной наличностью.

Важно! Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги. На какой срок выдавать деньги, законодательно не установлено, эти сроки утверждаются внутренними документами компании. Остаток аванса по командировке нужно вернуть в течение трех рабочих дней после возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Несмотря на то что закон не запрещает выдавать несколько авансов, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. ИФНС и ФСС могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 ). Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно.

Заблуждение № 5. Налоговики снимут затраты по командировке, если отсутствует служебное задание и командировочное удостоверение

Чтобы списать затраты на командировку, нужны подтверждающие документы. Билеты, чеки, счета за гостиницу — эти документы подтвердят потраченные суммы.

Также многие привыкли оформлять для командированного сотрудника командировочное удостоверение и служебное задание. В командировочном удостоверении работник должен также поставить отметки принимающей стороны. Однако с 2015 года это вовсе не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Для поездок в командировку не требуется ни командировочное удостоверение, ни служебное задание (расходы по командировкам можно принять без этих документов). Работник командируется на основании приказа руководителя. А даты фактического нахождения в командировке бухгалтер может определить по проездным билетам.

Если организация по-прежнему выдает командировочные удостоверения — это не является ошибкой. Главное закрепить весь документооборот во внутренних актах компании.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е. А.

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

В 2016 году основные преобразования в части учета подотчетных средств коснулись бюджетных учреждений. В связи с принятием поправок к указанию о бюджетной классификации, утвержденному приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, изменились некоторые коды КОСГУ, вследствие чего поменялись и аналитические счета для учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм в бюджетных учреждениях см. в статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Также в 2016 году были внесены поправки в НК РФ. Теперь датой обложения НДФЛ сверхнормативно выплаченных суточных является последний день месяца, в котором работник предоставил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ранее чиновники считали датой получения дохода, подлежащего налогообложению, момент выплаты сверхнормативных средств сотруднику (письмо Минфина от 25.06.10 № 03-04-06/6-135).

Если сверхнормативные суточные были выплачены в иностранной валюте, то и пересчитывать их в рубли для определения дохода следует по курсу ЦБ РФ, действующему в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510).

Напомним, что в налоговом учете нормы суточных утверждены п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. — для заграничных поездок. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам сверх указанных норм, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками, а если конкретно, в п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, были внесены 2 важных изменения:

  • Теперь для выдачи денежных средств не обязательно заявление сотрудника – достаточно издать распорядительный документ от имени директора предприятия или ИП.
  • Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств.

Изменения базируются на указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

В остальном порядок расчетов с подотчетниками в 2017 году остался прежним. Рассмотрим его более подробно.

Алгоритм выдачи средств под отчет

Основным документом, который регулирует алгоритм выдачи подотчетных сумм сотрудникам предприятия, является указание № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного нормативного акта предусмотрена следующая последовательность действий по подотчету:

  1. Работник должен предоставить бухгалтеру (кассиру) завизированное руководителем заявление на выдачу средств под отчет в произвольной форме с указанием даты, а также данных о сумме и сроках, на который выдаются деньги. Либо выдача денег под отчет осуществляется без заявления, но на основании приказа руководителя, содержащего аналогичную информацию: срок, сумму, назначение подотчета, , а также дату и регномер документа, подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Работник в таком случае знакомится с приказом под подпись. Если в течение дня планируется выдать деньги нескольким подотчетникам, то приказ может быть для них общий – с пофамильной детализацией.
  2. Перед выдачей новой суммы подотчетнику бухгалтеру следует проверить сальдо расчетов с данным работником. Если имеется непогашенная задолженность по ранее выданным авансам, выплачивать новую сумму законодательство не запрещает. Для контроля за возвратом подотчетных сумм руководство предприятия может все же зафиксировать в Положении о расчетах с подотчетными лицами запрет на выдачу новых сумм, если у подотчетника есть задолженность перед фирмой.
  3. В срок до 3 рабочих дней после даты, утвержденной руководителем в заявлении, работник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными к нему корректно заполненными первичными документами, а неизрасходованные средства вернуть предприятию.
  4. Проверка правильности заполнения авансового отчета и соответствия приложенной к нему первички осуществляется бухгалтерией в срок, установленный локальными актами предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работнику можно выдавать под отчет любую сумму — правило 100-тысячного лимита здесь не действует. Однако если сотрудник рассчитывается с контрагентом от имени компании, то платеж наличными средствами по 1 договору не может превышать 100 000 руб.

С порядком бухгалтерского учета подотчетных сумм можно ознакомиться в публикации «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные средства на зарплатную карту сотруднику или на корпоративную карту предприятия. Однако подобный порядок перечисления подотчетных средств безопаснее утвердить в учетной политике предприятия и Положении о расчетах с подотчетными лицами. Кроме этого, бухгалтерии не помешает разработать новый бланк авансового отчета, так как стандартный предусматривает лишь обращение с денежной наличностью.

В ситуации с безналичным подотчетом работнику также необходимо предоставить утвержденное руководителем заявление с указанием всех обязательных сведений, а также реквизитов карты. Такое требование чиновники изложили в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. Либо руководитель может издать приказ о перечислении подотчетных сумм конкретному работнику на банковскую карту. При перечислении аванса в платежном поручении в поле «Назначение платежа» следует указать, что деньги подотчетные.

Минфин подтверждает, что подотчетные суммы можно перечислять на зарплатную карту работника (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Какими документами подтвердить командировочные, оплаченные картой, см. .

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

До 19.08.2017 года заявление было обязательным документом, на основании которого выдавались средства под отчет. Отсутствие такого заявления проверяющие могли посчитать нарушением кассового порядка и назначить штраф в размере до 50 тысяч руб. (ст. 15.1 КоАП). Однако судьи часто решали, что за подобные нарушения штрафные санкции не предусмотрены (постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

19.06.2017 года ЦБ РФ выпустил указание № 4416-У, которое вступило в силу спустя 2 месяца. В настоящий момент в п. 6.3 указания № 3210-У закреплено следующее: расходный кассовый ордер оформляется либо на основании распорядительного документа юрлица/ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги. При этом заявление визирует руководитель и указывает дату.

Таким образом, у фирмы есть альтернатива: либо работник пишет заявление на подотчет, а руководитель его подписывает, давая тем самым согласие на выдачу денег с кассы, либо руководитель сам издает приказ, с которым подотчетник знакомится под подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуем вам однозначно информировать работника о том, что он получает подотчетные суммы – либо путем получения заявления от работника, либо путем ознакомления с приказом руководителя о подотчете. Иначе возможна ситуация, когда, например, при перечислении подотчета на карту работник расценит такую выплату как доход и потратит не по назначению.

Образец приказа директора о подотчетных лицах вы можете скачать .

Работник потратил свои деньги — это подотчет?

Заявление также нужно получить и у работника, потратившего собственные средства на нужды фирмы. Однако оно будет иметь несколько иную формулировку, поскольку данный случай не относится к подотчету. Поскольку работодатель возмещает расходы сотрудника, последнему нужно написать заявление с просьбой о возмещении потраченных средств. Данное заявление должен утвердить руководитель компании, а также подписать соответствующий приказ.

Порядок действий при возмещении средств сотрудникам следует закрепить в локальном нормативном акте компании. К нему нужно приложить образец соответствующего отчета, который будет подтверждать произведенные расходы сотрудником.

ВАЖНО! Чтобы принять возмещаемые работнику расходы к налоговому учету, следует тщательно проверить предоставленные им первичные документы. В идеале они должны быть оформлены на компанию. В случае если первичка будет оформлена на работника, проверяющие могут посчитать действия сотрудника и предприятия сделкой купли-продажи и доначислить ему НДФЛ. Но, по мнению Минфина, подобные действия налоговиков неправомерны, поскольку сотрудник не получает экономической выгоды, а значит, отсутствует база для обложения налогом (письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *