База распределения косвенных расходов

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ КОСВЕННЫХ РАСХОДОВ

Распределение косвенных расходов является актуальной проблемой для систем калькуляционного учета с полным поглощением всех затрат. Данные о полной себестоимости используются в основном в стратегическом управлении затратами. Для формирования правильной ассортиментной, ценовой политики и принятия иных управленческих решений в операционной деятельности весьма важна максимально точная информация о полной себестоимости. При недостоверной оценке косвенных затрат в себестоимости продукции предприятие, например, может отказаться от производства высокорентабельной продукции в пользу низкорентабельной.

Распределение косвенных издержек происходит, как правило, в три этапа. Во-первых, косвенные затраты, собранные по предприятию в целом (общезаводские, общехозяйственные и другие расходы), распределяются на затраты подразделениям обслуживания (сервисные центры ответственности) и производственных подразделений. Во-вторых, косвенные издержки обслуживающих отделов разносятся на затраты производственных цехов. В-третьих, расходы цехов распределяются на себестоимость отдельных видов полуфабрикатов и продукции, изготавливаемых в этих цехах. Рассмотрим эти этапы более подробно.

Распределение общих затрат по предприятию на затраты подразделений.

Основой для распределения косвенных затрат является выбор базы (ставки) распределения. В организации может быть установлена единая база распределения или приняты дифференцированные ставки для разных видов затрат. Выбор в пользу единой базы существенно упрощает процесс распределения, но в то же время снижает достоверность оценки полной себестоимости. Единые ставки целесообразно устанавливать при низком удельном весе косвенных расходов в структуре полной себестоимости. В качестве единой базы распределения, в зависимости от особенностей процессов организации и производства (материало-, трудо-, фондоемкости и пр.), выбирают количество часов труда или заработную плату основных производственных рабочих, количество часов работы основного оборудования или сумму амортизационных отчислений по нему, а также другие ставки.

Одновременное использование нескольких баз распределения косвенных затрат (дифференцированных ставок) повышает точность оценки полной себестоимости всех видов производимой продукции, поскольку разные ресурсы имеют различные характеристики их потребления. Пример дифференцированных ставок приведен в табл. 3.1.

Распределение косвенных расходов по дифференцированным

ставкам

Таблица 3.1

№ п.п.

Статья затрат

База распределения

Арендные платежи

Занимаемая каждым подразделением площадь

Административно-управленческие расходы

Количество часов труда основных производственных рабочих

Амортизация пассивной части основных фондов

Количество часов работы основного оборудования

Коммунальные платежи

Занимаемая каждым подразделением площадь

Расходы на рекламу

Стоимость произведенной продукции

Страхование имущества

Остаточная или рыночная стоимость застрахованного имущества

Общезаводские, общехозяйственные и иные общие затраты распределяются на производственные и непроизводственные подразделения прямым методом — пропорционально выбранной базе. Пример прямого распределения арендных платежей на подразделения предприятия пропорционально занимаемой площади приведен в табл. 3.2.

Пример прямого распределения

Таблица 3.2

Отдел

Площадь,

м2

Удельный вес

Распределенная часть затрат на аренду помещений, руб.

Администрация

200/1 000 = 0,2

80 000

Склад

400/1 000 = 0,4

160 000

Цех 1

300/1 000 = 0,3

120 000

Цех 2

100/1 000 = 0,4

40 000

Всего

1 000

800/800= 1

1 000

Непроизводственные и административно-управленческие расходы в бухгалтерском учете, как правило, не распределяются, так как не входят в производственную себестоимость, в отчете о финансовых результатах отражаются отдельными строками. Однако в управленческом учете важно иметь информацию не только о производственной, но и о полной себестоимости продукции, работ и услуг. Поэтому на данном этапе аналогичным образом происходит распределение коммерческих и административно-управленческих затрат (в том случае, если они не собираются по отдельным подразделениям, например, маркетинговому отделу и администрации).

2. Распределение затрат обслуживающих отделов на затраты производственных подразделений. После решения вопроса с выбором баз и определения расходов по каждому подразделению определяют метод распределения косвенных затрат, собранных по обслуживающим отделам, на затраты производственных подразделений. Можно выделить три метода такого распределения: прямой, пошаговый и взаимный (обратный).

Метод прямого распределения косвенных затрат. В российской практике сложилась ситуация, когда подавляющее большинство хозяйствующих субъектов используют метод прямого распределения. Это самый простой и одновременно наименее достоверный способ, когда затраты обслуживающих отделов разносятся на затраты только производственных подразделений. Оказание услуг одних сервисных отделов другим обсуживающим подразделениям и самим себе игнорируется. Пример прямого распределения приведен в табл. 3.3

Таблица 3.3

Пример прямого распределения затрат обслуживающих отделов на затраты производственных подразделений пропорционально стоимости выпуска продукции

Произ-

вод-

ствен-

ный

отдел

Стоимость

выпущен

ной

продукции, руб.

Удельный

вес

выпущен

ной

продукции, долях единиц

Расходы администрации 800 000 руб.

Расходы склада 400 000 руб.

Распреде

ленные

затраты,

руб.

Цех 1

10 000 000

0,25

800 000×0,25 = 200 000

400 000×0,25 = 100 000

300 000

Цех 2

30 000 000

0,75

800 000×0,75 = 600 000

400 000×0,75 = 300 000

900 000

Всего

40 000 000

1,00

800 000

400 000

1 200 000

Метод пошагового распределения косвенных затрат. Пошаговое распределение немногим сложнее прямого, но существенно точнее позволяет распределить косвенные затраты на затраты производственных цехов. В этом методе учитывается оказание услуг одних сервисных отделов другим, но также не учитывается оказание услуг самим себе. Порядок распределения заключается в следующем. Выбирается наиболее затратный сервисный отдел, и его затраты разносятся пропорционально выбранной базе на все остальные обслуживающие и производственные подразделения. Затем из оставшихся сервисных отделов вновь выбирается самый затратный, и процедура повторяется. И так до тех пор, пока затраты всех обслуживающих подразделений не будут распределены. Поскольку результат распределения зависит от последовательности отбора сервисных отделов, то очередность распределения затрат обслуживающих подразделений может определяться руководством или методом экспертных оценок. Пример расчета приведен в табл. 3.4.

Пример пошагового распределения

Таблица 3.4

База

распре

деле

ния

Общая

сумма

Распределение затрат по подразделениям, тыс. руб.

Статья затрат

затрат,

тыс.

руб.

адми

нистра

ция

склад

цех 1

цех 2

цех 3

Всего затрат отделов

1 000

Распределение

расходов

администрации

Количество

работающих

Затраты с учетом административных расходов

1 000

Распределение расходов склада

Количество

заказов

Всего затрат, распределенных по цехам

1 000

Метод пошагового распределения целесообразно использовать, когда сервисные отделы оказывают значительный объем услуг друг другу.

Метод взаимного (обратного) распределения косвенных затрат. Метод взаимного распределения является наиболее точным, но редко применяется на практике ввиду сложности. Он основан на составлении и решении системы линейных уравнений, отражающих затраты на оказание услуг обслуживающими подразделениями другим отделам и самим себе. В систему входит столько линейных уравнений, сколько подразделений (производственных и непроизводственных) выделено на предприятии. Для составления системы нужно иметь статистическую информацию о затратах и объемах оказания услуг подразделениями за ряд прошлых периодов. При отсутствии такой информации может быть использован метод экспертных оценок. Метод целесообразно использовать, когда на предприятии выделено ограниченное количество подразделений (не более семи — десяти), а объем услуг, оказываемых одними сервисными центрами другим и самим себе, значителен.

3. Распределение косвенных затрат производственных подразделений на себестоимость конкретных видов продукции. В условиях, когда в одном цехе производится один вид продукции, третий этап распределения косвенных расходов исключается. В условиях многопродуктового производства на себестоимость конкретных видов продукции относятся непосредственно прямые затраты, а косвенные, собранные по цеху, распределяются прямым методом — пропорционально выбранной базе. Здесь в качестве базы распределения может быть выбрана зарплата основных производственных рабочих, затраты на основные материалы, сумма прямых затрат, количество или стоимость валовой продукции или др.

>Нет базы распределения прямых расходов!!!

Нет базы распределения прямых расходов!!!

В.Д. Ильюков, www.btr-k.ru

Порою после месяца приятной работы с программой «1С:Бухгалтерия 8» некоторые пользователи при проведении документа «Закрытие месяца» получают сообщение «Нет базы распределения прямых расходов».

Для опытного пользователя это сообщение не вызывает никаких проблем. Оно лишь является сигналом к исправлению обнаруженной ошибки. Совсем другое дело новичок. Вроде бы все в этом сообщении написано по-русски, русскими словами. Однако сналету идентифицировать ошибку, вызвавшее это сообщение, не всегда получается. Надо знать и понимать, что стоит за этим сообщением.
В этой статье подробно рассмотрены причины появления подобных служебных сообщений, способы их поиска и устранения. В ней активно используется такое понятие, как «номенклатурная группа». Подробно о нем можно прочитать . В конце статьи приводятся рекомендации, позволяющие свести к минимуму вероятность появления подобных сообщений. А пока давайте разберемся со смыслом и назначение каждой строчки этого сообщения.

  • Проведение документа: Закрытие месяца ТДК00002 от 31.032010. Эта строка просто информирует нас о том, каким документом сформировано данное служебное сообщение.
  • Нет базы распределения прямых расходов. Раскрытию смысла этого сообщения целиком посвящена данная статья.
  • Счет учета и две следующие за ним строки. Это уже подсказка для нас. Она указывает на счет затрат, который вызвал проблемы при закрытии месяца. Две следующих строчки уточняют субконто, по которым в программе возникли проблемы. Так, приведенный пример показывает, что при списании затрат на счет 20.01 в подразделение «Цех» не бала указана номенклатурная группа.
  • База распределения: плановая себестоимость продукции. В программе «1С Бухгалтерия 8» учет продукции ведется только в плановых ценах. В этом можно убедиться, открыв учетную политику организации на закладке «Производство» раздел «Счета 20, 23». Поэтому для счетов 20 и 23 эта строка всегда остается неизменной. А вот для оказания услуг сторонним организациям в качестве базы распределения можно указать плановую себестоимость выпуска или выручку.
  • Порядок переделов. Если в организации применяется многопередельное производство, то для правильного расчета фактической себестоимости продукции важно правильно задать последовательность переделов. В программе «1С Бухгалтерия 8» порядок переделов можно задать вручную документом «Установка порядка подразделений для закрытия счетов». Или настроить программу на автоматическое формирование последовательности переделов.

Перейдем к анализу сообщения.

Нет базы распределения прямых расходов

Сообщение очень лаконичное. Естественно, что не все новички, впервые столкнувшиеся с подобными сообщениями, понимают, о чем идет речь. Они пытаются как-то додумать сложившуюся ситуацию и благополучно заходят в тупик. Об этом косвенно свидетельствуют многочисленные обращения по разрешению этого вопроса на любом форуме, посвященном работе с программами 1С. Вопросы, которые задает себе такой пользователь приблизительно такие.

  • Что значить распределить прямые затраты? Между чем или между какими объектами их надо распределить?
  • Зачем вообще распределять прямые расходы? Насколько мне известно, распределению подлежат общепроизводственные и общехозяйственные расходы!
  • Что значить нет базы? Ведь чуть ниже ясно написано «База распределения: плановая себестоимость продукции».
  • Где и, как задать базу прямых расходов?
  • А может быть вместо плановой себестоимости надо задать какую-то другую базу?
  • И т.д.

Самое печальное то, если ни на один из вопросов ответ не находится. В результате возникает соблазн оставить так, как есть. На это провоцирует два обстоятельства.

  • Во-первых, документ «Закрытие месяца», не смотря на выданное им сообщение, благополучно проводится.
  • Во-вторых, сообщение имеет статус предупреждения. Об этом свидетельствуют два красных восклицательных знака.

Сразу отметим. ЭТОГО ДЕЛАТЬ НЕЛЬЗЯ! Если программа сообщила, что «Нет базы распределения прямых расходов», значить при закрытии месяца она не смогла правильно рассчитать фактическую себестоимость продукции.
Для тех, кто хочет сэкономить время, сразу перечислим причины, когда документ «Закрытие месяца» предупреждает о том, что «Нет базы распределения прямых расходов».

  • При списании затрат на счета производственных затрат, по которым учет ведется в разрезе субконто «Номенклатурные группы» не указана номенклатурная группа.
  • При списании затрат на счета производственных затрат, по которым учет ведется в разрезе субконто «Подразделения» не указано подразделение.
  • На счет производственных затрат затраты списывались на одну номенклатурную группу (например, Столы), а выпуск продукции произвели с другой номенклатурной группы (например, Стулья).
  • В текущем месяце не было выпуска продукции по одной из номенклатурных групп. Выпуск продукции регистрируется документом «Отчет производства за смену».

А теперь разберемся, почему документу «Закрытие месяца» не нравятся перечисленные ситуации. Откройте План счетов и убедитесь, что на некоторых счетах по учету затрат на производство, аналитический учет ведется по трем уровням аналитики.
20.01 «Основное производство».

  • Субконто «Подразделения».
  • Субконто «Номенклатурные группы».
  • Субконто «(об) Статьи затрат».

23 «Вспомогательные производства».

  • Субконто «Подразделения».
  • Субконто «Номенклатурные группы».
  • Субконто «(об) Статьи затрат».

28 «Брак в производстве».

  • Субконто «Подразделения».
  • Субконто «Номенклатурные группы».
  • Субконто «(об) Статьи затрат».

29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

  • Субконто «Подразделения».
  • Субконто «Номенклатурные группы».
  • Субконто «(об) Статьи затрат».

Это означает, что затраты на производство надо списывать, указывая не только подразделение, где потребляется данная затрата, но и номенклатурную группу, на которую списывается данная затрата. Это понятно. Тем не менее, часто субконто «Подразделение» или «Номенклатурная группа» не заполняются.
Это происходит потому, что типовая конфигурация при списании затрат на производство позволяет не указывать подразделение, номенклатурную групп и статью затрат. То есть в соответствующих документах эти реквизиты являются не обязательными. А раз они не обязательны, то пользователь по ошибке, по недосмотру может их не заполнить.
Прежде, чем анализировать действия программы, давайте посмотрим, как поступили бы мы с ручкой в руках и листком бумаги для расчета фактической себестоимости выпущенной продукции. Для этого рассмотрим пример без относительно к программе «1С:Бухгалтерия 8».
Наша организация выпускает два вида номенклатуры: «Столы» и «Стулья». По терминологии 1С это номенклатурные группы. В рамках одной номенклатурной группы могут выпускаться изделия разных модификаций или моделей. Предположим, что на счет 20 «Основное производство», в подразделение «Цех» на номенклатурную группу «Стулья» было списано разных затрат в общей сумме 12000 рублей. Фактически в плановых ценах было выпущено продукции.

  • Стул-А. 5 шт. по 1000 рублей. Итого 5000 рублей.
  • Стул-Б. 3 шт. по 900 рублей. Итого 2700 рублей.
  • Стул-В. 2 шт. по 1200 рублей. Итого 2400 рублей.

Общая плановая себестоимость выпущенной продукции составила 10100 рублей (5*1000+3*900+2*1200). Фактическую себестоимость для каждой модели стула можно рассчитать по следующей формуле.

Фактические затраты. Это все затраты, списанные в подразделение «Цех» на номенклатурную группу «Стулья» за минусом остатков незавершенного производства (НЗП) в данном подразделении по данной номенклатурной группе. Если в нашем примере считать, что остатки НЗП равны 1000 рублей, то фактические затраты составят 11000 рублей (12000-1000). Эти затраты необходимо как-то распределить по выпущенным изделиям. То есть сформировать их фактическую себестоимость.
Плановая себестоимость. Это плановая себестоимость конкретного изделия, входящего в данную номенклатурную группу. Например, себестоимость Стула-А или Стула-Б или Стула-В.
База распределения прямых расходов. Представляется, что эту величину более точно можно было бы назвать, как «База ДЛЯ распределения прямых расходов». То есть прямые расходы (фактические затраты) надо распределить по выпущенным изделиям относительно какой-то базы распределения. В типовой конфигурации такой базой является суммарная плановая себестоимость всех выпущенных моделей стульев, из подразделения «Цех» в рамках номенклатурной группы «Стулья». В нашем примере она равняется 10100 рублей (5*1000+3*900+2*1200).
Теперь легко подсчитать фактическую себестоимость выпущенных изделий.

Из этого примера становится понятным смысл фразы «Распределить прямые затраты». Прямые затраты списываются не на каждое отдельное взятое изделие Стул-А или Стул-Б, а на номенклатурную группу «Стулья». По завершению производственного цикла надо распределить эти затраты по изделиям выпущенным в рамках данной номенклатурной группы. Иначе говоря, надо определить фактическую производственную себестоимость изделий.
Для нас эта задачка оказалась простой. А вот, чтобы понять, какие затруднения испытывает документ «Закрытие месяца», надо хотя бы в первом приближении понять логику формирования прямых затрат и алгоритм расчета фактической себестоимости. Напомним, что прямые затраты в программе «1С:Бухгалтерия 8» формируются разными документами.

  • Документ «Требование-накладная». Предназначен для списания материалов или полуфабрикатов в производство.
  • Документ «Передача материалов в эксплуатацию». Предназначен для ввода в эксплуатацию спецодежды, специнвентаря и хозяйственного инвентаря.
  • Документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Предназначен для списания затрат на оплату труда.

Есть и другие документы. Их рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Нам важно знать, что при использовании любого из этих документов мы должны указать счет затрат. Если в качестве счета затрат выбрать счет 20, 23, 28 или 29, то надо обязательно заполнить субконто у этих счетов: «Подразделение», «Номенклатурная группа» и «Статья затрат».
Перечисленные выше документы формируют прямые затраты на производство в разрезе подразделений и номенклатурных групп. Поэтому, если какая-то затрата по нашей вине не попала ни в одно из подразделений и ни в одну из номенклатурных групп, то она не сможет участвовать в формировании фактической себестоимости готовой продукции. А раз так, то в конечном итоге фактическая себестоимость готовой продукции будет рассчитана программой не верно.
Объяснить это можно тем, что программа не знает, что делать с «Бесхозной затратой». Представьте себе, что в общем случае в организации может быть несколько производственных подразделений и несколько номенклатурных групп. Куда какую затрату списывать известно только нам. Программа за нас эту задачу решать не может. Она лишь констатирует в служебном сообщении факт наличия «Бесхозной затраты» и выполняет расчет фактической себестоимости без ее участия. Из этого следует правило, которому надо неукоснительно придерживаться.
По дебету используемых в организации счетов 20, 23, 28 или 29 обязательно надо заполнять значения для всех видов субконто: Подразделение, Номенклатурная группа и Статья затрат.
Если не указать субконто Подразделение или Номенклатурная группа, то при закрытии месяца получим сообщение «Нет базы распределения прямых расходов». Но это лишь одна сторона вопроса. Другая связана с выпуском готовой продукции. Понятно, что говорить о фактической себестоимости можно говорить только после того, когда изделие будет произведено. Выпуск готовых изделий регистрируется документом «Отчет производства за смену».
Этот документ не рассчитывает фактическую себестоимость. Он готовит данные для ее расчета. Кроме записей на счетах бухгалтерского и налогового учета он создает записи в регистрах накопления. Это регистры накопления «Выпуск продукции и услуг в плановых ценах (бухгалтерский учет)» и «Выпуск продукции и услуг в плановых ценах (налоговый учет)».

Как же происходит расчет фактической себестоимости. С этой целью в конце месяца документ «Закрытие месяца» выполняет следующие операции.

  • Пустые субконто. Проверяет, чтобы на используемых счетах затрат списанные затраты относились к определенным подразделениям и номенклатурным группам. Если найдется хотя бы одна затрата, не удовлетворяющая этим условиям появится сообщение «Нет базы распределения прямых расходов».
  • Наличие выпусков. Документ анализирует записи в регистрах накопления «Выпуск продукции и услуг в плановых ценах». Если затраты зафиксированы в данном подразделении, по данной номенклатурной группе, но не было выпуска из этого подразделения по данной номенклатурной группе и в тоже время в информационной базе не зарегистрированы остатки незавершенного производства, то документ сформирует сообщение «Нет базы распределения прямых расходов». Помните? База распределения — это общая плановая себестоимость выпущенных изделий. Вот и получается затраты есть, а выпуска нет. Значить куда пошли затраты? Непонятно. Вот об этом нам документ и сообщает: «Нет базы распределения прямых расходов». Если быть более точным, то база есть, но она не полная. А, что делать с такой базой документ не знает
  • Расчет. Если на первых двух этапах все прошло гладко, то документу из записей регистров накопления «Выпуск продукции и услуг в плановых ценах» становится известной общая плановая себестоимость готовой продукции. То есть база относительно, которой следует распределить прямые затраты. И документ благополучно распределяет ее. То есть рассчитывает фактическую себестоимость изделий.

Второе правило, которому следует неукоснительно следовать.
Если в производстве реально произведен выпуск продукции, то этот факт надо обязательно отразить документом «Отчет производства за смену».
Разумеется, если в течение месяца ни одного изделия не было произведено, то перед закрытием месяца необходимо ввести документ «Инвентаризация незавершенного производства». В нем необходимо указать остатки НЗП в данном подразделении, на данном счете по данной номенклатурной группе. Если этого не сделать, то при закрытии месяца снова получим сообщение «Нет базы распределения прямых расходов». Отсюда третье правило.
Если производство имеет длительный цикл (более одного месяца), то перед закрытием месяца надо обязательно вводить документ «Инвентаризация незавершенного производства».
Продемонстрируем сказанное на примере.
Наша организация производит две номенклатурные группы изделий: «Столы» и «Стулья». В рамках номенклатурной группы «Столы» выпускаются изделия Стол-А и Стол-Б. А в рамках номенклатурной группы «Стулья» выпускаются изделия Стул-А и Стул-Б.
Прежде всего, в справочнике «Номенклатура» в папке «Производство» опишем изделия Стол-А, Стол-Б, Стул-А и Стул-Б. Кроме этого в справочнике «Номенклатурные группы» надо создать две номенклатурные группы: «Столы» и «Стулья».
В документах «Отчет производства за смену» надо обязательно заполнять графу «Номенклатурная группа затрат». При большой номенклатуре изделий вручную указывать эту группу накладно по двум причинам. Во-первых, это неудобно. Во-вторых, можно ошибиться и указать не ту группу. К счастью эту графу документ может заполнять автоматически.
Для этого необходимо в номенклатурную группу «Столы» отнести изделия Стол-А и Стол-Б. А изделия Стул-А и Стул-Б прописать в номенклатурной группе «Стулья». Теперь в документе «Отчет производства за смену» после выбора изделия, например, Стул-А, графа «Номенклатурная группа затрат» автоматически заполнится значением «Стулья».
Целесообразно также, чтобы в документе «Отчет производства за смену» автоматически устанавливалось значение плановой цены для выпускаемого изделия. Для этого в справочнике «Типы цен» создайте тип цены, который будет выполнять функцию плановой себестоимости. Пусть она так и называется — «Плановая». После этого документом «Установка цен номенклатуры» фиксируем плановую себестоимость наших изделий.

В период производственного цикла затраты на производство обычно носят разный характер и списываются разными документами. Для иллюстрации нашего примера вполне можно ограничиться документом «Требование-накладная». Спишем этим документом две доски на производство одного стула.

Почему одного стула? Да просто потому, что мы сейчас не желаем заморачиваться с остатками незавершенного производства. А стоимость двух досок равняется плановой себестоимости изделия Стол-А. Другие затраты для простоты не учитываем. На закладке «Счет затрат» указываем счет 20.01 и заполняем его аналитические разрезы, как на рисунке.

В бухгалтерском и налоговом учете документ сделает проводки, как на рисунке. Обратите внимание на то, что все субконто на счете 20.01 заполнены значениями: Цех, Столы и Материальные расходы.

Другим документом «Требование-накладная» спишем еще одну доску на изготовления изделия Стул-А. Ее себестоимость равняется плановой себестоимости изделия. Намеренно ошибемся: на закладке «Счета затрат» оставим пустым не заполненным реквизит «Номенклатурная группа». В этом случае документ сформирует следующие проводки.

Красным прямоугольником показано, что субконто «Номенклатурная группа» не заполнено.

По истечении некоторого времени из цеха поступила информация о том, что произошел выпуск изделий Стол-А и Стул-А. Этот факт необходимо отразить документом «Отчет производства за смены».

При заполнении графы «Продукция» остальные графы (кроме «Количества») заполняются автоматически. Конечно, при условии, если сделаны выше описанные настройки. В противном случае придется их заполнять вручную. А это чревато ошибками. Мы рассматриваем вариант ведения производственного учета без использования счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». Поэтому документ создаст следующие проводки.

Напомним, что в нашем примере списано затрат на суммы равные плановой себестоимости выпущенных изделий. Поэтому регистрировать документ «Инвентаризация незавершенного производства» с нулевыми суммами нет необходимости.

Чтобы получить интересующий нас результат в документе «Закрытие месяца» достаточно активизировать только действие «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 и корректировка себестоимости выпуска», как на рисунке.

А вот и запланированный нами результат проведения документа!

Конечно, мы сами смоделировали эту ситуацию и причина нам ясно. А, если у нас это вышло случайно, то придется разбираться.

  • Первое. Документ сообщил, что он не смог оценить величину базы для распределения прямых расходов.
  • Второе. В качестве наводки документ сообщил, что на счете 20.01 не указано второе субконто. То есть номенклатурная группа. В нашем случае это «Столы» или «Стулья».
  • Третье. Остальные строки чисто информационные.

Так как возникшая проблема связана со счетом 20.01, об этом прямо говорится в предупредительном сообщении, то надо проанализировать подходящий отчет. Воспользуемся отчетом «Анализ счета» 20.01. Предварительно в настройках надо выполнить детализацию по подразделениям и номенклатурным группам, как на рисунке.

После этого отчет сформирует следующие данные.

Наша организация выпускает продукцию по двум номенклатурным группам. Однако в отчете видим детализацию только по номенклатурной группе «Столы». По этой группе в подразделении «Цех» есть дебетовый оборот по счету 20 (это списание материалов в производство) и кредитовый оборот (это выпуск продукции в дебет счета 43).
А вот операций по номенклатурной группе «Стулья» в отчете не видать. Есть, правда, списание материалов с кредита счета 10. Но в пустую номенклатурную группу. С другой стороны мы точно помним, что документом «Отчет производства за смену» мы отразили факт выпуска изделия «Стул-А». Почему же этот факт ни как не отражен в отчете. Потому что отчет сформирован после проведения документа «Закрытие месяца». Если отменить проведение этого документа и снова сформировать отчет «Анализ счета», то получим следующий результат.

Здесь уже более наглядно видна наша ошибка. Мы выпустили изделие «Стул-А» из номенклатурной группы «Стулья», на которую не относили никакие затраты. В результате по этой группе образовался отрицательный остаток в размере -500 рублей.
Если в информационной базе достаточно много документов, то искать тот документ, в котором допущена ошибка путем тотальной проверки — не благодарное занятие. Лучше воспользоваться отчетом «Карточка счета» 20.01.

Прежде всего, обратим внимание на угловые скобки: <…>. Ими в отчете обозначают пустые субконто. То есть субконто, которому не присвоено значение. Анализируя этот отчет, замечаем, что в документе «Требование-накладная» № ТДК00000002 от 14.03.2010 субконто «Номенклатурные группы» не заполнено. Проще всего исправить эту ошибку можно следующим образом. Дважды кликните мышкой по любой ячейке в строке с информацией об этом документе. Откроется документ «Требование-накладная» № ТДК00000002 от 14.03.2010.
Заполните в нем реквизит «Номенклатурные группы» значением «Стулья» и заново проведите. Рекомендуется заново провести и всю последующую цепочку документов. После такого исправление документ «Закрытие месяца» будет проведен без всяких предупредительных сообщений. В правильности наших действий убедимся, заново сформировав отчет «Анализ счета» 20.01 с детализацией по подразделениям и номенклатурным группам

Теперь в колонке «В дебет счетов» отражаются правильные значения фактических затрат в подразделении «Цех» на номенклатурные группы «Столы» и «Стулья». Кроме того мы видим, что на счете 20.01 «Основное производство» отсутствуют остатки. Так и должно быть по условиям нашего примера.
Аналогичная ситуация возникает и в тех случаях, когда по каким то причинам при списании затрат не было указано подразделение. В этом случае программа также не сможет отнести эти затраты на производство продукции.
А что будет, если в документе «Требование-накладная» не заполнить реквизит «Статья затрат». Это третье субконто счета 20.01 «Основное производство»? Рассуждая по аналогии (кстати хороший пример, что такой подход не всегда правилен) можно предположить, что программа снова сообщит, что «Нет базы распределения прямых затрат» и ошибемся.
Никаких сообщений программа не сделает. Фактическая себестоимость будет рассчитана правильно. Тем не менее, так делать тоже не хорошо. Мы лишим себя возможности анализировать в отчетах структуру затрат на производство.
Допустим, что по ошибке изделие «Стул-А» выпущен по номенклатурной группе «Столы», а выпуск столов не был вообще зарегистрирован. Легко догадаться, что документ «Закрытие месяца» сообщит, что «Нет базы распределения прямых затрат». Этот пример сводится к описанному выше примеру.
Но возможна более серьезная ошибка. Везде, где требуется, мы указали подразделения и номенклатурные группы. Были зарегистрированы выпуски столов и стульев. Но по ошибке однажды изделие «Стол-Б» было выпущено по номенклатурной группе «Стулья». В этом случае программа ругаться не станет. Подразделения, заполнены, номенклатурные группы заполнены. Выпуски готовой продукции имеются. Формально все верно.
А не формально? Столы и стулья имеют различную плановую себестоимость. Поэтому при расчете фактической себестоимости стульев будет использоваться плановая себестоимость столов и наоборот. Ну, дальше все понятно: фактическая себестоимость выпущенных изделий окажется не правильной.

Выводы

Любые выводы легко запомнить, если представлять себе алгоритм расчета фактической себестоимости хотя бы в принципе. А основной принцип расчета фактической себестоимости готовой продукции следующий.
Фактическая себестоимость готовой продукции формируется в разрезе подразделений и номенклатурных групп. Поэтому, если для какого-то изделия нет сведений о том, в каком подразделении оно производилось и в рамках какой номенклатурной группы, то программа сообщит, что «Нет базы распределения прямых расходов». Если затраты были, но не было выпуска, программа также сообщит, что «Нет базы распределения прямых расходов».
А теперь о некоторых практических рекомендациях.

  1. Рассмотренные примеры относятся не только к счету 20.01 «Основное производство». Они относятся ко всем счетам, на которых ведется учет производственных затрат в разрезе субконто «Подразделения», «Номенклатурные группы» и «Статьи затрат». Это счет 20, 23, 28 и 29.
  2. При списании любых затрат на производство обязательно указывайте соответствующее подразделение, номенклатурную группу и статью затрат.
  3. Все изделия, выпускаемые организацией, обязательно распределите по соответствующим номенклатурным группам. В этом случае при выпуске того или иного изделия соответствующая номенклатурная группа в документе «Отчет производства за смену» будет устанавливаться автоматически.
  4. По мере выпуска изделий из производства обязательно регистрируйте эти факты документами «Отчет производства за смену». Если выпуск какого-то изделия отсутствовал, а затраты на его производство списывались, то обязательно до закрытия месяца сформируйте документ «Инвентаризация незавершенного производства».
  5. Перед оформлением документа «Закрытие месяца» проверьте наличе пустых значений субконто на счетах учета затрат на производство. Для этого можно воспользоваться отчетом «Карточка счета». Не заполненные субконто отображаются угловыми скобками: <…>.

Финансы и кредит / Бухгалтерский управленческий учет / 4.3 Методика распределения косвенных расходов

В каждой организации проблемой является распределение затрат:

· по периодам;

· по подразделениям;

· по объектам калькулирования себестоимости (продукции или услугам);

· по центрам ответственности (между центрами ответственности);

· между основной и сопутствующей продукцией (в комплексных производствах).

Распределение и перераспределение затрат – это трудоемкие расчеты, часто связанные с высокой степенью условности.

При этом наблюдается зависимость: более высокая точность расчетов требует применения более затратной технологии.

Основными причинами косвенного распределения и перераспределения затрат являются:

1) необходимость распределения затрат в ходе материального потока;

2) распределение затрат по основной и побочной продукции в комплексных производствах, например, в нефтепереработке;

3) распределение общехозяйственных расходов между затратами на продукт и затратами на период;

4) распределение затрат по центрам ответственности и по центрам затрат на контролируемые и неконтролируемые.

Основной целью распределения затрат в финансовом учете является исчисление прибыли и стоимости активов; в налоговом учете – исчисление налогооблагаемой базы; в управленческом учете – подготовка релевантной информации для принятия управленческих решений, мотивации, уточнения нормативов.

При выборе методов распределения затрат необходимо учитывать два критерия:

1) причинно-следственный, то есть должна быть ясна связь объекта с относимыми на него затратами. Например, транспортно-заготовительные расходы распределяются по подразделениям и объектам калькулирования пропорционально плановой стоимости отпущенных по данным направлениям материалов;

2) справедливого влияния на результаты деятельности. Например: расходы связанные с продвижением брендов, должны быть отнесены на продукт с большим объемом продаж; рентабельное подразделение имеет большую возможность покрыть корпоративные затраты по заработной плате менеджеров.

Распределение косвенных затрат производится поэтапно:

1) выбирается калькуляционная система, в которой будут распределяться затраты: традиционная с одноступенчатым распределением затрат или «АВ-костинг» с многоступенчатым распределением затрат;

2) выбираются группы распределяемых затрат. Например: общепроизводственные расходы – в разрезе подразделений; общехозяйственные расходы, затраты вспомогательных производств – в разрезе видов продукции, работ, услуг;

3) организуется учет на счетах или внесистемный сбор затрат в разрезе выбранных групп;

4) выбираются итоговые и промежуточные объекты учета затрат. Промежуточные объекты связаны с многоэтапностью процесса перераспределения затрат. Если конечным объектом калькулирования могут быть виды продукции, то промежуточными – переделы, продукция, работы, услуги вспомогательного производства, операции;

5) определяется база распределения, на основе которой можно связать группу затрат с объектом учета затрат, и происходит распределение косвенных затрат по выбранным объектам.

Существует два основных метода определения себестоимости отдельных видов продукции:

1) на основе общезаводской базы распределения производственных косвенных расходов (plant – wide overhead application base);

2) на основе распределения производственных косвенных расходов на уровне подразделений (department – wide overhead application base).

Метод исчисления себестоимости по видам продукции на основе общезаводской базы распределения производственных косвенных расходов заключается в том, что производственные косвенные расходы предприятия учитываются на одном синтетическом счете, и в конце учетного периода проводится их распределение по видам продукции на основе единой базы распределения (общие прямые затраты, прямые материальные затраты, часы работы оборудования).

Преимуществом этого метода являются его простота и нетрудоемкость. Главный же его недостаток состоит в том, что он ведет к серьезным искажениям при определении реальной себестоимости различных видов продукции.

Например, на предприятии выпускается два вида продукции – А и Б. При этом изделие А выпускается на основе машинной технологии, а изделие Б – на основе ручного труда. Тогда при применении базы распределения «Прямые затраты труда» себестоимость первого вида продукции будет занижена, второго – завышена, а при применении базы распределения «Часы работы оборудования» – наоборот.

Метод распределения производственных косвенных расходов на уровне подразделений более трудоемкий, однако по сравнению с предыдущим методом дает более точную оценку себестоимости отдельных видов продукции. При использовании данного метода производственные косвенные расходы учитываются на уровне подразделений с открытием отдельных субсчетов для каждого из них.

В конце учетного периода распределение производственных косвенных расходов по видами продукции производится для каждого субсчета отдельно. При этом каждому субсчету соответствует своя база распределения, отражающая специфику технологического процесса подразделения. Так, производственные косвенные расходы автоматизированного цеха могут распределяться по видам производимой продукции согласно часам работы оборудования, а производственные косвенные расходы цеха ручной сборки – согласно прямым затратам труда.

Выбор той или иной базы распределения обусловливается функциональной спецификой работы предприятия (при использовании общезаводской базы распределения) или его отдельных служб (при учете производственных косвенных расходов на уровне подразделений). При этом основным критерием выбора базы распределения является сочетание различных видов ресурсов в той или иной технологической линии.

Технологические процессы отдельных подразделений, цехов предприятия различаются по степени:

· трудоемкости;

· капиталоемкости;

· материалоемкости.

Если деятельность подразделения является трудоемкой, то общепроизводственные расходы этого подразделения следует распределять по видам продукции, взяв за основу показатели, связанные с потреблением трудовых ресурсов. В качестве базы распределения производственных косвенных расходов данного подразделения можно использовать:

· фактические затраты труда;

· нормативные (плановые) прямые затраты труда;

· количество персонала, задействованного в том или ином технологическом процессе.

Если деятельность подразделения является капиталоемкой, то общепроизводственные расходы этого подразделения можно распределять по видам продукции, взяв за основу показатели, связанные с использованием основных средств.

Здесь в качестве базы распределения производственных косвенных расходов могут применяться:

· амортизационные отчисления по видам продукции;

· плановые (нормативные) часы работы оборудования;

· фактические часы работы оборудования;

· остаточная стоимость основных средств, задействованных в том или ином технологическом процессе.

Если деятельность подразделения является материалоемкой, то за базу распределения можно принять:

· фактически прямые затраты сырья и материалов;

· плановые (нормативные) прямые затраты сырья и материалов.

Если нельзя четко определить, какой является деятельность подразделения (трудоемкой, капиталоемкой или материалоемкой), то можно использовать комбинированные базы распределения, рассчитываемые на основе двух или более видов ресурсов:

· полные прямые материальные затраты (текущие материальные затраты плюс амортизация) – при большом удельном весе используемых сырья, материалов и основных средств;

· добавленная стоимость (амортизация плюс прямые затраты труда) – при большом удельном весе трудовых ресурсов и капитала (основных средств);

· затраты труда плюс текущие материальные затраты – при большом удельном весе сырья, материалов и ручного труда;

· полные прямые затраты – в отсутствие приоритета какого-либо вида ресурсов.

Базы распределения могут существовать и для функциональных служб предприятия (аппарата управления). В этом случае они характеризуют, как правило, количественный аспект одной из основных функций, выполняемых службой аппарата управления.

Так, основными базами распределения могут быть:

· для службы диспетчеризации – тонно-километраж перевозимой готовой продукции;

· для складского хозяйства – нормативные затраты на единицу хранения в день, умноженные на средний остаток на складе, либо кубометраж хранения единицы готовой продукции;

· для отдела отгрузки – количество договоров по отгрузке готовой продукции.

Дополнительными базами распределения служат те финансовые показатели, которые автоматически рассчитываются в процессе хозяйственной деятельности предприятия.

Их расчет не требует каких бы то ни было дополнительных издержек. К таким показателям относятся:

· объем выпуска;

· объем продаж;

· себестоимость реализации;

· себестоимость выпуска;

· себестоимость закупки сырья и материалов;

· маржинальный доход;

· среднесписочная численность персонала.

Объем продаж является дополнительной базой распределения для тех подразделений, чья деятельность направлена на стимулирование сбыта. Это может быть, например, отдел маркетинга или отдел сбыта.

Себестоимость реализации и себестоимость выпуска могут применяться в качестве дополнительной базы распределения для тех подразделений, деятельность кото

рых охватывает значительную часть финансового цикла и большинство видов выпускаемой продукции и технологических процессов. На уровне производственных подразделений предприятия это сборочный цех, отдел технического контроля, автотранспортная служба, а на уровне служб управления – финансовый и юридический отделы, отдел обработки информации.

Себестоимость закупок сырья, материалов и комплектующих является дополнительной базой распределения для тех подразделений, чьи функции и полезное действие направлены на «входящие» финансовые и материальные потоки (служба диспетчеризации, служба материально-технического снабжения).

Базы распределения, используемые в системах калькулирования себестоимости пяти стран мира, приведены в табл. 4.1.

Таблица 4.1 – Базы распределения общепроизводственных расходов

База распределения

Количество предприятий, использующих эту базу, %

США

Австралия

Ирландия

Япония

Великобритания

Затраты труда производственных рабочих, чел.-ч.

Затраты труда производственных рабочих, ден. ед.

Количество времени, отработанное оборудованием, машино-ч.

Затраты основных материалов, ден. ед.

Объем выпущенной продукции, натур. ед.

Себестоимость продукции, ден. ед.

Другие

Следует отметить, что точное определение себестоимости выпуска и реализации по отдельным видам продукции на основе выбора правильного подхода к распределению производственных косвенных расходов позволяет получать достоверную информацию о том, насколько на самом деле производство той или иной продукции выгодно для предприятия, какова ее рентабельность и соответственно какой уровень отпускной цены является наиболее оправданным. Пренебрежение вопросами внедрения эффективных систем распределения производственных косвенных расходов нередко приводит к тому, что возникают существенные диспропорции в производственной программе, структуре продаж и ценовой политике предприятия, а это, в свою очередь, влечет за собой ухудшение финансовых результатов деятельности предприятия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *