Бухгалтерский учет литература

Т.М. ПАНЧЕНКО, аудитор Аудиторской фирмы «АУДИТ А»

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 книги и брошюры, периодические издания входят в состав основных фондов. Согласно Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н, приобретенная деловая (справочная, техническая, периодические издания и пр.) литература принимается к бухгалтерскому учету в составе объектов основных средств, так как она удовлетворяет всем условиям, перечисленным в п.4 ПБУ 6/01 (используется в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации; используется в течение длительного времени продолжительностью свыше 12 месяцев; организацией не предполагается последующая перепродажа данной литературы; способна приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем).

В соответствии с п.п.7, 8 ПБУ 6/01 объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которой при приобретении объектов за плату признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Согласно ПБУ 6/01 объекты основных средств стоимостью не более 10000 руб. за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей. А п.18 ПБУ 6/01 приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешает списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.

В целях обеспечения сохранности деловой литературы в производстве или при эксплуатации в организации должен вестись надлежащий контроль за ее движением.

Дебет 08, субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств» Кредит 60 – отражены фактические затраты по приобретению деловой литературы;

В момент принятия деловой (справочной, технической и пр.) литературы к бухгалтерскому учету делается запись:

Дебет 01 Кредит 08-4, субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств» – деловая литература принята на учет в составе основных средств в сумме фактических затрат на ее приобретение (сформирована первоначальная стоимость).

Приходуя каждое печатное издание, организации должна оформлять один экземпляр акта о приеме-передаче объектов основных средств по форме № ОС-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

С целью снижения трудоемкости учетных работ допускается также оформление передачи деловой литературы по акту о приеме-передаче объектов основных средств (форма № ОС-1б) одновременно на несколько печатных изданий (брошюр) с перечислением каждой брошюры в соответствующих графах и строках акта. Кроме того, необходимо вести инвентарные карточки учета объектов основных средств по форме № ОС-6.

Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС по приобретенному объекту основных средств.

Сумму НДС, предъявленную поставщиком при приобретении деловой литературы организация согласно пп.1 п.2 ст.171 и п.1 ст.172 НК РФ имеет право принять к вычету при наличии счета — фактуры и документов, подтверждающих фактическую оплату поставщику, после принятия на учет деловой литературы как объекта основных средств:

Дебет 68 Кредит 19 – сумма НДС по приобретенной деловой литературе предъявлен к вычету из бюджета.

При отпуске в эксплуатацию в учете делается запись:

Дебет 26,20,44 и др. Кредит 01 — деловая литература передана в эксплуатацию.

После списания стоимости деловой литературы организация продолжает учитывать деловую литературу по нулевой стоимости до момента ее выбытия, тем самым обеспечивая контроль за ее движением.

Если в учетной политике для целей бухгалтерского учета организация установила, что срок полезного использования приобретаемой деловой литературы — менее 12 месяцев, в этом случае приобретаемые экземпляры не будут учитываться в составе объектов основных средств. В момент поступления печатных изданий и принятия их к бухгалтерскому учету делается запись по дебету счета 10, субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Списание стоимости полученного и передаваемого в производство экземпляра осуществляется с кредита счета 10-9 в корреспонденции со счетом учета соответствующих затрат (если издание используется в производственных целях).

Пример.

Организация приобрела справочную литературу производственного характера на сумму 880 руб., в том числе НДС 80 руб. Согласно учетной политике организации срок полезного использования приобретаемых книг составляет 10 месяцев.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 10-9 Кредит 60 – 800 руб. — принятие к учету поступившей справочной литературы;

Дебет 19 Кредит 60 — 80 руб. — отражен НДС по приобретенной справочной литературе;

Дебет 26 Кредит 10-9 — 800 руб. — стоимость справочной литературы включена в общехозяйственные расходы;

Дебет 68 Кредит 19 — 80 руб. — сумма НДС по приобретенной справочной литературе предъявлена к вычету.

Содержание

Налоговый учет расходов на деловую литературу

Налоговый учет расходов на приобретение деловой литературы зависит в первую очередь от того, является ли для организации их приобретение производственной необходимостью.

Литература носит производственный характер

В налоговом учете деловая литература, необходимая организации для осуществления коммерческой деятельности, относится к объектам основных средств. В то же время деловая литература не входит в состав амортизируемого имущества, так как первоначальная стоимость книги или журнала обычно не превышает 10000 руб., а срок полезного использования не превышает одного года (п.1 ст.256 НК РФ). Но даже если первоначальная стоимость и срок использования книги или журнала позволяют отнести их к амортизируемому имуществу, амортизация все равно не начисляется на основании пп.6 п.2 ст.256 НК РФ. Стоимость такой литературы включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения литературы, так как организации имеют право полученные доходы уменьшить на сумму произведенных расходов. Все расходы, учитываемые для целей налогообложения, должны удовлетворять требованиям, установленным в п.1 ст.252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Кроме того, они не должны быть перечислены в ст.270 НК РФ. Обоснованные и документально подтвержденные расходы на подписку на периодические издания, связанные с производственной (коммерческой) деятельностью организации, уменьшают налогооблагаемую прибыль (как прочие расходы, связанные с производством и реализацией).

Поскольку в соответствии с пп.6 п.2 ст.256 НК РФ приобретенные издания (книги, брошюры и иные подобные объекты) не подлежат амортизации, затраты по приобретению деловой (технической) литературы в полном объёме включаются в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации.

Стоимость приобретенных изданий (книг, брошюр и иных подобных объектов) включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения указанных объектов (пп.49 п.1 ст.264 НК РФ) и на основании ст.318 НК РФ относится к косвенным расходам.

Дата возникновения расходов при методе начисления определяется в соответствии со ст.272 НК РФ. Расходы учитываются в том периоде, к которому они относятся исходя из условий сделки. Согласно пп.3 п.7 ст.272 НК РФ при методе начисления расходы на приобретение литературы признаются на дату расчетов.

Например, по условиям заключенного договора подписки расходы на подписку будут признаваться ежемесячно, равномерно в течение срока действия договора подписки.

Пример.

Производственна организация, имеющая лицензию на производство фармацевтической продукции, приобрела на сумму 880 руб. (включая НДС 80 руб.) справочную литературу для использования при проведении химического контроля качества изготовляемых лекарственных средств.

В бухгалтерском учете производственной организации сделаны следующие записи:

Дебет 08-4 Кредит 60 – 800 руб. – отражено приобретение у поставщика справочной литературы;

Дебет 19 Кредит 60 – 80 руб. – отражена сумма НДС по приобретенной справочной литературе;

Дебет 60 Кредит 51 – 880 руб. — произведена оплата за приобретенную справочную литературу;

Дебет 01 Кредит 08-4 – 800 руб. — справочная литература принята к учету в составе основных средств;

Дебет 20 Кредит 01 -800 руб. – при передаче в пользование стоимость справочной литературы списана в производственные расходы;

Дебет 68 Кредит 19 — 80 руб. – предъявлена к вычету сумма НДС по приобретенной справочной литературе.

Литература непроизводственного характера

В бухгалтерском учете списание стоимости литературы непроизводственного характера на счета учета затрат на производство и продажу не допускается.

Согласно п.12 ПБУ 10/99 расходы на осуществление спортивных мероприятий, организацию отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительного характера и иных аналогичных мероприятий относятся к внереализационным расходам. Поэтому затраты на приобретение литературы непроизводственного характера можно также включить в состав внереализационных расходов. Уплаченная в стоимости литературы сумма НДС также включается в состав внереализационных расходов.

Стоимость приобретенной литературы непроизводственного характера подлежит отнесению на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Если организация оплачивает издания непроизводственного характера (также, как и художественную литературу), которые нельзя отнести к нормативно-технической и иной литературе, используемой в производственных целях, то эти расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль. Ведь они не направлены на получение дохода и могут быть произведены только за счет собственных средств подписчика.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль согласно п.29 ст.270 НК РФ не учитываются расходы на оплату литературы, не относящейся к нормативно — технической и иной используемой в производственных целях литературы.

Организация не сможет принять к вычету сумму НДС, уплаченную за подписку на издание, не связанное с ее производственной (коммерческой) деятельностью. В этом случае не выполняется одно из обязательных условий, установленных ст.ст.171 и 172 НК РФ для применения вычета. А именно: печатное издание не используется в операциях, облагаемых НДС. Сумму НДС, уплаченную издательству за подписку, нельзя учесть и в составе расходов по налогу на прибыль. Подписку на подобные издания, включая НДС, организация оплачивает за счет собственных средств.

Пример.

Организация оформила и оплатила в октябре 2005 г. подписку на 2006 г. на журнал непроизводственного характера. Стоимость подписки на журнал составила 1188 руб., в том числе НДС 108 руб. Журнал выходит один раз в месяц.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51 — 1188 руб. — отражена оплата подписки на журнал на 2006 г.;

По мере поступления экземпляров журнала в 2006 г. ежемесячно:

Дебет 91-2 Кредит 60 – 99 руб.(1188 / 12) — стоимость полученного экземпляра журнала вместе с НДС отражена в составе внереализационных расходов.

Особенности возмещения НДС при подписке на деловуюпериодическую литературу

В соответствии с пп.3 п.2 ст.164 НК РФ периодические печатные издания, за исключением периодических печатных изданий рекламного или эротического характера, облагаются НДС по ставке 10%. Сумму НДС, уплаченную издательству при подписке на журнал (газету), можно принять к вычету в том налоговом периоде, в котором издания получены. При этом должны быть одновременно выполнены следующие условия (ст.ст.171 и 172 НК РФ):

  • — подписные издания получены и приняты на учет;
  • — подписные издания используются в операциях, облагаемых НДС;
  • — получен счет-фактура, оформленный в соответствии с требованиями п.п.5 и 6 ст.169 НК РФ;
  • — имеются платежные документы, подтверждающие оплату полученных экземпляров подписных изданий.

Вместе с экземпляром периодического издания подписчик получает от издательства накладную на отгрузку по унифицированной форме ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и счет-фактуру.

Таким образом, НДС, уплаченный за подписку на полугодие (год) авансом, нужно принимать к вычету ежемесячно после получения экземпляров соответствующего печатного издания и счета-фактуры (в части НДС, уплаченного со стоимости полученных изданий).

В счете-фактуре необходимо указать реквизиты (номер и дату составления) платежно-расчетного документа или кассового чека. В счете-фактуре на отгрузку печатных изданий, оформленных по предварительной оплате, в строке 5 следует проставить номер и дату платежного поручения или кассового чека на оплату подписки. При отсутствии таких данных счет-фактура считается оформленным с нарушением. Как следствие — сумму НДС, уплаченную за подписку, подписчик не может принять к вычету или возмещению. Нельзя ее учесть и в качестве расхода при исчислении налога на прибыль. Следовательно, сумму НДС налогоплательщик может списать только за счет собственных средств.

Полученный счет-фактуру организация-подписчик регистрирует в книге покупок и в журнале учета полученных счетов-фактур.

Согласно п.3 ст.168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Поэтому издательства должны выписывать счета-фактуры на каждую отгрузку периодического печатного издания.

Если издательство выставило один счет-фактуру на полную сумму подписки, а организация-подписчик получила его с последним номером подписного издания, к вычету можно принять всю сумму НДС, уплаченную при подписке. Ведь условия, предусмотренные ст.ст.171 и 172 НК РФ, для принятия к вычету сумм налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), считаются выполненными только в момент получения счета-фактуры.

Если счет-фактура на полную стоимость подписки получен от издательства вместе с первым номером журнала, к вычету можно принять НДС в размере стоимости только этого экземпляра. Ведь получен и принят на учет только один экземпляр подписного издания.

НДС с услуг по доставке подписной периодической деловой литературы

Цена подписки экземпляра периодического печатного издания складывается из цены экземпляра этого издания, выпускаемого в течение подписного периода, и цены услуг по оформлению и исполнению договора подписки, в том числе цены доставки периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки (п.3 Правил распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2001 № 759).

До 1 января 2005 г. согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 164 НК РФ налогообложение производилось по налоговой ставке 10 процентов при реализации:

  • периодических печатных изданий, за исключением периодических печатных изданий рекламного или эротического характера;
  • книжной продукции, связанной с образованием, наукой и культурой, за исключением книжной продукции рекламного и эротического характера;
  • услуг по экспедированию и доставке периодических печатных изданий и книжной продукции, которые указаны в абзацах первом и втором настоящего подпункта;
  • редакционных и издательских работ (услуг), связанных с производством периодических печатных изданий и книжной продукции, которые указаны в абзацах первом и втором настоящего подпункта;
  • услуг по размещению рекламы и информационных сообщений в периодических печатных изданиях, которые указаны в абзаце первом настоящего подпункта;
  • услуг по оформлению и исполнению договора подписки на периодические печатные издания, которые указаны в абзаце первом настоящего подпункта, в том числе услуг по доставке периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки.

С 1 января 2005 г. в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 28.12.2001 № 179-ФЗ абзацы третий — шестой подпункта 3 пункта 2 статьи 164 НК РФ утратили силу.

В этой связи с 1 января 2005 г. согласно пункту 3 статьи 164 Кодекса должна применяться налоговая ставка в размере 18 процентов при оказании услуг по экспедированию и доставке периодических печатных изданий и книжной продукции; редакционных и издательских услуг, связанных с их производством; услуг по размещению рекламы и информационных сообщений в периодических печатных изданиях; услуг по оформлению и исполнению договора подписки на периодические печатные издания, в том числе услуг по доставке периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки.

Поскольку все изменения действующего порядка применения косвенных налогов вводятся по принципу фактической отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, то и при изменении ставки налога нужно поступать аналогичным образом.

Таким образом, независимо от того, что в договоре с редакцией указана ставка НДС 10%, при оказании данных услуг в 2005 г. необходимо исчислить НДС по ставке 18%.

При заключении договоров в период до 1 января 2005 г. на услуги, оказание которых осуществляется с 1 января 2005 г., могли предусмотреть оплату таких услуг с учетом ставки налога в размере 18 процентов.

Стороны вправе по согласованию внести изменения в договор, относящиеся к ставке НДС (п.1 ст.450 ГК РФ). Соответственно, после таких изменений организация должна будет оплатить редакции стоимость доставки с учетом НДС по ставке 18%. Каких-либо негативных последствий для организации приведенный вариант действий не влечет, так как уплаченная сумма НДС на основании счета-фактуры, выставленного редакцией после оказания услуг, подлежит вычету в размере фактически уплаченной суммы налога (пп.1 п.2 ст.171, п.1 ст.172 НК РФ).

Компенсация расходов работнику организации по приобретению деловой литературы (в том числе и по подписке)

Работник организации вправе самостоятельно приобретать деловую литературу и оформить подписку на печатные издания, используемые им в своей производственной деятельности. Организация в свою очередь может компенсировать своему работнику расходы на приобретение и подписку, так как согласно ст.188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такие расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций, так как в соответствии со ст.255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, компенсационные начисления, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми или коллективными договорами. Но такие расходы согласно п.1 ст.252 НК РФ обязательно должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Что касается налога на доходы физических лиц, то, по мнению некоторых специалистов, такой налог удерживается с сумм выплаченной работнику компенсации за служебную литературу, в связи с тем, что согласно ст.211 «Особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме» НК РФ к доходам, полученным работником в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) в интересах работника. Однако такая позиция отнюдь не бесспорна, ведь в данном случае оплата компенсации производится в интересах организации (налогового агента), а не работника (налогоплательщика). К тому же согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных с возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников.

Аналогичным образом при компенсации организацией расходов на приобретение деловой литературы, понесенных работником, сумма компенсации не подлежит обложению единым социальным налогом согласно пп.2 п.1 ст.238 НК РФ.

Обосновываем необходимость приобретения книг и печатных изданий

Для начала важно определить, насколько книги, журналы и прочие печатные издания связаны с вашей производственной деятельностью.

Например, вполне обоснованными можно считать затраты:

  • на журналы (газеты) и книги по бухучету и налогам, например журнал «Главная книга», так как они нужны бухгалтеру для правильного ведения учета;
  • книги по менеджменту, так как они нужны для лучшего управления персоналом;
  • сборник строительных норм, если фирма занимается строительством;
  • «Российскую газету», поскольку в ней публикуются законы и нормативные актыПостановления ФАС УО от 19.12.2007 № Ф09-10406/07-С3; Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.07.2007 № 09АП-8445/2007-АК;
  • глянцевые журналы (к примеру, «Vogue», «Cosmopolitan», «Shape» и т. д.) в ситуации, когда ваши клиенты вынуждены сидеть в ожидании своей очереди (например, в парикмахерских, салонах красоты);
  • букинистические издания по юриспруденции, если ваш профиль — юридические услуги;
  • прочую литературу, которая является «информационной» поддержкой, необходимой для ведения деятельности.

Весьма проблематично будет доказать, что вам необходимы для работы издания, приобретенные для создания интерьера в офисе или для размещения в кабинете директора в целях создания определенного имиджа компании, например:

  • серия книг «Жизнь замечательных людей»;
  • русская и зарубежная классика;
  • энциклопедия искусств;
  • красивые художественные альбомы.

Это касается и подписки на издания непроизводственного характера, например на газету «Аргументы и факты»п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 16.01.2006 № Ф04-9903/2005(18741-А27-40).

Если обосновать необходимость приобретения какой-либо литературы сложно, то учитывать ее нужно следующим образом.

В бухгалтерском учете такую литературу ни как основные средства, ни как материально-производственные запасы учесть нельзяпп. 4, 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н; п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н. Самым правильным будет отнести ее стоимость (вместе с НДС) к прочим расходам и отразить на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; План счетов бухгалтерского учета… утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение такой непроизводственной литературы учесть не получитсяп. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ.

НДС принять к вычету тоже не удастся, так как не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета: литература не будет использована в деятельности, облагаемой НДСп. 2 ст. 171 НК РФ.

Этот способ учета наиболее безопасный. Если вы решите учесть расходы на такую литературу при расчете налога на прибыль и заявить НДС по ней к вычету, налоговые органы вряд ли с вами согласятся. В частности, они всегда считали необоснованными расходы на предметы интерьера, приобретенные для офисаПисьмо Минфина России от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311. Доказывать свою правоту вам придется в суде, а вот суд, возможно, и примет вашу сторону. Например, при рассмотрении дела об обоснованности затрат на обслуживание аквариумов суд принял сторону налогоплательщика, указав, что расходы направлены на создание благоприятной обстановкиПостановление ФАС МО от 16.06.2009 № КА-А40/5111-09. Также есть решение, в котором суд признал производственными затраты на предметы интерьера, поскольку они направлены на создание благоприятного впечатления у внешних посетителейПостановление ФАС МО от 27.12.2006 № КА-А40/12681-06.

А теперь давайте рассмотрим порядок учета литературы, которую можно отнести к производственной.

Учитываем подписку на периодические издания

Некоторые бухгалтеры относят плату за подписку в бухгалтерском учете на расходы будущих периодов. Но это неправильно. Сумма, уплаченная за подписку, является авансомп. 3 ПБУ 10/99, п. 16 ПБУ 10/99 и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»План счетов бухгалтерского учета.

Получив очередной номер журнала или газеты, на основании первичных документов учитываем его стоимость на счете 10 «Материалы»п. 5 ПБУ 6/01 (дебет счета 10 – кредит счета 60) и сразу списываем на расходы по обычным видам деятельностип. 5 ПБУ 10/99 (дебет счета 20 (26) – кредит счета 10). При оформлении подписки на электронные издания, получив счет-фактуру и акт, списываем стоимость подписки сразу на расходы, минуя 10-й счет.

При расчете налога на прибыль расходы на профессиональные издания включаем в прочие, связанные с производством и реализациейподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС УО от 04.04.2005 № Ф09-1217/05-АК. При этом для целей налогообложения вы можете учитывать в расходах подписку одновременно на несколько печатных изданий по одной тематикеПисьмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/279.

НДС по подписке принимаем к вычету в следующем порядке.

ШАГ 1. Когда получаем от издательства счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС, принимаем его к вычетуп. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ.

ШАГ 2. При получении счета-фактуры на уже поставленные номера (в основном их вкладывают в каждый номер):

  • принимаем НДС по конкретному номеру издания к вычету;
  • одновременно восстанавливаем такую же сумму НДС, принятую к вычету по авансовому счету-фактуреподп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ.

На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц или кварталПисьмо Минфина России от 25.06.2008 № 07-05-06/142.

«Упрощенный» учет подписки и книг

Для упрощенцев в закрытом перечне расходов подписка на периодические издания и приобретение деловой литературы не значатся. Основываясь на этом, Минфин и некоторые суды расходы на подписку и приобретение литературы не признаютПисьма Минфина России от 10.08.2009 № 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12; Постановление ФАС УО от 11.01.2007 № Ф09-11283/06-С3.

Впрочем, в ФНС России считают, что если приобретенная литература действительно нужна упрощенцу для работы, то учесть ее стоимость в расходах можно.

Из авторитетных источников

МЕЛЬНИЧЕНКО Анатолий Николаевич Государственный советник РФ 1 класса

“Действительно, расходы на приобретение подписных изданий не предусмотрены в перечне расходов, учитываемых при применении УСНОп. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Однако если расходы связаны с приобретением специальной (нормативной) литературы, информация из которой непосредственно используется при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), то есть является их необходимым компонентом, такие расходы могут быть отнесены к материальным расходам, учитываемым при применении УСНОподп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ”.

Этого же мнения придерживаются и большинство судовПостановления ФАС ПО от 30.10.2008 № А65-1419/2008; ФАС ЗСО от 22.01.2007 № Ф04-8976/2006(29957-А67-40); ФАС ПО от 29.03.2006 № А65-25615/05-СА2-9; ФАС УО от 13.04.2005 № Ф09-1317/05-АК.

***

Если книги, журналы, газеты и прочие издания имеют явно производственную направленность, то проблем с их учетом возникнуть не должно. Другой вопрос, если вы приобрели печатную продукцию, которую трудно или даже невозможно отнести к профессиональной, но при этом считаете ее приобретение необходимым, например, для создания благоприятного имиджа фирмы. Если вы решитесь учесть такие затраты в составе производственных расходов, будьте готовы предоставить весомые аргументы в пользу своей правоты, которую, скорее всего, вам придется доказывать в суде.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

Бухгалтерский и налоговый учет: периодических изданий, деловой и специализированной литературы

Одни компании оформляют подписку на периодические издания, другие покупают специализированную литературу в розничной сети. Как правильно отразить в учете приобретение деловой литературы?

В подавляющем большинстве случаев приобретаемые книги, брошюры, журналы и иные издания могут использоваться в течение длительного времени, как минимум несколько лет. Чаще всего деловая литература приобретается для управленческих нужд и не предназначается для перепродажи. На первый взгляд, в отношении деловой литературы соблюдаются условия, прописанные в п.

4 ПБУ 6/01 для признания объектов в качестве основных средств. Однако стоимость каждой единицы деловой литературы обычно невысока. Маловероятно, чтобы она превысила 40 000 руб. или иной лимит, установленный на более низком уровне в учетной политике конкретной организации в соответствии с нормами п. 5 ПБУ 6/01.

Конечно, если коммерческая организация решила не устанавливать лимит стоимости основных средств, все имущество, которое используется более 12 месяцев и удовлетворяет остальным критериям, следует признавать в качестве основных средств и амортизировать.

Но если лимит все-таки установлен, объекты, соответствующие общим требованиям к основным средствам, но имеющие стоимость ниже этого лимита, следует отражать в бухгалтерском учете в составе МПЗ.

Учет изданий, приобретенных в розничной торговле

Чаще всего приобретаемые книги и другая деловая литература принимаются к учету именно как МПЗ, с последующим списанием их стоимости на соответствующие счета учета затрат по мере их передачи в те подразделения, где эта литература будет использоваться.

Для контроля сохранности приобретенной литературы можно организовать забалансовый учет либо «внесистемный» учет и контроль за рамками бухгалтерского учета. В налоговом учете приобретенные издания не признаются основными средствами вне зависимости от их стоимости. На основании пп. 6 п. 2 ст.

256 НК РФ их стоимость включается в состав прочих расходов в полной сумме в момент приобретения литературы. Иными словами, для целей налогообложения прибыли приобретаемые книги и иные издания не надо даже признавать в качестве материалов и ждать их передачи в то подразделение, где они будут использоваться. Нужно иметь в виду, что п. 29 ст.

270 НК РФ содержит прямой запрет на признание в целях налогообложения прибыли расходов, произведенных в пользу работников, в том числе на оплату подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу.

Поэтому, если организация приобретает литературу, не соответствующую профилю ее деятельности, доказать обоснованность таких расходов и, соответственно, отстоять свое право на их признание в целях налогообложения прибыли и вычет по НДС в отношении таких изданий вряд ли получится.

Поскольку деловые издания необходимы сотрудникам организации для выполнения их профессиональных должностных обязанностей, проблем с налогообложением возникать не должно. Ведь и требования п. 1 ст. 252 НК РФ в такой ситуации будут выполнены (конечно, при условии должного документального оформления операций по приобретению такой литературы).

Однако для большей уверенности в правомерности признания таких расходов можно оформлять приказы на приобретение литературы с указанием конкретных наименований и обоснованием необходимости их приобретения, а также можно включить положения об обязанности организации-работодателя обеспечивать работников необходимой профессиональной литературой в коллективный договор и в должностные инструкции соответствующих сотрудников. Конкретная схема бухгалтерских записей по приобретению деловой литературы зависит от способа ее покупки.

Во-первых, книги и другие издания могут приобретаться непосредственно в издательствах, а также в оптовых книготорговых организациях по безналичному расчету. В этом случае с поставщиком будет заключен договор, и вместе с литературой он представит накладные, счета-фактуры и иные документы, которые и послужат основанием для бухгалтерских записей и признания расходов в налоговом учете (пример 1).

Пример 1. Организация приобрела необходимую ее работникам деловую литературу непосредственно у издательства. Первоначально была перечислена предоплата в сумме 23 600 руб. (в том числе НДС). Издательством поставлена литература на общую сумму 35 400 руб. (включая НДС), после чего организация произвела доплату. В бухгалтерском учете произведены следующие записи (табл. 1).

Таблица 1

операции Сумма,руб. Корреспонденция счетов
Д-т К-т
Перечислена предоплата издательству 23 600 60-2 51
Предъявлен к вычету НДС с суммы перечисленной предоплаты 3 600 68 76-5
Приняты к учету в составе материально- производственных запасов поступившие справочные издания и книги 30 000 10 60-1
Отражен НДС в стоимости справочных изданий и книг 5 400 19 60-1
Предъявлен к вычету НДС по принятым к учету справочным изданиям и книгам 5 400 68 19
Восстановлен НДС, ранее предъявленный к вычету с суммы перечисленной предоплаты 3 600 76-5 68
Зачтен уплаченный ранее аванс 23 600 60-1 60-2
Произведен окончательный расчет с издательством 11 800 60-1 51
Списана стоимость справочных изданий и книг 30 000 26 10
Принята переданная в подразделения деловая литература к забалансовому учету 30 000 012
——————————— В этом и последующих примерах предполагаем, что организация является плательщиком НДС и ее рабочим планом счетов предусмотрено использование субсчетов: — 60-1 «Расчеты с поставщиками за поставленные ценности, выполненные работы, оказанные услуги»; — 60-2 «Расчеты с поставщиками по выданным авансам и предоплатам»; — 76-5 «Расчеты по вычетам и восстановлению НДС с авансов и предоплат».

Во-вторых, нередко деловая литература приобретается через подотчетных лиц, которым на эти цели выдаются денежные средства из кассы организации.

При покупке литературы работник должен будет получить документы, доказывающие факт ее приобретения (кассовые чеки, товарные чеки, накладные и т.д.), и на их основании составить авансовый отчет, который утверждается руководителем организации.

В совокупности эти документы будут служить основанием для бухгалтерских записей и подтверждения расходов в целях налогообложения (пример 2).

Пример 2. Бухгалтер торговой компании получил под отчет 150 руб. для покупки в книжном магазине сборника Положений по бухгалтерскому учету и купил эту книгу, после чего отчитался о выделенных под отчет средствах. В бухгалтерском учете произведены записи, приведенные в табл. 2.

Таблица 2

операции Сумма,руб. Корреспонденция счетов
Д-т К-т
Выданы наличные деньги из кассы подотчетному лицу 150 71 50
Принят к учету сборник ПБУ, приобретенный подотчетным лицом 150 10 71
Списана стоимость сборника при его передаче в бухгалтерию для использования в работе (предположим, что забалансовый учет деловой литературы не ведется) 150 44 10

Учет подписки на периодические издания

Все о главной книге в бухгалтерском учете

Применение главной книги в учете на предприятие всегда вызывает заинтересованность и вопросы специалистов. Ни одна проверка не обходится без изучения этого бухгалтерского атрибута. Насколько оправданы усилия по ведению главной книги? Как зародился учет при помощи главной книги?

Что такое главная книга

Свое место в учете главная книга в бухгалтерском учете официально начинает с 1960 года.

Но не все предприятия вводят в учет бухгалтерскую книгу, некоторые пользуются «шахматкой», а после данные учитываются в сальдовой ведомости. книга используется для синтетического учета. Это максимально общая форма хоз.

учета, которая позволяет получить полнейшее понимание о финансовом и производственном процессах и выявить ошибки в течение хозяйственных операций.

бухгалтерская книга оформляется:

  • Ежегодно;
  • Более одного года книгу не разрешается вести;
  • Записи вносятся в документ в порядке хронологии;
  • Начало записей ведется от января до декабря текущего года;
  • Отражаются все операции по синтетическим счетам, которые существуют в организации;
  • Отображает все хозяйственные операции предприятия.

Для чего нужна главная книга

Первоначально главная бухгалтерская книга служит специалисту бухгалтеру для проверки собственной работы. В процессе занесения операций в книгу все совершенные хозяйственные операции отслеживаются повторно. Таким образом, все хозяйственные операции, произошедшие в течение года:

  • Внимательно отрабатываются;
  • Информация из них проверяется и заносится в журналы операций (первый этап);
  • После та же самая информация записывается в главную книгу (завершающий этап).
  • Сложно переоценить важность такого журнала для специалиста бухгалтерии, безусловно, ведение главной бухгалтерской книги это своего рода подведение итогов работы и оценка профессионального уровня бухгалтера.

Предприятию же главная бухгалтерская книга необходима для того, чтобы получать из нее сведения для бухгалтерского баланса. Безусловно, что баланс для организации один из важнейших индикаторов хозяйственно-финансовой деятельности, и тот факт, что сведения до отправления в этот отчет прошли несколько ступеней проверки, крайне важен при подведении итогов деятельности за отчетный период.

Оформление главной бухгалтерской книги в 1С

Следует понимать, что в случае ведения учета с помощью компьютерных программ бухгалтерского учета ведение бухгалтерских книг не настолько актуально. Ведь при настроенной программе бухгалтеру достаточно:

  • Занести данные;
  • Сформировать необходимый отчет, и он получит отчет с итоговыми данными, которые ему необходимы.

Несмотря на это такой итоговый регистр как главная бухгалтерская книга ведется и при помощи программного бухгалтерского учета, и не теряет своей актуальности.

Пользователей же интересует необходимость распечатывания полученной книги бухгалтерской. Руководствуясь законом о бухгалтерском учете, в случае, если организация ведет учет при помощи компьютера, то она обязана иметь копии на бумаге.

Поэтому необходимо печатать бухгалтерскую книгу, для предъявления при возможных проверках.

Кроме того, следует учесть, что если учетная политика предприятия говорит, что в организации журнально-ордерная форма бухучета, а учет ведется в компьютере и главной книги как таковой не существует, то это грубое нарушение. И любая проверка имеет право требовать главную бухгалтерскую книгу. Потому, при ведении учета на предприятии, следует придерживаться существующих законов и положений по бухгалтерскому учету.

Проверка сведений для бухгалтерской книги

Перед занесением сведений в бухгалтерскую книгу крайне рекомендуется тщательно проверить первоначальные источники информации. Вся информация в журналах ордерах(ЖО) должна быть правильной. Если выявятся неточности в учете разрешается корректирование данных(перечеркивание и дописывания корректных данных). Далее возможно продолжение заполнения данных.

В бухгалтерской книге формируются обороты по синтетическим счетам. Совершается это при помощи:

  • Отражения кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету единственной записью;
  • Обороты же по дебету записываются в корреспонденции с кредитуемым счетом;
  • Далее нужно проверить записанные сведения, для начала производим суммирование оборотов, после сальдо по внесенной информации.

Для того чтобы убедиться, что все сделано верно, нужно добиться двух равенств, суммы сальдо по Дт и Кт и оборотов по Дт и Кт. Если эти равенства не сходятся, нужно провести проверку всей информации. Начать следует со сверки кредитовых оборотов внесенных в ЖО, в случае, когда полученная сумма совпадает с суммой в главной книге, значит нужно искать ошибку в оборотах по Дт.

В итоге после тщательной и скрупулезной деятельности бухгалтера информация, которая будет занесена в баланс организации, будет достаточно достоверной.

Преимущества для организации при ведение главной книги

Поскольку оформление главной книги бухгалтерии существует для подведения итогов хозяйственной деятельности предприятия, то даже в случае если компания ведет учет с помощью компьютерных программ, ведение бухгалтерских книг необходимо.

Ведение бухгалтерской книги возможно и в бухгалтерских компьютерных программах, либо в других программах, которые дают возможность вводить суммы и получать итоги самыми простыми способами.

Важно понимать, что это один из важнейших документов, который просят практически любые контролирующие органы при проверках предприятия. Следовательно, тщательное и корректное оформление бухгалтерских книг не допустит возникновение неприятностей, как руководству компании, так и главному бухгалтеру.

Как учитывать книги и журналы:

Журнал «Практическая бухгалтерия»

Многие фирмы выписывают различные газеты и журналы, покупают книги и бераторы. Их учет вызывает немало вопросов у бухгалтеров. На некоторые из них недавно ответил Минфин.

Как отразить оплату изданий

Заплатить за печатные издания можно двумя способами:

– авансом. В этом случае фирма сначала перечисляет деньги, а потом в течение определенного времени получает журналы или газеты. Как правило, подписка оформляется на три или шесть месяцев;

– непосредственно в издательстве или в магазине. При этом вы платите деньги и сразу получаете печатную продукцию.

Большинство фирм использует первый вариант. Перечисленные за журналы деньги учтите как выданные авансы:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– перечислены деньги за подписку.

Обратите внимание: налоговый инспектор может посчитать, что предоплату за издания надо учитывать как расходы будущих периодов. В этом случае у вас образуется долг по налогу на имущество Дело в том, что расходы будущих периодов увеличивают этот налог.

В этом случае не соглашайтесь с инспектором. Свою позицию обоснуйте так.

Расходы возникают в том случае, если у фирмы уменьшаются экономические выгоды (например, вы заплатили поставщику материалов). Так написано в пункте 16 ПБУ 10/99.

Но при оплате подписки этого не происходит. Ведь вы еще не получили никакой продукции. Фирма просто произвела предоплату. Поэтому перечисленные деньги надо учитывать как выданные авансы.

Если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то отразите затраты на подписку как расходы будущих периодов. Как это сделать, вы можете прочитать в бераторе «Корреспонденция счетов» на странице VIII/97/03.

Пример 1. ЗАО «Актив» подписалось на первые шесть месяцев 2003 года на журнал «Практическая бухгалтерия». За это фирма заплатила 1200 руб. (в том числе 10% НДС – 109 руб.).

Бухгалтер «Актива» отразил подписку так:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 1200 руб. – перечислены деньги за подписку.

По мере того как будут приходить очередные номера журналов или газет, списывайте их стоимость на затраты. Как это сделать, рассказал Минфин в недавно опубликованном письме от 26 августа 2002 г. № 16-00-12/19.

Как отразить поступление изданий

Печатные издания учитывайте как основные средства. Каждый полученный журнал, бератор или книгу отражайте отдельно.

Поступление литературы отразите так:

Дебет 08 Кредит 60

– получено издание;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– зачтена предоплата;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– предъявлен к вычету НДС.

Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету, у вас должен быть счет-фактура Если у вас нет этого документа, то позвоните в издательство и попросите его выслать.

Полученные издания отразите в специальной книге по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому ведите ее в произвольном порядке. Например, эта книга может выглядеть так:

ООО «Актив»

Книга учета изданий, поступивших в октябре 2002 года

№ п/п Дата поступления Наименование издания Стоимость (без НДС), руб. Дата выбытия Причина выбытия
1 5 октября 2002 года Журнал «Практическая бухгалтерия» 200
2 10 октября 2002 года Журнал «Расчет» 245
3 15 октября 2002 года Бератор «Корреспонденция счетов» 2790

Амортизацию по полученным изданиям не начисляйте. После того как начнете использовать книги или журналы, спишите их стоимость на затраты:

Дебет 01 Кредит 08

– фирма начала использовать издание (например, передала журнал в бухгалтерию);

Дебет 26, 44 Кредит 01

– списана стоимость издания.

В книге учета изданий выбытие журналов, бераторов и другой литературы отразите после того, как вы их перестанете использовать. Например, уничтожите или продадите.

Обратите внимание: стоимость издания уменьшает налог на прибыль в момент их поступления на склад. Чтобы не вести отдельные налоговые регистры, начинайте использовать книги и журналы сразу после того, как их получите.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. В январе 2003 года ЗАО «Актив» приобрело бератор «НДС от А до Я» за 4400 руб. (в том числе 10% НДС – 400 руб.). Это издание фирма покупала за наличный расчет в издательстве.

Кроме того, в январе фирма получила первый номер журнала «Практическая бухгалтерия». Его стоимость равна:

1200 руб. : 6 мес. = 200 руб.

В том числе НДС:

109 руб. : 6 мес. = 18 руб.

Поступление литературы бухгалтер «Актива» отразил так:

приобретение бератора

Дебет 71 Кредит 50

– 4400 руб. – выданы под отчет деньги на покупку бератора;

Дебет 08 Кредит 71

– 4000 руб. (4400 – 400) – оприходован бератор;

Дебет 19 Кредит 71

– 400 руб. – отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

– 4000 руб. – бератор передан в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

– 4000 руб. – списана стоимость бератора;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 400 руб. – НДС принят к вычету;

поступление журнала «Практическая бухгалтерия»

Дебет 08 Кредит 60

– 182 руб. (200 – 18) – поступил журнал;

Дебет 19 Кредит 71

– 18 руб. – отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

– 182 руб. – журнал передан в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

– 182 руб. – списана стоимость журнала;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 200 руб. – зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 400 руб. – НДС принят к вычету.

Н. ЖУРАВЛЕВА, эксперт журнала «Практическая бухгалтерия»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *