Что такое топографический указатель

1.1. Работы по рациональному размещению документов в хранилищах

Работы по рациональному размещению документов в хранилищах являются частью обеспечения сохранности документов архива (комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов1).

Они включают следующие виды деятельности:

— размещение на места хранения дел, коробок, связок, микрофильмов, микрофиш, описей, печатных изданий, подшивок газет;

— проверку правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования;

— перемещение дел из одного хранилища в другое;

— прием-передачу дел на постоянное хранение в хранилище;

— составление и систематизацию карточек для пофондового и постеллажного топографических указателей2.

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы – в хранилищах.

Документы в государственных и муниципальных архивах подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.

Обособленному хранению подлежат документы:

— секретные;

— уникальные;

— имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

— на нитрооснове;

— пораженные биологическими вредителями;

— переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу документов Архивного фонда Российской Федерации3.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяется государственным или муниципальным архивом самостоятельно, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. В каждом архиве, хранящем секретные документы, должна быть разработана соответствующая инструкция по работе с секретными документами, утвержденная директором архива.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных документов в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел или при частичном рассекречивании архивного фонда.

Уникальные документы (особо ценные докуменыт, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности)4 и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта – заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилищ документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельном электронном носителе: один из которых является основным, другой – рабочим. Виды цифровых носителей: жесткие диски, ленточные или оптические носители.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов следует размещать в разных хранилищах и, возможно, — на разных видах носителей5.

Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в нетермичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с физическими обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах или на полках закрытых стеллажей или шкафов.

Не допускается хранение физически обособленных материальных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах6.

Дела общего и обособленного хранения размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафа и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо7.

Для закрепления места хранения и оперативного поиска архивных документов необходимо составлять пофондовые и постелажные топографические указатели. Они составляются в карточной или листовой форме.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд. Карточки располагаются в порядке возрастания номеров архивных фондов.

Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж. Карточки располагаются по порядку возрастания номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Один экземпляр топографического указателя хранится у работника, ответственного за учет документов архива – второй в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном (электронном) режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографическим способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилам. Можно также использовать штампы или аналогичные средства.

Размещение фонда пользования

Фонд пользования (архива) – это совокупность копий архивных документов, предназначенных для использования вместо подлинников с целью предотвращения их износа8.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Они могут быть: — на бумажной основе; — на пленочной основе9.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе в одном архивохранилище, но на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке возрастания номеров фондов.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются отдельно от подлинных документов на бумажной основе в архивохранилищах с нормативными для них режимах хранения (температура (С): пленка – не выше +15 (черно-белые), — не выше +5 (цветные), относительная влажность воздуха, 40-45% .

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

Размещение учетных документов

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (их) за учет документов архива.

В состав основных (обязательных) документов архива входят:

— книга учета поступлений документов;

— список фондов;

— лист фонда;

— лист учета аудиовизуальных документов;

— опись дел, документов;

— реестр описей дел документов;

— инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

— паспорт архивохранилища;

— лист учета и описания уникального документа;

— список фондов, содержащих особо ценные документы;

— опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов;

— реестр описей особо ценных дел, документов;

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

— опись страхового фонда;

— дело фонда;

— лист-заверитель дела;

— внутренняя опись документов дела.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

— карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;

— книги учета документов, переданных в другие архивы;

— книги повидового учета документов и другие учетные документы, которые разрабатываются и ведутся архивом самостоятельно10.

Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища могут размещаться в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.

Ответственность за сохранность и использование учетных документов несут работники архива, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении (архивохранилище) и по архиву в целом. Данная функция должна быть прописана в должностной инструкции работника.

Первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (их) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале11.

1 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.

2 Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД. М. 2007. С. 32-33.

3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 31.

4Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российском Федерации». П. 6. Ст. 3.

5 Рекомендации по комплектованию, учета и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 28.

6 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 27-28.

7 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 33.

8 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.

9 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.

10 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 61-62.

11 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *