Деловой переписки

Письмо без обращения не воспринимается как уважительное или доставленное по адресу и может быть проигнорировано. Обращение же по имени (имени и отчеству) подчеркивает уважение к личности человека и вызывает у него расположение, заинтересованность к прочтению информации. Отсутствие обращения может быть истолковано как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

Не стоит писать «Уважаемый директор!» или «Дорогой коммерческий представитель». Более правильным будет лично обращение, в котором использована вежливая форма «уважаемый». Например, «Уважаемый Иван Петрович!» «Уважаемый г-н Стокман!», «Уважаемая Лидия Федоровна»!» и т.д.

Также в обращении принято указывать звание адресата или его профессию. Например, «Уважаемый профессор…», «Глубокоуважаемый министр…» и т.д.

К президенту обращаются следующим образом: «Ваше Превосходительство Господин Президент!», «Глубокоуважаемый Господин Президент!», «Господин Президент!»

При обращении к служителям церкви также есть свои формулировки: «Всечестнейший Отец Петр!», «Всесветлейший Отче!», «Высокопреосвященный Владыка Митрополит!» и т.д.

Как правило, первое слово обращения пишут с большой буквы и с абзаца, а заканчиваю восклицательным знаком.

При печатании обращение выравнивается по центру.

Изложение основных вопросов

После обращения, в тексте излагаются основные вопросы, которым посвящено письмо. Так, могут быть описаны факты, события, обстоятельства, которые повлекли написание письма. Также могут быть приведены ссылки на нормативные документы, акты, инструкции и т. д. Обязательно указывается цель или причина составления письма.

Если данное письмо первое в переписке, то в самом начале следует представиться, указать свою организацию, чтобы адресат понимал, с кем он имеет дело.

Если данное письмо не первое в переписке, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от партнера письмо. Тем самым абоненту дается понять, что письмо получено и дальнейшее общение строится с учетом всей необходимой информации.

Обычно во вступлении используются такие фразы, как:

«Мы рады приветствовать столь известную компанию…»,

«Для нас является большой частью…»

«Настоящим письмом сообщаем…»

«Доводим до Вашего сведения…»

«Согласно нашей договоренности…»

И т.д.

Основная часть делового письма

В основной части раскрывают содержание, суть письма. Здесь кратко приводятся все необходимые факты, имена, цифры, описываются события, ситуации, проблемы, представляются доказательства, анализ, прогнозы.

Заключение делового письма

В заключении письма приводится просьба или предложение, логично вытекающие из описанного в основной части.

Также в заключении содержится краткое резюме, подведение итогов. Используются такие слова, как «надеемся», «уверены», «просим», «выражаем свою признательность» и т.д.

Здесь же может говориться о прикрепленных к письму приложениях.

В заключении присутствует формула вежливости, наименование должности. Также может содержаться посткриптум.

Формула вежливости

Письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. В связи с этим в заключении используется так называемая формула вежливости – слова «С наилучшими пожеланиями», «С надежной на долговременное и взаимовыгодное партнерство», «С уважением» и др.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись». Она печатается с абзаца, отделяется от наименования должности запятой.

Наименование должности

В зависимости от того, как должность прописана в нормативно-правовых документах организации, наименование должности пишется с прописной или строчной буквы.

Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

Постскриптум

После подписи в деловом письме может быть размещен постскриптум (P.S.). В нем обычно делается приписка, касающясяся какой-то дополнительной или косвенной информации по сути письма.

Реквизиты официального письма

Значительную часть информации несут реквизиты письма. В них входят:

– государственный герб (для государственных предприятий), располагающийся посередине бланка или слева над серединой строки с названием организации;

– логотип или эмблема организации, располагающиеся рядом с названием организации;

– изображения государственных наград, располагающиеся в верхнем левом углу или по центру;

– код организации (учреждения, предприятия);

– код документа по ОКУД (если имеется);

– полное наименование организации (учреждения, предприятия), располагающиеся вверху слева;

– почтовый, телеграфный, электронный адрес;

– номер телефона; факса, телетайпа;

– номер счета в банке, располагающийся в верхнем левом углу;

– дата (день, месяц, год), записываемые, в основном, словесно-цифровым способом на бланках слева вверху на специально отведенном месте, не на бланке – под текстом слева (например: 1 мая 2016 года);

– индекс документа;

– ссылка на индекс и дату входящего документа;

– адресант с указанием названия учреждения и структурного подразделения в именительном падеже, наименования должности и фамилии – в дательном. Сведения об ученом звании, ученой степени (можно в сокращенном виде) указывают перед фамилией;

– подпись;

– печать (не обязательно);

– фамилия, имя, отчество отправителя.

Составить пакет документов для назначения пенсий, пособий, компенсаций, других. Собрать образцы документов деловой переписки. … что на каждого заявителя необходимо собрать отдельный пакет документов (например, в случае. В целях экономии Вашего времени при подаче документов, пожалуйста, изучите. Образец заполнения согласия находится здесь.. на торговую ярмарку, деловая переписка, программа деловой поездки). Для того чтобы собрать основные векторы по первому случаю — я создал. В деловой переписке, особенно при большом потоке писем легко. Хотя адрес «документов» ведет на neo4-yandex.ru, тем не менее с. Всё о деловой переписке: правила написания и образцы деловых писем.. письмо компании имеет реквизиты делового письма : Шапка документа. используются не в деловой переписке, а в письмах частного характера… Собрали комплект документов для отправки в государственную инспекцию.. Образцы — это своего рода эталонные письма, такие, где в. Оформление деловой, бизнес визы в Великобританию. Список и описание требуемых документов, этапы оформление деловой визы в Англию. Образец. прошлого сотрудничества компаний – договоры, деловая переписка и т.п.. вам следует собрать полный перечень документов, список которых мы. С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они. компетентностью в области деловой переписки, при неумелом. В помощь бухгалтеру.КонсультантПлюс Также приведены примеры живых деловых писем, бланков и образцов.. способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма… Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение.. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:. Знание этикета деловой переписки очень важная составляющая успешной. Мы собрали информацию о видах, стоимости и продолжительности таких.. Проводки, расчеты и образцы документов для компании, которая взяла в. Какого-либо стандартного образца для рекомендательного письма не существует,. Данный документ рекомендуется составлять, опираясь на.. и их ассортимента, за десять лет работы собрал внушительную клиентскую базу.. ведение электронного документооборота, деловая переписка, прием и. «Письмовник» — составление и перевод деловых документов. уникальная система, позволяющая быстро собирать документы на русском. следующим образом: «в старину: сборник образцов для составления писем».. и текст в соответствие с мировыми стандартами деловой переписки. Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни.. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации…. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков… Собрать информацию о получателях данного письма. 3. … для самостоятельной подготовки отчета необходимо собрать документы с. контракты, исковые заявления, образцы деловой переписки и та далее),. Первое правило деловой переписки – всегда используйте фирменный. делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем»…. Как правильно этот документ ввести в действие в нашей организации? Визу можно оформить, подав документы онлайн на сайте Министерства.. визита и любые документы, подтверждающие цель визита (деловая переписка,.. Что нужно делать и как самостоятельно собрать и подать документы в. … Слушателям программы выдается удостоверение установленного образца!.. Оформлять документы строгой отчетности. 5.2.2… туристских ресурсов и регионоведению; собирать актуальную информацию об. ведения деловой переписки, особенности стиля и языка деловых писем,. Документы в формате MsOffice это стандарт в деловой переписке.. как Вы будете собирать в кучу и анализировать 6 протоколов разногласий. трудом? так как вся переписка только через Word и Excel, переходил на iWork.. один мой отчет как образец оформления ушел в Министерство. На этой странице я попытался собрать ссылки на сайты, содержащие информацию по деловым и техническим документов. Рекомендации по написанию а также образцы контрактов, деловых писем,. Типовые контракты, деловая переписка, другая полезная информация; комментарии на русском. Там же. ные тексты некоторых образцов средневековой деловой письменности с пере- водом на русский. Ты часто уговаривал меня собрать письма, написанные.. Констатации типа: «Текстам официально-деловых документов свойственны. действие в жанре испанской деловой переписки: лингвостилистиче-. А почему бы не собрать и не сдалать все разом?. Приведу примеры глупых вопросов.. обращение на «Вы» с заглавной буквы свидетельствует об уважении к адресату — обычная практика в деловой переписке. Особенности речевого этикета и речевого поведения в деловой среде отдельных… Тэйлор Ш. Деловая переписка и образцы документов /пер. с англ. Современный специалист обязан уметь устанавливать деловые отношения, вести… Тэйлор Ш. Деловая переписка и образцы документов /пер. с англ. Документы для регистрации автомобиля нужны для постановки. В том же случае, если вы не приобретали автомобиль, а собрали его своими руками,. «Деловая переписка на английском языке». для учащихся 10-11 классов. составитель: учитель английского языка высшей категории. В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения.. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к. Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем. … дату, для которой нет уверенности, что Вы успеете собрать нужные документы… Внимательно посмотрите образцы заполнения и обратите.. или входной билет; или деловая переписка, программа деловой. Образцы деловых писем и прошений, примеры написания. До этого. Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых.. По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.. способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. 1.2.1 Сущность, генезис и развитие понятия «документ». Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство)… между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);. кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и. Обратимся к переписке Ю.Н.Рериха периода Маньчжурской экспедиции.. в качестве переводчика и собирать данные по местным лекарственным.. правила деловой и дипломатической переписки, довольно сдержанно, но сильно.. единственный образец, к сожалению, находится не в лучшем состоянии. Деловая переписка. деловое письмо образец деловое письмо образец написания. Деловая переписка и образцы документов TCPDF Created Date: 242016… видео я покажу и расскажу как собрать самолёт из конструктора Lego. Условия для получения разрешающих документов стали более щадящими.. Образец приглашения для получения визы в Канаду. приглашению», так как выдается она на основании деловой переписки… грамотно собрать пакет документов, то получить желаемую визу с первого раза вполне реально. Как лучше составить письмо-приглашение, чтобы собрать максимально. Всё это, а также образец письма-приглашения, вы найдете ниже.. Три вида документов, которые мы рассмотрим в этой статье, относятся к срочным. Пожалуй, самые сложные для написания виды деловых писем. Ссылки по теме: образец приглашения из США, как получить визу через наше. Возможно, Вы бизнесмен и ведете переписку о возможном сотрудничестве с американскими партнерами, или. Собрать пакет документов.. любой государственный документ, удостоверяющий Ваше право собственности. Систематизация и хранение документов. Правила написания деловых писем.. Деловая переписка, бланк письма.. письмо поздравления образец.. Как лишь ее «похитят», то 2-ой из молодоженов будет собирать средства на. Образец для поиска:. работ, оказании услуг, платежные документы, деловая переписка и другие документы по усмотрению судебного пристава-исполнителя. Иными словами, необходимо собрать все документы о финансовом. 198 – 199.2 УК РФ) являются письменные документы, в том числе деловая переписка. В частности в этой переписке могут содержаться сведения об.. Протокол получения образцов для сравнительного исследования;. имеет право собирать и представлять предметы и документы; запрашивать справки,. Частные деловые письма (просьбы, приглашения и т.п.)… Наконец, если за время переписки у Вас с корреспондентом установились. пишущие впадают в ступор при попытке написать черновик документа или письма.. и нужно собрать дополнительный фактический материал: конкретные примеры,. Чаще она требуется для того, чтобы укомплектовать пакет документов личного дела и,… в рамки общепринятых представлений о деловой переписке. Чтение образцов деловой переписки, составление собственных писем.. Как правильно представить свою компанию, как собрать сведения о другой. … статьи по юридическим вопросам · образцы юридических документов · наши.. переписка организации-должника.. услуг, платежные документы, деловая переписка и другие документы по усмотрению судебного пристава-исполнителя. Иными словами, необходимо собрать все документы о финансовом. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для. что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы,…. будущей статьи «содрал лыко», т.е. собрал необходимые факты,. Рассмотрены специфика деловой переписки, деловых переговоров, формирования.. Важные документы – от трех до пяти лет в соответствии со сроком… Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать.. программы позволяют просмотреть образец возможной распечатки на экране;. Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним. документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.. Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями. Если же. Оформление визы в Германию на деловые поездки и посещение. Настоящий список поможет вам собрать документы для заявления на. Образцы правильно выполненных фотографий вы сможете найти, пройдя. Доказательство делового характера поездки — например фрагмент деловой переписки с. Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.. зарубежные источники информации, собрать необходимые данные. документации, в том числе различные виды деловой корреспонденции,… Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. —. Название основных деловых документов, должностных лиц.. в деловой переписке, образцы писем, контрактов, соглашений и деловой документации на.. Большой опыт проведения практических занятий помог автору собрать. монтаж, наладка, испытания и сдача в эксплуатацию опытных образцов изделий, узлов, и.. умением собирать и анализировать информацию для формирования исходных. навыками ведения деловой переписки (ПК-26);. … приводятся образцы. , документов которые чаще всего используются органами СОН в текущей.. Образец фирменного бланка и делового письма. 20. Абитуриент должен иметь документ государственного образца о среднем.. ведение деловой переписки по международно-политической проблематике. находить, собирать и первично обобщать фактический. Поиск Документы Образцы. Найдите быстрые результаты сейчас! Образцы деловых писем. Раньше переписку вели вручную — то есть отсылали обычной почтой.. Образец письма другу на английском языке…. here in advance so that he could call and collect it at your office on 8th or 9th July. Именно в ее стенах ему и приходится по кускам собирать собственную жизнь и. Гарантийное письмо – форма документа, принятого в деловой переписке.. Файл Образец гарантийного письма о выплате задолженности.doc. Выписка провозных документов (транспортной накладной,. К досудебному порядку разрешения споров относятся переговоры, деловая переписка,. Цены · Достижения · Официальные документы · FAQ · Партнеры · Контакты. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль. Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую. Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:. Деловая культура: понятие, особенности проявления в деятельности государственного и… не только в личных контактах, но и по телефону, через служебную переписку и т.д…. Попросил привести подтверждающие примеры…. уточнить цель, собрать необходимые материалы, изучить документы. Всюду мы сталкиваемся с необходимостью оформления деловых бумаг.. и грамматическими особенностями официально делового стиля, с образцами документов,. Собрать материал из разных литературных источников. 2.. акты) и язык законов, а во втором – служебную переписку и деловые бумаги. … к оформлению личной документации;; правила деловой переписки;.. Обработка объемных документов в режиме главного документа. Создание и использование новых образцов… Тема 4.4 Составление и оформление деловых писем.. Цель работы: научиться собирать автоматически оглавление,. В XVIII-XIX вв. составление сборников образцов документов получает широкое. правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки;. Претензия – это документ, не имеющий четко установленного образца,.. деловая переписка с ним, документы подтверждающие начало работ, проект. что вам необходимо собрать любые документы, которые, так или иначе,. … сухая деловая бесполезная переписка, и, как итог — оставление без внимания всех. Прежде всего необходимо будет собрать все документы,. Образцы исковых заявлений о взыскании задолженности вы, как. … отправку за рубеж деловой корреспонденции, каталогов, образцов продукции и т.д.. Речь, в первую очередь, идет о деловой переписке, различных. Если бы этот документ вступил в силу, то экспресс-перевозчикам пришлось. В 2014 году таможенники собрали различных платежей в. Примеры написания запроса, жалобы, ходатайства…… «Полис ОМС» – для хранения деловой переписки по конкретным проблемам);… районных ДНП человек должен собрать внушительный пакет документов (от паспорта до. Прийом входящих звонков и ведение деловой переписки.. Навыки ведения деловой переписки.. собирать документы согласно предоставленному.. грамотность, осведомленность с образцами типовых документов — все это. 1) Служебная переписка: деловое письмо, коммерческая корреспонденция;. Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и… различные виды демонстраций образцов изделий,… собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь. взимать таможенные пошлины: levy duties, collect duties. документы для таможенного оформления: documents on customs… принятые в коммерческой документации и деловой переписке.. spec (англ. specimen) — образец. По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.. Для официальной деловой переписки обычно применяют. дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. да нет, я просто давно веду переписку, и отношусь к ней.. до этого опять собрать кучу бумаг,переводы документов и апостиль для документов по семье… 2. Образцы деловых писем и документов капитана 3. Письмо на английском языке: примеры, как писать (личное, деловое,.. артикль (за исключением официальных писем и деловых документов). После… слушалась родителей, помогала собирать фрукты и овощи,. составления деловых документов и организации работы с ними. источники информации, собрать необходимые данные,.. Служебная переписка.. 5. Оформление делового письма. Составление образцов деловых писем. Если вы желаете посетить США с туристической или деловой целью, вам.. в разрешенный перечень, например, образцы деловой переписки.. Чтобы поездка состоялась, необходимо собрать правильный пакет документов,. Туристическая/деловая/ гостевая виза в Норвегию. об участии в конференции, входной билет на торговую ярмарку, деловая переписка, программа деловой поездки).. Образец справки с работы туризм. Мы поможем Вам собрать документы, заполнить анкету на визу в Норвегию, поможем оформить. Нормы официально-делового стиля служебных документов. Деловое письмо международного образца.. Особенности подготовки и оформления документов для деловой переписки…. излагаемому вопросу, рассмотреть предшествующие документы, собрать данные для составления текста; рассмотреть. … реквизитов. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.. Собрать информацию о получателях данного письма. 3. Продумать и. Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов : учеб.-практ. пособие. Какие выражения типичны для деловой переписки?. Примеры написания адреса:. As you will see from the documents which I am enclosing — как Вы увидите из документов, которые я прилагаю.. for a visa to return here in advance so that he could call and collect it at your office on 8th or 9th July. знает и умеет использовать нормативные правовые документы в своей. проведение совещаний, деловая переписка, электронные коммуникации и т.д…. За время прохождения практики студент обязан собрать необходимые материалы и документы.. Практическое пособие с образцами документов. Первый образец такого масла был получен еще в 1873 году.. окно для провтривания, затем надеть перчатки и осторожно собрать осколки… ксерокопии, всевозможные акты, деловая переписка и ряд прочих документов,. Собирают образцы деловых документов предприятия (можно ксерокопии / и.. Как написать письмо по-английски (частная и деловая переписка). … более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться (примеры клише см. ниже). Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров:. постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых… предложения: Столичный ЦСКА впервые за три года собрал аншлаг в. Срок подачи документов. в том числе: составлять протоколы, собирать доказательства по делу, рассматривать. проведения экспертизы документов; ведения деловой переписки; планирования работы;. -Анкета установленного образца (утверждена распоряжением Правительства РФ. Нормативные документы для разработки ООП ВО.. принимаются заявления от лиц, имеющих документ установленного образца о высшем образовании.. собирать, обрабатывать с использованием современных информационных. виды деловой переписки и структуру деловых писем;. Письмо-просьба – образец оформления можно просмотреть или скачать в.. досок в вашем регионе, собрать необходимые документы и написать.. Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем · Как. Образцы деловой переписки и бизнес предложений. Примеры спонсорских. Образцы документов и писем для спонсоров. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И. Как лучше составить исковое заявление, и какие документы необходимо. и даже в судах имеются образцы некоторых исковых заявлений и, конечно,. деятельности и адвокатуре в РФ»: «Адвокат вправе собирать сведения,. представленные нам документы – будь то договоры, деловая переписка,. Нормативные документы для разработки ООП бакалавриата по направлению. ведение деловой переписки по вопросам организации международных.. темам, находить, собирать и первично обобщать фактический материал, делая. Абитуриент должен иметь документ государственного образца о. Содержит тексты и задания по деловой переписке к темам «Методы международной. D/P – documents against payment (документы против платежа) – exporter gives documents… h) Прилагаем образцы подписей…. на ноги, но информация, которую нам удалось собрать, свидетельствует, что Вы имеете. Пакет документов подают в Визовые центры, расположенные в РФ.. времени, не так уж сложно самому собрать документы для германских чиновников… в приложении под именем «образец заполнения» и следуйте инструкции на. к друзьям, можно указать их адрес или приложить часть переписки. Текст деловой переписки имеет специфические особенности, которые за годы. сравниваются образцы документов, общепринятые в отечественном и зарубежном.. Уметь: Собирать, анализировать и обобщать информацию. Читать курсовую работу online по теме ‘Деловая переписка’.. Состав управленческих документов определяется компетенцией и. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз…. Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы. Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New. досок в вашем регионе, собрать необходимые документы и написать.

В 2019 году каждый второй житель планеты отправил и получил 246 миллиардов электронных писем разного характера, а средний работник тратит на управление электронной почтой 28 % своего рабочего дня. И по субъективным наблюдениям что в нашей компании, что в компаниях моих коллег я вижу, что все больше и больше деловых коммуникаций переходит в текстовую среду: в электронную почту и мессенджеры. Потому что это удобно. Потому что мы, миллениалы — адепты цифровых технологий, и нам проще общаться текстом одновременно с десятью людьми, чем по телефону с одним человеком.

А раз электронная деловая переписка сегодня — такой важный канал коммуникаций, то и навык написания эффективных писем обладает огромной ценностью. Ниже разберем правила, придерживаясь которых, можно сделать свои письма коллегам и клиентам убедительнее, мощнее, эффективнее.

Больше не нужно искать и обзванивать каждое диджитал-агентство
Создайте конкурс на workspace.ru – получите предложения от участников CMS Magazine по цене и срокам. Это бесплатно и займет 5 минут. В каталоге 15 617 диджитал-агентств, готовых вам помочь – выберите и сэкономьте до 30%.
Создать конкурс →

Полезная структура

Даже при нарушении всех на свете правил деловой переписки, обращении на «ты», обилию эмодзи и эпитетов, письмо, составленное с учетом его пользы для получателя, будет эффективным. Поэтому правило «пиши полезные собеседнику письма» — самое важное и стоит первым в списке.

Польза письма складывается из таких элементов:

  • из текста понятна цель общения;

  • в тексте есть призыв к действию /обобщающий вывод;

  • в тексте есть ответы на все поставленные собеседником вопросы;

  • у текста четкая, ясная структура;

  • у письма релевантная тексту содержательная тема.

Классическая структура электронного делового письма:

  1. Краткая вводная часть (причины и цель письма)

  2. Изложение сути вопроса (основная мысль обращения)

  3. Заключительная часть (призыв к действию /обобщающий вывод)

Обычно вопросом «как написать убедительное письмо» задается человек, который хочет что-то получить от собеседника в ответ на письмо: чтобы купили его продукт /услугу; подписались на рассылку; согласовали изменения в рекламной компании; согласились на выгодные ему условия сделки; дали нужную ему информацию; продлили абонентское обслуживание на очередной период. Поэтому и в качестве примера разберем ниже письмо-согласование.

Пример письма с грамотной структурой

Излагая суть вопроса:

  1. показывайте выгоду для собеседника;

  2. приводите доказательства своих утверждений;

  3. отсекайте лишнее (нормальный объем письма — 1 экран, это 180-250 слов).

Важное замечание: если ваше письмо — это ответ на вопросы собеседника, то в сути не уходите от заданной темы, и на каждый вопрос собеседника дайте ответ. А где не знаете с ходу ответа и нужен сбор информации — так и напишите, только не забудьте указать и сроки, в которые вы соберете информацию и все-таки ответите на все заданные вопросы.

Завершая письмо:

  1. призовите собеседника к действию (если вам от него что-то надо);

  2. напишите обобщающий изложенную информацию вывод (если ему от вас что-то надо).

Для письма на любую тему необходимо понятное и релевантное теме заключение: либо призыв к действию, либо обобщающий вывод.

Призыв к действию используйте, когда вам что-то надо от собеседника: так вы упростите ему задачу «понять, что же от меня вообще хотят в итоге». Обобщающий вывод используйте, когда ваше письмо — это ответ на запрос собеседника, или отчет о проделанной работе. Обобщающий вывод упростит собеседнику задачу «оценить, насколько все хорошо или плохо».

Используя такое активное заключение, вы повышаете вероятность того, что собеседник усвоит самую важную информацию, даже если прочитает письмо «по диагонали». А также упрощаете собеседнику работу: вместо того, чтобы перечитывать письмо и выискивать, что же теперь от него требуется, он просто воспользуется подготовленным вами заключением, и сэкономит свои интеллектуальные ресурсы.

Грамотно оформленная тема

Отдельного внимания заслуживает формулирование и оформление темы письма. Каждый день мы получаем и пишем по 130 деловых писем, и грамотно оформленные темы писем помогают быстрее ориентироваться в этом информационном потоке.

Формулируя тему письма:

  1. ясно отразите суть письма;

  2. не превышайте объем в 50 символов;

  3. ссылайтесь на цепочку писем, если это ответ.

Пример плохо и хорошо оформленных тем для одних и тех же писем:

  • «Согласование» → «Согласовать фотографии для новой статьи»

  • «Договор» → «Договор на ведение контекстной рекламы с правками»

  • «Ответ» → «Re: Список вопросов о результатах SEO-продвижения»

Выдерживать длину темы в 50 символов важно, чтобы она полностью отображалась при просмотре со смартфона; а отвечать на письмо не новой темой, а сохраняя прежнюю важно, чтобы вести историю переписки по конкретным вопросам (чтобы легко найти ключевую информацию внутри всей цепочки, не занимаясь утомительным поиском по всем письмам в папке входящих и отправленных).

Заботливая подача информации

В день человек потребляет 34 гигабайта аудиовизуальной информации, поэтому так важно заботиться о том, чтобы информация, исходящая от вас, с большей вероятностью была бы правильно усвоена и понята в этом огромном потоке данных.

Забота в деловой переписке сводится к принципу: максимально упростить подачу информации.

Заботливо оформляя письмо:

  • разбейте текст на абзацы;

  • придерживайтесь правила деловой переписки: одно письмо = 1 экран прокрутки;

  • заключите самую важную мысль в первый абзац;

  • избавьтесь от избыточных слов (канцеляризмы, вводные, эпитеты);

  • используйте маркированные списки;

  • избегайте вычурного оформления (только пара слов жирным шрифтом на все письмо);

  • используйте лаконичную информативную подпись.

Практика показывает, что оптимальная длина абзаца для восприятия его на экране компьютера — это 3-5 строк. Поэтому придерживайтесь такого диапазона при разбиении текста. А также разбавляйте текст маркированными списками, когда перечисляете списки вопросов /фактов (оптимальная длина списка — 3-7 позиций).

Ссылки всегда старайтесь оформлять с анкором: не «сайт будет загружаться в 15 раз быстрее https://yandex.ru/dev/turbo/doc/concepts/index-docpage/#profit», «а сайт будет загружаться в 15 раз быстрее». Так текст воспринимается визуально приятнее глазу и в целом понятнее, куда ведет ссылка. Не используйте подчеркивание для оформления в тексте любых других элементов кроме ссылок, чтобы не путать собеседника. И в целом будьте аккуратны в оформлении писем: если нужно подчеркнуть отдельные 1-2 фразы в письме — оформите их жирным шрифтом; и этого будет достаточно — избегайте цветного текста, курсива, разных шрифтов в одном документе и прочих украшательств ради украшения (а не ради облегчения усвоения информации собеседником).

Формулируя свои мысли в письме, старайтесь по максимуму их очистить от вводных, эпитетов, канцеляризмов, пассивного залога; словом, доносите информацию в самой простой форме. Если можно написать «мы пишем 10 текстов в месяц», то зачем усложнять, и писать «наша компания занимается написанием текстов, предназначенных для страниц вашего сайта, в необходимом для SEO-продвижения количестве». Про очистку текста от «словесного мусора» очень много полезных советов у известного редактора и блогера Максима Ильяхова в книгах «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Пример письма с и без «словесного мусора»

Лаконичная информативная подпись

Подпись к письму вставляйте и оформляйте по принципу «чтобы получателю от нее было полезно и удобно»: вставьте свое имя, должность, и 1-2 контакта, по которым вы быстрее всего ответите. Оптимально будет указать в подписи ваш номер телефона (мобильный или офисный с добавочным номером) + аккаунт в мессенджере для оперативной связи в письменном режиме.

Структура лаконичной подписи

Советы по оформлению заботливой подписи к письму:

  • если вам комфортно, чтобы к вам обращались по имени (а не имени-отчеству) — то не указывайте ФИО, ограничьтесь именем и фамилией;

  • если пишете с корпоративной электронной почты, по которой точно понятно, откуда письмо — в должности необязательно указывать компанию;

  • указывайте в личной подписи обязательно личный телефон: или мобильный, или корпоративный, но тогда обязательно с добавочным номером;

  • указывайте телефон в общепринятом стандарте по маске: +7 (…) …-..-.., чтобы получателю было удобно его скопировать в набор номера с любого устройства;

  • в качестве дополнительного контакта желательно указать мессенджер или дополнительный телефон, по которому уж точно при возникновении форс-мажора вы ответите за 15 минут;

  • опустите реверансы вежливости вроде «с уважением», «искренне ваш», «с пожеланиями доброго дня» и так далее: искренней вежливости в этих общих фразах нет, зато они засоряют письмо, занимают строчки, в которых можно разместить полезную информацию.

Пример перегруженной и лаконичной подписи

Нейтральный тон

Письмо — не место эмоциональным переговорам. Как бы вы ни старались передать или скрыть эмоции, получатель поймет их по-своему, и чаще всего поймет совсем не тот тон, который вы старались в письмо вложить. Или, что еще хуже, как раз поймет ваш (негативно настроенный) тон, испытает собственные эмоции, и это повлияет в дальнейшем на ваши деловые отношения.

Пример эмоционального и нейтрального письма

Если злитесь, обижаетесь, негодуете (не важно: справедливо или нет), то не пишите письмо: позвоните, поговорите лично — так у вас будет возможность на равных с собеседником обменяться информацией, и, если все-таки разговор получится эмоциональным, по крайней мере у вас будет возможность управлять настроением разговора.

Если же позвонить /встретиться лично в конфликтной ситуации возможности совсем никакой нет, то прежде чем отвечать текстом, дайте эмоциям улечься, переварите их. И когда уже будете формулировать ответ, перечитайте его несколько раз, чтобы убедиться, что текст полностью нейтрален.

Проблема передачи эмоций в письменной форме — в одностороннем диалоге: вы можете передать свое настроение, но не можете среагировать на изменившееся настроение собеседника. Можно ненароком обидеть, разозлить просто из-за разности восприятия (например, есть люди, которые воспринимают точку в конце сообщения в мессенджере как агрессию). Либо усугубить конфликт, когда письмо от вас насыщено негодованием.

Чтобы не вызвать гнев собеседника в деловой переписке:

  • не пишите в излишне уверенном, приказном, умоляющем, угрожающем тонах;

  • избегайте смайликов (или хотя бы не отправляйте их первым, а только в ответ на отправленный смайлик);

  • не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток», «дезигн», «дрова», жмыло», «ИМХО») и вообще любые сленговые выражения, которые хороши лишь для неформального общения;

  • избегайте афоризмов, пословиц, метафор — выражайте свои мысли прямо, ясно и четко;

  • не пишите КАПСЛОКОМ, потому что печать текста заглавными буками воспринимается как крик (читай: агрессия).

Быстрый и четкий ответ

Согласно Википедии, «Деловое общение — вид общения, которое подчинено решению определенной задачи исходя из общих интересов и целей коммуникантов». Для решения любой задачи требуется проявлять ясность, точность, определенность. Значит, если деловое общение — есть общение с целью решить определенную задачу, то один из принципов деловой переписки — быть четким (то есть, ясным, точным, определенным) в коммуникациях.

Чтобы быть четким в электронных письмах:

  • отвечайте на любое письмо в течение 1 часа;

  • если вам задали ряд вопросов — ответьте на все;

  • обозначайте сроки решения задач, перечисленных в письме;

  • если вопрос срочный — звоните, а не пишите;

  • проверяйте формат, название, содержание вложений.

Гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на e-mail до 24 часов. Но по факту сегодня время комфортного ожидания ответа значительно сократилось: почти половина респондентов из 2-х миллионов человек отвечает на e-mail в течение 1 часа. Если ответить так быстро невозможно (требуется уточнить информацию, собрать данные), то в ответном письме нужно обозначить причину, по которой мгновенный ответ невозможен, и сроки, в которые вы этот ответ все-таки дадите.

Четкость в электронной переписке проявляется и в понятном запросе: называя задачи, которые вы ставите перед собеседником, обязательно обозначайте, в какие сроки вы ждете их выполнения. Вы пишете собеседнику «сделайте макет» и имеете в виду «сделайте макет сегодня до конца дня», а он понимает задачу как «сделать макет в приемлемые сроки», и его «приемлемый срок» — это неделя (а не день как у вас). В итоге из-за недостаточно четкого письма возникает конфликт.

А срочные вопросы (требует решения до конца дня), кстати, вообще стоит решать по телефону или в мессенджерах, так как меньше половины людей проверяют почту каждые пару часов, и ваше письмо могут открыть гораздо позже, чем требуется для быстрой реакции.

Грамотно оформленные вложения

Еще один важный, простой, и незаслуженно игнорируемый способ повысить эффективность письма — это внимательно проверять все свойства вложений, прикрепленных к сообщению:

  • Проверьте название файла — чтобы было релевантным и не содержало нежелательной информации. Например, «ps_макет-КОПЫТНЫМ-васяпроверь.PSD» гораздо хуже отражает свое содержимое, чем «Рога-и-копыта_Макет акции букет в подарок_на проверку_15.01.2020.PSD», так еще и может обидеть получателя..

  • Укажите в письме, как получателю использовать приложенные файлы. Например, не просто приложить к письму «Отчет по задачам сайта site.ru_январь 2020.xls», а прокомментировать его суть: «Пожалуйста, ознакомьтесь с подробным отчетом о выполненных задачах за прошедший месяц, он прикреплен к письму в файле «Отчет по задачам сайта site.ru_январь 2020.xls»»..

  • Никогда не отправляйте файлы с расширением .exe и другие программные файлы. Почтовый сервер, скорее всего, воспримет такое письмо как потенциально опасное и заблокирует это вложение или письмо целиком..

  • При «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки .zip или .rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.

Вместо заключения: чек-лист идеального письма

Для проверки качества своих писем используйте чек-лист:

  • тема письма ясно отражает его суть;

  • тема не длиннее 50 символов;

  • если письмо-ответ, то тема ссылается на цепочку писем («Re:»);

  • из текста письма понятна цель общения;

  • по каждой задаче из письма указан срок решения;

  • в тексте есть призыв к действию /обобщающий вывод;

  • в тексте есть ответы на все поставленные собеседником вопросы;

  • у текста четкая, ясная структура;

  • самая важная мысль — в первом абзаце текста;

  • текст письма разбит на абзацы не длиннее 3-5 строк;

  • объем письма не сильно превышает 1 экран прокрутки (180-250 слов);

  • мысли изложены четки и ясно, без вводных, канцеляризмов, эпитетов;

  • в тексте нет выделения цветом и курсивом;

  • ссылки кликабельны и оформлены анкорами;

  • среди вложений нет файлов с расширением .exe;

  • вложения названы релевантно содержимому и упомянуты в тексте;

  • тон письма нейтральный, без эмоций;

  • в тексте нет смайликов и сленговых выражений;

  • в тексте нет афоризмов, пословиц, метафор;

  • в тексте нет слов, написанных заглавными буквами;

  • в подписи нет лишней для получателя информации;

  • в подписи указана ваша должность;

  • в подписи телефон указан в стандартном формате: +7 (…) …-..-..;

  • в подписи указан тот телефон, по которому вы сразу ответите.

Если, проверяя свое письмо, на все эти вопросы вы ответили — «да», то ваше письмо — пример эффективной деловой коммуникации!

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Глава 16. Деловое письмо

    Деловое письмо – одна из наиболее распространенных форм письменного сообщения, подготовленного в соответствии с определенными требованиями и предназначенного для информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения) . Письма могут готовиться компанией:

    ? как ответные – например, в связи с исполнением компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

    ? как сопроводительные – например, в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

    ? как ответы – например, в связи с получением компанией запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

    ? как инициативные.

    Подготовленный исполнителем текст делового письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании (иного уполномоченного лица) или (и) предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос . Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью (рис. 16.1). Обычно содержание рассматриваемого документа состоит из двух частей: в первой излагается причина, основание или обоснование составления делового письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки; во второй, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

    Рис. 16.1. Основные функции и виды деловых писем

    Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

    Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма. Реквизитами документа являются :

    ? дата документа;

    ? регистрационный номер документа;

    ? ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    ? сведения об адресате;

    ? заголовок к тексту;

    ? текст;

    ? подпись;

    ? отметка о наличии приложения;

    ? отметка об исполнителе;

    ? идентификатор электронной копии документа.

    Сроки подготовки деловых писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе), и с учетом типовых сроков исполнения документов.

    Пример документа представлен ниже.

    Открытое акционерное общество «Аверс»

    ОАО «Аверс»

    180000, г. Архангельск, ул. Петровская, д. 70. Тел.: (817) 33-20-36, факс: 33-20-37.

    E-mail: box@avers.ru.

    ОКПО 80000000, ОГРН 1300000000000, ИНН/КПП 1000000000/900000000

    __________ № ____________________ (сведения об адресате)

    На №________________________

    (заголовок к тексту)

    Многоуважаемый Имя Отчество!

    Мне бъто исключительно приятно получить от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 0000 год.

    Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

    В этой связи я просил бы Вас, уважаемый Имя Отчество, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

    Буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца. Позвольте также выразить надежду на то, что сотрудничество между нашими организациями в предстоящем году будет успешным.

    Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

    С неизменным уважением,

    (наименование должности, личная подпись) И. О. Фамилия Данный текст является ознакомительным фрагментом.
    Читать книгу целиком
    Поделитесь на страничке

    Следующая глава >

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *