Денежные документы в кассе учитываются

Учет кассовых операций и денежных документов

Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.

Правила работы с наличными денежными средствами определены Центральным банком Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 г. № 247), устанавливает правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовые операции могут осуществляться с использованием двух видов касс: операционной и главной. Операционные кассы предназначены для получения наличных денег от населения и обслуживаются кассирами-операционистами. Главная касса ведет прием денежной выручки от операционных касс, сдает и получает деньги из банка, выплачивает зарплату и осуществляет расчеты с юридическими лицами.

Учет операций в главной кассе выполняет кассир. Его должность предусматривается в штате предприятия. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Все предприятия, организации и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. В то же время предприятиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью обслуживающие банки устанавливают предприятиям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в учреждения банков ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную работу предприятия с утра следующего дня. А для тех организаций, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в учреждения банков на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация, имеющая денежную выручку в наличных деньгах, сдает их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т. е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением (т. е. могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке), и для них установлены свои сроки хранения — не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе предприятия с учетом изменившихся условий работы.

Первичные документы по учету денежных средств в кассе определены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (ред. от 03.05.2000 г. № 36). Документом для оприходования денежных средств в кассе служит Приходный кассовый ордер (форма № КО-1). Он состоит из приходного кассового ордера и квитанции. Подписывается ордер и квитанция главным бухгалтером и кассиром, погашается штампом «оплачено» и оттиском печати предприятия. Приходный ордер остается в кассе, а квитанция отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выдача наличных денег из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим деньги в кассе, с указанием паспортных данных получателя, а также погашается ордер в момент выдачи наличных денег из кассы штампом «выдано».

Расходные ордера выписываются:

  • • при разовой выдаче денег отдельным лицам;
  • • на платежную ведомость при выдаче зарплаты;
  • • при сдаче денег в банк: в этом случае кассир выписывает еще и объявление на взнос наличными, которое остается в банке; квитанцию, выдаваемую клиенту; ордер, прикладываемый к выписке банка;
  • • в других случаях.

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т. е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 100 000 руб. по одному платежу. Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность — документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации определенную операцию.

Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Все приходные и расходные кассовые ордера при выписке должны регистрироваться в Журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), записи в которых ведутся в хронологическом порядке.

Учет движения денег в кассе осуществляется кассиром в Кассовой книге (форма № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры — отрывные и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в книге. Помарки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Все исправления должны быть заверены подписями кассира или главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги по поступлению и выдаче денег в кассе и выводится остаток на конец дня. Затем кассир передает в бухгалтерию отрывной лист кассовой книги с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях с согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В этом случае ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В конце месяца листы кассовой книги сшиваются и скрепляются сургучной или мастичной печатью с указанием количества листов.

Для учета движения наличных денег в кассе используется активный счет 50 «Касса». Сальдо по дебету показывает остаток наличных денег в кассе на начало дня. Оборот по дебету — сумму поступивших денег в отчетном периоде, а оборот по кредиту — расход или выплату денег.

К счету 50 «Касса» открываются следующие субсчета:

  • 50 /1 «Касса предприятия»;
  • 50/2 «Операционная касса»;
  • 50/3 «Денежные документы».

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе предприятия почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Они отражаются в учете в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в Книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Основные проводки по учету денежных средств в кассе:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 90 «Продажи» — поступила выручка за реализованные услуги;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 51 «Расчетные счета» — получены наличные денежные средства с расчетного счета в банке;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращены остатки подотчетных сумм;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — получены деньги в кассу в возмещение материального ущерба;

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — поступили в кассу деньги от заказчиков;

Дебет счета 51 «Расчетные счета»

Кредит счета 50 «Касса» — возврат денег в банк на расчетный счет;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 50 «Касса» — выплачена заработная плата работникам;

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса» — выдано под отчет на командировочные или хозяйственные расходы и др.

Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться инвентаризация кассы в сроки, установленные руководителем организации. Кроме того, инвентаризация проводится и при смене кассира. Проведение инвентаризации денежных средств регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется сданными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт (форма № ИНВ-15), утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (вред, от 03.05.2000 г. № 36).

Результаты инвентаризации отражаются в учете следующим образом:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 91/1 «Прочие доходы» — оприходованы излишки, выявленные при инвентаризации;

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса» — отражена недостача денежных средств в кассе;

Дебет счета 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — списывается недостача на убытки, если виновное лицо не установлено или во взыскании с него отказано судом;

Дебет счета 73/2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — списывается недостача на виновное лицо;

Дебет счетов 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73/2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» — погашена недостача виновным лицом.

Кассы организаций могут работать не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Денежными документами называются бумаги, покупаемые за безналичные или наличные деньги. Их держат в сейфе кассового помещения.

Учет денежных документов в бух. учете

В законодательстве не прописано четких рекомендаций по поводу учета денежных документов. Однако порядок их учета должен быть прописан в учетной политике каждой организации в зависимости от ее специализации.

Рассмотрим, как учитываются некоторые денежные документы.

Купоны на питание учащихся

Некоторым учащимся (школьникам, студентам) учебные учреждения обязаны предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Данное питание выдается по специальным купонам. В них должно содержаться:

  • Номер;
  • Период действия;
  • Вид питания (обед или завтрак);
  • Цена;
  • Печать компании, которая выдала данный талон;
  • Роспись отвечающего за выдачу сотрудника.

Если учреждения образовательного назначения снабжают купонами, управляющий этого учреждения должен обеспечить сохранность данных купонов. Он выдает их сотруднику, который несет ответственность за организацию бесплатного питания. Купоны передаются по специальному акту. Купоны, которые не были использованы, должны быть возвращены управляющему учреждения. Все совершенные с купонами действия вносят в специальную книгу учета купонов.

Если учреждение само предоставляет бесплатное питание, в конце каждого дня использованные бланки купонов считаются и прикладываются к кассовой отчетности. Они должны храниться в течение пяти лет после их использования.

Почтовые марки

Не смотря на то, что технический процесс активно развивается, услуги почтовой связи остаются все такими же востребованными. Осуществить почтовое отправление можно только с помощью специальных марок. Организации должны учитывать эти марки в качестве денежных документов.

Почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовую отчетность, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

  • В случае удачной отправки – реестр отправки;
  • В случае неудачной отправки (порчи) – испорченный конверт.

Карты оплаты услуг связи

Работники компаний зачастую пользуются корпоративной связью, за использование собственных средств связи в рабочих целях они получают компенсации. В организациях часто оплачивают связь специальными картами. Их покупает организация и учитывает их в качестве денежных документов.

Чтобы у налоговиков не возникало лишних вопросов по поводу оплаты расходов на услуги связи, в организации должно быть разработано специальное положение. В нем должен содержаться список работников, имеющих право на получение специальных карт оплаты.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *