Для хранения документов

Периодические издания (газетно-журнальный фонд) – важный информационный ресурс любой библиотеки, как с точки зрения актуальности содержания, так и оперативности поступления. В условиях финансовых ограничений на комплектование книг наличие в библиотеке фонда периодических изданий и его репертуар приобретают особо ценное значение.

Каждая муниципальная библиотека должна иметь возможность получать местные газеты и журналы, в том числе не менее 1 экземпляра региональной периодики (газеты, журналы): не менее 2 экземпляров общегосударственных ежедневных полноформатных газет; не менее 1 экземпляра общегосударственной воскресной полноформатной газеты. Базовая обеспеченность муниципальной библиотеки периодическими изданиями – не менее 150 наименований1 . В то же время перечень выписываемых изданий должен отвечать требованиям пользователей информации.

Основные источники поступления периодических изданий в библиотеки: подписка (в том числе и на электронные ресурсы удалённого доступа), поставка обязательного экземпляра, пожертвования.

Использование и обеспечение сохранности фонда периодических изданий теснейшим образом связано с организацией их учёта. Без точных учётных данных невозможно дать объективную, исчерпывающую характеристику фонда, определить эффективность его использования.

Учёт фонда – это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Учёту подлежат все периодические издания (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки.

Объективную картину фонда периодических изданий дает суммарный, индивидуальный, статистический и бухгалтерский учет.

Основными единицами учета периодических изданий являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название2 .

Дополнительными единицами учета являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица).

Общая величина фонда периодических изданий учитывается в экземплярах, новые поступления – в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.

Журналы учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.

Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием.

Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.

Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях. Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием.

Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.

Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.

Учёт стоимости периодических изданий осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации на забалансовом счете 23 «Периодика для пользования» по условной цене 1 рубль за 1 единицу учёта.

Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.

Индивидуальный учёт периодических изданий ведётся в регистрационной картотеке, предназначенной для учёта каждого названия и экземпляра или в автоматизированной базе данных, при этом для периодических изданий в качестве регистрационных номеров выступает идентификационный номер: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.

Все периодические издания маркируются.

Исключение периодических изданий из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, устарелость по содержанию, непрофильность.

Выбытие периодических изданий из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по установленной форме (код по ОКУД 0504144) с приложением списка исключаемых изданий.

Определение сроков хранения периодических изданий – один из важнейших аспектов управления фондом.

Срок хранения каждого названия периодических изданий должен определяться Комиссией по сохранности фонда библиотеки и утверждаться на 1-3 года.

Можно выделить 3 основные группы:

— документы постоянного (бессрочного) хранения (журналы и газеты, поступившие по системе обязательного экземпляра);

— документы длительного хранения (журналы и газеты с ценной информацией долговременного использования);

— документы временного хранения (журналы и газеты с быстроустаревающей информацией, периодика для абонемента).

Для документов длительного хранения может быть рекомендована следующая хронологическая глубина: для газетных фондов – 3 5 лет, журнальных – до 10 лет. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5 10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены.3 Основным же показателем в определении сроков хранения является читательский спрос.

Литературно-художественные журналы относятся к документам длительного хранения.

Необходимо помнить, что при определении срока хранения издания текущий год не учитывается.

По истечения срока хранения периодическое издание исключается из фонда по причине непрофильности.

Учёт фонда – одна из важных составляющих деятельности библиотеки по обеспечению сохранности фонда. В целом же обеспечение сохранности фонда периодических изданий предусматривает целый комплекс профилактических мер: поддержание стабильного режима хранения,4 нормативное размещение фондов, соблюдение правил использования газет и журналов, предупреждение аварийных ситуаций.

Газетно-журнальным фондам большой ущерб наносят такие факторы, как высокая температура и влажность воздуха. В помещениях для хранения документов температура воздуха должна быть на уровне 18±20С, относительная влажность — 55±5%. Но ещё важнее относительная стабильность показателей: частые и с большой амплитудой колебания температуры и влажности воздуха более опасны, чем крайние значения этих показателей.

Нарушение светового режима хранения значительно ускоряет процесс естественного старения бумаги (как газетной, так и книжно-журнальной). Фонды периодики требуют проведения регулярного обеспыливания, которое проводится силами работников библиотеки один раз в месяц, в санитарный день.

Система расстановки фонда должна обеспечивать его хранение в удобном для данной библиотеки порядке, экономное использование имеющейся площади, обслуживание читателей с наименьшей затратой сил и времени, благоприятные условия для ухода за фондом и его проверки.

При размещении газет и журналов в библиотеках могут применяться различные виды расстановки: алфавитно-хронологическая (целесообразна для небольших библиотек), хронологически-алфавитная, форматно-крепостная.

Фонд периодических изданий желательно размещать на специальных стеллажах для журналов и газет. В горизонтальном положении допускается хранить только большеформатные материалы (высотой более 40 см).

Для ежедневных газет большого формата целесообразно применять месячную подшивку, для газет с периодичностью выхода и объёмом более 16 страниц — ежеквартально, для остальных – полугодовые и годовые подшивки. Документы постоянного хранения необходимо переплетать.

Библиотекари и читатели должны аккуратно и бережно обращаться с фондом периодических изданий и в процессе его использования (выдача документов для работы в читальном зале, экспонирование на выставках, изготовление ксерокопий отдельных статей). Нередко именно при выполнении этих процессов происходит порча или хищение изданий.

Нельзя вкладывать в журналы, подшивки газет посторонние вещи, например, закладки из бумаги с лигнином или из красящих тканей, засушенные растения.

Нельзя из «добрых побуждений» выполнять мелкий ремонт с помощью липких лент, скрепок. Грамотный небольшой ремонт документов (вклеить выпавший лист, укрепить корешок) не занимает много времени, но надолго продлевает срок службы издания.

Ксерокопирование газет и журналов должно быть ограничено. Основные риски: интенсивное воздействие ультрафиолетового излучения, повреждение корешка переплета, загибы и разрывы бумаги. Поэтому рекомендуется копировать документы не более 2-3-х раз.

Решение о возможности копирования документов принимается для каждого из них индивидуально. Следует вести учёт количества ксерокопий, изготовленных с каждого документа. Если известно, что какой-то документ будет пользоваться активным спросом и многократно копироваться, следует сделать одну копию хорошего качества, с которой в дальнейшем можно выполнять копирование для читателей.

Обеспечение сохранности фонда периодических изданий не всегда требует крупных капиталовложений, но невозможно без постоянной, осознанной и профессионально грамотной работы по этому направлению.

1 Приказ Министерства культуры РФ от 20.02.2008 г. № 32 «Об утверждении нормативов минимального ресурсного обеспечения услуг сельских учреждений культуры (общедоступных библиотек и культурно-досуговых учреждений)»
2 Приказ Министерства культуры РФ от 08.10.2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда»
3 Терешин, В.И. Библиотечный фонд / В.И. Терешин. — М., 2000. — С. 51.
4 ГОСТ 7.50-2002 Консервация документов. Общие требования

Записи с камер наблюдения обязательно должны храниться в течение определенного времени, ведь видеоархивом часто пользуются для прояснения спорных ситуаций. В статье разберемся, от каких факторов зависит длительность хранения.

Системы «Безопасный город»

В некоторых городах действует общая сеть видеонаблюдения, объединяющая камеры во дворах и подъездах многоквартирных домов, местах массового скопления людей и на перекрестках. Единая информационная система обеспечивает безопасность граждан, помогает идентифицировать личность правонарушителей и представляет доказательства в случае совершения административных проступков или уголовных преступлений. В Москве записи из мест массового скопления граждан хранятся в течение 5 дней, из образовательных организаций – в течение 30 дней. В остальных городах могут быть установлены другие сроки.

Сколько хранятся записи в частных системах видеонаблюдения

Максимальное время записи видеоархива определяется в индивидуальном порядке и зависит от нескольких факторов, среди которых:

  • законодательные требования;
  • отраслевые интересы;
  • время получения разрешения на просмотр и принятия мер;
  • регламент внутреннего контроля;
  • наличие повторяющихся событий.

Например, в некоторых организациях существуют службы, оценивающие качество работы сотрудников по видео. Поскольку ролики регулярно и внимательно просматриваются, нет необходимости в их длительном хранении. Если ревизор заметит сомнительный инцидент, он сразу доложит о случившемся руководителю.

Ритейлеры часто анализируют сезонное поведение покупателей, затрагивая большие временные интервалы. В этих случаях требуются специальные программы обработки записей и объемные цифровые носители. Ситуация усложняется, если видеонаблюдение затрагивает личные права граждан. Получение разрешения на доступ занимает немало времени, и это должно быть учтено при расчете срока хранения.

Важно! Записи с камер видеонаблюдения в коммерческих системах чаще всего хранятся не более двух недель.

Технические особенности

Чаще всего архивные данные хранятся на жестком диске или карте памяти видеорегистратора. Жесткий диск отличается большим объемом памяти и высоким уровнем надежности. Для профессиональных систем жесткий диск считается единственно возможным накопителем, поскольку речь идет о хранении огромного количества информации. Модели ведущих производителей служат несколько лет (с учетом цикличной перезаписи). Но со временем любой жесткий диск размагничивается, и на нем появляются нечитаемые секторы.

Важно! В системах видеонаблюдения не рекомендуется использовать жесткие диски, предназначенные для стационарных офисных компьютеров. Они не рассчитаны на постоянную высокую нагрузку, в частности на перезапись и воспроизведение данных для нескольких пользователей одновременно. Рекомендуемые модели жестких дисков уточняйте у производителей или продавцов оборудования для видеонаблюдения.

Карты памяти, которыми комплектуются некоторые IP-камеры и автомобильные видеорегистраторы, не подходят для хранения большого объема данных. Стандартных моделей на 32 или 64 ГБ хватает для ведения архива с одной точки наблюдения в течение 1-3 дней и то при условии, что запись ведется по датчику движения. Как правило, для любительских нужд этого достаточно.

Как быть, если вы хотите надолго сохранить определенные записи с камер видеонаблюдения? В такой ситуации можно скопировать архивные файлы на флэш-накопитель от проверенного производителя. Хранить его рекомендуется вдали от источников электромагнитного излучения и мест с повышенной влажностью.

Сколько хранятся записи в системах видеонаблюдения UControl

Сроки хранения данных в системах UControl зависят от количества камер подключенных к рекордеру, настроек качества записи (разрешение, скорости записи и битрейт), типа записи (постоянная, по детектору движения или по расписанию) и объема жесткого диска. Здесь действуют простые правила: чем больше камер, чем лучше настройки качества изображения и чем чаще ведется запись, тем тяжелее будет архив. Например, для записи действий сотрудников в офисе можно установить наилучшие настройки по разрешению, скорость поставить 12 кадров в секунду (появится небольшой эффект подтормаживания движущихся в кадре объектов), а запись вести по движению. Для контроля сотрудников эти параметры оптимальны, а увеличив скорость записи до максимально возможных 25 кадров в секунду, движение объектов станет очень плавным, но это добавит объем записываемых данных.

Расчеты для подбора жесткого диска:

Кол-во
камер
в системе
Объем используемого жесткого диска
500 ГБ 1 ТБ 2 ТБ 3 ТБ 4 ТБ 6 ТБ
Размер архива в днях для выбранного диска
Аналог 960H
960х576 — 25 кадр./с
2048 Кбит/с
2 12 24 48 72 96 144
4 6 12 24 36 48 72
6 4 8 16 24 32 48
8 3 6 12 18 24 36
AHD или IP 1 МП
1280х720 — 25 кадр./с
4096 Кбит/с
2 6 12 24 36 48 72
4 3 6 12 18 24 36
6 2 4 8 12 16 24
8 1,5 3 6 9 12 18
AHD или IP 2 МП
1920х1080 — 25 кадр./с
8192 Кбит/с
2 3 6 12 18 24 36
4 1,5 3 6 9 12 18
6 1 2 4 6 8 12
8 0,8 1,5 3 4,5 6 9
AHD или IP 3 МП
2048х1536 — 25 кадр./с
12288 Кбит/с
2 2 4 8 12 16 24
4 1 2 4 6 8 12
6 0,7 1,3 2,7 4 5,3 8
8 0,5 1 2 3 4 6

Как правило, для небольшого количества камер достаточно жесткого диска объемом 0,5-1 ТБ. Если используется много камер или съемка ведется с разрешением Full HD и выше, лучше приобрести накопитель объемом 2-3 ТБ и более. Например, для бюджетного 4-канального комплекта Эконом 7S при постоянной записи и налучших настройках параметров качества изображения, установленного жесткого диска 500 ГБ хватит на 6 дней непрерывной записи. В то же время для 4-канального HD-SDI комплекта Профи HD при тех же условиях жесткого диска 2000 ГБ хватит на 4 дня непрерывной записи.

Подробный расчет глубины архива записей и объема передаваемого трафика для систем UControl —>

Посмотреть примеры готовых комплектов видеонаблюдения UControl —>

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина

Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487—83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

УДК 001.4: 65.011.56: 006.354 Группа ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

гост 16487-83

Взамен

ГОСТ 16487—70

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. Не 5331 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Издание официальное

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987

Термин

Определение

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

  • 1. Делопроизводство

  • 2. Архивное дело

  • 3. Документ

  • 4. Документирование

  • 5. Документная информация

Ндп. Документальная информация

  • 6. Автор документа

Автор

  • 7. Текст документа

Текст

  • 8. Текстовой документ

  • 9. Письменный документ

  • 10. Рукописный документ

  • 11. Машинописный документ Ндп. Рукопись

  • 12. Автограф

  • 13. Черновой документ

  • 14. Беловой документ

  • 15. Изобразительный документ

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Создание документов

Организация или лицо, создавшие документ.

Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация»

Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ, содержащий речевую информацию

Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины

Текст, написанный собственноручно

Рукописный или машинописый документ, отражающий работу автора над текстом документа

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Документ, содерж аший информ ацию. выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов

Термин

  • 16. Графический документ

  • 17. Фотодокумент

  • 18. Аудиовизуальный документ

  • 19. Кинодокумент

  • 20. Фонодокумент

  • 21. Подлинный документ

22. Копия документа Копия

  • 23. Микрофильм

  • 24. Личный документ

25. Документ личного происхождения

Ндп. Личный документ

Определение

Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

По ГОСТ 13.0.002—84

Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Официальный документ

26. Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-

Термин

  • 27. Управленческий документ

  • 28. Автор официального документа

  • 29. Реквизит документа

Реквизит

  • 30. Оформление официального документа

  • 31. Бланк официального документа

Бланк документа

  • 32. Подлинник официального документа

Подлинник

  • 33. Дубликат документа

Дубликат

  • 34. Выписка из официального документа

Выписка

  • 35. Унифицированный документ

  • 36. Формуляр-образец документа

Формуляр-образец

Определение

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2—83

По ГОСТ 6.10.2-83

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

  • 37. Документооборот

  • 38. Объем документооборота

  • 39. Регистрация документов

  • 40. Дело

  • 41. Номенклатура дел

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Термин

Определение

42. Формирование дела

Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела

43. Оформление дела

Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению

44. Единая государственная сн-

Система документационного обеспечения

стема делопроизводства

управленческой деятельности, определяю-

ЕГСД

щая типовые процессы документирования и организации работы с документами

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР

45. Архив

Ндп. Архивохранилище

  • 46. Архивохранилище

Ндп. Архив

  • 47. Государственный архив

48. Ведомственный архив

Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации

Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов

Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов

Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации

  • 49. Архивный документ

Ндп. Документальные материалы

Архивные материалы

  • 50. Ценный документ

  • 51. Особо ценный документ

  • 52. Государственный архивный фонд СССР

ГЛФ СССР

  • 53. Государственная архивная служба

ГАС

Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социальнокультурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение

Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства

Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов

Термин

Определение

54. Государственное хранение документов

Государственное хранение

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными

архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими иа это право

55. Ведомственное хранение кументов

Ведомственное хранение

до-

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

56. Профиль архива

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

57. Сеть государственных хивов

ар-

Система государственных архивов, созданная в соответствии с их профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

58. Комплектование архива

Комплектование

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

59. Источники комплектования архивов

Источники комплектования

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

60. Документальный фонд Ндп. Архив

Личный архив Документальный фонд

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

61. Фондообразователь

Ндп. Фондодержатель

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

62. Архивный фонд

Фонд

Ндп. Архив

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

63. Объединенный архивный

фонд

Ндп. Архив

Групповой архивный фонд Комплексный архивный

фонд

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

Термна

Определение

64. Архивный фонд личного происхождения

Архивный фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода

65. Архивная коллекция

Коллекция

Архивный фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фон-дообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

66. Фондирование документов Фондирование

Классифицирование документов по архивным фондам

67. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности

Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

  • 68. Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности

  • 69. Обеспечение физической сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

  • 70. Учет архивных документов Учет документов

  • 71. Учетный документ архива

Учетный документ

72. Государственный учет документов ГАФ СССР

  • 73. Централизованный государственный учет документов ГАФ СССР

Централизованный, учет

  • 74. Карточка архивного фонда Карточка фонда

Ндп. Фондовая карточка

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы во единым формам учетных документов

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного в централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР

Термин

  • 75. Список фондов архива

Список фондов

  • 76. Лист архивного фонда

Лист фонда

  • 77. Единица хранения архивных документов

Единица хранения

  • 78. Единица учета архивных до* дументов

Единица учета

  • 79. Проверка наличия и состоя* «ия документов

Проверка наличия

  • 80. Страховая копия документа

Страховая копия

  • 81. Страховой фонд копий документов

Страховой фонд

  • 82. Фонд пользования архивными документами

Фонд пользования

Определение

Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов

Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда

Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение

Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения

Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции

Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения

Совокупность страховых копий документов

Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ

83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

СНСА ГАФ СССР

  • 84. Архивный справочник

  • 85. Архивная опись Опись

Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых метрологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации

Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную

Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации

Термин

О^едеяекяе

86. Путеводитель по фондам архива (архивов)

Путеводитель по фондам

87. Архивный каталог

Каталог

Ндп. Картотека

  • 88. Каталогизация архивных документов

Каталогизация

  • 89. Обзор архивных документов

Обзор документов

  • 90. Пользование архивными документами

Пользование документами

  • 91. Использование архивных документов

Использование документов

  • 92. Архивная справка

93. Архивная копия

94. Архивная выписка

Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения о них

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической пли алфавитной структурой построения

Создание ■ обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий си-стематиэярованиые сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях ах источниковедческим анализом

Прочтение либо просмотр «/или прослушивание архивных документов, регламентированные ера валами

Применение информации архивных документов в интереса к государства, общества в законных интересах граждан

Официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов

Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов

Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного пнсьмеяного документа

С. 10 ГОСТ 16487<—П

АДФАВИТШЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа Архив

Архив

Архив ведомственный Архив государственный

Архив личный Архивное дело Архивохранилище Архивохранилище Бланк документа

Бланк официального документа Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального докумевта ГАФ ccci>

Дело Делопроизводство Документ Документ архива учетный Документ архивный

Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный

Документ личный

Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот

Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования

Источники комплектования архивов

б

46, 60, 62, 63

2t)

Информация документальная

Информация документная

Карточка архивного фонда

Карточка фонда

Карточка фондовая

Картотека

Каталог

Каталог архивный

Каталогизация

Каталогизация архивных документов

Кинодокумент

Коллекция

Коллекция архивная

Комплектование

Комплектование архива

Копия

Копия архивная

Копия документа

Копия документа страховая

Копия страховая

Лист архивного фонда

Лист фонда

Материалы архивные

Материалы документальные

Микрофильм

Номенклатура дел

Обзор архивных документов

Обзор документов

Обеспечение сохранности

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

Обеспечение физической сохранности документов

Опись

Опись архивная

Оформление дела

Оформление официального документа

Подлинник

Подлинник официального документа

Пользование документами

Пользование архивными документами

Проверка наличия

Проверка наличия и состояния документов

Профиль архива

Путеводитель по фондам

Путеводитель по фондам архива (архивов)

Регистрация документов

Реквизит

Реквизит документа

Рукопись

Сеть государственных архивов

Система делопроизводства единая государственная ЕГСД

Система научно-справочного аппарата к докумежгам ГАФ СССР Служба архивная государственная

СНСА ГАФ СССР

Список фондов

Список фондов архива

Справка архивная

69 •69 85

  • 43 30 32

С. 12 ГОСТ 16487—

Справочник, архивный 64-Текст 7 Текст документа 7 Учет архивных документом 70 Учет документов 70 Учет документов ГАФ СССР государственный 72 Учет документов ГАФ СССР цемтралшзованный государственный 73 Учет централизованный 73 Фонд 62 Фонд архивный 62 Фонд архивный групповой 63 Фонд архивный комплексный 63 Фонд архивный объединенный 63 Фонд документальный 60 Фонд документный 60 Фонд копий документов страховой 31 Фонд личного происхождения архивный 61 Фонд пользования 32 Фонд пользования архивными документами 32 Фонд СССР Государственный архивный 52 Фонд страховой 81 Фондирование 66 Фондирование документов 6G Фондообразователь 61 Фонодокумент 20 Формирование дела 42 Формуляр-образец 36 Формуляр-образец документа 36 Фотодокумент 17 Хранение ведомственное 55 Хранение государственное 54 Хранение додументов ведомственное 55 Хранение документов государственное 54 Экспертиза ценности 67 Экспертиза ценности документов 67

Редактор Т. В. Смыка Технический редактор Э. В. Митяй Корректор Г. Я. Чуйко

Сдано в ваб. 08.06.87 Поди, в печ. 25.08.87 1,0 усл. п. л. 1,0 усл. кр.-отт. 0,97 уч.-изд. л.

Тираж 16 000 Цена 5 коп.

Ордена «Знак Почета» Издательство стандартов. 123840, Москва. ГСП. Новопресненский пер., д. 3.

Вильнюсская типография Издательства стандартов, ул. Миндауго, 12/14. Зак. 2841.

Величина

Единица

Накмеиомкме

Обозначение

международное

русское

ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ

Длина

метр

Масса

килограмм

Время

секунда

Сила электрического тока

ампер

А

Термодинамическая температура

кельвин

К

Количество вещества

моль

Сила света

кандела

м

кг

с

А

К

мол^

кд

до

ПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ

Плоский угол Телесный угол

РОДИОН

стерадиан

sr

рад

ср

ПРОИЗВОДНЫЕ ЕДИНИЦЫ СИ, ИМЕЮЩИЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

Величина

Единица

Выражение через осмоаные и до-полнигеланые единицы СИ

Наименова-нме

Обозначение

международное

русское

Частота

герц

Гц

С-‘

Сила

ньютон

н

М-КГ-С”2

Давление

паскаль

Ра

Па

М-’ • КГ С»2

Энергия

джоуль

Дж

м’-КГС»8

Мощность

ватт

Вт

M2- кг с^3

Количество электричества

кулон

с

Кл

с ■ А

Электрическое напряжение

вольт

В

м2кгс»3*А~*

Электрическая емкость

фарад

Ф

м-Snr-1, с4 А’

Электрическое сопротивление

ом

Ом

м2-кг-с»° • А*2

Электрическая проводимость

сименс

См

м-Чкг-‘ с3 А2

Поток магнитной индукции

вебер

Вб

м2 — кг- с^ А’1

Магнитная индукция

тесла

т

Тл

кг с-2 — А»*

Индуктивность

генри

н

Гн

м2-кг-с»2 • А-2

Световой поток

люмен

лм

кд ср

Освещенность

люкс

лк

м~2 • кд • ср

Активность радионуклида

беккерель

Бк

С-1

Поглощенная доза ионизирую*

грэй

Гр

м’ — с-2

щего излучения Эквивалентная доза излучения

зивеот

Зв

м2* с-2

В каждой организации ведется контроль. Этот контроль заключается в ведении бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Но также все эти документы необходимо хранить. Каждый документ имеет свой срок хранения, и каждая организации должна соблюдать определенные правила и сроки хранения документов.

Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные сроки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения. Эти сроки утверждены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом от 25.08.10 №558, в частности бухгалтерским документам посвящен раздел 4.

Срок хранения начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом составления данного документа. Также большинство документов должны хранится 5 лет, но некоторые необходимо хранить постоянно. Документы, которые необходимо хранить постоянно это, например, годовые расчетные ведомости по начислению страховых взносов, бухгалтерская сводная и годовая отчетность, документы по переоценке инвентаризации обязательств и активов, документы по валютным операциям и другие важные документы. Также постоянному хранению подлежат книги учета доходов и расходов, применяемые ИП и организациям при УСН.

Сроки хранения кадровых документов различные, большинство из них хранятся 5 лет, другие по 75 лет (лицевые карточки, счета работников, личные дела рядовых работников, трудовые договора, соглашения), а некоторые хранятся постоянно (например, личные дела руководителей). При определении срока, в течение которого необходимо хранить тот или иной кадровый документ, необходимо руководствоваться указанным Перечнем. Сроки хранения кассовых, банковских и прочих бухгалтерских учетных первичных документов составляет 5 лет. Кроме того, существует Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013 года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами организация государственного архивного дела и при этом не могут быть менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года. А также документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе.

Архивное хранение документов можно организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами архивных компаний. Если же руководители организации приняли решение хранить документы у себя в офисе, то должно быть выделено по архив специальное помещение, оснащенное специальными средствами для хранения документов. В помещении должен быть подходящий температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный свет, должны быть специальные стеллажи или полки.

Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера. Если же организация решила воспользоваться услугами архивных компаний, то передавая документы на хранения профессиональным архивным компаниям, вы должны:

  • освободить свободное пространство в офисе, которое можно использовать на нужды предприятия;
  • снять с работников бухгалтерии лишние обязанности, сотрудники смогут заняться своими прямыми обязанностями;
  • документы будут храниться в подходящих условиях, в соответствии с законодательством государства, будут в целости и сохранности.

К услугам архивных компаний обращаются обычно в тех случаях, когда необходимо освободить часть офисного пространства и снизить издержки.

При офисном хранении зачастую наблюдается очень плачевное состояние документов, в нужный момент они не находятся, либо находятся в настолько плохом состоянии, что информация на них не читаема. Причиной этому служат: большое попадание света, из-за которого документы выцветают и приходят в негодность до истечения срока хранения. Так же нельзя выдавать документы сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Главной чертой бухгалтерского учета является отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерских документах.

Первичный документ-это документ, подтверждающий хозяйственную операцию: продажа товара, покупка материалов у поставщиков, оказания услуг клиентам, выплата зарплаты сотрудникам и другие.

Все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения происходят на основании первичных документов. К первичным документам также относят: акты, договоры, счета-фактуры и накладные. В настоящее время первичные документы могут использоваться в электронном виде, такие документы должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки хранения документов в электронных и бумажных формах одинаковы.

Индивидуальный предприниматель и любая организация должны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402 –ФЗ «О бухгалтерском учете». В каждой организации за сохранность первичных документов отвечает ее руководитель, а вот индивидуальный предприниматель ответственность за соблюдение норм несет самостоятельно. Также большое внимание уделяется бухгалтерской отчетности.

Условия и сроки хранения бухгалтерских документов нужно обязательно прописать в уставе организации для того, чтобы в дальнейшем избежать лишних вопросов от проверяющих органов. Помимо этого можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя предприятия, устанавливающий порядок хранения документов и ответственность за это лиц.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России №558. Скор хранения в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть не менее пяти лет, но также есть такие документы, срок хранения которых составляет 4 года.

Начинается срок хранения с 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Но есть исключения. Все учетные регистры по НДС-книги покупок и книги продаж, журналы учета выставленных и полученных счетов фактур- хранятся с момента закрытия документа, то есть с момента внесения в них последней записи. А документы, подтверждающие учет амортизируемого имущества и определяющие его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Эти нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 года №03-03-06/1/270. Некоторые бухгалтерские документы необходимо хранить в течении 75 лет, поскольку они влияют на размер начисления пенсии граждан, работавших в данной организации, и должны передаваться в архив.

Прежде, чем выбрать способ архивного хранения документов, взвесьте все «за» и «против» обоих методов. Зачастую организации выгоднее воспользоваться услугами архивных компаний, чем хранить документы самостоятельно у себя в офисе. Потому что хранить документы вне офиса более надежно и удобно. Выбор способа хранения документов определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Считается, что оказывается выгодней воспользоваться услугами архивных компаний, чем нести финансовые затраты на дальнейшее содержание архива.

Уничтожение документов не такая и простая процедура. Для этого руководитель назначает специальную комиссию, в которую входят специалисты различных структурных подразделений организации. Данная комиссия проверяет и оценивает документы, с целью установления сроков их хранения, определяют ценность документов и принимают решения об уничтожение документов. Затем составляет перечень документов, которые подлежат уничтожению. Помимо этого, комиссия составляет акт об уничтожении документов, в который входят документы, срок у которых истек. Акт необходимо подписать всем членам комиссии. Единой формы акта нет, поэтому организация должна разработать и утвердить его в индивидуальном порядке. Документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Согласно ст.27 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения бухгалтерских документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность, которая может быть возложена на должностных и юридических лиц, а также на других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

Степень и виды возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами регионального и федерального значения.

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер, то есть виновное лицо обязано возместить причиненный ущерб. Наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа.

Административная ответственность за нарушение сроков хранения установлена законодательством в соответствии со ст.15.11КоПА РФ. Любое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст.325 УК РФ), за непредставление их налоговой службе (ст.199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 рублей, исправительными или принудительными работами или лишением свободы на срок до двух лет.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *