Для секретаря

Должностная инструкция секретаря приемной комиссии вуза

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
Распределяет обязанности между членами приемной комиссии. 6. Утверждает расписание. Ответственный секретарь приемной комиссии. 1. Готовит. Должностная инструкция Ответственного секретаря приемной комиссии 1. линейного вуза, согласно приложению 20 к настоящей Инструкции; Положение о приемной комиссии по образовательным программам высшего образования программам бакалавриата, программам специалитета. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения. 2.2. Оформляет. Должностные обязанности технического секретаря приемной комиссии. ответственному секретарю приемной комиссии и несут административную ответственность за. приводится инструкция по заполнению учетной карточки. 3.1. В первой. обучения базового вуза или ОСП Авиационный филиал. Ответственный секретарь приемной комиссии. 1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии вуза. 2. Готовит проект отчета приемной комиссии и отчитывается на педагогическим совете по результатам набора. III. Права. 3.1. Ответственный секретарь. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с. Технический секретарь приемной комиссии относится к категории. Ответственный секретарь приемной комиссии РНИМУ имени. По словам ректора, вторая волна зачисления в вузе проходит. Поиск работы секретарём приемной в Москве. 12 вакансий Секретаря приемной. Должностная инструкция заместителя руководителя предприятия по производству. Должностная инструкция руководителя (ректора, директора) ВУЗа. Должностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии. Ученый секретарь. Декан факультета является членом приемной комиссии, членом. Невыполнение обязанностей, предусмотренных Уставом университета, действующими правовыми актами и должностной инструкцией. 4.7. ответственного секретаря приёмной комиссии. — председателей. нормативные документы вуза, регламентирующие деятельность приёмной комиссии. 3.2.4. Готовит. инструкции по работе отборочных комиссий факультетов;. — проводит. давать советы, не относящиеся к должностным обязанностям;. иностранных граждан · Контакты приемной комиссии для иностранных граждан. Конкурс. 6. Документы конкурсной комиссии по проведению конкурса на замещение. Должностная инструкция директора института, декана факультета НИУ «БелГУ» (утв. Должностная инструкция секретаря Загрузить. компетенциям, стандартам вуза по результатам обучения и методам проверки по. Срок полномочия Ответственного секретаря Приемной комиссии. Инструкции о порядке форми-рования, ведения и хранения. и докторантуры довести Инструкцию под расписку должностным лицам, ответственным за. секретаря приемной комиссии, зав. отделом аспирантуры и. числе в порядке перевода из другого вуза, Приемная комиссия формирует личное дело. связи с другими подразделениями вуза и сторонними организациями, а также. ственного секретаря приемной комиссии МЭИ по филиалу. Учёный секретарь · Рабочие органы Ученого совета. Автоматизация приемной кампании 2015. Приказ о создании комиссии по предупреждению и урегулированию. Инструкция по делопроизводству СПбГУТ, 11.03.2016. старшего преподавателя; Должностная инструкция ассистента кафедры. Настоящая должностная инструкция разработана в университете в соответствии. На должность ученого секретаря назначается лицо, имеющее ученую степень. Проводит инструктаж членов счетной комиссии при проведении тайного голосования. Приёмная ректора: телефон/факс ( 384-2) 73-28-08 Утверждает должностные (рабочие) инструкции работников, положения о. ректора, советник ректора, секретарь ректора и руководители вышеуказанных структурных подразделений. председателя приемной комиссии БГУ;

Вопрос:

Здравствуйте. Являюсь офицером дивизиона и в течение 5 лет исполняю обязанности секретчика, из-за отсутствия штатного. Положены ли мне дополнительные выплаты за исполнение обязанностей секретчика (должность ефрейторская)?

Александр, Астраханская область, 28 лет

Ответ:

Александр, здравствуйте. В соответствии с ст. 12 «Положения о порядке прохождения военной службы», утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 16.09.1999 № 1237 (ред. от 30.04.2015) «Вопросы прохождения военной службы», в связи со служебной необходимостью на военнослужащего может быть возложено временное исполнение обязанностей по следующей равной или высшей воинской должности, которую он не занимает: вакантной (незанятой) воинской должности — с его согласия (временное исполнение должности — врид).

В этом случае военнослужащий освобождается от исполнения обязанностей по занимаемой воинской должности, но от занимаемой воинской должности не освобождается.

Непрерывный срок временного исполнения обязанностей по воинской должности, которую военнослужащий не занимает, не должен превышать: шести месяцев — в случае исполнения обязанностей по вакантной воинской должности.

На военнослужащего может быть с его согласия возложено исполнение обязанностей по невакантной воинской должности на период нахождения занимающего ее военнослужащего в отпуске по уходу за ребенком.

Для временного исполнения обязанностей по вакантным и невакантным воинским должностям могут назначаться:

солдаты, матросы, сержанты и старшины — по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены указанные воинские звания, а также воинские звания прапорщиков (мичманов);
младшие офицеры — по воинским должностям, для которых штатом предусмотрены воинские звания младших офицеров и старших офицеров.

Александр, назначение Вас временно исполняющим обязанности по указанной воинской должности является неправомерным.

Дополнительные выплаты по указанному основанию Вам не положены.

Александр Томенко, военный юрист

Задайте свой вопрос

Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам). В 2020 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:

  • контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
  • обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
  • ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
  • планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
  • подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
  • прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

  1. Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
  2. Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
  3. Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
  4. Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
  5. Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
  6. Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
  7. Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

  1. Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
  2. Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
  3. Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки: «Секретарь», «Делопроизводитель», «Документационное обеспечение управления и архивоведение». При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

Курсы

Престиж (Московский центр образования «ПРЕСТИЖ») (208 часов) Московский центр образования «ПРЕСТИЖ» проводит курсы дополнительного образования. Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата. МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (дистанционно, без отрыва от работы) На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Лучшие ссузы для секретарей

  1. Технологический колледж № 34.
  2. Экономический колледж Санкт-Петербурга.
  3. Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
  4. Краснодарский торгово-экономический колледж.
  5. Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 22.09.2020

Россия 18000—40000 ₽ Москва 20000—75000 ₽

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать взаимозаменяемо, чтобы описать одну и ту же роль, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем для личного помощника или помощника руководителя.

Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

В качестве секретаря человек возьмет на себя ответственность за административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Он будет помогать коллегам и руководителям, поддерживая их при планировании и распространении информации. В ходе карьеры, как и в другие времена жизни, его могут попросить принять протокол собрания. Могут даже попросить взять на себя официальную роль секретаря для группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая. В этом качестве важно, чтобы он мог принимать четкие и точные примечания, поскольку роль секретаря заключается прежде всего в создании официального отчета о встрече. Роль секретаря в какой-либо официальной группе — быть хранителем процесса встреч. Как правило, это лицо, которое организует собрания, включая годовые, и ведет официальные отчеты о процессе и решениях группы: протоколы собрания. Это может включать в себя ведение учета корреспонденции.

Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря — поддерживать менеджеров в организации. Каждое рабочее место отличается — некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу. В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.

Обязанности работы

Ваша роль административного секретаря может включать работу с менеджерами, руководителями и другим персоналом в офисе. Быть помощником врача или юриста является более специализированным и может потребовать дополнительной подготовки.

Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле. В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета. В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг. Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.

Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.

Однако, если специализироваться на административной роли, продвижение по службе может происходить от более старших административных должностей; то, что они точно будут отличаться в зависимости от организации. В некоторых случаях можно стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личным или исполнительным помощником; в еще большем, офисным менеджером. Также секретарю и административному персоналу не известно специализироваться на работе в организациях в конкретных секторах: например, фармацевтических препаратов или законов. Основные обязанности секретаря:

  • Отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию.
  • Ведение дневников и организация встреч.
  • Организация и обслуживание совещаний (подготовка программ и принятие протоколов).
  • Управление базами данных.
  • Внедрение новых процедур и административных систем.
  • Взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами. Поддерживать связь с персоналом в других отделах и с внешними контактами.
  • Координация почтовых рассылок и подобных рекламных задач. Обрабатывать запросы по телефону и электронной почте, используя систему электронной почты (например, Outlook).
  • Регистрация, обработка счетов или расходов.
  • Выступая в качестве администратора и/или встречи и приветствуя клиентов.
  • Вербовка, обучение и контроль младшего персонала. Набирать, обучать, контролировать младший персонал и делегировать работу по мере необходимости.
  • Использование пакета обработки текста, такой как Microsoft Word. Использовать различные программные пакеты (включая Excel, Access и Powerpoint) для управления данными и создания документов и презентаций.
  • Организовывать, хранить документы и компьютерную информацию. Копировать и печатать различные документы, иногда от имени других коллег. Писать письма. Аудио и тип копирования.
  • Планировать и посещать собрания, создавать повестки дня и принимать минуты — может потребоваться стенография.
  • Заказать и сохранить канцелярские принадлежности и оборудование. Вводить инвентарь канцелярских товаров путем проверки запасов для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; проверяя получение расходных материалов.
  • Организовать поездки, проживание для персонала и других внешних контактов.
  • Использовать системы управления контентом (CMS) для обслуживания и обновления веб-сайтов и внутренних баз данных
  • Управлять и поддерживать бюджеты и осуществлять выставление счетов.
  • Сортировать и распространять входящие сообщения, а также организовывать и отправлять исходящие (это может быть связано с использованием франкирующей машины).
  • Манипулировать статистическими данными. Подготавливать отчеты, собирая информацию. Предоставлять историческую информацию, используя системы подачи и поиска. Сбор, подготовка и сопоставление отчетов.
  • Организовать обучение сотрудников. Поддерживать технические знания, посещая учебные семинары; чтение секретарских публикаций.
  • Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
  • Организовывать работу путем чтения и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; инициируя телекоммуникации.
  • Поддерживать график отделов, сохраняя календари для сотрудников отдела; организацию встреч, конференций, телеконференций и поездок.
  • Заполнять запросы, приветствуя клиентов, лично или по телефону; отвечать или направлять запросы.
  • Поддерживать доверие клиентов и защищать операции, сохраняя конфиденциальность информации. Защищать информацию путем заполнения резервных копий базы данных.
  • Сохранять оборудование в соответствии с инструкциями производителя и установленными процедурами.
  • Способствовать усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.

Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы. Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток. Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.

Функции

Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций. Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов. Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.

Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска — это ключи к успешной организации файлов.

Секретари — это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты — это обычные письменные корреспонденции.

Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса — это еще одна обязанность.

Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.

В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.

Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль будет соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не заполнению стандартного описания работы.

Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:

  • Коммуникация — основная роль секретаря. Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом директоров, руководством и членами (если таковые имеются), путем надлежащего уведомления о любых встречах и своевременном распространении таких материалов, как повестки дня и протоколы заседаний. Секретарь должен быть осведомлен о документах организации и связанных с ними материалах и должен быть в состоянии давать советы и ресурсы по соответствующим темам о которых идет речь Секретарь должен стремиться быть полезным для совета, поскольку они выполняют свои фидуциарные обязанности.
  • Планирование, уведомление и материалы. Секретарю поручается знание и соблюдение требований к уведомлению, составления расписаний для размещения директоров. Секретарь отвечает за составление расписания заседаний совета директоров и должен обеспечить достаточное количество совещаний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно проводить заседание правления, когда секретарь готовит и отправляет материалы для собраний перед совещанием для каждого директора для рассмотрения таких материалов, исправления любых ошибок, подготовки вопросов и комментариев.
  • Протоколы совещаний. Секретарю также поручено записывать протоколы заседаний. Протокол является важным организационным документом и обеспечивает памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также некоторые доклады комитетов и персонала. Протоколы заседаний могут иметь жизненно важное юридическое значение в экзамене и в качестве доказательств в судах, если, например, кто-то бросает вызов действительности определенных действий или позиций.
  • Ведение корпоративных отчетов. Как хранитель записей организации, секретарь отвечает за поддержание точной документации и соблюдение правовых требований, таких как ежегодные сроки подачи заявок. Секретариату может быть полезно иметь календарь подачи сроков, который может включать подачу в государственный секретарь корпорации, генеральный прокурор, и налоговой службы. Секретарь отвечает за проверку и обновление документов по мере необходимости и обеспечение безопасного хранения всех документов, их доступности для проверки директорами и/или членами.

Позиция секретаря имеет широкие обязанности, требующие гораздо большего, чем просто присутствовать на всех заседаниях совета. Эти обязанности, вероятно, будут увеличиваться, если у корпорации есть структура членства в голосовании, которая требует дополнительных процедур уведомления и голосования.

Работодатели

Огромный круг организаций в государственном и частном секторах используют секретарей и администраторов.

Рабочие места обычно можно найти на досках рабочих мест, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по набору персонала и в печатных или онлайн версиях национальных газет.

Рабочая неделя обычно составляет от 35 до 40 часов, причем рабочий день обычно находится где-то между 8 и 18 часами. Перерывы в работе возможны, если навыки, особенно ИТ, поддерживаются. Поскольку административная работа настолько разнообразна, занятость можно найти практически во всех секторах, в том числе:

  • Работа почти полностью офисная и необходимость путешествий является необычной, хотя иногда это может потребоваться в зависимости от организаций или секторов.
  • Характер роли заключается в том, чтобы поддерживать коллег и проекты, а не брать на себя инициативу самостоятельно, что может стать разочаровывающим.
  • Рабочие места доступны во всех областях и возможности широко распространены.

Характер и разнообразие работы будут варьироваться в зависимости от размера бизнеса. Крупные организации могут обеспечить более рутинную работу, но могут предложить больше возможностей для продвижения и опыта работы в других отделах. Некоторые малые предприятия могут ожидать выполнения традиционной административной функции, но другие могут дать дополнительную ответственность, если у них будет только небольшой штат.

Требуемый уровень образования

Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели это требуют. Небольшое меньшинство может потребовать получения степени, и в этом случае степень английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной. Большинство работодателей требуют, чтобы заявители имели офисный или административный опыт работы. Соответствующий опыт может быть получен путем установления контактов через агентства по подбору персонала. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Некоторые организации запрашивают возможность вводить определенное количество слов в минуту или иметь опыт в аутопинге. Курсы для секретарей доступны в Интернете или в колледжах дополнительного образования. Для этой роли требуются различные уровни квалификации, в зависимости от работодателя и сектора. Некоторые из них могут быть больше связаны с предшествующим опытом и навыками, тогда как другие могут нуждаться в формальной квалификации.

Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.

Профессиональная сертификация доступна для административных помощников через различные организации. Одним из таких сертификатов является сертифицированный административный специалист, который предлагает Международная ассоциация административных. Сертификация обычно требует завершения аккредитованной программы обучения, опыта работы в качестве помощника администратора и прохождения сертификационного экзамена.

Навыки

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

  • Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
  • Коллективные навыки.
  • Умение работать с организацией и временем.
  • Внимание к детали.
  • Навыки ведения переговоров.
  • Напористость.
  • Гибкость.
  • Такт, осмотрительность и дипломатия.
  • Сильные организационные навыки.
  • Навыки презентации и внимание к деталям.
  • Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
  • Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
  • Способность принимать и понимать инструкции.
  • Устные и письменные навыки общения.
  • Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
  • Приятная, уверенная телефонная манера.
  • Умение работать в команде.
  • Надежность и честность.
  • Навыки управления проектами.
  • Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
  • Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
  • Возможность работать независимо.
  • Дружелюбное и профессиональное поведение.
  • Стрессоустойчивость.

Перспективы

По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.

Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.

Если есть языковые навыки, можно решить, перейти ли к более специализированной роли, такой как двуязычный секретарь. Можно использовать свои организационные навыки в качестве офисного менеджера или секретаря команды, координируя работу других в рамках отдела или организации.

В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

Скачано: 79

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция

секретаря руководителя

(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических

исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее

высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу

работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение

от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и

нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся

деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению

делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю

(предприятия, структурного подразделения)

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его

обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,

которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за

надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. ______________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя

корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в

структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в

процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с

применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и

представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы

руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением

структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,

передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное

редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,

записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его

сведения ее содержание, передает и принимает информацию по

приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также

телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,

полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие

документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,

проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение

участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),

ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия

изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков

выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми

средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,

необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. _____________________________________________________________.

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по

совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными

настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному

руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих

должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от

структурных подразделений и специалистов информацию и документы,

необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. ______________________________________________________________.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей

деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)

(подпись)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *