Докладная или служебная записка разница?

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Реклама

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
  2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

Справки. Виды справок, порядок их составления и оформления.

Справка — информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка — официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает». При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние — их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— отметка о наличии приложения (если оно имеется);

— отметка об исполнителе (при необходимости);

— визы;

— подпись;

— дата;

— регистрационный индекс.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

— руководителю вышестоящего органа;

— организации в целом;

— структурному подразделению организации;

— конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор — составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения — автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный — приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения — исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 4

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 г., даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

— докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

— служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

— внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

— внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

— наименование структурного подразделения;

— вид документа (Докладная записка);

— дата;

— регистрационный номер;

— заголовок к тексту;

— текст;

— адресат;

— подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГОСТу текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Пример 1.

┌──────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐

│ Угловое расположение реквизитов │ Продольное расположение реквизитов │

├──────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┤

│Наименование Адресат │Наименование структурного подразделения│

│структурного подразделения │ │

│ │ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА │

│ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА │ │

│ │__________ N__________ │

│_________N_______ │ │

│ │ Адресат │

│заголовок к тексту │заголовок к тексту │

└──────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────┘

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения-автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (Докладная записка) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2. Приложение: акт проверки от 03.03.2006 N 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Пример 3.

Отдел рекламы Генеральному директору

ООО «Мечта»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В.Л. Горюнову

20.01.2006 N 10

о командировании специалистов

для участия в семинаре

В соответствии с полученным 19.01.2006 от ООО «Экспо»

официальным приглашением сотрудникам ООО «Мечта» посетить

организуемый ООО «Экспо» международный семинар, посвященный

развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать

на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006

следующих специалистов: маркетолога Короткова А.М. и художника-

дизайнера Сорокину А.В.

Начальник отдела Железнов М.Ю. Железнов

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Пример 4.

Правительство Москвы Префекту Северного

Департамент инвестиционных Административного округа

программ строительства М.М. Момонову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

27.02.2006 N 03-04/6

Москва

Довожу до Вашего сведения, что представитель префектуры

А.В. Соколов, являясь на еженедельные заседания Рабочей группы,

приходит недостаточно подготовленным, возложенные поручения

выполняет не в полном объеме, а 22.02.2006 отсутствовал

на совещании.

Прошу принять соответствующие меры.

Руководитель департамента Саленцева А.В. Саленцева

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

Пример 5.

Административно-хозяйственный отдел Начальнику службы охраны

Д.В. Еремину

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.02.2006 N 10

В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться

работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.

Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО

«АэроВент» для выполнения этих работ:

1. Королев Роман Николаевич.

2. Машков Геннадий Сергеевич.

Начальник отдела Антипов А.С. Антипов

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка-это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

— аналитическими,

— отчетными или

— информационными.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за I квартал 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2006 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

— внешними и

— внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

Пример 6.

Общество с ограниченной ответственностью Генеральному директору

«Леда» А.А. Вишнякову

Отдел кадров

СПРАВКА

03.04.2006 N 117

Москва

об использовании трудовых ресурсов

за I квартал 2006 г.

Наименование показателей

Количество

Число фактически отработанных человеко-часов
работниками (без совместителей и работников
несписочного состава)

24 120
человеко-часов

Численность совместителей, принятых из других
предприятий, учреждений, организаций

нет

Численность работников, выполнявших работы
по договорам подряда и другим договорам
гражданско-правового характера

нет

Численность всех работников в среднем
за отчетный период

67 человек

Начальник отдела Петухов А.В. Петухов

Инспектор отдела Лопухова Л.В. Лопухова

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

— полноты и достоверности фактов и сведений;

— правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

— точности датирования;

— соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера:

Пример 7.

НОУ ВПО «Московский институт юриспруденции»

СПРАВКА

01.03.2006 N 18

Москва

Иванова Ирина Петровна работает старшим преподавателем кафедры

«Документоведение» Московского института юриспруденции по

совместительству с 01.04.2005 г.

Справка выдана для представления по основному месту работы.

Ректор института Кириллов В.С. Кириллов

Начальник отдела кадров Борисова А.Ю. Борисова

НОУ ВПО

«Московский институт

юриспруденции»

Л.А.Доронина

К. э. н.,

доцент кафедры документоведения

и документационного обеспечения

управления ГУУ

Подписано в печать

Тема 8: Основные документы делопроизводства

Заявление

Заявление — документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности , о предоставлении очередного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т.д.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность — если автор уже является сотрудником предприятия или полный домашний адрес и телефон — если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документ, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

Например, при поступлении на работу, к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

Образец оформления заявления:

Справки

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом, например

— справка о наличии материалов на складе, которую составляет заведующий складом;

-справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например:

-справка с места учебы;

-справка с места работы;

-справка с места жительства;

-справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Справки оформляются на угловых бланках общего вида и содержит следующие реквизиты: адресат; название вида документа (СПРАВКА); порядковый номер справки; дата ; место составления; в служебных справках заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; подпись.

Отличия служебных и личных справок в том, что в служебных справках оформляется реквизит адресат, а в справках личных адресат не оформляется, но в конце текста документа пишут для какой цели выдана справка, то есть, в какое учреждение она будет предоставляться (смотрите образцы оформления справок — служебнойи личной). На личных справкахобязательна печать учреждения выдавшего справку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *