Документооборот на производстве

Производственный документооборот

В редакцию журнала поступает множество писем от различных предприятий пищевой промышленности с просьбами рассмотреть тему документооборота производства готовой продукции. Удовлетворить все пожелания вряд ли удастся, ведь каждому предприятию хотелось бы получить свои отраслевые рекомендации, и все же мы решили описать базисный подход к построению документооборота процесса производства. Надеемся, что статья поможет бухгалтеру прояснить спорные вопросы документального оформления готовой продукции.

Рассматривая тему документооборота, бухгалтеру в первую очередь нужно выделить этапы движения материальных ценностей, которые отражаются в учете в стоимостной оценке и требуют соответствующего документального оформления:

  1. Поступление на склад сырья и материалов, используемых в производственном процессе.
  2. Передача сырья и материалов в основные (вспомогательные) производственные цеха (в том числе на изготовление полуфабрикатов, которые используются в производстве продукции).
  3. Производство и оприходование готовой продукции на склад.

На каждом из этих этапов на основании первичных документов делается отдельная бухгалтерская проводка.

Поступление сырья и материалов на склад

Данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете можно отразить на основании нескольких документов, в первую очередь документов поставщика:

  • товарной накладной (типовая форма N ТОРГ-12 <1>);
  • товарно-транспортной накладной (типовая форма N 1-T <2>);
  • накладной (форма разрабатывается самостоятельно, могут быть включены такие реквизиты, как наименование поставщика, покупателя, наименование материальных ценностей, количество, цена, сумма, в том числе НДС, подписи ответственных лиц, подтверждающие отпуск, получение материалов).

<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

На оприходование сырья и материалов документ может составляться и получателем:

  • приходный ордер (форма N М-4 <3>) или акт о приемке товара без счета поставщика (форма N ТОРГ-4);
  • авансовый отчет (типовая форма N АО-1 <4>), если ценности приобретены за «наличку» через подотчетных лиц.

<3> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
<4> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Иногда возникает вопрос: нужно ли оформлять приходный ордер на сырье и материалы, если от поставщика получены сопровождающие документы? Методическими указаниями по учету МПЗ <5> предусмотрен компромиссный вариант (п. 49): предприятие может поставить штамп с реквизитами приходного ордера на сопроводительных документах поставщика, удостоверяющих количество и качество поступивших МПЗ.

<5> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

После того как сырье и материалы поступили на склад, на них заводится складской документ — карточка учета материалов (форма N М-17), в которой указываются сведения по каждому сорту, виду и размеру МПЗ. Записи в карточке ведутся на основании первичных приходно-расходных документов. Обращаем внимание: в карточке отражаются внутренние перемещения материальных ценностей, поэтому составление документа нужно для контроля за материалами. Для синтетических бухгалтерских проводок данный документ необязателен, он может понадобиться лишь для аналитического складского учета движения материальных ценностей.

Выпуск готовой продукции

Выпуск готовой продукции для бухгалтера включает сразу несколько операций: непосредственно выпуск продукции (Дебет 40 (43) Кредит 20), списание материалов и иных расходов (Дебет 20 Кредит 10, 60, 70, 69, 76), которые связаны с выпуском готовой продукции, отражение возвратных отходов (при их наличии) (Дебет 10 Кредит 20). Мы не будем углубляться в другие операции (брак, давальческая переработка материалов), рассмотрим лишь основные операции, без которых не обходится ни один процесс пищевого производства. Представим в виде таблицы основные сведения, которые нужны бухгалтеру для отражения этих операций.

———————-¬
¦ Основные сведения по¦
¦ выпуску готовой ¦
¦ продукции ¦
L———-T————
————————-+————————¬
————+———-¬ ————+————¬ ————+————¬
¦ Раздел I ¦ ¦ Раздел II ¦ ¦ Раздел III ¦
¦ Продукция ¦ ¦ Возвратные отходы ¦ ¦ Сырье и материалы ¦
L————T———— L————T———— L———-T————
————+———-¬ ————+————¬ ————+————¬
¦- наименование ¦ ¦- номенклатурная ¦ ¦- номенклатурная ¦
¦выпущенной продукции; ¦ ¦позиция, ¦ ¦позиция, ¦
¦- количество ¦ ¦соответствующая виду ¦ ¦соответствующая ¦
¦произведенной ¦ ¦отходов; ¦ ¦каждому используемому ¦
¦продукции; ¦ ¦- количество выпуска; ¦ ¦материалу; ¦
¦- плановая стоимость ¦ ¦- фиксированная цена ¦ ¦- количество сырья; ¦
¦единицы и общая ¦ ¦(оценка отходов); ¦ ¦- счет учета ¦
¦плановая стоимость; ¦ ¦- счет учета возвратных¦ ¦материалов; ¦
¦- счет учета выпуска ¦ ¦отходов; ¦ ¦- статья затрат, на ¦
¦готовой продукции; ¦ ¦- статья затрат для ¦ ¦которую относятся ¦
¦- номенклатурная ¦ ¦отражения материалов, ¦ ¦материальные затраты ¦
¦группа — вид ¦ ¦которые должны быть ¦ ¦по списанному сырью; ¦
¦выпущенной продукции; ¦ ¦уменьшены на сумму ¦ ¦- номенклатурная ¦
¦- спецификация — ¦ ¦возвратных отходов; ¦ ¦группа; ¦
¦список материальных ¦ ¦- номенклатурная группа¦ ¦- вид выпущенной ¦
¦затрат, необходимых ¦ ¦- вид выпущенной ¦ ¦продукции ¦
¦для производства ¦ ¦продукции ¦ ¦(полуфабрикатов), при ¦
¦номенклатурной позиции¦ ¦(полуфабрикатов), при ¦ ¦производстве которой ¦
¦согласно нормативам ¦ ¦производстве которой ¦ ¦были списаны материалы¦
¦ ¦ ¦были признаны ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦возвратные отходы ¦ ¦ ¦
L———————— L———————— L————————

Перечисленные сведения в условиях ведения автоматизированного учета могут заполняться в одном документе (например, с наименованием «Выпуск готовой продукции»), из которого в программно-прикладном продукте есть возможность распечатать несколько форм унифицированных, а также самостоятельно разработанных предприятием отчетов. При этом напоминаем, что программа, какой бы совершенной она ни была, остается не более чем инструментом в системе документооборота предприятия.

Передача сырья и материалов в производство

Списание сырья и материалов в производство может быть оформлено несколькими унифицированными формами документов. Выделим основные: это лимитно-заборная карта (типовая форма N М-8), требование-накладная (типовая форма N М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (типовая форма N М-15 <6>) (п. 100 Методических указаний по учету МПЗ, п. 5.1 Методических рекомендаций по учету затрат на производство и калькулированию себестоимости масложировой продукции <7>). Бухгалтер может выбрать одну из форм.

<6> Все перечисленные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
<7> Утверждены Приказом Минсельхоза России от 14.12.2004 N 537.

Если названные формы документов предприятие не устраивают, оно может, исходя из конкретных условий деятельности, самостоятельно разработать документ для оформления отпуска сырья и материалов, главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете для «первички». Но мы остановимся на унифицированных формах.

Заметим, в бухгалтерских кругах бытует мнение, что на поступление и отпуск материалов нужно составлять акты, которые утверждаются комиссией для оформления поступления и списания материальных ценностей. Возникает вопрос: зачем дополнительные документы, когда есть основные формы, предусмотренные для учета поступления и передачи сырья в производство? Да, для бюджетных учреждений предусмотрен отдельный акт на списание материальных запасов <8>, на основании которого отражается операция. Но промышленное предприятие — это не учреждение, и руководствоваться ему нужно не бюджетной Инструкцией, а коммерческими Методическими указаниями по учету МПЗ, в которых есть документы на отпуск материалов в производство. Есть еще акт о приемке материалов (типовая форма N М-7), но он используется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение с документами поставщика, если расхождений нет, то можно обойтись без акта.

<8> Форма N 0504230, приведенная в Приложении 2 к Приказу Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Итак, в теории предлагается воспользоваться лимитно-заборной картой, предназначенной для оформления отпуска систематически потребляемых для изготовления продукции материалов по установленным предприятием лимитам. Ведь именно лимитно-заборная карта является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат), то есть в данном случае на возвратные отходы не понадобится составлять отдельный документ (требование-накладную).

На практике в программно-прикладных продуктах предлагается распечатать на списание сырья и материалов требование-накладную, которой может быть оформлен как нормативный, так и сверхнормативный расход сырья и материалов в производстве продукции. По сути, требованием-накладной списываются сырье и материалы с одного материально ответственного лица на другое, в то время как лимитно-заборная карта предназначена для списания сырья в производство. Но, несмотря на это, требование-накладная — более универсальный, а главное, легче заполняемый по сравнению с лимитно-заборной картой документ, поэтому она находит широкое применение.

Еще один документ, накладная на отпуск материалов на сторону, применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании заключенных договоров. К названным документам еще можно добавить приходный ордер по форме N М-4, который применяется не только для оформления поступающих от поставщиков материалов, но и для их учета после переработки. В таком качестве в принципе можно рассматривать готовую продукцию, но, как правило, данным документом оформляется оприходование сырья, переданного на давальческую переработку.

Каким бы документом организация ни оформляла отпуск материалов в производство, в бухгалтерском учете на основании его будут сделаны проводки: Дебет 20, 21, 23 Кредит 10 или Дебет 20, 21, 23 Кредит 16, если учет сырья и материалов ведется по учетным ценам с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Напомним о документах, необходимых для оценки «незавершенки»

Предприятиям пищевой промышленности, которые в процессе производства сталкиваются с наличием «незавершенки», в конце каждого месяца приходится оценивать данный актив, чтобы относящиеся к НЗП расходы не были учтены в себестоимости готовой продукции, которая включает только относящиеся к ней затраты.

Как правило, для оценки «незавершенки» проводится инвентаризация. Бухгалтер, осуществляющий контроль за проведением инвентаризации, может проверить правильность определения стоимости сырья и материалов, входящих в «незавершенку». Для этого следует установить стоимость сырья и материалов, выданных в производство, и стоимость готовой продукции, а разница как раз и даст объем НЗП. Мы приводим упрощенный расчет, он не учитывает производственный брак и возвратные отходы, с учетом показателей этих активов предприятия стоимостная оценка «незавершенки» даст более точный результат.

Результаты инвентаризации НЗП заносятся в описи, которые составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цеху, участку) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема. Отдельная типовая опись для «незавершенки» не предусмотрена, поэтому бухгалтер может в качестве образца взять опись товарно-материальных ценностей (N ИНВ-3 <9>) и доработать ее, исходя из особенностей проведения инвентаризации НЗП. При этом в описи, которая составляется по НЗП, представляющему собой неоднородную массу (смесь) сырья, лучше указывать два показателя: количество массы (смеси) и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав. Не включаются в опись НЗП сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест и не подвергавшиеся обработке, а также забракованные детали. По ним составляются отдельные описи, которые являются первичными документами.

<9> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Оформление отходов, образующихся в процессе производства

В части оформления возвратных отходов специальная унифицированная форма не предусмотрена, однако в Методических указаниях по учету МПЗ <10> сказано (п. 111), что отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются и сдаются на склады по сдаточным накладным. На основании этого эксперты рекомендуют воспользоваться требованием-накладной (форма N М-11), в ней можно указать наименование и количество возвратных отходов, которые передаются на склад. Данное мнение подтверждают Указания по применению формы N М-11, в которых сказано: требованием-накладной оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, а также по сдаче отходов и брака.

<10> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Таким образом, в бухгалтерском учете в рассматриваемой ситуации требование-накладная служит основанием для отражения проводки: Дебет 10 Кредит 20, которая фактически уменьшает величину материальных затрат, учитываемых в себестоимости готовой продукции. В дальнейшем при использовании в производственном процессе возвратные отходы подлежат передаче и списанию в порядке, предусмотренном для материальных затрат.

Оформление поступления готовой продукции

Для данной операции во многих бухгалтерских программах рекомендовано воспользоваться унифицированной формой N МХ-18 «Накладная на передачу готовой продукции в места хранения» <11>. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых является основанием для списания продукции сдающего подразделения (цеха, участка, бригады). Другой экземпляр накладной является основанием для оприходования готовой продукции принимающим подразделением (складом, цехом, участком). Документ, которым оформляют приемку выпущенной из производства готовой продукции, необходимо сдавать в бухгалтерию ежедневно, не позднее следующего дня. Напоминаем: в бухгалтерском учете накладная на передачу продукции служит основанием для проводки: Дебет 40 (43) Кредит 20.

<11> Утверждена Постановлением Росстата от 09.08.1999 N 66.

Обратим внимание, что в накладной указываются практически все сведения по готовой продукции, но в форме нет места для отражения информации по учету возвратных отходов и списываемых в производство материалов. Очевидно, для этого нужны другие документы. Они рассмотрены выше и могут быть предусмотрены и распечатаны из основной объединяющей выпуск продукции формы программно-прикладного продукта.

Мы привели документ на передачу готовой продукции (отчет) общей направленности, которым может воспользоваться любое предприятие пищевой промышленности. Между тем отраслевыми ведомствами могут предусматриваться специфичные формы подобного отчета, такие как ведомость переработки молока и молочных продуктов (форма N СП-27), отчет о переработке продукции (форма N СП-28 <12>) (для сельхозпроизводителей).

<12> Унифицированные формы утверждены Приказом Минсельхоза России от 31.01.2003 N 26.

После того как готовая продукция поступила на склад, в целях контроля ответственные лица (кладовщики) заполняют отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения. В этих целях можно воспользоваться унифицированной формой N МХ-20 «Отчет о движении материальных ценностей в местах хранения», которую несложно переделать под свою специфику складского хранения и учета. Отчет заполняется как в количественном, так и в стоимостном выражении. Основные сведения, которые указываются в нем, — начальный остаток, приход, расход и конечный остаток материальных ценностей на складе. Данные отчета используются в целях ведения складского аналитического учета.

Оформление общего документа подразделениями

Выше мы рассмотрели основные документы, которые составляются бухгалтерией по операциям, связанным с процессом производства продукции. Однако, для того чтобы их оформить, требуется информация от самих исполнителей — производственных подразделений (цехов, участков, бригад). Понятно, что в цехах работникам не до бумажной работы и тем более у начальников цехов нет времени на составление нескольких документов. Нужен один документ, в котором можно было бы указать все данные, необходимые для учета выпуска продукции. Таким документом служит производственный отчет (отчет производства за смену). О необходимости составления подобного отчета сказано в п. 114 Методических рекомендаций по учету МПЗ: подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат передаются в бухгалтерскую службу согласно утвержденному порядку документооборота.

Унифицированной формы отчета производства за смену не существует, каждая организация самостоятельно решает, как составить отчет и какую информацию в него включить. В качестве примера приведем форму универсального производственного отчета, которую за основу могут взять многие предприятия пищевой промышленности. В нем совмещены несколько разделов, в которых приведена информация о готовой продукции, отпущенных на ее изготовление материалах, возможных отклонениях и возвратных отходах. К отчету можно добавить еще ряд сведений, исходя из специфики производства и номенклатуры выпускаемой продукции.

Наименование
готовой
продукции
Выпуск готовой
продукции
Нормативный расход сырья и материалов
кол-во цена,
руб.
сумма,
руб.
сырье 1 сырье 2 сырье 3
на ед. на вып. на ед. на вып. на ед. на вып.
Консервы
рыбные
5 000 20 100 000 0,2 1 000 0,8 4 000
Консервы
мясные
4 000 30 120 000 0,3 1 200 0,7 2 800
Консервы
овощные
6 000 15 90 000 0,5 3 000
Итог 15 000 65 310 000 1,0 5 200 0,8 4 000 0,7 2 800

По поступлении возвратных отходов можно составить дополнительную таблицу.

Возвратные отходы сырье 1 сырье 2 сырье 3
на ед. на вып. на ед. на вып. на ед. на вып.
0,1 1500

По отклонениям в материальных ценностях также можно составить дополнительную таблицу.

Отклонения в расходе сырья и
материалов
сырье 1 сырье 2 сырье 3
на ед. на вып. на ед. на вып. на ед. на вып.
Фактический расход 0,9 4700 0,7 3500 0,7 2800
Перерасход 0,1 500
Экономия 0,1 1500
Причина отклонения брак

При наличии значительных расхождений между плановым и фактическим расходами сырья и материалов в дополнение к производственному отчету может быть составлен отдельный акт с указанием причин отклонений. По результатам рассмотрения акта руководитель принимает решение, за счет каких источников списать перерасход (работника или предприятия) или как распорядиться экономией. Напоминаем, что мы привели лишь один из примеров отчета производства за смену. Предприятие вплоть до каждого подразделения может разработать иную удобную для себя форму отчета, главное, чтобы в ней разобрались работники бухгалтерии.

Предприятия промышленности могут существенно упростить составление документов по отпуску сырья и материалов в производство с помощью системы автоматизированного учета. Есть только одно условие: для производства изделий используются конкретные материалы определенного количества. Это позволяет использовать в учете и документообороте так называемый механизм спецификаций (калькуляций), который применяется там, где есть серийное производство.

Поясним, спецификация — перечень материалов (полуфабрикатов), которые необходимо переработать для изготовления определенного количества единиц готовой продукции. Например, спецификация масла растительного третьей категории включает перечень ингредиентов, которые используются для его изготовления. При этом в спецификации (калькуляции) указывается количественный и качественный состав используемого в производстве продукции сырья.

В документообороте механизм спецификаций работает так. Подразделение оформляет требование-накладную, в которой затребованные со склада материалы указываются согласно спецификации. При заполнении отчета производства за смену указываются произведенная продукция и соответствующая ей спецификация сырья и материалов. Расхождение между нормой и фактом потребления сырья и материалов вначале анализируется по спецификациям, и только после этого производится проверка расхождений по каждой составляющей спецификации изготавливаемой предприятием продукции.

Подводим итог

Итак, в статье мы рассмотрели основные формы документов, которыми оформляются хозяйственные операции процесса производства продукции. Для наглядности и простоты обобщим наиболее важную информацию по промышленному документообороту в таблице.

—————————T————————————————
Наименование ¦ Используемые для оформления документы
хозяйственной операции ¦
—————————+————————————————
1. Приход сырья и ¦- товарная накладна поставщика (форма
материалов на склад ¦N ТОРГ-12);
¦- товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т);
¦- приходный ордер (типовая форма N М-4);
¦- авансовый отчет (типовая форма N АО-1)
—————————+————————————————
2. Учет сырья в местах ¦карточка учета материалов (форма N М-17)
хранения ¦
—————————+————————————————
3. Передача сырья и ¦- лимитно-заборная карта (форма N М-8);
материалов цехам ¦- требование-накладная (форма N М-11);
¦- накладная на отпуск материалов на сторону
¦(N М-15);
¦- опись НЗП (форма N ИНВ-3)
—————————+————————————————
4. Оприходование ¦- лимитно-заборная карта (форма N М-8);
возвратных отходов ¦- требование-накладная (форма N М-11);
—————————+————————————————
5. Выпуск готовой ¦- накладная на передачу готовой продукции в
продукции ¦места хранения (типовая форма N МХ-18);
¦- производственный отчет (самостоятельно
¦разработанная предприятием форма)
—————————+————————————————
6. Учет продукции в ¦отчет о движении материальных ценностей в
местах хранения ¦местах хранения (форма N МХ-20)
—————————+————————————————

С.В.Булаев

Эксперт журнала

«Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Расходы на покупку автомобиля и его эксплуатацию
Трудимся по совместительству или совмещаем?

Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях

Сергей Дубровин

Современный бумажный документооборот достиг пика своего развития к концу двадцатого века, что отражено в нормативной документации, разработанной в советское время. Этот рубеж можно определить достаточно условно. Первые упоминания об электронных документах появляются с внедрением вычислительной техники, но в массовое сознание электронный документ вошел только в двадцать первом веке. Развитие общества всегда связано с развитием документооборота, это как зеркало, в котором отражается весь пройденный путь. Новые технические возможности меняют и сам документ, его движение и систему хранения.

Но не само развитие техники привело к изменениям, а развитие программного обеспечения. Все этапы легко прослеживаются по появлению новых операционных систем и прикладного программного обеспечения. Это развитие происходило так быстро, что новые возможности не успевали попадать в нормативную документацию. Появлялись новые, еще более совершенные текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных и другие программные средства для создания, движения и хранения документов. Эта тенденция будет сохраняться и в будущем, но скорость изменений несколько сократилась. Это дает надежду, что нормативная база будет больше соответствовать современным требованиям. Никогда прежде в одном месте не собиралась такая разнородная информация, как сейчас. С точки зрения документооборота любая информация, содержащаяся в компьютере, может быть рассмотрена как документ того или иного вида. Это приводит нас к совершенно новому представлению о документообороте и необходимости творчески подходить к вопросам создания, движения и хранения документов.

Представление видов документов и их реквизитов

Наиболее знакомое представление видов документов для секретаря – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сформировать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино­, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из информационных систем. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота.

Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров.

Другой, не менее важный признак документа – его реквизиты или атрибуты. Этот термин пришел в нашу лексику из информационных систем. Одно из преимуществ электронного документа – это возможность его быстрого поиска, но это свойство документ приобретает, когда он имеет поисковые атрибуты.

Операционная система дает нам в этом отношении очень мало возможностей, перечень атрибутов у файла ограничен и не предназначен для целевого поиска документов, их сортировки и группировки. Для примера можно рассмотреть электронную таблицу, в которой первая колонка заполнена именами файлов, а в заголовки последующих столбцов вынесены такие характеристики (атрибуты): срок действия документа, количество обращений за месяц, срок исполнения, исполнитель, отчет по исполнению и другие. Сортировка и группировка заполненных строк в такой таблице дает возможность активно работать с большим количеством документов, оперативно вносить изменения в атрибуты, формировать информацию по исполнению поручений и так далее. Подобным образом в виде таблиц можно представить и базы данных. Системы, построенные на их основе, которые работают с большим количеством атрибутов документов, дают значительно больше возможностей. Хорошо продуманный набор атрибутов на все виды документов и удобные возможности работы с документами позволяет в разы повысить контроль над исполнением поручений и приказов, вести управленческую деятельность, эффективно работать с клиентами, поставщиками и партнёрами. Такие системы называются системами электронного документооборота.

Существует опасность непомерного увеличения реквизитов и атрибутов с целью получить как можно больше информации. Это приводит к усложнению документооборота, повышению трудоемкости при вводе новой информации, замедлению работы и увеличению требований к аппаратной части. Количество их должно быть необходимым и достаточным для достижения общей поставленной цели. С точки зрения современных информационных систем можно рассматривать любую информацию как документ. С этой точки зрения изменяется и роль должностного лица, получающего информацию. Он должен не только регистрировать всю входящую информацию, но и правильно заполнять атрибутивную часть, давая тем самым возможность активно работать с полученной информацией руководителям компании и подразделений.

Особенности технического документооборота

В производственных компаниях существует еще одна проблема, связанная с документами, – это технический документооборот. Он регламентируется другой группой нормативной документации – ЕСКД, ЕСТД, соответственно конструкторской и технологической. Несмотря на то, что обычный и технический документооборот регулируются разными правилами, в них много общего, да и размещены эти документы иногда на одном диске или доступны по корпоративной сети с одного рабочего места. В работе компании, занимающейся производством, техническая документация играет ключевую роль. Многие документы компании имеют ссылку на технические документы, и для того, чтобы принять решение, необходимо иметь их в электронном виде. Включить технический документооборот в номенклатуру дел не представляется возможным в силу их разной структуры и правил сопровождения. На помощь приходят программы управления документооборотом. Здесь нам предлагается два типа программ: системы обычного электронного документооборота и системы управления жизненным циклом изделия. Эти системы предоставляют возможность регистрации документов, заполнения реквизитов, атрибутов, архивирования, распределения прав доступа, полнофункционального поиска, перемещения по инстанциям и другие возможности работы с документами.

Новые возможности работы с документами

В полной мере все новые возможности работы с электронными документами реализованы в приведенных выше системах. Несмотря на их разное назначение, они работают с документами и выполняют все необходимые операции в соответствии с той нормативной документацией, на основании которой созданы. Правильная организация документооборота в компании позволяет с минимальными затратами внедрить эти системы. В результате сохраняется без потерь вся нормативная и текущая документация, порядок движения документов. Дополнительно открывается возможность включить в систему документооборота новые виды документов, которые раньше не находили своего места в номенклатуре дел. Необходимо рассмотреть такие новые виды документов, как электронные письма, кино­ и фотоматериалы, сканированные документы, электронные каталоги, сайты партнеров и клиентов, записи чатов, электронные книги и другая электронная информация.

Это приводит к увеличению объема документооборота, увеличению дискового пространства и снижению скорости обработки информации. Все эти недостатки объективны, но они не вызовут затруднений в работе компании, если будет грамотно составлена номенклатура дел, утверждены виды документов, их реквизиты и атрибуты, установлены сроки хранения. Это необходимо сделать и по другой причине. Новые возможности быстрого получения полной информации, групповой обработки документации, использования базы данных как источника для создания документа и другие возможности будут сведены к нулю без этой работы. Результат может оказаться еще хуже, если не сделать этого. Увеличенный поток информации в виде документов, вносимых в систему без реквизитов и атрибутов, приведет со временем к ситуации полного хаоса. Искать в базе данных информацию без реквизитов и атрибутов становится искусством, доступным немногим.

До сих пор все надежды на сокращение бумажной документации с использованием вычислительной техники оказались бесплодны. Это закономерный результат хранения документов в файловой структуре операционной системы. Фактически все электронные документы, хранимые в операционной системе, таковыми не являются; это куча черновиков, подготовленных к печати, а так как скорость подготовки черновиков для печати на порядок возросла при помощи функции копирования, сканирования, использования шаблонов и сетевого обмена черновиками, то и бумаги теперь тратится в десятки раз больше.

Современные информационные системы позволяют изменить ситуацию кардинально. Все оригиналы хранятся в системе, защищенные правами доступа, цифровой подписью и процедурой внесения изменений, а на печать выводятся копии, только в случае крайней необходимости.

Особо надо отметить новые возможности не только быстрого поиска нужного документа, но и анализа поступающей информации. Возможности контроля исполнения поручений, сделанных в приказах, распоряжениях и на совещаниях, автоматическое уведомление всех заинтересованных лиц о наступающем сроке исполнения или начале совещания. Реквизиты и атрибуты документов позволяют Вам делать работу, ранее невозможную в силу большого количества документов и информации. Все это дает возможность подготовить руководителю более полную информацию для принятия решения и подавать документы по мере их поступления. Управление документами при помощи атрибутов позволяет сортировать и группировать документы по степени важности, тематике, подразделениям. Всегда возможно посмотреть состояние документа по стадиям его подготовки и принять вовремя решение по распределению ресурсов.

Роль секретаря и делопроизводителя приобретает элементы творчества, поставленные перед Вами задачи могут быть решены в системе разными способами, а результат может превосходить ожидания. Возможности анализа очень обширны, они могут обслуживать интересы и потребности буквально каждого работника вашей компании. Система управления жизненным циклом изделия построена для технического документооборота, но ее возможности с лихвой закрывают потребности обычного документооборота. Это позволяет собрать в одно целое всю внутреннюю документацию. Для ведения дел в компании это очень важно с точки зрения сокращения затрат на содержание архива.

Единое информационное пространство

Понятие единого информационного пространства сложилось не сразу. Все началось с внедрением процессного управления. Когда ставится задача обеспечения процесса от заказа до продукции, любые задержки на этом пути приносят убытки. Из необходимости информационно обеспечивать основные и вспомогательные процессы предприятия и стали определяться требования к единому информационному пространству и системе управления предприятия.

Основной принцип – информация должна быть достоверна и актуальна. Информации должно быть необходимое и достаточное количество. Информация не должна дублироваться. Если у Вас в компании внедряются или уже внедрены информационные системы, знание основ единого информационного пространства сохранит Вам здоровье и нервную систему. Рассмотрим, как работают эти принципы.

С достоверностью информации, кажется, не должно быть проблем, но на самом деле они есть. Русский и английский алфавит имеют много букв одинаковых начертаний. Если Вы путаете буквы при работе, обнаружить такую ошибку очень трудно, а система при поиске ошибку рассматривает как новое слово, и Вы теряете нужную информацию или дублируете её. Очень важно использовать достоверные материалы, когда вносишь в систему новые записи, и достоверность надо проверять до ввода данных. Со временем информация теряет актуальность, необходимо следить за ее состоянием, поддерживая актуальность и достоверность. Например, атрибуты «приоритет» и «важность» требуют постоянного внимания. Реквизит «название» не меняется и внимания не требует.

Необходимость и достаточность – тоже очень важный принцип. Если Вы заполняете систему документами, необходимость которых сомнительна, то перегружаете систему «мусором». С другой стороны, информации должно быть достаточно для работы компании. Для успешной работы необходимо делать проверку на необходимость и достаточность. Это позволит со временем создать отличный архив как интеллектуальную собственность компании.

Избежать дублирования информации труднее. Для этого в самой системе должна быть защита от дублирования, но и сотрудники должны понимать свою ответственность. В первую очередь вся нормативная информация, которой пользуется компания, не должна иметь дублей. Дубли приводят к серьезным ошибкам при внесении изменений. Стандартная ситуация: один исправили, другой забыли, а про третий не знали, что он существует. Если работа построена так, что требуется создавать дубли, перестройте работу. Если Вы выбираете в системе ранее введенную информацию, проверьте, единственная ли она? При обнаружении дублей необходимо их блокировать или удалить. В современных системах есть защита, но она не срабатывает, если дубль вводят с ошибкой, и это очень опасно в дальнейшем. Следует различать дубль документа и дублирующую ссылку на документ. Первое приводит к увеличению занятого пространства на диске, второе помогает в системе организовать рабочее место. Ссылок на документ в системе может быть много, но все они указывают на один документ. Вы проводите изменения документа, и все, кто откроет документ по своей ссылке, увидят Ваши изменения.

Информационное пространство едино в случае, если все сотрудники компании для выполнения своей работы используют единые справочные данные, единый архив документации, единую нормативную базу. Но этого мало, этими данными должны пользоваться и другие программы в вашей компании.

Складской учет: основы организации складского учета в магазине

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Положение о комитете по охране труда.9. Положение об уполномоченном (доверенном) лице по охране труда.10. Положение о совете трудового коллектива.11. Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты.12. Правила организации работы автотранспортных средств.13. Положение о порядке производства работ в условиях повышенной опасности.14. Трудовой договор.15. План мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда (в соответствии с требованиями Минтруда РФ).16. План мероприятий по охране труда — образец.17. Программа вводного инструктажа — образец.18. Программа первичного инструктажа на рабочем месте — образец.19. Пример расчета потребности средств индивидуальной защиты.20. Должностная инструкция инженера по охране труда.21. Должностная инструкция начальника отдела охраны труда.22.

Перечень документов по охране труда необходимых в любой организации!

Требования к оформлению Уведомления в Роспотребнадзор Уведомление должно быть заполнено согласно Форме уведомления о начале осуществления предпринимательской деятельности (Приложение № 2 к Правилам представления уведомлений о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности и учета указанных уведомлений), заверено печатью фирмы и подписью Генерального директора фирмы или Индивидуального предпринимателя и направлено в Роспотребнадзор в 2-х экземплярах. К Уведомлению также прилагаются: — Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей; — Копия свидетельства о постановке юридического лица или индивидуального предпринимателя на учет в налоговых органах. Зарегистрированное в Роспотребнадзоре Уведомление должно иметь штамп регистрирующего территориального подразделения Роспотребнадзора с датой регистрации.

ИТР);

  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (Рабочие);
  • Журнал инструктажа по пожарной безопасности (ИТР);
  • Журнал инструктажа по пожарной безопасности (Рабочие);
  • Журнал учета инструкций по охране труда;
  • Журнал выдачи инструкций по охране труда;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал испытаний такелажных средств, механизмов и приспособлений;
  • Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
  • Перечень профессий и должностей, требующих присвоения 1 группы по электробезопасности;
  • Программа обучения персонала, подлежащего проверке знаний с присвоением 1 группы по электробезопасности;
  • Инструкция по пожарной безопасности.
  • Постепенно, я добавлю все эти документы на блог, и они будут доступны для скачивания.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *