Документы после ликвидации

Содержание

Срок хранения документы по закрытой фирме

Разделим ее на три группы: √ Учредительные документы√ Налоговая и бухгалтерская отчетность, отчетность во внебюджетные фонды√ Первичная бухгалтерская документация Учредительные документы находятся в регистрирующем органе, бухгалтерская и налоговая отчетность – в налоговом, отчеты в фонды – соответственно во внебюджетных фондах ФСС или ПФР.

Так что хранить их после получения свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ на наш взгляд не имеет смысла.

Первичная бухгалтерская документация нужна в работающей организации в первую очередь для подтверждения задолженности дебиторской или кредиторской, подтверждения прав на имущество, а также даже для ответов по встречным налоговым проверкам.

ЭПК документы (расчеты, сведения,заявления, решения, списки,ведомости, переписка) обосвобождении от оплаты поналогам, предоставлении льгот,кредитов, отсрочек уплаты илиотказе в ней по налогам, акцизными другим сборам 5 лет ЭПК документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета 5 лет документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Это относится к документам бумажным и электронным. По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет. Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет. Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.

Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы. Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации.

Уничтожение печатей производится специальными штемпельными организациями по заявлению Председателя ликвидационной комиссии с предъявлением необходимых документов или самостоятельно силами организации с составлением акта.

Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь ввиду, в связи с тем, что практика вызова на допрос бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение.

Конечно, если, по мнению руководства организации среди документов могут оказаться те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения разбирательств по делу. В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам.

Следует иметь ввиду, что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы. По правилу хранения документов, подлежат хранению документы 5-ти летней давности.

Хранение документов при ликвидации ооо

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку. Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

Что делать с документами при ликвидации компании

Бухгалтерские Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы. Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

  • книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
  • свидетельства, связанные с постановкой на учет;
  • полисы страхования по опасным объектам производства;
  • отчетность финансовая по стандартам МСФО;
  • документы и акты по операциям с недвижимостью;
  • документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами. Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

Хранение документов после ликвидации организации

Важно

В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных страховых взносах по всем работникам уже находятся в Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение собственного стажа и полученных в предыдущие годы выплат.

Гораздо хуже, если организация начала свою деятельность задолго до 2002 года, и для подтверждения своего стажа и выплат работники должны будут обратиться либо в организацию либо в архив (если организация в которой они работали уже ликвидирована).

Тогда для руководителя ликвидируемой организации на весах оказывается вопрос: что делать? Сдавать или не сдавать документы в архив.

Внимание

В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Передача документов в архив Классификация и архивирование документов предприятия может производиться как уполномоченной ликвидационной комиссией, так и специализированными архивными организациями, с которыми заключается договор на хранение.

Передача документов на постоянное хранение при ликвидации организации выполняется либо в виде традиционных бумажных подшивок, либо путем оцифрования информации на электронных носителях.

Архивное хранение документов с установленным сроком уничтожения может быть передано по решению ликвидационной комиссии непосредственно учредителю компании, что оформляется соответствующим распоряжением и актом приема-передачи.
В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы. Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.

  • Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  • Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  • Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк.

Подобная информация хранится отдельно от общих сведений по действующим фирмам и предпринимателям и по истечении срока хранения также передается в государственные архивы. Предварительно обязательно проведение экспертизы по установлению ценности информации и длительности хранения документов.

Порядок и последовательность действий процедуры установлены в Правилах хранения Постановлением № 760 от 13 декабря 2005 года.

Смотрите видео, как подшивать документы перед сдачей в архив Избавиться по правилам После ликвидации общества лица, назначенные ответственными по данной процедуре (к ним могут относиться члены комиссии по ликвидации или конкурсные управляющие, либо учредители), обязаны произвести три действия:

  1. По закрытию расчетного счета. Данная операция производится по заявлению клиента на основе выписки об исключении из ЕГРЮЛ.

Срок хранения документов после закрытия ооо

  • Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
  • Личные карточки работников.
  • Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
  • Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
  • Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
  • Штатные расписания.
  • Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
  • Табели учета рабочего времени.
  • Документы о льготах для определенной категории трудящихся.
  • Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо?

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

Важно

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист.

Внимание

Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия В соответствии с ч.

10 ст.

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ооо?

Их срок составляет не более 10 лет.Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся: 1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

  • При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
  • При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.
  • К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:
  • обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
  • упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
  • проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек).

Срок хранения документов после ликвидации ооо

Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников. Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки.

Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел.

    Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре.

Хранение документов при ликвидации ооо — Правовая помощь юриста

К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы. Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

  • книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
  • свидетельства, связанные с постановкой на учет;
  • полисы страхования по опасным объектам производства;
  • отчетность финансовая по стандартам МСФО;
  • документы и акты по операциям с недвижимостью;
  • документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора. Фрагмент документа Показать Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.
» 10.

Что делать с документами при ликвидации организации

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.
Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации.
Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

Сроки хранения документов при ликвидации ооо

Срок хранения документов после ликвидации ООО Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации. Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист.

Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов. Сдача документов в архив при ликвидации предприятия В соответствии с ч. 10 ст.

Сколько хранить документы после закрытия ИП?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (499) 653-60-72 доб. 184 (Москва)
+7 (812) 426-14-07 доб. 431 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Чтобы ответить на вопрос, сколько хранятся документы после закрытия ИП, первоначально следует разобраться с факторами, влияющими на сроки хранения, и видом документации, оставшейся после ликвидации.

Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.

Какая документация хранится после ликвидации ИП?

В процессе осуществления коммерческой деятельности ИП накапливается довольно много документов разного характера – справки, расчёты, чеки, отчётность и прочие бумаги с входящей и исходящей информацией.

При этом некоторая деловая документация подлежит длительному хранению, согласно 17 статье ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября (конкретные сроки указываются в российском законодательстве). При функционировании ИП старые бумаги со временем заменяются новыми, однако что делать, если ИП официально закрыто?

Независимо от режима налогообложения, даже если предприниматель работает один (то есть без найма сотрудников), физическое лицо ежедневно имеет дело с большим количеством документации. После закрытия ИП документы, указанные ниже, подлежат сохранению:

  • административно-хозяйственные;
  • трудовые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • распорядительные;
  • и т. д.

Обязанность по сохранению некоторых из этих бумаг закреплена не только за юридическими лицами, но и за физическими. К основным таким документам относятся:

  • книга учёта расходов и доходов (иначе КУДИР), которая необходима к заполнению при использовании упрощённой системы налогообложения (на ЕНВД, к примеру, обычно её вести не нужно);
  • кассовая книга и кассовые документы;
  • документальное подтверждение и сопровождение каждой операции и сделки, осуществляемой предпринимателем;
  • кадровые документы (учётные карточки, заявления сотрудников, приказы и т. д.);
  • документы по контрольно-кассовой технике (паспорт кассового аппарата, договор на обслуживание, журнал кассира и т. д.);
  • налоговый учёт (акты сверок с ФНС, счёт-фактура, налоговые декларации и т. д.).

Большинство из описанных выше бумаг относятся к первичной документации. Первичными называют документы, подтверждающие совершение какой-либо операции (к примеру, продажу товара, выплату заработной платы работнику, оказание клиентам услуг и т. д.). К основной первичной документации ИП относятся:

  • кассовые и товарные чеки;
  • договоры;
  • акты (к примеру, оказания услуг);
  • ордера, табели, квитанции;
  • счёт или бланк строгой отчётности;
  • накладные (при отгрузке товара);
  • расписки;
  • счёт-фактура;
  • и т. д.

Интересная статья: Закрытие ООО с двумя учредителями.

Зачем нужно хранить документы после ликвидации ИП?

Несмотря на закрытие ИП принадлежащая ему документация подлежит хранению, согласно нормам закона. Это требуется для фактического подтверждения операций любого характера во время деятельности предпринимателя. Даже если расчёт налоговых взносов не зависит от имеющихся у физического лица расходов, документы должны содержаться в архиве в указанные сроки.

Эти бумаги в дальнейшем могут понадобиться при осуществлении проверки налогового органа. Согласно 93 статье НК РФ, налогоплательщик, он же бывший предприниматель, обязан предоставить сотруднику ФНС при проверке весь список документации, которая будет затребована в процессе.

Следует также заметить, инспектор вправе запросить архивные документы без проведения проверки при наличии обоснованной необходимости у налогового органа в получении информации о конкретной сделке.

Сроки хранения документов ИП после закрытия

Ниже представлены минимальные сроки для хранения отдельной документации ИП после окончания ликвидационной процедуры:

  • первичные документы и бухгалтерские бумаги, требующиеся для определения и оплаты налогов, хранятся не менее 4 лет с момента потери физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя или прекращения им коммерческой деятельности;
  • книга учёта и бумаги, подтверждающие получение доходов и ведение расходов, не должны уничтожаться в течение 4 лет;
  • прочая бухгалтерская (иначе финансовая) отчётность – не меньше 5 лет;
  • отчётность по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;
  • документация, являющаяся доказательством исчисления и оплаты требующихся страховых взносов в ФСС, ФФОМС и ПФР, хранится не меньше 6 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб. 184 (Москва)

+7 (812) 426-04-17 доб. 431 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Срок хранения личных учетных дел страхователей после ликвидации

Документы Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.

Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.

Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23.

Что делать с документацией в случае ликвидации компании?

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

  • 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
  • 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

  • ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
  • любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

Сроки хранения документов после ликвидации ооо

В добровольном порядке Общество может быть ликвидировано: по решению учредителей (участников) либо органа Общества, уполномоченного на то учредительными документами; в связи с истечением срока, на который создано Общество; с достижением цели, ради которой создавалось Общество. Ликвидации Общества принимается его учредителями (участниками)

Передача документов на хранение в архив при ликвидации организации

А при отсутствии правопреемника документы передаются на государственное хранение в архивы; документы по личному составу (личные дела, карточки учета и т.д.) передаются на хранение в архив административного округа, на территории которого находится общество.

Причем передача и упорядочение документов осуществляются силами и за счет средств общества в соответствии с требованиями архивных органов.

Исключением являются случаи, когда в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, тогда плата за хранение этих документов не взимается.

Согласно процедуре СМК «Управление документами» все документы СМК должны хранится 3 года после их отмены. Однако, не противоречит ли это ст. 10 Перечня типовых управленческих документов организаций? Там говорится, что правила, инструкции и регламенты ( а по сути процедуры СМК это инструкции) хранятся постоянно по месту разработки. В российской практике 3-летний срок хранения обычно назначается не очень-то нужным документам – думаю, для организаторов СМК это повод задуматься

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

  • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
  • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
  • Создать нумерацию папок дел;
  • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
  • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

  • все отчётные финансовые документы;
  • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
  • акты по передаче права;
  • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
  • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

  • документы по штатам с отражением оклада;
  • личные дела, личные карточки сотрудников;
  • трудовые срочные договоры;
  • набели, наряды;
  • лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

  • соглашения с юридическими лицами;
  • договора по государственным закупкам;
  • административно-хозяйственные приказы;
  • командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Какие документы передавать в архив при ликвидации?

Ответ на вопрос:

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности. Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Важную информацию о выдаче архивных справок вы найдете в материале здесь.

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  • документы по личному составу;
  • положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

После ликвидации организации документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись. Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи.

Таким образом, Вам необходимо:

– провести экспертизу ценности документов;

– составить описи дел;

– оформить акт приема-передачи (Приложение №9 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Более подробно, как подготовить кадровые документы к передаче в архив см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Н.З. Ковязина

Документы обязательные для хранения

Какие кадровые документы должна хранить организация

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

В коммерческих организациях

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

  • документы по личному составу;
  • положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Все о подготовке к увольнению работников в связи с ликвидацией предприятия вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Вопрос из практики: какие документы относятся к документам по личному составу

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  • приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  • личные дела;
  • личные карточки;
  • лицевые счета;
  • ведомости по начислению зарплаты;
  • трудовые договоры;
  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения документов

В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их личных делах, нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Где организация должна хранить кадровые документы

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Совет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Интересная информация об оформлении увольнения в связи с ликвидацией предприятия размещена здесь.

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

Какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 02.11.2015

2.Ответ: Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Н.З. Ковязина

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 02.11.2015

3.Ответ: Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела

Н.З. Ковязина

Этапы формирования дел

Как сформировать дело

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • оформление папки для будущего дела;
  • распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в дела в определенной последовательности (обычно хронологической);
  • оформление дела.

Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Вопрос из практики: кто в организации должен заниматься формированием дел

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении организации (п. 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Если организация небольшая, то все ее дела могут формироваться в службе делопроизводства (канцелярии, секретариате). При отсутствии такой службы обязанность по формированию всех дел организации может возлагаться на секретаря или делопроизводителя.

Период формирования дел

За какой период формируются дела

Период формирования дел – календарный год. Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы сотрудника).

Оформление папки для будущего дела

Как оформить папку для будущего дела

В конце календарного года нужно завести столько папок на отчетный год, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Об этом говорится в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Подшивка документа в дело

Как распределять документы в деле

При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

  • подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;
  • подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
  • подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
  • подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
  • в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Вопрос из практики: как оформить дело перед сдачей его в архив

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к оформлению дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Форма листа-заверителя утверждена Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Вопрос из практики: какое название организации указать на обложке дела, если в течение периода, пока оно ведется, организация была переименована

При изменении названия организации (структурного подразделения) на обложке дела допишите новое название. Аналогично нужно поступить и при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение). Об этом сказано в пункте 3.4.2.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 02.11.2015

4.Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

И.И. Шкловец

Архив организации

Для чего в организации нужен архив

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Как подготовить кадровые документы для передачи в архив организации

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае независимо от установленного в организации порядка определите сотрудника, ответственного за подготовку документов, в том числе кадровых, к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

Как провести экспертизу кадровых документов перед передачей их в архив организации

По общему правилу передаче документов, в том числе кадровых, на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 4.7 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Для этого издайте приказ в произвольной форме. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Передача в архив электронных документов

Как передать в архив электронные документы организации

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  • проверки физического состояния носителей электронных документов;
  • записи электронных документов на машинные носители;
  • проверки качества записи;
  • проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  • описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).

Об этом говорится в пункте 4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Результат деятельности комиссии

Как оформить результаты экспертизы ценности кадровых документов

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

  • постоянного хранения;
  • временного хранения (свыше 10 лет);
  • по личному составу.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Форма описи приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Ее форма также приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Передача дел в архив организации

Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Ответственность за нарушения при работе с архивными документами

Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Пример оформления передачи кадровых дел в архив организации

В ЗАО «Альфа» согласно Положению об архиве в начале года проводится передача документов на хранение из структурных подразделений в архив организации. Приказом директора ответственной за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации назначена руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Для проведения экспертизы ценности документов на основании приказа в организации создана экспертная комиссия. Громова, как ответственная за передачу в архив кадровых документов, представила указанные документы комиссии для экспертизы.

Документы, отобранные для передачи в архив, были сформированы в дела. По результатам экспертизы комиссия составила описи дел:

  • постоянного хранения;
  • временного хранения (свыше 10 лет);
  • по личному составу.

На отобранные дела Е.Э. Громова составила сдаточную опись в трех экземплярах для передачи дел в архив по форме, согласовала их с комиссией и утвердила у директора. По утвержденным описям сотрудница передала подготовленные дела в архив организации.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 02.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Пожалуйста, оцените полученный ответ, проставив под ним в Системе соответствующее количество звездочек от 1 до 5.
Это поможет нам убедиться, что ответ Вами получен и не требует дополнительных пояснений.
Если уточнения все-таки понадобятся, то Вы можете оставить свои комментарии там же – в форме оценки.
Если Вы хотите изменить оценку, то нажмите на крестик рядом со «Спасибо за оценку» и поставьте новую.
Ответ на Ваш вопрос подготовлен в соответствии с правилами работы экспертной поддержки Системы Кадры.

Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.
Из содержания п. 9.7 Основных правил мы делаем вывод, что, если на базе ликвидируемой организации создается другая организация, архив ликвидируемой организации поступает в эту новую организацию, которая является ее правопреемником.
Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом.

Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:

— первый вариант — это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;

— второй вариант — передача такого архива в соответствующий государственный архив.
Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 «О создании архивов административных округов».

Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.

Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.

Сдача документов в архив при ликвидации — Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать

В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.

К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
— установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
— подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).
Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
— должностные инструкции;
— личные дела уволенных сотрудников;
— трудовые договоры;
— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
— характеристики работников;
— документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
— списки работников;
— указатели к приказам по личному составу;
— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
— книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
— невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
— лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых — документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
— акты о несчастных случаях.

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).

Сдача документов в архив при ликвидации организации 0 Как подготовить документы

Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы «передаются… в государственный архив в упорядоченном состоянии…». В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.
Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля — номер 7-к и т.п. Это — явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.
Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.
К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.
Личные дела
Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.
Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем — копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).
Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.
Личные карточки
Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.
Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости — внутри конкретных годов делятся на тома.
При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.
Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах — в описи, предисловии к описи и т.п.
Лицевые счета по заработной плате
Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.
Трудовые книжки и иные невостребованные документы
В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные — не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.
Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.
Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.
Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.
Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.
Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.
В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.
В четвертую графу вносится заголовок документа — его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) — прежняя или прежние фамилии.
В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.
Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.
Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел
После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.
При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.
Оформления обложки дела по личному составу.
Здесь остались незаполненными реквизиты «Код государственного архива», «Код организации» и «Наименование архивного учреждения». Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит «Том» не заполняется.
Сводная опись дел поличному составу.
Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела. Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.
После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее — ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.
Что еще следует учесть при садче документов в архив
Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 — 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов.

Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.
Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать.

Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.
Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом — налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только «по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования», которое «оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *