Должностная инструкция рабочий

Для чего предназначены должностные инструкции сотрудников

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0, характеризует должностную инструкцию как документ, который определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Она предназначена, прежде всего, для регулирования трудовых отношений. Должностные инструкции на предприятии разрабатываются для определенной должности, безотносительно конкретного работника, занимающего эту должность.

Согласно действующему трудовому законодательству (ТК РФ), должностная инструкция не является обязательным для работодателя документом. Обязанности сотрудника регламентируются трудовым договором. Тем не менее, работодателю выгодно заранее определиться с трудовой функцией того или иного работника и квалификационными требованиями, предъявляемыми к нему.

Стоит отметить, что содержание должностной инструкции может стать причиной отказа в заключении трудового договора с кандидатом, ввиду несоответствия квалификационным требованиям, зафиксированным в инструкции. Кроме того, используя должностную инструкцию, руководитель может оценить поведение сотрудника в случае, когда он привлекается к дисциплинарной ответственности. Кроме того, должностные инструкции сотрудников помогают проводить разделение труда, решать организационные и координирующие задания.

Для работника должностная инструкция – это, в первую очередь, документ, четко определяющий характер его работы и требования к нему.

Таким образом, назначение должностной инструкции заключается в следующем:

  • определение квалификационных требований, предъявляемых к работнику в определенной должности,
  • закрепление видов работ и специализации сотрудника,
  • регламентирование обязанностей и прав,
  • определение взаимосвязей должностей и устранения дублирования обязанностей,
  • установление меры ответственности сотрудника.

Должностные инструкции в России: действующая нормативная база

Должностные инструкции на производстве разрабатываются таким образом, чтобы документ в итоге не противоречил действующему трудовому законодательству. В список нормативных документов, обращаться к которым необходимо входят:

  • Трудовой кодекс РФ
  • Ст. 21 ТК РФ содержит перечисление прав и обязанностей работника
  • Ст. 22 ТК РФ определяет права и обязанности работодателя в процессе трудовых отношений
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37
  • Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н
    Назначение квалификационных справочников – решение вопросов регулирования трудовых отношений и управления персоналом. Требования к сотруднику и характеристика должности перечислены в основных разделах: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». В зависимости от содержания справочники делятся на общеотраслевые, общепромышленные и отраслевые. Квалификационный справочник регламентирует трудовую деятельность сотрудников и разграничивает функции, полномочия и ответственность.
  • Рекомендации, утвержденные Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552
  • ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Этими нормативными документами можно пользоваться для образца непосредственно при разработке, оформлении и структурировании инструкций.

О должностных инструкциях менеджера по продажам читайте

Кроме того, к нормативной документации можно отнести положения о структурных подразделениях, разработанные и утвержденные работодателем. Они используются для того, чтобы обеспечивать рациональное разделение труда и регулировать взаимосвязь подразделений.

Как разрабатываются должностные инструкции на предприятии

Должностные инструкции нуждаются в тщательной проработке, так как разрабатываются для каждой должности, включенной в штатное расписание. Новые должностные инструкции создаются в отношении вакантной должности до принятия на работу подходящего соискателя.

Как правило, должностные инструкции сотрудников разрабатываются представителями юридических или кадровых служб, несмотря на то, что эти работники не знают досконально всю специфику работы производства. Инструкция должна пройти согласование со специалистами в вопросах юриспруденции и работы с персоналом, но целесообразнее, чтобы она была разработана сотрудником, который лучше знаком с организационными вопросами в структурных подразделениях. Это может быть, например, руководитель отдела или подразделения.

На первом этапе составляется проект инструкции. Он не должен противоречить трудовому законодательству, а, наоборот, учитывать требования действующей нормативной документации.

Затем инструкция направляется в представительный орган работников для согласования (в случае, когда это предусмотрено коллективным договором). Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов регламентируется статьей 372 ТК РФ. Если представительный орган не создан, то работодатель должен самостоятельно разработать и принять должностную инструкцию (письмо Роструда № 2742-6-1).

Должностная инструкция организации должна быть подписана и завизирована ее составителем, заинтересованными работниками (в соответствие с порядком принятия должностных инструкций) и руководителем компании.

Должностные инструкции сотрудников утверждаются и вводятся в действие с определенной даты. Утверждение инструкции происходит путем выпуска отдельного приказа или оформления грифа утверждения на самой инструкции.

Процедура разработки инструкции завершается ознакомлением с ней сотрудника. Новые должностные инструкции должны быть подготовлены в двух экземплярах для передачи одного на руки сотруднику под роспись. Факт ознакомления отмечается в листе ознакомления, который подшивается к инструкции, в журнале ознакомления с локальными актами, на экземпляре работодателя или на экземпляре договора, предназначенном работодателю.

Структура должностной инструкции

Структура должностной инструкции содержит разделы, соответствующие квалификационным требованиям, отраженным в ЕКС. Тем не менее, специфика компании может определять форму, структуру и содержание инструкции.

Как правило, должностные инструкции сотрудников структурированы следующим образом:

1.Общие положения

Раздел содержит положения общего характера, а именно:

  • описание основной трудовой функции данной должности

Должно быть указано название должности в штатном расписании, уровень подчиненности, назначение должности и предназначенный участок работы.

  • квалификационные требования к сотруднику

Указывается необходимый уровень образования и стаж

  • перечень организационных и правовых документов, регламентирующих должностные обязанности
    Включаются локальные акты, организационные и распорядительные документы, техника безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и даже нормы этикета.

2. Функции

Описание функционала часто включают в общие положения, тем не менее, его вполне можно выделить в отдельный пункт.

Данный раздел во всей доступной полноте описывает виды работ, закрепленные за конкретной должностью. Перечень функций определяется общей для данной должности задачей, а также разделением труда между сотрудниками. Функциональные обязанности сотрудника определяют его действия в ходе исполнения должностных обязанностей для достижения конечного или промежуточного результата.

Иногда на практике можно столкнуться с таким термином как функционально-должностная инструкция, т.е. инструкция, содержащая полное описание как должностных обязанностей, так и функций для конкретной должности. Несмотря на то, что эти понятия крепко связаны, вопрос «чем отличается должностная инструкция от функциональных обязанностей» встречается довольно часто. Функционал формулируется в соответствии с основной задачей сотрудника в данной должности и состоит из конкретных видов работ, в то время как должностные обязанности устанавливают порядок исполнения функций.

3. Должностные обязанности

Этот раздел содержит перечень обязанностей, регламентированных для данной должности трудовым законодательством: Трудовым Кодексом, федеральными законами и нормативными актами. Как правило, в этот перечень входят:

  • обязанность соблюдения трудового распорядка
  • соблюдение конфиденциальности
  • правила субординации
  • соблюдение техники безопасности и правил эксплуатации

Специфика работы может потребовать от сотрудника выполнения дополнительных обязанностей, как, например, повышение профессионального уровня и регулярное обучение.

4. Права работника

Данный раздел закрепляет за сотрудником ряд полномочий, необходимых для выполнения должностных обязанностей. К ним могут относиться, например:

  • право на принятие решений в соответствии с должностными обязанностями
  • внесение предложений по совершенствованию рабочего процесса
  • повышение квалификации
  • получение информации
  • подпись или согласование определенных документов

5.Связи по должности

В разделе содержится перечень лиц, взаимодействие с которыми необходимо для выполнения должностных обязанностей, оговаривается функциональное и линейное подчинение, взаимозаменяемость, порядок предоставления информации и согласования документов. Кроме того оговариваются постоянные контакты за пределами организации: с партнерами, клиентами, органами власти и прочими сторонними организациями.

6. Ответственность

В разделе устанавливается содержание и форма ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, за результаты деятельности. Могут быть перечислены конкретные виды ответственности в соответствии с законодательством. В таком случае обязательно указание на действующий нормативно-правовой акт ТК РФ, ГК РФ, КоАП или УК РФ.

7. Оценка работы

Раздел содержит критерии оценки квалификации, компетентности, интенсивности труда. Кроме того, могут быть приведены критерии оценки выполненной работы: результаты, качество, своевременность. Это могут быть как объективные показатели, так и мотивированное мнение руководителя.

8. Заключительные положения

Раздел регулирует порядок вступления в силу должностной инструкции и внесения в нее изменений.

Внесение изменений в должностные инструкции сотрудников

Внесение изменений в должностные инструкции на предприятии может быть инициировано как работодателем, так и руководителем структурного подразделения. Кроме того, сам работник имеет право вносить предложения о внесении изменений в свою должностную инструкцию. Такое предложение должно быть оформлено как заявление, предложение или служебная записка.

В случае если руководство согласно на внесение правок в документ, остается проверить, не будут ли внесенные правки причиной изменения должностных обязанностей, которые повлияют на трудовую функцию, определенную договором. Согласно ст. 72.1 ТК РФ изменение трудовой функции влечет за собой перевод на другую работу, который может быть произведен только с письменного согласия сотрудника.

Следовательно, работодатель не может в одностороннем порядке вносить изменения в должностные обязанности сотрудника. Исключением являются причины, отраженные в ст. 72.2 ТК РФ.

Более подробная информация о порядке внесения изменений в должностные инструкции сотрудников представлена в Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6. Если инструкция выпущена как приложение к трудовому договору, то все изменения вносятся после подготовки дополнительного соглашения. Если же инструкция представляет собой отдельный документ, и изменения не создадут необходимости вносить правки в трудовой договор, то допустимо утвердить новую редакцию документа.

Должностная инструкция не является обязательным документом для большинства профессий, но ее важность сложно переоценить. Как и прочие организационные документы, должностная инструкция полезна как для работодателя, так и для сотрудника. Первому она помогает регулировать рабочий процесс, второму – ясно представлять свои обязанности.

Более подробную информацию о том, какими правовыми основами регламентируются должностные инструкции в России, кем и как разрабатываются должностные инструкции на предприятии, как структурированы должностные инструкции сотрудников, вы сможете, ознакомившись с другими статьями и правовой документацией по теме:

Приходится изменить график работы или уменьшить премию? Расскажем, как узаконить непопулярные решения

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Должностная инструкция

Корректировка должностных инструкций

Содержание должностной инструкции

Анализ должностных инструкций

>Должностная инструкция

Правовая основа составления должностных инструкций

Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей.

Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Составление должностных инструкций обязательно только для государственных учреждений.

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии со штатным расписанием предприятия, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений в соответствии с Положением о подразделении. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и позволяют равномерно распределить нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии должностных инструкций по всем штатным должностям лежит на начальнике отдела кадров.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия.

При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности предприятия.

Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:

— каких действий ожидают от работника;

— по каким критериям будут оценивать результаты труда;

— ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком и содержать следующую информацию:

— название должности;

— наименование структурного подразделения;

— подотчетность, место должности в рамках организационной структуры предприятия;

— перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам (шесть-семь блоков, включающих в себя по шесть-семь должностных обязанностей);

— количественные и качественные критерии эффективности труда.

Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, так как любое предприятие имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Тем не менее структура должностной инструкции включает в себя следующие обязательные разделы:

1. Общие положения;

2. Права;

3. Должностные обязанности;

4. Ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

— наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

— требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы занимающего должность (квалификационные требования);

— непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется работник);

— порядок назначения и освобождения от должности;

— наличие и состав подчиненных (этот пункт корреспондирует с разделом «Ответственность»);

— порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо).

Данный пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, так как отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу предприятия;

— возможность совмещения должностей и функций;

— перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав предприятия, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);

— другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. В данном разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими работниками и структурными подразделениями предприятия исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий. В разделе перечисляются основные права работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ. Очень важны права доступа к информации, в том числе конфиденциальной, запроса информации, право согласовывать и подписывать определенные документы.

В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности работника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения обязанностей, по решению руководителя структурного подразделения. Кроме того, в данном разделе перечисляются основные обязанности работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ. Для разработки этого раздела применяются тарифно-квалификационные характеристики, разработанные Минтруда России, в которых содержатся и требования к знаниям работника, и квалификационные требования, и обязанности.

Раздел «Ответственность» определяет меру ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов организации, распоряжений руководителя, а также нарушения работником трудовой дисциплины. В этот раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Если работник несет материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности работника, это также отмечается в данном разделе.

В соответствии со ст. 419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном законодательством, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Можно дополнить должностную инструкцию разделами «Оценка работы», «Организация работы» и др.

В листе ознакомления работник обязан поставить дату ознакомления и подпись. Лист ознакомления может представлять собой отдельный документ, но может входить в должностную инструкцию.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют и заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Целесообразно перечислить условия пересмотра должностной инструкции:

— изменение структуры предприятия;

— изменение штатного расписания;

— перераспределение обязанностей;

— внедрение новых технологий, меняющих характер работы, и др.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или включить в нее те обязанности, которые дополнительно будут возложены на нового работника.

Тема 4. Характеристика распорядительной документации.

Задание 1.Ответьте на вопросы.

1.Каково основное назначение распорядительных документов?

Регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

2.Что служит основанием для издания распорядительных документов?

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

  • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

3.На какие группы делятся распорядительные документы с точки разрешения вопросов?

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

  • документы, издаваемые коллегиально;
  • документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

4.Технология создания распорядительного документа, изданного на основе единоначалия?

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

5.Технология создания распорядительного документа, изданного на основе коллегиальности?_

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

6.Что такое приказ? На какие группы по содержанию и способам оформления делятся приказы?

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

Должностная инструкция трудовой кодекс

Приказы по основной деятельности (по производственным вопросам). По организации работы предприятия, по финансированию, планированию, снабжению, отчётности.

2. Приказы по личному составу (по персоналу предприятия). Индивидуальные и сводные.

7.На каком бланке составляется приказ? Перечислите реквизиты бланка?

Приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа.

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

8.Какой вопрос мы можем задать к заголовку приказа? Перечислите требования к этому реквизиту? _

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?

9.Кто подписывает приказ?

Подписывает приказы руководитель или его заместители, которым предоставлено такое право.

10.С кем можно согласовать приказ?

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, с юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия (реквизит «Виза согласования»).

11.Ставят ли печать на приказе?

Не ставится.

12.По какой схеме строится распорядительная часть приказа?

Распорядительная часть документа начинается глаголом «ОБЯЗЫВАЮ» (печатается слова прописными буквами, без разрядки, от границы левого поля).В распорядительной части указывают: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).

13.О чем сообщается в последнем пункте приказа?

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за

исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия,

инициалы).

14.Перечислите предлоги, с которых может начинаться констатирующая часть приказа?

Текст констатирующей части начинается словами: «В связи с …», «В соответствии с …», «Во исполнение…», «В целях…», «Для…».

15.Какие функции выполняет указание?

Указание выполняет функции информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

16.Какие требования предъявляются к распоряжению?_

Распорядительная часть документа начинается глаголом «ОБЯЗЫВАЮ» (печатается слова прописными буквами, без разрядки, от границы левого поля).

В распорядительной части указывают: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки её окончания).

17.Кем издаются постановления?

Принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

18.Кем издаются решения? Особенности их оформления?

Принимаемый коллегиальными и совещательными органами предприятий и учреждений в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение оформляется на бланке организации. Обязательными реквизитами Решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа.

Тема 5.Требования к составлению приказов по основной деятельности.

Задание 1.Ответьте на вопросы.

1.1.Приказ –правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

1.2.По содержанию и способам оформления приказы бывают:

  • приказы по общим вопросам, которые в свою очередь делятся на приказы по организационным вопросам (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений) и приказы по основной деятельности (при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и др.);
  • приказы по кадрам и личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров при назначении, освобождении, перемещении работников на должность, при уходе сотрудников в очередной отпуск и др. ).

1.3.Приказы по основной деятельности издаются по следующим вопросам:

  • во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
  • в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Задание 2.Найдите ошибки, допущенные при составлении приказа

Акционерное общество

«РОСТОВТРАНСАВТО»

344015 , г. Ростов-на-Дону, ул. Сивера, 10,

Телефон 654390, факс 895623

Р /с № 4861033-573 в филиале Инкомбанка, ОКПО 47464110

ПРИКАЗ

06.04.00.№ 10

г. Ростов-на-Дону

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии, в соответствии с ГОСТ р. 6.30 – 97 и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2.Ввести в действие в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.00 г.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.00 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4.Секретарю-референту О.Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И.Клименко.

Директор предприятия л./п. Зиненко Р.Н.

Сотникова

В дело 10-00

11.01.2000. л/п. Петрова

ОАО»РОСТОВТРАНСАВТО»

ПРИКАЗ

06.04.00.№ 10

г. Ростов-на-Дону

О введении Инструкции

по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии, в соответствии с ГОСТ р. 6.30 – 97 и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2.Ввести в действие в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.00 г.

3.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.00 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4.Секретарю-референту О.Д. Сотниковой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия.

5.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И.Клименко.

Директор предприятияЗиненко Р.Н.

Сотникова

В дело 10-00

11.01.2000. л/п. Петрова

Задание 3.Оформите документы.

3.1. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» об использовании строительных отходов.

В вводной части укажите, что по итогам проверки работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше20 см.

В распорядительной части следует предложить заведующему складам Петровой Ю.С. организовать работу по реализации отходов частным лицам.

Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора Алексеева М.И.

СТРОИТЕЛЬНЫЙ КООПЕРАТИВ

«ЗАПУСК»

ПРИКАЗ

13 февраля 2008 года №12

г. Новосибирск

О неправильном использовании строительных отходов

При проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см,

приказываю:

Заведующему складом Петрову С.В. организовать работу по реализации отходов частных лицам.

Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Сидорова Л.В.

Генеральный директор А.И. Иванов

3.2.Составьте приказ об итогах работы с документами в 2000году в Закрытом акционерном обществе «Сталкер».

В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделения к качеству подготовки документов и контроля их исполнения.

В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать инструкцию по улучшению этой работы.

ЗАО «СТАЛКЕР»

Приказ

13 декабря 2000 № 5434

Москва

Об итогах работы

с документами в 2000 г.

В связи с низкой требовательностью руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Обратить внимание руководителей Новикова и Крюкова на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Потребовать от работников периодической отчётности в строго назначенные сроки.

2. Делопроизводителям Ленина и Мурашина обратить внимание на делопроизводство и разработку мер по улучшению этой работы. Сдать отчётность в строго назначенные сроки.

3. В связи с низкой требовательностью руководителей Андреева и Васильева подразделений Соловьева и Демидова к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением объявить им выговор без занесения в личное дело.

4. Всем руководителям подразделений подготовить документацию об усилении контроля за исполнением и качеством подготовки документации.

Об исполнении доложить не позднее 20 декабря 2000 года.

Руководители ЗАО «СТАЛКЕР» Новиков К.Н.

Крюков П. И.

13 декабря 2000

Тема 6. Требования к составлению протоколов.

Задание 1.Ответьте на вопросы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, совет директоров, акционеры, педагогический совет.

Протоколы бывают:

По способу записи –

  • стенографические;
  • фонографические;
  • конспектные.

По полноте записи —

  • полные;
  • краткие;
  • сокращенные.

Срок хранения протоколов — протоколы относятся к числу наиболее важных документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

Задание 2.Найдите ошибки в составление протокола.

Строительный кооператив

«ЗАПУСК»

ПРОТОКОЛ

11.11.2015 № 91

Москва

Общего собрания строительного

кооператива

Председатель – Рогов Н.С.

Секретарь — Хромова Ю.А.

Присутствовали: Количество присутствующих 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О создание цеха по производству материалов для строительства жилых домов. Выступление директора кооператива Рогова Н.С.

СЛУШАЛИ:

Рогова Н.С. – на заседание собрания строительного кооператива сообщил сведения о возможности создания цеха по производству материалов для строительства жилых домов и перспективы его работы.

ВЫСТУПИЛИ:

Выступление Рогова Н.С. было поддержано главным инженером Старковым Р.С.

ПОСТАНОВИЛИ:

Поручить главному инженеру Старкову Р.С. развернуть работу по производству цеха в течение 6 месяцев.

Выделить для строительства цеха 815 тысяч рублей.

Председатель л /п. Н.С.Рогов

Секретарь л /п. Ю.А.Хромова

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе обязанности по составлению и ведению должностных инструкций, во многих учреждениях без них никак не обойтись. А для отдельных категорий работников (гражданские, муниципальные служащие) она является одним из значимых документов, на основании которых осуществляется профессиональная служебная деятельность. Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Роль должностной инструкции

В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

Согласно Современному экономическому словарю должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)

Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.

Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

  • четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
  • определение необходимой квалификации работников;
  • установление обязанности работников повышать квалификацию;
  • определение порядка взаимодействия работников;
  • обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
  • обоснование возмещения транспортных или других расходов.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

Порядок разработки должностной инструкции

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
  • Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9;
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н;
  • другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают в себя:

  • функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;
  • категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);
  • порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);
  • подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;
  • порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;
  • квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);
  • чем должен руководствоваться в своей деятельности;
  • документы, знание которых является обязательным.

2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.

4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.

6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:

  • критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;
  • критерии оценки работы – результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.

7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.

Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее – Письмо № 3520-6-1) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.

Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.

Согласование должностной инструкции

Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.

Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору – то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1).

В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.

Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия – у руководителя подразделения.

Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.

Вносим изменения в инструкцию

В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?

Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.

Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ – заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» – «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.

Должностной регламент

Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.

Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:

  • квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
  • должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
  • перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
  • перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
  • сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
  • порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
  • перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
  • показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 №1458.

Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.

Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. – М.: ИНФРА-М, 2006.

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

«Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».

Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *