Электронный билет РЖД для авансового отчета

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

Содержание

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

  1. Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
  2. Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

  • — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция;
  • — для железнодорожного транспорта — контрольный купон.

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

  • п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
  • п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

  1. Для авиаперевозки:
  • маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
  • посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:

Письма Минфина:

от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296

от 06.04.2015г. №03-03-06/19229

от 29.01.2014г. №03-03-07/3271

от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)

2. Для железнодорожной перевозки:

  • контрольный купон.

Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится.

Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14.

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777)

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Посмотрим, что потребуется перевести:

  1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г. №03-07-14/71801, от 10.04.2013г. №03-07-11/11867, от 01.10.2013г. №03-07-15/40623, от 10.04.2013г. №03-07/11/11867, от 14.09.2009г. №03-03-05/170.

Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

Последние разъяснения по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.01.2015г. №03-07-11/3522, от 14.10.2015г. №03-07-14/58804, от 30.07.14г. №03-07-11/37594.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012.

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794).

Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015г. г. №03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15г. №ГД-4-3/14544).

Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.

Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603. Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.

На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Пример

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет

Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор

Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету

Затем билет выдан сотруднику:

Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!

Пример (продолжение)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету

Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:

Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные

Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

Нужен ли авансовый отчет, если работник расплатился картой

Если сотрудник расплатился своими деньгами, он вправе не оформлять авансовый отчет. Ведь работнику ничего не выдавали, поэтому ему не за что отчитываться.

Расходы работник должен подтвердить документами – накладной, счетом-фактурой, кассовым чеком, слипом. При оплате картой подойдет распечатка платежки или квитанции.

Подробнее об оформлении трат за личные деньги, читайте здесь>>> Верните работнику деньги или из кассы, или на банковскую карту по его заявлению.

Если свои потраченные деньги возвращает директор, пусть напишет об этом в «служебке». Какой счет использовать – 71 «Расчеты с подотчетными лицами» или 73 » Расчеты с персоналом по прочим операциям «? Ответ – в статье. Годовая подписка на журнал «Зарплата» в июле стоит 8910 руб.

С 1 августа цена увеличится до 16 104 руб. Главбух не успела согласовать оплату счета, так как директор был в отпуске.

Поэтому оплатила подписку своей картой 31 июля и написала заявление на возмещение расходов: Я оплатила журнал из собственных денег. Прошу возместить понесенные расходы. Получить ответ Новое

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами: — Энциклопедия решений.

Деньги прошу перечислить на мою зарплатную банковскую карту. Прилагаю квитанцию об оплате и выписку с моего личного банковского счета». Директор одобрил расходы. Подписку и закрывающие документы оформили на компанию. Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников; — Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм; — Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников. Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ аудитор, член РСА Мельникова Елена Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять подотчетные суммы на личные банковские карточки сотрудников.

К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288 . * Утв. Банком России от 24.12.04 № 266-П.

Банк экспертных заключений

Работнику выданы наличные деньги на приобретение авиабилета для работников, направляемых в командировку.

Каковы особенности составления авансового отчета, если работник оплатил электронные авиабилеты через интернет своей банковской картой?

Если деньги под отчет были выданы наличными из кассы, а билеты оплачены работником со своей карты через интернет, авансовый отчет составляется в общем порядке. к отчету прилагается электронный билет. Форма авансового отчета, указания по применению и заполнению утверждены Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 (далее Указания). Указание не содержит особых требований по заполнению авансового отчета, если расходы оплачены банковской картой. Поэтому авансовый отчет заполняется в обычном порядке.

На обратной стороне форма авансового отчета необходимо указать перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ при получении оплаты наличными деньгами или платежной картой за товары, работы и услуги (п. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Заявление на выдачу денег можно не писать Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление.

1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ – далее Закон 54-ФЗ). Таким образом, к авансовому отчету нужно приложить электронные авиабилеты. ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.

До 19.08.2019 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП.

Такой вывод в настоящее время преобладает в судебной практике, см., например, комментарий к постановлению ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013. Помимо этого, на неподтвержденную сумму потребуется начислить страховые взносы, в т.ч. взносы на травматизм, поскольку подобная выплата не перечислена в перечнях сумм, освобожденных от взносов по ст.

9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст.

Заполняем авансовый отчет

1.Канцелярия и прочие хозяйственные нужды компании (тряпки, швабры, вода, чай, лампочки, кружки и т.д.), конечно, если в аренде или в собственности организации есть помещение.
Не являются нуждами компании: алкоголь, курительные смеси, сыр Дор Блю, пармская ветчина, яйца Фаберже, святой Грааль и пр.
2.Рекламная продукция и раздаточный материал (визитки, листовки, таблички и пр.), если их стоимость < 100 тыс. руб. Если больше, рекомендую заключить договор с контрагентом и оплатить безналом по выставленному счету.
Сомнительными для целей налогообложения будут: билеты на концерт Мадонны, стационарное шоу в Токио цирка Дю Солей и пр.
3. Мебель и офисная техника (столы, стулья, принтеры, сканеры, телефоны и т.п.), опять же у вас должен быть офис и сотрудники.
Расчеты с контрагентом по одному договору за наличные деньги ограничен действующим законодательством в размере 100 тыс. руб., т.е. при сумме > 100 тыс. руб. по одному договору – платим с расчетного счета.
4. Сотовая связь и мобильный интернет (телефон директора, менеджера, водителя, логиста и других сотрудников, деятельность которых носит разъездной характер или в связи с особенностями работы требует много времени проводить в телефонных разговорах, также командированные сотрудники, не имеющие доступа к стационарной связи и локальной сети интернет).
Не являются обоснованными расходы на сотовую связь родственников, знакомых, если они конечно не являются сотрудниками данного предприятия (аналогично уборщица, дворник и пр. персонал).
5. Бензин и запасные части для автомобилей, конечно если в аренде или собственности компании есть транспортные средства. Водители обязаны заполнять путевые листы расходования бензина или дизельного топлива по утвержденным в организации нормам.
Личные поездки в пределах одного населенного пункта считаются необоснованными расходами, также как поездки в выходные и праздничные дни, если это не обусловлено спецификой деятельности организации.
6. Приобретение сырья, материалов или товаров для последующей продажи (разовые закупки, носящие не систематический характер).
Однако, нужно обязательно помнить, что в РФ разрешены расчеты между юр. Лицами в наличной форме по одному договору не превышающие 100 тыс. руб. Иначе организации может грозить штраф от 40 до 50 тыс. руб.
7. Обучающие семинары для персонала компании, тематические консультации, открытые столы и т.п.
Подходит для штатных сотрудников и оформляется при наличии подтверждающих оплату документов (договор, акт, кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.).
8. Деловые встречи и поездки (авиа и жд билеты, гостиницы, культурные мероприятия, такси, деловые обеды и ужины). В т.ч. заграничные поездки, если это обусловлено спецификой деятельности (например, расширение партнерской сети).
Подходит организациям на ОСНО и нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда.

Сроки возврата сумм по авансовому отчету

Не принимаются к расходам: алкоголь, курительные смеси и т.п.
9. Строительные материалы и ремонт помещения.
Данный пункт достаточно щепетильный и требует высокой квалификации бухгалтерского состава. Для правильного документального оформления, а также во избежание финансовых, административных и прочих рисков лучше обратиться к специалисту.
10. Прочее (сувенирная продукция, спецодежда, подарки сотрудникам и клиентам к памятным датам, цветы, декоративные украшения, собаки на охраняемую территорию и пр.)
Все затраты организации должны быть обоснованы и документально подтверждены, это также касается расходов по корпоративной карте.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На предприятии должен быть утвержден приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:
— перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
— требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;
— срок, на который выдаются подотчетные суммы;
— порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов.

Анастасия Гончарова (аудитор), для Центра бизнес решений «Финансист»

Вернуться к анонсам новостей >>

Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
  • сумму наличных денег;
  • срок, на который они выдаются;
  • подпись руководителя;
  • дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п.

2 Указания ЦБ РФ N 3073-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

  • перечисление средств на личную карту работника;
  • снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

  • снятие наличных денежных средств;
  • оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
  • иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

  • способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
  • форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
  • сроки отчета по выданным суммам;
  • способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

Аргументы ведомства следующие:

  • НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
  • НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

  • цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
  • круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
  • порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
  • форму заявления на компенсацию затрат;
  • документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Подробнее читайте в статье Как провести в 1С компенсацию затрат работника, произведенных в интересах организации.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте .

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте .

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны .

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

  • В кассу;
  • На расчетный счет или;
  • При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

  • Согласиться с представленным ему вердиктом;
  • Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

  • Стандартный возврат наличными средствами;
  • Возврата на рублевый или валютный счета;
  • Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления. Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

  1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
  2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

  • Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
  • Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения. Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде. Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции. Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника. Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

  • Разновидности командировочных расходов;
  • Размеры данного возмещения расходов;
  • Порядок возмещения;
  • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
  • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

Авансовый отчет: авиабилеты

В деятельности компании рабочие поездки занимают особое место. В их планировании и организации задействовано несколько сотрудников, включая руководителя компании. А сама по себе деловая поездка или командировка требует не только решить поставленные вопросы, но и подготовить отчетную документацию. Эта документация – авансовый отчет.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

В нем отражаются все произведенные командированным сотрудником – подотчетным лицом – расходы. И одной из главных статей расходов является оплата проезда.

Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете

Стандартно подотчетное лицо для оправдания расходов прикладывает оригиналы проездных документов. Бумажный билет подтверждает договор между пассажиром и перевозчиком. Если билет приобретается в кассе, проблем не возникает. Он содержит все необходимые реквизиты:

  • собственный уникальный номер;
  • дату оформления;
  • информацию о пассажире;
  • данные о перевозчике;
  • номер рейса;
  • время и дату отправления;
  • стоимость;
  • пункт отправления.

Непосредственно в авансовом отчете билет может быть проведен как аванс в том случае, если он был заранее куплен за счет организации и предоставлен сотруднику. В блок по авансам/перерасходам вносят не только стоимость проездного документа с НДС, но и сумму выданного подотчетному сотруднику аванса.

Информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице отчета. На второй странице необходимо указать реквизиты билета и его стоимость.

В бухгалтерском учете проводки проездных документов зависят от того, был ли куплен билет организацией или самим сотрудником.

Как вписать в авансовый отчет электронные авиабилеты?

В последнее время все чаще сотрудники предпочитают бронировать и приобретать проездные документы через интернет. Система электронной продажи билетов существует практически у всех авиаперевозчиков, РЖД и других государственных служб. Поэтому форма билетов при продаже через такие системы является стандартизированной по указу Минтранса РФ.

При покупке авиабилета через интернет пользователь получает на электронную почту маршрутную квитанцию. В ней обязательно должны быть указаны вышеобозначенные данные. Только в том случае, если маршрутная квитанция содержит всю необходимую информацию, ее, предварительно распечатав на бумажном носителе, можно приложить к авансовому отчету. Туда же потребуется присовокупить и посадочный талон. Он подтвердит факт непосредственно перелета подотчетного лица. Посадочный талон выдается в аэропорту при регистрации на рейс. Это требование закреплено в письме Министерства финансов РФ №03-03-06/1/515.

Если проводилась покупка авиабилетов на иностранном языке, в авансовый отчет нужно прикрепить перевод документа на русский. Выполнить его сможет как бухгалтер компании, так и специализированное бюро переводов. По сути, ключевой информацией являются только обязательные реквизиты перевозчика, пассажира, данные о рейсе и стоимость билета. Если перевод билета на иностранном языке выполняет штатный бухгалтер, для этого не требуется использовать специализированные словари. Федеральная налоговая служба составила письмо 26.04.2010 № ШС-37-3/656@, в котором расшифровала основные аббревиатуры и обозначения на английском языке, наиболее часто используемые в электронных билетах. Поэтому поиск необходимого существенно ускоряется.

При утере билета…

Электронный билет с легкостью распечатывается повторно, а вот посадочный талон необходимо будет заменить справкой, которую по запросу выдаст авиаперевозчик. Без этой справки принять к налоговому вычету в авансовом отчете покупку билетов невозможно.

Используем современные инструменты бизнес-оптимизации

Для компаний, нацеленных на максимально эффективную работу, существуют специальные приложения, упрощающие процесс подготовки командировок и последующего составления отчетов. Например, инструменты Hamilton Apps позволяют:

  • получить доступ к информации из любой точки мира с персонального компьютера, смартфона или планшета;
  • настроить приложение под локальные бизнес-практики и существующие законодательные нормы;
  • сохранять фотографии и скан-копии документов непосредственно в приложении для последующего их прикрепления к отчету;
  • утверждать авансовые отчеты онлайн;
  • создавать бухгалтерские проводки автоматически для авансовых отчетов;
  • систематизировать, контролировать и планировать расходы на основе статистических данных;
  • подготавливать документы на командировку автоматически;
  • отслеживать расходы сотрудников;
  • сверять электронные счета с заказами по командировкам;
  • согласовывать поездку в соответствии с travel-политикой компании.

Инструменты Hamilton Apps дают возможность сотрудникам компании самостоятельно бронировать проездные документы или передоверить данную функцию авторизованному travel-агентству. Прямое взаимодействие с такими агентствами призвано упростить подготовку деловых поездок, а также оптимизировать расходы компании, деятельность которой тесно связана с частыми командировками сотрудников.

Возможности подобных приложений практически безграничны, они удобны в использовании как для подотчетных сотрудников, так и для руководителей. Причем легко интегрируются с другими подобными инструментами, а также внедряются в уже действующую в компании архитектуру ERP, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и т.д. К другим преимуществам их использования стоит отнести гибкость настроек и удобство использования, отсутствие необходимости настраивать специальное программное обеспечение. Кроме того, эти бизнес-приложения облачные, что еще больше повышает комфорт работы с ними для всех участников цепочки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *