Формирование дел и передача их в архив

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МУЧКАПСКОГО РАЙОНА

Мишина Ю.В.

Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно — методическими документами.

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

Все документы, поступающие в архивный отдел администрации Мучкапского района проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

В архивном отделе администрации Мучкапского района входящие документы регистрируются в журнале «Электронная почта» и в журнале «Входящие документы». В журнале «Электронная почта» регистрируются все входящие документы, которые отделу прислали по электронной почте. В журнале «Входящие документы» регистрируются документы, которые приходят письмом, по факсу или наручно, а также регистрируются документы на отпуск сотрудников, о принятии на работу.

В журнале письменных обращений граждан, жалоб и заявлений регистрируются все письменные заявления граждан.

Регистрационный номер складывается из порядкового номера документа и номера дела по номенклатуре . Порядок регистрации документов в данной организации производится следующим путем: пишется автор запроса, адрес, телефон, дата запроса, содержание запроса, название выданного документа, №, дата выданного документа, расписка в получении или дата отправки.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел . В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Формированием дела в организации занимаются лица, ответственные за документацию: начальник архивного отдела и главный специалист.

Контроль за формированием дел в данном структурном подразделении осуществляет начальник архивного отдела.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки .

Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку, на обложке которой указываются:

—?название организации;

—?название структурного подразделения;

—?номер дела по номенклатуре дел;

—?заголовок дела по номенклатуре дел;

—?дата (год формирования дела);

—?количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

—?срок хранения документов (в соответствии со статьей перечня).

В дело работники архивного отдела не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком .

Оформление дел — это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками архивного отдела. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу .

Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки по установленной форме: нумерацию страниц, составление заверительной надписи, составление в необходимых случаях внутренней описи дела, подшивку или переплет, внесение необходимых изменений в обложку .

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Архивный отдел администрации Мучкапского района обеспечивает сохранность документов, хранящихся в данной организации.

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием .

Архивный отдел администрации Мучкапского района размещается в приспособленном для хранения архивных документов здании. Здание архивного отдела представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использования архивных документов. Расположение, оборудование помещения обеспечивает сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, техники безопасности и производственной санитарии.

Для обеспечения сохранности документов в архивном отделе осуществляются:

— комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);

— комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).

Постоянное хранение документов в архивном отделе осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным. Естественное освещение в хранилище архивного отдела осуществляется окраской стекол. Для защиты документов в данном отделе применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах.

В помещении хранилища архивного отдела, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим — температура 18-19?С, относительная влажность воздуха 50%.

В архивном отделе противопожарный режим в здании регламентируется соответствующими нормативными актами РФ в области противопожарной безопасности.

Охранный режим архивного отдела обеспечивается комплексом мер, а это: оборудование отдела средствами охранной сигнализации, опечатывание помещений, соблюдение пропускного режима.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение . Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам архивного отдела, так и сторонним организациям. При выдаче дел сотрудникам отдела с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам архивного отдела, заводят карту — заместитель дела. Она оформлена верно и содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

За сохранность документов в архивном отделе несут ответственность его работники.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архивный отдел .

В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный. В архивном отделе администрации Мучкапского района используется вертикальный способ хранения дел. Дела расставлены подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро.

Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.

Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения начальника архивного отдела .

Таким образом, в результате изучения и анализа формирования и хранения дел в архивном отделе администрации Мучкапского района Тамбовской области было выявлены недочеты в оформлении отдельных документов, что существенно затрудняет быстрый поиск документов, обеспечение сохранности документов и учет количества дел.

Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем и передачу документов в архив.

Учет архивных документов в архивном отделе администрации Мучкапского района осуществляется в полной мере в соответствии с требованиями современного законодательства.

Обеспечение сохранности в архивном отделе администрации Мучкапского района осуществляется в недолжной степени, так как в архивном отделе не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архивном отделе не осуществляется такой вид обеспечения сохранности как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь — к потере архивных документов. А обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов.

Список использованных источников:

1. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — М.; Новосибирск, 2005. — 343 с.

2. Кирсанова М.Б. Современное делопроизводство / М.Б. Кирсанова. — М., 2009. — 246 с.

3. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. — ИНФРА-М., 2004. — 134 с.

6. Румынина Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина. — М., 2007. – 267 с.

7. Чуковенков А.Ю. Оформление документов / А.Ю. Чуковенков — М., 2008. -134 с.

Развернуть ▼
Документ продается с актуализацией на дату продажи!
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.
Основные правила
Введение
1. Общие положения
1.1. Понятие архива организации
1.2. Виды архивов
1.3. Основные задачи и функции архива
1.4. Права архива
1.5. Ответственность архива
2. Экспертиза ценности документов
2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов
2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов
2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
3. Комплектование архива
3.1. Комплектование архива организации
3.2. Источники комплектования архива
3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.4. Номенклатура дел
3.5. Порядок формирования дел в организации
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.7. Составление и оформление описей дел
4. Обеспечение сохранности документов архива
4.1. Система мер обеспечения сохранности документов
4.2. Требования к зданиям и помещениям архива
4.3. Режимы хранения документов
4.4. Размещение документов в хранилище
4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов
4.7. Проверка наличия и состояния документов
4.8. Особо ценные и уникальные документы архива
4.9. Страховой фонд и фонд пользования
5. Организация документов в архиве
5.1. Документальный и архивный фонд организации
5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда
5.3. Хронологические границы архивного фонда
5.4. Организация документов в пределах архивного фонда
6. Учет документов в архиве
6.1. Общие требования к учету документов
6.2. Единицы учета
6.3. Система учетных документов архива
6.4. Порядок ведения основных учетных документов
6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении
6.6. Ведение учетных баз данных
7. Научно-справочный аппарат к документам архива
7.1. Система научно-справочного аппарата
7.2. Описи дел, документов
7.3. Каталоги и ведомственные картотеки
7.4. Указатели
7.5. Обзоры
7.6. Историческая справка
7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива
8. Использование документов архива
8.1. Понятие использования документов архива
8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
8.3. Работа читального зала архива
8.4. Выдача дел во временное пользование
8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
8.6. Учет использования дел и документов архива
9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
10. Организация работы архива
10.1. Создание архива организации
10.2. Планирование работы и отчетность архива
10.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
10.4. Выполнение платных работ и услуг
10.5. Прием-передача документов при смене руководителя архива
10.6. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации
Приложение 1. Опись дел постоянного хранения
Приложение 2. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 3. Опись дел по личному составу
Приложение 4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 5. Опись электронных документов постоянного хранения
Приложение 6. Лист фонда
1. Учет неописанных документов
2. Учет описанных документов
Приложение 7. Номенклатура дел организации
Приложение 8. Номенклатура дел структурного подразделения организации
Приложение 9. Лист-заверитель дела
Приложение 10. Внутренняя опись документов дела
Приложение 11. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 12. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Приложение 13. Итоговая запись и заверительная надпись
Приложение 14. Титульный лист описи документов постоянного хранения
Приложение 15. Карточка постеллажного топографического указателя
Приложение 16. Карточка пофондового топографического указателя
Приложение 17. Заказ (требование) на выдачу документов
Приложение 18. Акт о выдаче дел во временное пользование
Приложение 19. Книга выдачи документов
Приложение 20. Лист использования документов
Приложение 21. Карта-заместитель дела
Приложение 22. Акт проверки, наличия и состояния дел
Приложение 23. Опись особо ценных дел
Приложение 24. Книга учета поступления и выбытия документов
Приложение 25. Список фондов
Приложение 26. Реестр описей
Приложение 27. Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Приложение 28. Опись страхового фонда
Приложение 29. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
Приложение 30. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
Приложение 31. Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД)
Приложение 32. Акт о миграции и перезаписи электронных документов
Приложение 33. Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Приложение 34. Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Приложение 35. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Приложение 36. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 37. Акт о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38. Акт описания документов личного происхождения
Приложение 39. Акт об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 40. Акт о технических ошибках в учетных документах
Приложение 41. Акт об обнаружении документов
Приложение 42. Архивная справка (образец)
Приложение 43. Карточка пользователя
Приложение 44. Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Приложение 45. Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
Приложение 46. Годовой план работы архива
Приложение 47. Карточка учета работы с организацией
Приложение 48. Акт приема-передачи при смене руководителя архива

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов .

Архивы организаций подразделяются на:

 передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

 не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела .

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения .

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности .

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации .

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов .

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

 стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

 обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела .

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

Литература:

Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
заведующего техническим архивом
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Заведующий техническим архивом относится к категории
руководителей.
1.2. На должность заведующего техническим архивом назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и
стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего техническим архивом и
освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по
представлению __________________________________________________________.
1.4. Заведующий техническим архивом должен знать:
— руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу
архивов учреждений (организаций);
— действующую систему классификации материалов и технической
документации;
— государственные стандарты на техническую документацию;
— положения, инструкции и другие нормативные документы по
архивоведению;
— порядок оформления и методы восстановления технических документов;
— основы делопроизводства;
— основы экономики, организации труда и производства;
— основы трудового законодательства;
— правила и нормы охраны труда;
— _________________________________________________________________.
1.5. Заведующий техническим архивом подчиняется непосредственно
________________________________________________________________________.
1.6. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Заведующий техническим архивом:
2.1. Организует работу технического архива, прием, регистрацию,
систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов,
микрофильмов и других документальных материалов и технической
документации, связанных с проведением возложенных на учреждение
(организацию) исследований, выполнением разработок, а также
использованием их результатов в производстве.
2.2. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в
архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и
правильностью их оформления.
2.3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов,
не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными
документами.
2.4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов,
картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и
изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
2.5.Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения
(организации) в правильном формировании и оформлении дел, а также
систематический контроль за своевременной сдачей их в архив.
2.6. Организует подбор и выдачу сотрудникам учреждения документов,
подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива,
а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
2.7. Осуществляет контроль за состоянием документов, их
сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
2.8. Руководит работниками технического архива.
2.9. ______________________________________________________________.
3. Права
Заведующий техническим архивом вправе:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения
(организации), касающимися деятельности технического архива.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им
должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
деятельности технического архива.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных)
структурных подразделений учреждения (организации).
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения о поощрении
отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей
производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Требовать от руководителя учреждения (организации) оказания
содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.8. ______________________________________________________________.
4. Ответственность
Заведующий техническим архивом несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *