Где в 1С инвентаризация кассы

Денежные документы характеризуются тем, что фирма их уже приобрела, но услуги по ним еще не получила. Они оплачены, имеют денежную оценку и к ним относят: конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины, талоны на бензин и питание, оплаченные ж/д и авиабилеты, проездные, единые и прочие перевозочные билеты, путевки на лечение и отдых, сертификаты и т.д. Их учет ведут на одноименном счете 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение, а хранят они в кассе предприятия, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется временной интервал.

Согласно инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Минфином 31.10.2000 № 94н (с изменениями и дополнениями от 08.11.2010 г.) аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Для учета их поступления и выбытия в программном продукте автоматизации бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен специальный раздел в меню «Банк и касса» — «Денежные документы».

Рис.1 Раздел «Денежные документы»

Обратите внимание, что базовая версия программы 1С:Бухгалтерия позволяет вести учет Денежных документов только по одной организации. Если у вас несколько компаний и вы хотите вести по ним учет в одной базе, узнайте стоимость 1С:Бухгалтерия ПРОФ на нашем сайте или обратитесь к нашим специалистам.

Порядок отражения поступления

Документ «Поступление денежных документов» предназначен для принятия к учету. Вводится он в одноименном журнале через нажатие кнопки «Создать».

Рис.2 Поступление денежных документовРис.3 Журнал

В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:

  • От поставщика;
  • От подотчетного лица;
  • Прочее.

Рис.4 Виды операций-поступлений

Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.

Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.

Для отражения приобретения авиабилетов от ПАО «Авиакомпания «ЮТэйр» заполним необходимую информацию в созданном документе поступления – укажем контрагента, договор, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (можно использовать счет 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Счет учета 50.03 устанавливается автоматически.

Рис.5 Пример оформления операций с денежными документами

На следующей вкладке для заполнения таблицы нажимаем кнопку «Добавить» и вносим в справочник «Номенклатура денежных документов» данные документа (кнопка «Создать»). В нашем примере – авиабилеты Ставрополь-Москва (лайт-эконом) и Москва-Ставрополь (лайт-эконом).

Рис.6 Номенклатура денежных документовРис.7 Поступление денежных документов (создание)

Программой предусмотрена печатная форма документа – кнопка «Приходный ордер».

Рис.8 Приходный ордер

При сохранении и проведении документ отображается в журнале. В журнале кроме печатной формы можно подготовить и распечатать реестр документов. Нажав кнопку «Показать проводки и другие движения» мы видим отчет о движении документа поступления.

Рис.9 Реестр документов Рис.10 Реестр документов Рис.11 Проводки и другие движения

Порядок отражения выдачи

Здесь порядок заполнения аналогичен описанному для предыдущего случая, с той лишь разницей, что мы заходим в раздел «Выдача денежных документов».

Рис.12 Выдача денежных документов Рис.13 Выдача денежных документов

Документом предусмотрено несколько видов операций:

  • Возврат денежных документов поставщику;
  • Выдача подотчетному лицу;
  • Прочая выдача оформляется при выбытии рассматриваемых документов из кассы, например, порча, недостача и т.п.

Рис.14 Виды операций

Отразим выдачу наших билетов подотчетнику. Заполняем все реквизиты, на второй закладке указывая наши авиабилеты.

Рис.15 Отражение выдачи

Замечу, что мы приобретали билеты на двух сотрудников. Соответственно, выдача в подотчет авиабилетов оформляется двумя документами – по каждому подотчетному лицу отдельно. После оформления документа на печать можно вывести «Расходный ордер» и нажатием кнопки «Показать проводки и другие движения документа» посмотреть сформированную корреспонденцию счетов.

Рис.16 Расходный ордер Рис.17 Проводки и другие движения документа

Обратим внимание, что денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.

Поступление через подотчетного сотрудника

Рассмотрим и отразим эту операцию на примере приобретения конвертов. Выбираем соответствующий вид операции и заполняем необходимые реквизиты, а на второй вкладке перечисляем их (кнопка «Добавить»).

Рис.18 Поступление через подотчетного сотрудника Рис.19 Поступление через подотчетного сотрудника

Сформировались проводки.

Рис.20 Проводки

Выдача маркированных конвертов подотчетнику происходит на основании служебной записки, в которой указывают их количество, а также информацию о задолженности по выданным ранее конвертам.

Выдачу конвертов так же можно провести, как описывалось выше (раздел меню «Банк и касса»). Чтобы было яснее, выдадим их другому подотчетному лицу, которое в дальнейшем должно за них отчитаться.

Рис.21 Выдача конвертов Рис.22 Выдача маркированных конвертов

Учетной политикой устанавливается срок выдачи денежных документов – обычно в пределах месяца.

По его истечении подотчетник заполняет документ «Авансовый отчет» (ф. 0504049), отражающий сведения о количестве и стоимости выданных конвертов, а также факт их расхода. Факт признается после их фактической отправки почтой на основании заполненного реестра, подписанного подотчетником. Зачастую бухгалтера допускают ошибку, сразу списывая все приобретенные документы при их выдаче сотруднику. Но здесь может возникнуть вопрос, как обосновать такое списание, если по факту за месяц было отправлено меньше писем. Поэтому, списание лучше производить на основании документов подтверждающих их расходование – реестра корреспонденции, в случае порчи предоставлять непосредственно испорченные конверты, а при расходовании путевок – их отмеченные корешки. Указанные документы прикладываются к «Авансовому отчету», который составляется в разделе «Банк и касса» — «Авансовый отчет».

Рис.23 Авансовый отчет

Заполняя его, на закладке «Прочее» указываем необходимые данные и счет отнесения затрат.

Рис.24 Указываем необходимые данные и счет отнесения затрат

Аналогично подотчетный сотрудник отчитывается и за другие виды денежных документов.

Отчеты по движению денежных документов

Проанализировать движение можно, сформировав стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе меню «Отчеты».

Рис.25 Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Настройки счета 50.03 – «Денежные документы», имеют признак количественного учета, что позволяет увидеть обороты и остатки по данному счету, как в суммовом, так и в количественном выражении в разрезе денежных документов.

26 Настройки счета 50.03

Так, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.03, мы видим, что в кассе числятся оставшиеся билеты, которые мы еще не выдали подотчетному лицу и остаток конвертов.

Рис.27 Остатки

Аналогичную информацию мы можем получить, сформировав отчет «Анализ субконто» и выбрав в качестве субконто – «Денежные документы».

Рис.28 Анализ субконто

Двойным щелчком мыши на ячейке отчета мы можем получить более детальную информацию о движении, проанализировав отчет «Карточка счета», в которой отражаются все его движения.

Рис.29 Карточка счета

То есть, открыв конверты, мы видим операцию по поступлению в кассу и выдачу их подотчетному лицу.

Если у вас остались вопросы по работе с Денежными документами, обратитесь к нашим специалистам за консультацией в рамках обслуживания 1С. Мы с радостью вам поможем!

С целью проведения сверки фактических остатков в кассах организации с аналогичными бухгалтерскими данными проводится инвентаризации денежных средств.

Для отражения в конфигурации результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств предназначен документ Инвентаризация денежных средств (раздел Банк и касса — Касса — Инвентаризации денежных средств).

В документе возможен выбор следующих операций:

  • Касса;

  • Организация.

При выборе вида операции Касса отображается поле Касса, где указывается касса, по которой выполняется сверка.

После выбора кассы, табличная часть документа заполняется автоматически по данным бухгалтерского учета.

Если же будет выбран вид операции Организация, то автоматически заполнить данные в табличной части можно при помощи кнопки Заполнить.

В графе Сумма указывается фактическая сумма по результатам инвентаризации, в графе Сумма по данным учета указываются данные по данным организации. Суммы несоответствия автоматически рассчитываются и отображаются в графе Отклонение (в случае недостачи или излишка денежных средств).

Инвентаризация денежных средств может проводиться как планово, так по необходимости, например, при уходе сотрудника в отпуск или приеме нового кассира.

Из статьи вы узнаете:

  • как можно в 1С провести инвентаризацию денежных средств;
  • какими документами отразить ее результаты.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Есть ли бланк Акт инвентаризации наличных денежных средств в 1С 8.3

Результаты проведения инвентаризации наличных денежных средств фиксируются унифицированной формой ИНВ-15. Однако печатного бланка ИНВ-15 в 1С 8.3 Бухгалтерия типовая нет.

Провести инвентаризацию денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия можно, только используя стандартные отчеты, например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.

Отражение результатов инвентаризации денежных средств

Поскольку типового документа для инвентаризации денежных средств в 1С нет, в программу заносятся только выявленные отклонения сумм.

Если по ее результатам:

  • обнаружена недостача, для ее списания введите документ Выдача наличных вид операции Прочий расход;
  • выявлены излишки, то для их оприходования введите документ Поступление наличных вид операции Прочий приход.

Обнаружена недостача при инвентаризации кассы

17 января при передаче дел в связи со сменой кассира была проведена инвентаризация кассы. В кассе находятся:

  • наличные — в сумме 36 936,80 руб.;
  • почтовые марки — на сумму 1 100 руб.;
  • талоны на бензин — на сумму 10 000 руб.

Сформируйте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

По данным учета в кассе находится 39 736,80 руб. и денежные документы на сумму 11 100. Следовательно, результате проведения инвентаризации обнаружена недостача в размере 2 800 руб. (39 736,80 — 36 936,80).

Отразите ее документом Выдача наличных вид операции Прочий расход в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы.

Укажите:

  • Сумма — сумма недостачи;
  • Счет дебета — 94;
  • Статья расходов — статья с Видом движения — Прочие платежи по текущим операциям;
  • в разделе Реквизиты печатной формы:
    • Основание — описание хозяйственной операции, например, Отражение выявленной недостачи в результате инвентаризации;
    • Приложение — документ проведения инвентаризации.

Проводки

См. также:

  • Касса в 1С
  • Кассовая книга в 1С 8.3: как сформировать
  • Горячие вопросы по онлайн-кассам
  • Учет эквайринговых операций в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
  • Отчет о розничных продажах в 1С 8.3: заполнение и проводки
  • Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Инвентаризация денежных средств
  • Инвентаризация в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
  • Порядок проведения инвентаризации: законодательство
  • Недостача. Виновное лицо обнаружено
  • Недостача. Виновное лицо не обнаружено, подтверждено документом госоргана

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *