Гугл таблица для бизнеса

Чтобы использовать понравившуюся таблицу, откройте её по ссылке, затем нажмите «Файл» → «Создать копию».

Отслеживание веса и параметров фигуры

vertex42.com

Если вы хотите похудеть или, напротив, набрать массу, эта таблица вам поможет. Она позволяет фиксировать любые изменения в вашем организме — от обхвата в плечах до процента жировой ткани. После каждой записи таблица автоматически рассчитывает ваш прогресс.

Открыть таблицу →

Силовые тренировки

vertex42.com

Эта таблица помогает контролировать тренировки с отягощениями — по два занятия в неделю (впрочем, вы можете подкорректировать её под себя). Тут можно отслеживать как ваш индивидуальный прогресс, так и улучшение показателей нескольких человек, если вы занимаетесь в группе.

Открыть таблицу →

Работа по дому

vertex42.com

Если вам нелегко распределить домашние обязанности между домочадцами и у вас постоянно возникают споры, кто, что и когда должен был сделать, вам поможет этот шаблон. В нём можно указать, кто моет кухню, кто готовит завтрак, а кто трудится в саду. Родители, чьи дети не отлынивают от работы по дому, могут с помощью таблицы даже назначать им денежное вознаграждение.

Открыть таблицу →

График дежурств

vertex42.com

Ещё один шаблон, который поможет назначить работу по дому вашим домочадцам. Его можно распечатать и повесить на холодильник, и тогда никто не сможет сослаться на свою забывчивость.

Открыть таблицу →

Список дел

vertex42.com

Те, кто считает, что всякие Wunderlist и Todoist не стоят того, чтобы тратить время на создание в них учётной записи, могут вносить свои дела в эту простенькую табличку, а затем просто вычёркивать их по мере выполнения.

Открыть таблицу →

Ежедневник

vertex42.com

Если вышеуказанный список дел кажется слишком уж простеньким, вам подойдёт такой ежедневник. Его можно сохранить в Google Drive и просматривать запланированные задачи с любого устройства. Ну или при желании распечатать и заполнять от руки.

Открыть таблицу →

Бюджет путешествия

vertex42.com

Этот калькулятор может рассчитать, сколько денег вы потратите на путешествие, — неважно, собрались ли вы па пару дней в соседний город или хотите устроить кругосветку. Шаблон не только просуммирует траты на отели, транспорт, пропитание и экскурсии, но и отобразит их в виде наглядной круговой диаграммы.

Открыть таблицу →

Маршрут путешествия

vertex42.com

Ещё один шаблон в помощь путешественникам. С ним вы сможете рассчитать, в какой город и в какое время прибываете и когда уезжаете. Полезная штука, если планируете тур по Европе, к примеру.

Открыть таблицу →

Календарь

vertex42.com

Простенький календарь, ничего лишнего. Его можно держать в отдельной вкладке браузера и заносить туда запланированные события. Или при необходимости распечатать и повесить на холодильник. Шаблон устроен так, что даты автоматически меняются каждый год, так что вам не придётся беспокоиться об обновлении цифрового варианта.

Открыть таблицу →

Личный и семейный бюджет

vertex42.com

Две таблицы, которые пригодятся при планировании личного (если вы живёте один) или семейного бюджета. Внесите данные в ячейки и увидите, сколько денег у вас останется в конце расчётного периода. Так вы сможете узнать, какие расходы лучше урезать, чтобы сэкономить нужную сумму.

Открыть таблицу (личная версия) →

Открыть таблицу (семейная версия) →

Инвентарный список

vertex42.com

Этот шаблон пригодится тем, кому необходимо точно знать, какие вещи и в каком количестве лежат у него дома. Например, если вы сдаёте жильё в аренду, инвентарный список вам точно понадобится.

Открыть таблицу →

Калькулятор сбережений

vertex42.com

Копите деньги на безбедную старость? Вот шаблон, в котором можно вести расчёты отложенных средств. Вводите свои доходы и узнаете, в каком возрасте сможете бросить опостылевшую работу.

Открыть таблицу →

Планирование вечеринок

vertex42.com

С этим шаблоном можно легко отслеживать, сколько гостей к вам придёт на уютные домашние посиделки или шашлыки. Какую еду они принесут, сколько денег вложат, возьмут ли с собой детей… В общем, всё, что нужно учесть, прежде чем закатить долгожданный пир.

Открыть таблицу →

Сравнение автомобилей

vertex42.com

Покупка нового авто — серьёзный шаг. Прежде чем выбрать четырёхколёсного коня, нужно сопоставить все доступные варианты и учесть их преимущества и недостатки. Заполните таблицу, указав все параметры сравниваемых машин, и сможете принять верное решение.

Открыть таблицу →

Журнал техобслуживания

vertex42.com

Когда автомобиль уже куплен, может сложиться впечатление, что самое трудное позади. Увы, трудности только начинаются, ведь за машиной нужно ухаживать. Этот шаблон поможет подсчитать сумму трат на обслуживание и ремонт вашего авто.

Открыть таблицу →

Журнал пробега

vertex42.com

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость и сможете увидеть цену одного километра пробега вашего авто. К сожалению, владельцам Tesla этот шаблон не подойдёт.

Открыть таблицу →

Список контактов

vertex42.com

«Google Контакты» — великолепная штука, но иногда нужно альтернативное место для хранения адресов. Например, вам надо скопировать куда-то рабочие номера коллег, которые только занимают место в основном аккаунте Google. Или собрать базу клиентов для холодных звонков. Тут придёт на помощь вот такой простенький список контактов, данные в котором можно сортировать как угодно встроенными средствами «Google Таблиц».

Открыть таблицу →

Диаграмма Ганта

vertex42.com

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана или графика работ по какому-либо проекту. С помощью этого шаблона вы сможете составлять детальный план действий и отслеживать их выполнение.

Открыть таблицу →

Семейное древо

vertex42.com

Изучение своей генеалогии довольно увлекательное занятие. Иногда оно может быть даже полезным — вдруг у вас в родне есть какой-нибудь граф, у которого случайно завалялось наследство. Но в большинстве случаев построение семейного древа просто интересное развлечение.

Открыть таблицу →

Коммунальные платежи

Малый бизнес редко покупает дорогие программы для учета денег и товаров. Это и понятно — каждая копейка на счету, особенно на старте. В итоге малый бизнес ведет таблички в какой-нибудь потертой тетрадке, записывая плюс/минус после каждой продажи. Недостатки такого подхода даже перечислять лень: ошибки, утрата данных, мошенничество персонала — только вершина айсберга.

Как быть? Платить деньги за программы, которыми будешь пользоваться процентов на 10 функционала — душит жаба. От руки или в голове все считать — можно ошибиться.

Наш совет: Используйте шаблоны гугл-таблиц для малого бизнеса.

У них сразу три преимущества:

  • Бесплатные.

  • Просто разобраться.

  • Большой выбор шаблонов, которые закрывают практически все задачи малого бизнеса.

Давайте разберем основные таблицы и шаблоны.

Управленческий учет

Шаблон . Здесь и дальше ссылки даны на просмотр. Чтобы начать пользоваться шаблоном, скопируйте таблицу на свой гугл-диск.

Таблица, которую придумали ребята из агентства «Сделаем», закрывает практически все направления учета в небольшом бизнесе. Эта гугл-таблица позволяет учитывать движение денежных средств, показывает баланс на счетах компании, умеет прогнозировать кассовый разрыв и собирает данные в отчеты — общий по компании и по отдельным подрядчикам.

Операции заносятся по факту или по плану в простую таблицу. Когда плановые исполнены, их можно отметить и движение денег зачтется в общей сумме.

Учитывая движение денег, шаблон сам прогнозирует баланс и показывает возможный кассовый разрыв. Если уровень опускается ниже нуля — надо решить, где взять денег.

Очень крутая вкладка — «Дивиденды». Там шаблон сам считает, сколько денег можно снять, чтобы не попасть в кассовый разрыв. Сколько сняли денег всего и за прошлый месяц. Если учредителей больше одного — можно посчитать, сколько надо добрать денег, чтобы сравняться по дивидендам.

Полная инструкция по использованию шаблона.

Учет денег в таблице для малого бизнеса

Шаблон .

Если табличка от «Сделаем» показалась слишком большой, попробуйте ту, что используют Helpexce. Там всего три вкладки — есть отчет о движении денег, можно подключить Телеграм-бота, чтобы оперативно вносить данные в табличку.

Полная инструкция по таблице.

Автозаполнение договоров

Шаблоны таблиц.

У малого бизнеса договор часто один под все случаи жизни. Он отличается только данными контрагентов. Чтобы каждый раз не готовить одни и те же документы, можно просто подставлять данные контрагента в общий реестр.

В итоге данные из реестра попадают автоматически в шаблон договора. Плюсы — все данные по договорам хранятся в одном месте, не тратится время на одинаковую работу по их заполнению.

Подробная инструкция по работе с шаблоном.

Генератор UTM-меток

Зачем это?

Смотрите, UTM-метки помогают следить за источниками трафика и понимать, какая реклама лучше работает для вашей компании. Например, вы сделали рекламный пост в соцсетях и одновременно купили публикацию у популярного блогера. Если ссылки не разметить, переходы смешаются, а если использовать метки, то вы поймете, что лучше — таргетинг или реклама у блогеров. А когда поймете, не будете сливать бюджет на нерабочие инструменты.

В стандартных генераторах UTM-меток нет одной важной штуки — они не запоминают частые значения и приходится теги вспоминать или вести отдельный документ. В гугл-таблице частые теги запоминаются и можно подставлять их автоматически.

Инструкция написана прямо в таблице.

Планирование денежных потоков

Запланируйте доходы и расходы на год вперед. Рассчитайте потенциальную прибыльность бизнеса. Вот простая таблица для этого.

Сервис Brown Boot Works был изначально разработан как средство управления командой, задачами и документами в среде облачных приложений Google. Используя возможности Google Account, сервис позволяет назначать и отслеживать задачи в команде, управлять контентом на Google Drive, обмениваться задачами и контентом. Сервис интегрирован с GMail, Контактами, Календарём, Картами и другими приложениями Google.

Ключевые процессы управления бизнесом — определить задачи, поставить задачи людям, контролировать исполнение, следить за финансовыми показателями. Всё это необходимо иметь руководителю мобильно и в режиме онлайн. Поэтому сервис Brown Boot Works предоставляет функции как для управления задачами, так и для управления бюджетами.

Подсистема управления бюджетами это не просто финансовый учёт. Это ответы на важные финансовые вопросы в реальном режиме времени: план дохода на период, основные расходы, утверждение платежей, доходность проектов или направлений, наличие и прогноз оборотных средств, реальная прибыль. Параллельно с бюджетами бизнеса можно вести и персональные бюджеты.

Как это устроено? Вы вводите финансовые операции прямо в задании, где они возникли. Выполнили задание по закупке комплектующих для проекта — вводите расходы. Сделали ежемесячную оплату офиса — вводите расходы. Получили оплату от клиента — вводите доход. Получили инвестиции — вводите доход. Хотите иметь планы — вводите плановые операции при создании предстоящих заданий.

Все введённые плановые и фактические операции в любой момент можно вывести в виде бюджетного плана или отчёта. Нужно только один раз выполнить настройку — как собирать из заданий тот или иной бюджет. Для этого используются ярлыки или папки, или и то, и другое. Указали в задании ярлык «офисные расходы», и операции из задания попадут в соответствующую статью расходов бюджета.

Настройка бюджета очень проста и занимает минуту. Бюджеты поддерживают глубину группировки до трёх уровней, что, как правило, достаточно для организации бюджета доходов и расходов небольшой компании. Бюджетная таблица в любой момент времени показывает текущее состояние плана и фактическое исполнение. Можно собирать бюджет из операций, которые вводятся несколькими сотрудниками. Сервис позволяет настроить доступ сотрудников к вводу финансовых операций, а также видимость конкретного бюджета для каждого сотрудника.

Бюджетные данные всегда представлены в формате Google Spreadsheet. Таблица бюджета может быть легко скопирована и доработана. Все таблицы с бюджетами хранятся на вашем Google Drive, как и прочие документы, которые вы создаёте в сервисе. Исполненные бюджеты переносятся в архив. Архивные бюджеты всегда доступны для просмотра и анализа.

Пример

Рассмотрим использование сервиса для бюджетирования небольшой компании на примере. Компания Bert Interiors занимается поставкой интерьерных решений для частных клиентов. В компании работает четыре человека — владелец (работа с клиентами и общее управление), бухгалтер (учёт, инфраструктура, финансы), специалист по логистике (размещение заказов у производителя, доставка клиентам) и специалист по сборке мебели. Руководитель компании принимает заказы от клиентов и делает спецификацию. Далее заказ размещается на фабрике в Италии. Когда заказ готов, нанимается транспортная компания, которая доставляет заказ клиенту. Потом производится сборка мебели.

Структура доходов и расходов компании. После согласования проекта с клиентом компания получает от клиента 100% предоплату. Из полученных средств оплачивается заказ производителю. Компания ожидает, пока будут произведены все заказы данного месяца, чтобы доставить их вместе, и снизить транспортные издержки. Далее оплачиваются услуги доставки и таможенные пошлины. У компании имеются условно постоянные ежемесячные расходы — зарплата, аренда студии и инфраструктуры, затраты на интернет-продвижение, налоги.

Основные операции в нашем примере вводятся в сервис Руководителем компании в своих заданиях. Операции, связанные с некоторыми постоянными расходами, введены Бухгалтером.

Операции, введённые Руководителем — клиентские проекты Операции, введённые Руководителем — доставка, таможня, зарплата сотрудников Операции, введённые Бухгалтером — инфраструктура, маркетинг и предстоящие налоги

Таблица с текущим состоянием бюджета доходов и расходов компании
Настройка бюджета Использованные ярлыки

Как результат, Руководитель и Бухгалтер компании на любой момент времени имеют информацию о состоянии исполнения месячного бюджета доходов и расходов. Они могут видеть исполненные операции, предстоящие операции, наличие оборотных средств, доходность каждого проекта, прогноз прибыли компании.

Как это использовать

Чтобы начать использовать в сервисе Бюджеты, необходимо зайти в настройки компании и включить подсистему. Если подсистема Бюджеты отключена, то в сервисе не будут видны все связанные с ней функции — ввод финансовых операций, список бюджетов и их настройка.

Настройки компании

Далее необходимо определить круг пользователей, участвующих в бюджетном процессе. Для этого необходимо войти в список пользователей и включить признак «Финансовые операции» у нужных пользователей. Перед именем пользователя в списке появится иконка в виде доллара, это обозначает, что пользователь становится Редактором финансовых операций (РФО). Что доступно пользователю РФО — вводить в своих заданиях финансовые операции, видеть введённые операции в заданиях, где он участник, создавать и настраивать свои бюджеты. Всё это недоступно простым пользователям. Владелец учётной записи компании всегда является пользователем РФО.

Теперь пользователи могут вводить финансовые операции в заданиях. Владелец учётной записи компании и пользователи РФО могут вводить любое количество операций, в любом своём задании. Операции могут быть плановые и фактические. Сумму расходных операций следует отражать со знаком минус. По дате и времени операции определяется — попадёт ли она в период того или иного бюджета.

В главном меню сервиса расположен пункт Бюджеты. Это вход в список бюджетов. В списке доступны ваши бюджеты, а также бюджеты, созданные другими пользователями, если они указали вас читателем бюджета. Свои бюджеты в списке вы можете добавлять, изменять, удалять, переносить в архив, доставать из архива. Также вы можете копировать все видимые вам бюджеты.

Форма бюджета содержит настройки, необходимые для сбора информации и формирования бюджетной таблицы.

Период бюджета определяет, какие операции по времени исполнения попадут в бюджетную таблицу.

Алгоритмы сбора и группировки данных. Можно использовать три алгоритма — все операции, по ярлыкам и по папкам. Все операции — самый простой алгоритм, где вы получаете плоский список всех плановых и фактических операций за период с общими итогами без группировок.

По ярлыкам. Вы можете указать любой набор ярлыков для верхней группировки 1 уровня и для нижней группировки 2 уровня. Будут отобраны только операции из заданий, содержащих указанные ярлыки (или один из ярлыков 1 уровня, или любой набор из ярлыков 1 и 2 уровня). В приведённом выше примере операция доставки общая для всех проектов, поэтому задание с этой операцией имеет только ярлык 1 уровня «projects». Задание с заказом конкретного клиента имеет два ярлыка «projects» и, например, «Kitchen for Ann».

По папкам. Для отбора и группировки операций в соответствии со структурой папок вам необходимо создать желаемую структуру папок глубиной не более 3 уровней. Положить все задания с операциями в нужные папки. Указать в настройке бюджета корневую папку для вашего бюджета.

«Только мои операции» — включено. В данном случае операции для бюджета будут отбираться только из заданий, где вы являетесь Автором, в любом статусе — «черновик», «в работе», «исполнено». Кроме заданий из корзины. То есть из всех заданий, которые вы можете увидеть в списке Исходящие.

«Только мои операции» — отключено. В этом случае операции для бюджета будут отобраны из ваших заданий, а также из заданий, где вы являетесь участником, в статусах «в работе» или «исполнено». Кроме заданий из корзины и чужих черновиков. То есть областью отбора операций являются все задания, которые вы можете увидеть в списках Исходящие и Входящие.

Читатели. Вы можете задать для бюджета список читателей. Читатели смогут видеть в своём списке ваш бюджет, смогут просмотреть настройки бюджета и просмотреть таблицу бюджета с данными. Других полномочий у читателей нет. Читателями могут быть все пользователи компании, а не только пользователи РФО.

Пересчитать таблицу бюджета. Для того чтобы ваша таблица была актуальна, необходимо вызвать функцию пересчёта. Система произведёт отбор операций и сформирует таблицу бюджета по состоянию на текущий момент. Дата и время формирования таблицы бюджета будет отражено в правом верхнем углу формы настройки бюджета, а также в самой выходной таблице.

Просмотреть таблицу бюджета. Таблица бюджета доступна по иконке в форме настройки бюджета, а также из меню бюджета в списке. Автор бюджета является владельцем таблицы с полными правами. Владелец учётной записи компании имеет права Редактор на все таблицы бюджетов. Читатели бюджета имеют право — Просмотр на таблицу.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *