Хранение и уничтожение документов

Содержание

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

  • Закон об архивном деле;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение));
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень));
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

ВАЖНО

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

1

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

2

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

3

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

4

Передача документов на утилизацию по накладной.

5Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Общие положения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со статьей 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».

Противоречия

На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права — налогового и бухгалтерского.

В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского — 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения регламентируется следующими документами:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ);
  • Основные правила работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения — утвержден Федеральной архивной службой России (далее — Перечень);
  • Федеральный закон об Акционерных Обществах в Р.Ф.

Бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».
Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Сроки хранения исчисляется с 1 января следующего года

По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения хранятся в организации

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов. Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов». В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения).

Первичные документы и отчетность подлежат передаче в архив

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива. В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены».

Сохранность обеспечивает главный бухгалтер

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих ивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Уничтожение или передача в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Организации, являющиеся источниками комплектования архивов

К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся «организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы».
По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат — «уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период» Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели). При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Работа комиссии должна быть оформлена актом

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что «при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами». Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия документов

Выдержка из документа «Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия».

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Освобождение от ответственности

В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

  1. Вести номенклатуру дел организации.

    Как правильно составить номенклатуру дел>>

  2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.

  3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.

  4. Своевременно сдавать дела в архив.

  5. Образец внутренней описи документов>>

  6. Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

  1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.

  2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.

  3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.

  4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

  5. Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

    Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Положение о порядке и сроках хранения документов

Приложение

УТВЕРЖДЕНО: Решением Общего собрания членов

СРО НП «СПБ»

Протокол № 1 от «11» апреля 2013 г.

Саморегулируемая организация

Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектировщиков «СтройПроектБезопасность» СРО НП СПБ

Внутренние документы ВДК СРО

Саморегулируемой НП СПБ

Организации 16.0-2013

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

г. Москва — 2013 г.

1. Общие положения.

1.1 Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов (далее – Положение) разработано с учетом требований Федерального закона от 01.01.2001 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов в Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Межрегиональное объединение проектировщиков «СтройПроектБезопасность» (далее – Партнерство), в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

1.2 Действие Положения распространяется на все документы, которые содержатся в документообороте Партнерства согласно действующему законодательству, Уставу и внутренним документам, включая, но не ограничиваясь документами, передаваемыми на хранение или подлежащими уничтожению.

1.3 В отделах (подразделениях) Партнерства (далее – отделы) должны быть приняты меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений. Защита служебной информации осуществляется в соответствии с утвержденным внутренним Положением о раскрытии и защите информации Партнерства.

1.4 Материально-техническое обеспечение хранения документов осуществляется за счет финансовых средств Партнерство, согласно утвержденного бюджета (сметы) на очередной финансовый год.

2. Составление номенклатуры и формирование дел.

2.1 В целях создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве Партнерства, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов ежегодно разрабатывается Номенклатура дел Партнерства (далее – Номенклатура).

2.2 Партнерство хранит дела членов саморегулируемой организации (юридических лиц, индивидуальных предпринимателей), в т. ч. исключенных из саморегулируемой организации (далее СРО), также все документы, принятые Общим собранием членов СРО, постоянно действующим органом управления СРО и формируемыми в процессе производственной деятельности отделов Партнерства. Документы хранятся согласно установленных в СРО правил и сроков хранения.

2.3 Если в течение года в отделах Партнерства возникает необходимость в заведении (оформлении) дел, не предусмотренных Номенклатурой, то они дополнительно вносятся в Номенклатуру, где должны быть предусмотрены резервные номера.

2.4 В Номенклатуру должны быть включены все заголовки дел, которые оформляются в отделах Партнерства. Номенклатура утверждается Исполнительным директором Партнерства.

2.5 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· группировать в дела следует документы одного делопроизводственного года, за исключением: дел организаций – членов Партнерства; переходящих дел; личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в Партнерстве. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

2.6 Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке, причем документ «ответ» должен располагаться после документа «запроса». Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.7 По окончании года в конце Номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел, этот экземпляр является учетным документом для дел временного хранения.

3. Сроки хранения документов Партнерства.

3.1 При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 г. № 000 (далее – Перечень типовых управленческих документов).

3.2 Расчет срока хранения производится с 01 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Сроки хранения документов Партнерства не могут быть менее установленных нормативно-правовыми актами РФ, регулирующими порядок хранения документов.

Общие наименования

документов (групп документов)

Срок хранения

Решение об учреждении (создании) и протокол Учредительного собрания Партнерства.

Решение о реорганизации Партнерства (разделении, выделении или преобразовании).

постоянно

Устав Партнерства, изменения и дополнения, внесенные в устав Партнерства и зарегистрированные в установленном законодательством порядке, Свидетельство о государственной регистрации Партнерства, документы о внесении Партнерства в Реестр саморегулируемых организаций, постановке в установленном порядке на учет в соответствующие Фонды, включая ФНС России.

постоянно

Документы, подтверждающие права Партнерства на имущество, находящееся на его балансе.

постоянно

Документы члена Партнерства, формируемые в дело члена Партнерства (далее — наблюдательное дело), включающие в т. ч.:

-заявление о приеме в члены саморегулируемой организации, заявления о замене (изменении) Свидетельства о допуске к работам, акты проверок и принятые по ним решения, заявление о добровольном прекращении членства в саморегулируемой организации или решение об исключении из Партнерства.

— документы, представляемые членом Партнерства при вступлении в Партнерство, внесении изменений в Свидетельство, замене Свидетельства и при осуществлении проверок деятельности члена Партнерства.

постоянно

до прекращения членства в Партнерстве, но не более трех лет после прекращения членства в Партнерстве

Внутренние документы Партнерства, в т. ч. документы, предусмотренные его Уставом, утвержденные общим собранием Партнерства:

-требования, положения, правила и др. документы, относящиеся к правовым актам;

-стандарты, регламенты Партнерства;

-документы (постановления, определения, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, иных вопросах правового характера;

-документы, представляемые в правоохранительные, судейские органы, третейские суды. Копии;

-переписка с государственными органами РФ, г. Москвы по основной деятельности;

-журналы (регистрации договоров услуг, доверенностей, регистрации арбитражных дел, претензий и исков;

-решения Президента Партнерства (о приеме и отказах приема в члены СРО, о выдаче, переоформлении свидетельств о допуске); журналы регистрации решений Президента Партнерства;

до замены

новыми

постоянно

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

постоянно

Положение о Филиале или представительстве Партнерства

до замены новыми

Реестры выданных свидетельств о членстве в Партнерстве; реестры выданных свидетельств о допуске к работам (переоформлении)

постоянно

Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа Партнерства, решения единоличного исполнительного органа Партнерство (Исполнительного директора)

постоянно

Отчеты членов Партнерства

постоянно

Документы проверок членов Партнерства

5 лет

Документы об инвентаризации активов, обязательств; документы о переоценке основных фондов, амортизации, оценке стоимости имущества

постоянно

Сводный годовой бюджет Партнерства и документы по его изменению

постоянно

Годовые сметы доходов и расходов Филиалов Партнерства, годовые отчеты об исполнении смет доходов и расходов Филиалов Партнерства

постоянно

Квартальные бухгалтерские отчеты

5 лет

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности, справки (заключения) к ним

5 лет

Годовые расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования

постоянно

Квартальные расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования

5 лет

Годовые статистические отчеты

постоянно

Квартальные статистические отчеты

5 лет

Главная книга, журналы операций, оборотные ведомости, первичные банковские и кассовые документы, акты о списании ТМЦ, акты сверки расчетов с организациями, акты приема-сдачи работ (услуг), налоговые декларации, налоговые карточки по учету доходов и налога на физических лиц, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, сведения о доходах физических лиц

5 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые счета по заработной плате, сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах, документы по личному составу Партнерства

75 лет

Табели учета рабочего времени, листки нетрудоспособности

5 лет

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 лет

Протоколы, решения Дисциплинарной комиссии и документы к ним

постоянно

Приказы по основной деятельности, касающиеся Бухгалтерии

до минования надобности

Штатное расписание и изменения к нему

до замены новыми

Документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с действующим законодательством о саморегулируемых организациях.

до минования надобности

Описи дел постоянного хранения

Описи дел по личному составу

Описи дел временного хранения

постоянно (не утвержденные-до минования надобности)

постоянно

3 года

Номенклатуры дел

до замены новой

Иные документы, предусмотренные действующим законодательством, Уставом Партнерства, внутренними документами Партнерства, решениями общих собраний Партнерства, органов управления Партнерство, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов

3.3 В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел, документы Партнерства с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного срока хранения для документов Партнерства.

4. Порядок хранения документов

4.1 Организация хранения документов Партнерства обеспечивается единоличным Исполнительным органом и может быть организована как с помощью бумажных носителей, так и в электронном виде. При необходимости может быть осуществлено резервное копирование информации, содержащейся на материальном носителе, предназначенном для хранения информации в электронном виде.

4.2 Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности Филиалов Партнерства, до передачи их на хранение в Партнерство, обеспечивается руководителями Филиалов.

4.3 Все документы, образующиеся в деятельности Партнерства, должны формироваться в дела (в т. ч. наблюдательные дела), перечень которых включается в Номенклатуру дел Партнерства.

4.4 Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах.

4.5 Передача документов постоянного хранения из одного структурного подразделения (отдела) в другое фиксируется в журналах учета в установленном порядке.

4.6 Хранение документов, образованных в процессе производственной деятельности отделов Партнерства и не переданных по описи для хранения в специально-выделенное помещение, обеспечивается в служебных помещениях отделов Партнерства.

4.7 Документы, переданные на хранение, должны находиться в специально отведенном для этой цели помещении. Документы Партнерства, находящиеся на хранении в специально отведенном для этой цели помещении, должны располагаться на специальных стеллажах (шкафах), где должна быть обеспечена их систематизация и полная сохранность.

4.8 Поступающие документы для хранения в специально-выделенное помещении Партнерства, принимаются сотрудником Информационно-аналитического отдела, на которого по функциональным обязанностям возложена ответственность за осуществление порядка хранения документов Партнерства.

Принятые на хранение документы Партнерства регистрируются в специальном журнале.

4.9 В случае утраты или повреждения подлинника документа Партнерства, хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа Партнерства должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа Партнерства и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден Исполнительным директором, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – согласован Главным бухгалтером и утвержден Исполнительным директором Партнерства.

4.10 Доступ уполномоченных сотрудников организаций — членов Партнерства к хранящимся документам производится по их письменному или устному запросу, под расписку, при предъявлении доверенности, которая подшивается в наблюдательное дело с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов.

4.11 Сотрудникам Партнерства документы выдаются во временное пользование с соответствующей отметкой в журнале учета выдачи документов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

4.12 Партнерство на правах собственника находящихся или подлежащих хранению документов, имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему документах, а также делать копии документов для любых законных целей и любым законным способом, не допуская нарушения конфиденциальности и разглашения коммерческой тайны Партнерства.

4.13 Условия доступа к документам Партнерства устанавливаются отдельным распорядительным документом за подписью Президента Партнерства, в т. ч. регламентируются ограничения на доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной жизни сотрудников Партнерства, их частной жизни, а также сведениям, создающим угрозу для их безопасности.

4.14 За пределы офиса, без соответствующего разрешения руководства Партнерства, документы выносить категорически запрещено, кроме случаев производственной необходимости предоставления (использования) документов на любых видах носителей в государственных надзорных, исполнительных органах, проведении проверок специализированными органами Партнерства и т. д.

4.15 Использование документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

5. Порядок отбора документов на хранение и уничтожение.

5.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности Партнерства, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в Партнерстве приказом Исполнительного директора создается Экспертная комиссия. Председателем Экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель Исполнительного директора.

5.2. Решения Экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения Исполнительным директором. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по кадровому составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

5.3. При проведении экспертизы ценности документов в отделах Партнерства производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи на хранение в специально-выделенное помещение, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел Партнерства за соответствующий год, утвержденной Исполнительным директором.

5.4 В целях гарантированного сохранения документационной информации, акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться Экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться Исполнительным директором.

6. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками

хранения.

6.1 Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов к уничтожению, отделяются от остальных дел и хранятся до их уничтожения в специально отведенном месте.

6.2 Порядок, способ и место проведения мероприятий по уничтожению документов, определяется исполнительным органом Партнерства.

6.3 Акт об уничтожении документов вместе с описью уничтоженных дел хранится в Партнерства в специально формируемом деле.

6.4 Акт об уничтожении документов подписывается членами Экспертной комиссии и утверждается Исполнительным директором.

7. Заключительные положения.

7.1 Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Партнерства и являющиеся его собственностью, включенные (подлежащие включению) в состав Архивного фонда Российской Федерации, могут быть переданы по договору на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, на основании заключенного договора. При этом условия хранения этих документов определяются Партнерством с соблюдением норм Федерального законодательства по архивному делу.

7.2 Документы Партнерства могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом. При этом правопреемник обязан уведомить о переходе к нему прав собственника соответствующий государственный, муниципальный архив, с которыми прежний собственник заключил договор.

7.3 При реорганизации Партнерства условия и место дальнейшего хранения документов определяются учредителями Партнерства либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

7.4 При ликвидации Партнерства, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе деятельности и включенные (подлежащие включению) в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение документов ликвидируемого Партнерства.

7.5 Ответственность за организацию хранения документов Партнерства возлагается на Исполнительного директора (в его отсутствие заместителя Исполнительного директора). За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет ответственность главный бухгалтер.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *