Индексы приказов по личному составу

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:


  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.

Нужно ли ставить печать на приказах

Общее правило применения печатей на распоряжениях – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации.

Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ.

Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

  • Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
  • Акты и гарантийные письма.
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
  • Архивные справки и копии документов.
  • Служебные и командировочные удостоверения.
  • Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.
  • Новые возможности для карьерного роста

    Попробуйте бесплатно! Курс повышения квалификации «Документационное обеспечение работы с персоналом». Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

    Пример приказа

    Ниже – две картинки. Это самый обычный приказ, который представлен с двух сторон. Цифры указывают на основные части, а также на реквизиты документа.

    1 – наименование организации. В отличие от фирменного бланка, на приказе по основной деятельности мы не помещаем реквизиты компании, ведь приказ является внутренним документом

    2 – наименование документа. Оно должно выделяться визуально. В деловой практике принято писать названия документов по центру строки прописными буквами.

    3 – этот пункт объединяет несколько: дата, номер, место издания приказа. Это основные регистрационные данные. Обратите внимание на код «ОД», который находится рядом с номером. Он является не обязательным и означает, что приказ относится к основной деятельности. Кроме основной, выделяют приказы по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Те, что по личному составу, всегда регистрируются отдельно. Регистрировать ли отдельно АХО и основную деятельность, решает организация, но делать это желательно потому, что приказы поОД имеют срок хранения постоянно, а АХО – всего 5 лет.

    4 –тема приказа или заголовок к тексту. Принято, чтобы он начинался с предлога «О», например, «О проведении бухгалтерской отчетности» или «О подтверждении инструкции делопроизводства» и стоял в предложном падеже. Заголовок – это краткое содержание приказа, которое воспроизводится в учетной записи в журнале. Поэтому, формулируя заголовок, имейте в виду, что впоследствии именно но нему вы будете искать этот приказ.

    Примеры заголовков:

    Об утверждении положения об отделе кадров

    О принятии на баланс основных средств

    О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

    Если заголовок длинный и занимает несколько строк, можно выровнять его по центру.

    Основной текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную.

    5 – это констатирующая часть текста.

    В этой части пишется обоснование управленческого решения. Почему издается этот приказ, что послужило причиной?

    Примеры обоснований:

    Во исполнение приказа Министерства энергетики Российской Федерации от 01.07.2015 №5466 «О предоставлении информации»

    Обратите внимание: когда дается ссылка на нормативный документ, правильно указывать сначала его наименование, затем, дату, потом – номер и наименование.

    В целях приведения системы делопроизводства ЗАО «Металлист» в соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

    В целях повышения эффективности

    В связи с производственной необходимостью

    6 – отдельное слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно разделяет констатирующую и распорядительную части. Слово «приказываю» может быть набрано прописными буквами, как в примере, а может – строчными и вразрядку: «п р и к а з ы в а ю». Выровнять его можно по левому краю, а можно по центру. Распорядительная часть текста начнется с новой строки.

    7 – часть текста, которая называется распорядительной. Здесь перечисляются задания, которые руководитель ставит перед подчиненными.

    Зеленым шрифтом выделены значимые моменты для распорядительной части документа.

    • Каждое задание имеет ответственного за выполнение. Исключение – утверждение приказом какого-либо документа.
    • Также очень важно указать срок исполнения задачи. И вновь исключение – утверждение документа и задание, которое носит постоянный характер.
    • Управленческие решения нумеруются. Одно действие – один пункт приказа. Если задача разбивается на более мелкие задания, это оформляется подпунктами:
    • Обязательный пункт – указание должностного лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Это может быть и сам генеральный директор, и любой из подчиненных ему руководителей.
    • На практике встречаются и такие приказы, которые не дают заданий никому конкретно, а управленческие решения в них носят общий организационный характер.

      В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Роскомстрах»

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 номенклатуру дел ООО «Роскомстрах» на 2015 год (прилагается).
    2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
    3. Приложение к приказу. В отличие от делового письма, где приложение выносится в отдельную структурную единицу текста, информация о приложении к приказу вводится прямо в текст. Если прилагается один документ, то после его названия в скобках пишется «(прилагается)» — см. пример чуть выше. Если же приложений несколько, то они нумеруются:

    4. Рабочей группе собрать информацию по форме П-3 (Приложение №1).
    5. Нумеровать приложения можно по-разному:

      И т.д. Главное – придерживаться единообразия и в самом документе, и во всех приказах в целом. Унифицировать эти правила поможет инструкция по делопроизводству.

      На прилагаемый документ выносится информация о том, что это приложение:

      После регистрации приказа необходимо от руки вписать регистрационную информацию в соответствующие поля.

      Приложение является неотъемлемой частью приказа и хранится вместе с ним!

      8– подпись. Реквизит оформляется стандартно:

      Наименование должности Личная подпись Инициалы Фамилия

      Печать на приказ не ставится! Это внутренний документ. Нет никакого смысла подтверждать подпись директора в его же компании.

      Переходим к оборотной стороне приказа.


      1 – визы согласования, сбор которых является обязательной процедурой.

      Приказ согласуют те должностные лица, деятельности которых он касается. Состав согласующих лиц зависит от того, о чем приказ.

      2 – визы ознакомления. В обязательном порядке все те, кто фигурирует в приказе в качестве исполнителей поставленных руководством задач, должны в нем расписаться.

      3 – исполнитель. Это сотрудник, который составил приказ. По всем вопросам исполнители будут обращаться к нему, а не к директору, который часто имеет очень смутное представление о деле, к которому относится подписанный им документ… Указывается фамилия, имя исполнителя, если принято в компании – то отчество и контактная информация.

      Что такое приказы по личному составу, как внести изменения в приказ — в статьях по ссылке.

      14 Responses

      1. ЛенаДекабрь 7 2012 @ 14:17

      Какой перечень приказов должен быть в ЗАО, оформлением приказов преждние сотрудники не занимались, приходиться востанавливать все, но не знаю как именно. Налоговая проверка намечается …((((

      Евгения КожановаДекабрь 8 2012 @ 15:09

      Добрый день, Лена!
      В этой статье http://thebestsecretary.ru/?p=2622 приведен перечень документов, обязательных для кадровой службы. Налоговиков они могут заинтересовать, когда будут проверять выплаты работникам. Что касается обязательных документов для бухгалтерии — боюсь наврать, лучше спросите на специализированных сайтах. Удачи!

      ЕкатеринаФевраль 21 2014 @ 05:47

      Здравствуйте.Подскажите пожалуйста сколько хранятся приказы «Об учетной политике», «О снятии остатков в кассе», «Об установлении перечня лиц, имеющих право подписи в выставленных счетах- фактурах» (Постоянно?). А также у нас в организации Инженер по охране труда составляет приказы такие как (о бесплатной выдаче молока, о назначении ответственных за противопожарное состояние производственных помещений, о постоянно действующей комиссии (ПДК) и т.д. сколько должны храниться они? Они считаются как по основной деятельности или по административно хозяйственной? И последний о режиме работы предприятия в праздничные и выходные дни. Помогите пожалуйста то уже совсем запуталась.Спасибо.

      Евгения КожановаФевраль 21 2014 @ 06:11

      Добрый день, Екатерина!
      Перечень предлагает нам всего три вида приказов (ст. 19): по основной деятельности (хранятся постоянно), по личному составу (75 лет за небольшим исключением), по административно-хозяйственным вопросам (5 лет).
      В первую очередь нужно отсеять личный состав. Перечень приводит виды этих приказов в той же 19-й статье.
      Осталось выяснить, что такое административно-хозяйственные вопросы. Опять смотрим Перечень, потому что ни один из нормативных документов по делопроизводству в России не объясняет, чем АХО отличается от ОД. Раздел 10 Перечня целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. К ним относятся:
      • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности,
      • эксплуатация зданий, помещений,
      • транспортное обслуживание, внутренняя связь,
      • обеспечение безопасности организации.
      Получается, что все остальные приказы — по основной деятельности и хранятся постоянно.

      АринаДекабрь 12 2014 @ 07:03

      Добрый день!
      У меня возник спор с зам.директором при составлении инструкции по делопроизводству «Почему согласование приказов на оборотной стороне?». Помогите доказать, что согласование должно быть на оборотной стороне приказа.

      Евгения КожановаДекабрь 12 2014 @ 12:40

      Добрый день, Арина! Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24), при согласовании документов, подлинники которых остаются в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
      Несмотря на то, что ГОСТ является добровольным к применению, большинство государственных и коммерческих организаций следуют его требованиям при оформлении своих документов.

      ИннаЯнварь 26 2015 @ 08:01

      Подскажите пожалуйста где можно прочитать подробнее о РАСПОРЯЖЕНИИ. Как составляется, на какие виды подразделяется и сроки хранения.

      Евгения КожановаЯнварь 27 2015 @ 05:35

      Добрый день, Инна! Можно почитать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76).

      ЭльмираДекабрь 8 2015 @ 06:05

      Добрый день! А можно ли передавать по описи оригиналы приказов (о принятии на работу) в случае необходимости?

      Евгения КожановаДекабрь 8 2015 @ 08:27

      Здравствуйте, Эльмира!
      Не совсем понятно, кому именно передавать.
      Но, по моему мнению, в любом случае лучше (по возможности) этого не делать.

      МарияФевраль 1 2017 @ 15:10

      У нас образовательная организация и очень много приказов по массовым мероприятиям и выездам обучающихся на конкурсы. Они относятся к приказам ОД, но хотелось бы их выделить в подгруппу с отдельной регистрацией. Можно ли так делать? Могут ли быть сроки хранения отличные от сроков хранения приказов по ОД?

      Евгения КожановаФевраль 2 2017 @ 20:32

      Здравствуйте, Мария! Да, можно выделить часть приказов в отдельную категорию.

      АнжелаАпрель 26 2017 @ 08:07

      Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, кто должен заниматься изданием приказов: секретарь руководителя или специалист по кадрам? У секретаря в ДИ прописано «организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя», в то время как у специалиста по кадрам кроме приказов по л/с ничего нет, ни слова про общее делопроизводство, кроме кадрового. Но несмотря на очевидные вещи, доказать сложно. Потому что, с самого начала образования учреждения так повелось и предыдущий кадровик молча делал все приказы. Как убедить руководителя и секретаря, что приказы должен готовить и вести учет секретарь и хранить их там же, по месту подписания. Заранее спасибо за внимание!

      Евгения КожановаАпрель 27 2017 @ 12:59

      Здравствуйте, Анжела! Нужна инструкция по делопроизводству, в которой было бы написано конкретно: приказы по основной деятельности создаются секретарем руководителя и хранятся в приемной.

      Нужно ли ставить на приказах по личному составу печать организации?

      Требование о проставлении печати организации-работодателя на приказах по личному составу нормативно не установлено.

      Установленная гражданским законодательством обязанность юридического лица той или иной организационно-правовой формы иметь печать (см., например, ч. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» и т.п.) не означает, что организация обязана ее применять во всех своих документах (в том числе внутренних, к которым относятся приказы по личному составу). Скрепление документа печатью обязательно только в прямо предусмотренных законом случаях (например, при выдаче доверенности от имени организации – п. 5 ст. 185 ГК РФ).

      Как видно из подп. «б» п. 19 подраздела 1.1 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы по личному составу включают в себя приказы о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе на другую работу, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрениях, награждениях; оплате труда, премированию, различных выплатах; а также о предоставлении всех видов отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения содержания (заработной платы); дежурств по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

      Для приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, увольнении, поощрении, направлении в командировку, предоставлении отпуска до 2013 г. нужно было использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В них не содержится такого реквизита, как «Место печати». Утвержденные этим же постановлением Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации не предусматривают обязательного проставления печати при заполнении данных форм (так, в отношении приказа о приеме на работу по форме № Т-1 или Т-1а Указания требуют объявлять работнику под личную подпись приказ, «подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом», – без какого-либо упоминания о проставлении печати). Формы иных приказов нормативно не установлены, каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить соответствующую форму.

      Следовательно, при отсутствии в локальных нормативных актах работодателя требования о проставлении печати организации на приказах по личному составу такого проставления не требуется.

      Еще раз о печати

      Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

      На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

      Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

      Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

      Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

      Так, согласно ГСДОУ головной печатью заверяются следующие документы:

      • копии учредительных документов;

      • договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;

      • штатное расписание и изменения к нему;

      • акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);

      • гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);

      • платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

      • банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

      • архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

      • отчеты установленной формы и пр.

      Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

      А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

      Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

      При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении.

      Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

      Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

      Где проставить оттиск?

      Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

      Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

      Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

      Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

      И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к. это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности.

      Как ставить печать?

    6. При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
    7. После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
    8. Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.
    9. Уход за печатью

      В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.

      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

      Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

      Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

      Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

      Ю.С. Задорина,
      зав. канцелярией ОАО «Акционерный банк «Пушкино»»

    Формы и виды приказов по личному составу

    Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

    • Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
    • Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
    • Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
    • Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
    • Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
    • Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

    Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

    Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

    • регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
    • формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
    • решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
    • оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
    • укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
    • иные задачи.

    Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

    • наименование компании;
    • номер приказа;
    • дату;
    • основание (при необходимости);
    • подписи руководителя и работников.

    Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

    Группа организационных приказов: где взять образец?

    Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

    Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

    Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

    • ;
    • «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

    Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

    Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

    • о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
    • о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
    • о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

    Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал .

    Дисциплинарные приказы (пример)

    Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

    Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

    К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

    • обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
    • получение от работника объяснений в письменной форме;
    • изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
    • объективная оценка полученной информации;
    • вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

    Он может иметь следующий вид:

    Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

    ПРИКАЗ

    О дисциплинарном взыскании

    Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 11.01.2019 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

    На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 11.01.2019, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 11.01.2019, графика рабочего времени на январь 2019 года

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2019 года на 30%.
    2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

    Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

    С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2019

    Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

    • «Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
    • «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
    • «Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

    Группа зарплатных и стимулирующих приказов

    Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

    Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

    Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

    В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

    Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

    • о выплате премии;
    • награждении почетной грамотой;
    • поощрении ценным подарком;
    • объявлении благодарности.

    О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал .

    Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

    Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

    При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

    Например:

    • индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
    • иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

    ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

    При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

    Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *