Инструкция по делопроизводству ЛНР 2017

В связи с участившимися обращениями работодателей по вопросам использования бланков трудовой книжки и вкладышей к ней, департаментом социально-трудовых отношений Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики подготовлены разъяснения относительно данных вопросов.

Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.08.2016 № 10-21 (далее – Постановление № 10-21) утверждена форма бланков трудовой книжки и вкладышей к ней.

С момента образования Донецкой Народной Республики и до вступления в силу Постановления № 10-21 и момента издания издательскими организациями Донецкой Народной Республики новых бланков трудовой книжки и вкладышей к ней, действительными бланками являются лишь бланки трудовой книжки и вкладышей к ней, форма которых утверждена Постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 № 301 (далее – Постановление № 301).

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней, которые не соответствует форме, утвержденной Постановлением № 301, недействительны и не могут быть использованы при оформлении трудовых отношений на территории Донецкой Народной Республики.

Также поясняем, что согласно п. 9.3 «Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек», утвержденной Постановлением № 10-21, «Трудовая книжка ранее установленного образца, оформленная в соответствии с нормативными правовыми актами, которые действовали до образования Донецкой Народной Республики и до вступления в силу настоящей Инструкции, действительна и обмену на трудовую книжку, форма которой утверждена Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики, не подлежит и предъявляется работодателю с целью подтверждения стажа, сведений о квалификации и трудовой деятельности.

При оформлении новой трудовой книжки сведения о стаже и трудовой деятельности предыдущих периодов не вносятся».

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладышей к ней осуществляется через свободную продажу в точках продажи бланочной продукции и книжных магазинах.

РАЗЪЯСНЕНИЯ по вопросу использования бланков трудовой книжки

26 августа 2016 года вступило в силу Постановление Совета Министров Донецкой Народной Республики «О трудовых книжках» от 16 августа 2016 г. № 10-21 (далее – Постановление № 10-21), которым утверждены Форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку, Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек.

После вступления в силу Постановления № 10-21, в адрес Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики (далее – Министерство) поступают обращения от специалистов кадровых служб предприятий, учреждений и организаций Донецкой Народной Республики по вопросам, касающимся использования бланков трудовых книжек и оформления трудовых книжек, в связи с этим Министерство разъясняет.

1. Трудовые книжки ранее установленного образца, форма которых утверждена Постановлением Совета министров СССР «О трудовых книжках рабочих и служащих» от 6 сентября 1973 года № 656 и Постановлением Кабинета министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301, оформленные и действовавшие до 26.08.2016 г., действительны и обмену на трудовую книжку, форма которой утверждена Постановлением № 10-21, не подлежат.

2. По вопросу использования бланков трудовых книжек, являющихся действительными до принятия Постановления № 10-21.

В соответствии с п. 2 ст. 86 Конституции Донецкой Народной Республики и Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики «О применении Законов на территории Донецкой Народной Республики в переходный период» от 02.06.2014 № 9-1 (с изменениями и дополнениями от 10.01.2015 № 1-1), законы и другие правовые акты, действовавшие на территории Донецкой Народной Республики до вступления в силу Конституции Донецкой Народной Республики, применяются в части, не противоречащей ей (дата принятия 14.05.2014 г.). Поэтому, при оформлении трудовой книжки работникам до вступления в силу Постановления № 10-21 (до 26.08.2016), на территории Донецкой Народной Республики действительными для использования являлись бланки трудовой книжки и вкладыша к ней, форма которой утверждена Постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» 27.04.1993 № 301 (далее – Постановлением КМУ № 301).

После 26.08.2016 г. на территории Республики действительна форма бланка трудовой книжки, утвержденная Постановлением № 10-21.

3. По вопросу оформления работников, поступающих на работу впервые, до появления в продаже бланка трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21.

До появления в продаже бланков трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21, трудовые отношения с работниками необходимо оформлять согласно действующему законодательству Донецкой Народной Республики без занесения записи в трудовую книжку. После появления в продаже трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21, необходимо в присутствии работника оформить трудовую книжку согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики от 30.08.2016 № 91/5 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек).

4. По вопросу проведения процедуры переоформления трудовой книжки в случае, если при приеме на работу работник предъявил трудовую книжку или работнику была оформлена трудовая книжка образца, не соответствующего действующему законодательству Донецкой Народной Республики на момент приема на работу.

Если до вступления в силу Постановления № 10-21 оформлялись бланки трудовых книжек, форма которых не соответствовала нормативным правовым актам, действовавшим до образования Донецкой Народной Республики, необходимо произвести аннулирование таких трудовых книжек, с оформлением взамен аннулированных новых трудовых книжек, форма которых утверждена Постановлением № 10-21, по следующему алгоритму действий:

— провести аудит в кадровой службе предприятия, учреждения или организации на предмет наличия трудовых книжек, бланки которых не соответствуют на момент оформления трудовых отношений действующему законодательству Донецкой Народной Республики;

— издать приказ (распоряжение) об аннулировании уже оформленной трудовой книжки и оформлении, взамен аннулированной, новой трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21 с приложением списка работников, которым необходимо переоформить трудовую книжку). Основание: утверждение формы трудовой книжки Донецкой Народной Республики и отсутствие возможности приобретения на момент оформления трудовых отношений с работниками бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, форма которой утверждена Постановлением КМУ № 301 (действительной к применению на территории Республики до 26.08.2016 г.). Выписку из приказа (распоряжения) об оформлении новой трудовой книжки работнику приклеить на внутренней части обложки в конце трудовой книжки работника;

— оформить первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Дата заполнения должна соответствовать дате оформления трудовой книжки (не

позднее недельного срока с момента издания приказа (распоряжения) об аннулировании трудовой книжки);

— внести в новую трудовую книжку сведения о приеме на работу, где датой приема работника будет дата, когда он приступил непосредственно к работе, а основанием – приказ (распоряжение) с датой и номером, которым работник назначен (принят) на работу;

— сделать запись в журнале учета выдачи трудовых книжек «аннулирована, оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки)»;

— вписать данные вновь оформленной трудовой книжки в новой строке журнала с указанием даты, соответствующей дате приема на работу (действующий журнал учета выдачи трудовых книжек можно продолжить, при условии, что будет изменена шапка журнала, согласно форме, утвержденной Постановлением № 10-21).

5. Если в трудовой книжке, подлежащей замене, есть записи с предыдущих мест работы на территории Донецкой Народной Республики, то внесение сведений в трудовую книжку о предыдущей трудовой деятельности допускается работодателем по последнему месту работы путем перенесения записей в новую трудовую книжку. На титульном листе недействительной трудовой книжки делается отметка «Аннулирована. Оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки, дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого произведена замена)». Аннулированная трудовая книжка вкладывается в новую трудовую книжку, хранится в кадровой службе предприятия, учреждения, организации и выдается работнику при увольнении вместе с действительной трудовой книжкой.

6. Предприятия, учреждения и организации Донецкой Народной Республики могут приобрести бланки трудовой книжки, форма которой утверждена в Донецкой Народной Республике, в полиграфическом предприятии, осуществляющем выпуск бланков трудовых книжек, а физические лица могут приобрести бланки трудовых книжек в специализированных точках продажи бланочной продукции и книжных магазинах на территории Донецкой Народной Республики.

О дате начала продажи и поступления в розничную сеть, название и местонахождение полиграфического предприятия будет сообщено дополнительно.

1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.

Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.

ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:

• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – МР для ФОИВ);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);

• ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.

РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ

При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.

Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):

1. Общие положения.

2. Термины и определения.

3. Требования к оформлению документов.

4. Организация работы с документами.

5. Особенности работы с электронными документами.

6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.

7. Оформление и отправка исходящих документов.

8. Организация выполнения документов и поручений.

9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.

Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ

Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).

Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.

Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.

Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Добавляем гиперссылки

Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:

• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;

• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;

• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.

РЕЗЮМЕ

1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.

2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.

3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *