Инструкция по делопроизводству в администрации

Дата принятия: 28 августа 1998 г.

ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ от 28 августа 1998 года

Дело No. 33 Г98-9

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в составе:
председательствующего Кнышева В.П., судей Горохова Б.А., Василевской В.П.

рассмотрела в судебном заседании от 28 августа 1998 г. по кассационной жалобе Губернатора Ленинградской области и Законодательного Собрания Ленинградской области на решение судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда от 20 мая 1998 г. дело по заявлению прокурора Ленинградской области о признании недействительными п. 2 ст. 1 и ст. 7 Закона Ленинградской области «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией». Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Горохова Б.А., заключение прокурора Генеральной прокуратуры Российской Федерации Корягиной Л.Л., полагавшей решение оставить без изменения, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации

установила:

прокурор Ленинградской области обратился в суд с заявлением о признании недействительными п. 2 ст. 1 и ст. 7 Закона Ленинградской области «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией», принятого Законодательным собранием Ленинградской области 3 июня 1997 г., ссылаясь на то, что п. 2 ст. 1 Закона предусматривает осуществление органами местного самоуправления одного муниципального образования отдельных полномочий Ленинградской области на территории другого муниципального образования по согласованию с органами местного самоуправления последнего, что, по мнению заявителя, противоречит ст. 1 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Согласно данной статье муниципальное образование характеризуется как территория, в пределах которой действует местное самоуправление. Наделение органов местного самоуправления отдельными полномочиями субъекта Российской Федерации не влечет распространение юрисдикции органов местного самоуправления одного муниципального образования на территории другого муниципального образования.

Ст. 7 областного Закона, согласно которой при осуществлении отдельных полномочий органа государственной власти, которыми наделен орган местного самоуправления, этот орган местного самоуправления использует печать и бланк с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, противоречит Положению о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г.

Решением судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда от 20 мая 1998 г. заявление прокурора было удовлетворено частично: суд признал недействительной ст. 7 Закона Ленинградской области от 3 июня 1997 года «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией» со дня принятия закона; в удовлетворении остальной части требований прокурора отказал. В кассационной жалобе Губернатора Ленинградской области и Законодательного Собрания Ленинградской области поставлен вопрос об отмене решения в части признания недействительной ст. 7 Закона Ленинградской области от 3 июня 1997 года «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией», как вынесенного с неправильным применением норм материального права.

Проверив материалы дела, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации оснований к отмене решения суда не усматривает.

Суд обоснованно оставил заявление прокурора в части обжалования пункта 2 ст. 1 Закона Ленинградской области «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией». При таких обстоятельствах заявление прокурора Ленинградской области в этой части удовлетворению не подлежит.

Пунктом 2 ст. 1 областного Закона «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией» предусмотрено, что «наделение отдельными полномочиями Ленинградской области производится в интересах социально — экономического развития муниципальных образований и с учетом возможности осуществления этих полномочий органами местного самоуправления. Областным законом может быть предусмотрено осуществление органами местного самоуправления одного муниципального образования отдельных полномочий Ленинградской области на территории другого муниципального образования по согласованию с органами местного самоуправления последнего». В соответствии с пунктом 1 статьи 132 Конституции Российской Федерации органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения. Пункт 2 той же статьи устанавливает, что органы местного самоуправления могут наделяться законом отдельными государственными полномочиями с передачей необходимых для их осуществления материальных и финансовых средств. Реализация переданных полномочий подконтрольна государству.

В решении суда правильно отмечено, что частью 3 ст. 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» предусматривается возможность такой организации структуры органов местного самоуправления, когда в границах одного муниципального образования действуют органы местного самоуправления другого муниципального образования. В этих случаях предметы ведения, объекты собственности и источники доходов различных муниципальных образований разграничиваются законами субъекта Российской Федерации.

Вывод суда о том, что данная норма Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» допускает возможность наделения органов местного самоуправления муниципального образования, включающего в себя другое муниципальное образование, полномочиями органов государственной власти в интересах населения обоих муниципальных образований. При этом такое выполнение государственных полномочий не может расцениваться как ограничение самостоятельности муниципального образования, включенного в состав более крупного муниципального образования, поскольку исполнение обязанностей органа государственного управления на его территории органом местного самоуправления другого муниципального образования возможно в соответствии с обжалуемой прокурором нормой только с его согласия. При этом суд обоснованно указал в решении на то, что областной закон в этой части разрешает вопрос не о реализации прав граждан на местное самоуправление, а о выполнении некоторых функций органов государственной власти органами местного самоуправления, что не только не ущемляет прав населения на местное самоуправление, установленных Конституцией Российской Федерации, но значительно расширяет эти права.

Правильным является решение и в части признания недействительным ст. 7 Закона Ленинградской области «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией».

Этой статьей областного закона предусмотрено, что при осуществлении отдельных полномочий, которыми наделен орган местного самоуправления в порядке, предусмотренном настоящим Законом, этот орган использует печать и бланк с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием. Ст. 70 Конституции Российской Федерации определяет, что Государственный герб Российской Федерации и порядок его официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом. В Российской Федерации в настоящее время действует Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. No. 2050, которым утверждено «Положение о Государственном гербе Российской Федерации». Пункт 4 Положения предусматривает помещение Государственного герба Российской Федерации на гербовых печатях органов государственной власти Российской Федерации и на документах, выдаваемых органами государственной власти Российской Федерации.

В Положении указан перечень случаев официального использования Государственного герба Российской Федерации и установлено, что иные случаи официального воспроизведения Государственного герба Российской Федерации устанавливаются Президентом Российской Федерации (пункт 9), а порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации (пункт 10).

Органы местного самоуправления в силу ст. 12 Конституции Российской Федерации не входят в систему органов государственной власти Российской Федерации. В соответствии со ст. 11 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» муниципальные образования вправе иметь собственную символику (гербы, эмблемы), но не вправе официально воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации на своих бланках и печатях, поскольку такое право ни федеральным законодательством, ни иными нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации им не предоставлено.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. No. 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» не наделены они и правом в установленном порядке использовать печати и бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и заказывать такие печати и бланки организациям, имеющим лицензии на их изготовление. Порядок официального использования Государственного герба Российской Федерации определяется исключительно федеральными органами государственной власти Российской Федерации. Статья 7 Закона Ленинградской области «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными полномочиями Ленинградской области, об условиях и порядке осуществления контроля за их реализацией» противоречит этому принципу, поскольку допускает установление порядка использования государственных символов Российской Федерации не федеральным законодательством, а законодательством субъекта Российской Федерации и связывает изображение Государственного герба Российской Федерации с наименованием муниципального образования, что противоречит положениям Конституции Российской Федерации и Указу Президента Российской Федерации.

На основании п. 1 ст. 305 ГПК РСФСР Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации

определила:

решение судебной коллегии по гражданским делам Ленинградского областного суда от 20 мая 1998 г. оставить без изменения, кассационную жалобу Губернатора Ленинградской области и Законодательного Собрания Ленинградской области — без удовлетворения.

История и практика архивного дела и делопроизводства

УДК 930.25+004

Широкое внедрение в управленческие процессы информационных технологий, электронного документооборота, появление значительного массива документов, созданных только в электронной форме, потребовали соответствующего нормативно-правового регулирования этой сферы деятельности, на необходимость которого указывали представители профессионального сообщества – документоведы и архивисты. Одним из ожидаемых нормативных документов, продолживших традицию нормативного регулирования делопроизводства 1990-х гг., стали Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила). Они зарегистрированы Минюстом России и официально опубликованы. Ранее действовавшие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. постановлением Правительства Российской Федерации от 1 февраля 2020 г. № 71 признаны утратившими силу. В настоящей статье покажем те изменения в ведении делопроизводства, которые обусловлены новым нормативным документом.

Напомним, что Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», согласно которому «в государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства». Таким уполномоченным органом в настоящее время является Росархив. Данная норма в закон об информации введена в 2017 г. в связи с расширением полномочий Росархива и утверждением нового Положения о Федеральном архивном агентстве.

В Правилах изменилось не только название; значительно расширилась сфера их действия. Теперь Правила обязаны применять федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (п. 1.3). Но круг организаций никак не ограничен, т.е. Правилами могут пользоваться и другие организации, в том числе негосударственные.

Особенности применения Правил изложены в разделе 1 «Общие положения», где, в частности, п. 1.8 установлено, что в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая либо федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, либо органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления после согласования с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями. Установленный порядок является своего рода формой контроля над делопроизводством со стороны архивных органов.

В разделе «Общие положения» (п. 1.9) отмечается также, что «в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документо­оборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления». В этом же разделе оговариваются особенности применения Правил к отдельным комплексам (системам) документации: бухгалтерской, кадровой и др.; к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну; обращениям граждан; запросам граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления; запросам (заявлениям) о предоставлении государственных (муниципальных) услуг. Указано, что положения Правил применяются в отношении названных комплексов (систем) документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение; особенности ведения делопроизводства регулируются соответствующими законодательными и иными нормативными правовыми актами.

Кроме того, данный раздел содержит и положения организационного характера: об ответственности за организацию, ведение и совершенствование делопроизводства; о роли службы делопроизводства и об организации делопроизводства в структурных подразделениях и территориальных органах государственных органов (при их наличии). Закреплено, что служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции, а должностные обязанности специалистов службы устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

Основное содержание Правил излагается в разделах в соответствии с этапами жизненного цикла документов: создание документов (раздел II «Документирование управленческой деятельности»); документооборот (разделы III «Организация документооборота», IV «Управление документами в системе электронного документооборота», V «Контроль исполнения документов (поручений)»); организация текущего (оперативного) хранения документов (разделы VI «Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления», VII «Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения»).

Рассмотрим наиболее важные положения Правил. Так, в разделе, посвященном документированию, устанавливается, что образцы бланков документов, состав реквизитов и правила их оформления должны соответствовать положениям национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97–2016. При этом нужно отметить, что нередко приходится слышать о рекомендательном характере данного стандарта и национальных стандартов вообще. Однако это не так. Федеральный закон от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» прописывает порядок применения национальных стандартов. Из него следует, что, во‑первых, национальные стандарты являются документами, применяемыми добровольно, во‑вторых, нормативные правовые акты могут содержать ссылки на официально опубликованные национальные стандарты, в‑третьих, в случае публичного заявления (например, при обозначении национального стандарта в эксплуатационной или иной документации) применение национального стандарта является обязательным. Это означает, что ссылка на ГОСТ Р 7.0.97–2016 в разделе Правил переводит данный документ, имеющий статус добровольно применяемого, в категорию обязательного для применения.

Исходя из общих принципов документирования и требований, предъявляемых к созданию документов, Правила выделяют документы на бумажном носителе; электронные документы (т.е. созданные в цифровой форме); электронные копии документов (т.е. полученные в результате оцифровки, например сканирования документов на бумажном носителе). Согласно Правилам, «документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства» (п. 2.4).

Установлено также, что в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления, в которой создаются и в которую включаются электронные документы, при их визуализации или же воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться также реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016. В отношении СЭД Правила содержат следующую норму: «СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства» (п. 2.3). Данный документ – проект Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов – разработан Росархивом.

В положениях Правил, посвященных процедуре согласования документов, отмечается, что согласование проектов документов может оформляться визой с собственноручной подписью лица, согласующего документ, или проводиться в электронной форме с последующей распечаткой (при необходимости) листа согласования.

В связи с тем, что в ходе регистрации Правил в Минюсте России был исключен раздел о подготовке отдельных видов документов, в заключительном положении раздела II «Документирование управленческой деятельности» говорится: «Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления» (п. 2.13).

В разделе III «Организация документооборота» определены его основные этапы, в ходе которых обеспечиваются прием и первичная обработка входящих документов; их предварительное рассмотрение; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; рассмотрение документов руководством; доведение документов до исполнителей; подготовка проектов документов; их согласование и подписание; определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело; обработка и отправка исходящих документов.

Здесь же последовательно представлены жизненный цикл входящих, исходящих, внутренних документов; особенности обработки документов, поступающих и отправляемых различными видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или регионального портала государственных и муниципальных услуг. Рассматриваются также принципы и особенности регистрации документов, включения в СЭД, порядок проведения предварительного рассмотрения документов, их рассмотрение руководством, формирование поручений по исполнению документов, доведение документов до исполнителей.

В разделе сформулированы основные принципы учета объемов документооборота. Учет количества документов проводится по данным СЭД и иных регистрационно-учетных форм. За единицу учета принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).

Раздел IV «Управление документами в системе электронного документо­оборота» в Правилах единственный, где речь идет именно об организации работы с документами в СЭД. В нем устанавливаются перечни включаемых в СЭД обязательных сведений о входящих, исходящих и внутренних документах, обращениях граждан. Отмечается, что наряду с установленными могут включаться и другие сведения. В условиях, когда в государственных органах, органах местного ­самоуправления СЭД различаются порой не только компанией-разработчиком, платформой, на которой реализована система, но и функциональными возможностями, установление единого набора реквизитной части метаданных важно для организации межведомственного взаимодействия.

Раздел V Правил посвящен контролю исполнения документов (поручений). Соответствующие положения возвращены в нормативное поле после довольно длительного периода, в течение которого они фактически не регулировались (в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 г. положения о контроле носили предельно общий характер, а в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. вообще отсутствовали).

В Правилах отмечается, что контроль сроков исполнения документов (поручений) ведется службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое может быть возложена эта функция. Определены основные этапы контроля исполнения документов (поручений), ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения и др.; имеется ряд новых положений в отношении исчисления сроков исполнения документов, на что необходимо обратить внимание специалистам по делопроизводству. Данные положения приведены в соответствие с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ). Речь идет о том, что до утверждения Правил сроки исполнения документов (поручений) исчислялись с даты регистрации документа (поручения). Эта норма была заложена в свое время и в ЕГСД, и в ГСДОУ, и в иные нормативные документы по делопроизводству. Однако, согласно ГК РФ (ч. 1 ст. 191), «течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало». По этой причине в Правилах (п. 5.6) закреплено, что сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа. Но могут быть исключения. Например, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» установлено, что сроки рассмотрения и переадресации обращения граждан исчисляются со дня регистрации письменного обращения. Еще одно положение касается ситуаций, когда последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день. Согласно ГК РФ (ч. 1. ст. 193), в этом случае «днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день». Теперь это установлено и в Правилах (п. 5.7).

Разделы VI «Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления» и VII «Подготовка документов к передаче на хранение в архив государственного органа; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения» содержат положения, определяющие порядок формирования документального фонда (совокупности документов, образующихся в деятельности организации), отбора документов и их подготовки для передачи в архив, а также выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Правилами установлено, что государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывают и утверждают номенклатуру дел. В Правилах уделено значительное место составлению номенклатуры дел, их заголовков, определению сроков хранения документов, согласованию и утверждению номенклатуры и другим вопросам, связанным с формированием документального фонда. Они в основном уже регламентированы Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015 г.) и поддержаны утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Поскольку государственные органы, органы местного самоуправления являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, Правилами предусмотрен порядок согласования и утверждения номенклатуры дел: подписывается руководителем службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

Правила устанавливают также количество экземпляров номенклатуры дел (4 экз.) и их распределение: первый экземпляр помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства как документ постоянного хранения; второй передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления; третий – в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления; четвертый (копия утвержденной номенклатуры дел) является рабочим экземпляром службы делопроизводства. В структурные подразделения номенклатура дел рассылается службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

Введено новое положение, в соответствии с которым по завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенные в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в течение года, передаются в службу делопроизводства. Последняя на основе полученных данных готовит дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами указываются заголовки дел, не предусмотренные ее утвержденным экземпляром. Дополнение подписывается руководителем службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

В отношении хранения электронных документов, наряду с положениями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. (формирование электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, включение в номенклатуру дел отметки о ведении дела в электронном виде и др.), новые Правила дополнены следующими нормами: электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома (п. 6.25); если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов (так называемое гибридное дело), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело; в дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе (п. 6.26). В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Последний раздел Правил, определяющий порядок подготовки дел к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления и передачу документов в архив, соответствует нормам, установленным Правилами 2015 г.

Государственным органам и органам местного самоуправления предстоит, основываясь на Правилах, разработать (переработать) инструкции по делопроизводству. Поскольку Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству 2009 г. были ориентированы на утратившие силу Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г., Росархив принял решение подготовить аналогичные рекомендации к новым Правилам.

Таким образом, внедрение в работу нового нормативного документа станет не только важным шагом в регулировании делопроизводственных процессов, но и будет способствовать повышению качественного состава Архивного фонда Российской Федерации.

Ларин М.В. Нормативно-методическое обеспечение управления документами в Российской Федерации: проблемы и перспективы // Документация в информационном обществе: нормативно-методическое обеспечение управления документами: докл. и сообщ. на XXI междунар. науч.-практ. конф. 18–19 нояб. 2014 г. М., 2014. С. 25–34; Суровцева Н.Г. Разработка Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов // Архивное дело на современном этапе: проблемы, практика, инновации: материалы междунар. науч.-практ. конф. Алматы, 12–13 окт. 2017 г. Алматы, 2017. С. 8–10; Она же. Электронный документ: к проблеме идентификации // Вестн. РГГУ. Сер. «Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность». 2017. № 3 (9). С. 18–28; Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 23–30; Она же. Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. № 10. С. 22–35; Она же. Что изменится в нормативной базе делопроизводства и архивного дела до конца 2018 г. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2018. № 10. С. 12–17; Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации: разработка и применение // Отечественные архивы. 2018. №  4. С. 21–30; Янковая В.Ф., Мещерина Т.А. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: назначение и содержание // Там же. 2018. № 6. С. 13–18.

Имеются в виду: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Утв. Роскомархивом 06.07.1992 (зарег. в Минюсте России 05.08.1993 № 321) // Российские вести. 1993. № 159; Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарег. в Минюсте России 26.12.2000 № 2508); Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарег. в Минюсте России 27.01.2006 № 7418).

Там же.

См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2006. № 31. Ст. 3448 (ред. от 18.06.2017). (Ст. 11. П. 2.).

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293, Росархив является «федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере». (Там же. 2016. № 26. Ст. 4034; 2018. № 52. Ст. 8239.) Разработка и утверждение Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления предусмотрена подпунктом 3 пункта 6 Положения о Рос­архиве.

См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2015. № 27. Ст. 3953; 2016. № 27. Ст. 4229. (Ст. 26, 27.)

URL: http://archives.ru/documents/projects.shtml

Реквизитная часть метаданных – это те метаданные, которые фиксируются в электронной карточке документа. Метаданные документов (metadata for records) – это «структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности» // ГОСТ Р ИСО 15489–1–2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами». М., 2019. Ч. 1: Понятия и принципы. П. 3.12.

См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2006. № 19. Ст. 2060; 2018. № 53. Ст. 8454. (Ст. 12. П. 1.)

ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., 2014. П. 88.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом; примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

URL: http://www.pravo.gov.ru

URL: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=96081&fl…

Приказ Росархива от 13.06.2018 № 62 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (зарег. в Минюсте России 15.06.2018 № 51357); Приказ Росархива от 13.06.2018 № 63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела» (зарег. в Минюсте России 06.08.2018 № 51794). URL: http://www.pravo.gov.ru

Список литературы

  1. Ларин М.В. Нормативно-методическое обеспечение управления документами в Российской Федерации: проблемы и перспективы // Документация в информационном обществе: нормативно-методическое обеспечение управления документами: докл. и сообщ. на XXI междунар. науч.-практ. конф. 18–19 нояб. 2014 г. М., 2014. С. 25–34.

  2. Суровцева Н.Г. Разработка Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов // Архивное дело на современном этапе: проблемы, практика, инновации: материалы междунар. науч.-практ. конф. Алматы, 12–13 окт. 2017 г. Алматы, 2017. С. 8–10.

  3. Суровцева Н.Г. Электронный документ: к проблеме идентификации // Вестн. РГГУ. Сер. «Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность». 2017. № 3 (9). С. 18–28.

  4. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации: разработка и применение // Отечественные архивы. 2018. № 4. С. 21–30.

  5. Янковая В.Ф. Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2018. № 10. С. 22–35.

  6. Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 23–30.

  7. Янковая В.Ф. Что изменится в нормативной базе делопроизводства и архивного дела до конца 2018 г. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2018. № 10. С. 12–17.

  8. Янковая В.Ф., Мещерина Т.А. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: назначение и содержание // Отечественные архивы. 2018. № 6. С. 13–18.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *