Инвентаризация библиотечного фонда

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ УЧЕТНЫХ ФОРМ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Библиотеки составляют два вида отчетов: статистический (по специальной форме) и информационный. Учет библиотечных фондов входит составной частью в каждый из них. Сравнение и анализ данных учета библиотечного фонда с другими показателями работы позволяет сделать выводы о качестве и перспективах работы библиотеки в целом. Учет библиотечных фондов дает сведения об общем размере фонда, его движении, распределении по отраслям знаний, количестве поступившей и выбывшей литературы.

Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Сведения о фонде дают возможность установить в отдельной библиотеке показатели работы:

  • книгообеспеченность (для этого количество книг в фонде делят на число читателей в библиотеке),

  • обращаемость (количество книговыдач делят на количество книг в фонде) в целом и по отраслям знаний.

Все эти данные в свою очередь влияют на планирование работы библиотеки.

В школьных библиотеках применяются два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Индивидуальный учет – регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа, поступившего в фонд библиотеки или выбывшего из него.

Суммарный учет – регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

При количественном учете в расчет принимается партия поступления. Количественный учет дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в них изменениях («Книга суммарного учета библиотечного фонда»). «Книга суммарного учета библиотечного фонда» состоит из трех частей: часть 1 «Поступление в фонд», часть 2 «Выбытие из фонда», часть 3 «Итоги движения библиотечного фонда».

Нумерация записей о поступлении в библиотечный фонд ежегодно начинается с № 1.

Нумерация записей о выбытии из фонда начинается с № 1 и продолжается из года в год в возрастающем порядке вне зависимости от причин выбытия.

Индивидуальный учет представляет собой опись книжного фонда, составленную в порядке поступления литературы. Индивидуальный учет всего фонда библиотеки ведется в инвентарной книге. Инвентарная книга – учетный документ постоянного хранения. Страницы книги должны быть пронумерованы, о чем в конце книги делается запись, скрепленная печатью образовательного учреждения и подписью директора.

Книгу, подлежащую инвентаризации, записывают в инвентарную книгу. Она получает свой порядковый, или инвентарный номер, который записывается на обороте титульного листа (посередине). Здесь же ставится штемпель (размеры 10х40 мм) с указанием принадлежности книги библиотеке определенного образовательного учреждения, а также в конце 17-ой страницы, не закрывая текст.

Прежде чем записать первую поставку книг в инвентарную книгу, начинающему библиотекарю необходимо ознакомиться с «Указаниями к ведению инвентарной книги для библиотек образовательных учреждений», где четко расписано, как оформляются записи всех восьми граф.

Книги, полученные библиотекой взамен утерянных, записываются в инвентарную книгу под очередным номером. Ежегодно на основании записей в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных» составляется «Акт об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными».

Для учета документов временного хранения ведется «Тетрадь учета документов временного хранения». В нее записываются вновь прибывшие документы, не подлежащие записи в инвентарную книгу.

«Акт о проверке библиотечного фонда» оформляется:

  • по итогам очередной инвентаризации фондов библиотеки,

  • в момент передачи фондов библиотеки другому материально-ответственному лицу.

«Акт приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена» оформляется в случае передачи определенных документов из фондов одной библиотеки в другую библиотеку.

«Акт об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения» оформляется при списывании с баланса библиотеки документов, записанных в инвентарную книгу.

«Акт об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения» оформляется при списывании с баланса библиотеки документов, записанных в «Тетрадь учета документов временного хранения».

«Акт о приеме документов в библиотеку (акт дарения книг или других документов) оформляется при дарении книг или других документов от частных лиц (родителей, педагогов, школьников и т.д.)

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КНИЖНОГО ФОНДА

  • Книга суммарного учета библиотечного фонда;

  • Инвентарная книга;

  • Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных;

  • Тетрадь учета документов временного хранения;

  • Формы актов:

— Акт о проверке библиотечного фонда;

— Акт приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена;

— Акт об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения;

— Акт об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения;

— Акт об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными;

— Акт о приеме документов в библиотеку (акт дарения книг или других документов).

ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ФОНДА ШКОЛЬНЫХ УЧЕБНИКОВ

  • Книга учета библиотечного фонда школьных учебников;

  • Картотека на учебники;

  • Формы актов:

— Акт о проверке библиотечного фонда школьных учебников;

— Акт приема-передачи учебников из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена;

— Акт об исключении документов из библиотечного фонда школьных учебников.

Суммарный учет фонда школьных учебников ведется посредством заполнения «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников». Она состоит из трех частей: часть1 «Поступление в фонд учебников», часть 2 «Выбытие из фонда учебников», часть 3 «Итоги учета фонда учебников».

Нумерация записей о поступлении в библиотечный фонд учебников ежегодно начинается с № 1.

На поступившие учебники заводится картотека. На каталожной карточке, кроме автора и заглавия, указывается: регистрационный номер, год издания учебника, издательство, для какого класса он предназначен, цена.

С 1992 года на карточке указывается период (год и квартал) поступления учебника для определения коэффициента переоценки (для сведения ежегодного баланса и списания учебников).

ОТЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ МЕТОДИСТА ОМЦ

  • «Контингент учащихся в образовательном учреждении»;

  • «Отчет о проведении Недели детской и юношеской книги»;

  • «Методическое обеспечение учебных планов»;

  • «Паспорт библиотеки»;

  • «Анализ работы библиотеки за ……… учебный год»;

  • «План работы на ……. учебный год».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *