Инвентаризация расчетов с подотчетными

Содержание

Инвентаризация расчетов с персоналом

(по оплате труда и прочим операциям)

При проведении инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда, подотчетным суммам и прочим операциям проверке подлежат дебетовые остатки по счетам:

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (суммы, выданные под отчет, по которым не получены авансовые отчеты);

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (задолженность работников по возврату займов, по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений, брака, и т.п.).

Проверяются также кредитовые остатки по счетам:

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (задолженность перед работниками по заработной плате, по выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и т.п., по выплате доходов от участия в организации (дивидендов));

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам);

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (задолженность перед работниками по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т.п.).

Состояние расчетов проверяется по каждому работнику, подотчетному лицу, по каждому договору займа, по каждой претензии о возмещении материального ущерба, причиненного работником, и т.д.

При инвентаризации расчетов по оплате труда могут быть выявлены излишне выплаченные, а также невыплаченные и не отнесенные на депонент суммы (дебетовые и кредитовые остатки по аналитическим счетам счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»). Комиссия должна определить причины возникновения указанных ситуаций и выдать рекомендации о недопущении их в дальнейшем (п. 3.46 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит в выверке остатков по каждому подотчетному лицу в разрезе выданных авансов (предоставленных отчетов), в проверке соблюдения подотчетным лицом сроков предоставления авансового отчета и возврата неизрасходованных по нему сумм, наличия первичных документов, подтверждающих произведенные оплаты, соответствия отчета целевому назначению полученного аванса (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).

В ходе проведения инвентаризации устанавливаются суммы дебиторской, кредиторской, а также депонентской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (пп. «в» п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

Для отражения результатов инвентаризации расчетов с персоналом может применяться справка (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17), которая составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации расчетов с персоналом

Следует отметить, что проверка состояния расчетов с персоналом является неотъемлемой частью инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности. В настоящее время действуют Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Согласно п. 3.46 Методических указаний в ходе инвентаризации расчетов с персоналом по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплаты работникам.

Также при проведении инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы необходимо проверить:

  • соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;
  • характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета. При этом проверку лучше начинать со следующих документов:

  • с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы (коллективного договора, положений об оплате труда, премировании, других локальных нормативных актов, трудовых договоров, приказов о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочих приказов, устанавливающих размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказов, содержащих специфические нормы по оплате труда и предусматривающих внесистемные выплаты);
  • с документов, содержащих сведения о фактически отработанном времени (табелей учета рабочего времени);
  • с документов, содержащих сведения о суммах фактически начисленной заработной платы (лицевых счетов, нарядов и других документов на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками, расчетных (расчетно-платежных) ведомостей).

Далее данные первичных учетных документов и регистров сверяются с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

Кроме инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний).

Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний). Примерные формы таких описей и актов приведены в Приложениях к Методическим указаниям.

Для оформления итогов инвентаризации расчетов с персоналом используется форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов должна быть приложена справка (Приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (Указания по применению и заполнению форм, утвержденные вышеназванным Постановлением). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Формирование в целях налогообложения резервов предстоящих расходов на оплату отпусков, выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет

Порядок учета расходов на формирование резервов предстоящих расходов на оплату отпусков, выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет установлен в ст. 324.1 НК РФ.

В Письме от 01.04.2013 N 03-03-06/2/10401 Минфин разъяснил: согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с этих расходов. Сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется по формуле:

Сумма ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков = (Сумма фактических расходов на оплату труда за месяц, включая обязательные страховые взносы Х Процент отчислений в резерв на оплату отпусков) / 100%

При этом процент отчислений в указанный резерв определяется так:

Процент отчислений в резерв на оплату отпусков = (Предполагаемая сумма расходов на оплату отпусков за год / Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за год) Х 100%

К сведению. В соответствии с положениями ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

В Письме Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43925 был рассмотрен вопрос о проведении инвентаризации резерва расходов на оплату отпусков для целей налога на прибыль. Специалисты ведомства указали, что согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию данного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

На основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Таким образом, при проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков следует учитывать планируемое количество дней отпуска в расчете за год, которое сравнивается с фактически использованными днями отпуска за год.

В Письме Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@) уточнено следующее:

  • если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда;
  • если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

Составление и утверждение графика отпусков

График отпусков является одним из обязательных локальных документов организации, наличие которого, в частности, проверяют инспекторы по труду. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков — это «документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников.
График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом работодатель вправе разработать свою форму графика или изменить унифицированную форму (дополнить ее или удалить из нее какие-либо графы).

Обратите внимание! График должен составляться ежегодно за две недели до наступления нового календарного года.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

На что нужно обратить внимание при составлении графика отпусков?

1. На основании ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

2. Перед составлением графика отпусков с работников организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. На основании полученных сведений с учетом положений действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожеланий работников составляется сводный график.

Законодательством установлен ряд категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 268 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, в образовательную организацию, расположенную в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
  • супруги военнослужащих: им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  • инвалиды войны, участники ВОВ, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст.

    Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

    ст. 14 — 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»);

  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»).

3. Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Запрещаются непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

4. Работодатель может как включать, так и не включать в график отпусков внешних совместителей. Это обусловлено тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

К сведению. Законодательством не установлено требование доводить утвержденный график отпусков до сведения работников. При этом в силу ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Декабрь 2014 г.

>Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда.

К моменту составления годовой отчетности должна быть проведена инвентаризация, в том числе ревизия расчетов с персоналом.

Готовимся к годовому отчету. Инвентаризация расчетов с персоналом

Каждое учреждение устанавливает собственные правила инвентаризации расчетов по оплате труда персонала с учетом особенностей данного учреждения.

Инвентаризация расчетов по оплате труда проводится во всей организации.

Руководитель учреждения издает приказ о создании ревизионной комиссии, устанавливает количество и даты проведения инвентаризаций в текущем году, а также перечень подлежащего ревизии имущества и финансовых обязательств.

Правила проведения инвентаризации устанавливаются в учетной политике.

В задачу инвентаризационной комиссии входит сопоставление сведений о начисленных работникам в году суммах с выплаченными суммами. Для установления суммы, которая была начислена работнику, необходимо проверить ведомости: расчетные, платежные или расчетно-платежные. Факт выплаты зарплаты должен подтверждаться расходными кассовыми ордерами (РКО) при наличной оплате и платежными поручениями при безналичном расчете.

Те суммы , которые не были выплачены работающим, должны быть отражены как кредиторская задолженность на счете 70. Суммы, которые сотрудники вовремя не получили, должны быть депонированы.

Это выясняется в результате работы инвентаризационной комиссии.

Проверяют не только расчеты по зарплате

инвентаризация расчетов по оплате труда. Затем комиссия проверяет отдельные случаи выплат и подтверждающие их документы: болезнь сотрудника, получение вычета на ребенка, отпуск работника, взыскание алиментов и иные документы.

В ходе инвентаризации проверяется правильность начисления дополнительных выплат работникам, это различного рода премии, доплаты к окладам, надбавки за квалификационный разряд, оплата сверхурочной работы, оказание материальной помощи, вознаграждения, другие аналогичные расходы.

В процессе ревизии проверяются командировочные документы и различные виды компенсаций.

Оформление результатов

Итогом работы инвентаризационной комиссия является акт проверки.

На основании акта полезно выработать корректировочные мероприятия.

Все выявленные отклонения, то есть отличия данных инвентаризационных описей от показателей бухучета, должны быть отражены в сличительных ведомостях.

Рекомендации по проведению инвентаризации

В ревизионную комиссию не следует включать заинтересованных лиц.

Инвентаризация должна проводиться минимум раз в год, а лучше проводить ее два раза в год с целью уменьшения количества ошибок.

Не стоит пренебрегать инвентаризацией расчетов с персоналом. Ошибки в расчетах по оплате труда персонала могут привести к таким неприятным вещам как доначисление налогов, споры с персоналом, наличие дебиторской и кредиторской задолженности в учете и документационные ошибки.

От всего этого может предостеречь инвентаризационная проверка.

Приобретение работниками товаров в кредит у сторонних организаций оплачено путем перечисления денежных средств за работника со счета организации. № КР-2 «Поручение — обязательство (обязательство)»,Платежное поручение (0401060),Выписка банка по расчетному счету.

50 73 Погашена задолженность работников за товары, купленные в кредит, наличными средствами. № КО-1 «Приходный кассовый ордер» 70 73 Погашена задолженность работникам за товары, купленные в кредит из заработной платы. № Т-53 «Платежная ведомость» 91-2 73 Списана задолженность работников по товарам, проданным в кредит. Приказ (распоряжение) руководителя по списанию задолженности. Дебет Кредит Содержание хозяйственных операций Первичные документы 73-1 50, 51 Предоставлен заем работнику. № КО-2 «Расходный кассовый ордер»,Платежное поручение (0401060),Выписка банка по расчетному счету.

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб.

Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:Дебет 71 Кредит 50- 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;Дебет 10 Кредит 71- 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;Дебет 50 Кредит 71- 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств. Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:Дебет 94 Кредит 71- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок.

Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб.

>Инвентаризация расчетов с работниками

В соответствии с пунктом 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержденным Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами — это проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:

  • соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;
  • состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
  • правильность и полноту документального оформления операций по рас-: четам с подотчетными лицами;
  • правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;
  • тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;
  • регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

Вопросы для самопроверки

1. В каких случаях и кому могут выдаваться наличные деньги под отчет?

2. Какая поездка признается служебной командировкой?

3. Какие расходы оплачиваются работникам, направляемым в служебные командировки?

4. Какие формы первичной учетной документации оформляются при направлении работника в командировку?

5. Какие расходы относятся к представительским? Какими первичными документами подтверждаются расходы на представительские цели?

Date: 2015-09-17; view: 125; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Инвентаризация расчетов

3.47. Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

3.48. Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

3.49. По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

3.51. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

3.52. Результаты инвентаризации расчетов оформляются следующими документами:

актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17) с приложением справки (приложение к форме N ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме N ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета;

актом инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);

актом инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма N ИНВ-6).

Ежегодно до составления годовой отчетности организации проводят инвентаризацию имущества, при этом одним из вопросов такой инвентаризации является инвентаризации расчетов по оплате труда. В статье рассмотрим как проверять расчеты с сотрудниками, оформить результат проверки, а также исправить выявленные при инвентаризации ошибки.

Проверка расчетов по оплате труда персоналу

Все операции по начислению, выплате зарплаты, отпускных и пособий отражаются на 70 счете «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для подтверждения остатка по этом счету проверяют обороты по нему. В случае наличия ошибки будет отражаться неверное сальдо.

По кредиту 70 счета отражается начисление выплат работникам, в том числе зарплата, отпускные и пособия. Созданная комиссия проверяет приказы по выплате премий, компенсаций, больничных, а также табель, трудовые договора и допсоглашения к ним. Расчет по зарплате отражается в одной из двух ведомостей: в Т-51, если зарплата перечисляется на карту или Т-49 (Т-53), если выдают зарплату из кассы.

По дебету 70 счета отражаются удержания из начисленных выплат (алименты, НДФЛ и т.д.), а также непосредственно выплаты (зарплата, отпускные, пособия и др.).

Для того, чтобы расчет при инвентаризации был правильным, необходимо проверить наличие документов по:

  • НДФЛ, включая заявления на предоставление вычета, а также копии свидетельств о рождении;
  • Иным удержаниям, например, исполнительные листы, приказы на удержание сумм из зарплаты и др.;
  • Платежным документам по выплате зарплаты (отпускных или пособий).

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Все расчеты с подотчетными работниками отражаются на 71 счете. Для проведения проверки формируется оборотка по этому счету. Если на конец года имеется дебиторская задолженность, это означает, что работник за полученные им суммы в полном объеме не отчитался. При этом такая задолженность может быть как нормальной, так и просроченной. Нормальная она в том случае, если рок, в течение которого работник должен был отчитаться за выданные ему суммы еще не истек. Такой срок составляет 3 дня со дня окончания срока, на который выданы деньги. То есть если срок, на который работнику были выданы деньги истечет 10 февраля, то не позднее 13 февраля работник должен по ним предоставить авансовый отчет, либо вернуть неистраченные им средства. Если работник не сделает это вовремя, возникает просроченная задолженность подотчетного лица. Инвентаризационная комиссия при проверке выявляет причины возникновения дебиторки. Это может быть авансовый отчет, который во время не был сдан, либо работником не предоставлены документы, подтверждающие его расходы (Читайте также статью ⇒ Что делать если работник не отчитался за подотчетные деньги).

Если по 71 счет на конец года имеется кредиторская задолженность, то это означает, что работником было потрачено денег больше, чем ему выдали. В течение какого срока необходимо возместить работнику перерасход законодательство не устанавливает, однако предусмотреть его работодатель может самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном документе компании.

Проверка расчетов с работниками по прочим операциям

Для отражения прочих расчетов с работниками используется счет 73, например выданные работнику займы, либо возмещение ущерба, связанного с недостачей в кассе или производственного брака. Если по этому счету возникает дебиторская задолженность, это означает, что за работником числится непогашенный заем или ущерб. Размер ущерба и порядок его погашения устанавливается по одному из документов: приказу, решению суда, ПКО или расчетно-платежной ведомости. Для сверки остатков по займу, комиссией будут рассматриваться документы о погашении работником долга, а также сам договор займа. Документами, подтверждающими факт гашения долга являются: ПКО, заявление работника, в котором он просит произвести удержание из зарплаты, расчетно-платежная ведомость, а также выписка со счета компании, если погашение долга происходит не наличными.

Долг работников сверяют с данными бухгалтерских справок и приходными документами. После этого комиссия оценивает вероятность погашения задолженности.

Остаток по кредиту 73 счет показывает, что у компании есть долги перед персоналом. Например, работодатель выплачивает работнику компенсацию за пользование его автомобилем. Такая задолженность также может быть нормальной или просроченной. Комиссия при проверке сверяет сумму задолженности с суммами компенсаций, прописанных в договоре аренды или в допсоглашении к трудовому договору.

Резерв по сомнительным долгам

Если при инвентаризации выявляются дебетовые остатки, то это означает, что сотрудники задолжали работодателю. В зависимости от конкретной ситуации, в результате которой образовалась задолженность, применяется то или иное правило ее погашения. Указаны они в статье 811 ГК РФ и следующих статьях ТК РФ: 137, 138, 248, 392.

В некоторых случаях задолженность относят к сомнительной. Например, если она не обеспечена никакими гарантиями, либо если задолженность в срок не погашена или не будет погашена в срок с высокой вероятностью. Отнести к сомнительным долгам задолженность можно в срок до трех лет с даты его возникновения. Если исковой срок истек, а задолженность так и не погашена, его можно списать. Создают резерв по сомнительным долгам следующей проводкой:

Д91 субсчет «Прочие расходы» К63

Какова величина сомнительного долга – это определяется по каждому такому долгу. Если долг работник все же возвращает, это оформляется такой записью:

Д63 К91 субсчет «Прочие доходы».

Когда срок исковой уже прошел, дебиторку можно списывать. При этом проводки будут зависеть от того, был ли создан резерв сомнительного долга под эту дебиторку. Если да, то проводка будет следующая:

Д63 К70 (71, 73)

Если нет, то долг списывается на финансовые результаты компании, проводка при этом будет такая:

Д91.2 К70(71, 73)

Помимо этого задолженность отражается на 007 счете «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных кредиторов», где она учитывается 5 лет. Чтобы списать задолженность оформляется акт инвентаризации, а также приказ директора.

Как оформить форму

Форму ИНВ-17 должна оформлять комиссия по инвентаризации. Состав данной комиссии устанавливает руководитель организации.

Данный документ формируют в двух экземплярах. Один экземпляр остается у комиссии, а второй передается главному бухгалтеру.

Во время описи дебиторской и кредиторской задолженностей нужно провести проверочный анализ по операциям с фондами, заказчиками, поставщиками, покупателями и сотрудниками.

Перед тем, как начать заполнять бланк формы ИНВ-17, нужно сформировать справку-приложение. В данной справке содержится следующая информация:

  • о кредиторах и иных лицах, с указанием их контактов;
  • причины задолженностей;
  • документы, по которым возникли долги;
  • дата появления задолженности;
  • размер долга.

Бланк и образец заполнения справки к форме ИНВ-17 можно найти в статье.

После оформления этой справки можно приступать к заполнению бланка акта. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности представлен ниже.

Бланк формы состоит из двух страниц. На первой странице отражаются сведения о дебиторской задолженности, а на второй – о кредиторской.

Заполнение первой страницы предполагает указание следующей информации:

  • наименование дебитора;
  • номер счета произведенных с ним учетных операций;
  • общий баланс для этого дебитора (третья графа);
  • удостоверенный размер долга (четвертая графа);
  • неудостоверенный размер долга (пятая графа);
  • размер долга, у которого закончился срок исковой давности (шестая графа).

Если дебитор не один, информация по каждому из них заполняется по-отдельности, а в конце подсчитывается итог.

Вторая страница акта инвентаризации расчетов ИНВ-17 заполняется в таком же порядке, только по кредиторской задолженности.

После завершения оформления все члены комиссии должны проставить на акте свои росписи.

Инвентаризация подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами

Одно из наиболее масштабных направлений в инвентаризации – проверка работы с подотчетными суммами и расчетов с подотчетными лицами, поскольку несоблюдение требований в этом сегменте учета может привести к нарушениям в бухучете и налогообложении.

Перед проведением инвентаризации подотчетных сумм, комиссия обязана установить наличие распорядительных документов текущего финансового года, регламентирующих осуществление расчетов с подотчетными лицами, к числу которых относятся нормативные локальные акты, утвержденные руководителем предприятия:

  • приказ, утверждающий
  • список сотрудников, которым могут быть выданы авансовые суммы на целевые нужны под отчет,
  • порядок предоставления отчета по израсходованным подотчетным суммам, сроки сдачи авансовых отчетов и подтверждающих финансовых документов;
  • список сотрудников, наделенных полномочиями определять необходимость и объемы целевых трат, отдавать распоряжения подотчетным лицам и выдачу подотчетных наличных сумм.

Согласно нормам пункта 6.3 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 г., инвентаризация подотчетных сумм включает в себя:

  • соответствие установленной процедуре и регулярность проведения внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами;
  • анализ состояния аналитического и синтетического учета расчетов с лицами, привлекаемыми к работе с подотчетными суммами;
  • соблюдение сроков предоставления, наличие подтверждающих финансовых документов, полноту и правильность оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
  • достоверность отражения в регистрах бухучета операций по расчетам с подотчетными лицами и отчетности по ним;
  • тождественность сведений, внесенных в учетные регистры сведениям, отраженным в авансовых отчетах.

Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Ежегодная и глубокая инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда позволяет избежать не только документационных и расчетных ошибок в бухучете, доначисления налогов, образования кредиторской и дебиторской задолженности, но и возникновения трудовых споров, разрешение которых подпадает под юрисдикцию судебных инстанций.

При проведении инвентаризации по расчетам с персоналом комиссией проверяются:

  • верность начисления сотрудникам причитающихся им сумм по оплате труда, их соответствие регламентирующим документам (трудовому договору, штатному расписанию, тарификационной сетке, и проч.);
  • соответствие начисленных и выплаченных сумм по оплате труда положениям локальных распорядительных актов (табелям учета рабочего времени, приказам о премировании и доплатах, штатному расписанию);
  • соответствие начисленных работникам сумм Положению о системе оплаты труда на предприятии;
  • правильность и правомерность начислений:
  • надбавок за классность и квалификационный разряд (в том числе, проверяются аттестационные документы работников, их подтверждающие),
  • доплат к окладам и компенсаций,
  • вознаграждений и премий,
  • оплаты сверхурочных,
  • выплат материальной помощи.

Инвентаризационная комиссия должна проверить и обобщить информацию:

  • по сч. 70
  • о расчетах с персоналом по заработной плате и иным выплатам аналогичного характера (в том числе – выплате доходов по ЦБ и акциям);
  • по сч. 764
  • о расчетах с персоналом по начисленным, но не выплаченным суммам.

В ходе инвентаризации подлежат проверке документы, на основании которых производится начисление заработной платы и иных видов оплат работникам. К таковым относятся:

  • Коллективный договор;
  • Положение о системе оплаты труда;
  • приказы об установлении размера оплаты труда, премировании, доплатах, надбавках, привлечении к работе в выходные и праздничные дни, оплачиваемых и льготных отпусках, внесистемных выплатах, и проч.;
  • табеля учета рабочего времени;
  • акты выполненных работ (для конкретных случаев);
  • наряды на выполнение работ;
  • платежные (либо расчетно-платежные) ведомости;
  • лицевые счета по начислению з/п.;
  • больничные листы,
  • командировочные листы.

При выявлении в ходе инвентаризации по расчетам с персоналом по оплате труда фактов нарушений – недоначислений, переплат, либо несоответствия размера оплат, установленному регламентирующему документу, информация о нарушениях отражается в Акте инвентаризации.

Все выявленные нарушения должны быть исправлены в соответствии с установленной процедурой.

Читайте также: Инвентаризация дебиторской задолженности

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Из этой статьи Вы узнаете:

1. Когда и зачем необходимо проводить инвентаризацию задолженности.

2. Какие документы и счета подлежат проверке в процессе инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

3. Как оформить проведение инвентаризации задолженности, чтобы наиболее эффективно использовать ее результаты.

Дебиторская и кредиторская задолженность, как часть активов и обязательств организации, подлежит обязательной инвентаризации, в соответствии со статьей 11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом не секрет, что значимость инвентаризации часто недооценивают и проводят ее лишь «для галочки» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, чтобы формально не нарушить закон. Однако в случае с долгами дебиторов и кредиторов такой поход неприменим и, более того, не выгоден самой организации. Главная причина, по которой инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности заслуживает особого внимания, в том, что эта процедура позволяет выявить сомнительные и безнадежные долги. Результаты инвентаризации используются в управленческом учете, как информационная база для работы с дебиторской задолженностью, а также в бухгалтерском и налоговом учете для создания резерва по сомнительным долгам и списания дебиторской задолженности, нереальной ко взысканию. Поэтому очень важно своевременно и качественно проводить инвентаризацию задолженности, а также правильно оформлять ее результаты. Как это сделать – узнаете из этой статьи.

Сроки и цель проведения инвентаризации задолженности

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, или инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами, что фактически одно и то же, должна обязательно проводиться в следующих случаях (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (например, главного бухгалтера);
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации.

! Обратите внимание: Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться по состоянию на 31 декабря отчетного года включительно (Письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Таким образом, работа по инвентаризации задолженности может и, скорее всего, будет проводиться уже после 31 декабря, соответственно, и документы, оформляющие проведение инвентаризацию будут датированы более поздней датой. Однако в учете результаты инвентаризации, например, списание задолженности с истекшим сроком исковой давности или не подтвержденной документально, должны быть отражены той датой, по состоянию на которую проводится инвентаризация, то есть 31 декабря отчетного года (п. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Помимо обязательной инвентаризации, организация вправе выверять дебиторскую и кредиторскую задолженность в те сроки и с такой периодичностью, которые максимально отвечают потребностям учета, менеджмента и т.д. Например, если в организации предусмотрено поквартальное составление и предоставление бухгалтерской отчетности собственникам, то вполне логично проводить инвентаризацию задолженности на последнее число каждого отчетного периода. При этом порядок проведения инвентаризации (периодичность, сроки, количество инвентаризаций, конкретное виды расчетов, подлежащие проверке и т.д.) должен быть закреплен в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету»).

Целью проведения как обязательной, так и добровольной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности является:

  • документальное подтверждение сумм задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета;
  • оценка дебиторской и кредиторской задолженности с точки зрения вероятности ее погашения, то есть выявление сомнительной и безнадежной задолженности.

Таким образом, инвентаризация задолженности предполагает не только «техническую» работу по сверке учетных данных с первичными учетными документами, но и последующий анализ полученных результатов.

Что и как проверять

На первоначальном этапе необходимо определить «фронт работ», то есть те счета бухгалтерского учета, которые подлежат проверке. В случае обязательной инвентаризации задолженности проверяться должны дебетовые и кредитовые сальдо на всех счетах расчетов. Если же инвентаризация проводится по инициативе самой организации, то перечень счетов может быть сокращен.

Счет бухгалтерского учета

Что проверяется
Дебиторская задолженность

Кредиторская задолженность

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Суммы авансов и предоплат, выданные поставщикам и подрядчикам Задолженность по оплате приобретенных товаров, работ, услуг, в том по неотфактурованным поставкам
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию, выполненные работы, оказанные услуги Суммы полученных от покупателей и заказчиков авансов и предоплат
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» Задолженность по непогашенным кредитам и займам, а также процентам по ним перед банками (организациями-заимодавцами)
68 «Расчеты по налогам и сборам» Суммы переплат по налогам и другим платежам в бюджет Задолженность по уплате налогов и других обязательных платежей в бюджет
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Суммы переплат по взносам во внебюджетные фонды, задолженность ФСС РФ по возмещению расходов страхователя Задолженность по страховым взносам перед внебюджетными фондами
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Суммы переплат по заработной плате (с выяснением причин их возникновения), выданной заработной платы за первую половину месяца. Суммы начисленной, не выплаченной работником заработной платы, больничных, отпускных и т.д.
71 «Расчеты с подотчетными лицами» Выданные под отчет суммы, не подтвержденные авансовыми отчетами; соблюдение сроков пользования подотчетными средствами Суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам; целесообразность использования подотчетных средств
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Задолженность работников по возврату беспроцентных займов, по возмещению материального ущерба, причиненного результате недостач и хищений, брака, и т.п. Задолженность перед работниками по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т.п.
75 «Расчеты с учредителями» Задолженность участников ООО (акционеров АО) по оплате доли в ООО (акций АО и т.п.) Задолженность перед участниками ООО (акционерами АО) по выплате доходов от участия в организации (дивидендов)
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Подлежащие получению доходов от участия в других организациях, суммы претензий, предъявленных поставщикам и подрядчикам, суммы НДС, начисленные при получении авансов и предоплат Депонированные суммы заработной платы, суммы НДС, принятые к вычету при перечислении авансов и предоплат поставщикам и подрядчикам

Суммы задолженности, числящиеся на счетах расчетов, должны быть подтверждены соответствующими документами:

  • первичными учетными документами, на основании которых числится дебиторская и кредиторская задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, платежные документы, бухгалтерские справки и т.д.),
  • приказами руководителя (на выплату компенсации за использование личного имущества, о привлечении работника к материальной ответственности и т.д.),
  • договорами (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, кредитные договоры с банками, договоры займа с другими организациями, договоры займа с работниками и т.д.).

При проверке документальной обоснованности дебиторской и кредиторской задолженности в процессе инвентаризации довольно часто возникает вопрос: обязательно ли составлять акты сверки расчетов с контрагентами? В соответствии с п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, «расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными». Это означает, что задолженность, отраженная в учете, должна быть подтверждена первичными документами, договорами, приказами, однако она необязательно должна совпадать с данными контрагента. Таким образом, составление и согласование актов сверки расчетов не является обязательным при проведении инвентаризации задолженности. Исключение составляют расчеты с банками и бюджетом.

! Обратите внимание: Сверка расчетов с банками и бюджетом должна проводиться в обязательном порядке перед составлением годовой отчетности. Об этом свидетельствует п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: «отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается».

Очевидно, что составлять акты сверки расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками имеет смысл, даже несмотря на отсутствие такого требования в законодательстве. Во-первых, это поможет быстрее обнаружить ошибки в собственном учете, а во-вторых, это способ напомнить дебиторам об их задолженности. Кроме того, подписание дебитором акта сверки свидетельствует о признании им долга и продлевает течение срока исковой давности для взыскания задолженности, что, несомненно, в Ваших интересах. При этом нужно помнить, что акт сверки не является первичным учетным документом, и никакие записи в учете не могут быть сделаны только на основании акта сверки (например, корректировка суммы задолженности).

Документальное оформление инвентаризации задолженности

С 2013 года организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе документов, оформляющих проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Принятые формы документов должны быть отражены в учетной политике организации и утверждены руководителем. Однако нет необходимости «изобретать велосипед», так как за основу можно взять формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

  • Приказ о проведении инвентаризации (Форма ИНВ-22);
  • Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами с приложением в виде справки (Форма ИНВ-17).

Поскольку инвентаризация задолженности проводится, в том числе, с целью выявления сомнительных и безнадежных долгов, в справку к акту инвентаризации расчетов целесообразно внести дополнительные сведения.

1. Для выявления сомнительной дебиторской задолженности:

  • период просрочки задолженности в днях;
  • наличие обеспечения.

Примечание: в графе «За что числится задолженность» необходимо указать: связана задолженность с реализацией товаров, работ, услуг или нет, поскольку это является одним из условий отнесения задолженности к сомнительной.

2. Для выявления безнадежной задолженности:

  • начало исчисления срока исковой давности (может не совпадать с датой возникновения задолженности, устанавливается по условиям договора);
  • сведения о прерывании срока исковой давности (дата, основание);
  • сведения об истечении срока исковой давности (с учетом прерываний);
  • основания для признания задолженности нереальной ко взысканию.

Перечисленные выше сведения помогут Вам без проблем определить сумму сомнительной дебиторской задолженности для создания резерва по сомнительным долгам, а также сумму безнадежной задолженности для ее дальнейшего списания. Кроме того, результаты инвентаризации задолженности вполне могут пригодиться в управленческих целях. Поэтому лучше тщательно продумать порядок оформления результатов инвентаризации задолженности с учетом потребностей Вашей организации, а также дальнейших учетных операций. Как Вы наверняка уже убедились, затраченное время и усилия на проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности окупятся с лихвой.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н

3. Положение по бухгалтерскому учету 1/2008 «Учетная политика организации», утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н

Федеральный закон и приказы Минфина РФ доступны на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

5. Письмо Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01

Текст письма Минфина РФ можно найти на официальном правовом портале Минфина РФ http://mfportal.garant.ru/

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Обязанность компаний проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности установлена в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Методические указания по проведению инвентаризации утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности в расчетах с работниками, которая числится на счетах бухгалтерского учета компании (п. 3.44 Методических указаний).

Инвентаризация расчетов с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по следующим счетам синтетического учета:

— 68 «Расчеты по НДФЛ»;

— 69 «Расчеты по страховым взносам»

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»;

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы

При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:

— коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;

— трудовые договоры;

— приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.

Сведения о фактически отработанном времени можно получить из табеля учета рабочего времени.

Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:

— в лицевых счетах;

— в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);

— в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

После того как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов (Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) в бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.).

При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»).

При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Инвентаризация расчетов по депонированным суммам

Депоненты могут возникать только в том случае, если компания выплачивает заработную плату через кассу.

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

В бухучете депонированная зарплата отражается записью:

Дебет 70 Кредит 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам», суммам в карточках депонентов, при необходимости — с расчетно-платежными ведомостями.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На счете 73 отражают, в частности, расчеты по займам, по возмещению ущерба в результате недостач, брака.

Ущерб. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба определяется на основании двух видов документов:

— документов, на основании которых взыскивается ущерб (например, приказа руководителя или решения суда);

— документов о погашении работником задолженности (приходных кассовых ордеров).

Займы

Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде.

Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

Учет займов, выданных работникам, осуществляется с использованием счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам».

Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы».

Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91/1.

Сумму задолженности работника по основной сумме долга определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на выдачу займа, приходных документов, которыми оформляют погашение займа (приходного кассового ордера, заявления работника на удержание суммы займа из его зарплаты, расчетно-платежных ведомостей, выписок с расчетного счета компании, если погашение произведено в безналичном порядке).

Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходными документами, например кассовыми ордерами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.

Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:

— перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;

— перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Обращаем Ваше внимание на то, что приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704.

Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру или путем перечисления безналичных средств на карточку работника.

Для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств?

Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:

— приказа о направлении в командировку;

— авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту — погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий

Проверка расчетов по начислению и выплате пособий необходима в целях подтверждения их обоснованности. Следует отметить, что в случае выявления ошибок в таких расчетах и их своевременного устранения организация сможет избежать проблем зачета пособий за счет средств ФСС.

В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий. В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:

— листки нетрудоспособности;

— справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других работодателей;

— документы, подтверждающие страховой стаж;

— документы для назначения детских пособий;

— заявления на выплату пособий;

— расчеты пособий, произведенные бухгалтерией организации.

При проверке правильности начисления и выплаты пособий в силу Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» следует помнить, что:

— пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (пп. 1 п. 2 ст. 3);

— предельная сумма заработка при исчислении пособий не может превышать установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов (ст. 14);

— пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи выплачивается застрахованному лицу с учетом ограничений (в частности, в случае ухода за больным ребенком в возрасте до 7 лет пособие выплачивается не более чем за 60 календарных дней в календарном году, для детей от 7 до 15 лет — не более чем за 45 календарных дней) (п. 5 ст. 6);

— право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком (ст. 11.1).

Далее необходимо проверить записи на счетах бухгалтерского учета.

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат при начислении пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (Дебет 20, 25, 26, 44) или по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС).

Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств.

Инвентаризация расчетов по НДФЛ

Организации и предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми работники-налогоплательщики получают доходы, признаются налоговыми агентами.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст. 224 НК РФ (ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных последним налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

— налогоплательщика;

— вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В настоящее время действует Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»;

— суммы доходов и даты их выплаты;

— статус налогоплательщика;

— даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.

В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Обращаем Ваше внимании на то, что согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа.

Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов — в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Кроме того, в силу пп. 11 названного пункта налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам. Результаты такой сверки оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта.

Порядок передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@.

На основании абз. 2 п. 3 ст. 78 НК РФ в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган.

Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@.

Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден Приказом ФНС России от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@ (ред. от 21.01.2013).

Инвентаризация расчетов по страховым взносам

Частью 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» установлено, что работодатели, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов.

Согласно ч. 6 ст. 15 данного Закона работодатели — плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Для организации такого учета предназначены индивидуальные карточки, которые открываются на каждого работника.

В целях унификации ведения индивидуального учета в Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П «О порядке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам» представлена форма карточки индивидуального учета.

В ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам кроме индивидуальных карточек необходимо проверить платежные поручения.

Напомним, что уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).

Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.

В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам.

Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым органом контроля за уплатой страховых взносов и плательщиком страховых взносов (ч. 4 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).

Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС предназначены формы 21-ПФР и 21-ФСС РФ, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.12.2009 N 979н.

Оформление результатов инвентаризации

В соответствии с п. 2.5 Методических указаний сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Таким образом, по итогам инвентаризации составляют акт. Его форму можно разработать самостоятельно. Но можно воспользоваться привычной унифицированной формой N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

В ней приведены акт и справка (приложение к акту).

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

Согласно п. 2.9 Методических указаний инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На основании ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Согласно ст. 15 Федерального закона N 402-ФЗ отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица, а для промежуточной отчетности — период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно.

Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода.

Вместе с тем п. 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *