Использование личного имущества работника

Новая редакция Ст. 188 ТК РФ

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Комментарий к Статье 188 ТК РФ

Зачастую работодатель в производственных целях использует автомобили сотрудников и другое имущество. Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ в таких случаях работникам должна выплачиваться компенсация за использование имущества, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Другой комментарий к Ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Ранее компенсация работникам за износ инструментов, принадлежащих им и используемых ими для выполнения трудовых обязанностей, устанавливалась на основании ст. 117 КЗоТ работодателем по согласованию с работником и выборным профсоюзным органом либо размер такой компенсации и порядок ее выплаты устанавливался в централизованном порядке.

Статья 188 ТК РФ определяет, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется.

2. В соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена в двух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.

3. Статья 188 ТК РФ предусматривает два вида выплат: компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника.

Компенсация за использование имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.

Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов и пр.).

4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов.

5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. В любом случае письменная форма такого соглашения является обязательной.

6. Статья 188 ТК РФ ничего не говорит о соотношении размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако, поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.

В настоящее время централизованно установлен только один вид таких компенсаций — на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных учреждений и научным работникам, имеющим ученую степень.

В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

7. В соответствии с п. 8 ст. 55 «Закона об образовании» педагогическим работникам федеральных государственных образовательных учреждений (в том числе руководящим работникам, деятельность которых связана с образовательным процессом) в целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается не подлежащая налогообложению ежемесячная денежная компенсация в размере 150 руб. — в образовательных учреждениях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 100 руб. — в других образовательных учреждениях. Педагогическим работникам государственных образовательных учреждений, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом, муниципальных образовательных учреждений — органом местного самоуправления

Перечень имеющих право на указанную компенсацию педагогических работников образовательных учреждений, помимо тех, которые находятся в ведении Министерства образования РФ, утвержден:

— Приказом ФАПСИ России от 6 декабря 2001 г. N 354 (БНА. 2002. N 1);

— Приказом министра обороны РФ от 4 октября 2002 г. N 401 (БНА. 2000. N 41; 2001. N 3);

— Приказом МЧС России от 23 июля 2001 г. N 331 (БНА. 2001. N 35);

— Приказом МВД России от 28 июня 2001 г. N 616 (БНА. 2001. N 34);

— Приказом Федеральной службы налоговой полиции РФ от 24 сентября 2001 г. N 416 (БНА. 2001. N 47).

Указанная компенсация выплачивается без каких-либо ограничений ежемесячно, включая период ежегодного оплачиваемого отпуска, длительного отпуска педагогическим работникам (см. ст. 335 ТК РФ), период получения пособия по временной нетрудоспособности и прочие периоды, в течение которых за педагогическим работником сохраняется его рабочее место (должность). Совместители должны получать эту выплату в случае, если по основному месту работы они не имеют права на нее.

Для получения компенсации педагогические работники не должны представлять никаких документов, подтверждающих их расходы на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий (см. письмо Минобразования России от 25 ноября 1998 г. N 20-58-4046/20-4 // Вестник образования. 2000. N 2).

8. В соответствии с п. 7 Постановления Правительства РФ от 7 мая 1997 г. N 543 (в ред. от 4 августа 2005 г.) «О неотложных мерах по усилению государственной поддержки науки в РФ» для научных работников, имеющих ученую степень и работающих на постоянной основе в научных организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти, Российской академии наук и отраслевым академиям наук, установлена ежегодная компенсация в размере 1000 руб. для приобретения научной литературы и оплаты научно-информационных услуг, в пределах средств, выделяемых указанным органам и академиям из федерального бюджета на проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

9. Предельные нормы компенсаций за использование личного автотранспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения, в настоящее время установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (в ред. от 9 февраля 2004 г.) и составляют при использовании легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц, мотоциклов — 600 руб. в месяц. Если же размер компенсации установлен выше, соответствующие суммы при исчислении налога на прибыль организации в расходы, связанные с производством и реализацией, не включаются.

Федеральная налоговая служба, рассмотрев обращение от 16.10.2018, по вопросу обложения страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц компенсации, выплачиваемой работнику за использование в служебных целях транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, сообщает следующее.

1. Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса.

Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

(Данная позиция согласована Минфином России письмом от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327).

2. Страховые взносы

В соответствии с пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Налоговый кодекс) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса), в частности в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Положениями пункта 1 статьи 421 Налогового кодекса предусмотрено, что база для исчисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.

Исходя из подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Исходя из положений статьи 188 Трудового кодекса предусмотрена выплата компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации определено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Следует отметить, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.

Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

3. В случае компенсации организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества (транспорта), такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц с учетом особенностей, изложенных выше, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.

Так, в частности, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие.

Действительный
государственный советник
Российской Федерации
2 класса
С.Л.БОНДАРЧУК

Дистанционная работа – это работа, выполняемая (ст. 312.1 ТК РФ):

  • вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя;
  • с использованием для работы и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета.

Если организация переводит сотрудников на удаленный режим работы, то с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе (ст. 72 НК РФ).

В трудовом договоре (дополнительном соглашении) с дистанционным работником должны быть определены (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

  • порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, иными средствами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей, если они будут предоставляться организацией, а также порядок и сроки возврата технических средств сотрудником;
  • размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного имущества (собственного или арендованного), необходимого для выполнения трудовых обязанностей, а также перечень такого имущества;
  • порядок и сроки возмещения сотруднику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
  • порядок и сроки сдачи работником отчетов о выполненной работе.

Напомним, что компенсация за использование сотрудником личного имущества (инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику) в рабочих целях с согласия работодателя, а также возмещение расходов, связанных с таким использованием, положены всем сотрудникам, а не только дистанционным (ст. 164, 188 ТК РФ).

Налоговый учет

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 09.09.2019 № 03-03-07/69368).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 подтвердил положения п. 1 ст. 252 НК РФ в отношении учета компенсации за использование личного имущества сотрудника в интересах работодателя в целях налогообложения прибыли. Ведомство подтвердило следующее: поскольку возмещаемые в таком случае расходы понесены в связи с исполнением трудовых обязанностей, они связаны с производственной деятельностью организации, то есть направлены на получение дохода. Как и любые другие расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, их необходимо документально подтвердить.

Для выплаты компенсации в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником должно быть поименовано личное имущество, используемое им в рабочих целях, а также приведен расчет (порядок расчета) суммы компенсации.

Законодательство не устанавливает порядок расчета компенсации, то есть сумму компенсации можно платить как в фиксированном размере, так и рассчитывать каждый месяц исходя из определенных показателей.

Но с точки зрения экономической обоснованности размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества следует установить исходя из расчетной суммы амортизации по нему, т.е. с учетом его стоимости и срока полезного использования (в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).

Пример

Рассчитаем сумму компенсации, которая положена дистанционному работнику за использование в рабочих целях личного ноутбука.

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств – свыше двух лет до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации за его использование следует включить только рабочее время.

Например, в апреле – это 24 % от общего времени (175 раб. час. / (30 кал. дн. * 24 час.) = 24%),

в мае – это 18 % от общего времени (135 раб. час. / (31 кал. дн. * 24 час.) = 18%).

Наряду с износом технических средств, используемых в работе, сотрудник несет затраты на мобильную связь, интернет, электричество, картриджи и бумагу для печати (если этого требует рабочий процесс), канцелярские товары, иные материалы.

По затратам на мобильную связь целесообразно приложить распечатки телефонных звонков, предоставленных оператором мобильной связи, и выделить из них рабочие звонки или рассчитать их процент в общей сумме разговоров.

В затратах на интернет так же, как и при использовании техники, следует выделить сумму, приходящуюся на рабочее время.

Пример

Расходы на картриджи, бумагу, канцтовары можно компенсировать в фиксированной сумме (также должен быть обоснованный расчет) либо по представленным сотрудником чекам.

Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях – это требование законодательства РФ и условие о ее выплате должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником, она учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды выплат, предусмотренных трудовым договором и производимых в пользу работника.

В то же время стоит отметить, что Минфин России допускает учет такой компенсации в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Суммы компенсаций за использование работниками личного имущества в рабочих целях и иных затрат при дистанционной работе:

Минфин России неоднократно напоминал, что для освобождения суммы компенсации за использование личного имущества работников от обложения НДФЛ и страховыми взносами условие о компенсации должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Также необходимы документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие фактически понесенные затраты, расчеты компенсаций (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).

Обратите внимание, что условие о принадлежности сотруднику на праве собственности используемого в работе имущества обязательно, только если компенсация выплачивается на основании ст. 188 ТК РФ. Для дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного имущества. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в том случае, когда используемое в работе имущество не является личным.

Бухгалтерский учет

В целях бухгалтерского учета компенсация сотруднику затрат, связанных с удаленной работой (в том числе с использованием личного имущества), признается:

На счетах бухгалтерского учета такие операции отражаются записями:

  • Дт 20 (23, 25, 26 и др.) Кт 70 – начислена компенсация сотруднику;
  • Дт 70 Кт 50 (51) – выплачена компенсация сотруднику.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *