Исправленному верить как правильно

Правила составления документов

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и про-писью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновре-менно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в доку-ментах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупа-телю).

Исправление ошибок в документах

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Под-лежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачер-киваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачер-кнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например «исправлено 127», которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их состав-ления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими под-писями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бух-галтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответст-венность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дис-циплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо-сти автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве прово-дятся работы по унификации документов и созданию унифициро-ванных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязан-ных унифицированных форм документов, обеспечивающих докумен-тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методиче-ских материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од-нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разраба-тываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизирован-ную обработку данных, содержащихся в УСД.

Довольно часто во время производственного процесса допускаются различные ошибки при заполнении разных документов. Ошибки в локальных актах и ведомостях не имеют столь важного значения, как неточности в первичной документации и отчетности. Важно обратить внимание на то, что существует категория документов, куда запрещается вносить новую информацию. К документам, которые не подлежат исправлению, можно отнести кассовые журналы и банковские бумаги. Помимо этого, запрещается делать изменения в учредительной документации. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила исправления первичной документации.

При ведении документов и регистров помарки, подчистки не допускаются как в цифровой, так и в текстовой части

Инструкция по внесению исправлений

«Исправленному верить» — как правильно пишется? Для того чтобы ответить на данный вопрос, потребуется рассмотреть несколько практических примеров. Для начала мы предлагаем ознакомиться с общей инструкций коррекции первичных документов. Перед тем как начать вносить изменения, необходимо тщательно изучить документ, и выявить ряд ошибочных сведений.

После этого, неправильная информация аккуратно перечеркивается одной чертой. Одной из самых распространенных ошибок в данном процессе является использование корректоров. Согласно действующим правилам, при исправлении некорректно составленных документов, неправильные сведения зачеркиваются тонкой чертой. Это правило объясняется тем, что человек, изучающий документацию должен иметь возможность ознакомиться с неправильной информацией.

Правильные сведения могут быть указаны рядом с неверными, данными или на обратной стороне документа.

Перед тем как фиксировать новые данные, следует сделать отметку «Исправлено на». Одним из важных моментов исправления неправильно составленных бланков является указание даты коррекции. Помимо этого, должностному лицу, занимающемуся исправлением акта, необходимо указать свою фамилию и занимаемую должность. После внесения исправления, заполненный документ заверяется подписью и фирменной печатью.

Также следует сказать о том, что использование различных корректоров и других средств для удаления неточной записи может повредить документ. Первичная документация должна иметь аккуратный вид.

Отдельного внимания заслуживают ошибки в кассовой документации. В случае допущения ошибки при заполнении данных документов, испорченный бланк утилизируются. В данной ситуации, следует соблюдать все правила утилизации подотчетной документации. Вся информация, содержащаяся в акте или квитанции, перечеркивается длинной чертой. В верхней части документа фиксируется отметка «Аннулировано». Важно обратить внимание, что уничтожение неправильно составленного бланка рассматривается как грубая ошибка. Аннулированные записи должны храниться в архиве предприятия на протяжении срока, установленного государством.

Важно обратить внимание, что документы, которые используются между двумя компаниями (товарные накладные, договора) исправляются только после уведомления контрагента. В рассматриваемом случае обговариваются все нюансы внесения откорректированных сведений. Также следует отметить, что новые сведения указываются в двух экземплярах документа. Новая информация должна быть зафиксирована не только в актах, которые хранятся на территории компании, но и в той документации, что хранится у контрагента. При исправлении первичной документации, откорректированный акт заверяется фирменной печатью и подписью руководителя компании.

«Исправленному верить» в документах, образец:

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов

Исправление больничного листа

Довольно часто на специализированных формах можно увидеть вопрос: «Может ли работодатель исправлять больничный лист». Согласно правилам, установленным ФСС, данный документ может быть исправлен только в том случае, когда ошибка допущена самим работодателем. Уникальность больничного листа заключается в том, что он входит в категорию как медицинских, так и финансовых документов. Именно этот аспект, является причиной повышенных требований к заполнению этого бланка.

Важно обратить внимание, что лист временной нетрудоспособности, содержащий в себе грубые ошибки, может быть не принят ФСС. В этой ситуации, сотрудник может потерять свою законную финансовую компенсацию. Фондом социального страхования выделен перечень ошибок, наличие которых не является причиной необходимости коррекции документа. Такие ошибки рассматриваются как технические недочеты. Среди них следует выделить:

  • указание некоторых слов прописными буквами;
  • пустые ячейки, не содержащие прочерков;
  • наличие лишних пробелов;
  • неправильное указание названия компании работодателя;
  • наличие печати на заполненных полях.

Также следует сказать о том, что в некоторых случаях ФСС принимают листы недееспособности, заполненные шариковой ручкой. Важно отметить, что ошибки, не входящие в перечень, приведенный выше, рассматриваются как грубые нарушения правил заполнения бланка. В этом случае, работнику потребуется вновь обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата больничного листа.

Но что делать, если ошибка в листе временной нетрудоспособности допущена работодателем. В этом случае, неправильные сведения перечеркиваются тонкой линией. Важно обратить внимание, что при заполнении этого бланка необходимо использовать исключительно гелевую ручку. После того как неправильная надпись будет перечеркнута, на обратной стороне листа делают новую отметку.

Для того чтобы документ не потерял свою юридическую силу, необходимо сделать отметку «Исправленному верить». После внесения новой информации, бланк заверяется фирменной печатью и подписью ответственного лица. Заполнять больничный лист может не только руководитель компании. Данные полномочия имеются у главного бухгалтера и представителей кадрового отдела.

Вносить исправления необходимо тому человеку, который изначально занимался заполнением документа. В том случае, если работник осуществляет свою деятельность в ИП, фирменная печать ставится только при её наличии. В том случае, когда одна из строк рассматриваемого бланка содержит полностью неверную информацию, предложение перечеркивается полностью. На обороте документа фиксируется отметка о том, что зачеркнутая строка недействительна.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено»,
подтверждено подписью лиц, подписавших документ

Как показывает практика, ошибки при заполнении листов временной нетрудоспособности чаще всего допускаются при указании наименования компании. Данная ошибка может быть допущена как представителем медицинского учреждения, так и работодателем. В том случае, когда неверная информация о работодателе указывается лечащим врачом, бланк не подлежит исправлению. Такой документ будет принят в любом случае. Причиной допущения подобной ошибки может быть неверное указание места трудовой деятельности самим работником.

Когда ошибка в названии компании допускается руководителем предприятия, неверные сведения исправляются стандартным методом. Для этого, название компании перечеркивается ровной линией. Правильная информация оказывается на обратной стороне листа. Важно отметить, что данный вид неточностей относится к техническим. Так как данный бланк содержит в себе регистрационные данные компании, сотрудники ФСС могут использовать эту информацию для идентификации компании.

Так же часто наблюдается ситуация, когда работодатель неправильно указывает сумму компенсации, положенной сотруднику. Как правило, такая ошибка допускается в случае с новыми работниками, не успевшими предоставить работодателю свидетельство о заработке, полученное на прошлом месте трудовой деятельности. В данном случае, бланк теряет свою юридическую силу.

Для того чтобы исправить данную информацию, потребуется подготовить отдельный документ, который будет передан в ФСС с неправильно составленным бланком. Такой шаг позволит избежать необходимости исправлять лист временной нетрудоспособности. Важно отметить, что подача двух документов (больничного листа и документа о перерасчете пособия) позволяет работнику получить все причитающиеся выплаты.

Внесение исправлений в трудовую книгу

Чаще всего исправления в трудовой книге необходимы в том случае, когда сотрудник меняет свою фамилию. В этом случае, исправления фиксируются на титульном листе. После того как неправильная информация будет перечеркнута, указываются новые сведения. После внесения изменения, на внутренней стороне «корочки» делается отметка:

«Фамилия Рыбкина исправлена на Михайлова на основании паспортных сведений (свидетельства о заключении брака)». После фиксации данной отметки необходимо указать номер документа, использующегося в качестве основания для коррекции данных. В обязательном порядке указывается дата внесения исправлений и ФИО должностного лица, который внес данную отметку.

Исправленная информация должна быть заверена фирменной печатью организации. При внесении изменений в графу об уровне образовании или имени все исправления указываются аналогичным способом.

«Исправленному верить» в трудовой книжке, образец:

В первичные учетные документы можно вносить исправления

Давайте рассмотрим порядок внесения исправления в разделе «Сведения о трудовой деятельности». В этом разделе указывается следующая информация:

  • перевод на другую должность;
  • присвоение новой квалификации;
  • изменение в названии компании.

При наличии ошибок в данном разделе, зачеркивать надпись не рекомендуется. Для внесения правильной информации делается новая отметка. При этом новой записи присваивается свой порядковый номер. После этого, каждый пункт данного раздела заполняется правильной информацией. В том случае, когда ошибка допускается в записи об увольнении сотрудника, потребуется сделать новую отметку. Новая запись также заверяется фирменной печатью и подписью должностного лица.

Ранее, исправление неверной записи допускалось только тем человеком, что сделал неправильную отметку. Согласно действующему законодательству, внести корректную информацию может текущий работодатель. Это означает, что руководителю необходимо составить соответствующий документ, о наличии ошибки в трудовой книге нового сотрудника. На основании этого документа указывается новая информация.

В том случае, когда у нового сотрудника выявляется наличие неточной записи в трудовой книге, новый работодатель может самостоятельно устранить найденную ошибку. Также сотруднику предоставляется право обратиться на прошлое место трудовой деятельности для того, чтобы отдел кадров исправил допущенную опечатку или неточность в формулировках. Важно обратить внимание на то, что текущему руководителю необходимо оказать всяческую поддержку своему сотруднику. В качестве основания для внесения изменений в трудовую книгу могут использоваться приказы об увольнении или приеме работника.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *