Из командировки в отпуск

Из отпуска в командировку, а затем к месту работы: начислять ли НДФЛ на оплату проезда?

Чиновники напомнили, что перечень необлагаемых доходов приведен в статье 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, связанные, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). В доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места проведения командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Учитывая изложенное, Минфин России пришел к следующему выводу. Если работник в связи со служебной необходимостью едет в командировку из места проведения отпуска, а по ее окончании возвращается к месту постоянной работы, то возмещение расходов на проезд не облагается НДФЛ.
Аналогичный вывод содержится в письме Минфина от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813.
Отметим, что налогооблагаемого дохода не возникает и в том случае, когда работодатель оплачивает проезд сотрудника в командировку из места, где он проводил свой отпуск, а потом обратно к месту отдыха. Такое разъяснение Минфин давал в письме от 16.10.15 № 03-04-06/59443 (см. «Компенсация расходов работника на проезд от места проведения отпуска к месту командировки и обратно освобождается от НДФЛ»).
А вот если сотрудник едет из командировки к месту проведения отпуска, а потом возвращается к месту проживания, то организация обязана удержать НДФЛ с компенсации стоимости билетов. Об этом сообщается в письме Минфина от 17.01.17 № 03-04-06/1546 (см. «Оплата проезда работника из места проведения отпуска к месту командировки не облагается НДФЛ и учитывается в расходах при налогообложении прибыли»).

Порядок определения суммы отпускных

Ст. 114 ТК РФ регламентирует право работника на ежегодный отпуск, при котором ему гарантируется сохранение должности и выплата средней зарплаты. Расчет размера среднего заработка за день в данном случае во многом схож с его расчетом для командировочных. Расчетным периодом также выступают последние 12 месяцев. Убираются указанные в п. 5 постановления № 922 периоды, связанные с оплатой по среднему заработку и выплатами социального характера.

Формула для расчета среднего заработка за день:

СЗП = ДРП / 12 / 29,3,

где:

ДРП — доход за расчетный период;

12 — количество месяцев;

29,3 — среднее количество дней в месяце.

Но эта формула применима только при отсутствии частично отработанных месяцев. Если часть дней сотрудник отсутствовал на работе, количество по факту отработанных дней высчитывается отдельно по каждому неполному месяцу.

См. пример расчета отпуска. А еще лучше — используйте наш калькулятор отпускных.

Однако остается вопрос: командировочные входят в расчет отпускных или их следует исключать из расчетного периода?

Расчет отпускных при наличии командировок

В расчет отпускных не должны включаться периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте, оплачиваемые по среднему заработку (п. 5 постановления № 922). Как мы уже выяснили, оплата за время нахождения в служебной поездке происходит именно по средней зарплате. Но приравнивается ли командировка к отсутствию на работе?

Определение служебной командировки приводится в ст. 166 ТК РФ. Это поездка, осуществляемая работником по распоряжению его руководителя в течение определенного срока с целью исполнения служебной задачи вне места постоянной работы. То есть сотрудник покидает свое рабочее место, хотя и по служебным интересам. Таким образом, командировка отвечает критериям п. 5 постановления № 922 и является периодом, исключаемым из расчета отпускных. К этому же выводу пришел Минтруд в письме от 13.08.2015 № 14-1/В-608.

Отдельно нужно упомянуть доплаты, совершаемые работодателем при несоответствии выплачиваемого во время командировки среднего заработка окладу работника. В письме от 16.03.2016 № 14-1/В-226 Минтруд классифицирует эту доплату как часть зарплаты, начисленной за расчетный период, и она должна учитываться при вычислении суммы отпускных.

Срочная командировка с отзывом сотрудника из отпуска

При возникновении необходимости работодатель может отозвать сотрудника из отпуска, в том числе и для направления в командировку. Только для этого нужно обязательно получить согласие самого работника (статья 125 ТК РФ). Если он против, то ничего сделать нельзя.

Оставшиеся дни отпуска человек может на свое усмотрение использовать в любое время в течение текущего рабочего года (можно и сразу после командировки) или присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска нужно зафиксировать в графике отпусков. Документ можно составить, используя свою форму или унифицированную №Т-7.

Согласие на отзыв из отпуска сотрудник может отметить на соответствующем приказе с формулировкой «Согласен». Здесь же можно прописать, что будет с неизрасходованными днями и как будет произведён перерасчёт отпускных (опять же обсудив это с сотрудником). Дело в том, что часть уже выплаченных отпускных за неиспользованный период нужно вернуть. И сам сотрудник выбирает удобный для него вариант:

  • вернуть их наличными в кассу;
  • удержать их из зарплаты;
  • учесть при командировочных расходах.

Посмотреть образец приказа об отзыве сотрудника из отпуска

Процесс оформления работника в командировку происходит по классическому сценарию: составляется соответствующий приказ и выплачиваются средства на дорогу, проживание и суточные.

Если работник решит использовать оставшиеся дни отпуска сразу после командировки, то компания может ему оплатить билет до места прерванного отдыха вместо обратного, но учесть эти затраты для прибыли нельзя. Также придётся удержать с этой суммы НДФЛ (письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546).

Отпуск в месте командировки

Сотрудник может остаться в том месте, где проходила его командировка, на время отпуска. Днём окончания командировки будет последний день перед отпуском, разъяснил Минфин в своём письме N 03-03-06/3/61516 от 21 октября 2016 г.

Расходы по оплате билета из этого города к постоянному месту работы после отпуска не входят в число затрат, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Также эта сумма признаётся экономической выгодой сотрудника, и поэтому с неё нужно удержать налог на доходы физических лиц (письмо Минфина N 03-03-06/1/47813).

Представим, что расходы на проезд составили 15 000 рублей, билет с места работы до места командировки – 7 000 рублей, обратно – 8 000 рублей. С этих восьми тысяч нужно удержать 13% налога. При этом работодатель имеет право не оплачивать обратный билет (письмо Минфина от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868).

До начала командировки сотрудник должен предупредить работодателя о планах взять отпуск.

Иногда сотрудник желает оформить отпуск в командировке: в период или сразу после выполнения поручений (в той же местности).

Тогда у кадровика возникает много вопросов: законны ли такие действия, как все грамотно оформить и что нужно учесть.

Давайте разберем все по порядку.

Нормативные документы:

  • ТК РФ, статьи: 128, 168, 91, 192, 236;
  • ГК РФ: ст. 1101;
  • НК РФ, статьи: 217, п.7 ст. 171, 226;
  • Федеральный закон о страховых взносах №212;
  • Постановление Правительства РФ №749;
  • Письма Минтруда и Минфина: № 14-2-291, № 03-03-06/1/456, № 03-04-06/6-221, № 03-03-06/1/545, № 03-04-06/6-111.

Ознакомиться с текстом документов можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Статьи НК РФ

Статья 1101 ГК РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ

Письмо Минтруда России от 14.02.2013 г. № 14-2-291

Письмо Минфина 03-03-06-1-545

Письмо Минфина 03-04-06.6-111

Письмо Минфина 03-04-06-6-221

Письмо Минфина от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06-1-456

Отпуск после рабочей поездки

Когда служащий планирует отправиться в командировку с последующим отпуском (в той же местности), он должен заранее обратиться с письменным заявлением. Обязательно наличие подписи.

Какие документы требуются для оформления:

  • Служебное задание. Издает и подписывает начальник структурного подразделения. Вторую часть заполняет сотрудник по возвращении. Используется форма №Т-10а или шаблон, установленный организацией.
  • Заявление от сотрудника о переносе основного отпуска. На его основании можно изменить дату, утвержденную в графике. В документе обязательно указывается: причина переноса отпуска, количество дней, на которое служащий планирует задержаться.
  • Приказ о предоставлении отпуска. На практике используется установленная форма или собственный шаблон организации. Документ содержит: вид и длительность отдыха; период работы, за который он предоставляется; дата начала и окончания; подпись руководителя и сотрудника. В случае продления отпуска не нужно издавать новый приказ, достаточно внести корректировки в соответствующие разделы документа.
  • Табель учета рабочего времени. Период нахождения подчиненного в командировке отмечается буквенным кодом «К» или цифрой «06». На основании письма Министерства труда, количество фактически отработанных часов не указывается, поэтому ячейка остается пустой или ставится «0».
  • Личная карточка. Содержит все периоды отпуска, использованные сотрудником, помогает точно вести учет. Заполняется по унифицированной форме №2, но предприятие имеет право пользоваться собственным шаблоном.

Примеры и бланки указанных документов представлены ниже:

Служебное задание

Личная карточка работника (форма Т-2)

Заявление о переносе отпуска

Приказ на отпуск

Расходы

Если сотруднику оформлен отпуск сразу после командировки, многие предприятия не считают нужным компенсировать расходы на проезд.

На основании ТК РФ, такие действия неправомерны.

Оплата положена даже в случае длительной задержки.

Налогообложение

Требования Минфина:

Согласно НК РФ, стоимость билета на проезд от места командировки до постоянной работы не подлежит оплате НДФЛ, если сотрудник остался только на выходные.

Если он возвращается значительно позже даты, установленной в приказе или командировочном удостоверении, надо удерживать подоходный налог.

В случае признания стоимости билета доходом сотрудника начисляются страховые взносы и налог на прибыль.

Суммы, относящиеся к командировочным расходам, подлежат вычету по НДС. Не облагаются страховыми взносами безвозмездные передачи (до 4000 руб. в год), оформленные договором дарения.

Пример:

Менеджер фирмы ООО «Кристалл» Н.И. Куликова находилась в командировке с 14 по 24 июня 2019 г. в г. Красноярск.

По окончании работ, с согласия руководства задержалась для проведения оплачиваемого отпуска на:

  1. 2 дня (выходные, 25-26 июня);
  2. 20 дней (с 25 июня до 15 августа).

Вернувшись, Надежда Ивановна предоставила авансовый отчет. Стоимость билета в оба конца составила 10 000 руб (без НДС). Нужно ли удерживать НДФЛ и в каком размере?

Решение:

  1. Поскольку сотрудница задерживается на небольшой срок в выходные дни, организация должна возместить затраты на проезд. Сумма не облагается НДФЛ, так как сотрудница не получает экономической выгоды. ООО «Кристалл» возмещает Н.И. Куликовой документально подтвержденные расходы на командировку, в том числе 10 000 руб. за билеты.
  2. Так как время отсутствия сильно превышает срок, установленный в приказе, компенсация будет признана доходом (письма Минфина). Следовательно, организация удерживает НДФЛ. В 2019 году ставка не изменилась и равна 13%:
    5000 х 13% = 650 руб.

ООО «Кристалл» выплачивает Надежде Ивановне компенсацию в размере: 5000 + (5000-650) = 9350 руб.

Мнение Арбитражного суда:

Инстанция считает, что компенсация проезда не может признаваться доходом сотрудника, поэтому сумма не облагается НДФЛ. Причины и длительность задержки не имеют значения. Возникает явное противоречие в законодательстве.

К какому мнению прислушиваться: Минфина или Арбитражного суда?

Практика показывает, что позицию не удерживать НДФЛ с сотрудника, оформившего отпуск сразу после командировки, приходится отстаивать в суде.

По мнению экспертов, письмо Минфина носит рекомендательный характер, поэтому кадровик оплачивает подоходный налог.

Но некоторые организации идут на маленькую хитрость:

  • Договаривариваются со служащим о том, чтобы отдых являлся частью командировки. Производится оплата суточных.
  • По возвращении сотрудник берет отпуск за свой счет, а фактически приходит на работу и выполняет обязанности.
  • В дальнейшем деньги возвращаются фирме под законным предлогом (например, сокращение премии).

Как отказаться от командировки? Узнайте из нашей статьи.

Про оформление командировки за счет принимающей стороны читайте .

Как правильно оформить загранкомандировку? Смотрите .

Возможен ли отпуск во время командировки?

Оформление основывается на рассмотренном выше алгоритме.

Чтобы взять отпуск за свой счет во время командировки, работник составляет заявление с подписью и указанием причины.

Руководитель оценивает:

  • насколько она уважительная;
  • возможно ли отложить до окончания выполнения поручений;
  • имеет ли сотрудник право взять дополнительный отдых.

При положительном решении документ подписывается и издается приказ о предоставлении отпуска за свой счет.

В табеле проставляются следующие отметки:

  • «К» или «06» — дни нахождения сотрудника в командировке;
  • «ДО» или «16» — дни отпуска без сохранения зарплаты, предоставленные по разрешению руководителя.

Поскольку во время отдыха сотрудник не выполняет служебных поручений, работодатель не обязан компенсировать расходы за этот период.

Излишне выплаченные суммы удерживаются.

Согласно Трудовому кодексу, срок командировки не продлевается и определен приказом.

Теперь вы знаете, как оформить отпуск во время и после командировки. Работодателю рекомендуется заранее договариваться с подчиненными о том, планируют ли они задержаться после выполнения служебных обязанностей. Так гораздо проще избежать многих ошибок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *