Кадровый учет

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Содержание

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие продолжат вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. ).

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ( ). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность ( )

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 , п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы ( , ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. ( ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу . График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании ( , ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. ( ).

Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. ( ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Делегируйте ведение кадрового производства нам

Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!

Заказать услугу

Уважаемые друзья, у нас открывается новый онлайн курс лекций по кадровому делопроизводству, в ходе которых наши опытные преподаватели-специалисты в области организации и управления кадровой службой, научат вас всем необходимым основам этой профессиональной деятельности. Особенностью данного курса является то, что мы выкладываем его в открытый доступ, поэтому, он доступен всем желающим.

Первый онлайн урок посвящен вопросам увольнения работников, как это правильно делать на основе действующего законодательства. Рассматриваются самые частые практические вопросы увольнения. Данная информация актуальна особенно сегодня, когда много организаций, особенно из сектора малого бизнеса, потерпели ряд банкротств или существенных экономических спадов из-за COVID-19, в связи с чем, содержать прежний штат не является возможным. И перед руководством встает вопрос о сокращении, иными словами, увольнении работников.

Данный урок будет полезен не только руководителям предприятий, но и работникам кадровой службы, и, конечно, самим работникам, так как в процессе лекции рассматриваются вопросы, знание которых необходимо каждому. Мы будем благодарны вам за ваш отзыв на нашем YouTube-канале, где мы публикуем наши уроки.

Практические вопросы увольнения в кадровом делопроизводстве

Обратите внимание на наши очные Курсы кадрового делопроизводства. Организация и управление кадровой службой.

Электронные трудовые книжки

Одним из самых заметных нововведении в работе с кадрами можно назвать переход на электронные трудовые книжки. 21 ноября 2019 года Госдума приняла во втором чтении соответствующий законопроект Документ вводит в оборот фактически электронную копию трудовой книжки. В течение года сотрудники должны будут сделать выбор — с каким документом они будут устраиваться на работу в будущем: обычной книжкой или ее цифровой версией.

Начиная с нового года работодатели будут заполнять электронную форму и передавать данные в Пенсионный фонд.

Ко второму чтению в законопроект были внесены изменения. Теперь, если сотрудник обнаружит неточность в данных, которые работодатель передал в ПФР, он должен написать заявление, после которого специалист кадровой службы должен внести исправления в ранее направленные в Фонд данные.

Еще одно новшество: обязанность компании уведомить до 30 июня 2020 года всех работников об изменениях в трудовом законодательстве в части формирования трудовых книжек. Сделать это нужно в письменной форме.

Кроме этого, изменился порядок перехода на новый формат книжек. В текущей версии проекта закона все сотрудники компании должны будут сделать свой выбор. Заявление работники могут подать вплоть до 31 декабря 2020 года включительно. Если работник не представил документ, работодатель продолжает вести его трудовую книжку. Кроме этого, у сотрудников будет возможность сделать выбор и за пределами установленных сроков, если ранее сделать такой выбор они не могли. Работник вправе подать заявление и позже.

В связи с переходом вводится новый отчет для компаний: СЗВ-ТД, документ обязателен для всех предприятии.

Цифровой договор

Еще один важный кадровый документ вполне вероятно станет цифровым. Речь идет об электронном трудовом договоре, но в формате пилотного проекта. С 1 января по 31 декабря 2020 года власти будут проводить соответствующий эксперимент.

Участие в нем носит добровольный характер как со стороны предприятий, так и сотрудников. Законопроект, позволяющий компаниям подписывать с сотрудниками такие документы, уже разработан и одобрен Российской трехсторонней комиссией.

— сообщает «Российская газета»

Инициатива в первую очередь должна заинтересовать предприятия, на которых сотрудники трудятся вахтовым методом или работают удаленно.

В основном дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были ими заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе.

— сообщает заместитель министра труда и социальной защиты Всеволод Вуколов (цитата по «Российской газете»)

Электронный документооборот

Только лишь цифровыми трудовыми договорами законодатели не ограничились. Перевести в электронный формат в будущем году вероятнее всего получится и другие важные кадровые бумаги, к таким относятся: заявление о приеме на работу, увольнении, на отпуск, подотчетные документы и другие.

Законопроект о переводе в электронный формат других важных кадровых бумаг, помимо трудового договора, в настоящее время не принят. Более того, в начале ноября Комитет Госдумы по труду и соцполитике вернул предложение его авторам для его доработки.

Однако, учитывая, что о планах перевода в цифровой формат таких документов говорят уже давно, есть существенная вероятность, что документ будеттаки доработан и принят в будущем году.

Зарплатные долги

В конце ноября Госдума приняла в третьем чтении законопроект, согласно которому трудовые инспекторы получают право обязать работодателей выплатить причитающуюся заработную плату.

Из проекта закона убрали право инспекторов из ГИТ выдавать предостережения о нарушении трудового законодательства. Теперь ревизоры могут направить в компанию требование о выплате заработной платы сотрудникам, после этого предприятие ждет внеплановая ревизия трудинспекции, в ходе которой контролеры проверят, устранено ли нарушение. Если этого не сделано, то может быть принято решение о принудительном взыскании. Такое решение будет направлено судебным приставам, которые будут запрашивать в банках информацию по счетам компании, причем не только рублевым, но и валютным. После обнаружения денег компания все еще сможет самостоятельно погасить задолженность до заработной плате, если этого не произойдет, деньги сотрудникам организации переведут контролеры. Исполнительное производство будет завершено, если в течение двух месяцев на обнаруженных счетах предприятия не было поступлений.

Мрот на новый год

В конце октября Государственная дума приняла в первом чтении законопроект, устанавливающий минимальный размер оплаты труда. С 1 января 2020 года МРОТ будет равен 12 130 рублей в месяц.

Простой РСВ

В письме от 9 октября 2019 года № 03-15-05/77364 Минфин сообщил, что если компания не ведет деятельности, то она может сдавать расчет по страховым взносам, заполненный в упрощенной форме.

Для снижения административной нагрузки, связанной с представлением в налоговый орган отчетности по страховым взносам, для плательщиков страховых взносов, которые не осуществляют деятельность или не производят выплаты своим работникам, с 2020 года упрощается порядок заполнения новой формы Расчета по страховым взносам, разработанной ФНС России и согласованной Минфином России.

— отмечается в документе Минфина

Если деятельность компании соответствует критериям, приведенным выше, то бухгалтеру будет достаточно заполнения:

только титульного листа, раздела 1 с указанием «Тип плательщика» без приложений и раздела 3 с нулями и прочерками.

— отмечается в документе Минфина

План проверок

В ноябре Роструд опубликовал план проверок на 2020 год. Проверить, придут ли к вам ревизоры с плановой проверкой, можно уже сейчас. Для этого нужно зайти на сайт git24.rostrud.ru, выбрать в меню пункт «План проверок» и кликнуть по ссылке «План проведения плановых проверок на 2020 год». Все предприятия, вошедшие в план проверок, поделены на три списка: предприятия, которым присвоена значительная категория риска, средняя и умеренная категории.

Основные изменения закона № 325-фз в части ндс касаются порядка восстановления налога и направлены на пресечение использования фирмами в схемах льготируемых операций

Кадровое делопроизводство включает в себя полный цикл документооборота, связанного с персоналом организации (подробнее с учебным планом по программе «Кадровое делопроизводство» можно ознакомиться ниже).
Помимо документов государственного образца, слушатель получает все необходимые знания по кадровому делопроизводству. На занятиях Вы познакомитесь с актуальными требованиями по работе с кадровым документооборотом, изучите действующее трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, а так же особенности электронного документооборота (1С:Управление персоналом), подводные камни и практическое применение Трудового законодательства РФ при решении спорных вопросов.

ПОДОБРАТЬ ДРУГОЙ КУРС ПО КАДРОВОМУ ДЕЛУ

Обучение из любой
точки России

Возможность выбора графика
и темпа обучения

Обучение в комфортных условиях
за домашним компьютером

Курсы разработаны в соответствии с профстандартом Минтруда РФ

СТОИМОСТЬ И СРОКИ ОБУЧЕНИЯ

Продолжительность обучения: 3 недели (114 ак. ч.)

Стоимость: 5 000 руб.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

Каждый выпускник получает удостоверение о повышении квалификации по программе»Кадровое делопроизводство»

ПРЕИМУЩЕСТВА ОБУЧЕНИЯ

  • Экономия времени: Вам не нужно ездить на занятия, обучайтесь в удобном для Вас месте и без отрыва от работы и основных дел. Для участия в занятиях, нужен только компьютер с выходом в интернет.
  • Высококвалифицированные преподаватели- практики: лекции читают преподаватели, которые являются практикующими специалистами.
  • Индивидуальные консультации преподавателя: во время обучения преподаватель отвечает на Ваши вопросы, помогая подготовиться к итоговой аттестации.
  • Поддержка выпускников: после прохождения обучения в течение года, выпускники нашего центра могут обращаться с вопросами к нашим экспертам.
  • Грамотные консультации юриста по выбору курса: наши юристы помогут с выбором курса, исходя из требований законодательства и Вашего работодателя.

Традиционное обучение Дистанционное обучение
Вы платите за проезд к месту обучения и за проживание Нет дополнительных расходов
Вы обучаетесь строго по установленному графику Выбор графика и темпа обучения (с отрывом, без отрыва от работы)
Занятия проходят на территории образовательной организации Возможность заниматься дома в комфортной обстановке

ВСЕ КУРСЫ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Сроки обучения и стоимость зависят от объема академической нагрузки и выбранного направления.

Кадровое делопроизводство 114 ак.ч. (3 недели)
5 000 руб.
(повышение квалификации) Специалист по управлению персоналом 252 ак.ч. (1,5 месяца)
15 000 руб.
(профессиональная переподготовка) Специалист по подбору персонала
HR-менеджер 72 ак.ч. (2 недели)
5 000 руб.
(повышение квалификации) Специалист по оценке и аттестации персонала 72 ак.ч. (2 недели)
5 000 руб.
(повышение квалификации) Специалист по развитию и обучению персонала 72 ак.ч (2 недели)
5 000 руб.
(повышение квалификации) Специалист по организации труда и оплаты персонала 98 ак.ч. (2,5 недели)
5 000 руб.
(повышение квалификации)

УЧЕБНЫЙ ПЛАН ПРОГРАММЫ «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Программа разработана с учетом профстандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного приказом Минтруда РФ № 691н, принятого 06.10.2015 года и действующего с 01.07.2016 года

Наименование разделов и дисциплин

1. Трудовое право (38 ак.ч.):

1.1. Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права.
1.2. Законодательство Российской Федерации о персональных данных.
1.3. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения.
1.4. Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу.
1.5. Правовое регулирование рабочего времени, режима рабочего времени. Отпуска.
1.6. Оплата и нормирование труда.
1.7. Гарантии и компенсации.
1.8. Трудовой распорядок. Дисциплина труда.
1.9. Ученический договор.
1.10. Материальная ответственность сторон трудового договора.
1.11. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников.
1.12. Защита трудовых прав и свобод. Рассмотрение и разрешение трудовых споров. Ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
1.13. Функции кадровой службы организации.
1.14. Кадровая политика.

2. Кадровое делопроизводство (36 ак.ч.):

2.1. Разработка, утверждение, введение в действие локальных актов предприятия.
2.2. Прием на работу (установление трудовых правоотношений).
2.3. Пошаговая процедура оформления приема на работу .
2.4. Изменение трудового договора. Перевод и перемещение.
2.5. Трудовая книжка, документы по учету кадров, организация кадрового делопроизводства
2.6. Прекращение трудовых правоотношений, документирование. Сокращение.
2.7. Пошаговая процедура и документирование увольнения в зависимости от оснований прекращения трудового договора.
2.8. Порядок формирования, ведения банка данных о персонале организации и предоставления отчетности

3. Архив. Номенклатура дел организации (16 ак.ч.):

3.1. Требования к составлению номенклатур дел.
3.2. Сроки хранения дел. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
3.3. Экспертиза ценности документов в организации.
3.4. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации и подготовка передачи дел в
ведомственный архив.
3.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел организации и законченных описей дел фонда.

4. 1С:Управление персоналом (24 ак.ч.):

4.1. Введение.
4.2. Кадровый учёт.
4.3. Управление персоналом.

ОСОБЕННОСТИ ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ

Как уже говорилось ранее, с 01.07.2016 года действует Приказ Минтруда об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Программа курса повышения квалификации для кадровиков была разработаны с учетом данного профессионального стандарта. В профстандарте описаны виды профессиональной деятельности и основные трудовые функции.

Обобщенные трудовые функции:

  • Документационное обеспечение работы с персоналом
  • Деятельность по обеспечению персоналом
  • Деятельность по оценке и аттестации персонала
  • Деятельность по развитию персонала
  • Деятельность по организации труда и оплаты персонала

Более подробно ознакомиться с Приказом об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» можно здесь.

В учебном центре «ВКС» курсы повышения квалификации для кадровиков проводятся методом дистанционного обучения. А так же проводятся и другие дистанционные курсы по кадровому делопроизводству.
Обучение на курсах повышении квалификации кадровиков проводят опытные преподаватели, специалисты-практики в области кадрового делопроизводства.

Другие курсы по кадровому делопроизводству:

Специалист по управлению персоналом

Специалист (менеджер) по подбору персонала, HR- менеджер

Специалист по оценке и аттестации персонала

Специалист по развитию и обучению персонала

Специалист по организации труда и оплаты персонала

Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.

О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.

Зачем он нужен?

В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения кадрового делопроизводства.

Этот вид учета предназначен для необходимости:

  • правильно распределять людей в рабочих процессах;
  • искать незадействованные резервы;
  • вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.

Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

  • Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
  • Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
  • Создание документации:
    • для начала документально оформляется директор;
    • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
    • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
    • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
    • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
    • после этого начинается официальный прием работников.
  • Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Необходимые документы

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

  • Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
  • Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
  • Правила трудового распорядка внутри организации.
  • Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
  • График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
  • Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
  • Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
  • Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
  • Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

Широко используемая программа – это «1С: Предприятие». Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

  • Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее – в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
    • 10 дней при оформлении в ФСС;
    • 30 дней на постановку на учет в ПФР.

    Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

  • Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.

Возможные санкции за неведение

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях”. Им предусмотрен штраф:

  • на должностное лицо – в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
  • на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

  • о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
  • проверка не должна превышать двадцать дней;
  • выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *