Как оформить сотрудника

Содержание

Испытательный срок при приеме на работу

Поступая в компанию на работу, физлицо может в подтверждение представить сведения о себе, содержащиеся на бумаге или рассказать устно необходимую информацию.

В связи с этим многие хозяйствующие субъекты для поступающих работников часто для проверки их фактических знаний и навыков устанавливают в самом начале трудовой установлен деятельности испытания.

Испытательный срок при приеме на работу может быть применен к сотруднику, поступившему на предприятие, если его трудовой договор содержит условие об этом.

Испытательным сроком считается промежуток времени, когда работник осуществляет предусмотренные его должностной инструкцией функции, а ответственное лицо от предприятия наблюдает за его деятельностью, фиксируя показатели его работы.

Если работник еще не приступил к выполнению своей работы, а условие об установлении испытания в его контракте отсутствует, то его можно ввести для него дополнительным соглашением к трудовому договору. Когда же работник уже начал работать, то устанавливать для него испытательный период запрещено, точно так же как и для всех работающих на предприятии лиц.

Важно: помимо трудового контракта, когда производится оформление сотрудника на работу, условие об испытание должно содержаться в издаваемом соответствующем распоряжении директора на прием сотрудника.

Главная особенность периода испытания заключается в том, что каждая сторона получает право прекратить новые трудовые отношения в упрощенном порядке.

Действующие нормы трудового права устанавливают, что в общем порядке период испытания не может превышать срок три месяца.

Для руководящих сотрудников, а также их заместителей законодательство позволяет устанавливать испытательный срок в течение шести месяцев.

Нужно также помнить, что для оформляемых контрактов с новым работником со сроком действия от двух до шести месяцев, испытание может устанавливаться на период не более двух недель, а при действии договора до двух месяцев — устанавливать его запрещено.

Внимание: для определенных категорий работников условие об испытании категорически запрещено включать в их трудовые соглашения.

К таким лицам относятся:

  1. беременные сотрудницы;
  2. лица, которым не исполнилось 18 лет;
  3. поступившие после обучения молодые специалисты;
  4. выбранные по конкурсу работники и т.д.

Какие необходимы документы при приеме на работу в 2019 году

При поступлении работника в компании у него запрашиваются определенные документы при приеме на работу. Законодательством предусмотрен обязательный перечень бланков, предоставляемых сотрудником в обязательном порядке, а также документы, которые с его согласия могут запрашивать кадровой службой дополнительно.

Обязательные

К ним относятся:

  • Удостоверяющий личность поступающего на работу физлица документ, например, паспорт. Если на работу устраивается несовершеннолетнее лицо, то вместо паспорта он может предъявлять свидетельство о рождении.
  • Трудовая книжка. Этот документ в настоящее время является основным бланком, в котором происходит отражение сведений о стаже физлица. Ее можно не предоставлять, если сотрудник поступает в организацию на условиях совместительства. Также она не предъявляется при первичном оформлении человека на работу, когда он только начинает свою трудовую деятельность. В этом случае этот бланк заводится на работника кадровой службе
  • СНИЛС. Его можно не предъявлять только тем, у кого он не оформлен. В этом случае работодатель должен на основании заявления работника направить документы для оформления в ПФР, и получить СНИЛС для поступившего человека.
  • Военный билет — предоставляется военнообязанными лицами, для которых обязательным является ведение воинского учета. Если на работу поступает лицо, которое не отслужило еще в армии, то у него должно запрашиваться призывное свидетельство.
  • Документ, подтверждающие образование или квалификацию поступающего в компанию сотрудника. Могут быть предоставлены дипломы, аттестаты, свидетельства о повышении квалификации.
  • Справка, что у нового работника отсутствует судимость. Данный документ обязателен для определенных категорий должностных лиц, где выполнение их трудовых обязанностей полностью исключают наличия судимости (например, воспитатели, учителя и т. д.)

Дополнительные

Эти документы запрашиваются работодателями дополнительно для определенных целей в связи с особенностями работы на предприятии и или занимаемой должности. Обязанность предоставить предусмотрена федеральными законами.

К ним относятся:

  • Справка о существующих условиях работы на основном месте работы — ее предоставляет лица, которые поступают на работу по совместительству, если на месте работе условия труда его подвержены влиянию вредных или опасных факторов.
  • Заключение медкомиссии о состоянии здоровья работника — предоставляется в случаях, если работник является несовершеннолетним, или будущая работа у него связана с Наркоконтролем, гражданской службой и т. д.
  • Справка о сумме доходов и имеющемся у работника имуществе — предоставляется лицами, принимаемыми на гражданскую службу или замещение муниципальных должностей, а также если должность, куда оформляется работник, включена в отдельный перечень.

Дополнительно могут запрашиваться следующие документы при трудоустройстве, но не в обязательном характере:

  • Справка от врача о беременности женщины, поступающей на работу.
  • Справка о составе семьи.
  • Копии документов о рождении детей.
  • Справки о суммах дохода, получаемого на предыдущих местах работы.

Какие документы работодатель не вправе требовать

Законодательством устанавливается перечень документов, которые работодатель не может запрашивать у работника в обязательном порядке. Если он нарушит данное правило, и откажет работнику в приеме, только потому что он не предоставил такой документ, то отказ будет признан неправомерным.

К ним относятся:

  • Документ, устанавливающий регистрацию работника — Нормы трудового права не устанавливают обязанность работодателя отслеживать место регистрации работника. Также компании запрещается устанавливать преимущество при приеме на работу лиц с разными местами проживания или регистрации. Если работник проживает не по месту своей регистрации, ему нельзя отказывать в приеме на работу.
  • Свидетельство ИНН — Данный документ не отнесен к обязательным при поступлении на работу бланков. Поэтому работодатель не имеет право требовать его при приеме на работу.

Как принять сотрудника на работу в 2019 году: пошаговая инструкция с подробным описанием

Существует обязательная процедура как правильно принимать на работу сотрудника. Пропуск одного этапа может повлечь наказание от контролирующих органов.

Внимание: в некоторых случаях прежде чем оформить гражданина на работу, необходимо, чтобы он прошел предварительный медицинский осмотр. Это также необходимо для проведения СОУТ.

Шаг 1. Получение заявления о приеме на работу

После того, как работнику сообщили о желании его принять на работу, тому нужно составить заявление о приеме на работу. Этот документ не является обязательным для коммерческих компаний, но входит в число требуемых документом для организаций бюджетной сферы.

Строгой формы для заявления нет. Очень часто в кадровой службе есть шаблон, куда необходимо поставить личные данные. Вместе с заявлением работник предоставляет пакет обязательных документов.

Шаг 2. Ознакомление работника с внутренними нормативными документами

Перед заключением с новым работником трудового соглашения, его нужно познакомить со всеми внутренними нормативными документами.

Для этого открывается специальный опросный лист на котором должна проставляться подпись после того, как очередной акт будет прочитан. Также можно завести специальный журнал, и делать отметки непосредственно в нем.

Важно: данную процедуру необходимо проводить в обязательном порядке, чтобы в случае каких-либо нарушений со стороны работника можно было доказать, что с внутренними правилами он был ознакомлен.

Шаг 3. Оформление трудового соглашения

В ТК закреплено, что трудовое соглашение с новым работником должно быть подписано в течение трех дней с момента начала исполнения им своих трудовых функций.

Однако даже если администрация этого не сделает, но работник все равно будет трудиться, что будет считаться, что трудовое соглашение между сторонами было заключено, только в ненадлежащей форме.

Правила устанавливают, что после подписания трудового соглашения, у каждой стороны на руках должна быть своя копия документа.

В договоре должен быть прямо указан день, начиная с которого новому сотруднику нужно приступить к выполнению своих трудовых функций. Если этого не будет, то будет считаться, что ему нужно выйти на работу на следующий день после заключения соглашения.

Шаг 4. Произвести регистрацию трудового соглашения

После того, как трудовое соглашение было подписано обеими сторонами отношений, его необходимо зарегистрировать в специальным журнале, присвоив ему номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, которое не стоит на учете как предприниматель, то договор нужно регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Оформить распоряжение о приеме на работу

Главный документ, который фиксирует прием в организацию нового работника — это приказ о приеме на работу. Большое количество записей в прочие документы производится именно на его основании.

В приказе должны быть проставлены все ключевые особенности труда, указанные в трудовом соглашении с сотрудником, в том числе и испытательный срок, если он есть. После составления документа работник должен с ним ознакомиться и поставить личную подпись.

Закон устанавливает несколько стандартных форм для приказа — Т-1 или Т-1а. Последняя может использоваться, если в компанию оформляются сразу несколько новых сотрудников. Также, допускается составлять приказ на фирменном бланке субъекта бизнеса.

Внимание: в приказе указывается дата, с которой работник должен приступить к выполнению своих обязанностей. Если он это не сделал, то администрация имеет право в одностороннем порядке аннулировать распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать распоряжение о приеме

После составления распоряжения его нужно занести в книгу учета приказов по предприятию.

В субъекте бизнеса может быть открыт единый журнал для всех типов приказов, либо можно вести отдельную книгу для каждого типа распоряжений — по основной деятельности, кадровые, по командировкам и т. д.

Внимание: закон устанавливает обязательность составления такого журнала. Однако нет точного описания, в каком виде это должно производиться. Поэтому, вместе с бумажным вариантом допускается также вести и электронную версию.

Также не определена и обязательная форма документа. Поэтому, каждый субъект бизнеса может разработать ее исходя из собственных нужд.

При внесении сведений о приказе, в журнале обычно указывается основная информация из него — день составления, номер, краткое содержание и т. д. Проводить ознакомление работника с указанной в журнале информацией не нужно.

Шаг 7. Оформить запись в трудовой книжке

Закон устанавливает, что сделать запись в трудовой необходимо, если новый работник провел в компании более 5 дней после приема.

Запись выполняется темной ручкой разборчивым почерком. Никакие сокращения, даже общепринятые, использовать нельзя.

Если работник только начинает трудиться, и книжки у него еще нет, то обязанность открыть этот документ ложиться на работодателя. Он заполняет титульный лист, на котором указываются все необходимые данные о работнике.

Внимание: первая запись должна вноситься в присутствии сотрудника. Она должна быть заверена подписью самого кадровика, а также печатью субъекта бизнеса (при наличии).

Неопытный кадровик при составлении записи может допускать ошибки, и включать в нее информацию об испытательном сроке, характере работ, срочном трудовом соглашении и т. д.

Это неверно. Здесь должны быть указаны только данные об подразделении и должности работника. Всю эту информацию можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Сделать запись в журнале учета трудовых книжек

После передачи сотрудником трудовой своему новому работодателю, последний принимает на себя ответственность по ее сохранности. Чтобы вести учет всех трудовых, которые в данный момент находятся в организации, должен быть открыт специальный журнал.

Форма журнала учета определена Минтрудом, а обязательность его применения в компании устанавливается законом.

Внимание: для каждой книжки, которая находится на хранении, должна использоваться одна строка. По внесенным записям можно проследить даты, в который книжка поступила в организацию, и когда была выдана.

Все записи в журнале нужно выполнять чернилами черного цвета. При заполнении не рекомендуется пропускать строки, но делать это можно, если производится их сквозная нумерация.

Шаг 9. Открыть личную карточку на работника

На каждого работника, который поступает в компанию, должны быть создана личная карточка сотрудника. Для нее существует стандартная форма Т-2.

Данный документ является обязательным, и контролирующие органы чаще всего при проверках запрашивают данные документы. Закон разрешает субъектам бизнеса разрабатывать собственный бланк карточки, но все обязательные реквизиты в нем все равно должны присутствовать.

Заполнение карточки можно выполнять на компьютере, либо от руки на печатном бланке. Нужно помнить, что сведения, которые вносятся в документ, являются персональными данными.

Поэтому, заполненные бланки нужно хранить в специальных шкафах, которые могут записаться на ключ, либо на компьютерах с доступом по личному паролю.

Внимание: закон не устанавливает срок, в который нужно открыть карточку на работника. Обычно, кадровик делает это после того, как подписано распоряжение о его приеме.

Для отражения данных в личной карточке применяются такие источники информации:

  • Распоряжение о приеме на работу;
  • Документ для подтверждения личности;
  • Трудовая книжка;
  • Копии документов СНИЛС и ИНН;
  • Документ, определяющий состояние воинского учета;
  • Копия документа, подтверждающего образование;
  • Иные копии документов, которые были предоставлены работником.

При внесении сведений в отдельные разделы карточки, работнику необходимо знакомиться с записанными данными под роспись.

Шаг 10. Создать личное дело

В семидневный срок со дня оформления работника в компанию на него должно быть открыто личное дело.

Для этого необходимо взять пустую папку, и на обложке указать полные Ф.И.О. сотрудника, день открытия дела и его номер по порядку. В процессе работы в дело необходимо добавлять документы, прямо касающиеся этого работника.

В личное дело нужно включить:

  • Личную карточку со вклеенной фотографией;
  • Автобиографию;
  • Документ об образовании (копию);
  • Все заявления, которые работник написал за время работы в организации;
  • Копии распоряжений, которые затрагивали этого работника;
  • Трудовое соглашение с работником;
  • Должностная инструкция с отметкой об ознакомлении;
  • Характеристики, отзывы и т. д.
  • Иные документы по данному работнику.

Внимание: в начале личного дела должна быть создана опись, в которой указываются все входящие туда документы. Изъять любой бланк допускается только с разрешения администрации компании либо начальника кадрового отдела.

Документы организации: собираем и храним

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Корпоративные документы

  1. Копия Устава со всеми изменениями и дополнениями или копия действующей редакции Устава (обязательно с печатью налогового органа)
    Как учили нас в университете «Устав – это своя маленькая конституция». Он обязательно должен быть. А если «потерялся», то нужно сразу бежать в налоговую за копией, потому что без него ни один уважающий себя нотариус ничего не будет заверять: ни доверенность от юр. лица, ни унифицированную форму за подписью директора. Что касается предыдущих редакций устава ООО, то их тоже желательно хранить. Но я на таких уставах помещала надпись «не действует в связи с принятием новой редакции от …». В организациях с более чем 20-летней историей, причем историей наполненной событиями, это простое действие помогало избежать регулярного повторения увлекательного квеста «найди действующую редакцию устава».
  2. Учредительный договор или Договор об учреждении.
    Один из самых странных документов в списке, потому что он «вроде бы есть, а вроде и нет». Юридически этот договор хотя и вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует. Когда учредители создают своё ООО, они в соответствии со статьей 89 ГК РФ должны заключать такой договор. Но, во-первых, при регистрации этот договор никому кроме учредителей не нужен (а часто и им самим он не очень-то и нужен). Во-вторых, этот договор в подавляющем большинстве случаев просто дублирует информацию, которая уже есть в протоколе о создании. В-третьих, договор об учреждении и после регистрации никому не нужен – его даже банки не запрашивают для открытия счета. Но быть он должен. Хотя я знаю много вполне благополучных обществ, где его никогда и не было… Но мы здесь плохому не учим, поэтому быть он должен.
  3. Протокол или решение о создании ООО
  4. Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества
    Протоколы/решения обязательно хранить все, но самым часто используемым будет протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, т.к. его регулярно будут запрашивать нотариусы. Поэтому его лучше либо иметь в 2 экземплярах (один подшить в папку с протоколами/решениями, второй – хранить неподалеку от устава), либо просто не подшивать в папку до новых выборов руководителя.
    Остальные протоколы/решения лучше всего хранить в одной папочке, упорядоченные по дате принятия.
  5. Список участников ООО
    Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников. Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о юридическом лице), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, а так же размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.
    Кстати, совсем недавно Николай Андреев опубликовал отличный образец такого списка.
  6. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № Р51003 (или более старое)
    То самое свидетельство, которое выдают при успешной регистрации компании.
  7. Уведомление или Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  8. Листы записи ЕГРЮЛ по форме № Р50007 и выданные до июля 2013 года Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ
    Обязательно нужно хранить все листы записи в ЕГРЮЛ (и самый первый, и выдаваемые в связи с изменениями), они могу понадобиться у нотариуса и в банке. А вот выписки из ЕГРЮЛ хранить не нужно – у них слишком короткий «срок годности», поэтому проще при необходимости получить новую.
  9. Приказ о вступлении в должность руководителя или о назначении руководителя на должность
    Формально этот приказ относится к документам по кадрам. Но я бы рекомендовала хранить его именно с корпоративными документами в связи со спецификой должности руководителя.
  10. Приказ о назначении главного бухгалтера или о возложении полномочий главного бухгалтера на руководителя
    Этот приказ так же относится к документам по кадрам, но периодически требуется в банках, поэтому лучше хранить его отдельно от остальных кадровых документов.
  11. Информационное письмо Росстата (коды статистики)
    В Москве его можно получить онлайн по адресу http://91.194.112.170/webword/default.aspx. Так как это письмо сейчас получается через интернет, оно вполне может храниться в виде распечатки без печати Росстата. Банки такие письма принимают без вопросов.

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

  1. Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится организация
  2. Правоустанавливающие документы на помещение

Если помещение арендуется

  1. Договор аренды
  2. Акт приема-передачи помещения
  3. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация заверенная арендодателем
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Если помещение является местом жительства руководителя

  1. Гарантийное письмо от собственника
  2. Копия свидетельства о праве собственности на помещение, в котором находится организация, нотариально заверенная собственником
    Предусмотрена п. 1.2 инструкции № 153-И и ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета в банке.

Документы по основной деятельности

  1. Лицензии и разрешения
    Обязательно нужно хранить все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним. Когда закончился срок их действия, эти документы точно не стоит выкидывать. Лучше их подшить и отправить в свой архив, т. к. они ещё могу понадобиться при повторном получении лицензии или разрешения, или при определенных обстоятельствах потребуются в суде.
  2. Подтверждение того, что компания является членом специализированной СРО
    Если компания состоит в СРО.
  3. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам
    Если для выполняемых работ требуются такие допуски. Так же как и лицензии, по тем же причинам все документы, связанные с членством в СРО и полученных допусках, обязательно хранить и после окончания срока их действия или выхода из СРО.
  4. Уведомления о начале деятельности
    Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.
  5. Документы о внесении в Торговый реестр
    Если ООО осуществляетторговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).
  6. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание
    Если в работе используется контрольно-кассовая техника.

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

  1. Трудовые книжки всех работников
    Обязательно хранятся в металлическом сейфе под замком и охраной сурового главбуха. Выдаются только с пристальным испытующим взглядом в глаза работника, тяжелым вздохом и уточняющей фразой «точно надо?», но чаще не выдаются вовсе, т. к. «не положено». И что характерно, выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения, действительно, не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. А сама книжка должна всегда храниться в сейфе бухгалтерии и это правило лучше не нарушать.
  2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
    Статьей 67 Трудового кодекса установлена обязательная письменная форма для трудового договора. Отсутствие трудовых договоров – это стопроцентное основание для штрафа при очередной проверке Инспекции по труду.
    Так же по закону трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах и один экземпляр должен быть отдан работнику. Поэтому желательно попросить работника на вашем экземпляре написать что-то вроде «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата». Это поможет избежать лишних проблем, если работник вдруг решит в суде или в инспекции заявить, что вы ему так и не выдали договор.
  5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
    При приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен со всеми документами, так или иначе касающимися его должности: штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и т. д. Отсутствие подтверждения ознакомления (подписи) обычно приравнивается к неознакомлению и расценивается как нарушение законодательства. Поэтому слово «ознакомлен», подпись и дата должны быть. Вопрос в том, как вести эти листы или журналы. Есть 3 основных варианта:
    1) для каждого работника заводить отдельный лист ознакомления и хранить его в личном деле работника (можно по каждому работнику персонально подтвердить его ознакомление с документами; это удобно, когда нормативная документация компании меняется редко);
    2) прикладывать листы/журналы ознакомления к каждому отдельному положению/инструкции (это удобно в компаниях с большим штатом);
    3) вести один большой журнал ознакомления, где все расписываются за всё (чаще всего такой способ довольно неудобен, зато точно ни одна подпись не потеряется).
  6. Штатное расписание (форма Т-3)
    Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально в кодексе нигде не сказано, что штатное расписание должно быть, но на практике считается, оно ведется в обязательном порядке.
  7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)
    На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным. Но на практике вполне подходит вариант с ведением такого табеля в электронном виде с возможностью распечатать при необходимости (например, в 1С или облачной бухгалтерии).
  8. Правила внутреннего трудового распорядка
    Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.
  9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)
    Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.
  10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска
    Так же как и табель может вестись в электронном виде, хотя листы ознакомления обязательно ведутся в бумажном виде. Но с приходом проверки желательно распечатать и сами графики за 3 последних года.
    А вот уведомления обязательно нужно распечатывать и вручать работникам за 2 недели до начала отпуска. Обязательно сохраните в архиве второй экземпляр с подписью работника о получении (благодарю Натулёк за напоминание про это уведомление).
  11. Личные карточки (форма Т-2)
    Это те самые знакомые ещё с советских времен картонные листы формата А3, распечатанные типографским способом и заботливо заполненные рукой кадровика или бухгалтера. На практике часто ведутся в электронном виде, а зря. Дело в том, что в личных карточках работник расписывается о достоверности личных данных при приеме на работу, в связи с уходом в отпуск, штатными перемещениями в рамках организации и при увольнении. А значит их лучше вести на бумаге, поскольку для придирчивого инспектора личные карточки действующих работников, может быть, и получится распечатать и заполнить за одну ночь, а вот законным способом проставить подписи уже уволенных работников будет проблематично.
    Единственная проблема личных карточек – сложность их заполнения в связи с законодательством о персональных данных. Во-первых, практически половину граф работник с чистой совестью может отказаться заполнять. Во-вторых, десятый пункт первого раздела и сам работодатель ни в коем случае не должен спрашивать, т. к. этот пункт содержит данные о семье работника, а это уже персональные данные членов его семьи, а значит, они могут обрабатываться и храниться организацией только при наличии соответствующего письменного согласия этих лиц.
  12. Приказы и распоряжения.
    Приказы и распоряжения хранятся обязательно. Все. За все время работы организации.
  13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
    Само по себе отсутствие докладной записки двухгодичной давности нарушением не является. Но если на основании этой записки был издан приказ, например, об увольнении работника, то такую записку хранить нужно обязательно, т. к. она при необходимости подтвердит вашу позицию в споре с инспектором, прокурором или в суде.
  14. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
  15. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
    Эти документы относятся скорее к бухгалтерии, нежели непосредственно к кадрам, но так как при проверке Инспекции по труду они могут быть запрошены, упомяну и их в блоке с кадровыми документами.
  16. Документы по аттестации рабочих мест.
    С тех пор как аттестация рабочих мест стала обязательным мероприятием, к слову, воспринимаемым подавляющим большинством руководителей как бессмысленное, но неизбежное зло, итоговые документы аттестации вошли в список бумаг, которые обязательно должны быть в компании. Самостоятельно такую аттестацию проводить нельзя, поэтому писать подробно о перечне документов об аттестации не имеет смысла. Нужно просто хранить всё, что передаст вам специализированная организация.
    Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2013).
  17. Документы по охране труда.
    Список таких документов более чем внушительный, он включает в себя и инструкции, и положения, и журналы инструктажа, и документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, и документы о финансировании мероприятий по охране труда, и сопутствующие акты и приказы… Кроме того, эти документы сильно разняться в зависимости от того, какой деятельностью занимается организация. Поэтому их, как и документы о защите персональных данных, тоже лучше отдать на откуп специалистам.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *