Как распечатать документ с электронной подписью

Основные области применения

Электронный вариант подписи может быть использован для того, чтобы после составления бумаг для арбитражного суда или же подписания договора, у сторон не было сомнений, что в бумагах нет искажений. Существует определенная инструкция использования такого ключа, но сначала гражданину придется пройти процедуру сертифицирования.

Электронная подпись

Сертификат будет являться подтверждением того, что юридическому или физическому лицу принадлежит данная подпись. Существуют специальные удостоверяющие центры, которые уполномочены выдавать сертификаты, если же такого центра нет, следует обратиться к представителям.

Можно выделить два вида ключей:

  • открытого типа;
  • закрытого типа.

Если ключ является закрытым, или же существует пароль для получения доступа к росписи, сообщать код строго запрещено посторонним лицам. Пароль должен знать только владелец, чтобы можно было проверить подлинность установленного шифра на документе.

Изучив положения ФЗ №63, можно увидеть, что существует несколько ЭП:

  • простая. Чаще такой вариант предлагают для физических лиц. Она устанавливается на важных бумагах с помощью специального кода. Код предоставляется гражданину при обращении в удостоверяющий центр;
  • неквалифицированная (усиленная). Чтобы получить такой вариант кода, надо сначала информацию преобразовать с помощью криптографии. Если после написания данные будут изменены, то такой код поможет выявить этот факт. Кроме того, можно идентифицировать личность, которая поставила шифр в документе;
  • квалифицированная (усиленная). Такой вариант практически аналогичен с предыдущим, но используют здесь только специальные коды, которые были сертифицированы ФСБ.

Как ставить электронную подпись на документ

Не многие пользователи знают о том, что создать личную подпись можно даже в обычном файле Ворд. Если возник вопрос, как поставить электронную подпись на документ, то этот процесс не сложен. Стоит рассмотреть, как сделать это в Ворде:

  • сначала следует расположить курсор мышки в том месте, где должна располагаться личная подпись;
  • далее используется меню вставки, в котором пользователь выбирает пункт текста;
  • пользователь должен найти пункт о подписи строки, в списке должна присутствовать строка MS Office;
  • в диалоговое окно вводятся требуемые данные о том лице, которое проводит подпись документа;
  • выбирается скан оригинальной подписи, а затем в поле со значком «х» вводится имя пользователя;
  • после этого печатная версия росписи будет отображена на цифровом файле;
  • если используется планшет, где можно применить рукописный ввод, то ЭП ставится от руки.

Важно! Когда необходимо поставить сразу несколько подписей, в нужном разделе выбирается поле, а затем оформляется для каждого лица отдельно.

Как распечатать документ, содержащий электронную подпись

Сегодня мы активно переходим к «безбумажным технологиям» к обмену документами в электронном виде. Но доверия к сохраненному в электронном виде документу немного… а вдруг сломается компьютер, а вдруг потеряется диск с данными… Для того чтобы «вдруг» не случилось, документы, подписанные электронной подписью, часто распечатывают. Сегодня я в скриншотах опишу, как это сделать, если ваш документ подписан «КриптоАРМ»ом.

Все просто…

1. Открываем программу «КриптоАРМ». В меню «Настройки» выбираем «Управление настройками».

В разделе «Профили» дважды кликаем по нужному профилю.

В разделе «Общие» слева, в окне ставим галочку о добавлении подписи в распечатываемый документ.

2. Далее проверяем подпись документа, который хотим распечатать, следуя шагам мастера.

3. После получения результатов проверки переходим в раздел «Детали».

4. Можно распечатать подпись документа отдельно, нажав на «Печать», или распечатать документ и содержащуюся в нем подпись, перейдя в раздел «Просмотреть».

Подпись при печати отображается примерно так:

Распечатанный таким образом документ можно хранить достаточно долго, однако мы считаем, что электронные документы правильнее хранить в электронном виде.

Для архивного хранения документов в электронном виде мы советуем использовать усовершенствованную подпись. Для этого вам понадобятся два дополнительных модуля TSP Client и OCSP Client, которые проставляют сведения о времени и действительности подписи в ее атрибуты, так что при проверке подписи даже через пару лет она останется валидной.

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа. Теперь давайте поговорим о копиях. Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителев виде заверенной налогоплательщиком копиис отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно. При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

При электронном документообороте надо ли собирать живые подписи работников на приказах?

Ответ на вопрос:

По общему правилу, установленному ст.113 ТК РФ, привлечение к работе в выходной день допускается только с письменного согласия работника.

В настоящее время к собственноручной приравнивается квалифицированная электронная подпись (п.1 ст.6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Между тем Закон об электронной подписи регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами (ст.1 Закона № 63-ФЗ). Трудовой кодекс допускает возможность использования усиленной квалифицированной электронной подписи только при оформлении отношений с дистанционным работником.

Поэтому использование электронной подписи в трудовых отношениях (за исключением дистанционных работников) в настоящее время не допускается.

Подробнее о Электронной трудовой книжке мы писали здесь.

Проставление в программе статуса «ознакомлен» или «согласен» в настоящее время не приравнивается к подписи или письменному согласию.

Отметим, что Минэконоразвития России разработало законопроект, которым предлагается разрешить использовать электронные документы при оформлении трудовых отношений. Соответствующие поправки планируется внести в Трудовой кодекс. Однако до того момента, как будет регламентирован электронный кадровый документооборот, подписи сотрудников или их письменное согласие необходимо получать физически, а не в электронной программе.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Особенности работы с электронными документами

Журнал «Кадровое дело» № 8, Август 2013

Требования к электронному документу

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
– основываться на нормах действующего законодательства;
– создавать документы в пределах своей компетенции;
– соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

У вас не останется вопросов о сроках хранения электронных документов после прочтения статьи по ссылке.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе.

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Электронная подпись в трудовых отношениях

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в отраслевом законодательстве (Трудовом кодексе) обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом1.

Совет

Заранее предусмотрите границы компетенции работника, который подписывает электронные документы, – что он вправе подписывать. В этом случае без ведома руководства сотрудники не превысят свои полномочия

Интересная информация о приказе о внесении изменений в приказ размещена здесь.

Путем обмена электронными документами дистанционный работник может (ч. пятая ст. 312.1, ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ):
– знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
– заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
– обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.

При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:
– экземпляр трудового договора – не позднее трех календарных дней с момента его заключения (ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ);
– бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе – в день прекращения трудового договора (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

Более подробно о приказе о переводе на полную ставку вы можете узнать в статье.

Как получить усиленную квалифицированную подпись

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № «.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Что такое электронный документооборот
Нормативная база для электронного документооборота
Плюсы и минусы электронного документооборота
Основные виды электронных документов
Электронная подпись
Как направлять документы в рамках ЭДО
Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании
Вывод

Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.

Что такое электронный документооборот

При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.

Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.

Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?

Читайте по теме: Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)

Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).

Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:

  1. Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.
  2. Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.
  3. Повышение эффективности работы сотрудников.
  4. Защита от несанкционированного доступа.
  5. Нет необходимости в организации бумажного архива.

Читайте по теме: Как сэкономить время главного бухгалтера

Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:

  1. Возможность утраты данных при сбоях ПО, технических неисправностях, хакерских атаках.
  2. Согласование с контрагентами. Если у организации много партнеров, то высока вероятность, что не все из них согласятся на «безбумажный» регламент работы. Тогда документооборот получится «смешанным», электронно-бумажным, что существенно усложнит его ведение.
  3. Человеческий фактор. Далеко не все сотрудники, привыкшие к традиционному порядку работы с бумагами, смогут легко перейти на ЭДО.
  4. Необходимость существенных материальных затрат на период перехода (приобретение и настройка ПО, покупка новой или модернизация имеющейся компьютерной техники и т.п.).

Основные виды электронных документов

Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.

Когда сделка начинает реализовываться — появляется бухгалтерская «первичка». Из положений п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ вытекает, что организация может перевести в электронный вид любой первичный документ.

Для наиболее распространенных форм налоговики разработали инструкции по «оцифровке». Например, для накладной ТОРГ-12 — это приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, а для счета-фактуры — приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Таким образом, компании могут в онлайн-режиме направлять первичные документы не только своим контрагентам, но и налоговикам, например, если необходимо подтвердить сведения, отраженные в декларациях.

Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.

Пример

Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Что же касается бухгалтерской отчетности, то до 2018 года у бизнесменов был выбор — сдавать ее «на бумаге» или онлайн.

Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).

Электронная подпись

Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:

  1. Простая.
  2. Усиленная неквалифицированная
  3. Усиленная квалифицированная

Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:

  1. Получена с применением средств криптографии, соответствующих требованиям закона № 63-ФЗ.
  2. Дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее документ.
  3. Позволяет отследить изменения в документе.
  4. Ключ проверки указан в специальном сертификате.

Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Если же стороны договора хотят использовать другие (более «слабые») варианты ЭП, то им нужно составить об этом специальное соглашение, подробно отразив в нем все условия документооборота.

Важно!

Если речь идет о бухгалтерских документах, то следует иметь в виду, что, по мнению контролирующих органов, электронная «первичка», составленная с использованием неквалифицированной подписи, не может применяться для налогового учета (письмо Минфина РФ от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

Поэтому подписи «низкого уровня» имеет смысл использовать главным образом при обмене вспомогательной информацией или для внутренних документов компании.

Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.

Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании

Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.

Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.

Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?

Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.

Электронные документы и электронная подпись: что нужно знать бухгалтеру

Эксперт Synerdocs Карина Кассис отвечает на вопросы об ЭЦП для Audit-it

Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера)?

Ответ на этот вопрос можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63 «Об электронной подписи» — в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть — владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).

В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде?

И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2011 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ. Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.

Отдельно отметим, возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде закреплена в гл. 21 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Электронные счета-фактуры составляются по взаимному согласию сторон сделки в соответствии с установленными и обязательными к применению форматами и порядком выставления. Для товарных накладных и актов приемки-сдачи работ также утверждены форматы, которые, в отличие от электронных счетов-фактур, носят рекомендательный характер.

Какие документы можно использовать в электронном виде с применением электронной подписи? Есть ли исключения?

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

На практике, встречаются ситуации, когда законодатель не запрещает работать с документами в электронном виде, но никто не торопиться отказываться от бумаги. Ярким примером служат кадровые документы. Дело в том, что перевести все кадровые документы в электронный вид достаточно сложно. Во-первых, часть таких документов имеет длительный или даже постоянный срок хранения, а вопрос долгосрочного хранения электронных документов пока остается открытым. Во-вторых, кадровые документы напрямую связаны с персональными данными, что влечет за собой особый порядок обеспечения защиты информации и вытекающие из этого предъявляемые законодательством РФ требования.

В связи с этими и некоторыми другими причинами работу с кадровыми документами ведут с применением бумаги.

Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.

Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.

Можно ли заключить договор с контрагентом удаленно, используя ЭП, без предварительного подписания каких-либо соглашений на бумаге?

Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется. Использование любого другого типа электронной подписи (простая или усиленная неквалифицированная) предполагает закрепление выбора подписи, а так же описания всех правил обмена в соглашении между контрагентами на бумаге.

Операторы электронного документооборота, используя в работе квалифицированную электронную подпись либо другой тип подписи, при заключении договора с организацией, подключающейся к их услугам, все же прописывают, какой вид подписи используется, а также уделяют большое внимание правилам обмена. При работе с оператором вам достаточно заключить всего один договор с самой организацией, предоставляющей услуги межкорпоративного электронного обмена.

Если все документы по сделке (договоры, счета-фактуры и др.) существуют только в электронном виде, в каком виде их можно представить по требованию налогового органа?

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы. Рассмотрим оба случая.

Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.

В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.

Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.

ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.

Напоминаем, если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.

Что нужно представить в суд, чтобы подтвердить достоверность электронного документа? Есть ли уже судебная практика, связанная с использованием электронных документов, подписанных ЭП?

Напоминаем, согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), документы, полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств юридически значимые электронные документы, достаточно будет сделать их копии в бумажном виде. Распечатанный документ следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя организации).

Сегодня Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС РФ) работает через онлайн-сервисы «Электронное правосудие». С помощью системы «Мой арбитр» документы можно подавать в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи посредством заполнения форм, размещенных на официальном сайте ВАС РФ. Также можно отправить сканы документов, в этом случае от вас потребуется только регистрация в подсистеме «Электронный страж». Правила подачи документов в арбитражные суды в электронном виде описаны в Справке системы «Мой арбитр».

Что касается судебной практики, показательным примером является Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010. ФАС Волго-Вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.

С полным текстом интервью можно ознакомиться в специальном разделе сайта Audit-it.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *