Как сохранить документ в эксель

Сохранение документа

После работы с документом его следует сохранить на жестком диске или ином носителе.

Чтобы сохранить документ, нужно нажать Кнопку «Office» и в появившемся меню выполнить команду Сохранить как. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа (рис. 1.17) выберите папку, в которую будет сохранена книга, а затем в поле Имя файла введите имя документа.

Рис. 1.17. Диалоговое окно Сохранение документа

Далее следует выполнить один важный шаг. Если в дальнейшем вы будете работать с данным документом только в программе Excel версии 2007, то в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel. Файл будет сохранен с расширением XLSX.

Если данный документ вы планируете открывать и в более ранних версиях Excel, в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel 97-2003. При этом файл будет сохранен с расширением XLS. При этом следует учитывать, что некоторые функции, недоступные в предыдущих версиях программы, будут преобразованы в совместимый формат, но станут недоступными для редактирования. В частности, объекты SmartArt будут преобразованы в обычную растровую графику, то есть вы не сможете изменить стиль этих объектов, надписи и т. д. Однако все формулы, функции и вычисления будут сохранены корректно.

Созданную книгу можно сохранить и в виде шаблона. Допустим, вы подготавливаете однотипные документы (например, отчеты), которые содержат определенный текст, таблицы, форматирование и формулы. Ежемесячно вам нужно менять только данные в этих документах. Можно один раз создать документ, сохранить его в виде шаблона, а затем создавать новый документ на основе данного шаблона. Все, что вам останется, это ввести нужные данные.

Чтобы сохранить книгу как шаблон, нужно в раскрывающемся списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа выбрать пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel 97-2003. Если в книге используются макросы, следует выбрать пункт Шаблон Excel с поддержкой макросов. Созданные вами шаблоны появляются в списке диалогового окна Создание книги.

Чтобы сохранить изменения в ранее сохраненном документе, достаточно нажать кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+S. Документ сохраняется в ранее указанную папку под ранее указанным именем и в ранее указанном формате, при этом диалоговое окно Сохранение документа не появляется.

Перед закрытием документа приложение проверяет его, и если с момента последнего сохранения в нем произошли какие-либо изменения, Excel предложит вам сохранить книгу. Иными словами, в программе имеется защита от случайного закрытия измененного документа.

В процессе работы рекомендуется периодически сохранять документ. Допустим, вы работаете с большим документом и произвели в нем много изменений. Никто не застрахован от скачка электроэнергии или банального зависания компьютера. В этом случае вся работа, которая была вами произведена с момента последнего сохранения, может быть утеряна. Чтобы этого не произошло, следует чаще сохранять документ.

В программе Excel предусмотрена функция автоматического сохранения документа через заданный интервал времени. Чтобы активизировать эту функцию, нужно выполнить следующие действия.

1. Нажмите Кнопку «Office».

2. В появившемся меню нажмите кнопку Параметры Excel.

3. В открывшемся диалоговом окне выберите категорию Сохранение.

4. Установите флажок Автосохранение каждые, а в поле, расположенном правее, укажите интервал автоматического сохранения документа (рис. 1.18).

Рис. 1.18. Установка автоматического сохранения

Программа автоматически будет сохранять все открытые в ней документы через заданный интервал времени. Таким образом, установив интервал автоматического сохранения документа равным, например, пяти минутам, при возникновении ранее указанных неприятностей вы потеряете результат последних пяти минут работы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Новый документ во время его создания находится в памяти компьютера, и, если его не сохранить на диске, то после закрытия приложения (в данном случае Excel) этот документ исчезнет и восстановить его будет невозможно. Иногда документ действительно может быть «одноразовым», т. е. его создают только для того, чтобы воспользоваться им один раз (например, напечатать). Однако, в большинстве случаев созданный документ требуется сохранить для того, чтобы в дальнейшем с ним можно было работать. Кроме этого, как правило, сохранять требуется и уже существующий на диске документ, если в него были внесены изменения. Для сохранения документа следует выполнить одно из следующих действий: — выбрать инструмент Сохранить Щ панели Стандартная; — нажать комбинацию Ctrl+S (Save) или Shift+F12; — выполнить команду Сохранить (Файл).

Если вновь созданный документ сохраняется впервые, то появляется окно сохранения, в котором необходимо: » • 1) выбрать диск, на котором будет сохраняться файл, для чего следует открыть закрытый список Папка и щелкнуть по строке с именем диска; 2) перейти в каталог, в котором будет сохраняться файл; 3) в поле ввода Имя файла ввести имя сохраняемого файла; 4) нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Сохранить. Для перехода в нужный каталог можно использовать следующие приемы: вход в каталог — двойной щелчок по каталогу (по имени или по рисунку) в списке каталогов и файлов; выход из каталога (переход в каталог более высокого уровня) — щелчок по инструменту Вверх или комбинация Alt+2; » возвращение в предыдущий (последний) каталог — щелчок по левой секции инструмента Назад или комбинация Alt+1; » возвращение в один из предыдущих каталогов — щелчок по правой секции инструмента Назад и щелчком выбор каталога в появившемся списке. Расширение файла при вводе имени набирать не обязательно, оно будет присваиваться автоматически. Файл книги Excel будет иметь расширение xls.

Для задания имени сохраняемого файла можно использовать закрытый список Имя файла, в котором сохраняются ранее набиравшиеся имена документов. Свойства форма, при которой перечень представляется в виде списка, а при щелчке по файлу из списка, справа от него появляется краткое описание его свойств (см. п. 3.2.5). Выбор формы представления можно также выполнять, щелкая по левой секции инструмента Вид или нажимая комбинацию Alt+б. Формы представления будут последовательно изменяться. Наиболее часто используемой и удобной является форма Список. Формы Таблица и Свойства применяются по мере необходимости.

Использование же других форм не представляет большого практического интереса.

Newer news items:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *