Как составить штатное расписание

Нужно ли указывать сведения о них в документе?

Говоря о премии в штатном расписании, нужно сначала разобраться, что это за доплаты такие. ТК РФ не даёт определения для этого термина, хотя само по себе словосочетание «штатное расписание» в кодексе и встречается. Тем не менее, на основе содержания нормативных актов можно сделать вывод о том, что штатным расписанием является документ, который определяет:

  1. Численность работников предприятия.
  2. Их распределение по структурным подразделениям.
  3. Размер выплат, полагающихся за труд каждому из сотрудников, занимающих соответствующую должность.

Надо отметить, что последний пункт не всегда обязателен. Из содержания ст. ст. 57, 74 и 180 ТК РФ можно сделать вывод о том, что главная цель ШР – всё-таки закрепить структуру и численность, а размеры окладов могут быть прописаны и в трудовых договорах (индивидуальных или коллективных). Аналогичные выводы можно сделать и из содержания ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Тем не менее, и унифицированная форма №Т-3 (уже не обязательная, но до сих пор широко используемая), и утверждённые на многих предприятиях бланки штатных расписаний предусматривают соответствующую графу в документе. Но если с окладом всё более или менее понятно, то как быть с премиями?

Система премирования предусматривает:

  • Система премирования разрабатывается работодателем самостоятельно (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
  • С момента вступления в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» использование унифицированных форм (таких, как №Т-3) обязательно только для государственных организаций. Коммерческие же могут самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания, включая в неё размер выплат или же не отражая эту информацию нигде.
  • Помимо штатного расписания на предприятии может действовать и утверждённая руководством система премирования. В том случае, если такой документ был принят, указывать размер премии в расписании не обязательно.
  • Тем не менее, в штатном расписании могут быть отражены регулярные выплаты в адрес работника.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: если в штатном расписании указан размер оклада (в виде твёрдой суммы, с привязкой к тарифам и т. д.) – то в нём следует отразить и размер премий, которые сотруднику на этой должности выплачиваются регулярно.

Важно! Нужно иметь в виду, что если премии отражаются в документах предприятия (в штатном расписании, положении, коллективном договоре и т. д.) – у работодателя, по сути, появляется обязанность их выплачивать.

Поэтому если он не готов это делать – отражать их не стоит. Достаточно выплачивать определённые суммы работникам на основании разовых приказов.

Как отразить следующие доплаты?

Единоразовая

В том случае, если премиальные выплаты в организации носят разовый характер, отражать их в штатном расписании или иных документах, фиксирующих условия трудовых отношений, не обязательно.

На заметку. При использовании формы Т-3, работодатель указывает лишь те компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и т. д.), выдающиеся работнику на регулярной основе. Указывать разовую премию в нём не надо.

Если же работодатель принял решение премировать конкретного сотрудника, целый отдел или весь личный состав целиком, то он может это сделать с помощью своего распоряжения, оформленного в виде приказа. Оформляется документ по форме Т-11 или же с помощью бланка, утверждённого на предприятии.

Приказ может выглядеть, к примеру, так: «Иванова Петра Семёновича, слесаря-ремонтника ремонтного цеха ООО «Фортуна», наградить премией в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей за добросовестный труд и проявленную инициативу. Основание: представление начальника ремонтного цеха ООО «Фортуна» Сидорова Т. С. Генеральный директор ООО «Фортуна» Петрова С. М.».

Постоянная

В том же случае, когда премия носит характер не разовой выплаты за единовременное трудовое свершение на рабочем месте, а является регулярной, оформлять следует её другими способами. В этой ситуации она может быть отражена в одной из граф, касающихся выплат и надбавок в штатном расписании. Примеры того, что можно писать в строке для оформления постоянных премий:

  • «Премия в размере 10% от оклада при условии выполнения установленного плана».
  • «Премия в сумме 6 000 (шести тысяч) рублей при условии отсутствия дисциплинарных взысканий в течение месяца».
  • «Премия в соответствии с п. 3.24 Положения о премировании, утверждённого приказом генерального директора ООО «Фортуна» №128-к от 14.05.2015 г.»

Важно! Выбор конкретного варианта остаётся за работодателем и зависит от принятой на предприятии системы оплаты труда – при условии, что она не противоречит действующим нормам ТК РФ и иного трудового законодательства.

Штатное расписание является важным документом во всех отношениях, касающихся трудового взаимодействия работника и работодателя. И хотя после 2013 года указывать в нём порядок оплаты в целом и премию в частности уже не обязательно, на практике такое указание часто делается. Главное при этом – не нарушать требования закона.

Разработка, порядок утверждения и сроки

По поводу разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает. Это способен сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или иным уполномоченным сотрудникам, компетентным в данном вопросе.

В рамках должностных обязанностей к процессу могут быть привлечены кадровые и юридические отделы.

Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:

  1. Название – прописывается наименование структурного подразделения в пределах внутренней иерархии.
  2. Код подразделения – присваивается директором.
  3. Профессия работника в рамках единого тарифного классификатора.
  4. Число штатных сотрудников. Если имеются вакантные должности, эти сведения так же нужно отразить в своде.
  5. Заработная плата – тарифная ставка или должностной оклад, надбавки, премии, доплаты и компенсации с указанием общей денежной суммы выплат в рублях.
  6. Примечания заполняется по внутреннему усмотрению с учетом специфики деятельности предприятия.

Подписывает документ исполнительный сотрудник, а утверждает приказом его главный руководитель. Наличие печати возможно, но не обязательно.

Срок действия документа не имеет временных ограничений до тех пор, пока этого не потребуют происходящие кадровые изменения. Хранится свод, утративший юридическую силу, в течение 3 лет в архиве компании.

Как часто нужно составлять

Дата штатного расписания учреждения – главный показатель, характеризующий временной период его действия в первоначальном варианте.

В норме каждая новая версия оформляется с периодичностью в один календарный год. Если предполагаются преждевременные кадровые смещения, меняется характер и количество единиц, внести дополнения можно в любое подходящее для этого время.

Сроки вносимых поправок регламентируются любым отчетным периодом, циклом продолжительностью 12 месяцев, либо на время, приходящееся на первый день нового промежутка, к примеру, на 6 месяцев или квартал.

Из этого следует, что менять профессию сотрудника, размеры выплат по труду можно неограниченное число раз – законом такие действия не запрещены. А вот необходимость оставления нового штатного расписания на фоне происходящих событий – мера обязательная и подлежит исполнению.

Если ничего в кадровой политике не изменилось, свод по персоналу можно оставить в прежнем виде. При этом вносить поправки после кадровых перестановок считается серьезным нарушением и влечет административную ответственность.

Что делать после утверждения проекта

После утверждения документа проект, по сути, должен стать основным рычагом регулирования всех кадровых вопросов на производстве.

При грамотном заполнении его наличие сделает процесс ведения учета более оптимизированным и мобильным.

С того момента, как механизм действия утвержден и запущен, любые изменения должны четко отображаться в исходном варианте свода путем внесения изменений, поправок и дополнений.

Это касается:

  • реорганизационных мероприятий;
  • оптимизации штатной структуры подразделения;
  • сокращения либо, напротив, расширения персонала сотрудников;
  • законодательных нормативных обновлений.

Все нюансы дублируются в других источниках кадрового учета:

  • личных трудовых книжках работников;
  • карточках штатных единиц.

При этом в обязательном порядке требуется соглашение коллектива (в письменном подтверждении данного решения).

Иногда необходимые записи вносятся и в трудовой договор – в качестве дополнительного соглашения к основному бланку, например, сведения о новой должности, заработной плате.

Если о таких нововведениях сотрудника следует оповестить заблаговременно – по закону на это отводится 60 дней, то в расписание и все сопутствующие документы эта информация вносится на этапе ее официального утверждения руководителем. Основное требование в данном случае – своевременность внесения записей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *