Как выставить счет

Содержание

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?

Счета от ИП (индивидуального предпринимателя) и от ООО (общества с ограниченной ответственностью) отличаются друг от друга только тем, что предприниматель расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.

Бланки счетов на оплату 2018-2019 года

Предлагаем вам бесплатно скачать пустые бланки счетов на оплату, действительные в 2019 году.

Как заполнить бланк счета на оплату?

Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны.

При выставлении счета на оплату в него включают:

  • Номер счета (нумерация ведется с января текущего года) и дату его создания.
  • Название продавца, юридический адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты.
  • Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
  • Данные об услуге или товаре: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
  • Данные об НДС.
  • Срок оплаты счета (при необходимости).
  • Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Таким будет ваш документ

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Как отражать НДС в счете на оплату?

В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.

В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты?

Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.

Сделать и заполнить счет на оплату онлайн бесплатно.

Нужна помощь по выставлению счета или консультация? Получите помощь экспертов бухгалтеров по выставлению счета +7 (800) 500-54-36

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

  • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
  • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
  • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
  • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
  • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

  • полное наименование предприятия,
  • его ИНН,
  • КПП,
  • сведения об обслуживающем счёт банке,
  • реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

  1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
  2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
  3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
  4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
  5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Выставление счета на оплату — правила и порядок

Счет на оплату – это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.
Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает – покупатель или любое лицо по его поручению.
Основная цель этого документа – уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.
Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.
Утвержденной формы счета нет, как нет и законодательно закрепленных правил его оформления, но в практике его использования сложились определенные требования к содержанию.
Реквизиты:
• наличие номера и даты;
• реквизиты продавца;
• наименование покупателя;
• предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);
• ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);
• общая сумма;
• при необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.
Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».
НДС в счете
Если продавец товаров или услуг – плательщик НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.
Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).
Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.
Чем отличаются счета индивидуальных предпринимателей и организаций
Отличия есть, но их немного.
Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация – наименование по уставу.
ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Счет ИП содержит только ИНН, а организации – ИНН и КПП.
Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно ли оплачивать без счета
Можно, без проблем.
Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.
Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.
Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату – тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.
Как передать счет контрагенту
Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.
Самый удобный способ – сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.
Перейдя по ссылке, ваш контрагент попадает на страницу, где отображается выставленный счет и предлагается несколько способов оплаты. Деньги поступят на ваш счет в банке.
Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура – что в них общего
Счет-договор – это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.
В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.
Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счета-фактуры совсем другая функция – подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.
Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Выставление счета на предоплату и постоплату: в чем разница?
Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.
Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.
Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.
Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.
Журнал счетов: нужная опция
Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.
Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.
Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.
Выставление счетов в сервисе «Моё дело»
В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа – и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.
Ссылку на готовый документ можно сразу отправить контрагенту.
Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.
Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.
Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.
Подключитесь – и все узнаете сами.

Когда возникает необходимость выставить счёт?

В законодательстве нет правила, которое запрещало бы проводить сделки вообще без счёта. Обязанность по оформлению документа отсутствует, если в договоре между продавцом и покупателем нет строгого требования.

Покупатель переводит деньги на основании договорённости. Но есть и другие ситуации, когда счёт становится обязательным требованием.

К примеру, при передаче изначально неопределённой суммы от одной стороны второй. При оплате услуг по связи счёт выставляется обязательно. Ведь такие договоры относятся к документам, где отсутствует заранее прописанная сумма.

О том, что такое оферта и для чего она нужна – читайте по ссылке.

Счёт-фактура выставляется в случае совершения операций, облагаемых НДС. Есть и другие ситуации, прописанные в законодательстве.

Обязанность по выставлению счета покупателям или заказчикам перекладывается на:

  1. Организации, которые получили частичную оплату или аванс от заказчиков за реализацию товаров и оказание услуг.
  2. Компании, которые реализуют товары на основе агентского договора. При оформлении его от собственного имени. При этом важно применение общей системы налогообложения.
  3. Фирмы, освобождённые от уплаты НДС.

Пример счета для ООО.

О назначении документа

Основной функцией, выполняемой данным документом, становится возможность ускорить расчёты для контрагентов. Можно сказать, что счёт – предварительная форма соглашения, оформленная документально.

В тексте соглашения указывается конкретная цена на товары. После переходят к оплате со стороны покупателей. Оформляется счёт обычно в единственном экземпляре.

К разновидности документов по хозяйственной деятельности относятся счета в финансовой сфере. Они используются предприятиями, юридическими лицами, которые должны платить НДС.

Счет выставляется после того, как оказаны услуги, предоставлены товары. Без документа часто невозможно подтвердить оплату налогов и акцизных сборов.

В счете иногда покупателей информируют о том, где именно произведён данный товар. Пишут о том, какой номер присвоили таможенной декларации, другие подобные данные.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте проста в составлении. Чтобы не ошибиться, посмотрите образец в этой статье.

Создание двух экземпляров, выписка с использованием строго установленной формы – обязательное требование, в противном случае с покупателя не вычесть НДС только на основании данного документа.

Как правильно выставить счет на оплату?

Любая офисная программа подходит для того, чтобы создать счет. Существуют и онлайн-сервисы, позволяющие подготовить необходимую информацию в Интернете.

Для этого даже не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Есть следующие правила оформления:

  1. Шапка – для размещения личной информации по организациям, индивидуальным предпринимателям.
  2. Далее переходят к банковским реквизитам как у продавцов, так и у покупателей.
  3. Присвоение порядкового номера стало обязательным требованием. Для ИП допустим учёт счетов в общей системе документооборота. А можно вести отдельный учёт, именно для счетов. Тогда им тоже присваивают специальные номера.
  4. Перечень по услугам и выполненным работам обычно имеет табличную форму. Обязательно указание на количество с НДС и величину стоимости. И то, какая сумма в итоге оплачивается.
  5. Допустимо наличие дополнительных сведений. Например, это касается конечного срока для оплаты. Или времени, за которое потребителю нужно отправить полный объём товара.
  6. Завершается всё подписью, печатью ИП. Они не нужны в случаях, когда счёт оформляется в электронном виде.

Если вы решили дать в долг какому-либо человеку крупную сумму денег, то лучше составить договор. Образец договора займа денежных средств вы можете посмотреть .

Правила для ООО

В данном случае счет содержит сведения по:

  1. Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
  2. Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
  3. Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
  4. Номеру, дате выставления документа.
  5. Наименованию организации.

Подпись на документе ставят руководитель с главным бухгалтером. Желательно наличие фирменной печати.

Допустимо присутствие рекламной и другой информации, контактных данных, условий по оплате и поставкам.

Выставляем счет на английском языке

По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.

Слово invoice – обязательный элемент бумаг.

В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:

  1. Платёжные условия.
  2. Итоговую сумму.
  3. Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
  4. Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
  5. Компанию с режимом налогообложения.
  6. Дату выписки документа.
  7. Контактные данных обеих сторон.
  8. Имя и контактные данных конкретного продавца.
  9. Собственный номер, исходящий и входящий.

Как правильно составить заявление на отпуск по уходу за ребёнком – смотрите по ссылке.

Вся информация расписывается максимально подробно. Это важно для зарубежных партнёров. В счетах указывают те же данные, что и в товарных накладных.

Направление счета контрагентам

Отправление по факсу, электронной почте ускоряет общение между продавцом и контрагентом. Чтобы провести оплату, можно предоставить и копию счёта.

Электронные формы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. В этом случае считается, что использована электронная подпись. Логин и пароль от электронной почты передающей стороны становятся главными подтверждениями операции.

Требование оригинала может стать дополнительной страховкой для тех, кто только начинает сотрудничество. Оригиналы выставляются при подписании договора по почте, либо через курьеров.

Если покупка осуществляется через посредников

В данном случае у процедуры имеется ряд особенностей.

  1. Первый шаг – выставление счета-фактуры на посредника, со стороны продавцов.
  2. Посредник использует этот документ, чтобы оформить свой счет, уже на имя заказчика. Номер выставляется в соответствии с хронологией оформления документов. Главное – чтобы все данные соответствовали информации, предоставленной стороной продавца. При этом посредник не вправе предоставлять один сводный документ, если товар приобретается у нескольких продавцов. Наименование организации-посредника тогда будет относиться к дополнительной информации.
  3. Посредник использует вторую часть в журнале по учёту, чтобы зарегистрировать фактуру от продавца. Это правило актуально и для посредников, которые не платят НДС. Но счет не требует регистрации в книге покупок.
  4. Счет-фактура выставляется на имя заказчика, на сумму вознаграждения для посредника.
  5. Заказчик сам регистрирует у себя данный документ.

Пример счета-фактуры для ИП.

С какими ошибками сталкиваются при составлении документа?

Достаточно проанализировать проблемы, с которыми на практике сталкиваются чаще всего:

  • Уполномоченные лица не расшифровывают свои подписи. Такая ошибка исключена только для документов в электронной форме. В электронной подписи данные в необходимом объёме присутствуют изначально.
  • Нарушается пятидневный срок, за который надо выставить фактуру. Обычно это происходит, когда путают время составления со временем выставления. Это происходит из-за того, что в самом законодательстве отсутствует чёткое определение терминов.
  • Неполучение документа в налоговый период, за который к вычету заявлен НДС. Для избавления от этой ошибки необходимо хранить конверты и квитанции. Помогает ведение журнала общей почты.
  • Разные даты ставят на экземплярах для продавца и покупателя. Обычно причина кроется в исправлениях. Если счета-фактуры имеют разные данные, они не могут стать доказательством совершения сделки.
  • Подписи главного бухгалтера, руководителя. В вычете откажут из-за того, что в этом случае часто используются факсимильные подписи.
  • Ошибочно оформленная шапка у счета. Например, допускаются ошибки в реквизитах сторон.

При обнаружении ошибок необходимо своевременно их устранить, используя установленный порядок. Неверные показатели нужно зачеркнуть. И на их месте вписать правильные. Обязательно указать дату, когда были внесены изменения.

Подпись руководителя подтвердит, что изменения соответствуют действительности. Для этого же ставится фирменная печать. Внесение изменений доступно только организации, которая счёт и выставила.

Для чего нужен ИНН и как его получить? Подробная инструкция есть в данном материале.

Вывод

Оптимальное решение – создание стандартного шаблона счетов, с указанием НДС либо без них.

Допустимо наличие нескольких вариантов процедур выставления счета.

Например, когда каждый бланк заполняют заново. Или когда всё-таки создаётся стандартный шаблон для всех денежных операций, подходящих для оформления счета.

Это облегчит работу сотрудникам бухгалтерии. И сократит количество возможных ошибок. А ведь сами ошибки зачастую ведут к появлению серьёзных проблем.

Благодаря автоматизации можно быть уверенным в том, что деньги поступят на правильный счёт. И что они не пропадут в неизвестном направлении. Документация будет оформляться гораздо быстрее, грамотнее.

Чтобы научиться правильно выставлять счета на оплату, посмотрите это видео:

Для того чтобы проконтролировать исполнение обязательств покупателей, организация может выставить счет на оплату. В 1С для этих целей используется документ Счет покупателю, назначение и особенности оформления которого мы рассмотрим в этой статье.

Вы узнаете:

  • о вариантах создания документа;
  • о подробном описании каждого поля;
  • о дополнительных возможностях документа;
  • как осуществляется настройка оформления печатного бланка Счета на оплату.

Способы создания документа

Документ Счет покупателю можно создать:

  • вручную из журнала документов Счета покупателям;
  • по ссылке Периодические счета в журнале документов Счета покупателям;
  • на основании других документов.

Способ № 1. Создание из списка документов

Документ Счет покупателю создается через раздел Продажи – Продажи – Счета покупателям.

По кнопке Создать документ Счет покупателю заполняется вручную пользователем.

Способ № 2. Оформление периодических счетов

Периодические счета можно создать из формы Периодические счета покупателям в разделе Продажи — Продажи – Счета покупателям— ссылка Периодические счета.

В табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются напоминания о создании счета и его параметры.

Все данные табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются справочно, без возможности редактирования.

  • Контрагент — покупатель, которому выставляется счет;
  • Сумма — общая сумма счета;
  • Контактное лицо — контактное лицо контрагента: отображается контактное лицо, у которого установлен признак Использовать как основное;
  • Номер телефона — номер телефона Контрагента;
  • Периодичность — заданная периодичность по выставлению счетов;
  • Дата следующего — планируемая дата выставления следующего счета. Просроченный срок выставления счета подсвечивается красным цветом.
  • Организация — организация, от имени которой выставляется счет.

Для работы с периодическими счетами предусмотрены следующие кнопки:

  • Подготовить счет — автоматически создается заполненный счет на текущую дату, на котором установлен курсор.

  • Изменить дату следующего — позволяет поменять дату выставления периодического счета. Отчет Даты следующего будет уже от новой даты.
  • Пропустить — пропускает следующее выставление счета: Дата следующего «перескакивает» через один период.

Больше не повторять — исключает счет из периодических счетов, т. е. удаляет напоминание о создании следующих счетов из формы Периодические счета покупателям. Для отображения счета снова в периодических счетах, необходимо заново задавать периодичность выставления счета по ссылке Повторять в документе Счет покупателю.

Способ №3. Создание на основании другого документа

Документ Счет покупателю можно ввести на основании документов:

  • Оказание производственных услуг;
  • Реализация (акт, накладная);
  • Отчет комитенту о продажах;
  • Передача ОС в аренду.

Для этого необходимо:

  • открыть список документов, например, Реализация (акт, накладная) в разделе Продажи – Продажи – Реализация (акты, накладные);
  • выделить нужный документ или зайти в документ, нажать кнопку Создать на основании и выбрать Счет покупателю.

Шапка документа

Рассмотрим порядок заполнения шапки документа Счет покупателю.

Номер

В поле Номер выводится порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

От

В поле От вводится дата формирования счета на оплату. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Ссылка Повторять

Если договор заключен не на один период и требуется периодическое выставление счетов, то автоматическое напоминание о необходимости их создания можно задать по ссылке Повторять?.

В новой форме для периодических платежей необходимо:

  • установить флажок Следующий и указать дату формирования следующего счета;
  • в поле и далее указать периодичность напоминаний о выставлении счета. Можно указать:
    • каждый месяц;
    • каждый квартал;
    • каждый год.

Контрагент

В поле Контрагент указывается наименование покупателя, которому выставляется счет. Наименование покупателя выбирается из справочника Контрагенты.

Договор

В поле Договор указывается основание для расчетов с покупателем, которым может быть договор, счет либо иной документ. Основание выбирается из справочника Договоры.

Кнопка Новый

Если с покупателем не заключается договор, а основанием для оплаты будет выписанный счет, то быстро создать Договор для ведения взаиморасчетов в 1С можно по кнопке Новый. В этом случае автоматически будет создан Договор с наименованием «Счет + Номер + от + от», например, Счет 5 от 02.07.2018.

См. также

Скидка

В поле Скидка указывается предоставляется ли скидка покупателю.

Возможны следующие варианты:

  • не предоставлена — указана полная стоимость в счете;
  • на отдельные позиции — скидка учитывается только по отдельным позициям счета;
  • по документу в целом — по всем позициям счета учтена скидка.

Если установлено значение на отдельные позиции, то в табличной части отражаются следующие поля:

  • % скидки;
  • Скидка.

Скидка устанавливается непосредственно в табличной части по каждой позиции в процентном (% скидки) или фиксированном (Скидка) размере, в графе Всего уже отражается сумма со скидкой.

Если установлено значение по документу в целом , то в поле на сумму указывается общая сумма скидки. При этом в табличной части Товары и услуги в графе Всего сумма отражается без учета скидки. Общая сумма с учетом скидки отражается в Строке итогов.

на сумму

В поле на сумму указывается общая сумма скидки по документу.

Отражается на форме только, если в поле Скидка установлено По документу в целом.

Оплата до

В поле Оплата до указывается срок оплаты счета. По умолчанию автоматически устанавливается срок, указанный в Срок оплаты выставленных счетов в Настройках параметров учета в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – ссылка Сроки оплаты покупателями . При необходимости срок оплаты можно изменить вручную.

Нажав на вопрос, можно узнать актуальный срок оплаты или изменить его, перейдя по ссылке Сроки оплаты покупателями.

Статус оплаты

В поле Статус оплаты отображается текущее состояние оплаты счета. Заполнение данного поля помогает контролировать оплату по счету.

Имеет следующие значения:

  • Не оплачен — устанавливается автоматически, при создании документа;
  • Оплачен частично;
  • Оплачен;
  • Отменен.

Статус оплаты изменяется как вручную пользователем, так и автоматически.

Если при проведении документа поступления оплаты от покупателя будет заполнен Счет на оплату, то Статус оплаты в документе Счет покупателю изменится автоматически на Оплачен или Оплачен частично.

Если Счет на оплату не заполнен, то Статус оплаты необходимо поменять вручную.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той из них, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную.

Банковский счет

В поле Банковский счет указывается банковские реквизиты нашей организации, на которые необходимо перечислить оплату, выбирается из справочника Банковские счета.

По умолчанию указывается Банковский счет организации, которому присвоен признак Использовать как основной.

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения ссылки НДС.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

  • Тип цен — наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.

Если Тип цен выбран, то графа Цена будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.

Если Тип цен не выбран, то графа Цена будет проставляться согласно настройке Заполнения цен продажи , установленной в Параметрах учета:

  • из предыдущего документа реализации или счета. Для ТМЦ и услуг, реализуемых впервые, цена реализации не заполнится. Ее нужно установить вручную;
  • из установленной Цена продажи в справочнике Номенклатура.
  • НДС — выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху, либо Документ без НДС (для УСН). Выбранный вариант используется для удобства указания НДС в табличной части.

Поле Валюта становится видимым, если расчеты по договору производятся:

  • в валюте;
  • в у.е.

В поле Валюта указывается валюта, в которой заключен договор. В поле Реализовать по курсу по умолчанию подставляется курс для выбранной валюты, соответствующий дате документа из регистра сведений Курсы валют.

Вкладка Товары и услуги

Рассмотрим заполнение вкладки Товары и услуги табличной части документа Счет покупателю.

Табличная часть вкладки Товары и услуги содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или работ (услуг) из справочника Номенклатура. Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга , то в графе Номенклатура появляется дополнительная графа .

В графе указывается наименование оказываемой услуги. Если значение заполнено, то именно оно будет отражаться в печатных формах.

По умолчанию в графе автоматически отражается полное наименование услуги, указанное в справочнике Номенклатура.

Если для услуги в справочнике Номенклатура задана Периодичность услуги , то в графе автоматически будет добавляться период оказания услуг в зависимости от даты документа.

Количество

В графу Количество вводится количество ТМЦ к оплате.

Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга, то графу Количество можно не заполнять.

Цена

В графе Цена вводится цена за ТМЦ, работы (услуги). Графа может заполняться:

  • автоматически по цене, соответствующей Типу цен по ссылке НДС;
  • автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи;
  • вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

% скидки

В графе % скидки указывается процент скидки по выбранной позиции Номенклатуры.

Графа % скидки отображается, если в поле Скидка шапки документа указано на отдельные позиции.

В графе Скидка автоматически выводится сумма скидки, рассчитанная в процентном исчислении от стоимости ТМЦ (работ, услуг). Данную сумму скидки можно так же установить вручную.

%НДС

В графе %НДС выводится Ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут предоставлены к оплате по указанной ставке НДС.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

НДС

В графе НДС выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС — поле НДС:

  • НДС в сумме;
  • НДС сверху.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

Всего

В графе Всего выводится общая стоимость ТМЦ, услуг, работ с учетом НДС.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

  • Код;
  • Артикул.

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Код в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов.

Узнать подробнее

При выполненных настройках графа Код будет выведена в печатные формы:

  • Счет на оплату;
  • Приложение к договору.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов.

При выполненных настройках графа Артикул будет выведена в печатную форму:

  • Счет на оплату;
  • Приложение к договору.

Вкладка Возвратная тара

Для возможности учета возвратной тары необходимо включить настройку функциональности Возвратная тара.

Табличная часть вкладки Возвратная тара содержит следующие графы.

В графе Номенклатура выбирается наименование возвратной тары из справочника Номенклатура. При этом Вид номенклатуры не должен иметь значение Услуга: тогда такой элемент нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара документа Счет покупателя.

Номенклатура, указанная на вкладке Возвратная тара, не отражается в печатной форме Счет на оплату. Указание возвратной тары в документе Счет покупателю необходимо только для автоматического заполнения вкладки Возвратная тара документа Реализация (акт, накладная).

В графу Количество вводится количество тары, которую покупателю необходимо будет вернуть.

В графе Цена вводится цена залога за тару. Графа может заполняться:

  • автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС;
  • автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи;
  • вручную.

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

В табличную часть вкладки Возвратная тара документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

  • Код;
  • Артикул.

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Графу Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Подвал документа

Ссылка Реквизиты продавца и покупателя

По ссылке Реквизиты продавца и покупателя указываются дополнительные данные, которые могут использоваться для печатной формы и заполнения аналогичных данных в документах отгрузки.

  • Склад — склад отгрузки товаров, в печатной форме счета не отображается. Заполнение поля Склад необходимо для автоматического заполнения аналогичного поля в документах отгрузки.
  • Дополнительные условия — дополнительные условия, прописываемые в бланке Счет на оплату. Автоматически заполняются Дополнительные условия для подстановки в счет, указанные в справочнике Организация.
  • Руководитель — ответственное лицо за подпись Руководителя, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Руководитель из карточки организации.
  • Главный бухгалтер — ответственное лицо за подпись Главного бухгалтера, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Главный бухгалтер из карточки Организации.
  • На основании — основание на право подписи документов, может быть, как приказ, доверенность и т.д. Выбирается из справочника Основание на право подписи документов. Необходимо заполнить, если ответственное лицо не является руководителем (главным бухгалтером).

Изучить подробнее об автоматическом заполнении ответственных лиц в документах

  • Адрес доставки — указывается адрес доставки товаров в печатной форме счета не отображается. Если Адрес доставки заполнен, то он автоматически заполнится в аналогичном поле в документе отгрузки.
  • Ссылка Показать на карте — позволяет посмотреть на карте (Google, Яндекс картах) введенный адрес. Для лучшего определения местоположения на карте рекомендуется указывается адрес как в классификаторе. Если адрес указан некорректно, то отразится примерное местоположение.

Строка итогов

В графе Всего отображается общая сумма документа с учетом НДС и валюта документа. Отображается только если Скидка не предоставлена.

Если есть Скидка (как на отдельные позиции, так и по документу в целом), то поле Всего будет отображаться как Всего со скидкой, где показывается общая сумма документа с учетом скидок.

Если использовалась Скидка по отдельным позициям, то сумма скидки выводится в отдельной графе Скидка строки итогов.

В графе НДС (в т.ч.) проставляется общая сумма НДС по документу.

В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.

Ответственный

В графе Ответственный автоматически подставляется из Списка пользователей пользователь, который зашел в программу и зарегистрировал данный документ.

Печатные формы документа

Из документа Счет покупателя можно сформировать следующие печатные формы:

  • Счет на оплату;
  • Договор;
  • Приложение к договору.

Настройка печатного бланка

В 1С есть возможность гибкой настройки печатной формы Счет на оплату — можно по желанию указать:

  • условия об оплате;
  • дополнительные условия поставки и оплаты;
  • логотип;
  • печать и подписи ответственных лиц.

Давайте посмотрим, что можно изменить в печатной форме без редактирования макета.

Условия об оплате

В счете на оплату можно указать условия об оплате, которые задаются в поле Оплата до.

Если поле Оплата до заполнено, то в печатной форме отражается Оплатить не позднее…

Дополнительные условия в бланке Счет на оплату

Если в счет на оплату необходимо внести дополнительную информацию, например, об условиях отгрузки или доставке товара, то пользователь может ее указать в текстовом виде в справочнике Дополнительные условия и выбрать в поле Дополнительные условия по ссылке Реквизиты продавца и покупателя.

Логотип

Для отображения на печатной форме Счет на оплату логотипа необходимо установить рисунок логотипа в справочнике Организация – раздел Логотип и печать – загрузить Логотип.

Изучить подробнее Сведения об организации

Печать и подписи

Для отображения на бланке Счет на оплату печати и подписи ответственных лиц необходимо установить флажок Подпись и печать и осуществить следующие настройки в справочнике Организации:

В разделе Логотип и печать установить соответствующие рисунки:

  • Печать;
  • Подпись руководителя;
  • Подпись главного бухгалтера.

С загрузкой рисунков более подробно можно ознакомиться по ссылке Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» в справочнике Организация.

Изучить подробнее Сведения об организации

Дополнительные возможности

Заполнение и печать договора

В Счете покупателю можно сформировать и распечатать договор по кнопке Печать – Договор. Для этого предусмотрены типовые шаблоны договоров, заданные в 1С:

  • Договор возмездного оказания услуг;
  • Договор подряда;
  • Договор поставки.

В выбранном шаблоне необходимо заполнить желтые поля и можно распечатывать договор по кнопке Печать.

Организация может добавить свои шаблоны договоров в базу в справочнике Шаблоны договоров.

Анализ оплаты

Благодаря информации, содержащейся в документе Счет покупателю, бухгалтер автоматически сможет сформировать для руководителя отчет, находящийся в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями — Счета, не оплаченные покупателями:

  • отчет Счета, не оплаченные покупателями.

Неоплаченные счета также можно контролировать в журнале документов Счета покупателям по графам Срок оплаты и Оплата.

Просроченный Срок оплаты подсвечивается красным. Кроме того, красным выделяется статус оплаты в графе Оплата, если счет покупателя отгружен и не оплачен или оплачен частично.

Если счет фактически оплачен покупателем, но он «не подцеплен» в документ оплаты, то Статус оплаты автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус или непосредственно в самом документе в поле Статус оплаты.

Также в зависимости от оплаты можно настроить условное форматирование списка

Анализ отгрузки

В журнале документов Счета покупателям по графе Отгрузка можно контролировать отгрузку по счету.

Графа Отгрузка выделяется красным, если оплата по счету прошла, а ТМЦ (работы, услуги) отгружены не были или отгружены частично.

Если по счету фактически прошла отгрузка (реализация), но он «не подцеплен» в документ отгрузки, то Статус отгрузки автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус.

Также в зависимости от отгрузки можно настроить условное форматирование списка

Как выставить счет на оплату от ИП и ООО по безналу

Очень часто отношения между ИП и организациями оформляются счетом на оплату. Одна из сторон выставляет счет клиенту, тот оплачивает его, а затем получает оплаченные товары или услуги. Сегодня статья для тех, кто не знает, что представляет собой счет на оплату и как его выставить.

Сразу хочется отметить, что выставлять счета и вести отчетность очень удобно в специальном сервисе.

Начнем с того, что счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет на покупателя. В счете содержится следующая основная информация:

  • Сведения о продавце – кто выставил счет;
  • Сведения о покупателе – кому этот счет выставлен;
  • Список товаров или услуг, их количество – за что платит покупатель;
  • Цены на товары или услуги, общая сумма – сколько должен заплатить покупатель;
  • Реквизиты расчетного счета продавца – куда должен заплатить покупатель.

По сути, процесс выставления счета происходит следующим образом:

  1. Потенциальный клиент связывается с продавцом, так как желает приобрести его товары/услуги;
  2. Продавец на основании запроса клиента составляет счет на оплату и отправляет его покупателю;
  3. Покупатель оплачивает указанную сумму на расчетный счет в банке продавца;
  4. Продавец проверяет получение оплаты и поставляет товар/оказывает услуги покупателю.

Когда надо выставлять счет

Приведем несколько ситуаций:

  • Между контрагентами есть действующий договор, но в нем отсутствуют конкретные суммы товаров/услуг, их объем и сроки поставки/исполнения. Договор заключается на длительный период и содержит общие положения сотрудничества двух сторон. По мере необходимости в товарах/услугах клиент направляет запрос продавцу, а продавец выставляет ему счет согласно каждому конкретному запросу;
  • Между сторонами нет договорных отношений, а поставку товаров или оказание услуг надо произвести как можно быстрее. В этой ситуации продавец выставляет счет на оплату, а договор оформляется позднее.
  • Счет на оплату выставляется и в случае единоразовой поставки или услуги, когда сторонам нет смысла подписывать договор.

Таким образом, счет на оплату – документ, служащий основанием для осуществления покупателем оплаты продавцу, чтобы получить от него товары или услуги. Обратите внимание, что речь идет о безналичной оплате, поэтому продавец должен иметь расчетный счет в банке.

У счета на оплату нет унифицированной формы, его можно разработать самостоятельно. Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • Наименование юрлица (если это организация) или ИП;
  • ИНН продавца (для юрлиц еще надо указать КПП);
  • Банковские реквизиты, № расчетного счета, лицевого счета, корсчет, название банка и БИК;
  • Перечень товаров/услуг;
  • Итоговую сумму по счету с выделением НДС.

. И там же вы можете скачать примеры заполнения в формате Excel, скриншоты которых мы приведем ниже.

На выделение НДС в счете на оплату обратите особое внимание! Если вы юрлицо или ИП на общем режиме, то в форме счета обязательно должна быть прописана ставка НДС и выделена его сумма. Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС».

Пример оформления счета без НДС:

Пример оформления счета с НДС:

Счет, как мы уже отметили, можно разработать самостоятельно. Его можно сделать в Excel или в Word и использовать созданный файл как шаблон. Счет может быть оформлен как на бланке продавца, так и без него. Для автоматического формирования счетов на оплату можно воспользоваться также бухгалтерскими программами или электронными сервисами.

Счет на оплату обязательно должен иметь порядковый номер. Их новая нумерация начинается с начала каждого года. Вы можете просто нумеровать их по порядку (№ 1, 2, 3, 4 …), а можете использовать специальную нумерацию, хотя она все равно будет порядковой (№ ТТ/16-1, ТТ/16-2 …).

В счете можно указать дополнительные условия оказания услуги или поставки товара, например сроки их выполнения.

На счете ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер. Если счет выставляется ИП, то ставится подпись только ИП. Желательно ставить печать.

Далее отправляется покупателю для оплаты. Оригинал счета можно направить почтой или курьерской службой, для ускорения процесса работы копию счета направляют покупателю электронной почтой или по факсу. Если покупатель согласен с указанными в счете условиями, то он оплачивает его.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *