Какой тип справок имеет трафаретный текст?

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Справки бывают двух разновидностей:

  • служебного характера;
  • личного характера.

Справка служебного характера

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Пример оформления справки

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что действительно работает….» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

Текстовый редактор – это прикладная программа для создания и обработки текстовых документов.

Существую простые текстовые редакторы и текстовые редакторы с расширенными возможностями (текстовые процессоры).

Простой текстовый редактор удобен для создания небольших несложных по структуре и оформлению текстов. Примером простого текстового редактора служит «Блокнот». Наиболее часто этот редактор используется для создания и редактирования файлов с расширением — txt. Многие пользователи используют программу «Блокнот» для оформления Web-страниц.

Текстовый процессор – это текстовый редактор с расширенными возможностями, позволяющий не только печатать тексты, но и выполнять автоматическую проверку правописания, изменять вид и размер шрифта, включать в документ таблицы, картинки, формулы, схемы, чертежи, звуковые фрагменты и многое другое.

Примером текстовых процессоров является Open Office Writer, Microsoft Office Word.

Для подготовки буклетов, брошюр, газет, журналов, и книг используют более мощные профессиональные программы, такие как издательские системы.

Рассмотрим окно текстового процессора Open Office Writer.

6.4 Повторные ссылки

Повторную ссылку на один и тот же документ или его часть приводят в сокращенной форме при условии, что все необходимые библиографические сведения уже указаны в первичной ссылке. Выбранный прием сокращения библиографических сведений используется единообразно для данного текста.

В повторной ссылке, содержащей запись на документ, созданный:
— одним, двумя или тремя авторами, приводят фамилию(и) авторов и заглавие документа, номер тома (части, выпуска и т. п.) и страницы, которые используются в данном тексте;
— четырьмя и более авторами, или на документ, в котором авторы не указаны, приводят заглавие документа, номер тома (части, выпуска и т. п.) и страницы.

Допускается сокращать длинные заглавия, обозначая опускаемые слова многоточием с пробелом до и после.

Внутритекстовые ссылки:

первичная (Васильев С. В. Инновационный маркетинг. М., 2005)

повторная (Васильев С. В. Инновационный маркетинг. С. 62)

Подстрочные ссылки:

первичная 3 Концепция виртуальных миров и научное познание. СПб., 2000. 319 с.

повторная 11 Концепция виртуальных миров … С. 190.

Затекстовые ссылки

первичная 95. Анастасевич В. Г. О библиографии // Улей. 1811. Ч. 1, № 1. С. 14-28.

повторная 108. Анастасевич В. Г. О библиографии. С. 15.

В повторных ссылках на нормативный документ по стандартизации приводят обозначение документа, его номер, включающий дату утверждения, страницы.
Например:

Подстрочные ссылки:

повторная 6 ГОСТ Р 7.0.4-2006. С. 5.

В повторных ссылках на патентный документ приводят обозначение вида документа, его номер, название страны, выдавшей документ, страницы.

Затекстовые ссылки:

повторная 22. Пат. 2187888 Рос. Федерация. С. 2.

При последовательном расположении первичной и повторной ссылок текст повторной ссылки заменяют словами „Там же“ или „Ibid“ (ibidem) для документов на языках, применяющих латинскую графику. В повторной ссылке на другую цитату к словам „Там же“ добавляют номер другой страницы. В повторной ссылке на другой том (часть, выпуск) документа к словам „Там же“ добавляют номер тома (части, выпуска).

Внутритекстовые ссылки:

первичная (Kriesberg L. Constructiv conflicts : from escalation to resolution Lanham. 1998).

повторная (Ibid.).

Подстрочные ссылки:

повторная 19 Там же. С. 68.

При последовательном расположении первичной и повторной ссылки, содержащих аналитическое описание на разные публикации в одном издании, то в повторной ссылке вместо совпадающих сведений приводят слова „Там же“ или „Ibid“ (ibidem) для документов на языках, применяющих латинскую графику.
Например:

Подстрочные ссылки:

первичная 1 Тронов М. В. О влиянии летних снегопадов на режим ледников Алтая // Проблемы гляциологии. Томск, 1962 . Вып. 1. С. 162.

повторная 2 Ивановский Л. Н. Наблюдения над отрогами Алтая // Там же. С. 80.

При непоследовательном расположении первичных и повторных ссылок в повторных ссылках не следующих за первичной ссылкой, указывают только начальные слова библиографического описания, т. е. фамилию (фамилии) одного, двух, трех авторов, а заглавие документа и следующие за ним повторяющиеся элементы заменяют словами „Указ. соч.“ (указанное сочинение), „Цит. соч.“ (цитируемое сочинение), „Op. cit“ (opus citato-цитированный труд) — для документов на языках, применяющих латинскую графику.
В повторной ссылке на другую страницу к словам „Указ. соч.“ добавляют номер страницы, в повторной ссылке на другой том (часть, выпуск и т.п.) документа к словам „Указ. соч.“ добавляют номер тома.
Например:

Подстрочные ссылки:

первичная 1 Пушкин А. С. Домик в Коломне // Полн. собр. соч. : в 10 т. 4-е изд. Л., 1977. Т. 4. С. 236.

повторная 5 Пушкин А. С. Указ. соч. Т. 4. С. 285.

2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов

Унификация текстов служебных документов до последнего времени крайне скупо освещалась в учебной литературе по проблематике делопроизводства и документационного обеспечения управления. Между тем, именно посредством унификации преодолеваются многие препятствия на пути повышения эффективности управленческой деятельности в части ее документационного (делопроизводственного) обеспечения. Начнем, как водится, с определения.

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается*(13):

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

в) максимальная универсализация представления документированной информации;

г) совершенство структуры служебных документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.

В качестве других относительно самостоятельных задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать*(14):

а) упорядочение состава служебных документов предприятия (в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).

В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа необходимо обеспечить неукоснительное соблюдение нескольких принципиально важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:

а) ясность;

б) информативность (информационная емкость);

в) убедительность.

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположением элементов каждого предложения в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов), а также придаточных предложений.

Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимости от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части текста (в предложениях и выводах).

При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить объективному отражению позиции автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (читай — убеждающее) впечатление.

Несколько слов о правовом обеспечении унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в том числе:

а) государственный стандарт РФ (далее — ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее — ОСТ), а также внутренние стандарты предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее — ОКТЭИ, ОКСИ);

в) государственная система документационного обеспечения управления (далее — ГСДОУ);

г) унифицированные системы документации (далее — УСД) и, в частности, унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее — УСОРД);

д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной власти (федеральных, субъектов Федерации и местных);

е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие разделы положений, уставов);

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.

Прежде всего следует в точности определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия (организации, учреждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо также установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в данном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с работниками предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и т.п.). Разумеется, что и для выполнения работы по унификации также должен быть установлен конкретный и при этом обоснованный срок.

Исключительное значение имеет и целевая установка. Важно с самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит «на выходе» ее исполнитель и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.

Наконец, заказчику и исполнителю необходимо иметь ясное представление о средствах и методах технологии выполнения предстоящей работы. При этом следует исходить из того, что практическая унификация текста обычно производится путем последовательного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, возникающих в процессе заключения трудовых договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между документируемыми в тексте трудового договора условиями (содержательной стороной документа) и формой представления соответствующей информации.

Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражающими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта документа и аннотация документа.

В нашем случае карта документа включает перечень и характерные особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дата документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунктов), реквизиты и подписи сторон по договору.

В свою очередь, аннотация документа содержит краткую характеристику целевого (функционального) назначения трудового договора, а также его структуры и содержания (с учетом категории работника, с которым заключен трудовой договор).

Очевидно, что карта и аннотация, составленные на договор с работником, выполняющим свои трудовые функции на общих основаниях (на условиях постоянной занятости в течение полного рабочего дня), будут определенным образом отличаться от аналогичных документов, составленных по результатам изучения трудовых договоров с надомниками, сезонными работниками или с работниками по совместительству. Примеры соответствующих трудовых договоров для большей наглядности представлены в Приложении 3 к настоящему пособию.

Уточним, что для обеспечения наибольшей достоверности результатов работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно не ограничиваться минимальным количеством служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о документе, содержащихся в карте и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б) осуществляется предварительная унификация стилистических средств выражения унифицированного текста;

в) составляется модель унифицированного текста, т.е. его предварительный вариант (версия или версии), требующий последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст — таблица, трафарет — анкета и т.п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных документов.

В дальнейшем составленная форма применяется в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных текстов трудового договора, формы приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов рассматриваются в следующем параграфе.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *