Карточка фонда

Приложение к приказу
Федеральной архивной
службы России
№ 11 от 11 марта 1997 года

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» и Федеральным законом от 25 января 1995 года «Об информации, информатизации и защите информации».

Содержание

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

1.5. В настоящем Регламенте:

  • под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

  • под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

  • под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;

  • под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:

  • централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций – источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц — собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

  • унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

  • динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

  • полнота и достоверность государственного учета.

1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

  • книга учета поступлений документов;

  • списки фондов;

  • описи дел и документов или их разновидности;

  • листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.

1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

2. ПОРЯДОК ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации — система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

2.2. Документами централизованного государственного учета являются:

2.2.1. Паспорт архива на 1 января …. г. (Приложение 1 к Регламенту).

2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).

2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. (Приложение 3 к Регламенту).

2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря …. г., хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту), кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту), научно-техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).

2.2.5. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря …. г. (Приложение 5 к Регламенту).

2.2.6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках.

2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:

  • Паспорт архива на 1 января …. г. (Приложение 1 к Регламенту);

  • Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту);

  • Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. (Приложение 3 к Регламенту)

и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г. ….) вместе с годовым отчетом о работе, федеральные государственные музеи и библиотеки – также 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года. Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г. ….) вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года; при этом карточки фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представляются в 2-х экземплярах.

2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех

  • государственных архивов и их филиалов;

  • районных и городских архивов;

  • государственных музеев и библиотек.

2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.4.2.3. Составляют сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с п. 2.5.5.1. Регламента).

2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2. Регламента) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.4.2.5. Направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации и Сведения об изменениях в составе и объеме их фондов на 1 января …. г., в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

2.4.3. Федеральная архивная служба России:

2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех

  • федеральных государственных архивов и их филиалов;

  • государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;

  • районных и городских архивов;

  • федеральных государственных музеев и библиотек;

  • государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации и сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.1. Регламента).

2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2. Регламента) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук.

2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных пп. 2.2.1. – 2.2.3. Регламента, составляемых в необходимом количестве экземпляров.

2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:

2.5.2.1. Составляет сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также паспорт Архива Российской академии наук 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г.).

2.5.2.2. Направляет сводный паспорт, а также паспорт Архива Российской академии наук в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 15 марта следующего за отчетным года.

2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.

2.5.2.4. Направляет один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в научные и научно-отраслевые архивы Российской академии наук, Архив Российской академии наук, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января …. г. в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта.

2.5.3. Федеральная архивная служба России:

2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и сроки, определенные п. 2.4.1. Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).

2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.5.5.1. Составляют сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации.

2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

2.5.5.3. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.

2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях.

2.6.1. Организации — источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …. г. (Приложение 4, 4а, 4б к Регламенту — в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности этих организаций).

2.6.2. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы на основании представленных паспортов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту) и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования федеральных государственных архивов на 1 декабря …. г. в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. государственными архивами субъектов Российской Федерации и их филиалами, районными и городскими архивами устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.3. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации на основании представленных Сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту) и направляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.4. Федеральная архивная служба России на основании Сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря …. г., представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации и федеральными государственными архивами, составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации на 1 декабря …. г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях.

2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации, Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту, федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд» Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно-исследовательского института гидрометеорологической информации – мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо-геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятия и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны, указанным в п. 2.7.5. Регламента.

2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4. Регламента.

2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества.

2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 года № 1131-р и приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 года № 54.

2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6. Регламента.

3. ПОРЯДОК ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.

3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:

  • юридические лица – по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1. Регламента;

  • физические лица – по форме Приложения 2 к Регламенту.

3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется

3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.

3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.

3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.

Прикрепленный файл Размер
Приложения к Регламенту государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (zip-архив файла в формате RTF) 22.67 КБ

Инструкция по заполнению паспорта архива

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

Состав показателей паспорта

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

  • постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
    организации;
  • постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Скачать (в формате doc)

Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 13 февраля 2001 года N 12

Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного
архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов
и заведующего архивохранилищем государственного архива

В целях совершенствования организации работы по хранению и учету документов

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие примерные:
— положение об архивохранилище государственного архива (приложение 1);
— должностную инструкцию главного хранителя фондов государственного архива (приложение 2),
— должностную инструкцию заведующего архивохранилищем государственного архива (приложение 3).

2. Директорам федеральных государственных архивов организовать в 2001 году разработку на основе примерных новых положений об архивохранилищах и должностных инструкций заведующих архивохранилищами, утвердить их в установленном порядке.

3. Руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовать использовать указанные примерные документы для организации разработки должностных инструкций соответствующих специалистов и положений об архивохранилищах в подведомственных им государственных архивах.

4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.E.) совместно с Управлением организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В.И.):

4.1. Оказать архивным учреждениям необходимую методическую помощь.

4.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего приказа.

Руководитель Росархива
В.П.Козлов

Приложение 1. Примерное положение об архивохранилище государственного архива

Приложение 1
к приказу Росархива
от 13 февраля 2001 года N 12

_______________
Работа архивохранилища, хранящего секретные документы, регламентируется специальной инструкцией.

Общие положения

1.1. Архивохранилище является структурным подразделением государственного архива и входит в состав отдела обеспечения сохранности документов государственного архива.
_______________
Указывается официальное название конкретного архивохранилища.
Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.

1.2. Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.

1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен государственный архив; нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России (Росархива); положениями о государственном архиве и отделе государственного архива, в состав которого входит архивохранилище, приказами архива и настоящим положением.
_______________
Далее — архив.

Состав документов

Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2. Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.

3.3. Учет документов архивохранилища.

3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.

Функции

Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет обособленное хранение:
документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;
страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.

4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов.

4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.

4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.

4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.

4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.

4.7.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.

4.7.3. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

4.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:

4.8.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.

4.8.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.

4.8.3. Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.

4.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.

4.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

4.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
— использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;
— проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
— проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.

4.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.

4.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

4.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

4.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

4.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.

4.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

4.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

4.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.

4.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

4.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.

4.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

4.24. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.

4.25. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

4.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива и отдела, в состав которого входит архивохранилище.

4.27. Вносит по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других научно-совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.

Права

Архивохранилищу предоставляется право:

5.1. Требовать от структурных подразделений архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

5.2. Вносить по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, предложения руководству архива о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.

5.3. Не принимать к исполнению требования:
без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
без визы начальников соответствующих структурных подразделений архива при выдаче документов для проведения работ сотрудниками архива.

5.4. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов при наличии фонда пользования, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами (до окончательного решения вопроса руководством архива).

5.5. Ставить перед отделом обеспечения сохранности документов вопрос о целесообразности приема на государственное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства отдела, в состав которого входит архивохранилище, а также архива предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

Организация работы архивохранилища

6.1. Организационно-методическое руководство работой архивохранилища осуществляет отдел, в состав которого входит архивохранилище; руководство архива дает задания и поручения архивохранилищу через начальника отдела.

6.2. Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с главным хранителем фондов и по представлению начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище.

6.3. Заведующий архивохранилищем организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач, состояние трудовой и производственной дисциплины; распределяет обязанности между работниками архивохранилища, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.

6.4. Прием-передача документов при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом приема-передачи документов.

6.5. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище.

6.6. Архивохранилище организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива.

6.7. Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом документов, задачами и объемом выполняемых в архивохранилище работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.

6.8. Работники архивохранилища назначаются и освобождаются приказами директора архива по представлениям начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище, согласованным с заведующим архивохранилищем.

6.9. Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.

Приложение 2. Примерная должностная инструкция главного хранителя фондов государственного архива

Приложение 2
к приказу Росархива
от 13 февраля 2001 года N 12

_______________
При распределении обязанностей между заместителями директоров федеральных государственных архивов и возложении на одного из них функций организации работы по обеспечению сохранности и государственному учету документов, хранящихся в архиве, целесообразно использовать положения настоящей должностной инструкции.
Должностные обязанности
Организует работу государственного архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов.
_______________
Далее — архив.
Обеспечивает разработку предложений к проектам программ развития архива и их реализацию, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов по профильным направлениям на основе анализа состояния деятельности.
Разрабатывает предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава службы обеспечения сохранности документов архива на основе анализа эффективности трудозатрат, совершенствования нормирования труда.
Принимает участие в определении номенклатуры технических средств для организации хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий и копий фонда пользования.
Участвует в распределении и перераспределении между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов.
Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
— проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных дел;
— проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
— определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию.
По поручению директора архива в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из архивохранилищ.
Организует работу по передаче документов на ответственное хранение.
Руководит работой по государственному учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного государственного учета, своевременность их представления в Росархив.
Принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов.
Руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов.
Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
Руководит научно-методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов, организует их внедрение.
Изучает передовой опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений для организации его внедрения в практику работы архива. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступления специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по проблемам, входящим в его компетенцию.
Решает вопросы повышения квалификации специалистов службы обеспечения сохранности архива, руководит подготовкой программ учебных планов, других методических документов, организует стажировки специалистов.
Организует работу комиссий …
_______________
Указываются названия комиссий, возглавляемых главным хранителем фондов.
Имеет право:
представлять архив по вопросам, относящимся к его компетенции, и по поручению руководства архива — по другим вопросам; возглавлять по указанию директора архива совещательные органы архива; осуществлять деловые контакты с органами управления архивным делом, архивными, научными и другими организациями по вопросам, входящим в его компетенцию, а по поручению руководства архива — по другим вопросам;
получать в установленном порядке от организаций, структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей;
давать в установленном порядке указания структурным подразделениям архива по вопросам, входящим в его компетенцию; указания главного хранителя фондов по вопросам соблюдения требований нормативно-методических документов в части обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов являются обязательными для всех работников архива;
созывать совещания руководителей и специалистов структурных подразделений архива для рассмотрения вопросов, входящих в его компетенцию;
вносить предложения директору архива:
о мерах, способствующих повышению безопасности архива и архивных фондов, обеспечению их сохранности, совершенствованию учета;
об отказе в приеме на хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям, и в выдаче документов из архивохранилища по причинам, предусмотренным нормативными документами.
Должен знать:
Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области сохранения историко-культурного наследия; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), систему планово-отчетной документации учреждений Росархива, нормативы по труду, режимы хранения документов и микроформ страхового фонда, правила работы с ними, порядок их учета, научно-исследовательские и методические разработки, отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы; нормативно-методические документы архива, состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно-справочного аппарата, справочно-информационный фонд архива, средства реализации информационно-поисковых систем, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.
Квалификационные требования:
высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Приложение 3. Примерная должностная инструкция заведующего архивохранилищем государственного архива

Приложение 3
к приказу Росархива
от 13 февраля 2001 года N 12

_______________
Далее — архив.
Должностные обязанности
Осуществляет руководство работой архивохранилища и несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение других задач, возложенных на архивохранилище, своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства, порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище.
Организует работу архивохранилища по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документа, организации их приема на государственное хранение и выдачи из архивохранилища в соответствии с установленными правилами.
Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов отдела, в состав которого входит архивохранилище, принимает участие в их реализации, разрабатывает схемы рационального размещения документов архивохранилища, предложения к планам работы архива по проверке наличия и состояния документов, выявлению уникальных и особо ценных документов и созданию на них страхового фонда, фонда пользования, организации сейфового хранения уникальных документов, улучшению физического состояния документов.
На основе планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, составляет перспективные и текущие планы работы архивохранилища, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход и качество их выполнения. Ведет учет работы и рабочего времени сотрудников, составляет отчеты о работе архивохранилища, проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемых архивохранилищем работ, готовит предложения по совершенствованию нормирования труда.
Обеспечивает соблюдение требований нормативных документов сотрудниками архивохранилища, внедряет в практику работы рациональные формы и методы хранения и улучшения физического состояния документов, организует взаимодействие архивохранилища с другими подразделениями архива.
Контролирует соблюдение в архивохранилище производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда, технике безопасности.
В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты носителя и текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.
В установленном порядке участвует в разработке мероприятий по защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций, и их реализации.
Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов из архивохранилища и своевременный их возврат, в том числе в установленном порядке дает разрешение на выдачу документов из архивохранилища; организует контроль за сохранностью выданных документов.
Организует передачу документов в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния, а также организует и проводит имеющимися в архивохранилище средствами в необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальные и особо ценные документы; организует подготовку их к передаче для страхового копирования.
Обеспечивает учет скопированных документов, а также страхового фонда и фонда пользования, передачу микрокопий на постоянное территориально обособленное хранение.
Организует опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
Участвует в решении вопросов фондирования, проводит целевую экспертизу ценности документов, оформление ее результатов.
Контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ, своевременность их передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в пределах архива) государственный учет документов.
Организует учет документов архивохранилища, в том числе сверку учетных документов архивохранилища с учетными документами централизованного (в пределах архива) государственного учета.
Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ.
Участвует в подготовке нормативных документов и научно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями.
Принимает участие в организации работы по повышению квалификации специалистов службы сохранности.
Имеет право:
представлять архив по поручению директора архива, согласованному с начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище, по вопросам, относящимся к компетенции архивохранилища; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК, комиссии по обеспечению сохранности документов, других совещательных органов архива, конференциях, семинарах по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, участвовать в выполнении договорных работ и платных услуг, выполняемых архивом;
получать в установленном порядке от организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения им должностных обязанностей;
в установленном порядке взаимодействовать с другими архивохранилищами и отделами архива;
в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать:
Конституцию Российской Федерации; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области архивного дела; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), определяющие направления деятельности архива; государственные стандарты на условия и режимы хранения документов и их страховых копий, правила работы государственных архивов, в том числе с различными видами документации, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; научно-исследовательские и методические разработки; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы архивохранилища: нормативно-методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно-справочного аппарата и справочно-информационный фонд архива, средства реализации информационно-поисковых систем; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.
Квалификационные требования:
высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет для лиц с профильным образованием и не менее 5 лет для лиц с непрофильным образованием.

Текст документа сверен по:
рассылка

действует Редакция от 17.11.1997 Подробная информация

Наименование документ ПРИКАЗ Росархива от 17.11.97 N 61 «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА»
Вид документа приказ, инструкция
Принявший орган росархив
Номер документа 61
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 17.11.1997
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус действует
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
Навигатор Примечания

ПРИКАЗ Росархива от 17.11.97 N 61 «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА»

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения паспорта архива — документа централизованного государственного учета, установленного Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден Приказом Росархива N 11 от 11 марта 1997 г., зарегистрирован Минюстом России, регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.).

1. Общие положения

1.1. Паспорт составляется каждым государственным архивом, центром хранения документации, филиалом государственного архива, городским, районным архивом системы Федеральной архивной службы России <*>, государственным музеем, библиотекой, научным архивом системы Российской академии наук.

<*> Далее — архив.

1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 01.01 наступающего года и хранится постоянно.

1.3. Паспорт представляется в вышестоящий орган управления архивным делом для научных архивов системы Российской академии наук и в Архив Российской академии наук в порядке и в сроки, определенные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении, в том числе временном (депозитарном), фондах и документах, включая неописанные, непрофильные, включенные в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, другие акты, но не снятые с учета в установленном порядке, на 1 января года, следующего за отчетным.

1.6. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом, состав и количество находящихся на хранении предметов музейного характера.

1.7. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления, вклейки не допускаются.

2. Состав показателей паспортаРаздел 1. Состав и объем архивных документов

Графа 1 «Количество фондов»

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к «типу фонда» <*> определяется по составу включенных в него документов.

<*> Термин введен условно.

В строке 101 показывается сумма показателей граф 102 — 105;

в строке 102 — количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);

в строке 103 — количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;

в строке 104 — количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;

в строке 105 — количество фондов, содержащих только документы по личному составу;

в строках 106 — 110 — количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.

В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.

Примечание. Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 «Микрофильмы на правах подлинников», а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся, как правило, собственностью иностранных государств.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 — 111.

Графа 2 «Количество ед. хр. (Всего)»

В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы. Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения).

При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в примечании к гр. 2 строки 103.

В строке 101 показывается сумма строк 102 — 105.

В строке 102 показывается суммарное количество ед. хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.

В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед. хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.

При заполнении строк 104 — 111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104 — 111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.

Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш вне зависимости от количества заснятых на нем дел и документов.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 — 111.

Графа 4 «Количество секретных единиц хранения»

В общем паспорте указанная графа не заполняется. Данные представляются в вышестоящий архивный орган специальной почтой.

Графа 5 «Количество учтенных особо ценных единиц хранения»

Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.

Графа 6 «Количество единиц хранения, принятых на временное хранение»

Показывается объем документов, поступивших в архив на временное (депозитарное) хранение на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником документов и архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. При этом следует иметь в виду, что выделенный в самостоятельную графу этот показатель является составной частью показателя графы 2.

Примечание к строке 111. Показывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в строке 111, гр. 2.

Примечание к строке 103. Заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных материалов, как правило, личного происхождения. Показывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103, гр. 2.

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Графа 1 «Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда»

По всем строкам включаются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование в результате целевого проведения этой работы, а также реализации международных договоров. В объяснительной записке оговаривается количество единиц хранения, на которые создан страховой фонд в нецелевом порядке.

Графа 2 «Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования»

Наряду с фондом пользования, созданным одновременно со страховым фондом, в том числе в нецелевом порядке, показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования в процессе научно-информационной деятельности архива, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме.

Графа 3 «Количество кадров негатива страхового фонда»

По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах. В этот показатель не включается количество кадров негативов страхового фонда, переданных архивом в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск). Объем переданного страхового фонда указывается в объяснительной записке.

Графа 4 «Количество единиц хранения страхового фонда»

В строках 201 — 204 показывается через знак «+» количество единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке и количество единиц хранения страхового фонда на микрофишах.

Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма.

Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт.

Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.

По аналогии с порядком заполнения графы 3 количество единиц хранения страхового фонда, переданных в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск), не включается в показатель графы 4, а указывается в объяснительной записке.

Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам

Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных

Графа 1 «Количество описей (книг учета и описания) (Всего)»

Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.

При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных каждым фондообразователем по видам, размерам, цветности фотодокументов (на основании которых проводился их прием), и в книгах учета и описания, то указывается количество книг учета и описания. Описи учитываются только в случаях, если присвоенные по ним учетные номера фотодокументов являются их архивными шифрами.

При необходимости пояснения о принятом в архиве порядке учета фотодокументов и его отражении в паспорте включаются в объяснительную записку.

Графа 2 «Количество описей (книг учета и описания) в полном комплекте»

В строках 301 — 305, 311 показывается количество описей, имеющихся не менее чем в 3-х экземплярах.

В строках 306 — 310 показывается количество описей (книг учета и описания), имеющихся не менее чем в 2-х экземплярах.

Если опись состоит из нескольких томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.

Графа 3 «Количество закаталогизированных фондов»

Во всех строках учитывается количество фондов, прошедших тематическую разработку.

Примечание. Фонд считается прошедшим тематическую разработку, если закаталогизирован полностью или частично, каталожные карточки содержат информацию о документах фонда на разных уровнях обобщения — от части документа до отсылки к целому фонду. Уровень тематической разработки определяется составом и содержанием документов фонда и потребностями в их использовании и фиксируется в картотеке учета состава и состояния НСА архива.

Графа 4 «Количество закаталогизированных единиц хранения / единиц учета»

Указывается количество единиц хранения / единиц учета, прошедших тематическую разработку (по аналогии с учетом количества фондов, прошедших тематическую разработку).

Количество тематически разработанных аудиовизуальных и машиночитаемых документов (строки 306, 308 — 310, 312 / знаменатель) учитывается только в единицах учета.

Графы 5, 6 «Количество составленных карточек. Всего, из них включенных в каталоги»

Учитывается количество карточек, подлежащих включению в систему каталогов архива.

Графа 7 «Создано БД о составе и содержании документов»

БД одного наименования учитывается только один раз.

БД по учету фондов, по ведению списков организаций — источников комплектования архива в графе 7 не учитываются. Сведения о них даются в объяснительной записке к паспорту.

БД по документам нескольких видов показывается в строке, соответствующей преобладающему в ней объему информации о документах определенного вида.

Графа 8 «Информационный объем баз данных»

Учитывается информационный объем БД, показанных в графе 7.

Подраздел 3.2. Справочно-информационные издания

Строка 314 — учитывается общее количество всех изданных (тиражированных) справочников с указанием соответственно в строках 315 — 318 количества таких справочников с разбивкой по видам, при этом учитываются все переиздания справочников.

Раздел 4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

В строке 401 учитывается количество экземпляров книг и брошюр;

в строке 402 — количество подшивок (единиц хранения) газет;

в строке 403 — количество экземпляров журналов;

в строке 404 — количество плакатов, карт, листовок, нот и других видов печатной продукции, учтенной и хранящейся в научно-справочной библиотеке (хранилище печатных изданий).

Раздел 5. Условия хранения документов

В строках 501 — 503 учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений), при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для архивов по типовым или индивидуальным проектам. Количество имеющихся в зданиях хранилищ (изолированных помещений) не указывается.

Если в одном здании размещены архив и другая организация, то часть здания, занимаемая архивом, учитывается как одно здание.

В суммарном паспорте архивов субъекта Российской Федерации здание, в котором располагаются два и более архивов, учитывается как одно, а необходимые пояснения даются в объяснительной записке.

Строка 508 — степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества ед. хр., хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное (депозитарное) хранение, на проектную или расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.

Строки 509 и 510 — показатель оснащенности зданий охранной и пожарной сигнализацией определяется как отношение количества архивных зданий, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу архивных зданий, выраженное в процентах.

Строка 511 — учитываются ед. хр., обеспеченные первичными средствами хранения. Документы, упакованные в бумагу, не показываются.

Отдел обеспечения сохранности
и государственного учета архивных
документов Росархива

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *