Командировки в 1С

В сегодняшней статье затронем тему оформления командировок в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3. Как всегда, мы покажем вам пошаговую инструкцию по работе в программе, а если у вас останутся вопросы о командировках в 1С 8.3, то можете оставлять их в комментариях к статье. Далее мы рассмотрим следующие вопросы:

  • Подраздел «Командировки”
  • Перечень документов
  • Создание документа
  • Расчет среднего заработка
  • Как начислить суточные по командировке
  • Особые территориальные условия
  • Как провести командировку
  • Совмещение должностей
  • Выплата командировочных
  • Расчет удержаний
  • Приказ на командировку
  • Создание табеля
  • Оплата выходных дней в командировке
  • Командировка на неполный рабочий день

Содержание

Открываем подраздел «Командировки”

Откройте программу, в разделе «Зарплата” перейдите в «Командировки”.

Важно! Чтобы позиция «Командировки” была активной, вам необходимо в изначальных настройках расчёта ЗП поставить соответственный флажок.

Перечень документов

В разделе «Зарплата Командировки” перед вами откроется форма перечня документов.

Создание документа

Посмотрите, в программе для создания документа предусмотрены 2 кнопки. По 1-ой кнопке создаётся документ для расчёта оплаты командировки для 1-го сотрудника.

Расчет среднего заработка

Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник «Сотрудника” и выбираем нужного нам.

Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.

В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе «Командировка”.

Как начислить суточные по командировке

Чтобы ознакомиться с подробным расчётом, перейдите на вкладку «Начислено (подробно)”.

Особые территориальные условия

Если сотрудник отправляется в особые территориальные условия, то на вкладке «Стаж ПФР” вам необходимо заполнить графу «Территориальные условия”.

Печать

Чтобы вывести печатную форму, вам предварительно нужно заполнить вкладку «Дополнительно”. На этой вкладке вам нужно заполнить следующие данные: место командировки, количество дней, основание, цель и финансирование поездки.

Как провести командировку

Когда все необходимые данные будут заполнены, проводим документ. Кроме того, на основании данного документа вы можете пустить в печать приказ о командировке, все расчёты, командировочное удостоверение и служебное задание (последние 2 пункта с 2015 года оформлять не обязательно).

Совмещение должностей

В случае, если в вашей компании практикуется совмещение должностей (и это указано в программе 1С ЗУП 8), то по документу «Командировка” вы можете создать документ «Совмещение должностей”. Это позволит вам назначит доплату тому сотруднику, который будет исполнять рабочие обязанности того, кто отправился в служебную командировку.

Совместительство

Или может быть ситуация, когда работник, который уехал в командировку, имеет совместительство. В документе ставится гиперссылка, которая позволяет оформить его отсутствие.

Выплата командировочных

Если вы выбираете выплату в межрасчётный период, то осуществить эту операцию можно по кнопке «Выплатить”. В остальных случаях выплата выполняется вместе с ЗП.

Расчет удержаний

Если вы выбираете такой выбор выплаты, то при этом будет производиться расчёт удержаний. Тоже самое будет происходить и при виде выплаты «С авансом”. Чтобы посмотреть подробности расчёта и удержаний, нажмите на «карандаш” в правом углу.

Приказ на командировку

По кнопке «Т-9а” мы переходим к формированию приказа на командировку сразу нескольких работников.

Создание табеля

Заполнение документа осуществляется по кнопке «Добавить”. При добавлении информации в табличную часть документа в последней колонке «Учёт отсутствий и начислений” данные отобразятся в виде гиперссылки. В указанном примере по 1-му работнику отсутствия учтены. поскольку по нему уже добавлен документ «Командировка”, а по 2-му сотруднику ещё нет. Таким образом получается, что необходимо по каждому командированному работнику оформлять отдельный документ «Командировка”.

Оплата выходных дней в командировке

Если командировка приходится на выходной день, и сотрудник при этом работал, тогда необходимо внести информацию в документ «Оплата праздничных и выходных дней”. Рабочие дни, которые работник провёл в командировке, в табеле обозначаются буквой «К”.

На главной вкладке документа «Командировка” вы можете поставить флажок напротив позиции о внутрисменной командировке. Это позволит вам внести информацию о командировке на неполный рабочий день

Командировка на неполный рабочий день (внутрисменная)

В табеле учёта это будет выглядеть так:

Таким образом, вы оформили и рассчитали оплату работника, направленного в командировку, и отразили в программе 1С ЗУП.

Источник: УчётБезЗабот

Начиная с версии 3.0.68 во всех вариантах поставки «1С:Бухгалтерии 8» поддерживается интеграция с сервисом Smartway, предназначенным для планирования и организации деловых поездок в режиме онлайн. Приобретенные через сервис Smartway электронные проездные билеты передаются в программу автоматически. Помимо этого, в версии 3.0.68 появилась новая форма авансового отчета — «Авансовый отчет по командировке». О том, как новые возможности программы помогают упростить учет командировок, рассказывают эксперты 1С.

Учет электронных билетов

Несмотря на то, что электронные проездные документы появились давно, порядок их учета действующим законодательством не регламентирован.

На практике сложились два основных способа учета электронных билетов в бухгалтерском учете (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

  • в качестве денежных документов, учитываемых на счете 50.03 «Денежные документы» (электронные проездные документы являются бланками строгой отчетности и обладают необходимыми признаками денежных документов);
  • в качестве предоплаты услуг перевозчика с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Организация самостоятельно должна определить порядок учета электронных билетов и закрепить его в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются оба варианта учета электронных билетов.

Примечание
Об учете электронных проездных билетов см. в статье «Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8″».

Методика учета электронных проездных билетов в качестве денежных документов достаточно трудоемкая. Чтобы отразить «жизненный цикл» электронного билета с момента его приобретения и до момента списания его стоимости в расходы, в программе следует выполнить следующую последовательность действий:

  1. Зарегистрировать покупку билета для сотрудника с помощью документа Поступление денежных документов и на закладке Денежные документы указать реквизиты билета.
  2. Зарегистрировать передачу билета сотруднику с помощью документа Выдача денежных документов и на закладке Денежные документы указать реквизиты билета.
  3. По возвращении сотрудника из командировки в документе Авансовый отчет указать выданный билет на закладке Авансы в качестве выданного аванса подотчетному лицу.
  4. Учесть стоимость билета в расходах: реквизиты билета и его стоимость учетом НДС следует отразить на закладке Прочее документа Авансовый отчет.

Таким образом, описанная схема учета предполагает отражение одного и того же проездного билета в нескольких документах и закладках. Еще больше осложняет учет ситуация, когда билеты приобретаются через специализированное транспортное агентство (через посредника).

В этом случае следует учитывать технические особенности расчетов с посредником и использовать в программе разные виды договоров:

  • Прочее — для оплаты и получения билетов в качестве денежных документов;
  • С поставщиком — для оплаты и отражения вознаграждения посредника (сервисного сбора).

Учет электронных билетов в качестве предоплаты услуг перевозчика на первый взгляд кажется более простым вариантом. В этом случае стоимость проездных документов можно учитывать в командировочных расходах, используя документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги. Но признавать командировочные расходы следует на дату авансового отчета. Значит, при таком варианте учета необходимо каким-то образом контролировать взаимосвязь приобретенных билетов и авансовых отчетов по сотрудникам и по датам.

Учитывая, что оформление деловых поездок является неотъемлемой частью бизнес-процессов многих компаний, оптимизация процесса учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» стала одной из приоритетных задач, решение которой велось параллельно по двум направлениям:

  • интеграция с сервисом Smartway.
  • упрощение формы авансового отчета.

Интеграция 1С:Бухгалтерии с сервисом Smartway

— это онлайн-сервис, предназначенный для планирования и организации деловых поездок, который включает следующие возможности:

  • поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты;
  • мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн;
  • удобные инструменты для согласования маршрута и бюджета командировок внутри предприятия;
  • онлайн-доступ к подтверждающим документам для бухгалтерии;
  • историю и статистику поездок по всем сотрудникам организации.

Smartway снижает затраты компании и помогает управлять командировками. Удобное приложение работает в браузере без платы за подключение и обслуживание.

Начиная с версии 3.0.65 в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» была поддержана интеграция с сервисом Smartway.

В «1С:Бухгалтерии 8» интеграция доступна начиная с версии 3.0.68.

Примечание
Здесь и далее по тексту под «1С:Бухгалтерией 8» понимаются все варианты поставки (КОРП, ПРОФ, базовая, включая программы, созданные на основе базовой версии).

Настройки интеграции со Smartway выполняются в форме Получение данных Smartway (раздел Администрирование) по кнопке Включить. Программа предложит код (рис. 1), который следует скопировать и передать в Smartway.

Рис. 1. Настройка интеграции с сервисом Smartway

В разделе Настройки сервиса Smartway потребуется установить флаг Включить интеграцию с 1С:Бухгалтерией, указать скопированный код и сохранить выполненные настройки (рис. 2).

Рис. 2. Настройки интеграции с «1С:Бухгалтерией»

В форме Получение данных Smartway «1С:Бухгалтерии 8» появится сообщение: Получение данных включено. Теперь информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически без участия пользователей.

Со всеми поставщиками гостиничных услуг, приобретаемых через сервис Smartway, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Подтверждающие документы, которые потребуются бухгалтерии для оформления командировок (счета, акты и счета-фактуры), ООО «СМАРТВЭЙ» выставляет от своего имени, что значительно упрощает документооборот.

Пакеты документов хранятся в разделе Отчетность сервиса Smartway и доступны онлайн в любой момент. Счета, акты и счета-фактуры можно скачать в формате .pdf или .xlsx или получить на адрес электронной почты, указанный в личном кабинете. Оригиналы документов высылаются почтой. За свои услуги ООО «СМАРТВЭЙ» взимает абонентскую плату. Документы на нее также доступны в разделе Отчетность.

Альтернатива денежным документам

В рамках интеграции с сервисом Smartway начиная с версии 3.0.65 в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» (начиная с версии 3.0.68 — в «1С:Бухгалтерии 8») произошли следующие изменения:

  1. Появился новый объект программы — Билет (элемент справочника Билеты), который представляет собой альтернативу денежному документу (рис. 3).

Рис. 3. Новый объект программы — «Билет»

  1. В плане счетов программы к счету 76 открыт новый субсчет 76.14 «Приобретение билетов для командировок», который предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
  2. В документе Авансовый отчет появилась отдельная закладка Билеты, где отражается список билетов, приобретенных для подотчетного лица (реквизиты электронного билета теперь можно указывать в одном ресурсе вместо четырех). Билеты автоматически загружаются из сервиса Smartway, который поставляет всю необходимую информацию по датам и суммам, включая НДС (рис. 4). Таким образом, стоимость проезда включается в расходы на дату авансового отчета.

Рис. 4. Отражение билетов в авансовом отчете

Обратите внимание, что доступ к билетам возможен только при включенной интеграции со Smartway (без Smartway билеты скрыты).

Упрощение авансового отчета

Документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса) предназначен для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет (возмещаемых расходов сотрудника). Авансовый отчет представляет собой многостраничный документ и позволяет отражать через подотчетное лицо:

  • приобретение товаров и материалов;
  • получение возвратной тары у поставщиков;
  • оплату денежных средств поставщикам;
  • расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
  • командировочные расходы.

Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, была разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке.

Авансовый отчет по командировке предусматривает простой сценарий работы:

  • в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
  • все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли и для целей налога, уплачиваемого при применении УСН с объектом «доходы минус расходы»;
  • подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.

Новая форма документа (рис. 5) доступна во всех вариантах поставки «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.68 независимо от настроенной интеграции со Smartway. При этом «классический вариант» документа Авансовый отчет остается в программе и может применяться пользователями, у которых в авансовом отчете, помимо командировочных расходов, отражаются иные операции (приобретение товаров и материалов и др.). Равно как и остается возможность учитывать проездные документы (в т. ч. и электронные) в качестве денежных документов для тех пользователей, кому это удобно.

Рис. 5. Авансовый отчет по командировке

Документ Авансовый отчет по командировке имеет следующие особенности:

  • по имени сотрудника и по дате авансового отчета автоматически подбираются билеты, загруженные из Smartway. Просмотр отобранных билетов доступен по гиперссылке, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией:;
  • на основании периода командировки выполняется автоматический расчет суточных, исходя из нормы. Программа анализирует, какая норма для командировок по РФ и для загранкомандировок чаще указывалась для последних 5 командировок по организации, — ее и подставляет. Если такой статистики нет, то используются нормы 700 руб./день для командировок по России и 2 500 руб./день для загранкомандировок, то есть предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ. По гиперссылке Суточные можно перейти в одноименную форму и указать иной размер суточных, установленный организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте. При превышении норматива суточных программа выведет в форме сумму, с которой нужно удержать НДФЛ и начислить взносы (указанные действия программа автоматически не выполнит, для этого нужно внести специальный документ);
  • документы выплаты авансов подбираются автоматически. По гиперссылке Аванс можно перейти в форму Выданные авансы для просмотра соответствующих документов;
  • поскольку основные расходы подтверждены документами, полученными из Smartway, от пользователя потребуется минимум дополнительных сведений, которые следует указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами. К таким расходам относятся, например, стоимость проезда на такси, аэроэкспрессе и т. п. Здесь же указываются расходы по найму жилого помещения, которое сотрудник оплатил самостоятельно (без привлечения сервиса Smartway). Таким образом, вся информация документа Авансовый отчет по командировке размещается на одной странице (против пяти закладок документа Авансовый отчет);
  • взаиморасчеты с подотчетным лицом отражаются в наглядной форме контрольных итогов, где понесенные расходы детализируются на суточные и другие расходы сотрудника, подтвержденные документами. Стоимость билетов, загруженных из сервиса Smartway, учитывается обособленно на счете 76.14, поэтому не включается в возмещаемые расходы сотрудника;
  • указание счета и аналитики затрат в явном виде для учета командировочных расходов в форме документа не предусмотрено. В качестве счета затрат подставляется счет, указанный в поле Основной счет учета затрат регистра сведений Учетная политика. В карточке статьи Командировочные расходы (справочник Статьи затрат) в поле Использование по умолчанию следует выбрать значение Документ «Авансовый отчет» (командировочные расходы).

Рассмотрим новые упрощенные возможности учета командировок на примере.

Пример

Организация ООО «Вектор» (ОСНО, плательщик НДС) направляет сотрудника в командировку в г. Санкт-Петербург с 20.12.2018 по 25.12.2018 (на 6 дней). Размер суточных, согласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 4 200 руб.

С помощью онлайн-сервиса Smartway организация забронировала и оплатила электронные авиабилеты в г. Санкт-Петербург и обратно, а также проживание командированного сотрудника в отеле.

Стоимость авиабилета по маршруту Москва — Санкт-Петербург — Москва составляет 8 900 руб. (в т. ч. НДС 10 %). Сумма НДС выделена в билете отдельной строкой и составляет 763,64 руб.

Стоимость проживания в отеле составляет 10 000 руб. (без НДС).

В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как предоплата услуг перевозчика.

По возвращении из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочные талоны и чек на услуги такси на сумму 500 руб. (без НДС).

Организация получила документы, подтверждающие проживание командированного лица в отеле, а также расчетные документы от ООО «СМАРТВЭЙ» на сумму сервисного сбора.

Для учета расчетов с поставщиками организация использует счета, установленные в программе по умолчанию (60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 60.02 «Расчеты по авансам выданным»). Счета расчетов можно изменить, добавив настройку в регистр Счета учета расчетов с контрагентами (раздел Справочники — Контрагенты — Счета расчетов с контрагентами).

Предположим, что после заключения договора с ООО «СМАРТВЭЙ» организация перечислила в его адрес авансовый платеж в сумме 100 000 руб. Оплата в адрес ООО «СМАРТВЭЙ» регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком). При проведении документа сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 60.02 Кредит 51 — на сумму авансового платежа (100 000 руб.).

Для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренном примере разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. При проведении документа Списание с расчетного счета формируется запись регистра бухгалтерии:

Дебет 71.01 Кредит 51 — на сумму денежных средств, выданных под отчет (4 200 руб.).

Приобретенные через онлайн-сервис Smartway электронные билеты передаются в «1С:Бухгалтерию 8». Будучи элементами справочника, Билеты проводок не формируют, но их покупка автоматически отражается служебными документами вида Операция с билетом, которые формируют проводки:

Дебет 60.01 Кредит 60.02 — на сумму зачета аванса поставщику (8 900 руб.); Дебет 76.14 Кредит 60.01 — на сумму купленных билетов (8 900 руб.).

Если в программе ведется аналитический учет по подразделениям (такая возможность поддерживается только в «1С:Бухгалтерии 8 КОРП»), то в проводках по счету 76.14 подставляется то подразделение, которое пользователь указывает вручную в документе Билет.

Просмотр операций с билетом доступен из любых стандартных отчетов, например из оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 или 76.14.

По возвращении из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет по командировке (рис. 5).

Рис. 5. Авансовый отчет по командировке

Допустим, в качестве основного счета затрат в учете организации используется счет 26 «Общехозяйственные расходы». Тогда на дату Авансового отчета по командировке при его проведении формируются проводки:

Дебет 26 Кредит 71.01 — на стоимость проезда на такси (500 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 — на сумму суточных (4 200 руб.); Дебет 26 Кредит 76.14 — на стоимость билетов без учета НДС (8 136,36 руб.); Дебет 19.04 Кредит 76.14 — на сумму НДС (763,64 руб.).

Помимо записей регистра бухгалтерии вводится запись в регистр НДС предъявленный.

Одновременно в учетной системе на основании авансового отчета автоматически регистрируются документы вида Счет-фактура (бланк строгой отчетности) с установленным флагом Отразить вычет НДС в книге покупок. На дату авансового отчета отражается вычет НДС:

Дебет 68.02 Кредит 19.04 — на сумму НДС (763,64 руб.). Помимо бухгалтерских проводок формируются записи регистров НДС покупки и НДС предъявленный.

В документе Авансовый отчет (в том числе и в его простой форме Авансовый отчет по командировке) по кнопке Печать доступна печатная форма АО-1 (см. постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55). На рисунке 6 представлена лицевая сторона печатной формы авансового отчета, а на рисунке 7 — обратная сторона.

Рис. 6. Лицевая сторона печатной формы авансового отчета

Рис. 7. Обратная сторона печатной формы авансового отчета

В поле Приложение ___ документов нужно указать количество документов, которое предоставляет подотчетное лицо, включая посадочные талоны и чек на такси.

С помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом Услуги организация учитывает стоимость проживания в отеле в командировочных расходах. При проведении документа формируются проводки:

Дебет 60.01 Кредит 60.02 — на сумму зачета аванса поставщику (10 000 руб.); Дебет 26 Кредит 60.01 — на стоимость проживания в отеле (10 000 руб.).

Стоимость сервисного сбора также отражается документом Поступление (акт, накладная) с видом Услуги и учитывается в прочих расходах.

Проконтролировать состояние взаиморасчетов с подотчетным лицом, с ООО «СМАРТВЭЙ», а также состояние расчетов по приобретенным билетам можно с помощью стандартных отчетов программы, например с помощью Оборотно-сальдовой ведомости по счету (71.01, 60, 76.14).

Интеграция с сервисом Smartway и упрощение авансового отчета позволяют минимизировать ручной труд и вывести процесс учета командировок на новый уровень автоматизации.

1С:ИТС

Об оформлении авансовых отчетов , а также см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Опубликовано 04.12.2015 10:54 Просмотров: 26885

Почти ни один бухгалтер в своей работе не обходится без оформления направлений сотрудников в служебные командировки. Такая поездка работника может повлечь за собой не только регистрацию и расчет оплаты, но и вызвать определенные вопросы, например, когда командировка совпала с выходным днем. Подобные случаи встречаются достаточно часто, тем самым обеспечивая бухгалтеру некоторые трудности при оформлении и учете командировок в 1С. Попытаемся в этой статье разобраться, каким образом строится работа с командировками в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0.

Итак, в разделе «Зарплата» есть пункт «Командировки».

Данный пункт будет активным, если в первоначальных настройках расчета зарплаты проставлен флажок в соответствующей позиции.

Для работы с документом «Командировка» достаточно одного флажка. Второй флажок, который касается внутрисменного отсутствия, требуется в случае, когда, например, сотрудник часть дня был в командировке, а оставшееся рабочее время находился в офисе.

Вернемся в раздел «Зарплата», по обращению к пункту «Командировки» открывается форма списка документов.

Можем заметить, что присутствуют две кнопки с функцией создания. С помощью первой кнопки создается документ для регистрации и расчета оплаты командировки одного сотрудника.

Месяц указываем тот, в котором будут регистрироваться расчеты, отраженные в данном документе, по умолчанию проставляется текущий месяц. Не забываем, что дата используется в печатных формах. Из справочника «Сотрудники» выбираем нужного.

Так закладка «Главное» выглядит, при условии, что в настройках отсутствует «галочка», отвечающая за внутрисменную командировку. Требуется задать начало и окончание командировки. В случае ведения в программе штатного расписания, доступна возможность освобождения ставки на период отсутствия по средством установки флажка. Автоматически, используя предшествующие данные о заработке, рассчитывается средний заработок и начисление. Необходимо определиться как будет происходить выплата, из предложенных вариантов, выбирается подходящий.

Когда служебная поездка заканчивается не в этом месяце, а в следующих, программа позволяет определить, каким образом планируется оплата целиком или помесячно. Выбирая второй вариант, обеспечиваем начисление этим документом только за текущий месяц, расчет оплаты за остальные месяца будет происходить при начислении зарплаты. Средний заработок для подобных расчетов в дальнейшем соответствует значению, полученному в документе «Командировка».

При переходе на закладку «Начислено (подробно)», можем посмотреть детальный расчет с указанием количества отработанных дней.

На закладке «Стаж ПФР» доступно для заполнения единственное поле «Территориальные условия», которое заполняется из одноименного справочника. Используется в том случае, когда сотрудник отправляется в особые территориальные условия.

Для печатных форм требуется заполнение закладки «Дополнительно», вносим информацию о том, куда был отправлен сотрудник, сколько дней провел в пути, основание, финансирование и цель поездки.

После заполнения документ записываем и проводим. Имеем возможность из данного документа распечатать приказ о направлении и расчеты, также командировочное удостоверение и служебное задание. Две последние позиции с 2015 года оформлять не требуется.

Если в организации принято совмещение должностей и это отмечено в настройках программы, то на основании документа «Командировка» возможно создание документа «Совмещение должностей», чтобы назначить доплату тому, кто будет, например, исполнять обязанности сотрудника, уехавшего в командировку.

Либо другая ситуация: командированный сотрудник имеет совместительство, тогда прямо в этом документе появляется гиперссылка для оформления его отсутствия как совместителя.

Кнопка «Выплатить» приходит в действие в случае выбора выплаты в межрасчетный период, ведь в других случаях выплата осуществляется вместе с зарплатой.

Также можем заметить, что при таком выборе выплаты происходит расчет удержаний. Аналогичную картину наблюдаем при выборе «С авансом». По «карандашику» открываются подробности расчета удержаний и среднего заработка.

Выше было рассмотрено заполнение документа «Командировка» по кнопке «Создать», при нажатии на кнопку «Создать Т-9а» мы обратимся к формированию приказа на командировки нескольких сотрудников одновременно.

Заполнение происходит по кнопке «Добавить». В ходе внесения данных в табличную часть получим в последней колонке «Учет отсутствий и начислений» информацию в виде гиперссылки. Как видим, в нашем примере по первому сотруднику отсутствия учтены, так как для него уже внесен документ «Командировка», а по второму требуется оформить. То есть для завершения оформления командировок, чтобы рассчитать зарплату в этот период, необходимо по каждому командированному сотруднику внести отдельный документ «Командировка» по гиперссылке.

Теперь затронем некоторые сложные обстоятельства. Что делать когда командировка приходится на выходной день? Рабочие и выходные дни сотрудника, находящегося в командировке, определяются также по графику основного места работы. Из этого следует, что если в выходные дни в командировке сотрудник отдыхал, то и в программу нет надобности что-то вносить. Если же он работал в эти дни, тогда вносим документ «Оплата праздничных и выходных дней».

Те рабочие дни, которые сотрудник провел в командировке отражаются в табеле буквой «К».

Что касается внутрисменной командировки, о которой упоминалось в начале, когда говорилось о постановке флажков в учете отсутствий. То, при наличии как раз второго флажка, на главной закладке документа «Командировка» появляется возможность внести данные о командировке на неполный день.

В итоге в табеле учета рабочего времени увидим следующую комбинацию:

Так выглядит оформление и расчет оплаты сотрудника, направленного в служебную командировку. Обращаем внимание, что от первоначальных настроек зависит вид документов и возможность ввода информации.

Автор статьи: Кристина Саввина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Расходы по командировке мало возместить работнику, их нужно правильно учесть. Как нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете командировочные расходы, проводки и особенности разнесения, а также различные, связанные с этим ситуации, мы собрали в этой статье.

Авансовый отчет командированного сотрудника принят, компенсация выплачена, приказы написаны. Казалось бы, порядок в документах. Но не совсем, ведь все эти операции с командировочными расходами обязательно должны быть отображены в бухгалтерских и налоговых учетных документах. То есть бухгалтер должен сделать все необходимые проводки по счетам и отнести каждую сумму на ее законное место. Рассмотрим учет командировочных расходов в 2019 году на одном простом примере из жизни ООО «Весна».

Итак, приказом руководителя в командировку из города Санкт-Петербурга в город Москву был отправлен специалист отдела продаж Марат Сергеевич Кошкин для налаживания договорных отношений с ООО «Осень». Срок командировки — 5 дней с учетом времени на дорогу. Пока командированный сотрудник приступил к выполнению своей миссии, у бухгалтера тоже началась работа.

Выдан аванс на командировочные расходы: проводка в бухучете

Конечно, без денег работник никуда ехать не может. Поэтому первым делом он должен получить в кассе аванс для оплаты всех затрат, в числе которых:

  • стоимость билетов на проезд;
  • стоимость проживания из расчета четверо суток в гостинице;
  • суточные.

Поскольку никаких оправдательных документов пока, естественно, нет, то это именно выдача денег подотчет в сумме 30 000 рублей. После того как кассир выдал их на руки, бухгалтер должен сделать такую проводку:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» 30 000.

Но если деньги выданы не наличными, а перечислены на банковскую карту прямо со счета организации? Так сейчас поступают чаще всего, и проводка в этом случае будет выглядеть так:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 51 «Расчетный счет» 30 000.

Кстати, если сотрудник уже уехал и ему не хватило денег по причине продления срока служебной поездки или возникновения непредвиденных расходов, работодатель должен перечислить ему дополнительный аванс.Ведь тратить собственные средства командированный сотрудник не должен. Проводка в этом случае не изменится. Итак, работник находится в поездке, тратит подотчетные средства, и в этот период бухгалтер эти операции никак не учитывает. Но вот в течение трех дней по возвращению на работу Марат Кошкин должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Как только этот документ будет сдан, нужно будет сделать много проводок.

Списаны командировочные расходы: проводка

Счет из плана счетов бухучета, на который будут отнесены затраты по служебной поездке, зависит от ее цели и направления деятельности организации. В нашем примере ООО «Весна» занимается торговлей и Марат Кошкин направлен для продвижения товаров. Поэтому, когда он отчитается о тратах, бухгалтер сделает следующую проводку:

Дт 44 Кт 71.

Если бы речь шла о выполнении работ по заданию заказчика, счет 71 корреспондировался бы со счетом 20, а если командированный сотрудник получил задание приобрести для фирмы имущество, то по дебету бы стоял счет 08. Но на эти счета нужно отнести не всю сумму расходов, ведь в составе цены билетов, а также стоимости проживания содержится НДС, который необходимо учитывать отдельно. Для отнесения налога применяется такая проводка:

Дт 19 Кт 71.

Если при этом полученный НДС нужно учесть в составе вычета, то будет совершена следующая запись:

Дт 68 «Расчеты по НДС» Кт 19.

Следует помнить, что на дебет соответствующего счета относятся все расходы, включая суточные. Если работник отчитался за сумму денег большую, чем ему была выдана подотчет, то ему необходимо возместить разницу. Если было выдано из кассы на командировочные расходы, проводка выглядит так:

Дт 71 Кт 50.

Разницы между учетом возврата командировочных расходов и записью о выданном авансе нет никакой, потому что нужно перекрыть именно расчеты с подотчетными лицами. Если использовался для перечисления безналичный вариант, то корреспондироваться счет 71 будет с кредитом 51.

Командировочные расходы: проводки для возврата средств

Может возникнуть и противоположная ситуация. Например, Кошкин получил на руки 30 000 рублей, а потратил всего 26 800. Значит, остаток в сумме 3200 он должен вернуть работодателю. Как учесть эту сумму, зависит от способа возврата, их может быть три:

  • Дт 70 «Заработная плата» Кт 71 — если задолженность будет удержана из зарплаты;
  • Дт 50 Кт 71 — если возврат будет проведен через кассу;
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате средств в банк безналичным способом.

Обратите внимание, что удержать подотчетные командировочные средства из зарплаты можно только с согласия человека и только, если с момента возникновения задолженности прошло не более одного месяца.

Проводки по командировочным расходам в бюджете

В нашем примере мы рассматривали коммерческую организацию, но если работодатель является бюджетным учреждением, учет необходимо осуществлять немного иначе. Там действуют другие требования, поэтому и учет осуществляется на другие счета:

При выдаче денег подотчет происходит увеличение забалансового счета 18 (КВР 112), а при возврате — его уменьшение.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.

Документальное оформление командировки

Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.

Выдача аванса

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:

Дт71 Кт50

Если осуществляется перечисление на карту работника:

Дт71 Кт51

В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.

Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.

Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

Иные командировочные расходы

Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.

Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. Например, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.

Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее работникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.

Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой:

Дт20 Кт71.

Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой:

Дт44 Кт71.

Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой:

Дт08 Кт71.

В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается:

Дт28 Кт71.

Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:

Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;

Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989).

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.

Особенности учета расходов в зарубежной командировке

При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.

Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.

За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).

Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).

Авансовый отчет работника

Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.

Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.

Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.

Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:

Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;

Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;

Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *