Командировочный лист 2018

Обязательно ли нужен командировочный лист

Ранее оформление командировочного задания являлось обязанностью работодателя. В документе обозначались такие факторы:

  • продолжительность командировки и период рабочего времени в ее рамках;
  • правомерность начисления оплаты командировки и компенсации понесенных расходов из личных денежных средств;
  • подтверждение факта прибытия и отбытия с места назначения.

С 2018 году компании были освобождены от обязанности составления служебного задания. Она сохраняется лишь в том случае, если предусматривается внутренними нормативными актами организации или особенностями трудового договора работника. При составлении описываемого документа в его содержании должна указываться следующая информация с приложением соответствующих документов:

  • реквизиты приказа о направлении;
  • подробное описание задач, которые работнику предстоит выполнить в ходе поездки;
  • отчетность о выполненных задачах;
  • авансовый отчет – приложение к документу, содержащее расчет потраченных и сохраненных денежных средств;
  • чеки, квитанции и другие контрольно-расчетные документы.

ВАЖНО! Нормативные акты в сфере труда не обязывают компании использовать командировочные листы. Однако если их применение имеет место, то заполняться они должны с соблюдением норм, правил и требований к данному виду отчетной документации.

Особенности оформления командировочного листа

Законодательство регламентирует унифицированный бланк Т-10. Однако организации не обязаны использовать именно его: разрешается составлять лист служебного задания на самостоятельно разработанной форме. Единственное условие заключается в том, что на любом бланке в обязательном порядке должны указываться реквизиты описываемого документа.

При заполнении листа служебного задания важно соблюдать правила и требования к его содержанию и оформлению. Если поездка подразумевает посещение сразу нескольких городов и организаций, то они указываются в хронологической последовательности.

Если в процессе заполнения бумаги были допущены ошибки, опечатки и другие неточности, такой документ не будет считаться действительным. Чаще всего в процессе заполнения принимают участие несколько лиц, представляющие различные организации, потому замена бланка не представляется возможной. В связи с этим на законодательном уровне разрешается вносить корректировки в оформленный командировочный лист.

ВАЖНО! Факт исправления в обязательном порядке должен быть заверен подписями работника, вносящего корректировку, и руководителя принимающей организации. Если же ошибка была обнаружена до момента отправления сотрудника в поездку, то бланк подлежит замене.

Лицевая сторона

Лицевая сторона типовой формы заполняется следующим образом. Сначала прописывается полное наименование предприятия с указанием формы и справочного кода ОКПО. Далее последовательно указывается следующая информация:

  1. Регистрационный номер командировочного листа.
  2. Сведения о сотруднике (Ф. И. О., наименование занимаемой должности и т.д.).
  3. Табельный номер члена коллектива.
  4. Реквизиты паспорта сотрудника или другого документа, идентифицирующего личность.
  5. Полное наименование отдела, подразделения, филиала или представительства, в котором трудится гражданин.
  6. Сведения об организации, выступающей принимающей стороной, а именно: наименование, адрес расположения с указанием населенного пункта, контактные номера телефонов и т.д.
  7. Подробное описание задач, которые будут выполняться в течение поездки.
  8. Сроки командировки (дата отправления и прибытия, а также длительность).

Вам также может быть интересно: Как отказаться от командировки?

В завершение проставляется подпись руководителя с гербовой печатью предприятия (при наличии таковой) и подпись отправляющегося сотрудника, свидетельствующая о его согласии с указанной в листе информацией.

Оборотная сторона

На обратной стороне формы Т-10 прописывается следующая информация:

  • сведения о прибытии – наименование населенного пункта, адрес расположения принимающей организации и дата прибытия;
  • сведения об убытии – информация, аналогичная предыдущему пункту, вместе с итоговым количеством дней пребывания в поездке на данном предприятии.

Каждая строка (их может быть несколько, если поездка подразумевает посещение сразу нескольких компаний) заверяется подписью руководителя организации, выступающей принимающей стороной, и ее печатью (при наличии).

Бланк

Бланк командировочного листа по форме Т-10:

Пример заполнения

Заполненный лист выглядит следующим образом:

Несмотря на то что наличие командировочного листа при поездках уже не является обязанностью всех предприятий, такой способ оформления служебных заданий продолжает повсеместно использоваться. Благодаря описанному документу легко упорядочить сведения о поездке, учесть все оформленные документы и достоверно рассчитать сумму командировочных расходов, заработной платы сотруднику и суточных начислений.

Можно ли не применять командировочное удостоверение?

До 2015 года командировочное удостоверение было обязательным документом, если оформлялась командировка сотрудника. Оно служило для определения сроков пребывания в поездке, а также подтверждало период начисления суточных.

С 2015 года его, а также несколько других бланков, признали необязательными к использованию.

Теперь заполнять удостоверение нужно только в том случае, если это прямо указано в учетной политике, в положении о командировках, либо в прочих локальных актах компании. При его отсутствии, сроки поездки можно подтверждать билетами, чеками из гостиницы, служебной запиской и прочими бумагами.

Оформление командировки теперь основывается на составлении приказа на командировку, на основании которого уже заполняется командировочное удостоверение. Для него существует унифицированная форма Т-10, подготовленная Госкомстатом. Она может заполняться вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере при помощи специальных программ.

После проставления всех подписей и печатей, документ передается работнику. Он действителен при предъявлении его вместе с паспортом либо другим документом, подтверждающим личность и указанным в бланке.

Вместе с удостоверением может оформляться служебное задание (оно также теперь не является обязательным). В нем проставляются указания, которые сотрудник должен решить во время поездки, а также работнику в нем нужно отразить отчеты об их исполнении. Организация может разработать свой бланк и объединить командировочное удостоверение и служебное задание в один документ.

Внимание! После возврата из поездки, работник должен заполнить авансовый отчет, приложить к нему проштампованное за время поездки удостоверение, и передать их в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы документами.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим, как правильно заполняется форма командировочного удостоверения.

Оформление бланка начинается с указания полного либо сокращенного названия компании, и в графе справа — кода в справочнике ОКПО.

Далее в следующие графы записывается очередной номер удостоверения, а также дата его заполнения. Под этим номером документ необходимо также зарегистрировать в журнале, если его ведение предусмотрено действующими локальными актами.

Следующем этапом записываются полные Ф.И.О. сотрудника, его номер согласно табелю, занимаемая должность и наименование подразделения, где он работает.

После этого следуют графы, в которые записывается информация о принимающей стороне. Обычно, здесь записываются название страны, города, а также компании, в которую едет работник. Если наименование фирмы на момент поездки неизвестно (к примеру, поездка производится с целью поиска новых клиентов), то можно указать только страну и город.

На основании данных, которые внесены в приказ на командировку, либо в служебное задание, в документе указывается цель поездки, количество дней, отводящихся на поездку, а также даты ее начала и завершения.

Форма Т-10 обязательно должна содержать сведения о документе, подтверждающем личность — его серию, номер, место выдачи.

Полностью оформленный документ подписывает руководитель компании, а также здесь ставится фирменная печать, если она используется.

Ниже, либо на оборотной стороне бланка, располагаются графы, где принимающая организация должна проставить отметки о прибытии и выбытии командируемого. При этом должны быть указаны город, дата приезда либо отъезда, а также должность и личные сведения о сотруднике, который проставил отметку. Если компания использует печать, то на документе также нужно проставить ее оттиск. Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.

Если у работника несколько мест командировки, то при проставлении отметок принимающих компаний необходимо соблюдать последовательность записей, чтобы в дальнейшем можно было проследить цепочку прибытий и отправлений.

Внимание! В командировочное удостоверение можно вносить исправления, например, при продлении командировки. Но это необходимо делать аккуратно. Предыдущая запись прочеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ее, а сверху указывается новая информация. После этого исправления заверяются подписью лица и печатью.

Сопутствующие документы

Помимо командировочного удостоверения может применяться следующие документы:

  • Служебное задание — этот документ не обязателен к оформлению. Но многие компании до сих пользуются им — в бланке записывается задание, которое должен выполнить сотрудник в поездке, а он сам там же отчитывается о его выполнении;
  • Отчет о проделанной работе — применяется, если не используется служебное задание. В нем работник описывает процесс выполнения данных поручений;
  • Авансовый отчет АО-1 — служит для отчета работником о произведенных им расходах, путем приложения подтверждающих документов. Суточные при командировках не подлежат отчету — их просто необходимо вписать, в зависимости от суточной нормы и количества дней поездки;
  • Документы, которыми можно подтвердить найм помещения для проживания во время командировки — квитанция либо счет из гостиницы с указанием всех необходимых сведений, либо договор найма квартиры либо дома;
  • Документы, которые подтвердят затраченные суммы на проезд — бумажные и электронные билеты, посадочные талоны, квитанция за белье в поезде и т. д.;
  • Чеки либо квитанции за услуги такси;
  • Документы по прочим расходам — чек из камеры хранения, квитанция за услуги связи и т. д.;
  • Служебная записка с чеками на ГСМ, если работник ездил на собственном либо служебном транспорте;
  • Служебная записка, если у работника отсутствуют документы на подтверждение проживания, либо проезда, или же и те, и те.

>Инструкция: заполняем командировочный лист

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

08.01.2019
Унифицированная форма № Т-10 «Командировочное удостоверение» и № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Являются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету кадров).
Инструкции / рекомендации по заполнению формы (Выдержка из Пост. Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1): Командировочное удостоверение (форма № Т-10) Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *