Модернизация или ремонт?

Содержание

Ремонт, реконструкция и модернизация ОС

В процессе эксплуатации организациям приходится нести затраты на обеспечение функционирования основных средств. Способы отражения этих затрат в учете зависят от их сути, поэтому важно дать определения таким понятиям, как модернизация, реконструкция и ремонт:

  • Согласно п. 2 ст. 257 НК РФ к модернизации относятся работы, в результате которых происходит изменение технологического или служебного назначения основного средства, а также увеличивается его мощность, работоспособность или появляются новые качества.
  • Реконструкция — это переустройство ОС, которое улучшает результаты его работы, позволяет увеличить разнообразие производимой продукции, повысить ее качество или количество. Также в НК РФ используется понятие «техническое перевооружение», которое связано с использованием последних технологий и автоматизацией производства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Эти два понятия объединяет то, что в результате основное средство приобретает улучшенные показатели или новые функции.

  • При ремонте технико-экономические показатели не улучшаются, а остаются прежними. Суть его сводится к устранению возникших неисправностей или замене изношенных деталей.

См. также «Цех превращается в склад и офис — это ремонт или реконструкция?».

Согласно п. 14 положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, и п. 2 ст. 257 НК РФ затраты на модернизацию, реконструкцию, техническое перевооружение и прочие изменения подобного рода (далее будем использовать для их обозначения слово «модернизация») увеличивают первоначальную стоимость основных средств.

В отличие от расходов на модернизацию расходы на ремонт основных средств на стоимость имущества не влияют и в налоговом учете относятся к прочим расходам (п. 1 ст. 260 НК РФ). В бухгалтерском учете затраты на ремонт входят в состав расходов по содержанию того подразделения, в котором основное средство эксплуатируется.

Модернизация основных средств — проводки

Согласно п. 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания) для учета затрат на модернизацию используется счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

О том, как учесть основные средства стоимостью меньше 100 тыс. руб., читайте .

По окончании работ затраты включаются в стоимость основного средства или учитываются отдельно на счете 01 «Основные средства» субсчете «Модернизация основного средства».

Модернизация ОС в проводках отражается следующим образом:

  • Дт 08 Кт 10, 60, 69, 70, 76 — собираются затраты на модернизацию;
  • Дт 01 Кт 08 — эта проводка при модернизации основного средства указывает на увеличение его первоначальной стоимости.

Организациям с большим количеством активов важно также уделять внимание аналитическому учету.

Чтобы разбить имеющиеся вложения во внеоборотные активы по видам на счете 08 для модернизируемых ОС открывается отдельный субсчет «Затраты на модернизацию». На счете 01 удобно создать отдельный субсчет, где будут числиться только объекты, находящиеся в стадии модернизации, например, «Основные средства на модернизации».

При передаче на модернизацию основных средств проводка по их внутреннему перемещению будет следующей:

Дт 01 субсчет «Основные средства на модернизации» Кт 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации».

Бухгалтерский учет амортизации при модернизации

Согласно п. 23 ПБУ 6/01, если период восстановления объекта превышает 12 месяцев, начисление амортизации приостанавливается. В НК РФ поддерживается такой же подход (п. 3 ст. 256 НК РФ).

В бухгалтерской учетной политике следует установить, в каком месяце начисление амортизации приостанавливается и в каком возобновляется при модернизации, длящейся более года, поскольку законодательно это не прописано. Это могут быть месяцы начала и окончания работ или месяцы, следующие за месяцами начала и окончания работ.

В НК РФ содержится определенное указание, что начисление амортизации по объектам, исключенным из состава амортизируемого имущества, прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем исключения данного объекта из состава амортизируемого имущества (п. 6 ст. 259.1 и п. 8 ст. 259.2 НК РФ).

Для обеспечения единообразия налогового и бухгалтерского учетов, начинать начислять амортизацию по объектам, введенным в эксплуатацию после модернизации, следует с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работы были завершены.

Согласно п. 60 Методических указаний при линейном методе амортизация модернизированного объекта в бухучете рассчитывается по следующей формуле:

А = (ОС + ЗМ) / СПИ,

где:

А — годовая амортизация;

ОС — остаточная стоимость основного средства;

ЗМ — затраты на модернизацию;

СПИ — новый срок полезного использования после модернизации.

Аналогичную формулу можно использовать при неизмененном сроке полезного использования. Остаточная стоимость, увеличенная на затраты на модернизацию, делится на оставшийся срок полезного использования. Методы расчета амортизации модернизированных основных средств закрепляются в бухгалтерской учетной политике.

Ориентируясь на этот подход, можно определить отчисления и при остальных способах начисления амортизации. Приведем пример для способа уменьшаемого остатка. Пример расчета для линейного метода можно найти в п. 60 Методических указаний.

Пример 1

В феврале 2015 года предприятие приобрело и ввело в эксплуатацию фасовочную линию стоимостью 900 000 руб. со сроком полезного использования 5 лет.

Амортизация рассчитывается способом уменьшаемого остатка. Коэффициент ускорения равен 2.

05.04.2018 была произведена модернизация объекта стоимостью 130 000 руб. При этом срок полезного использования был продлен на 2 года.

Работы длились менее 12 месяцев, начисление амортизации не приостанавливалось.

Годовая сумма амортизации рассчитывается исходя из остаточной стоимости ОС на начало каждого года по формуле:

А = ОС × ГНА,

ГНА = КУ × 1 / СПИ,

где:

А — годовая амортизация;

ОС — остаточная стоимость основного средства;

СПИ — новый срок полезного использования после модернизации;

КУ — коэффициент ускорения;

ГНА — годовая норма амортизации.

В 2015 году:

А = 900 000 × 2 × 1 / 5 = 360 000 руб.

За период с марта по декабрь 2015 года амортизация составила: 360 000 / 12 × 10 = 300 000 руб. (расчет произведен согласно п. 55 Методических указаний).

В 2016 году:

ОС = 900 000 – 300 000 = 600 000 руб.

А = 600 000 × 2 × 1 / 5 = 240 000 руб.

В 2017 году:

А = 144 000 руб.

В 2018 году:

ОС = 360 000 – 144 000 = 216 400 руб.

А = 216 000 × 2 × 1 / 5 = 86 400 руб.

За период с января по апрель 2018 года амортизация составила: 86 400 / 12 × 4 = 28 800 руб.

В мае 2018 года остаточная стоимость после модернизации составила: 216 400 – 28 800 + 130 000 = 317 600 руб. Срок полезного использования: 5 × 12 – 10 – 12 – 12 – 4 + 24 = 46 месяцев.

За период с мая по декабрь 2018 года амортизация составила: 317 600 × 2 × 1 / 46 × 8 = 110 470 руб.

В 2019 году:

А = 108 068 руб.

В 2020 году:

А = 51 685 руб.

В 2021 году:

ОС = 317 600 – 110 470 – 108 068 – 51 685 = 47 377 руб.

А = 47 377 × 2 × 1 / 46 × 12 = 24 718 руб.

На 01.01.2022 ОС = 47 377 – 24 71 = 22 259 руб. Эту сумму нужно списать за оставшиеся 2 месяца в равных долях — по 11 329,5 руб.

Подробнее о способе уменьшаемого остатка читайте в статье «Формула и пример метода уменьшаемого остатка начисления амортизации».

Налоговый учет модернизации основных средств

Согласно п. 2 ст. 257 НК РФ затраты на модернизацию увеличивают первоначальную стоимость основных средств, которая продолжает погашаться начислением амортизации.

Пример 2

05.04.2018 организацией была произведена модернизация станка. Стоимость работ, выполненных подрядчиком, составила 130 000 руб.

Срок полезного использования не изменился. Работы длились менее года, амортизация начислялась все время.

Первоначальная стоимость объекта равна 900 000 руб. Он относится к 3-й амортизационной группе. СПИ — 5 лет (60 месяцев).

Для целей налогового учета ежемесячная норма амортизации составит: 1 / 60 × 100% = 1,6666%.

Ежемесячная сумма амортизации: 900 000 × 1,6666% = 15 000 руб.

Первоначальная стоимость модернизированного объекта: 900 000 + 130 000 = 1 030 000 руб.

В налоговом учете сумма амортизации в месяц после модернизации: 1 030 000 × 1,6666% = 17 167 руб.

НК РФ также предусматривает возможность увеличения срока полезного использования ОС, если после модернизации его можно эксплуатировать дольше прежде установленного срока. Согласно п. 1 ст. 258 НК РФ увеличить СПИ можно в пределах амортизационной группы, к которой относится ОС. Если СПИ равен верхней границе пределов амортизационной группы, увеличить его после модернизации основного средства нельзя.

О других нюансах налогового учета основных средств вы узнаете из статьи «Порядок налогового учета основных средств в 2017-2018 годах».

Алгоритм замены оборудования

В период эксплуатации и хранения оборудование подвергается физическому и моральному износу. Физический износ характеризуется утратой оборудованием своих первоначальных качеств. Это вызывает уменьшение точности работы оборудования, снижение скорости его работы. Физический износ оборудования является причиной увеличения доли бракованных изделий, увеличения времени простоя оборудования по техническим причинам, перерасхода основных и вспомогательных материалов, простоев в связи с авариями, что в конечном итоге ведет к росту себестоимости продукции. Моральный износ оборудования бывает двух форм. Первая форма морального износа вызывает уменьшение стоимости оборудования вследствие удешевления их воспроизводства. Вторая форма морального износа наступает в том случае, если изменяется конструкция и эксплуатационные показатели новых машин, когда машина технически устарела и заменяется более совершенной.

Предприятия должны постоянно проводить мероприятия, предупреждающие или устраняющие последствия износа оборудования путем своевременного проведения различного вида ремонтов и технического обслуживания оборудования.

Организация технического обслуживания и ремонта оборудования на предприятиях направлена на поддержание и восстановление работоспособности оборудования. Но в результате ремонта можно не только восстановить утерянные функции деталей и узлов машин и механизмов, но и модернизировать их с целью улучшения технических характеристик. Сущность ремонта заключается в обеспечении сохранности и качественном восстановлении эксплуатационных характеристик оборудования путем замены или восстановления изношенных деталей и регулировки механизмов.

Ремонт — это комплекс операций по восстановлению исправности, работоспособности либо ресурса оборудования, либо его составных частей.

Задачами организации ремонтных работ на предприятии являются:

поддержание оборудования в работоспособном состоянии;

предупреждение преждевременного износа деталей и узлов;

сохранение высокой точности, надежности и долговечности оборудования;

сокращение простоев оборудования во время ремонтов и техобслуживания;

снижение затрат на ремонт и техническое обслуживание.

Под системой ремонта понимается совокупность взаимосвязанных положений и норм, определяющих организацию и выполнение ремонтных работ на предприятии. Существует несколько систем организации ремонта оборудования. В основу каждой из них закладывается определенный изначальный принцип. Он касается, прежде всего, периодичности выполнения ремонтов и технического обслуживания. Наиболее широко распространены три системы.

Система ремонта оборудования «по отказам» предусматривает выполнение ремонтов в случае отказа работы оборудования. В этой системе достаточно сложно предусмотреть простои и затраты на ремонт. К числу недостатков этой системы можно отнести длительность простоя оборудования при ремонте и значительные затраты на ремонт.

Система после осмотрового ремонта. При использовании этой системы решение о проведении ремонта принимается после осмотра оборудования.

Вышеперечисленные две системы называются еще системами ремонта по потребности.

Система планово-предупредительного ремонта (ППР). При использовании этой системы ремонта заранее выполняется комплекс работ, предупреждающий большой износ оборудования, длительные простои, большие затраты на ремонт и аварии.

Под системой планово-предупредительного ремонта понимается совокупность организационных и технических мероприятий по изучению и контролю износа деталей и узлов машин, а также по уходу, надзору, обслуживанию и ремонту оборудования, проводимых на нормативной основе с целью постоянного поддержания оборудования в работоспособном состоянии и предупреждения неожиданных выходов его из строя. Такая система ремонта позволяет наилучшим образом сочетать работы по техническому обслуживанию и профилактическому ремонту с общим ходом производственного процесса на предприятии.

Сущность системы планово-предупредительного ремонта заключается в следующем:

систематическая проверка состояния оборудования и проведение необходимых ремонтов для предупреждения аварии;

необходимость изучения износа деталей и узлов и планирования ремонтов с целью предупреждения аварий;

обязательная материальная и техническая подготовка планируемых ремонтов с целью повышения качества ремонтов и уменьшения простоев при ремонтах машин;

создание надежных предпосылок для снижения трудоемкости ремонтов.

Планирование ремонтных работ осуществляется в виде годового плана-графика. В основу плана-графика положена структура ремонтного цикла по каждому виду оборудования и нормативы трудоемкости по видам планируемых ремонтов для каждого вида оборудования.

Годовой план-график ремонта составляется по месяцам планируемого года Ремонтные работы, предусмотренные планом-графиком, надо, по возможности, равномерно распределять по кварталам и месяцам года для однотипного оборудования.

Таким образом, классический подход предупредительного ремонта основан на календаре: через заданный интервал времени оборудование ремонтируется независимо от износа на данный момент. У каждого оборудования свой срок ремонта и своя стоимость ремонта. На производстве оборудование, как правило, сложное. И у каждой детали сложного оборудования свой срок ремонта и своя стоимость ремонта. Если срок ремонта сложного оборудования совпадает со сроком ремонта входящих в него деталей, то сокращаются затраты на ремонт.

Замена оборудования требуется в тот момент когда прибыль становится меньше, а затраты на обслуживание и ремонт резко увеличиваются. Блок-схема алгоритма представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 — Блок схема алгоритма замены оборудования

В чем отличие ремонта от модернизации

Работы по восстановлению ОС вам, естественно, выгоднее квалифицировать как ремонт. Ведь затраты на него можно списать единовременноп. 27 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н; п. 1 ст. 260 НК РФ. Тогда как при модернизации их придется списывать на протяжении определенного срока через амортизацию, предварительно увеличив на сумму этих расходов первоначальную стоимость ОСп. 27 ПБУ 6/01; п. 2 ст. 257 НК РФ. А налоговики по этой же причине, наоборот, стремятся в ремонтных работах разглядеть признаки модернизации.

К сожалению, свести риск споров к минимуму не так уж просто. Одни и те же работы могут выполняться в рамках как ремонта, так и модернизации. От чего же зависит квалификация таких работ? От цели их проведения. И от возникших последствий для ОС.

Модернизация — это всегда улучшение, усовершенствование изначальных (создание новых) технико-экономических характеристик ОС. И если ориентироваться на определение модернизации (реконструкции, достройки, дооборудования, технического перевооружения), которое дает НК РФ, то как характерные последствия модернизации, помимо собственно улучшения характеристик ОС, можно обозначить, напримерп. 2 ст. 257 НК РФ:

  • <или>изменение технологического или служебного назначения ОС;
  • <или>повышение нагрузочных характеристик ОС;
  • <или>увеличение производительности ОС;
  • <или>изменение номенклатуры, улучшение качества продукции, производимой с использованием этого ОС.

Цель ремонтных работ — восстановление и поддержание исправности ОС, его работоспособности, изначальных технико-экономических характеристик ОС. Однако их проведение может иметь и побочные последствия в виде улучшения характеристик ОС. О том, как квалифицировать работы в этом случае, мы дальше поговорим отдельно. Также особого внимания заслуживает вопрос подтверждения ремонтной цели, когда к физическому износу детали добавляется еще и моральный износ.

Но прежде отметим, что стоимость проведения работ критерием их отнесения к ремонтным или же проводимым в рамках модернизации не является. На это не раз указывал в своих разъяснениях МинфинПисьма Минфина России от 22.04.2010 № 03-03-06/1/289, от 24.03.2010 № 03-03-06/4/29. Поэтому вы вправе учесть как ремонтные расходы затраты даже в сумме, сопоставимой с первоначальной стоимость ремонтируемого ОС. И более того — превышающей последнююПисьмо Минфина России от 28.10.2008 № 03-03-06/1/609.

Подтверждаем ремонтную цель работ

Детали (конструкции, части, механизмы) ОС часто оказываются не только физически изношенными, но и морально устаревшими. Замена же их исключительно из-за морального износа ремонтом считаться не будет. Поэтому, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в ремонтном характере работ, перед его проведением вам нужно составить дефектную ведомость. Этот документ подтвердит, что ваши затраты направлены именно на восстановление (поддержание) работоспособности ОС.

Для составления дефектной ведомости нужно создать комиссию. В нее следует включить:

  • сотрудников бухгалтерии;
  • сотрудников эксплуатирующего подразделения;
  • специалиста ремонтного цеха либо представителя подрядчика, который будет ремонтировать ОС.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Вы можете разработать ее самостоятельно. Что нужно в ней указать?

Во-первых, информацию о самом ремонтируемом ОС. Его инвентарный номер, данные технической документации.

Во-вторых, причины ремонта. Нужно указать, в чем заключается неисправность ОС или какие неполадки возможны, если вовремя не заменить изношенную деталь. Предоставить такие сведения должен сотрудник подразделения, которое эксплуатирует требующее ремонта ОС. Проследите, чтобы в дефектной ведомости (как и во всех прочих документах, связанных с ремонтом) в качестве даже сопутствующей причины ремонта не упоминался моральный износ заменяемой детали.

В-третьих, перечень восстановительных работ. То есть какие детали необходимо купить, какие работы выполнить. Для получения этой информации нам как раз и нужен в составе комиссии специалист-ремонтник.

Хотели только починить, а получилось улучшить

Если, ремонтируя ОС, вы заменяете сломанную (или работающую, но физически изношенную) деталь не такой же, а улучшенной (особенно часто так бывает в случае ремонта полностью самортизированных ОС), то есть риск, что налоговики сочтут ваши ремонтные расходы затратами на модернизацию. Однако сам факт такой замены, который не повлек характерные для модернизации последствия, вовсе не свидетельствует о ее проведении. К такому выводу не раз приходили судыПостановления ФАС МО от 05.04.2011 № КА-А40/1652-11; ФАС ЗСО от 17.11.2010 № А27-3324/2010; ФАС ВВО от 12.08.2010 № А43-1785/2006; ФАС ЦО от 09.02.2010 № А14-14803/2008/500/24; ФАС ВСО от 05.11.2008 № А19-19415/06-20-Ф02-5295/08; ФАС СКО от 18.02.2008 № Ф08-402/2008-127А.

Подобную точку зрения (в отношении компьютеров) неоднократно высказывали и финансисты. Они отмечали, что в компьютере замена любой детали может привести к изменению его эксплуатационных характеристик. Но если замена вызвана необходимостью поддержания компьютера в работоспособном состоянии и в результате проведенных работ не меняется его функциональное назначение, можно говорить о проведении ремонтаПисьма Минфина России от 14.11.2008 № 03-11-04/2/169, от 27.05.2005 № 03-03-01-04/4/67, от 01.04.2005 № 03-03-01-04/2/54.

Правда, нельзя не упомянуть о том, что финансисты давали и прямо противоположные разъяснения. Так, затраты на замену сломанных деталей самолета на новые, с улучшенными техническими характеристиками, Минфин отнес к расходам по техническому перевооружению основного средстваПисьмо Минфина России от 18.04.2006 № 03-03-04/1/358.

Учитывая неоднозначность разъяснений, мы решили уточнить в Минфине, можно ли считать ремонтом замену изношенной детали на более современную, поскольку точно такую же деталь:

  • <или>купить невозможно (снята с производства);
  • <или>устанавливать экономически нецелесообразно (изнашивается быстро, при этом не существенно дешевле современных),

при условии, что в результате замены (хотя это и не было целью) эксплуатационные характеристики ОС повышаются. И вот какой ответ мы получили.

Из авторитетных источников

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Для того чтобы точно установить, является ли замена сломанных деталей на более современные ремонтом или модернизацией, нужно получить заключение специалиста, занимающегося обслуживанием такой техники. На мой взгляд, эта ситуация вполне соответствует положению п. 2 ст. 257 НК РФ о техническом перевооружении. Ведь к нему, в частности, относится «комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе… замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым…». Полагаю, что ввиду замены старых изношенных деталей на более современные производительность техники увеличится, а следовательно, замена будет рассматриваться как техническое перевооружение и повлечет за собой изменение первоначальной стоимости объекта ОС”.

Если вы считаете, что провели все-таки ремонт, и готовы отстаивать свою позицию, запаситесь, как советуют специалисты Минфина, заключением технического специалиста о том, что замена деталей является именно ремонтом. Не лишним будет и документ (например, служебная записка) с обоснованием, почему вы не используете для ремонта такую же деталь. Если эти бумаги и не убедят налогового инспектора, то хотя бы станут в суде лишним аргументом в вашу пользу.

***

Каждая ситуация индивидуальна, и дать универсальный совет, как отличить ремонт от модернизации, к сожалению, невозможно. Ясно одно: если даже у вас возникли сомнения в ремонтном характере работ, не стоит надеяться, что у налоговиков они не появятся. И если вы не готовы доказывать, что провели именно ремонт, учтите затраты как расходы на модернизацию.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Основные средства / недвижимость / капвложения»:

Плановая замена ПК

Любой руководитель хочет с помощью ИТ повысить эффективность работы персонала и компании в целом, однако экономия средств и возможность избежать излишних трат — проблемы не менее актуальные. Плановая замена ПК — как раз та ситуация, где, с одной стороны, хочется сэкономить, а с другой стороны, не снизить производительность ИТ-инфраструктуры.

Существуют две противоположные точки зрения на замену ПК — первая, что все нужно планировать, в том числе и замену ПК нужно проводить регулярно и по намеченной заранее схеме, и вторая — «не трогай, пока работает». И вопрос о плановой замене парка ПК каждой компании приходится решать самой, поскольку существуют доводы в пользу обеих точек зрения.

«Не трогай, пока работает»

Есть мнение, что пока техника работает исправно, менять ее вообще нет необходимости. Начальник отдела информационного обеспечения управляющей компании холдинга «Металлоинвест» Александр Михайловский сравнивает здесь ПК с автомобилем: «Я не вижу смысла в планомерном обновлении ПК. Никто же не говорит: «этот автомобиль хороший, работает, но я не могу на нем ездить». Автомобиль должен работать до того момента, пока закупка запасных частей оправданна и не приходится платить за раритетность. К тому же, как известно, из двух сломанных ПК собирается один работающий, и морально устаревшая техника продолжает «жить». Всегда можно придумать, как использовать старый компьютер. По моему опыту, компьютер на рабочем месте должен работать до тех пор, пока сотрудник может выполнять свою работу».

Дмитрий Северов, технический директор компании «Открытые Технологии», отстаивает противоположную точку зрения на примере тех же автомобилей: «Это утверждение звучит, как «хороший стук себя проявит». Да, автомобиль можно эксплуатировать до такого состояния, когда разбить не жалко. Однако те автовладельцы, которые «все правильно сделали», предпочитают и тратиться на регламентное техническое обслуживание, и резину менять, и вовремя менять автомобиль. Конечно, и ИТ-инфраструктуру можно не модернизировать и даже не обслуживать, и это, в конечном счете, «всего лишь» повышает риски вашего бизнеса. Дальше все зависит от того, какого масштаба риски вы допускаете для своего бизнеса».

Роман Барычкин, директор по развитию бизнеса компании «ТехноСерв А/С» считает, что тезис «пока все работает, ничего модернизировать не надо» — крайне вреден и опасен, в особенности, если речь идет о серверном оборудовании, критичном для работы компании. «Если ждать, когда система начнет давать сбои, то это может привести к остановке всего бизнеса, — говорит Роман Барычкин. Когда в работающей ИТ-системе выходит из строя один из компонентов — его нужно срочно менять, в такой ситуации речь уже не идет о какой-либо продуманной модернизации. К тому же закупка и поставка отдельных компонентов могут занять до нескольких недель и даже месяцев. Все это время работа системы будет под угрозой».

Во всем виновато ПО?

Хотя физически техника тоже изнашивается, в первую очередь она устаревает морально, что неизбежно в связи с текущей моделью развития ПО. Об особенностях корпоративного апгрейда и связанной с ним плановой заменой ПК нам рассказал сотрудник российского представительства одной из западных компаний-разработчиков ПО.

Любое оборудование рано или поздно надо (или кажется, что надо) менять, потому что оно перестало справляться с поставленными задачами. Например, домашнему пользователю может не хватать быстродействия ПК для игр или работы с цифровым фото. Корпоративный ПК — другое дело. Ведь задачи организации чаще всего остаются прежними. Бывают, наверное, ситуации с выросшим в тысячи раз объемом продаж, но, боюсь, только в рождественских сказках. Однако в любой компании сотрудники периодически приходят в ИТ-отдел, к системному администратору и просят что-то заменить, улучшить, проапгрейдить. Почему?

В каждой организации существует свое «зерно кристаллизации», какой-нибудь отдел или просто рабочее место, ИТ-потребности которых резко отличаются от ИТ-потребностей коллег. Это может быть маркетинговый отдел, которому требуется приготовить компьютерную презентацию не хуже, чем у конкурента. Или бухгалтерия, которой надо сдавать отчеты в налоговую инспекцию, а отчеты принимаются только в формате новой версии «1С», которая на имеющихся ПК работать не будет и требует более мощного сервера. Сам ИТ-отдел может требовать установки всем новой версии Windows, это опять же требует более производительной техники. А если организация хочет сертифицироваться по ISO 9001, новые мощности требуются всем.

Эти ситуации объединяет то, что меняются внешние по отношению к нам обстоятельства, информационные каналы, ПО, и сторонние организации требуют результатов, недостижимых с имеющимся у нас оборудованием. А возникнув раз на границе соприкосновения с внешней средой, процесс upgrade’а начинает распространяться по всем звеньям информационной инфраструктуры — новая версия продукта требует новой версии операционной системы, в новую ОС почему-то забыли встроить поддержку старых, использующихся у нас информационных протоколов. При этом интересно то, что раз возникнувший процесс upgrade’а является до некоторой степени самоподдерживающимся. Чем сложнее и многограннее инфраструктура предприятия, тем больше самых неожиданных последствий (и в самых неожиданных подразделениях) может потребовать такая невинная, например, вещь, как введение IP-телефонии. Действует закон Мэрфи в применении к управлению ИТ-структурой — «самая новая версия программы требует самой мощной бытовой аппаратной платформы, существовавшей на момент ее выхода в свет».

Именно новое ПО, информационные и ERP-системы заполняют и переполняют любые предложенные им объемы дисков и оперативной памяти. И вряд ли я открою страшную тайну, признав, что программирование — обычный вид бизнеса и целью его является не написание самых лучших на свете программ, а получение максимальной прибыли за минимальное время. А минимизация ресурсов, требующихся программе, и поддержка ею тех же старых протоколов обмена — это время, потраченное на разработку, и, причем время весьма квалифицированных (а значит, довольно дорогих) разработчиков. Так что до тех пор, пока ресурсоемкость программ не ограничивает спрос на них, эта ресурсоемкость расти будет.

И соглашаясь на каждую установку новой версии того или иного ПО без особой необходимости, пусть даже на несколько ПК своей организации, локально, вы уже делаете шаг к постепенной смене парка ПК в своей компании. Разумеется, никто не призывает держать технику на балансе до тех пор, пока она не превратиться в ржавчину и силиконовую пыль, однако в погоне за излишней функциональностью ИТ- продуктов, которая возможно вообще не будет использована на практике, вы рискуете понести большие финансовые издержки.

Без сюрпризов

По словам Дмитрия Северова, в пользу плановой замены техники можно привести такие же аргументы, какими характеризуются преимущества планового хозяйства перед хозяйством натуральным. При ведении планового хозяйства все делается достаточно быстро, просто и единообразно. При правильной организации планового процесса намного меньше и трудозатраты, и непроизводительные потери рабочего времени. Но из этой аналогии ясны и недостатки. Если говорить о плановом производстве, плановой реконструкции, плановой замене, то это всегда очень заметные расходы. В денежном выражении плановая замена всегда дороже.

Причины необходимости замены серьезны — возрастает стоимость обслуживания парка ПК. Директор департамента консалтинга УСП «КомпьюЛинк» Валентин Червяков обращает внимание на то, что значительная часть пластмассовых деталей в компьютерной технике (особенно это касается принтеров) имеет определенный срок службы по времени — 5-7лет, и, независимо от рабочей нагрузки, эти детали со временем рассыпаются. «При этом ремонт подобных отдельных компонентов нерентабелен, компьютер проще менять целиком», — продолжает эту мысль Роман Барычкин. — Продать устаревшие компьютеры можно, но чем позже это произойдет, тем ниже будет их остаточная стоимость».

В компании, где плановая замена ПК не осуществляется, складывается некое «натуральное хозяйство». Соответственно, все, что делается в натуральном хозяйстве, на первый взгляд делается бесплатно, а все фактические и очень большие затраты выражаются в натуральных показателях. Дмитрий Северов уверен, что если компания не хочет учитывать затраты в натуральных показателях и живет по принципу «важны только деньги», то видимые затраты для нее невелики. Однако «бесплатный сыр есть только в мышеловке» и приходится платить «натурой», в первую очередь фактическими трудозатратами, потерями рабочего времени и, как следствие, низкой производительностью компании. «Очень часто, — говорит Валентин Червяков, — натуральное хозяйство сопровождается котловым методом учета затрат, то есть выявить затраты по статьям невозможно, а объем «непрямых» затрат превосходит все ожидания».

Продать подороже

Не секрет, что системные интеграторы при осуществлении тех или иных проектов для клиентов учитывают финансовые возможности заказчика. Однако всегда ли их предложения связаны с реальными потребностями клиента? Здесь можно продолжить «автомобильные» аналогии. Если вы зайдете в автосалон и продавец точно знает, что у вас есть средства на приобретение любого автомобиля, вам сразу же предложат последнюю модель спортивного купе, а не экономичный автомобиль среднего класса, независимо от того, для чего вам нужна машина. И напротив — предполагая, что вы не в состоянии оплатить последнее слово техники, с вами об этом не будут и разговаривать, даже если именно такие возможности вам жизненно необходимы. Любой поставщик техники хочет получить от сделки с клиентом максимальную прибыль — и если клиент в состоянии платить за новый парк ПК и его частое обновление, у консультантов всегда найдутся аргументы в пользу этого решения.

Специалисты, работающие в интеграторских компаниях, с которыми нам удалось переговорить, не отрицают, что пока у клиента есть лишние финансы на оплату ИТ-инфраструктуры, функционал которой он полностью явно не освоит, — ему будут предлагать дорогие системы, дорогое обслуживание и не всегда экономичный вариант обновления. Именно поэтому, по мнению Александра Михайловского, далеко не все ИТ-руководители верят консультантам, которые говорят «вам неплохо бы внедрить то-то, если вы внедрите такую систему, то-то у вас повысится на 15%, а то-то уменьшится на 10%», считая реализацию проекта целесообразной только в том случае, если без этого компания больше не сможет работать.

Есть еще один важный момент — решение об обновлении парка ПК в организации принимает конкретный руководитель, и это решение он может принимать из соображений, очень далеких от реальных задач. Так же как журналы мод убеждают менять гардероб каждые полгода, внушая, что иначе стыдно показаться на глаза друзьям и знакомым, так же и новизну ИТ-инфраструктуры предприятия, и парка ПК в частности, руководитель может воспринимать как часть своего имиджа. И консультанты умело сыграют на желании, «чтоб у нас было не хуже, чем у других». Порой не требуется даже и консультантов. В одной из крупных интеграторских компаний вспоминают случай, когда клиент — компания средних размеров хотела установить себе систему SAP, с соответствующей заменой техники и потенциальной необходимостью ее обновлять, только потому, что друзья директора компании — тоже руководители предприятий, сказали, что у них установлена именно такая ИТ-система. В подобном случае системный интегратор может осуществить проект любой сложности — и клиент сам будет полностью отвечать за явно излишние расходы.

Очевидно, что установка сложных ERP-систем в ситуации, когда у компании есть ограниченное количество достаточно простых бизнес-процессов, приводит к необходимости повышать функциональность и мощность корпоративных ПК, притом что — и это самое главное — техника продолжает решать те же бизнес-задачи, сотрудники заняты теми же операциями. Модернизация подобной системы, внедрение дополнительных модулей может быть причиной смены корпоративного парка ПК. Да, в данном случае можно говорить о плановом внесении изменений в организацию работы сотрудников, но есть ли необходимость в таких изменениях? Если организационная структура предприятия и бизнес-процессов на каком-то этапе остается неизменной, вопрос, нуждается ли она на этом этапе в плановой замене парка ПК, остается открытым.

Срок службы корпоративных ПК

Как рассчитать срок службы корпоративных ПК? Три года жизни ПК называют оптимальными большинство консультантов по планированию, реже, встречается рекомендуемый период плановой замены в четыре года. При этом, по словам Валентина Червякова, мировая практика показывает, что крупные корпорации производят именно плановые замены техники, но и замена ПО (ОС и офисные приложения), и замена ПК западными компаниями оттягиваются максимально возможно.

Кроме того, при замене ПК часто применяется метод «ротации». Суть метода в следующем: пользователям, которым необходимы большие мощности, рабочие станции обновляются в первую очередь, а их компьютеры — пользователям с меньшими запросами, и так по цепочке. Но сегодня такой подход, по мнению Романа Барычкина, себя уже изжил. При таком подходе затраты на работу ИТ-персонала превышают экономию на оборудовании, понижается и качество обслуживания.

Эксперты рекомендуют рассчитывать срок службы ИТ-ресурсов исходя из планов развития компании. «В крупных компаниях обязательно строятся проекты по увеличению клиентской базы, объему обслуживаемых объектов и т. д.,- говорит Роман Барычкин. — Исходя из этих параметров, рассчитывается рост мощности серверного оборудования, хранилищ информации и каналов связи. В простейшем виде данный расчет можно сделать методом аппроксимации с учетом некоторого запаса, но иногда зависимости бывают более сложные. Опыт показывает, что закупать ИТ-ресурсы на очень большую перспективу — нерентабельно, т. к. их удельная стоимость (соотношение цена/ производительность) неуклонно падает».

В компании «Техносерв А/С» уверены, что оптимальный подход заключается в глубокой разработке структуры информационной системы компании, которая предусматривала бы технологии поэтапного развитии. Это значит, что компания должна закупать серверные мощности и дисковые хранилища, удовлетворяющие ее на ближайшую перспективу 0,5-1,5 года. При этом логическая и сетевая инфраструктура должна быть рассчитана на подключение дополнительного оборудования, которое будет куплено в будущем. Так, например, СКС имеет смысл проектировать с запасом на 10 лет вперед, т. к. ее модернизация затруднительна или даже невозможна.

Валентин Червяков обращает внимание на то, что существуют бухгалтерские нормы амортизации компьютерной техники, а также причины, на которые компания повлиять не может, — существующая модель продвижения производителями продукции с высокими темпами смены моделей техники и версий ПО (см. врезку «Во всем виновато ПО?») «Для решения большинства офисных задач хватит P-166 с MS Office 97, — говорит он, — но где вы купите эту технику и это ПО? Она давно снята спроизводства и в партиях почти не встречается на вторичном рынке».

«Сколько живет задача в своем неизменном виде, столько и живет компьютер под этой задачей, — считает Дмитрий Северов. — Изменения в бизнесе влекут за собой изменения, в первую очередь, в правилах использования сотрудниками ПО, во вторую очередь, в самом ПО. Отсюда и изменения требований к оборудованию». Если процесс таких изменений управляется, то есть возможность не повышать требования к аппаратному обеспечению или повышать их не так быстро, как они растут в отсутствие управления. Как правило, нельзя рассчитать срок службы, ведь для этого необходимо знать «время жизни задач компании в установленном диапазоне изменений». Можно задать темп морального износа и можно измерять состояние оборудования с тем, чтобы установить степень фактического морального износа так же, как измеряется и обнаруживается физический износ оборудования. Дмитрий Северов подчеркивает: «Желание видеть соответствие установленного срока фактическому опять приводит нас к необходимости качественно планировать и дисциплинированно выполнять планы».

Правильная замена

Еще один важный момент — грамотная плановая замена отнюдь не предполагает, что одним махом выбрасывается все старое оборудование и ему на смену устанавливается новое. При разумном подходе здесь тоже есть способы сэкономить средства компании. Плановую замену парка ИТ-инфраструктуры лучше осуществлять, когда ИТ-инфраструктура в достаточной степени контролируется: имеются данные о том, какое программное обеспечение реально установлено и, что очень важно, реально используется; значимая информация отделена от вспомогательной, временной и иной информации, не имеющей ценности. «Извините за каламбур, но для того чтобы избежать лишних расходов, плановая замена техники должна осуществляться планово, — говорит Дмитрий Северов, — т. е. в хорошем соответствии с качественным планом проекта. Чем более качественно будет составлен этот план, и чем точнее он будет соблюдаться, тем меньше вероятность лишних расходов».

Рекомендации по замене ПК Дмитрия Северова, технического директора компании «Открытые Технологии»

1. Желательно ревизовать те функции, которыми реально пользуется компания. Это позволит избежать ненужного up-grade программного обеспечения, который с неизбежностью ведет за собой up-grade аппаратного обеспечения.

2. Важно четко установить степень совместимости нового оборудования и унаследованного ПО. Не секрет, что многое унаследованное ПО на современном оборудовании, требующем современных операционных систем, может работать со сбоями или с другими недостатками, которые сделают их использование неэффективным. Есть много искусственных мер для обеспечения такой совместимости, однако они не сводятся к простой замене оборудования и операционной системы.

3. Плановая замена техники — мероприятие дорогостоящее и нечастое. Полезно приурочить к нему мероприятия по консолидации данных и/или вычислений. На первый взгляд здесь есть опасение, что проект, и без того масштабный, дорогостоящий, долгий и сложный, еще больше усложняется и удорожается. Однако если минимизировать изменения в приложениях (избежать этого полностью нельзя) и во взаимодействии приложений (такие изменения создают основные сложности), то консолидация данных и/или вычислений увеличивает сложность и продолжительность такого проекта незначительно, и априорная оценка позволяет надеяться, что выигрыш от комплексного характера проекта превысит расходы на его увеличение. Это тот принцип, который позволяет оптимизировать соотношение стоимость/производительность такого проекта.

4. Еще одна «косметическая» рекомендация, которая сильно уменьшает ощущаемый масштаб «бедствия». В случае замены операционной системы и приложений стоит попытаться оставить без изменений дизайн окон, меню и другие факторы, которые наиболее тонко чувствует пользователь. Стоит выбирать не самый новый и внешне привлекательный вариант, а тот, который обеспечивает наибольшую производительность пользователя. Это особенно важно для персонала, выполняющего много типовых операций. Для такого персонала основная масса функциональных возможностей, как операционной системы, так и приложений, не востребована, однако очень важно быстродействие каждого сотрудника за компьютером. Здесь важнее иметь кнопки и меню на своем привычном месте, чем иметь их красивыми в правильных, но новых местах.

Рекомендации по замене элементов ИТ-инфраструктуры Романа Барычкина, директора по развитию бизнеса компании «ТехноСерв А/С».

1. Замену элементов ИТ-инфраструктуры необходимо осуществлять планово, так, чтобы эта операция не привела к остановке бизнеса.

2. Если говорить о серверах, то оптимально, когда новые вводятся в строй параллельно с работой старых. Тогда администратор имеет возможность поэтапно переводить задачи на новые серверы, а старым отводить вспомогательную роль. Таким образом, модернизация происходит без остановок бизнеса и без понижения надежности обслуживания. В то же время старые серверы, которые еще сохраняют свою работоспособность, могут продолжать использоваться на некритичных приложениях и постепенно выводиться из эксплуатации по мере устаревания.

3. Если говорить о рабочих станциях, то замену стоит производить по мере возникновения адекватных жалоб со стороны пользователей на недостаток производительности. При этом устаревшие компьютеры лучше продать.

4. При замене мониторов стоит подумать о медицинских требованиях. Появление новых типов мониторов способно понизить утомляемость персонала.

5. Если говорить о сетевом оборудовании класса офиса, то о его замене стоит задумываться при исчерпании 70-80% портов, при перегрузке отдельных сегментов более чем на 50% или плановом увеличении мощности.

Служебная записка на закупку

В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.

Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:

  • устаревание оборудования;
  • поломка какой-либо из составных частей техники;
  • необходимость в дополнительном компьютере.

Замена компьютера, в случае морального устаревания производится в плановом порядке.

Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.

Для обоснования необходимости в новом устройстве по любой из этих причин, нужно указать, что приобретение нового оборудования положительно скажется на эффективности работы как отдельного работника, так и всего подразделения в целом.

Служебная записка на закупку компьютера

После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.

В крупных организациях закупка оборудования входит в обязанности начальника технического отдела либо технического директора.

Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике. Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера. Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы.

Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.

Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:

  • данные должностного лица, к которому обращаются с просьбой;
  • регистрационную информацию самого документа;
  • наименование подразделения, которое ходатайствует о новом устройстве;
  • тему записки;
  • описание ситуации;
  • обоснование необходимости нового компьютера;
  • согласование закупки с техническими специалистами.

Кроме того, в больших компаниях ежегодно составляют сводные служебные записки, в которых обосновывают необходимость закупки компьютерной техники, по заявкам структурных подразделений. Ее оформление аналогично документу с просьбой о приобретении одного устройства. Исключение составляет только та часть, где перечисляется нужная техника и обоснование потребности в ней. В большинстве случаев информация в ней носит краткий характер, а все данные представлены в табличном виде.

Примеры служебных записок на приобретение компьютера

  1. При возникновении необходимости в дополнительных устройствах обосновать потребность можно следующим образом:

ЗАО «Трасттрейд»

Директору департамента по техническому оснащению

Перевалову П. С.

Отдел розничной торговли

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 236 от 12.02.2019

О приобретении дополнительного оборудования

В связи с расширением сети гипермаркетов в Свердловской области и открытием 7 новых торговых объектов необходимо оборудовать компьютерной техникой и устройствами для печати 24 новых рабочих места (2 из них непосредственно в отделе розничной торговли, остальные в открывающихся магазинах).

Поскольку, в настоящее время в ЗАО «Трасттрейд» нет необходимого количества устройств, просим не позднее 01.04.2019 произвести закупку 20 компьютеров и 22 принтеров. Перечень технических требований к оборудованию прилагаю.

Начальник отдела Обланский В. Д.

  1. Замену устаревшего или ломающегося компьютера можно аргументировать так:

Кредитный кооператив «Срочнодолг»

Заместителю директора по техническим вопросам

Акулькиной Е. О.

Сектор клиентского обслуживания

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 4 от 04.02.2019

О необходимости закупки компьютерной техники

В ходе модернизации программного обеспечения и расширения функций кредитных специалистов на удаленных рабочих местах, была выявлена потребность в замене компьютера на рабочем месте специалиста, находящегося в торговом центре «Крокус», по адресу: г. Переваловск, ул. Светлая, д. 47.

Причиной замены является моральное устаревание компьютера, а также техническая невозможность установки на нем необходимого для функционирования УРМа, ПО. В настоящее время технический отдел не имеет в своем распоряжении резервного компьютера, подходящего по характеристикам к требованиям по оснащению удаленных рабочих мест. Модернизация указанной технической единицы не представляется возможным.

В связи с вышеизложенным, прошу приобрести новый компьютер для указанного УРМа.

Заведующий сектором Класников К. Р.

Необходимость закупки согласовываю начальник отдела информатизации Укладов С. М.

  1. Ежегодная закупка компьютерной техники планируется на основе сводной служебной записки, которую можно оформить следующим образом:

ООО «Мегаполис»

Финансовому директору

Наливайкину А. З.

Отдел информационных технологий и оборудования

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 268 от 12.11.2019

О закупке оборудования

В связи с необходимостью замены части компьютерной техники и устройств для печати, а также планируемым в 2020 году расширением деятельности прошу внести в план закупки на следующий год следующую технику:

№ п/п Наименование Количество, шт. Структурное подразделение Примечание
1. Персональный компьютер 1 Отдел кадров устаревание
2. Принтер 1 Бухгалтерия Выход из строя
3. Персональный компьютер 6 Департамент торговли Открытие новых объектов
4. МФУ 3 Департамент торговли Открытие новых объектов
5. Персональный компьютер 1 Секретариат Устаревание

Перечень необходимых технических характеристик устройств, а также коммерческие предложения компаний, продающих необходимое оборудование, прилагаю.

Начальник отдела Валопаев Е. Ф.

Любая компания периодически нуждается в закупке современной компьютерной техники. Устройства могут ломаться, устаревать, на работу принимают больше сотрудников, чем увольняют, происходит расширение сфер деятельности и т. д. Для того чтобы запланировать расходы на эти нужды, необходимо проинформировать руководство о количестве и технических характеристиках закупаемых компьютеров. Сделать это можно с помощью служебной записки на приобретение устройств.

Ремонт, реконструкция и модернизация основных средств

Помимо приведения стоимости основных средств к соответствию рыночной ситуации, чему служит переоценка, у организации может возникнуть потребность в изменении качественных характеристик отдельного объекта.
Чаще всего это связано с появляющейся возможностью повысить или изменить технико-экономические показатели основного средства.

Достигается это за счет замены устаревших элементов более технологичными или включением новых, ранее не использовавшихся. Кроме того, в процессе эксплуатации возникает потребность восстановить постепенно утрачиваемую функциональность объекта, а то и необходимость устранить неисправности, препятствующие нормальному выполнению основным средством своего прямого назначения.

Решение этих вопросов в повседневной хозяйственной деятельности осуществляется различными комплексами мероприятий. К ним относятся ремонты различных категорий, реконструкции, модернизации, дооборудования и частичная ликвидация объекта.

При том, что все они имеют различное экономическое содержание, объединяет их одно.
Основные средства, в отношении которых планируется проведение этих мероприятий, не подлежат амортизации на протяжении всего срока своего выбытия из производственного цикла. Кроме того, за исключением ремонтов, результаты их проведения отражаются на стоимости основного средства.

от перечисленных мероприятий стоит консервация имущественных объектов. Этот механизм схож с вышеупомянутыми тем, что во время консервации не начисляется амортизация объекта. В то же время консервация никоим образом не влияет на стоимостные и технические характеристики объекта.

Ремонт основных средств

Единственным мероприятием в отношении основных средств, которому не дано точное определение в нормативно-правовых актах, является ремонт. Для того, чтобы понять экономическую сущность и влияние на основные средства проводимых в их отношении ремонтов, придется обратиться к косвенным данным.

Такие данные можно почерпнуть в отраслевых инструкциях, методических рекомендациях Минфина для бюджетных организаций (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 02-05-10/383), строительных нормативах (приказ Госкомархитектуры при Госстрое СССР от 23.11.1988 N 312 об утверждении «Положения об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания зданий, объектов коммунального и социально-культурного назначения»).

Обобщая имеющиеся в этих документах описательные характеристики и определения, можно сформулировать понятие «ремонт основного средства» следующим образом:

Ремонтом является такое действие в отношении основного средства, в результате которого происходит восстановление функциональности объекта и устраняются существующие неисправности и недостатки, препятствовавшие использованию объекта по прямому назначению.

Традиционное деление на текущие, средние и капитальные ремонты не является установленной в обязательном порядке нормой и в бухгалтерской работе не учитывается. Даже если после проведения ремонта технические характеристики объекта изменились в сторону улучшения, затраты на ремонт не влияют на балансовую стоимость отремонтированного объекта основных средств. Бухгалтерские проводки по учету и списанию этих затрат не затрагивают синтетические счета, на которых ведется учет основных средств.

При проведении ремонтов любой сложности в 2014 году, как и ранее, составляются следующие бухгалтерские проводки:

  • При единовременном списании затрат в случае отсутствия заранее создаваемых ремонтных фондов:

Дт 20,25,26,44 – Кт 10,70,69,60 – списание расходов на ремонт на статьи затрат.

  • В случае если организацией образован ремонтный фонд:

Дт 20,25,26,44 – 96 – ежемесячное формирование ремонтного фонда;
Дт 96 – Кт 10,70,69,60 – списание расходов за счет ремонтного фонда;
Дт 97 – Кт 10,70,69,60 – сумма превышения затратами сумм резерва.

Если по окончании отчетного периода выявлен излишек резерва ремонтного фонда, неиспользованная сумма сторнируется. Стоит отметить, что в 2014 году организации, перешедшие на учет по стандарту МСФО 16, стоимость части ремонтов, относимых этим стандартом к капитализированным, смогут включать в стоимость ОС. Впрочем, введение МСФО – тема отдельного и долгого обсуждения.

Реконструкция основных средств

В отличие от ремонта, в налоговых и бухгалтерских нормативных документах определение реконструкции существует. Однако имеющиеся формулировки недостаточно конкретизируют экономическую сущность реконструкции основных средств, в результате чего могут возникать ситуации, когда за реконструкцию ошибочно принимаются результаты особенно сложных, или приведших к значительному улучшению свойств объекта, ремонтов.

Чтобы на практике подобных разночтений не возникало, нужно придерживаться в первую очередь следующего правила:

Реконструкцией объекта основных средств может считаться только комплекс таких мероприятий, которые осуществляются в отношении исправно функционирующего объекта в целях качественного изменения его технических показателей.

Таким образом исключается возможность отнесения на стоимость объекта основных средств затрат на замену конструктивных неисправностей, которая привела к существенному улучшению объекта в силу установки (монтажа) более современных элементов.

Здесь же следует отметить, что по сложившейся практике термин «реконструкция» употребим в основном в отношении объектов капитального строительства. Косвенное подтверждение справедливости такой практики находится в п. 14 ст. 1 Градостроительном кодексе РФ и системных материалах Минфина для бюджетных организаций (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 02-05-10/383).

Таким образом, под реконструкцией можно понимать изменение этажности, высоты, площади и подключение ранее отсутствовавших инженерно-технических систем.

Модернизация основных средств

По своей технической и экономической сущности модернизация основных средств идентична реконструкции, но осуществляется в отношении движимого имущества организации: станочного парка, транспорта, механизмов и прочих объектов, не относящихся к категории капитального строительства.

Модернизация – это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование основного средства, которые приводят к качественному улучшению технико-экономических свойств объекта и связаны с заменой его конструктивно значимых элементов более современными и эффективными

.
Тут же надо сказать, что косвенным признаком принадлежности проведенных мероприятий к категории «модернизация» является возможность дальнейшего использования элементов, изъятых для замены на более эффективные. Замененные элементы приходуются на склад и становятся учетным объектом как малоценные.

Отсутствие возможности выделения полезных в дальнейшем или определение их как неисправных говорит о том, что все либо (часть) мероприятий должны быть исключены из категории модернизации и проводиться в учете как ремонт.

Разукомплектация основных средств

Исключая уценку, среди оснований, по которым стоимость основного средства может быть уменьшена, НК предусматривает только разукомплектацию, или, как она обозначена в кодексе, частичную ликвидацию объекта. Остальные возможности определены расплывчатой формулировкой «по иным основаниям».

Представляется, что это сделано в целях резервирования «места в законе» для возможных оснований, которые могут возникнуть в будущем, так как в 2014 году никаких изменений в соответствующей статье НК не предвидится.

Что же такое разукомплектация основных средств? Представим себе, что некое основное средство, например поточная линия, являющаяся единым учетным объектом и состоящая из модулей, подверглась частичной разборке. Часть составляющих её модулей, чьи функции больше не задействованы в производственном цикле, была изъята.

В определенных случаях это приводит к тому, что объект теряет свою функциональность и должен быть списан, то есть, исключен из состава основных средств. Вместо объекта учета ОС возникнет несколько новых объектов учета. Это будут либо основные средства, либо малоценные или материалы. Но не всегда частичная разборка имущественного объекта приводит к такому результату.

Основное средство может быть не списано, а остаться в учете с измененной, уменьшенной стоимостью. Это происходит в тех случаях, если:

  • Объект не утратил своей функциональности, остался единым обособленным комплексом;
  • Удаление части комплектующих (составляющих частей) позволяет дальнейшее использование объекта по прямому назначению;
  • Изъятие комплектующих компонентов не наносит объекту существенный ущерб.

После того, как разукомплектация основных средств произведена, бухгалтерии следует не только соразмерно уменьшить стоимость основного средства, но и пересчитать размер его амортизации. Это связано с тем, что начисленная ранее амортизация рассчитывалась исходя из того, что в стоимости объекта естественным образом учтена стоимость его составляющей, которая удалена в результате частичной ликвидации.

Порядок пересчета амортизационных отчислений нужно закрепить в учетной политике организации. В случае, когда срок полезного использования объекта не изменяется, такой пересчет можно производить пропорционально стоимости или процентной доле изъятой части в балансовой стоимости объекта.

Сложнее обстоит дело с определением конкретной суммы, на которую должно быть уценено основное средство. Нормативно-правовые акты не устанавливают порядок определения этих сумм. Таким образом, этот вопрос остается на усмотрение организации. Которая должна самостоятельно проработать и закрепить внутренними нормативными положениями порядок уценки при разукомплектации.

Наиболее разумными представляются следующие способы:

  • Комиссионное определение процентной доли исключаемой части в общем составе основного средства;
  • Фактическая оценка по имеющимся документально подтвержденным данным о стоимости исключаемой части;
  • Заключение независимого оценщика.

При определении стоимости исключаемой части следует учесть процент её амортизации в составе объекта основных средств. На сумму остаточной стоимости исключаемой части уменьшается балансовая стоимость основного средства.

Расходы, непосредственно связанные с частичной ликвидацией основного средства могут быть учтены двумя способами:

  • Если изъятая часть может быть использована в дальнейшем, расходы на её изъятие включаются в стоимость, по которой она приходуется на склад;
  • Если изъятая часть не представляет ценности и подлежит ликвидации, расходы на её изъятие включаются в прочие внереализационные расходы организации.

Дооборудование основных средств

Дооборудование основного средства легче всего представить как процедуру, обратную разукомплектации. Представим, что в случае той же поточной линии, в целях соответствия изменившимся производственным нуждам, в объект включается новый модуль, который качественно изменяет функциональные возможности линии, как объекта основных средств. Именно это и будет случаем дооборудования.

Стоимость объекта основных средств увеличивается в случае дооборудования на стоимость вводимой в его состав части и сумму затрат, напрямую связанных с дооборудованием. Отметим, что в отношении объектов капитального строительства вместо термина «дообрудование» может применяться термин «достройка», более точно отражающий характер вносимых изменений.

Проводки по отражению дооборудования, модернизации и реконструкции основных средств в бухгалтерском учете производятся единообразно.
Все затраты аккумулируются на счете учета вложений в активы:
Дт 08 – Кт 07, 10, 69, 70, 60 — фактические затраты на проведенные работы
По завершении проводимых мероприятий производится списание затрат с включением их в стоимость основного средства:
Дт 01 – Кт 08 – изменение стоимости объекта основных средств.
Начисление амортизации по таким объектам начинается с месяца, следующего за месяцем окончания всех мероприятий по реконструкции (достройки и т. д.)

При проведении мероприятий, изменяющих стоимость объекта основных средств, методологической основой является по большей части Налоговый кодекс. Это способствует тому, что между данными бухгалтерского и налогового учета различия возникают гораздо реже, чем в других случаях. Для исключения возникновения таких различий достаточно учесть в учетной политике учреждения требования НК.

Трудности возникают чаще всего достаточно субъективного характера, из-за различий в оценке хозяйственных ситуаций налогоплательщиком и фискальными органами. Ярким примером этому являются все те же ремонт и реконструкция.

С точки зрения налогоплательщика, реконструкция – весьма невыгодный для него механизм. Действительно, затраты понесенные здесь и сейчас, будучи включенными в стоимость основных средств, будут компенсироваться амортизацией на протяжении значительного будущего периода. Именно поэтому очень часто документация, предваряющая и сопровождающая эти мероприятия, составляется таким образом, чтобы их можно было отнести к категории ремонтов.

В свою очередь, фискальные органы не заинтересованы в занижении размеров базы исчисления налога на прибыль, в силу чего стремятся вывести проведенные налогоплательщиком мероприятия из категории ремонтов в категорию реконструкции (модернизации). В данном случае налогоплательщику необходимо иметь несомненное документальное подтверждение характера работ. Чаще всего выручает в таких случаях привлечение независимых экспертов для оценки характера имевшихся недочетов и принадлежности мероприятий к той или иной категории.

Консервация основных средств

Консервация основных средств – это, главным образом, способ сохранить имущество, не используемое в силу объективных причин в текущем производственном процессе. В бухгалтерском учете перевод объекта на консервацию оформляется самым простейшим образом. На основании распоряжения руководителя составляется следующая проводка:

Дт 01 субсчет «ОС на консервации» — Кт 01 субсчет «ОС в эксплуатации»

Вывод основного средства с консервации оформляется обратной проводкой. С месяца, следующего за тем, когда объект был законсервирован, перестает начисляться амортизация по нему. Возобновление начисления амортизации осуществляется в начале месяца, следующего за тем. когда объект был возвращен с консервации. При этом срок полезного использования увеличивается на срок, в течение которого объект был законсервирован.

Все вышесказанное справедливо только в том случае, если срок консервации превышает три календарных месяца. В противном случае, при выводе с консервации объекта следует доначислить амортизацию за весь срок бездействия объекта. Еще раз обращаем ваше внимание на то, что консервация основного средства не является основанием для изменения его стоимости.

Подобные затраты являются капитальными. Их списывают на увеличение стоимости основного средства, которое подверглось достройке, дооборудованию, реконструкции или модернизации.

Достройка — это сооружение новых частей к основному средству (обычно к объектам недвижимости). Причем новые части должны быть неотделимы от самого основного средства без нанесения последнему ущерба. Дооборудование — дополнение основного средства новыми, ранее отсутствовавшими частями. Как правило, оно приводит к появлению у имущества новых качеств и свойств (например установка на компьютер DVD-дисковода). Под реконструкцией и модернизацией понимают переоборудование ОС, которое приводит к изменению их основных технико-экономических показателей (например установка на ЭВМ жесткой или оперативной памяти большего объема).

Данные работы нужно четко отделять от работ по капитальному, среднему и текущему ремонту. Расходы по ним отражают на счетах учета затрат. На первоначальную стоимость основных средств они не влияют.

Для этого Минфин России рекомендует пользоваться следующими документами (*):

— Положением о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений МДС 13-14.2000 (**);

— Положением об организации и проведении реконструкции, ремонта и технического обслуживания зданий, объектов коммунального и социально-культурного назначения (***);

— письмом Минфина СССР «Об определении понятий нового строительства, расширения, реконструкции и технического перевооружения действующих предприятий» (****).

Помимо этих документов для более четкого разграничения понятий реконструкции (модернизации, дооборудования) и ремонта вы можете использовать:

— Градостроительный кодекс;

— письмо «О порядке планирования и учета работ и затрат, относящихся к реконструкции и осуществляемых по проектам на расширение действующих предприятий» (*****);

— Методику определения стоимости строительной продукции на территории РФ (МДС 81-35.2004) (******);

— экспертные заключения о состоянии основных средств до и после окончания работе ними.

(*) письмо Минфина России от 23.11.2006 N 03-03-04/1/794.

(**) утв. пост. Госстроя СССР от 29.12.1973 N 279.

(***) утв. приказом Госкомархитектуры при Госстрое СССР от 23.11.1988 N 312.

(****) письмо Минфина СССР от 29.05.1984 N 80.

(*****) письмо Госплана СССР, Госстроя СССР, Стройбанка СССР и ЦСУ СССР от 25.10.1985 N ЛБ-52-Д/68-Д/342/6-14.

(******) утв. пост. Госстроя России от 05.03.2004 N 15/1.

По этим документам ремонт — это комплекс технических мероприятий, направленных на поддержание или восстановление первоначальных эксплуатационных качеств как самого основного средства, так и его отдельных частей. То есть он связан с профилактическими мероприятиями, устранением повреждений и неисправностей, заменой изношенных конструкций и деталей. Такое мероприятие не сопряжено с изменением важнейших технико-экономических показателей основного средства. Хотя в ходе ремонта отдельные детали ОС могут быть заменены на более современные и долговечные.

Мнение специалиста

Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию объекта основных средств отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»; на субсчете 08-3 «Строительство объектов основных средств» учитываются затраты по возведению зданий и сооружений, монтажу оборудования, стоимость переданного в монтаж оборудования и другие расходы, предусмотренные сметами, сметно-финансовыми расчетами и титульными списками на капитальное строительство» (независимо от того, осуществляется это строительство подрядным или хозяйственным способом); на субсчете 08-4 «Приобретение отдельных объектов основных средств» учитываются затраты по приобретению оборудования, машин, инструмента, инвентаря и других объектов основных средств, не требующих монтажа. Поэтому, чтобы обособить затраты на установку дополнительного оборудования к объекту основных средств, к счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» целесообразно открыть дополнительный субсчет. При этом его необходимо утвердить в рабочем плане счетов.

В. Сергеева, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов, профессиональный бухгалтер

Ю. Волкова, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Таким образом, затраты на капитальные вложения, связанные с реконструкцией (модернизацией и т.д.), предварительно собирают на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» на отдельном субсчете (например 9 «Реконструкция, модернизация и дооборудование основных средств»). По окончании всех работ их списывают на увеличение стоимости основного средства, подвергшегося доработке (то есть в дебет счета 01 «Основные средства»).

Пример

Компания решила дооборудовать и модернизировать системный блок персонального компьютера. Он отражен в качестве основного средства. Для этого были приобретены:

— DVD-дисковод, который ранее отсутствовал, стоимостью 3540 руб. (в том числе НДС — 540 руб.);

— дополнительные блоки оперативной памяти стоимостью 10 620 руб. (в том числе НДС — 1620 руб.);

— дополнительные сетевые платы стоимостью 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.).

Расходы на заработную плату специалиста, занятого сборкой этих частей системного блока, составили 4675 руб. (в том числе взносы по обязательному социальному страхованию).

Данные операции отражают в учете записями:

Дебет 19 Кредит 60

— 540 руб. — учтен НДС по дисководу;

Дебет 10 Кредит 60

— 3000 руб. (3540 — 540) — оприходован дисковод;

Дебет 19 Кредит 60

— 1620 руб. — учтен НДС по оперативной памяти;

Дебет 10 Кредит 60

— 9000 руб. (10 620 — 1620) — оприходована оперативная память;

Дебет 19 Кредит 60

— 900 руб. — учтен НДС по сетевым платам;

Дебет 10 Кредит 60

— 5000 руб. (5900 — 900) — оприходованы сетевые платы;

Дебет 68 Кредит 19

— 3060 руб. (540 + 1620 + 900) — принят к вычету НДС по ценностям, необходимым для дооборудования и модернизации сервера;

Дебет 08-9 Кредит 10

— 17 000 руб. (3000 + 9000 + 5000) — списана стоимость частей, использованных при дооборудовании и модернизации сервера;

Дебет 08-9 Кредит 70 (69)

— 4675 руб. — начислены заработная плата специалисту, занятому в дооборудовании и модернизации сервера, и соцвзносы с нее;

Дебет 01 Кредит 08-9

— 21 675 руб. (17 000 + 4675) — расходы на дооборудование и модернизацию сервера включены в его первоначальную стоимость.

К капитальным затратам относят и расходы на обеспечение зданий необходимыми коммуникациями, например механическим, электрическим, санитарно-техническим и другим оборудованием, которое находится за пределами или внутри помещений и предназначено для их обслуживания. Поскольку без них функционирование здания невозможно, подобные затраты включают в первоначальную стоимость недвижимости. Эти ценности являются общим со зданием имуществом (*).

(*) п. 2 пост. Пленума ВАС РФ от 23.07.2009 N 64.

Поэтому не только электрические, водо-, газо- и теплосети следует рассматривать как составную часть здания. В его состав также включают кабельные или оптоволоконные сети, установленные в здании, которые служат для его эффективной эксплуатации. Эти системы нельзя рассматривать в качестве отдельных объектов недвижимости. Они являются частью сложной вещи (здания) и не могут быть самостоятельными объектами.

Это положение подтверждает и Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ). Он предусматривает, что в состав зданий входят коммуникации внутри него, необходимые для эксплуатации, в том числе система отопления, вентиляционные устройства общесанитарного назначения и т.д.

Пример

Компания приняла решение дооборудовать здание, которое находится в ее собственности, и установить в нем оптоволоконные сети. Стоимость необходимого оборудования составила 708 000 руб. (в том числе НДС — 108 000 руб.). Затраты на установку сетей, их пробный запуск и проверку работоспособности составили 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.).

Указанные расходы бухгалтер должен отразить записями:

Дебет 19 Кредит 60

— 108 000 руб. — учтен НДС по оборудованию;

Дебет 07 Кредит 60

— 600 000 руб. (708 000 — 108 000) — оприходовано оборудование, требующее установки;

Дебет 08-9 Кредит 07

— 600 000 руб. — оборудование передано в монтаж;

Дебет 19 Кредит 60

— 18 000 руб. — учтен НДС по расходам на установку и запуск оборудования;

Дебет 08-9 Кредит 60

— 100 000 руб. (118 000 — 18 000) — отражены затраты на установку и запуск оборудования;

Дебет 68 Кредит 19

— 126 000 руб. (108 000 + 18 000) — принят к вычету НДС по оборудованию и расходам на его установку;

Дебет 01 Кредит 08-9

— 700 000 руб. (600 000 + 100 000) — расходы на установку оптоволоконных сетей включены в первоначальную стоимость здания.

В то же время те или иные объекты, не требующие монтажа или демонтаж которых не причиняет несоразмерного ущерба их назначению, могут быть учтены как отдельные инвентарные объекты. К ним, например, относят системы видеонаблюдения, вентиляции, кондиционирования или кабельные системы. Но для подобного их учета должны соблюдаться следующие нормы:

— в отношении того или иного объекта есть принципиальная возможность его использования вне здания;

— при демонтаже объекта ущерб зданию не будет нанесен;

— объект можно использовать по прямому назначению после его демонтажа (то есть он не будет поврежден в ходе таких работ);

— функциональное предназначение объекта не является неотъемлемой частью функционирования здания как единого обособленного комплекса.

Еще одним аргументом в пользу такого способа учета являются положения пункта 6 ПБУ 6/01. Так, при наличии у одного основного средства нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно различаются, каждая такая часть может учитываться как самостоятельный инвентарный объект. При этом в большинстве случаев сроки полезного использования здания и упомянутых систем различаются.

Пример

Компания устанавливает в собственном здании систему видеонаблюдения. Она функционально отделима от здания без нанесения ущерба для ее назначения. Стоимость системы — 472 000 руб. (в том числе НДС — 72 000 руб.). Расходы на ее установку и наладку составили 35 400 руб. (в том числе НДС — 5400 руб.).

При установке системы бухгалтер сделал записи:

Дебет 19 Кредит 60

— 72 000 руб. — учтен НДС по системе;

Дебет 08-4 Кредит 60

— 400 000 руб. (472 000 — 72 000) — отражены расходы на приобретение системы;

Дебет 19 Кредит 60

— 5400 руб. — учтен НДС по затратам на установку и запуск системы;

Дебет 08-4 Кредит 60

— 30 000 руб. (35 400 — 5400) — учтены расходы на установку и запуск системы;

Дебет 68 Кредит 19

— 77 400 руб. (72 000 + 5400) — принят к вычету НДС по системе;

Дебет 01 Кредит 08-4

— 430 000 руб. (400 000 + 30 000) — система видеонаблюдения учтена как отдельный инвентарный объект.

Внимание! При увеличении стоимости основного средства в результате реконструкции или модернизации, а также при изменении срока его полезного использования годовая сумма амортизации также подлежит пересчету.

По материалам книги-справочника «Годовой отчет» под общ. редакцией В.Верещаки

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *