MS outlook презентация

Инструкция по бронированию переговорных в Microsoft Outlook

Для того, чтобы забронировать переговорную в outlook нужно:

1) Зайти на вкладку «Сервис» и выбрать из выпадающего меню пункт «Параметры»

2) Нажать на кнопку «Параметры календаря…»

3) Нажать на кнопку «Управление ресурсами…»

4) Убедиться, что стоят галочки напротив пунктов «Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы» и «Автоматически отклонять конфликтующие приглашения». Если они не стоят, то необходимо поставить их, после этого нажать «ОК» в этом окне и в окне «Параметры календаря». В окне «Параметры» необходимо нажать кнопку «Применить».

4*) Может всплыть следующее окно:

Нужно нажать кнопку «ОК»

5) Далее нужно нажать кнопку «Календарь» в левом нижнем углу программы:

6) После этого необходимо выбрать день, время когда необходимо забронировать переговорную, и продолжительность события. В моем примере я выбрал понедельник 29 сентября, в 15 часов, для этого я нажал двойным щелчком на выделенном квадрате на рисунке.

7) После этого появится следующее окно, в нем нужно указать «тему» события, я назвал ее «Собрание», нужное поле выделено красным цветом на рисунке. После того как указали тему нужно нажать кнопку «Планирование», она выделена красным квадратом на рисунке:

8) Нажмите на кнопке «Другие» черный треугольник и выберите из выпадающего меню пункт «Добавить из адресной книги…»

9)В поле «Обязательный->», оно выделено красным овалом нужно добавлять тех людей, которых вы собираетесь пригласить на событие. В поле «Ресурсы->» нужно выбрать комнату переговоров, они выделены красным квадратом на рисунке. После этого нажмите на кнопку «ОК».

10) Далее необходимо нажать на кнопку «Отправить» и приглашения будут отправлены участникам. Если же вы выбрали время которое уже занято другим событием, то появится окно, которое вам сообщит о том, что данная комната в это время занята и необходимо будет выбрать другое время, либо другой день.

Five Things You Must Know About… Outlook 2013. PCWorld . May 2013, p. 96.

У многих редакторов PCWorld были большие сомнения в том, что приложение Microsoft Outlook (его новая версия Outlook 2013 входит в состав пакета Microsoft Office) вообще нуждается в обновлении. Но вопреки ожиданиям, познакомившись с Outlook 2013 поближе, мы увидели перед собой удивительно рациональную и мощную программу для работы с электронной почтой. Перечислим некоторые из ее наиболее полезных новых функций.

1. Больше информации в меньшем пространстве. На вкладке «Вид» в Outlook 2013 появилась отличная новая функция предварительного просмотра сообщений, позволяющая выводить одну, две или три строки текста сообщения прямо в папке «Входящие». Теперь вам не придется открывать каждое отдельно взятое сообщение, для того чтобы ознакомиться с его содержимым. Возможно, поначалу опытным пользователям Outlook отображение дополнительного текста в папке «Входящие» не понравится, но уже через несколько дней они по достоинству оценят полезность функции, помогающей бегло знакомиться со всеми поступившими письмами. Отвечать на сообщение или пересылать его другому адресату можно прямо на панели предварительного просмотра.

2. Люди в электронной почте. При открытии сообщения в популярном почтовом сервисе Gmail в правой части экрана отображается панель «Люди», содержащая дополнительную информацию о человеке, с которым ведется переписка. В Outlook 2013 появились «Карточки людей», выполняющие аналогичные функции. В них собрана информация о контактах, позволяющая придать электронному письму более доверительный характер. Пользователь видит фотографию отправителя, номер его телефона, информацию о компании, в которой он работает, ссылки на его учетные записи в социальных сетях и т.д. С помощью карточки контактному лицу можно отправлять уведомление или послание через систему мгновенной передачи сообщений.

3. Масштабирование. Много полезных функций новая версия Outlook позаимствовала у Word. К их числу относится и столь любимый нами бегунок масштабирования. Теперь он располагается в правом нижнем углу панели предварительного просмотра. Благодаря ему у пользователя появляется возможность легко и быстро настроить масштаб просматриваемого сообщения. Впрочем, у такого масштабирования есть и досадные ограничения. Выполненные настройки не применимы к другим сообщениям, и если вы щелкните мышью на каком-то другом сообщении, а затем вновь вернетесь к оставленному, оно отобразится на экране в своем исходном масштабе.

4. Выбирай на вкус. Как и ПК в целом, Outlook с давних пор представлял собой тусклый серый ящик, предназначенный для решения производственных задач. Новая версия программы по-прежнему является мощным бизнес-инструментом, но теперь вы можете настроить ее внешний вид по своему усмотрению. К новым функциям визуального оформления относятся больше десяти поддерживаемых тем (каллиграфия, облака, звезды и т.д.) и три цветовые схемы. Возможно, кому-то это покажется не столь важным, но сохранять продуктивность и концентрироваться на входящих письмах гораздо проще, если внешний вид интерфейса приятен глазу.

5. Напоминания о присоединенных файлах. Позаимствовав страницу у Gmail — и избавив пользователей от необходимости установки модулей расширения, предлагаемых независимыми разработчиками, — приложение Outlook 2013 научилось анализировать текст электронного сообщения и выдавать предупреждение при отсутствии присоединенного файла, о котором идет речь в письме. Конечно, это мелочь, как и настройки внешнего вида, но если получатели регулярно извещают вас о том, что вы забыли присоединить файл, новая функция наверняка покажется вам невероятно удобной.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *