Недостача по инвентаризации

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

  • преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
  • противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
  • присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, .

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

  • Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
  • Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
  • Дата составления записки, ее порядковый номер.
  • Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
  • Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

Генеральному директору

компании “Шкаф”

Митину Л.Д.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

о недостаче товаров на складе

№153

12.06.2018 г

Я, Углов Д.А., 12 июня 2018 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Кладовщик, Углов Д. А.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Генеральному директору

“ООО” Стандарт

Ефанову М.В.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

№ 100

15.06.2018 г

15 июня 2018 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Кассир, Маркова М. Т.

Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления

Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.

На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.

У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.

Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.

В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».

Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».

Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

объяснительной записки

Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.

Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.

Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.

Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.

Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».

Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».

приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации

>Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ

Какой бланк использовать

Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.

Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.

Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование ТМЦ.
  2. Количество и единица измерения.
  3. Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
  4. Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.

Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.

Рекомендуемая форма:

ВАЖНО! На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю. По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается. Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.

Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации

Излишки на предприятии – довольно редкое явление, а вот с недостачами дело обстоит иначе.

Недостача представляет собой установленное при инвентаризации, ревизии или при проверке несоответствие по товарно-материальным ценностям или денежным средствам данных бухгалтерского учета.

Данные расхождения могут возникать по следующим причинам:

  • – естественным;
  • – из-за неточностей при приемке и отпуске товарно-материальных ценностей;
  • – из-за арифметических ошибок, допущенных в учете;
  • – ввиду хищений;
  • – ввиду стихийных бедствий;
  • – при смене материально ответственных лиц.

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете

определен и. 28 Положения по ведению бухучета и отчетности.

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.

Если в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей будет выявлена недостача, то первоначально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если в организации возникла недостача по причине стихийного бедствия (наводнения, урагана), то недостача относится на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года.

В результате естественных физико-химических процессов (выветривания, усушки, распыления, крошения, вымораживания, утечки и т.д.) масса товара или продукции во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процессе транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности или других свойств. Принято считать, что перечисленные процессы приводят к естественной убыли товаров.

Под нормами естественной убыли следует понимать предельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физикохимических свойств товаров.

К естественной убыли не следует относить технологические потери и потери от брака, при ремонте, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94, в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Представители налоговых органов придерживаются такой позиции, что суммы НДС по недостающему товару подлежат восстановлению, если они ранее были предъявлены к вычету (на сновании п. 2 ст. 171 НК РФ). Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи материалов. Но только если эта сумма соответствует нормам естественной убыли, утвержденным Правительством РФ.

Пример 11.2.

Организация провела в ноябре инвентаризацию и выявила недостачу аммиачной селитры в размере 70 кг. Всего на складе, по учетным данным, должно находиться 1000 кг этого вида минеральных удобрений по 85 руб. за кг (без учета НДС). Норма естественной убыли при хранении аммиачной селитры составляет 0,1% от ее массы, т.е. недостача в пределах норм естественной убыли составляет 1 кг (1000 кг ´ 0,1%). Остальная недостача в размере 69 кг (70 – 1) является сверхнормативной.

В бухгалтерском учете организации необходимо сделать следующие записи (табл. 11.1).

Таблица 11.1

Записи в бухгалтерском учете организации

Корреспонденция счетов

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

  • 5950
  • (85 руб. × 70 кг)

Выявлена недостача аммиачной селитры

  • 1071
  • (5950 руб. × 18%)

Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету из бюджета

85 (85 руб. × 1 кг)

Списана на затраты недостача аммиачной селитры в пределах норм естественной убыли

15,30 (85 руб. × 18%)

Списан на расходы НДС, ранее принятый к вычету из бюджета и относящийся к недостающим товарам в пределах норм естественной убыли

Принимая на работу физическое лицо, работодатель заключает с ним трудовой договор, и отношения, которые возникают между работником и работодателем, регламентируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

Согласно ст. 232 ТК РФ одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определенном ТК РФ и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия). Работник обязан возместить только прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.

Распоряжение руководителя о взыскании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления организацией размера причиненного ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласился добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то организация должна обратиться в судебные органы.

За причиненный ущерб работник может нести материальную ответственность в размере, не превышающем его среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Этот вид материальной ответственности (ограниченная материальная ответственность) применяется во всех случаях, если иное не предусмотрено ТК РФ или другими законами.

Пример 11.3.

В результате неосторожных действий работника было испорчено оборудование, остаточная стоимость которого составляет 3400 руб.

Среднемесячный заработок работника – 3150 руб.

В этом случае организация может взыскать с работника только 3150 руб.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):

  • • когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
  • • недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  • • умышленного причинения ущерба;
  • • причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  • • причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • • причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  • • разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну, в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Введение коллективной материальной ответственности предусмотрено ст. 245 ТК РФ в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинения ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

При удержании из заработной платы работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными ценами. Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50% заработной платы.

Ограничения, установленные ст. 138 ТК РФ, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

С точки зрения налоговых органов, когда имущество списывается в результате порчи или недостачи, НДС, уплаченный поставщикам и предъявленный к возмещению, должен быть восстановлен и уплачен в бюджет. Причем если речь идет о материально-производственных запасах, то в полной сумме, если об основном средстве – то в доле, приходящейся на остаточную стоимость основного средства.

Пример 11.4.

В организации по результатам инвентаризации выявлена недостача покупных материалов учетной стоимостью 14 700 руб.

По распоряжению руководителя организации рыночная стоимость материалов взыскивается с материально ответственного лица, с которым заключен письменный договор о полной материальной ответственности.

Рыночная стоимость данных материалов 19 500 руб. Сумма НДС по недостающим материалам в размере 2646 руб. ранее принята к вычету.

В учете организации должны быть сделаны следующие проводки (табл. 11.2).

Таблица 11.2

Записи в бухгалтерском учете организации

Корреспонденция счетов

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

14 700

Отражена сумма недостачи по результатам инвентаризации

Восстановлена ранее принятая к вычету сумма НДС по недостающим материалам

17 346(14 700 + 2646)

Отражено списание недостачи за счет виновного лица

2154 (19 500 – 17 346)

Отражена разница между суммой, подлежащей взысканию, и суммой, учтенной на счете 94

20% от суммы начисленной заработной платы

Отражается удержание из зарплаты виновного лица части суммы недостачи

Для отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации используются следующие счета:

  • – активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
  • – активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет 73-1 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Типовые проводки по учету результатов инвентаризации приведены в табл. 11.3.

Таблица 113

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете организации

Дебет

Кредит

Выявлены при инвентаризации:

– недостача готовой продукции;

– излишки материалов

Списана сумма недостачи на виновное лицо

Внесена виновным лицом сумма по возмещению ущерба в кассу

Удержана сумма по возмещению ущерба из заработной платы виновного лица

Списана сумма недостачи при отсутствии

виновных:

– на затраты производства;

– как прочие расходы

Учет пересортицы товаров

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречаются ситуации, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица – это появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования.

Причинами возникновения пересортицы могут быть:

  • • отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;
  • • недостаточный внутренний контроль движения товаров;
  • • халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

  • • выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;
  • • излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
  • • излишки и недостача выявлены у товаров одного и того же наименования и равного количества.

Проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных, недопустимо.

При выявлении пересортицы материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы, принимает руководитель организации.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих ценностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

В бухгалтерском учете данная ситуация отражается следующими проводками (табл. 11.4).

Таблица 11.4

Записи в бухгалтерском учете организации

Корреспонденция счетов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *