Нормативно правовая база ДОУ

Современное государственное регулирование ДОУ в России

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы ДОУ: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обозначено: «Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности… Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства её соответствия нормативной среде».

Нормативная среда (нормативно-правовая база) в соответствии с указанным стандартом включает:

  • законы и нормативные акты, регулирующую деловую деятельность в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;
  • стандарты практической деятельности организации;
  • правила рекомендательного характера;
  • добровольно применяемые этические кодексы и нормы.

Законодательные акты РФ.

Основным законом, определяющим права граждан РФ в информационно-документационной сфере является Конституция Российской Федерации, в Ч.4, ст. 29 которой значится: «каждый гражданин имеет право свободно искать, получать, передавать и распространять информацию любым законным способом».

Различные аспекты ДОУ регламентируются кодексами Российской Федерации:

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения, подтверждения правоотношений.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и др.; за незаконную деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с ограниченным доступом.

Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом и др.

Кроме кодексов общие принципы организации ДОУ прописаны в ряде Федеральных законов Российской Федерации.

Федеральные законы Российской Федерации

  • Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует порядок изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов, печатях органов государственной власти, на документах, удостоверяющих личность гражданина; определяет порядок использования гербовых печатей.
  • Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах.
  • Закон Российской Федерации от 23сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» регламентирует использование товарных знаков в официальных документах.
  • Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи; устанавливает использование средств электронной цифровой подписи; определяет сведения, которые должен содержать сертификат ключа подписи; срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре; устанавливает статус, деятельность, обязательства удостоверяющего центра, обязательства владельца сертификата ключа подписи, определяет особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и корпоративной информационной системе.
  • Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и «О техническом регулировании»; Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 2007 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» определяют цели и принципы стандартизации, в частности, принцип добровольного применения стандартов, принцип применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта; устанавливает документы в области стандартизации (национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил).
  • Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определяет состав документов, необходимых при документировании отношений, связанных с поступлением на государственную службу, её прохождением и прекращением; детально прописывает содержание и форму служебного контракта, структуру должностного регламента; содержит требования, предъявляемые к кадровой службе государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего; определяет состав документов и дел, ведение которых возложено на кадровую службу, в частности, трудовых книжек, личных дел, реестра гражданских служащих, служебных удостоверений.
  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает нормы, распространяющиеся как на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, так и на другие архивные документы, в том числе — на документы по личному составу; детализирует состав АФ РФ; определяет состав документов, отнесённых к собственности РФ, субъекта, муниципального образования; прописывает порядок утверждения и согласования типовых и ведомственных перечней с указанием сроков хранения документов; устанавливает сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим в области информационного права. Он определяет основные понятия в информационной сфере; наряду с законом «Об электронной цифровой подписи» регулирует сферу электронного документооборота; уравнивает юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью».
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных работников с использованием средств автоматизации или без таких средств. Распространяется на федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы, органы местного самоуправления, не входящие в систему органов местного самоуправления муниципальные органы, юридических, физических лиц.
  • Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регламентирует отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, определяет порядок рассмотрения запросов граждан, в том числе, поступивших по сети Интернет, устанавливает формы предоставления ответа на запрос.

Положения, зафиксированные в законах, детализируются в правовых актах, принимаемых Президентом и Правительством Российской Федерации. Среди указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, посвящённых или в какой-то мере затрагивающих вопросы документационного обеспечения управления, необходимо отметить следующие:

Перечень указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, регламентирующих аспекты ДОУ.

  • указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
  • указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
  • распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»;
  • постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 10 января 2005 г. № 30 «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
  • постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Важной составляющей нормативной базы делопроизводства являются нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, среди которых необходимо отметить:

  • постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
  • приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»;
  • постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;
  • приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». На этом нормативном акте следует остановиться особо.

Рекомендации предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Их применение должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации состоят из 3 основных разделов:

  • общие положения (обозначены цель разработки, сфера распространения рекомендаций, приведены законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации, документации, архивного дела);
  • порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству;
  • структура и содержание Инструкции по делопроизводству (включает подразделы: общие положения, основные понятия, создание документов в федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота, документальный фонд федерального органа исполнительной власти, особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с документами, изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов).

Кроме того, в состав Методических рекомендаций включено 39 приложений, среди которых образцы бланков и документов, формы номенклатур, описей, актов документов, а также порядок формирования дел и составления описей, правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение и др.

Следует уяснить, что особое место в системе государственных нормативно-методических актов по ДОУ занимает «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к службам документационного обеспечения», разработанная Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР и утверждённая приказом Главархива 25 мая 1988 г. № 33. Предшественником Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была вышедшая в 1973 г. «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения» (ЕГСД). Основные положения ЕГСД распространялись только на организационно-распорядительную документацию, а общие требования к документам и службам документационного обеспечения, сформулированные в ГСДОУ, распространяются уже «на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии» (ГСДОУ, п. 1.6).

Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и организациях. Он был разработан с целью упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствования работы аппарата управления.



Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
В последние годы роль и важность нормативной базы значительно возросла. Деловая документальная связь на всех уровнях начала осуществляться в соответствии с общепринятыми правилами. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативных документов по вопросам документирования и работы организаций.

Для того чтобы вновь созданный документ стал юридически действительным, он должен быть оформлен в соответствии с действующими правилами и положениями. В то же время во всех организациях должна применяться единая система правил для подготовки документации того же типа, то есть она должна указывать, как должен быть написан документ, что он должен включать, кто имеет право подписывать и какая печать может аутентифицировать документы.

Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу Управление различными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру). В управлении современными информационными технологиями регулирует работу с ценными бумагами, доступ к которым ограничен.

В настоящее время в Российской Федерации существует ряд национальных нормативно-правовых актов, регулирующих общие правила подготовки, обработки и организации работы с документами. Нормативные и методологические документы по поддержке документации руководства разрабатываются различными государственными органами и руководством в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, – это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15

Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Другим основным источником является закон – это нормативный акт, принятый в специальном порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающим волю народа, обладающим наибольшей правовой силой после Конституции и регулирующим социально значимые, типичные и стабильные социальные отношения.

Нормативной правовой базой ведения бухгалтерского учета является совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регулирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также работы офиса: его структура, функции, персонал, техническая поддержка и некоторые другие аспекты. Он регулирует правила выдачи документов; правила работы с документами; сохранение документов; порядок передачи документов для архивного хранения; Работа офисной работы; Внедрение новых информационных технологий при работе с документами; Работа с документами, имеющими ограничение доступа; Правовые аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя Конституцию РФ, международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом), законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне, правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера, правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства, правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий, государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда, нормативные документы по организации архивного хранения документов; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Говоря о составе нормативно-правовой базы ДОУ, стоит сказать, что в неё входят законодательные акты, касающиеся сферы информации, документации, ГС ДОУ, различного рода распоряжения, постановления, принятые правительством, федеральными исполнительными органами, в которых на государственном уровне рассматриваются вопросы ДОУ, документация, регламентирующая организацию, охрану управленческого труда работников службы ДОУ, акты, разработанные органами исполнительной власти, правительством субъектов РФ, их территориальными образованиями, которые регламентируют вопросы ДОУ, системы унификации документации, правовые акты, имеющие инструктивные, нормативный характер, методическая документация по ДОУ различных учреждений и государственные документы, действующие стандарты.

Одним из основных ГОСТов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Он распространяется на всю организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения, протоколы, акты, решения, письма). В нём содержится информация о составе реквизитов, требования, предъявляемые к оформлению деловых бумаг, бланков.

Следующий не менее важный ГОСТ, это ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В нём излагаются требования, касающиеся построения, оформления, изложения, содержания различного рода стандартов.

Говоря о новых законах, принятых в области ДОУ, в первую очередь хочется остановиться на законе «Об электронной подписи», принятом в 2011-м году. Основное его предназначение — формирование правовых условий для внедрения электронной цифровой подписи (при которых электронная подпись признается равнозначной рукописной подписи, поставленной на бумаге).

В дополнение к указанному закону Российским правительством был утвержден «Перечень документов, обмен которыми между организациями, органами при оказании государственных услуг и исполнении госфункций осуществляется в электронном виде». Вместе с тем им подписан «План мероприятий по переходу федеральных исполнительных органов на безбумажный документооборот».

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Проанализировав состав нормативно-правовой базы ДОУ, можно убедиться в том, что сегодня в России работа с документацией представляет собой превосходно продуманную систему, базирующуюся на обоснованных, рациональных принципах. Владея ими, вы станете эффективным звеном в ДОУ вашей организации.

Литература:

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОУ

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

— Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

— Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

— Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.

Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.

Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Глава 1

Нормативно – методическая база делопроизводства

Нормативно—методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

4) государственные стандарты на документы;

5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;

6) унифицированные системы документации;

7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Состав нормативно-методической базы делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. аспекты.

Нормативно-правовой акт — закон, кодекс, постановление, инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В РФ и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

· законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

· указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;

· правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.);

· правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

— инструкции по делопроизводству

— положения о службе по делопроизводству

— должностные инструкции

— табель унифицированных форм

— перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов

— перечень утверждаемых документов и документов на которых ставится печать

· государственные стандарты на документацию (ГОСТы);

· унифицированные системы документации (УСД);

· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ);

· государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

· нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

· нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

2. Законы РФ

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ (1994 — 1995 гг.). Он устанавливает виды и разновидности определенных документов, например, документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; он также устанавливает письменную форму сделки, определяет виды договоров и общие положения о договоре.

Уголовный Кодекс РФ определяет ответственность за подделку документов.

Основными федеральными законами, регулирующими стороны работы с информацией и документацией, являются следующие:

Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.). Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений. Законом установлен государственный контроль за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона. В нем определены правила применения международных (региональных) стандартов на территории РФ.

Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.). Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, документы и массивы в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нем отмечено, что документы, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими являются их собственностью. Документированная информация, предоставляемая в обязательном порядке в органы государственной власти юридическими лицами и гражданами представляет собой информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне.

Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» (1996 г.). Он определяет, что объектом международного информационного обмена в рамках единого мирового информационного пространства могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена могут выступать РФ, субъекты РФ, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица РФ, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Закон устанавливает ограничения при осуществлении международного информационного обмена, защиту конфиденциальной информации, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам.

Перейти на страницу: 1 2 3 4

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *