Нужно ли подписывать

Нужно ли подписывать сам договор, если к нему составляется протокол разногласий?

На этот вопрос можно ответить по-разному в зависимости от конкретных обстоятельств переговорного процесса (т.н. преддоговорного этапа). Например, в предыдущем вопросе мы рассматривали ситуацию, когда так и должно быть: одновременное подписание и договора, и протокола разногласий к нему с соответствующей отметкой об этом в самом договоре.

Рассмотрим иной случай. Один из потенциальных контрагентов (оферент) составляет проект будущего договора (оферту), подписывает его и направляет другой стороне (акцептанту). В сопроводительном письме к этому проекту договора указывается следующая фраза: «Просим рассмотреть и подписать в течение стольких-то дней либо, не подписывая, возвратить с протоколом разногласий». На первый взгляд, действия стороны, получившей проект договора, очевидны: либо подписывать договор, либо не подписывать его. В последнем случае необходимо направить оференту протокол разногласий (акцепт оферты на иных условиях или встречную оферту).

Однако на практике почти всегда наблюдается совершенно иная ситуация. Получив проект договора, контрагент подписывает его, делая отметку (или проставляя штамп) о наличии протокола разногласий, а также прикладывает к договору протокол разногласий в двух экземплярах. Вся эта документация возвращается оференту. Теперь следует задаться вопросом о том, что в данном случае произошло? Договор заключен, но устраивают ли условия этого договора оферента? Каковы должны быть его дальнейшие действия? Возможно, что с учетом предложенного второй стороной протокола разногласий заключение данного договора становится в целом неприемлемым для оферента. Только вот отказаться от договора он уже не может, ведь договор подписан обеими сторонами. Подписание протокола разногласий или отказ от этого документа роли уже не играет, потому что в договоре пометка о его существовании имеется. Следовательно, от того, подпишет ли этот протокол оферент, ничего не изменится. Складывается парадоксальная ситуация: договор — это соглашение как минимум двух лиц, но лишь одно из них самостоятельно определило окончательную редакцию договора.

Нередко проблема усугубляется еще и тем обстоятельством, что стороны приступили к фактическому исполнению договора. Известны случаи, когда в один и тот же день одна сторона направляет другой подписанный договор с протоколом разногласий и осуществляет авансовый платеж в точном соответствии с условиями первоначально предложенного проекта договора. Как квалифицировать эту ситуацию, если в одно и то же время происходит и фактический акцепт в виде уплаты авансового платежа (п. 3 ст. 438 ГК РФ), и отказ от акцепта в виде направления протокола разногласий (ст. 443 ГК РФ)? Иначе как отсутствием правовой дисциплины и аккуратности в документальном оформлении договорных отношений объяснить это, на мой взгляд, нельзя.

Есть ли выход из этой ситуации, тем более что на практике, пожалуй, каждый второй договор заключается подобным образом? Для решения этой проблемы можно предложить три варианта. Во-первых, в проекте договора можно установить трехкратное указание дат: дата в начале договора (перед преамбулой), даты около подписей уполномоченных лиц. В этом случае будет очевидно, что оферент и акцептант подписали договор в разное время (друг за другом). Следовательно, первая сторона (оферент) не имела возможности заранее рассмотреть и оценить разногласия, предложенные второй стороной, а, напротив, получила их вместе с подписанным договором.

Этот вариант приемлем только для случая, когда вторая сторона указывает верную (действительную) дату подписания договора. А ведь бывает и так, что уполномоченное лицо проставляет не действительную дату, а просто повторяет ту, которая в договоре уже имеется.

Во-вторых, направляя проект договора на рассмотрение будущему контрагенту, оферент может его не подписывать. В этом случае, если вторая сторона оформит протокол разногласий и возвратит подписанный договор с протоколом разногласий к нему, оферент может либо отказаться от заключения договора в целом, либо продолжать переговорный процесс путем обмена протоколами разногласий. Но оферент не будет связан договорными отношениями, ведь свою подпись на первоначальном проекте договора он не проставлял. Этот вариант также может иметь негативные последствия, ведь он построен на отсутствии правовых последствий для оферента. Дело в том, что согласно локальным правовым актам многих организаций запрещено принимать к рассмотрению проекты договоров, которые не содержат подписи уполномоченного лица оферента. Это правило заслуживает одобрения, т.к. предложение заключить договор (проект договора, оферта) не может иметь юридические последствия без подписи уполномоченного лица. Акцептуя оферту, т.е. подписывая проект договора, контрагент не имеет никаких гарантий, что оферент будет связан с ним договорными отношениями. Все практикующие специалисты это прекрасно понимают. Ведь неподписанная оферта означает, что оферты не было.

Наконец, в-третьих, можно преложить идеальный вариант, соблюдение которого позволит раз и навсегда снять проблемы и противоречия, связанные с оформлением протоколов разногласий. Он назван «идеальным» по той простой причине, что достигнуть его повсеместного применения — дело долгого времени. Вариант этот очень простой, он сводится к тому, что если у акцептанта есть возражения по тексту предложенной оферты (проекта договора), то договор ему акцептовать нельзя. Обычно возражения к этому тезису основаны на том, что в целом договор акцептанта устраивает, но есть лишь небольшие возражения. Поэтому договор подписывается и одновременно к нему оформляется протокол разногласий. Подобное возражение не выдерживает никакой критики хотя бы по двум причинам. Во-первых, акцептанту его возражения могут казаться несущественными, а для оферента они окажутся принципиально важными и неприемлемыми в редакции, изложенной в протоколе разногласий. Во-вторых, акцепт должен быть полным и безоговорочным. Составление протокола разногласий означает, что соглашения между сторонами нет, а следовательно, нет и договора.

Поэтому при наличии возражений (существенных или незначительных) по предложенному проекту договора составляется протокол разногласий. В дальнейшем либо разногласия сторонами снимаются (путем выработки согласованной редакции положений договора или путем исключения некоторых пунктов из его текста), либо сохраняются, и обе (что особенно важно) стороны подписывают окончательный протокол разногласий и договор. Недопустимо подписывать договор и одновременно оформлять к нему протокол разногласий. Пока не будет ясности с тем, чем окончится переговорный процесс, договор не подписывается. Нельзя в один и тот же момент времени и акцептовать оферту, и отказаться от ее акцепта.

Конечно, это идеальный вариант еще и потому, что понимать данное правило должны оба контрагента.

Отраслевые нормы

В подразделениях системы МВД России допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную (другую) ответственность, если иное не было предусмотрено соглашением сторон (п. 9 Инструкции, утвержденной Приказом МВД России от 6 февраля 2007 г. N 130).

В Положении о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 января 2006 г. N 4) и Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утв. Приказом Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 г. N 179) говорится о том, что штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется его подпись, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.

Остановимся на использовании факсимиле и ЭЦП в органах государственной власти и местного самоуправления. В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и других.

В п. 4.13 Регламента работы Администрации Тверской области (утв. Постановлением Губернатора области от 2 июля 2003 г. N 73-пг) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, заместителей губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается <*>.

<*> Об этом сказано и в Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (утв. Распоряжением Главы администрации Ивановской области от 22 декабря 2003 г. N 1658-р).

А в Нижневартовском районе утверждено Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утв. Постановлением главы Нижневартовского района от 6 декабря 2007 г. N 1555). В нем речь идет о том, что в администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей главы района и заместителей главы района.

Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:

  • копии подписанных в установленном порядке документов;
  • поздравительные, приветственные письма и телеграммы;
  • другие документы по прямому указанию главы района, заместителей главы района, за исключением выдачи доверенностей, подписания платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

Из Регламента Администрации Псковской области (утв. Постановлением Администрации Псковской области от 15 октября 2007 г. N 397, далее — Регламент N 397) следует, что документы администрации области могут быть согласованы либо подписаны с использованием аналогов собственноручной подписи (электронная цифровая подпись, факсимильное воспроизведение подписи). На документах администрации области, исполненных на бумажных носителях, может быть использовано факсимильное воспроизведение подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата. На документах администрации области, имеющих вид электронного сообщения, могут быть использованы электронные цифровые подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений аппарата администрации области и органов исполнительной власти области. В случае необходимости руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата администрации области вправе использовать факсимильное воспроизведение своей подписи (далее — факсимиле) при оформлении служебных документов. Порядок использования факсимиле руководителя органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата администрации области устанавливается нормативно-правовым актом соответствующего государственного органа. На руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области в полном объеме распространяются нормы настоящего раздела. Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.

Рисунок 1

В формах договоров, утвержденных Приказом Минобрнауки России от 1 октября 2007 г. N 267, даны следующие формулировки.

Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».

Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».

При заключении договора по факсу также следует сделать специальные оговорки. Нужен отдельный пункт о том, что стороны намерены совершить сделку посредством факсимильной связи, а подписи сторон на документах, переданных и полученных по факсу, имеют силу собственноручных. Иначе суд может посчитать контракт незаключенным (Определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. N 653/08). Кроме того, в договоре нужно прописать номера факсов, с которых будут отправляться сообщения. Также в контракт включают пункт о том, что в случае возникновения спора контрагенты допускают использование в качестве доказательств документы, которыми они обменялись по факсу (накладные, акты и т.д.).

Надо сказать, налоговики зачастую не признают контракт, заключенный по факсу. Однако судьи уверены, что заключение договора таким способом правомерно (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2006 г. по делу N А56-12718/2005, Поволжского округа от 20 июля 2006 г. по делу N А12-25353/05-С35, Западно-Сибирского округа от 19 июня 2007 г. по делу N Ф04-3802/2007(35217-А45-4)).

Обратите внимание: есть договоры, которые можно заключать лишь в форме единого документа, подписанного обоими контрагентами:

  • договор продажи недвижимости (ст. 550 ГК РФ);
  • договор аренды зданий и сооружений (п. 1 ст. 651 ГК РФ);
  • договор аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК РФ);
  • договор доверительного управления имуществом (п. 2 ст. 1017 ГК РФ).

Первичная документация

Что касается «первички», запрет на проставление в ней факсимиле вполне справедлив. Ведь такие документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (если в альбомах нет необходимого документа, он может быть разработан учреждением самостоятельно, но при этом должен содержать все перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ реквизиты). В любом случае такие документы предполагают наличие подписей указанных в них лиц. Другими словами, законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404, Постановления ФАС Уральского округа от 14 августа 2008 г. по делу N Ф09-6377/07-С3, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу N А65-3666/2006, от 3 мая 2007 г. по делу N А57-4249/06). Справедлив этот вывод и для документов, полученных по факсу, ведь там оригинальных подписей, как ни крути, не будет.

Однако есть и такое решение судей: факсимильная подпись на актах и накладных правомочна (Постановление ФАС Московского округа от 25 июня 2007 г. по делу N КГ-А40/5478-07). Арбитры указали на ст. 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика — проблема снимается.

С ЭЦП дело обстоит иначе. Минфин России разрешил вести бюджетный учет на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи (Письмо от 19 мая 2006 г. N 02-14-13/1297). При соблюдении определенных требований электронная цифровая подпись в электронном документе считается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (Письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-05-05-03/37). Условия таковы (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»):

  • сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
  • подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Счета-фактуры

Налоговики запрещают проставлять факсимильные подписи на счетах-фактурах, использовать ЭЦП, посылать документы по факсу (Письма ФНС России от 7 апреля 2005 г. N 03-1-03/557/11, от 19 октября 2005 г. N ММ-6-03/886@, от 14 февраля 2005 г. N 03-1-03/210/11, от 17 мая 2005 г. N ММ-6-03/404@). По их мнению, организации не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы «входного» НДС на основании счета-фактуры, заверенного или полученного таким образом, так как ст. 169 Налогового кодекса не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

В стане судей же не пришли пока к общему мнению. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении налога (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20 июня 2007 г. по делу N Ф08-3531/2007-1429А, Уральского округа от 26 февраля 2008 г. по делу N Ф09-625/08-С2, от 16 января 2008 г. по делу N Ф09-11118/07-С2, от 19 апреля 2007 г. по делу N Ф09-2754/07-С2, Московского округа от 15 мая 2006 г. по делу N КА-А40/2894-06). Служители Фемиды полагают, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле. Помимо того факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований ст. 169 Налогового кодекса.

Также судьи указали, что в соответствии со ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражном процессе в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором.

Это важно. Законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (Постановление ФАС Центрального округа от 9 октября 2007 г. по делу N А09-8896/06-4).

В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 21 февраля 2007 г. по делу N Ф03-А73/06-2/5431, от 14 июня 2006 г. по делу N Ф03-А51/06-2/1849, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу N А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. по делу N А57-4833/06-33, от 3 мая 2007 г. по делу N А57-4249/06).

Со счетами-фактурами, полученными по факсу, также не все ясно. Иногда судьи встают на сторону организаций (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2007 г. по делу N А05-13752/2006-11, Западно-Сибирского округа от 27 февраля 2006 г. N Ф04-599/2006(19980-А27-6) по делу N А27-23535/2005-6). В других случаях признают право на вычет по факсовым счетам-фактурам только при условии, что организации по запросу налоговиков или суда представят оригинал (Постановления ФАС Уральского округа от 17 марта 2007 г. по делу N А47-3561/07, Московского округа от 3 марта 2006 г. по делу N КА-А40/853-06). Бывает и так, что спор выигрывают проверяющие (Постановление ФАС Уральского округа от 14 августа 2007 г. по делу N Ф09-6377/07-С3).

О том, что выставлять счета-фактуры, заверенные электронной цифровой подписью, можно, говорится, в частности, в Постановлении ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. N Ф09-3600/06-С2 по делу N А47-8175/05.

Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Инструкция Банка России от 14 сентября 2006 г. N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21 июня 2003 г. N 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Доверенности

Доверенность является односторонней сделкой, к которой в соответствии со ст. 156 Гражданского кодекса применяются общие положения об обязательствах и договорах. В соответствии с ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Таким образом, к доверенности применяются положения ст. 160 Гражданского кодекса о письменной форме сделки. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В данном случае законом или иными правовыми актами использование факсимиле не предусмотрено, соглашение сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя.

Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи и ЭЦП не допускаются. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. по делу N А11-1742/2003-К1-10/164).

Заметим, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Конкурсная документация

В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13 июля 2007 г. N 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».

А в требованиях к документации, установленных Приказом Рособразования от 2 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

Отчетность

В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ и п. 6 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. N 72н, отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Формы бюджетной отчетности, содержащие плановые и аналитические показатели, подписываются еще и руководителем финансово-экономической службы. Таким образом, формы бюджетной отчетности подписываются лично названными лицами, и использовать факсимильную подпись в данном случае нельзя.

Внимание! При оформлении первичных документов, счетов-фактур, налоговых деклараций лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п. 3 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ, п. 6 ст. 169, п. 5 ст. 80 НК РФ).

Также Минфин России против использования факсимиле на налоговых декларациях (Письмо от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404). В том же Письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.

Отправлять отчетность по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП не возбраняется. Это делают на основании Временного регламента обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности при представлении их налогоплательщиком через специализированного оператора связи (утв. Приказом ФНС России от 6 февраля 2008 г. N ММ-3-6/50@).

Нужна инструкция

В учреждении необходимо издать распорядительный документ об использовании факсимиле и разработать соответствующее положение (инструкцию) о его использовании. В документе указывают:

  • случаи применения факсимиле;
  • лиц, имеющих право его ставить;
  • лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Данная обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре лица, ответственного за хранение и использование факсимиле, или должностной инструкции.

Обычно такой документ составляют по вопросам использования не только факсимиле, но и дополнительных печатей организации.

Примерная форма инструкции приведена на рисунке 2.

—————————————————————————¬
¦ Инструкция ¦
¦ О порядке пользования дополнительными печатями, факсимиле директора, ¦
¦ главного бухгалтера и иными факсимиле, а также оформления первичных ¦
¦ документов ¦
¦ ¦
¦ «Утверждаю»¦
¦ Руководитель учреждения ____________¦
¦ «__» ________ 2008 г.¦
¦ Приказ N ___ от ______ 2008 г.¦
¦ ¦
¦ Общие положения ¦
¦ ¦
¦ 1. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения должностными¦
¦лицами, которым в соответствии с приказом выдается дополнительная печать¦
¦и факсимиле для их использования в хозяйственной деятельности учреждения.¦
¦ ¦
¦ Применение дополнительной печати и факсимиле. Порядок оформления ¦
¦ документов с их использованием ¦
¦ ¦
¦ 2. Дополнительная печать и факсимиле могут использоваться только на¦
¦следующих документах: ¦
¦ 2.1. Счетах. ¦
¦ 2.2. Актах приема-передачи, подписываемых во исполнение обязательств¦
¦по заключенным договорам. ¦
¦ 2.3. Расходных накладных. ¦
¦ 2.4. _______________. ¦
¦ 3. Применение факсимиле директора и главного бухгалтера, а также¦
¦дополнительной печати на документах, указанных в п. п. 2.1 и 2.2¦
¦Инструкции, допускается только при условии, если возможность такого¦
¦применения предусмотрена в соответствующих договорах. ¦
¦ 4. При оформлении документов распорядитель факсимиле должен¦
¦удостовериться, что оттиск печати отображает номер печати/факсимиле, если¦
¦последние имеют такой номер, кроме того, в левом или правом нижнем углу¦
¦указывает свою должность, фамилию и ставит подпись. ¦
¦ 5. Применение факсимиле, дополнительных печатей и факсимиле¦
¦должностных лиц на документах, не предусмотренных настоящей Инструкцией,¦
¦запрещается. ¦
¦ 6. Применение дополнительных печати и факсимиле на документах,¦
¦указанных в п. 1 Инструкции, может осуществляться также в отсутствие на¦
¦предприятии директора, главного бухгалтера и/или иного должностного лица¦
¦(по болезни, в командировке, в отпуске и т.д.). ¦
¦ 7. Дополнительная печать и факсимиле передаются для использования¦
¦должностному лицу, которое определяется в соответствии с приказом.¦
¦Вышеупомянутое лицо является ответственным за сохранность и целевое¦
¦использование дополнительной печати и факсимиле. ¦
¦ 8. Дополнительная печать и факсимиле передаются под расписку, о чем¦
¦делается соответствующая отметка в журнале приема-передачи дополнительных¦
¦печатей и факсимиле. ¦
L—————————————————————————

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *