Оформление сверхурочной работы

Служебная записка о необходимости привлечения к сверхурочной работе

По просьбе работодателя с письменного согласия работника его можно привлечь к сверхурочной работе в следующих случаях (ч. 2 ст. 99 ТК РФ):

при необходимости выполнить или закончить начатую работу, которую из-за непредвиденной задержки по техническим условиям производства не получилось выполнить или закончить в течение нормальной рабочей смены, если ее невыполнение может повлечь порчу или гибель имущества работодателя или третьих лиц, за сохранность которого он отвечает, государственного или муниципального имущества, создать угрозу жизни и здоровью людей;

при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;

для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. При этом работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

Есть также основания, при наличии которых для сверхурочной работы согласие сотрудника не нужно (ч. 3 ст. 99 ТК РФ):

при выполнении работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения их последствий, а также последствий стихийного бедствия;

при выполнении общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;

при производстве работ в связи с введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, например в случае пожара, наводнения, землетрясения, и в других случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Во всех остальных случаях привлечь сотрудника к выполнению сверхурочной работы компания может с его письменного согласия с учетом мнения выборного органа профсоюза (если такового нет, то достаточно согласия работника).

В случае привлечения к сверхурочной работе надо соблюдать и другие ограничения. При любых обстоятельствах запрещается привлекать к ней беременных женщин, работников, которым не исполнилось еще 18 лет (кроме спортсменов и творческих работников), сотрудников в период действия ученического договора, а также сотрудников, которым работать сверхурочно запрещено в соответствии с медицинским заключением (ч. 5 ст. 99, ч. 3 ст. 203, ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Некоторых сотрудников можно привлечь к сверхурочным работам только с их письменного согласия и при условии, что такая работа не противопоказана им по медицинским показаниям. Это касается женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей или отцов, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет, инвалидов, сотрудников, имеющих детей-инвалидов, а также сотрудников, которые ухаживают за больными членами своей семьи в соответствии с медицинским заключением. При этом такие сотрудники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от привлечения к сверхурочной работе (ч. 5 ст. 99, ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ). Такое напоминание можно включить в текст уведомления о необходимости выйти на работу сверхурочно (см. образец на стр. 146).

Время сверхурочной работы оплачивается в полуторном размере за первые два часа работы, а затем в двойном (в трудовом или коллективном договоре можно увеличить этот размер). По желанию сотрудника вместо повышенной оплаты можно предоставить ему дополнительное время отдыха, по продолжительности не меньше времени выполнения сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

Компания обязана вести точный учет времени сверхурочных работ, к которым был привлечен ее работник (ч. 7 ст. 99 ТК РФ). В год общее время таких работ должно быть не больше 120 часов (ч. 6 ст. 99 ТК РФ). Правда, превышение этого лимита не освободит работодателя от оплаты сверхурочных работ в повышенном размере. Но суммы оплаты сверхурочной работы, продолжительность которой превысила возможный лимит, компания вправе списать в общем порядке (письмо Минфина России от 22.05.07 № 03-03-06/1/278, постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3947/2008(7394-А75-14)).

Заметим, что, если работу в дополнительное время сотрудник решит выполнять по собственной инициативе (например, без распоряжения руководства задерживается в офисе), такую переработку компании оплачивать не нужно, как и предоставлять за нее время отдыха. Сверхурочной она не считается (письмо Роструда от 18.03.08 № 658-6-0).

Обосновать необходимость в привлечении сотрудника к сверхурочным работам может начальник структурного подразделения в служебной записке на имя руководителя компании. Она не является обязательным документом, составлять ее закон не требует. Однако наличие служебки зачастую упрощает согласование сверхурочных работ с директором и их дальнейшее документальное оформление. А в некоторых случаях составлять служебные записки, в том числе о необходимости сверхурочных работ, требует внутреннее положение компании о делопроизводстве и документообороте. На их основании и при согласии работника, когда оно необходимо, оформляется приказ о привлечении к сверхурочной работе (см. образец на стр. 149).

>В каком виде составляется

Типовой унифицированной формы для служебной записки не установлено, поэтому ее можно составить в произвольном виде.

Кто может привлекаться к сверхурочной работе

По своей инициативе администрация организации имеет право привлекать сотрудников к сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ). Но помните: продолжительность сверхурочных работ ограничена. Переработки не должны составлять более четырех часов в течение двух дней подряд и более 120 часов в течение года (ст. 99 ТК РФ).

К сверхурочным работам нельзя привлекать:

  • беременных женщин;
  • сотрудников моложе 18 лет (за исключением профессиональных спортсменов и творческих работников, перечень профессий и должностей которых утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252);
  • сотрудников в период действия ученического договора;
  • сотрудников, которым работа сверх нормальной продолжительности противопоказана в соответствии с медицинским заключением.

Такие правила установлены статьями 99, 203, 268 и частью 3 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ.

Некоторых сотрудников можно привлечь к сверхурочным работам, но только с их письменного согласия и при условии, что такая работа не противопоказана им по медицинским показаниям. Это касается:

  • женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • одиноких матерей (отцов), воспитывающих детей в возрасте до пяти лет;
  • инвалидов;
  • сотрудников, имеющих детей-инвалидов моложе 18 лет;
  • сотрудников, которые ухаживают за больными членами своей семьи.

При этом такие сотрудники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от привлечения к сверхурочной работе. Такие правила установлены в части 5 статьи 99 и части 3 статьи 259 Трудового кодекса РФ.

Некоторым сотрудникам администрация обязана установить сокращенное рабочее время. Это относится:

  • к несовершеннолетним сотрудникам (ст. 92 ТК РФ);
  • к инвалидам (ст. 92 ТК РФ);
  • к сотрудникам, занятым на производствах с вредными и опасными условиями труда (ст. 92 ТК РФ);
  • к женщинам, работающим в районах Крайнего Севера (ст. 320 ТК РФ);
  • к педагогам (ст. 333 ТК РФ);
  • к медработникам (ст. 350 ТК РФ).

Для таких сотрудников сверхурочной будет работа, превышающая по продолжительности их сокращенную неделю или смену (ст. 99 ТК РФ).

Пример

Сотрудникам организации установлена 40-часовая 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье.

В апреле 2015 года в здании организации произошла авария. Чтобы устранить ее последствия, рабочий Иванов А. И. по просьбе непосредственного руководителя задержался после окончания своей смены:

  • 2 апреля – на 3 часа;
  • 3 апреля – на 2 часа.

Кроме того, Иванов вышел на работу в выходной день 4 апреля на 8 часов.

В апреле 2015 года – 22 рабочих дня. Нормальная продолжительность рабочего времени в этом месяце для Иванова составляет 175 часов. Фактически Иванов отработал 188 часов.

Переработка составила 13 часов (188 – 175), из них:

  • 5 часов – сверхурочной работы;
  • 8 часов – за работу в выходной день.

За сверхурочную работу и работу в выходной день Иванову положена доплата.

Ситуация: считается ли сверхурочной работа более 40 часов в неделю сотрудника, которому установлен ненормированный рабочий день

Нет, не считается. Особенность режима ненормированного дня состоит в том, что по решению руководства организации некоторые сотрудники регулярно работают сверхурочно (ст. 101 ТК РФ). Доплачивать им за сверхурочные работы не нужно, потому что переработки компенсируются дополнительным временем отдыха (ст. 119 ТК РФ).

Ситуация: в каких случаях считается сверхурочной работа в пределах графика, но сверх 40 часов в неделю

Продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Если при разработке графика выяснилось, что иногда сотрудники будут работать более 40 часов в неделю, вводите суммированный учет (ст. 104 ТК РФ). В таком случае количество часов, отработанных сверхурочно, подсчитывают по итогам учетного периода (например, месяца или квартала). Сверхурочной будет считаться работа сверх нормального числа часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Как оформить сверхурочную работу

А теперь рассмотрим, как оформить сверхурочную работу. Итак, чтобы привлечь сотрудника к сверхурочным работам, нужно:

  • оформить приказ о привлечении сотрудника к сверхурочным работам;
  • ознакомить сотрудника с его правом отказаться от сверхурочной работы (в случае необходимости);
  • получить письменное согласие сотрудника на привлечение к сверхурочным работам (в случае необходимости).

Кроме того, в отдельных случаях нужно учесть мнение профсоюза (если он есть в организации). Об этом сказано в статье 99 Трудового кодекса РФ. Приказ о привлечении к сверхурочным работам оформите в произвольной форме (см. образец ниже). Унифицированной формы этого документа законодательством не установлено.

В Трудовом кодексе РФ не сказано, как именно оформить согласие сотрудника на сверхурочные работы. Поэтому тут у компании есть выбор. В частности, это можно сделать одним из следующих способов:

  • в виде заявления сотрудника в произвольной форме;
  • в виде отметки сотрудника на приказе о привлечении к сверхурочным работам: «На привлечение к работе согласен».

Оформлять согласие сотрудника не требуется, если его привлекают для выполнения:

  • работ, необходимых для предотвращения катастрофы или производственных аварий, а также устранения их последствий;
  • общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем по водо- и газоснабжению, отоплению, освещению, канализации, транспорту или связи;
  • необходимых работ в связи с введением чрезвычайного положения, а также в связи с чрезвычайными обстоятельствами, ставящими под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения (пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии и т. п.).

Об этом сказано в части 3 статьи 99 Трудового кодекса РФ.

Некоторых сотрудников нужно уведомить о праве отказаться от сверхурочных работ. Это правило относится к женщинам с детьми до трех лет, а также к инвалидам (ч. 5 ст. 99 и ст. 259 ТК РФ).

Ситуация: как уведомить сотрудника о праве отказаться от сверхурочных работ

В законодательстве четко не сказано, как и каким документом уведомить сотрудника о его праве отказаться от сверхурочных работ. Важно только, чтобы это был письменный документ (ч. 5 ст. 99 ТК РФ).

В некоторых организациях действует такая практика. Сотрудник от руки пишет на приказе о привлечении к сверхурочной работе: «С правом на отказ от сверхурочных работ ознакомлен». Однако по смыслу трудового законодательства уведомить сотрудника желательно до издания приказа (ст. 99 ТК РФ). Поэтому оформите уведомление в виде отдельного документа и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.

Если в организации есть профсоюз, нужно учесть его мнение. Это не требуется, если:

  • сотрудник должен закончить работу, которую он не смог своевременно выполнить из-за непредвиденной задержки (если задержка создает угрозу жизни, здоровью людей или риск порчи имущества);
  • ремонтируются механизмы или сооружения, неисправность которых приостановит работу других сотрудников;
  • не явился сменщик (при работе с непрерывным производственным циклом). В этом случае в кратчайший срок нужно найти другого сменщика.

Такие правила установлены в частях 2 и 4 статьи 99 Трудового кодекса РФ.

Материал подготовлен на основе статьи Как оформить сверхурочную работу

>Как оформить сверхурочную работу

Как правильно оформить переработку рабочего времени

В первую очередь, работодателю необходимо получить от специалиста согласие, если ситуация требует этого. Такой документ всегда составляется письменно. Форма бланка – произвольная. Дополнительно заполняется уведомление работника о праве отказа от переработки, если специалист относится к одной из защищенных категорий персонала.

После чего составляется приказ или распоряжение руководителя работодателя о сверохурочке. При этом требуется указать причину переработки, кто привлекается и на какой период, порядок оплаты. В целях учета выработанного по факту времени кадровик ставит отметки в табелях по ф. Т-12 или Т-13. Можно использовать собственный бланк табеля. Шифр для сверхурочки – «С» или «04». Отдельно приводится число переработанных часов.

Обратите внимание! Многие работодатели, чтобы не создавать излишний бумажный канцеляризм, обходятся всего лишь одним документом вместо нескольких – приказом. В распоряжение включаются все обязательные данные о согласии, праве отказа, причине переработки, а также порядке оплаты сверхурочки. Сотруднику остается только расписаться в нужных местах и внести отметку «Согласен» или «Не согласен».

Порядок оформления сверхурочной работы:

  • Специалист подает согласие о переработке на имя руководителя.
  • При необходимости работодатель уведомляет работника о праве отказа от сверхурочки.
  • Составляется распоряжение на привлечение к переработке.
  • Вносятся отметки в табеля по учету рабочего времени.
  • Бухгалтер начисляет работнику заработок в повышенном размере.

Обратите внимание! По желанию физлица увеличенная зарплата может быть заменена на отгул, то есть дополнительный выходной день. Чтобы его получить, работник должен заявить о своем желании руководству работодателя.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *