Оплата метро в командировке

Содержание

Какими документами подтвердить расходы на проезд в метро во время командировки?

Зарплата-онлайн
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как учесть при налогообложении расходы на поездки сотрудника общественным транспортом во время командировки (от места проживания в гостинице к месту расположения организации, в которую он направлен)
Затраты на поездки сотрудника в общественном транспорте в городе, куда он командирован, можно учесть при налогообложении прибыли.
Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по проезду, то есть затраты на поездку к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Возмещение иных транспортных расходов командированного не предусмотрено. Однако расходы на поездки сотрудника городским транспортом во время командировки можно учесть в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это будут дополнительные затраты на командировку.
Чтобы учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли, предусмотрите их возмещение в локальных нормативных актах (например, в коллективном договоре, положении о командировках в организации).* Кроме того, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичная позиция отражена в письмах Минфина России от 21 июля 2011 г. № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.
Суммы компенсации расходов на проезд сотрудника в городском транспорте во время командировки не облагаются НДФЛ. Но только если эти суммы учтены в составе суточных и в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ для суточных (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. в день при поездках за рубеж). Такой вывод следует, в частности, из постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2006 г. № А26-11318/2005-210.
Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на суммы возмещения расходов на поездки сотрудника во время командировки нужно начислить. Это связано с тем, что перечни выплат сотрудникам, на которые не начисляются страховые взносы, являются закрытыми. И такой вид выплат, как компенсация затрат сотрудника на поездки в общественном транспорте в городе, куда он командирован, в них не назван. Такой вывод следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абзацев 10 и 12 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

>ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОПЛАТЫ ПАРКОВКИ В АВАНСОВОМ ОТЧЕТЕ

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОПЛАТЫ ПАРКОВКИ В АВАНСОВОМ ОТЧЕТЕ

Р.Ш. Мавлиханов, бухгалтер

С увеличением количества платных парковок и способов их оплаты<*> (паркомат, мобильное приложение или СМС-сообщение) возникает все больше вопросов о том, какие подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчету.

<*> Подробнее читайте в статье «Оплата парковок для транспортных средств учреждения» С.А. Ратовской в журнале «Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения» № 9 за 2016 год. Статья включена в систему «Советник бухгалтера» и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Оплата через паркомат

Сотрудник может воспользоваться несколькими способами оплаты через паркомат:
— банковской картой, в том числе корпоративной;
— при помощи предварительно приобретенной парковочной карты.
После того как оплата будет проведена, паркомат выдаст парковочный чек, который и станет оправдательным документом сотрудника, чтобы приложить к авансовому отчету.
Так как парковочный чек не вполне подходит под определения чека контрольно-кассовой техники (далее – ККТ), вопрос о том, можно ли принимать его в качестве приложения к авансовому отчету, неоднозначен. Особенно остро такой вопрос встает в преддверии грядущего перехода на работу онлайн-касс.
В письме от 06.11.2015 № ЕД-4-2/19393@ ФНС России дала разъяснения по вопросу, связанному с порядком осуществления расчетов с использованием парковочных чеков при оказании услуг по предоставлению парковок на платной основе. Порядок осуществления наличных расчетов и расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ регламентирован постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее – Постановление № 359).

Учет расходов на платную парковку служебного автомобиля. Пример

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Многие предприятия имеют в собственности автомобили, но при этом у них отсутствуют собственные парковки. В таком случае организации прибегают к помощи сторонних платных автостоянок.

Паркирование — временное пребывание на стоянках автотранспортных средств, принадлежащих посетителям объектов различного функционального назначения.

Автостоянки — открытые площадки, предназначенные для хранения или паркирования автомобилей. Автостоянки для хранения могут быть оборудованы навесами, легкими ограждениями боксов, смотровыми эстакадами. Автостоянки могут устраиваться внеуличными (в виде карманов, отступающих от проезжей части, и др.) либо уличными (в виде парковок на проезжей части, обозначенных разметкой).

Оплата стоянки автотранспортных средств предприятиями может осуществляться:

— либо с заключением со стоянкой от имени предприятия договора на оказание возмездных услуг и их дальнейшей оплатой по безналичному расчету от имени организации;

— либо через подотчетное лицо наличными (как правило, подотчетным лицом выступает водитель автомобиля).

Договором могут быть предусмотрены различные варианты оказания услуги платной автостоянки. Например, в нем могут быть перечислены несколько автомобилей, которые могут стоять на одном конкретном месте стоянки в разные дни или часы. Договором может быть предусмотрена почасовая, дневная или фиксированная арендная плата за место за полный месяц.

Бухгалтерский учет

Для начала разберемся в бухучете трат на парковку.

Затраты на парковку признаются в бухучете расходами по обычным видам деятельности компании (п. п. 5, 7, 16 и 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Если стоянку оплачивает водитель самостоятельно, то ему на эти цели выдают под отчет необходимую сумму, в учете бухгалтеру необходимо сделать следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

— выданы средства подотчетному лицу.

Стоимость услуг можно включить в расходы только после того, как водитель сдаст авансовый отчет и его утвердят. Именно в этот момент с сотрудника списывается задолженность и делается запись по дебету счетов затрат:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44

Кредит 71

— списана задолженность по подотчетным суммам.

Если же организация заключила с автостоянкой договор возмездного оказания услуг, то, как правило, сначала деньги перечисляются за хранение машины владельцу парковки, что отражается записью:

Дебет 60 или 76 Кредит 51

— перечислены деньги за хранение автомобиля.

Далее, на момент получения акта об оказании услуг, затраты включаются в состав стоимости услуг по содержанию автомобиля на платной стоянке по дебету счетов затрат:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44

Кредит 60 или 76

— отражены затраты по содержанию автомобиля на платной стоянке.

Налог на прибыль

Теперь о налоговом учете этих трат.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта, в том числе по оплате автостоянок, поэтому такие издержки можно учесть при расчете прибыли.

При этом понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно они должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404).

Если автомобиль используется в деятельности компании и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 11 января 2006 г. N 03-03-04/2/1). Таким образом, затраты на платные автостоянки относятся к расходам на содержание служебного транспорта и уменьшают базу по налогу на прибыль. При методе начисления они признаются на дату утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена сотрудником, или получения акта об оказании услуг в случае заключения договора с парковкой.

Документальное оформление

Теперь разберемся, какие бумаги нужно оформить, если фирма арендует место для стоянки служебного автомобиля.

Как известно, в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными оправдательными документами.

Их формы определяет руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение учета.

Напомню, что вся «первичка» должна содержать следующие обязательные реквизиты: название; дату составления; наименование экономического субъекта, составившего бумагу; содержание факта хозяйственной жизни, величину его натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения; название должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должности ответственных за оформление свершившегося события; подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации сотрудников.

Для того чтобы у ревизоров не возникло претензий и вопросов по подтверждению расходов, в документе на оплату стоянки должна быть информация об автомобиле, который фирма держит на платной парковке, его марка и регистрационный номер. Так компания сможет документально подтвердить обоснованность расходов, то есть доказать, что именно это транспортное средство организация ставит на стоянку в условленные сроки и за плату.

Необходимыми оправдательными документами для учета расходов на платную парковку являются (Письма Минфина России от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404, УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007): акт об оказании услуг; кассовый (если организация, предлагающая парковку, использует ККТ) и товарный чек; бланк строгой отчетности (если деловой партнер кассу не использует).

Как правило, акт об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машино-места. Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество ТС и их характеристики, время заезда-выезда и т.п. Таким образом, когда организация заключает контракт на оказание платных услуг автостоянки, подтверждающим документом будет являться акт с указанием марки и регистрационного номера машины. Если в бумаге нет упоминания о конкретном транспортном средстве, то подтверждающим документом может быть перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке в соответствии с договором. Такой список обычно является приложением к контракту.

Напомню, что кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц. В случае если предприятие подтверждает услуги платных автостоянок с помощью кассового чека, то необходимо дополнительно к этому документу приложить товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля.

В Приказе Минтранса России от 24 июня 2014 г. N 166 «Об утверждении форм бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе» приведены две формы парковочного чека: на случай оплаты наличными и для расчетов пластиковой картой. Обе бумаги являются документом строгой отчетности и применяются фирмами и ИП при расчетах за предоставление платных услуг парковок.

В парковочном чеке отражают такие сведения, как: кем он выдан (в этой графе указывают наименование, местонахождение и ИНН фирмы или ИП); зона машино-места; номер и адрес паркомата; номер автомобиля; время начала и окончания парковки; размер платы за один час стоянки; итоговая сумма к оплате; номер платежной карты (если оплата производится с использованием карточки).

Пример

Организация имеет на балансе 10 автотранспортных средств.

15 января 2015 г. она заключила договор на оказание услуг платной парковки.

По условиям договора Организации предоставляются 5 парковочных мест (24 часа) в течение последующих 6 месяцев начиная с февраля 2015 г.

Стоимость одного парковочного места в месяц — 5900 руб. (в т.ч. НДС — 18%), при этом места могут быть заняты любым из 10 автомобилей Организации.

Обе организации являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Денежные средства перечисляются Организацией 1-го числа каждого месяца начиная с 1 февраля 2015 г. до момента истечения срока действия заключенного договора.

Организация при исчислении налога на прибыль организаций использует метод начисления, учитывает расходы на момент получения акта об оказании услуг автостоянки. Первый акт (за использование парковочных мест в феврале) и счет-фактура были получены 3 марта 2015 г.

В бухгалтерском учете Организации будут сделаны следующие бухгалтерские записи:

1 февраля 2015 г.:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит счета 51 «Расчетные счета» -29 500 руб. — оплачены парковочные места за февраль 2015 г. (5900 руб. x 5 мест);

3 марта 2015 г.:

Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 — 25 000 руб. — включены в состав расходов по обычным видам деятельности затраты на платную парковку ((5900 руб. — (5900 руб. x 18% / 118%)) x 5 мест);

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям» Кредит счета 60 -4 500 руб. — отражен налог на добавленную стоимость по оказанным услугам платной автостоянка на основании полученного счета-фактуры ((5900 руб. x 18%/118%) x 5 мест);

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» Кредит счета 19-4 500 руб. — возмещен налог на добавленную стоимость по оказанным услугам платной автостоянки из бюджета;

Пример

Для оплаты парковки служебного автомобиля около ресторана, в котором проводилась деловая встреча с клиентом, сотрудник воспользовался корпоративной банковской картой. Фактические затраты на парковку составили 200 руб.

В учете следует сделать следующие проводки:

Дебет 71, субсчет «Суммы под отчет по операциям с платежными картами», Кредит 55, субсчет «Корпоративные карты», — 200 руб. — отражено списание денежных средств с корпоративной карты при оплате через паркомат (на основании выписки банка по счету банковской карты);

Дебет 26 (44) Кредит 71, субсчет «Суммы под отчет по операциям с платежными картами», — 200 руб. — признаны фактические расходы на парковку (на основании авансового отчета и приложенной к нему квитанции).

Вопрос

Сотрудник купил билет на самолет, опоздал и купил второй, нужно ли возмещать расходы

Ответ

По общему правилу работодатель должен компенсировать командированным сотрудникам расходы на проезд туда и обратно (п. 11 постановление Правительства РФ от 13 октября 2008г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). То есть если работник добирается до места назначения прямым рейсом — стоимость двух билетов. Третий же билет пришлось покупать из-за безответственности самого работника, а не по объективным причинам. Поэтому возмещать его стоимость организация не обязана.

Если ваш работник добрался до места назначения в нужный день и старый билет не сдал в кассу, то в расходах можно будет учесть стоимость старого билета. Ведь проверить, на каком именно поезде сотрудник добрался до места назначения, если у билета оторван контрольный купон или оформлялся электронный билет, невозможно.

Если же Вы, несмотря на оплату двух билетов, захотите возместить работнику стоимость еще и третьего билета, то для целей налогообложения прибыли учесть ее не получится. А также придется начислить с его стоимости взносы и удержать НДФЛ из доходов сотрудника.

Если же ваш сотрудник докажет факт вынужденной задержки, то Вам придется оплатить 3 билет и НДС начислять не нужно.

Неоднозначные командировочные расходы и их учет

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 июня 2014 г.

Содержание журнала № 13 за 2014 г.На вопросы отвечала Н.Г. Бугаева, экономист

Зачем ездят в командировки? Чтобы поучаствовать в выставке, проконтролировать работу персонала подразделения, находящегося в другом регионе, организовать обучение, наладить поставленное оборудование или просто оказать услуги по месту нахождения заказчика. Поэтому большой части бизнеса без командировок не обойтись. Вот мы и решили разобрать еще одну партию вопросов, посвященных данной теме.

Компенсация НДФЛ со «сверхнормативных» суточных

Ирина, г. Воронеж

У нас в организации суточные установлены в размере 1200 руб. Соответственно, с 500 руб., которые сверх норматива, мы удерживаем НДФЛ. Но руководство хочет, чтобы этот налог мы командированным компенсировали. То есть нужно прописать отдельно, что мы выплачиваем работнику компенсацию в размере НДФЛ. Как это правильно указать в наших внутренних документах?

: Если вы укажете в своем положении о командировках, что выплачиваете работникам такую компенсацию, то она тоже будет облагаться НДФЛПисьмо Минфина от 26.12.2012 № 03-04-06/6-368. И из нее тоже придется удержать налог. К тому же с суммы такой компенсации надо будет начислить взносы. Ведь это будет уже не часть суточных. Также ее нельзя будет учесть в расходах.

Поэтому если хочется, чтобы работники получали ровно по 1200 руб. за сутки командировки, то имеет смысл установить размер суточных, который будет включать в себя НДФЛ, — 1275 руб. ((1200 руб. – 700 руб.) / (100% – 13%) + 700 руб.). Как известно, суточные в пределах 700 руб. НДФЛ не облагаютсяп. 3 ст. 217 НК РФ. В результате и работник получит от организации, сколько надо (1275 руб. – (1275 руб. – 700 руб.) х 13% = 1200 руб.), и взносы платить не понадобитсяч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Оплатили целое купе для директора

Ирина С.

Директор отправлялся в командировку на поезде, и фирма выкупила ему все места в купе. Все четыре места оформили на его имя. Теперь налоговики настаивают, чтобы мы исключили из базы по налогу на прибыль расходы на три места. Правы ли они? Надо ли удерживать со стоимости этих трех мест НДФЛ и начислять взносы?

: Понятно, что для того, чтобы съездить в командировку, не обязательно выкупать целое купе, можно вообще поехать по плацкартному билету. Это не необходимость, а обеспечение бо´ль­шего комфорта в поездке, по крайней мере на взгляд проверяющих. Поэтому претензии контролирующих органов были предсказуемы. Однако в последнее время Минфин стал с пониманием относиться к некоторым необязательным командировочным тратам. Например, разрешил учитывать в расходах и не облагать НДФЛ оплату услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалахПисьма Минфина от 25.10.2013 № 03-04-06/45215; ФНС от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784@.

В вашей ситуации важно экономически обосновать, почему для директора купили сразу четыре места в купе, а не одно. Как это можно сделать? Например, указать в приказе о направлении в командировку, что работник/директор:

  • должен работать в поезде и для этого необходимы определенные условия;
  • везет ценные документы и нужно обеспечить их сохранность;
  • должен выспаться, потому что сразу по прибытии обязан будет приступить к работе.

Если вашим локальным актом предусмотрено, что при направлении директора в командировку для него оплачивается купе целиком, то стоимость трех лишних мест:

  • можно учесть в расходах. Ведь организация сама определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работников, в коллективном договоре или локальном нормативном актест. 168 ТК РФ; пп. 11, 24 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749). То есть ни ТК, ни НК не устанавливают пределов по суммам расходов на проезд. Да и Минтруд разъяснял, что организация не обязана оплачивать всем работникам организации командировочные расходы в одинаковом размере. Для лиц, занимающих разные должности, их набор и размер может отличатьсяПисьмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 (п. 3). Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычетуп. 7 ст. 171 НК РФ;
  • не облагается НДФЛ, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проезд, которые не подлежат обложению НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ;

Однажды к такому же выводу пришел и суд, когда руководителю оплатили целое купеПостановление ФАС СЗО от 02.11.2010 № А56-6808/2010. Но в том деле организация покупала билет в VIP-вагоне, где в принципе можно купить только целое купе, хотя в нем и могут ехать два человека. При приобретении таких билетов вопрос об удержании НДФЛ вообще не должен возникать, ведь в вагоне такого класса невозможно купить одно место.

  • не облагается страховыми взносами как командировочные расходы директора на проездч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ.

Расходы на оформление загранпаспорта, если командировка будет не скоро

Ольга Котомина, г. Омск

Наш директор собирается в загранкомандировку через 4 месяца. Но уже сейчас занимается оформлением загранпаспорта. Мы не только заплатили госпошлину, но и оплатили услуги организации, которая помогла с заполнением документов. Когда можно будет учесть эти затраты в «прибыльных» расходах?

: Затраты на оформление загранпаспорта и визы можно учесть для целей налогообложения прибыли как командировочныеподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. К ним можно отнести госпошлину, консульский сбор, оплату услуг компаний, способствующих оформлению документов. Командировочные расходы признаются по итогам командировки, то есть перечисленные затраты можно будет включить в расходы после возвращения директора из служебной поездкиподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117, от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511. При этом важно, чтобы сначала было принято решение о командировке директора (к примеру, составлен приказ о направлении в командировку), а потом уже оформлялся его загранпаспорт.

Если же командировка не состоится, то учитывать указанные издержки в расходах будет рискованно. По крайней мере Минфин высказывается против учета таких «неотработанных» трат при расчете налоговой базыПисьмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 (п. 1).

В счете гостиницы за проживание нет серии документа

Елена

Работник вернулся из командировки и сдал счет из гостиницы, похожий на форму 3-Г. Такое ощущение, что отпечатан он не в типографии, и в нем нет серии документа. Просили бухгалтерию гостиницы представить «уточненный» счет — не дали. Можно ли считать, что БСО оформлен верно, и на его основании учесть в расходах затраты на проживание? Или лучше не возмещать сумму гостиничных расходов командированному, раз он сдал неправильный документ?

: Конечно, в учете расходов для целей налогообложения прибыли по такому БСО есть небольшой рискподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поскольку с подтверждающими документами у вас не все гладкост. 252 НК РФ.

БСО, выданный вашему работнику, не соответствует некоторым требованиям законодательства. Гостиницы и другие организации, оказывающие услуги, при ведении наличных расчетов могут применять самостоятельно разработанные формы БСО при условии, что:

  • они изготовлены типографским способом;
  • в них содержатся все обязательные реквизиты. В том числе серия и шестизначный номер документап. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359. А напечатанный на обычном компьютере документ к БСО не относитсяПисьмо ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 3).

Однако в том, что гостиница выдает неправильный БСО, нет вашей вины. Это их нарушение, а не ваше. Поэтому признавайте в расходах командировочные затраты работника на проживание по этому документу.

Учесть в расходах указанные суммы можно еще и потому, что НК допускает использование в учете документов, косвенно подтверждающих расходы организациип. 1 ст. 252 НК РФ. Если все остальные реквизиты в счете присутствуют, то из него понятно, какую сумму, когда, за что и кому заплатил ваш работник. Так почему же не считать этот расход обоснованным? Особенно если другие документы работника в порядке (билеты, командировочное удостоверение и т. д.) и в том, что он действительно ездил в командировку, сомнений нет.

А не возмещать ему гостиничные издержки вы не вправест. 137 ТК РФ. Ведь он со своей стороны все правильно сделал: в командировку ездил, в гостинице останавливался, «расходные» документы получил и представил своему работодателю.

Расходы на парковку личного авто в аэропорту

Alenushka

Работник, направляясь в командировку, решил добраться до аэропорта на своем личном автомобиле. Командировка была всего на 2 дня, и он оставил машину на парковке в аэропорту. Когда сдавал авансовый отчет, приложил к нему и чек за парковку. Руководитель не против возместить ему эти расходы, но можно ли учесть их при расчете налога на прибыль? Что с НДФЛ и взносами?

: Поскольку перечень командировочных расходов, которые компания может возместить своему работнику, предварительно закрепив их список в своем локальном нормативном акте, является открытым, то и стоимость парковки может быть учтена в расходах при расчете налога на прибыльподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

По мнению Минфина, оплата парковки облагается НДФЛ, так как она не относится к расходам на проездп. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428. Однажды к такому выводу пришел и суд на том основании, что перечень возмещаемых командировочных расходов, не облагаемых НДФЛ, закрытый и в нем ничего не сказано о расходах на платную стоянку личного транспорта работникаПостановление ФАС СЗО от 05.05.2006 № А21-9905/2005. Правда, есть в судебной практике и противоположное решение, когда суд счел правомерным невключение в базу по НДФЛ стоимости парковки в аэропорту и подчеркнул, что работодатель вправе возмещать любые расходы, которые с его ведома образовались у работника в командировкеПостановление 17 ААС от 20.04.2009 № 17АП-2247/2009-АК.

Конечно, вы можете удержать и перечислить в бюджет НДФЛ из доходов работника. Но сотрудник ваш этому не обрадуется. И его можно понять. Ведь для него расходы на парковку — это как раз расходы на проезд. Он не потратил денег, чтобы добраться до аэропорта (потому что ехал на своем авто), но вынужден был заплатить за парковку.

Кроме того, на стоимость парковки нужно начислить взносы. Проверяющие наверняка признают ее трудовой выплатой, и в числе необлагаемых командировочных расходов она прямо не указанач. 1 ст. 7, ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Более того, в свое время Минздравсоцразвития указывало, что Закон № 212-ФЗ содержит исчерпывающий перечень командировочных расходов, которые не облагаются взносамиПисьмо Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19. А в нем поименован опять же именно проезд в аэропортч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ.

Предложите работнику в следующий раз ехать в воздушную гавань и обратно на такси: тогда расходы на его услуги однозначно будут расходами на проезд, а значит, обойдется без взносов и НДФЛПисьма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549, от 27.11.2013 № 03-04-05/51373.

Работник опоздал на поезд

Маргарита С., г. Пермь

Сотрудник должен был отправиться в командировку утром, но проспал и опоздал на поезд. Следующий поезд был через час. Изначально билет ему купила компания (с расчетного счета), новый он приобрел за свой счет. Старый билет не сдал. Должны ли мы теперь возместить ему затраты на второй билет? И какую сумму можно учесть в расходах?

: По общему правилу работодатель должен компенсировать командированным сотрудникам расходы на проезд туда и обратноп. 11 Положения № 749. То есть если работник добирается до места назначения прямым поездом — стоимость двух билетов. Третий же билет пришлось покупать из-за безответственности самого работника, а не по объективным причинам. Поэтому возмещать его стоимость организация не обязана.

Если ваш работник добрался до места назначения в нужный день и старый билет не сдал в кассу, то в расходах можно будет учесть стоимость старого билета. Ведь проверить, на каком именно поезде сотрудник добрался до места назначения, если у билета оторван контрольный купон или оформлялся электронный билет, невозможно.

Если же директор, несмотря на оплату двух билетов, захочет возместить работнику стоимость еще и третьего билета, то для целей налогообложения прибыли учесть ее не получится. А также придется начислить с его стоимости взносы и удержать НДФЛ из доходов сотрудника.

У командированного нет обратного билета

Елена Архипова, г. Мирный

Сотрудник часто бывает в командировке в одном и том же городе. Все документы у него обычно в порядке, но обратного билета у него никогда не бывает. Он возвращается обратно со знакомыми на машине. На возмещение расходов на обратный проезд не претендует. Не будет ли к нам претензий со стороны налоговиков, если у нас такая ситуация складывается постоянно?

: Если работник не просит у вас никакого возмещения расходов на обратный проезд, вы ему ничего не выплачиваете, а следовательно, не включаете в расходы, то и вопросы у налоговиков к вам вряд ли возникнут. Главное, чтобы было в порядке командировочное удостоверение, чтобы проверяющие могли убедиться в реальности командировки. Если хотите подстраховаться, можете попросить работника написать пояснительную записку, объясняющую отсутствие у него расходов на дорогу обратно. Например, с таким содержанием: «К авансовому отчету не приложены проездные документы на обратную дорогу от места командирования до места работы, поскольку была возможность вернуться не на общественном транспорте и расходов на проезд не было. В возмещении расходов на обратный проезд не нуждаюсь».

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Уважительные и неуважительные причины отказа

Командировка – обязанность работника при исполнении трудовой деятельности. Отказ от поездки возможен только при приведении веских оснований. Если при трудоустройстве сотрудник давал письменное согласие на подобные поездки, то необоснованный отказ может повлечь дисциплинарное взыскание или выговор. Отсутствие документально подтвержденного одобрения от работника не является исключением при применении дисциплинарных взысканий.

Лояльный руководитель может по просьбе работника отправить другого в командировку, перенести срок поездки.

Уважительными причинами отказа от командировки могут быть:

  • проблемы со здоровьем самого трудящегося (в т.ч. медицинские противопоказания) или его близких родственников;
  • чрезвычайная ситуация, повлиявшая на жизнь сотрудника (пожар, затопление, кража имущества и др.);
  • безотлагательная срочность для оформления и получения определенного документа (паспорт, вступление в наследство, оформление сделки с недвижимостью и др.);
  • смерть члена семьи;
  • важное семейное мероприятие (годовщина свадьбы, юбилей, бракосочетание детей и др.);
  • заключение брака;
  • содержание и воспитание ребенка с ограниченными возможностями;
  • отсутствие заблаговременного информирования о факте поездки;
  • ошибки в сопроводительных документах либо их отсутствие;
  • недостаточное финансирование поездки или полная невыплата аванса на командировочные расходы.

Неуважительными основаниями для отказа от направления в командировку являются:

  • нежелание работника;
  • совпадение дат поездки с праздниками, днем рождения;
  • погодные условия;
  • прочие маловажные факторы.

Независимо от ситуации, трудящимся рекомендуется использовать все законные и допустимые способы отказаться от поездки:

  • пойти на переговоры с руководством с целью достижения компромисса;
  • привести доводы о необоснованности поездки и нецелесообразности расходов;
  • предложите помощь в подготовке к командировке;
  • подберите потенциального кандидата на замену;
  • досконально проверить документы на поездку;
  • контролировать срок выплаты аванса на командировочные расходы.

Отказ от командировки военнослужащего по контракту

Порядок прохождения военной службы, в том числе по контракту, регламентируется федеральным законом № 53 от 28.03.1998г.

Военнослужащий не имеет право отказаться от командировки, может обратиться к руководству с просьбой пересмотреть и сократить сроки пребывания в поездке.

Основаниями для заявления могут стать:

  • болезнь служащего, требующая стационарного лечения в медучреждении;
  • ухудшение состояния здоровья иждивенца;
  • досрочное исполнение поставленной задачи;
  • дисциплинарные нарушения во время командировки;
  • служебная необходимость;
  • чрезвычайные обстоятельства в семье, требующие личного присутствия гражданина;
  • иные обстоятельства, требующие непосредственного участия и присутствия гражданина.

Любой необоснованный отказ от поездки, а также несоответствующее поведение лица во время командировки приведут к открытию расследования причин уклонения от обязанностей и назначению соответствующего наказания.

Заявление о сокращении срока поездки составляется на имя вышестоящего руководства. Обязательно в шапке документа указывается должность и имя бойца. Далее излагается обращение и указываются подробные сведения о необходимости сократить срок поездки.

Заявление направляется на рассмотрение и утверждение. До момента получения одобрения недопустимо покидать место командировки и прерывать службу.

Последствия

Трудовым кодексом (ст.192—193) предусмотрены меры дисциплинарной ответственности за необоснованный отказ работника от направления в командировку:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

При назначении наказания сотруднику, руководитель изучает весомость аргументов и оценивает полученный ущерб для компании.

План мероприятий по определению дисциплинарного взыскания по отношению к работнику, нарушившему порядок трудовой деятельности:

  • письменное определение проступка;
  • наказание назначается в течение одного месяца с даты нарушения, без учета дней больничного и отпуска;
  • срок для привлечения к ответственности не может превышать шесть месяцев;
  • предоставление письменного обоснования отказа от работника;
  • за каждый проступок предусматривается только одно взыскание;
  • двухдневный срок для ознакомления трудящегося с приказом о предпринятой мере наказания.

Замечание – легкая мера наказания. Может примениться как в письменной, так и устной форме. Выговор может быть занесен в трудовую книжку сотрудника, что негативно скажется на его трудовой деятельности в дальнейшем.

Допустимо уменьшение размера премиальной стимулирующей выплаты работнику, нарушившему дисциплину, но только при условии, что в положении о премировании четко оговорены критерии назначения выплаты в зависимости от исполнения обязанностей. Обязательно потребуется приложение внутреннего документа от руководителя подразделения (служебная, докладная записка) с описанием причины для лишения премии.

По отношению к военнослужащим дисциплинарная ответственность может быть применена только при наличии фактического и правового оснований. При прохождении службы по контракту дисциплинарный поступок может стать основанием для расторжения договора по причине невыполнения или частичного неисполнения условий.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *