Оплата проезда к месту

На что обратить внимание, компенсируя сотрудникам расходы на проезд

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Какие документы нужно оформить, чтобы выплачивать сотрудникам с разъездным характером работы компенсацию за проезд.
  2. В каком случае при выплате компенсаций придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.
  3. Можно ли компенсировать сотрудникам расходы до места работы и домой.

Чаще всего работу, связанную с частыми поездками, выполняют курьеры или торговые агенты. Как правило, для этого они используют общественный транспорт. И в бухгалтерию для компенсации расходов представляют проездные билеты, чеки, квитанции бланков строгой отчетности.

Отметим, что компенсировать такие расходы — это не добрая воля работодателя, а его обязанность, установленная трудовым законодательством. Поскольку в ст. 168.1 ТК РФ сказано, что работодатель должен возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если работа этих сотрудников происходит в пути либо имеет разъездной характер. Возмещать можно как стоимость проезда, так и другие расходы, о которых сотрудник и работодатель между собой договорились.

Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена. Поговорим об этом подробнее.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Компенсации, выданные сотрудникам, вы в расходах учесть не сможете. Однако надо уделить внимание правильному расчету НДФЛ и страховых взносов.

Можно ли компенсацию учитывать в расходах по УСН

«Упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут включать в налоговую базу только те расходы, которые упомянуты в перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Непосредственно компенсации на проезд работникам с разъездным характером деятельности в нем не упомянуты. Поэтому ФНС России в Письме от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226 делает однозначный вывод о том, что подобные расходы учесть не получится.

Если выплата компенсации предусмотрена трудовым договором, то теоретически ее можно учесть в качестве расходов на оплату труда. О таком варианте в свое время говорил Минфин России в Письме от 01.08.2006 N 03-05-02-04/121. Однако против такого подхода есть несколько «но». Во-первых, если вы признаете компенсацию расходами на оплату труда, получается, что это уже не компенсация конкретных затрат, а доплата к заработку. И с нее нужно исчислять зарплатные налоги. Во-вторых, само финансовое ведомство свою позицию изменило, о чем сообщено в Письме Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174. Там сказано, что компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда. Значит, к расходам на оплату труда ее относить не нужно, и оснований для учета подобных сумм в расходах на УСН нет.

Важное обстоятельство. Оплату проезда можно отнести к расходам на оплату труда, если она предусмотрена трудовым договором, но при этом не исключены споры с налоговиками.

Некоторые специалисты предлагают отнести расходы на проезд работников к командировочным. При этом в должностных инструкциях сотрудника не указывать разъездной характер работы. Однако данный способ довольно трудоемкий. Ведь все поездки работников придется оформлять как командировки: издавать приказ, выписывать командировочные удостоверения и т.п.

По каким правилам исчислять зарплатные налоги?

Теперь поговорим о начислении НДФЛ и страховых взносов. Поскольку компенсация выдается по требованиям трудового законодательства, НДФЛ с нее удерживать не нужно. Это следует из п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждено в Письме Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131.

Что же касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то их также начислять на компенсацию не нужно. Согласно пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей. И ФСС РФ в своем Письме от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П подтвердил, что страховые взносы не нужно начислять на компенсацию стоимости месячных и квартальных проездных билетов, выдаваемую сотрудникам с разъездным характером работы.

Аналогичная норма содержится и в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, регулирующем начисление взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А значит, сумма компенсации не облагается также взносами ФСС на случай травматизма.

Суть вопроса. Если компенсация предусмотрена законодательством, ее не нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Пример 1. Выплата компенсации на проезд сотруднику с разъездным характером деятельности

ООО «Новинка» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и занимается розничной торговлей через интернет-магазин. А.П. Зеленов трудится в обществе на должности курьера. В трудовом договоре с ним содержится условие о выплате ему ежемесячной компенсации в размере фактических подтвержденных расходов на проезд. 1 февраля 2012 г. он получил аванс на покупку проездного билета — 2500 руб., а 1 марта 2012 г. сдал в бухгалтерию проездной билет за февраль стоимостью 2380 руб. Бухгалтер начислил компенсацию за февраль в сумме 2380 руб. А неиспользованные 120 руб. (2500 руб. — 2380 руб.) А.П. Зеленов вернул в кассу. Что будет в учете ООО «Новинка»?

В расходы по УСН бухгалтер ООО «Новинка» включать компенсацию не стал. НДФЛ не удержал и страховые взносы не начислил.

На заметку. Фиксированная сумма доплаты компенсацией не является

Бывает, что работодатель решает не возмещать конкретные расходы сотрудника, подтвержденные документами, а просто доплачивать определенную сумму на транспорт. Это устанавливается в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении с сотрудником. Обратите внимание: такую фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику не возмещаются фактически понесенные им расходы. Такая доплата расценивается как иное вознаграждение, начисленное в рамках трудовых отношений. Соответственно, при УСН его можно включать в расходы на оплату труда. Придется также удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Можно ли компенсировать проезд сотрудников к месту работы и обратно

Законодательство не обязывает работодателя возмещать сотрудникам расходы на проезд к месту работы и домой. Соответственно, если такую компенсацию вы решили платить, она является установленной добровольно. А значит, на нее не распространяются те «льготные» нормы по НДФЛ и страховым взносам, которые действуют в отношении компенсаций, выплачиваемых по закону. Если размер компенсации фиксированный, то она будет частью зарплаты и проездные документы не понадобятся. Если же в условиях договора указана выплата в размере понесенных работником расходов на проезд до места работы и обратно, то бухгалтеру придется собирать у работников проездные документы либо чеки.

Пример 2. Компенсация расходов на проезд до офиса и обратно

ООО «Василек» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Условиями трудового договора с менеджером О.А. Савельевым предусмотрена выплата ему компенсации за проезд до офиса и обратно на личном автомобиле. Сумма компенсации определяется в размере стоимости истраченного им бензина, но не более 3000 руб. в месяц. 29 февраля 2012 г. О.А. Савельев сдал в бухгалтерию чеки ККТ, подтверждающие покупку бензина, на сумму 2800 руб. 1 марта 2012 г. работник получил компенсацию.

Компенсация проезда предусмотрена условиями трудового договора, поэтому ее можно включить в расходы на оплату труда. Стоимость израсходованного бензина за февраль составляет 2800 руб., это меньше 3000 руб., следовательно, сумма компенсации равна 2800 руб.

При выплате компенсации из нее нужно удержать НДФЛ, так как она относится к облагаемым налогам. Предположим, что О.А. Савельев не имеет несовершеннолетних детей и не имеет права на иные вычеты. Тогда сумма НДФЛ составит 364 руб. (2800 руб. x 13%), а величина компенсации за вычетом налогов — 2436 руб. (2800 руб. — 364 руб.). Также на сумму компенсации необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС на случай травматизма.

1 марта 2012 г. общество имеет право учесть в расходах выплаченную компенсацию без НДФЛ и перечисленный в бюджет НДФЛ. Начисленные на сумму компенсации страховые взносы уменьшат налоговую базу после их уплаты.

Суть вопроса. Если компенсация устанавливается в виде фиксированной величины, то при ее выплате следует удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Нюансы, требующие особого внимания. По мнению Минфина России, компенсации, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы по требованию законодательства, к расходам на оплату труда не относятся.

При выплате доплаты на проезд в фиксированном размере придется уплачивать НДФЛ и страховые взносы. Поскольку такая выплата уже будет являться элементом системы оплаты труда.

Если работодатель выплачивает компенсацию за проезд работника к месту службы и обратно по собственной инициативе, расходы при УСН учесть можно, но у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ.

Л.А.Масленникова

К. э. н.,

эксперт журнала «Упрощенка»

>Работодатель платит за проезд работников: нужно ли начислять страховые взносы?

Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять

Оплата проезда к месту работы

Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
— организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
— выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.

Доставка транспортом

Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.

Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).

Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).

Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).

Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.

Наличие общественного транспорта

Страховые взносы

НДФЛ

У работников есть возможность добираться до офиса и обратно самостоятельно, на общественном транспорте.

Возможность выбора варианта проезда до офиса и обратно (на общественном транспорте или на корпоративном автобусе) не влияет на факт возникновения объекта обложения страховыми взносами. Страховые взносы не начисляются.

Оплата проезда работников при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость оплаты облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 12.10.11 № 03-04-05/6-728; см. «Оплата проезда сотрудников до места работы облагается НДФЛ, если они могут добраться до работы на общественном транспорте»).

Общественный транспорт до офиса (и обратно) не ходит.

У работников нет возможности добираться до работы на общественном транспорте, поэтому представленные им услуги по доставке до офиса (и обратно) не могут рассматриваться как выплаты в их пользу. Страховые взносы не начисляются.

Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).

Компенсация стоимости проезда

Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.

Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367 (см. «Суммы оплаты работникам проезда от дома до работы и обратно на общественном транспорте включаются в базу для начисления страховых взносов»).

Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).

Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.

Решение. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.

Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).

Оплата рабочих поездок

Компенсации курьеру

Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).

Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).

Оплата такси

Ситуация. Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.

Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).

Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).

Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).

Оплата проезда работников

С вступлением в силу новой редакции Трудового кодекса РФ несколько изменились правила учета и налогообложения средств, потраченных на возмещение стоимости проезда сотрудников до места работы или по служебным делам. В нашем материале освещены введенные новшества и даны схемы бухгалтерских проводок как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.

В своей деятельности организации зачастую сталкиваются с необходимостью изыскания источников финансирования расходов на оплату доставки своих работников к месту работы и обратно, а также на оплату проезда на общественном и ином транспорте должностных лиц, трудовые обязанности которых предусматривают необходимость постоянных служебных разъездов.

С 06.10.2006 (дата вступления в силу Закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ, внесшего изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации) обязанности работодателей по возмещению расходов работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, закреплены в ст. 168.1 новой редакции ТК РФ.

Согласно новым положениям указанной категории работников возмещаются следующие расходы, связанные со служебными поездками:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возместим, если…

Конкретные размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также закрепляться непосредственно в заключенном между сторонами трудовом договоре.

Исходя из практики к работникам с разъездным характером работы могут быть отнесены курьеры, экспедиторы, работники жилищно-коммунального хозяйства (электрических, газовых, водопроводных, канализационных сетей), строительных организаций, учреждений связи и др.

При этом следует учитывать, что согласно положениям действующего законодательства организации самостоятельны в изложении перечня работ, профессий и должностей, выполнение трудовых обязанностей по которым предусматривает разъездной характер работы. Наряду с этим принятые решения должны быть обоснованы и основаны на разработанных в организации должностных инструкциях или на положениях трудовых договоров, заключенных с работниками.

В случае если в той или иной должностной инструкции и (или) в трудовом договоре с работником не будет ссылок на то, что выполнение трудовых обязанностей работником предусматривает необходимость постоянных и (или) периодических служебных разъездов, возмещение организациями расходов по проезду может трактоваться проверяющими органами как скрытая форма материального вознаграждения работников с дальнейшими последствиями.

Подготовьте документы

При разработке и согласовании соответствующих перечней работ, профессий и должностей работников с разъездным характером работы организации вправе использовать положения нормативных правовых актов (включая внутриведомственные). В частности, организации электрических сетей вправе применять нормы Постановления Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 27.05.81 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет разъездной характер», сохраняющего свою силу согласно ст. 423 ТК РФ.

Исходя из изложенного разрабатывать соответствующий перечень нужно на основе следующих принципов:

· должностные обязанности работников, закрепленные в трудовом договоре, должностной инструкции или ином подобном локальном нормативном акте, предусматривают необходимость служебных разъездов;

· работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения возложенных на них обязанностей.

При разработке перечня следует также учитывать интенсивность привлечения тех или иных категорий работников к служебным разъездам. Например, курьеры изначально могут обеспечиваться едиными проездными документами, а, например, бухгалтеры — только разовыми (если расходы на их приобретение изначально не превысят расходы на приобретение единых проездных документов).

В отдельном порядке (как вариант в разрабатываемом положении о порядке оплаты служебных разъездов работников) должны быть определены способ обеспечения работников проездными документами (приобретение организацией и распространение их между работниками; самостоятельное приобретение работниками и представление ими оправдательных документов для возмещения произведенных расходов; выдача работникам подотчетных сумм для приобретения билетов и т.п.), права работников на оплату соответствующих видов билетов (единые проездные билеты на месяц, квартал, год или иной период; разовые билеты; билеты на тот или иной вид транспорта).

Наиболее предпочтительной является разработка на уровне организации единого локального акта, в котором бы содержался перечень работников, работа которых носит разъездной характер, а также предусматривался порядок обеспечения работников проездными билетами. Указанный локальный нормативный акт подлежит утверждению работодателем. Если коллективным договором предусмотрено утверждение такого акта по согласованию или с учетом мнения выборного профсоюзного органа, данное условие должно быть соблюдено работодателем в обязательном порядке.

Покупаем проездной

Для обеспечения работников проездными билетами могут быть использованы следующие варианты:

— централизованная закупка билетов уполномоченными должностными лицами организации и дальнейшее распространение билетов между работниками. Такое приобретение проездных документов может быть организовано как за безналичный, так и за наличный расчет;

— выдача наличных денег под отчет работникам с истребованием от них отчета об использовании денежных средств в установленный руководителем организации срок;

— возмещение стоимости проездных билетов, ранее приобретенных работниками за счет собственных средств.

На практике для служебных разъездов может использоваться автотранспорт организации или сторонних лиц (в последнем случае на основе договоров аренды или оказания услуг). В таких случаях возмещение стоимости разъездов отдельным работникам не производится, а за счет соответствующего источника относятся затраты по использованию автотранспорта.

СПРАВКА

До 06.10.2006 при возмещении расходов по проезду работников организации в основном руководствовались нормами Постановления Совмина РСФСР от 04.05.63 № 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» (в редакции изменений и дополнений), допускавшего возможность приобретения за счет средств работодателей месячных и квартальных билетов для проезда на городском пассажирском транспорте для работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.

Вместе с этим в силу Постановления Совмина РСФСР от 13.09.88 № 382 действие приведенного нормативного правового акта в части приобретения билетов для проезда на городском пассажирском транспорте было распространено исключительно на организации и учреждения, финансируемые из средств соответствующих бюджетов.

В бюджетных учреждениях расходы по оплате служебных разъездов работников могут оплачиваться из бюджетных средств в пределах выделенных объемов бюджетных ассигнований по подстатье 222 «Транспортные услуги» экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации. Это следует из положений Письма Минфина России от 14.04.2006 № 02-14-10/880. Согласно Письму допускается обеспечение должностных лиц проездными документами в служебных целях на все виды общественного транспорта, а также возмещение указанных расходов в случае, если должностные лица не были обеспечены в установленном порядке проездными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации. Производимые расходы относятся на подстатью 222 ЭКР.

В случае недостаточности бюджетных ассигнований учреждения могут направлять на рассматриваемые цели и внебюджетные средства, если только это предусмотрено сметой по средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Когда доставка обязательна?

Обязанности по доставке работников к месту работы и обратно возложены на работодателей только в отдельных исключительных случаях. Так, при применении вахтового метода работы доставка работников на вахту и обратно к месту работы осуществляется организованно от места нахождения организации или от пункта сбора до места работы и обратно на основе договоров с транспортными организациями и (или) собственным транспортом организации. На это, в частности, указано в п. 2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.87 № 794/33-82 и согласно ст. 423 ТК РФ сохраняющих свое действие в настоящее время.

В обычных условиях на работодателей в соответствии со ст. 212 ТК РФ возлагается только лишь обязанность по доставке работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи.

Во всех остальных случаях, особенно в случае отсутствия маршрутов городского транспорта, обязанности работодателей по доставке работников к месту работы и обратно могут закрепляться в коллективном договоре, ином другом принятом в организации локальном нормативном акте или же непосредственно в заключаемых с работниками трудовых договорах. При этом соответствующее решение рекомендуется принимать с учетом мнения трудового коллектива и источника финансирования расходов.

Если работник «неразъездной»

Бывает, что для решения служебных задач в путь отправляются работники, должностные обязанности которых не связаны с постоянными разъездами и по которым локальными актами организации не предусмотрено возмещение стоимости проезда, на организацию также ложится обязанность по оплате стоимости проезда на общественном или частном транспорте.

При этом для возмещения стоимости проезда работник подает письменное заявление с просьбой об оплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей его организации с приложением проездных билетов.

В случае если порядком, принятым в организации, предусмотрено оформление дополнительных документов (маршрутного листа, предписания на выполнение задания, разъездной ведомости и т. п.), к заявлению прилагаются также и данные документы (в том числе заверенные подписями и печатями организаций посещения).

При всем при том следует учитывать, что если работнику поручено выполнение отдельных задач вне места его постоянной работы, то направление может быть оформлено командировочным удостоверением, что регулируется положениями ТК РФ и Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (в отличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка более одних суток и работник не может каждый день возвращаться к месту своего постоянного проживания).

Бухучет

В коммерческих организациях

В бухгалтерском учете в соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению расходы, связанные с оплатой проезда работников, оформляются следующими записями по счетам учета:

Дебет 60, 76 Кредит 51

— на сумму оплаты стоимости проездных билетов на счета автоперевозочных организаций, их посредников и (или) иных распространителей

Дебет 71 Кредит 50

— на сумму наличных денежных средств, выданных под отчет уполномоченному должностному лицу для приобретения им проездных документов

Дебет 50 субсчет 3 «Денежные документы» Кредит 60, 71, 76

— на стоимость полученных от организаций и (или) уполномоченных должностных лиц организации бланков проездных документов

Дебет 26, 29, 44, 91 и др. Кредит 50 субсчет 3 «Денежные документы»

— стоимость выданных работникам проездных билетов отнесена за счет соответствующего источника

Дебет 26, 29, 44, 91 и др. Кредит 60, 76

— на стоимость услуг транспортных и иных организаций по доставке работников к месту работы и обратно, по предоставлению автотранспорта для служебных разъездов и т. п.

Дебет 60, 76 Кредит 51

— на суммы оплаты услуг транспортных и иных организаций.

У бюджетников

В бюджетных учреждениях соответствующие операции должны сопровождаться следующими записями по счетам бюджетного учета (регулируется Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н):

Дебет 020605560 Кредит 130405222 (при осуществлении платежей с лицевого счета в органе казначейства для учета операций со средствами бюджета), 020101610 (при осуществлении платежей со счета в кредитной организации или с лицевого счета в органе казначейства для учета операций со средствами, полученными из внебюджетных источников)

— на суммы, перечисленные в оплату приобретаемых проездных билетов (при задействовании счета 020101610 одновременно оформляется запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения»)

Дебет 020105510 Кредит 030205730

— на стоимость приобретенных проездных билетов

Дебет 030205830 Кредит 020605660

— на зачтенные при расчетах авансовые платежи

Дебет 020805560 Кредит 020104610

— на сумму наличных денежных средств, выданных уполномоченному должностному лицу учреждения для приобретения проездных билетов

Дебет 020105510 Кредит 020805660

— на стоимость проездных билетов, приобретенных уполномоченными должностными лицами учреждения

Дебет 140101222 Кредит 120105610

— на стоимость проездных билетов, выданных работникам учреждения в рамках основной бюджетной деятельности учреждения

Дебет 210604340 Кредит 220105610

— на стоимость проездных билетов, выданных работникам учреждения в рамках деятельности, приносящей доход

Дебет 240101222 Кредит счета 220105610

— на стоимость проездных билетов, выданных работникам и отнесенных за счет целевых источников или безвозмездных поступлений

Дебет 240101222 Кредит 030205730

— на стоимость услуг транспортных и иных организаций по доставке работников к месту работы и обратно.

При получении в кассу и выдаче проездных документов оформляются отдельные приходные и расходные кассовые ордера.

Выдача наличных денежных средств работникам организаций под отчет для приобретения проездных билетов регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка России от 22.09.93 № 40.

При этом выдача средств на цели приобретения проездных билетов приравнивается к хозяйственным нуждам, в связи с чем работники (которым будут выдаваться подотчетные суммы) и занимаемые ими должности должны быть перечислены в перечне подотчетных лиц организации, объявляемом в начале каждого года.

По истечении трехдневного срока после даты, до которой подотчетные средства должны быть использованы, уполномоченные должностные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об использовании средств и сдать приобретенные билеты.

Так как в качестве приложения к проездному документу может быть представлен только сам проездной билет, то в приказе по организации рекомендуется устанавливать дату, по истечении которой проездной билет утратит свою силу, и работник сможет приложить его к отчету.

Вместе с этим следует учитывать, что до даты истечения срока использования билет может быть утрачен или испорчен, в связи с чем приобретенные работниками проездные документы сперва могут быть учтены в материальном учете соответствующего структурного подразделения (например, отдела или службы кадров), а затем выданы еще раз под отчет работникам, чем будет подтвержден факт приобретения документов работниками. В таком случае авансовый отчет может быть истребован по датам приобретения (а не использования) проездных документов, а к авансовому отчету могут быть приложены соответствующие акты или ксерокопии.

Возмещение стоимости уже использованных работниками проездных документов, ранее приобретенных за счет личных средств, производится также на основании представляемых авансовых отчетов с приложением уже использованных бланков билетов, проездных карт и т. п.

При этом в бухгалтерском учете в соответствии с Планом счетов делаются следующие записи:

Дебет 26, 44, 91 Кредит 73

— на стоимость проездных документов, подлежащих возмещению из средств работодателя

Дебет 73 Кредит 50

— на сумму денежных средств, выданных работникам в оплату приобретенных ими проездных билетов.

В бюджетном учете будут оформлены такие записи:

Дебет 040101222, 210604340 Кредит 030205730

— на сумму, подлежащую возмещению работникам учреждения

Дебет 030205830 Кредит 020104610

— на сумму наличных денежных средств, выданных работникам в счет компенсации произведенных ими расходов по приобретению проездных билетов.

Налогообложение

Предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников с разъездным характером работы освобождаются от обложения всеми видами налогов, а также не включаются в расчетную базу по страховым взносам на обязательное социальное страхование.

В части налога на доходы физических лиц и единого социального налога это объясняется именно тем, что возмещение расходов по проезду работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, законодательно закреплено в новой редакции ТК РФ. Основанием для освобождения компенсации таких расходов от НДФЛ является п. 3 ст. 217 НК РФ, а от ЕСН — подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Это подтверждено в письмах Минфина России от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252 (в части налога на доходы физических лиц), от 21.08.2006 № 03-05-02-04/130 (в части единого социального налога).

При этом выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, освобождаются от обложения указанными налогами при условии, если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по соответствующей должности осуществляется в пути и (или) носит разъездной характер.

В остальных случаях производимые расходы должны включаться в облагаемую базу по НДФЛ, а если осуществляются не за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль, — также и в налоговую базу по ЕСН.

Организации — плательщики налога на прибыль, если какие-либо выплаты по оплате проезда работников не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем (отчетном) периоде, во всех случаях освобождаются от обложения единым социальным налогом на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

По мнению автора, приведенные положения в полной мере касаются и периода до вступления в силу новой редакции ТК РФ. Согласно многочисленным разъяснениям Минфина России (см., в частности, письма от 04.05.2006 № 03-05-01-04/112, от 26.12.2001 № 04-04-06/508), согласно которым если в соответствии с должностной инструкцией или приказом руководителя организации выполнение служебных обязанностей работником носит разъездной характер и при этом он не обеспечивается специальным транспортом на время выполнения данных обязанностей, производимые выплаты следует признавать компенсационными с освобождением их от обложения налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (п. 1 ст. 237, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Такой вывод подтверждается также и сложившейся арбитражной практикой (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.10.2005 № А13-3955/2005-11, ФАС Московского округа от 01.09.2005 № КА-А40/8254-05).

В расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование оплата проезда работников включается в таком же порядке, что и при формировании налоговой базы по единому социальному налогу. Это следует из п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», согласно которому объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются соответственно объект обложения и налоговая база по ЕСН, установленные главой 24 НК РФ.

Осуществляемые на основании ст. 168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников не включаются также и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это следует из п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765. Именно данный нормативный акт должен применяться при определении перечня выплат, освобождаемых от обложения страховыми взносами, на основании п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184).

Производимые в строгом соответствии со ст. 168.1 ТК РФ расходы по оплате проезда работников с разъездным характером работы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, что подтверждено в Письме Минфина России от 29.08.2006 № 03-03-04/1/642.

Вместе с этим данные положения касаются только сотрудников, работа которых носит разъездной характер, и применяются только с 06.10.2006 (даты вступления в силу новой редакции ТК РФ).

Осуществляемые организациями расходы по доставке работников к месту работы и обратно учитываются в целях налогообложения прибыли с учетом положений п. 26 ст. 270 НК РФ. Исходя из этого в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль расходы по оплате проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом могут быть приняты при условии, что доставка работников к месту работы и обратно объясняется технологическими особенностями производства или если такая доставка предусмотрена заключенными с работниками трудовыми договорами и (или) действующим в организации коллективным договором.

На основании подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, налоговую базу по налогу на прибыль уменьшают также расходы на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях.

Когда доставку к месту работы и обратно организация осуществляет по тем маршрутам, по которым предусмотрен общественный транспорт, производимые расходы должны быть включены в налоговую базу по НДФЛ перевозимых сотрудников, на что указано в Письме Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128. При этом в организации должен быть организован персонифицированный учет сотрудников, пользующихся указанной услугой, а также осуществляться расчет суммы оплаты такой доставки применительно к каждому из перевозимых сотрудников.

Применительно к единому социальному налогу, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование осуществляемые организацией расходы по доставке сотрудников при возможности пользования услугами общественного транспорта подлежат налогообложению в случае, если они учитываются в целях налогообложения прибыли.

В том случае если общественный транспорт отсутствует и работодатель вынужден за счет своих средств организовывать доставку работников к месту работы и обратно, осуществляемые расходы не должны облагаться налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование. Это объясняется тем обстоятельством, что в данном случае суммы оплаты организацией проезда не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работников (Письмо Минфина России от 01.06.2006 № 03-05-01-04/142).

Приведенные положения касаются как случаев доставки работников к месту работы и обратно собственным транспортом организации, так и случаев заключения договоров с транспортными и иными сторонними организациями (индивидуальными предпринимателями).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *